هل تنهال عليك إشعارات البريد الإلكتروني باستمرار؟ لا يهم إن كان ذلك في النهار أو الليل أو الثلاثاء أو السبت أو الأحد. أنت تتلقى العشرات، إن لم يكن المئات، من الرسائل وتشعر بارتفاع مستويات التوتر لديك مع كل إضافة جديدة إلى صندوق الوارد الخاص بك.
تغمض عينيك وتأمل أن يختفي بعضها بطريقة سحرية. لكن ذلك لا يحدث - فهي لا تزال موجودة. وبما أن يظل البريد الإلكتروني أحد أكثر أدوات التواصل استخدامًا في جميع أنحاء العالم، يبدو أن صندوق الوارد الممتلئ شر لا بد منه.
على الرغم من أنك لا تستطيع التوقف عن تلقي رسائل البريد الإلكتروني، إلا أنه يمكنك التأكد من أنها لن ترهقك أو تحبطك من خلال تطبيق نهج ذكي - طريقة صندوق الوارد صفر.
في هذه المقالة، سنقدم لك هذه الاستراتيجية الأنيقة لإدارة البريد الإلكتروني، ونناقش فوائدها، ونقدم لك نصائح حول تطبيقها للحفاظ على صندوق بريد وارد واحد أو عدة صناديق بريد إلكتروني خالية من الفوضى! 📨
ما هي طريقة الإنتاجية الصفرية في صندوق الوارد؟
إنبوكس زيرو هو استراتيجية إدارة البريد الإلكتروني التي تدعو إلى إبقاء صندوق بريدك الوارد فارغًا أو شبه فارغ. 📥
هذا لا يعني أنه يجب عليك المضي قدمًا وحذف جميع رسائل البريد الإلكتروني. الهدف النهائي من Inbox Zero هو تحسين عاداتك في إدارة بريدك الإلكتروني وتبسيط سير عملك لمنعك من أن ينتهي بك الأمر إلى صندوق بريد إلكتروني ممتلئ بالبريد الإلكتروني في المقام الأول.
يستند هذا النهج إلى فرضية أن المساحة غير المنظمة تعمل على تحسين التركيز والإنتاجية والتنظيم. فهو يساعدك على تحديد الأولويات وتقليل أوقات الاستجابة دون الضغط على عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك.
فوائد نهج "صندوق الوارد صفر
قد يكون الحفاظ على صندوق بريدك الإلكتروني فارغًا قدر الإمكان أمرًا صعبًا، ولكن يتفق الكثيرون على أن الأمر يستحق العناء بالتأكيد. اطلع على الفوائد المحتملة لمفهوم Inbox Zero:
- تحسين الإنتاجية : يتيح لك صندوق البريد الوارد غير المرتب تحديد رسائل البريد الإلكتروني الأساسية والعاجلة وتقليل عوامل التشتيت
- تقليل مستويات التوتر : يمكن أن يؤدي صندوق الوارد المليء برسائل البريد الإلكتروني إلى إثارة التوتر والقلق. يساعدك Inbox Zero على التخلص من هذا التوتر من خلال الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ونظيفًا
- أفضلإدارة الوقت: صندوق الوارد المنظم بشكل جيد يعني أنك لم تعد مضطرًا لإضاعة الوقت في البحث عن بريد إلكتروني معين ويمكنك التركيز على مهام أكثر قيمة
- محسّنتعاون الفريق: يمكنك بسهولة العثور على المعلومات ذات الصلة ومشاركتها مع فريقك والرد بشكل أسرع على رسائل البريد الإلكتروني المهمة
- أمان محسّن: يمنحك Inbox Zero رؤية أفضل لما يصل إلى صندوق الوارد الخاص بك، مما يزيد من فرصك في التعرف على البريد الإلكتروني المريب
كيف تصل إلى البريد الوارد صفر وترتقي بالتنظيم: 10 نصائح سهلة
هل تريد تحرير نفسك من مخالب صندوق الوارد المزدحم؟ اطلع على 10 حيل مجربة ومثبتة لإزالة الفوضى من صندوق الوارد ونفذ تلك التي تتناسب مع أسلوب عملك وتفضيلاتك الشخصية. 🥰
1. لا تخف من الضغط على إلغاء الاشتراك
لقد قمت بالتسجيل في مجموعة من الرسائل الإخبارية لتكون على اطلاع دائم بالمنتجات الجديدة والخصومات وآخر الأخبار والتحديثات. ولكن مرت شهور، وتجاهلت كل رسالة إخبارية اشتركت فيها. وتظل تقول لنفسك: قد أحتاج إلى ذلك يوماً ما، لذلك تختار عدم إلغاء الاشتراك، على الرغم من أن الرسائل الإلكترونية الواردة تشتت انتباهك.
نحن هنا لتشجيعك على ضغط زر إلغاء الاشتراك. ستقلل من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها وستتمكن من التركيز على تلك التي تتطلب اهتمامك (الفوري). إذا ندمت على قرارك، فهذه ليست نهاية العالم - يمكنك دائمًا الاشتراك مرة أخرى.
2. استخدم التسميات
يعد استخدام التسميات طريقة أخرى ممتازة للحفاظ على صندوق بريد وارد غير مرتب دون الحاجة إلى حذف رسائل البريد الإلكتروني. فهي تساعدك على تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لضمان سهولة التصفح والتنظيم.
تعتمد العملية الدقيقة لإنشاء التصنيفات على النظام الأساسي للبريد الإلكتروني الذي تستخدمه، ولكنها عادةً ما تكون بسيطة. على سبيل المثال، في صندوق البريد الوارد في Gmail، سترى التسميات في الزاوية السفلية اليسرى من الشاشة. كل ما عليك فعله هو الضغط على علامة +، وإدخال اسم التسمية، وتحديد إنشاء.
بعد ذلك، ستفتح بريدًا إلكترونيًا، وتضغط على أيقونة انتقل إلى أعلى سطر موضوع البريد الإلكتروني، واختر التسمية المطلوبة. سيختفي البريد الإلكتروني المحدد من صندوق الوارد، ويمكنك الوصول إليه بالنقر على التسمية.
إلى جانب الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من الفوضى، يمكن أن تساعدك التسميات على إدارة وقتك بكفاءة أكبر -لن تجد صعوبة في العثور على بريد إلكتروني محدد.
لنفترض أن أنت تعمل في المبيعات . قد ترغب في إنشاء تسميات للبريد الإلكتروني مثل الآفاق أو العروض أو المتابعات أو العقود أو العروض أو الترقيات أو الداخلية. بهذه الطريقة، ستصنف عملك وتقلل من الفوضى الرقمية وتضمن سلاسة إدارة البريد الإلكتروني. ⛵
يمكنك أيضًا اختيار طرق تصنيف أخرى. على سبيل المثال، يمكنك فرز رسائلك الإلكترونية بناءً على أسماء العملاء أو أشهر السنة أو أي معيار آخر يناسب سير عملك.
3. خصص وقتاً للتحقق من رسائلك الإلكترونية يومياً
هل أنت مهووس بمراجعة البريد الإلكتروني؟ أنت لست الوحيد - فالكثير من الأشخاص يقومون بتحديث صندوق الوارد الخاص بهم باستمرار لمعرفة ما إذا كانوا قد تلقوا بريدًا إلكترونيًا جديدًا. في حين أن هذا تكتيك ممتاز لالتقاط رسائل البريد الإلكتروني بمجرد وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بك، إلا أنه يضر بتركيزك. متكرر تبديل السياق يقلل من الإنتاجية ويزيد من التوتر.
تتمثل إحدى الطرق الفعالة لمكافحة ذلك في تخصيص فترات زمنية محددة للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني، والتي ستصبح مهمة أخرى على قائمة المهام . اعتمادًا على حركة البريد الإلكتروني التي تتلقاها ودورك الوظيفي وأسلوب عملك، خصص عدة فترات على مدار اليوم لتصفح رسائلك الإلكترونية وترتيب الأولويات والتعامل مع كل ما هو عاجل ومهم. هذه استراتيجية جيدة لضمان الحد الأدنى من الانقطاعات في سير عملك. ✅
4. استخدم قاعدة الثلاث دقائق
إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا ويمكنك الرد عليه فورًا في ثلاث دقائق أو أقل، فافعل ذلك! بهذه الطريقة، ستشطب المهام البسيطة ولكن المهمة من قائمتك وتمنع تراكم رسائل البريد الإلكتروني.
هذا لا يعني أنه يجب عليك تجاهل كل رسالة بريد إلكتروني تتطلب أكثر من ثلاث دقائق من وقتك. في مثل هذه الحالات، حدد مدى إلحاحها لمعرفة خطواتك التالية. من الممكن أن تحتاج إلى التعامل معها على الفور. أو، قد ترغب في تركها لوقت لاحق أو السماح لزميلك في العمل بالاهتمام بها إذا كان وضع الفريق يسمح بذلك.
5. قم بالتفويض إن أمكن
إذا كنت تعمل في فريق ، يمكنك تنظيم بريدك الإلكتروني باستخدام مساعدة التفويض . على سبيل المثال، إذا لم تكن المستلم الرئيسي لرسالة بريد إلكتروني ما، فيمكنك على الأرجح تجاهلها. بالطبع، تحقق من ذلك مرة أخرى مع أعضاء فريقك للتأكد من أن البريد الإلكتروني لن يفوتك.
معظم الفرق لديها اتفاقيات حول كيفية التفويض. إذا لم يكن فريقك كذلك، فإن وضع بعض القواعد الأساسية بشأن التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني قد يكون فكرة جيدة، لأن ذلك قد يفيد الجميع.
هناك اعتبار آخر هو تحديد ما إذا كنت الشخص الأنسب للتعامل مع البريد الإلكتروني. لنأخذ خدمة العملاء كمثال. تقسم العديد من الشركات قسم خدمة العملاء لديها إلى فريقين أحدهما يتعامل مع المشاكل الأساسية والأسئلة الشائعة، بينما يتعامل الآخر مع المشاكل الأكثر تعقيداً أو العملاء المهمين.
إذا كان فريقك يتعامل مع الأمور الأساسية وتلقيت بريداً إلكترونياً خارج نطاق عملك، فسوف تفوضه إلى زميل في العمل يمكنه معالجته بسهولة.
6. استخدم الفلاتر
تتيح لك بعض منصات البريد الإلكتروني مثل Gmail استخدام الفلاتر لـ "أتمتة" إدارة البريد الإلكتروني وتصنيف الرسائل غير المقروءة دون عناء.
لنفترض أنك تتلقى رسائل إخبارية أسبوعية من منصة إدارة المشاريع . تريد أن تقرأها في وقت ما ولكنك لا تريدها أن تزدحم في صندوق الوارد الخاص بك الآن. يمكنك إعداد فلاتر لفرز جميع الرسائل الإخبارية المستقبلية.
إليك كيف يبدو ذلك في Gmail:
- افتح النشرة الإخبارية التي وصلت إلى صندوق الوارد الخاص بك
- اضغط على ثلاث نقاط أعلى سطر موضوع الرسالة الإلكترونية
- اختر تصفية الرسائل مثل هذه
- املأ الحقول المطلوبة لتقديم المزيد من المعلومات حول رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تصفيتها تلقائيًا
- خصص ما يحدث عندما يستوفي البريد الإلكتروني المعايير الموضحة في الخطوة السابقة. على سبيل المثال، يمكنك أرشفة البريد الإلكتروني، أو وضع علامة عليه كمقروء أو مهم، أو إعادة توجيهه، أو تطبيق تسمية 🏷️
لنعد إلى مثال الرسالة الإخبارية. إذا كنت قد أنشأت تسمية النشرة الإخبارية، يمكنك استخدام الفلاتر لضمان تصنيف جميع الرسائل الإخبارية التي تتلقاها على الفور لتسهيل التنقل والتنظيم. وبهذه الطريقة، يتولى Gmail بعضًا من عملك ويساعدك على التخلص من الفوضى في صندوق الوارد الخاص بك.
7. استخدم قاعدة المسها مرة واحدة
يمكن أن تؤدي قاعدة المسها مرة واحدة إلى بدء جهودك في التخلص من صندوق الوارد. المبدأ بسيط - إذا فتحت بريدًا إلكترونيًا، يجب أن تتصرف بشأنه. يمكنك حذفها أو تفويضها أو أرشفتها أو الرد عليها، ولكن عليك اتخاذ إجراء ما.
يمكن لهذا النهج أن يحسّن من كفاءتك وهو مفيد بشكل خاص للمماطلين. فهو يمنع تأجيل العمل وتراكم المهام.
تجدر الإشارة إلى أن تطبيق هذه القاعدة ليس دائمًا القرار الأفضل. فقد لا تنجح مع رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب اهتمامًا إضافيًا وتستغرق بعض الوقت لمعالجتها. أيضًا، نظرًا لأن القاعدة تسلط الضوء على الكفاءة والسرعة، فقد يجد بعض الأشخاص أنها تسبب التوتر.
8. إنشاء القوالب
ستواجه مشكلة في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك خفيفًا إذا كنت تتلقى مئات الرسائل الإلكترونية يوميًا والتي لا يمكنك تركها لوقت لاحق أو تفويضها. في هذه الحالة، يمكنك الاستفادة من القوالب.
القوالب عبارة عن هياكل ذات أقسام معدة مسبقاً لأغراض مختلفة، بما في ذلك إدارة البريد الإلكتروني. إلى جانب توفير الوقت ، فإن القوالب تقلل من مخاطر الأخطاء. 😊
لنفترض أنك تعمل في مجال المبيعات وتتعامل مع استفسارات الناس. يمكنك الرد يدويًا على كل بريد إلكتروني تتلقاه يدويًا، ولكن هذا مضيعة كبيرة للوقت. بدلاً من ذلك، يمكنك بدلاً من ذلك أن تقدم لنفسك أفضلية من خلال إنشاء قالب عرض أو اقتراح ونسخه ولصقه ببساطة على كل استفسار (مع بعض التعديلات).
9. استفد من خيار أرشف
لديك مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد ذات صلة ولا تتطلب أي إجراء من جانبك. لكنك لست متأكدًا بنسبة 100% أنك لن تحتاج إلى العودة إليها في مرحلة ما. يمكنك الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني هذه في صندوق الوارد الخاص بك، لكنها قد تعطل تركيزك إذا تراكمت.
البديل الجيد هو استخدام خيار أرشفة في Gmail. بمجرد أرشفة رسالة بريد إلكتروني، يتم حذفها من صندوق الوارد الخاص بك ولكنها تظل محفوظة في حسابك، حتى تتمكن من العودة إليها إذا لزم الأمر.
أرشفة البريد الإلكتروني سريع وبسيط. كل ما عليك فعله هو فتح رسالة بريد إلكتروني والضغط على أيقونة الأرشفة أعلى سطر الموضوع، وستكون على بعد خطوة واحدة من الحصول على صندوق بريد وارد فارغ!
إذا كنت ترغب في الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة، اضغط على كل البريد في القائمة على الجانب الأيسر من الشاشة وابحث عن البريد الإلكتروني المحدد الذي تبحث عنه. يمكنك أيضًا استخدام البحث المتقدم وتخصيص المعايير لجلب البريد الإلكتروني بشكل أسرع.
10. استخدم منصة إنتاجية
تقدم العديد من من منصات الإنتاجية خيارات رائعة لإدارة البريد الإلكتروني يمكن أن تساعدك على ترك صناديق البريد الإلكتروني المكتظة في الماضي. إحدى هذه المنصات هي ClickUp كل شيء في واحد أداة إنتاجية مع الميزات التي يمكن أن تحدث ثورة في أسلوبك في إدارة البريد الإلكتروني وتزيد من كفاءتك. دعنا نرى كيف يمكن لـ ClickUp تبسيط عملك ومساعدتك في الوصول إلى صندوق بريد وارد فارغ. 👇
ClickUp إدارة مشروع البريد الإلكتروني
يقدم ClickUp مجموعة كاملة من الميزات مخصصة لجعل إدارة البريد الإلكتروني أسهل ما يمكن - فإن ClickUp إدارة مشروع البريد الإلكتروني جناح!
إرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها في ClickUp، وإنشاء مهام من رسائل البريد الإلكتروني، وإعداد الأتمتة، وإرفاق رسائل البريد الإلكتروني بأي مهمة، والمزيد
ستحب بشكل خاص البريد الإلكتروني ClickApp -يتيح لك إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً من مهمة ClickUp. لا مزيد من التنقل بين التطبيقات والأنظمة الأساسية للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - يمكنك القيام بكل شيء داخل المنصة، وتوفير الكثير من الوقت، و وداعًا للتبديل بين السياقات. المنصة أصلاً تتكامل مع Gmail و Outlook و IMAP و Microsoft 365، حتى تتمكن من ربط حساب بريدك الإلكتروني بـ ClickUp بسلاسة والبدء على الفور. 😎
يعمل ClickUp على سد الفجوة بين البريد الإلكتروني و إدارة المهام . يتيح لك ربط رسائل البريد الإلكتروني بعناصر العمل ذات الصلة. على سبيل المثال، إذا كنت تتبادل رسائل البريد الإلكتروني مع عميل، يمكنك إرفاقها بالمهام الحالية المرتبطة بهذا العميل. يمكنك أيضًا إخطار فريقك برسالة بريد إلكتروني معينة أو حتى تعيين المهمة الناتجة لتسهيل التفويض والمتابعة. وبهذه الطريقة، يشارك الجميع في تحقيق "صندوق الوارد صفر".
قم بتوصيل بريدك الإلكتروني بـ ClickUp لفرز الرسائل بسهولة في قائمة المهام وتعيين الرسائل إلى أعضاء فريقك
هناك خيار آخر قيّم آخر في مستودع ClickUp وهو أتمتة ClickUp . استخدمها لـ تبسيط إدارة البريد الإلكتروني -إنشاء عناصر الإجراء بناءً على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء وتعيين مشغلات لإرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا. سيوفر لك ذلك الوقت ويحافظ على صندوق الوارد الخاص بك غير مرتب!
ClickUp AI
استخدم ClickUp AI للكتابة بشكل أسرع وصقل نسختك وردودك على البريد الإلكتروني والمزيد
يتميز ClickUp بخاصية مساعد كتابة مدعوم بالذكاء الاصطناعي يمكنه القيام بالعديد من الأدوار لتعزيز إنتاجيتك وكفاءتك. إلى جانب مساعدتك في العصف الذهني وتلخيص المحتوى وتنسيقه وتحريره, ClickUp AI حليف قيّم في تبسيط إدارة البريد الإلكتروني.
استخدمه لكتابة رسائل البريد الإلكتروني في غمضة عين - كل ما عليك فعله هو تقديم نقاط الحديث وبعض التفاصيل الأخرى، وسيقوم ClickUp AI بتخصيص البريد الإلكتروني المثالي مع الأسلوب والهيكل الذي يتماشى مع نيتك والمستلم (المستلمين).
ستقدّر خيار تحديد محتوى البريد الإلكتروني وإنشاء عناصر الإجراءات بناءً عليه. يسمح لك ذلك بمعالجة مسؤولياتك بشكل أسرع مع التخلص من الفوضى وتحقيق الوصول إلى "البريد الوارد صفر".
امتداد كروم ClickUp Chrome
يعمل ClickUp على الهواتف المحمولة وأجهزة ويندوز وماك ولينكس. كما أن لديه أيضًا امتداد كروم والذي يمكن أن يساعدك في الحفاظ على صندوق بريدك الإلكتروني منظمًا بشكل جيد.
إليك كيفية استخدام إضافة ClickUp Chrome لتحقيق صندوق الوارد صفر:
- قم بتثبيت الإضافة وربط مساحة العمل الخاصة بك بها
- انتقل إلى Gmail، وافتح أي بريد إلكتروني، وتحقق مما إذا كنت ترى أيقونة ClickUp داخله للتحقق مرة أخرى مما إذا كان الاتصال ناجحًا
- افتح بريدًا إلكترونيًا تريد إضافته إلى ClickUp واضغط على أيقونة ClickUp. اختر ما إذا كنت ترغب في إضافة البريد الإلكتروني إلى مهمة موجودة (إلحاق بمهمة) أو إنشاء مهمة جديدة (مهمة جديدة)
- اختر وجهة (تحقق مرة أخرى من تحديد مساحة العمل والقائمة الصحيحة)
- أضف عنوان المهمة ووصفها والمكلفين بها، وحدد تاريخ الاستحقاق، وأنشئ المهمة
- كرر العملية لرسائل البريد الإلكتروني الأخرى في صندوق الوارد الخاص بك
نصيحة إضافية: أنشئ قائمة مهام مخصصة للبريد الإلكتروني في ClickUp للحفاظ على مركزية جميع رسائلك الإلكترونية بحيث يسهل إدارة اتصالاتك وتحديد أولوياتها.
قوالب ClickUp
أنشئ قوالب في ClickUp لأتمتة البريد الإلكتروني بفعالية لتقليل المهام اليدوية وتوفير الوقت
يتيح لك ClickUp أنت وفريقك تخصيص قوالب البريد الإلكتروني في غمضة عين من أجل توحيد الاتصالات وتوفير الوقت وتقليل مخاطر الأخطاء.
إليك كيفية إنشاء قالب بريد إلكتروني في ClickUp :
- قم بتمكين ميزة تطبيق ClickApp للبريد الإلكتروني وربط حساب بريدك الإلكتروني بـ ClickUp (إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل)
- افتح مهمة في ClickUp
- انقر في مربع تعليق جديد (الجانب الأيمن السفلي من الشاشة)
- اضغط على أيقونة _إرسال بريد إلكتروني
- حدد أيقونة قوالب البريد الإلكتروني (العصا السحرية)
- اختر إضافة قالب بريد إلكتروني
- أدخل اسم القالب والمحتوى المطلوب
- اختر الأشخاص الذين يمكنهم استخدام القالب وانقر فوق إنشاء
إذا كنت ترغب في استخدام القالب، ما عليك سوى النقر على أيقونة قوالب البريد الإلكتروني، وحدد القالب المطلوب، وأضف المستلم، وأرسل بريدك الإلكتروني مباشرة من ClickUp!
قد يتطلب إنشاء هذه القوالب بعض الوقت، لكنه يؤتي ثماره على المدى الطويل - ستتمكن أنت وفريقك من العمل بشكل أسرع ومعالجة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة البرق، وتعزيز رضا العملاء. 🤩
انقر فوق: اختصارك إلى صندوق الوارد صفر
يتطلب الوصول إلى صندوق الوارد صفر وقتًا وتنظيمًا وجهدًا، ولكن يمكن أن يفعل ذلك معجزات لتركيزك وإنتاجيتك وتعاونك. إذا كنت ترغب في تسريع العملية وجعلها فعالة قدر الإمكان، استخدم ClickUp- ClickUp خيارات إدارة البريد الإلكتروني الخاصة به تساعدك على إزالة الفوضى من صندوق الوارد الخاص بك والبقاء على رأس مهامك بأقل قدر من مخاطر الأخطاء. 📨 اشترك في ClickUp وأعد ابتكار مهام سير عملك لتعزيز الإنتاجية!