Cách cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency

Khi bạn quản lý nhiều dự án khách hàng cùng lúc, những trễ hẹn nhỏ có thể tích tụ nhanh chóng.

Một bản tóm tắt thiếu thông tin quan trọng có thể làm chậm quá trình khởi động dự án, trong khi việc quản lý tài nguyên không thống nhất có thể làm chậm quá trình đánh giá. Đó là lý do tại sao các công cụ quản lý dự án cho agency lại quan trọng.

ClickUp cung cấp cho bạn một không gian làm việc AI tích hợp, có thể sử dụng cho tất cả các hoạt động của agency. Bạn có thể thực hiện các quy trình như tiếp nhận dự án, xác định phạm vi dự án, triển khai, giao tiếp, phê duyệt và báo cáo từ cùng một hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất của nhóm.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cách bạn có thể cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency.

⭐Mẫu nổi bật

Khi agency của bạn phát triển, quá trình giao hàng trở nên phức tạp hơn. Đó là lúc việc quản lý agency trở nên khó khăn hơn để tiêu chuẩn hóa, ngay cả khi nhân viên của bạn đang thực hiện công việc rất tốt.

Mẫu Quản lý Công ty Dịch vụ của ClickUp là một điểm khởi đầu mạnh mẽ vì nó được thiết kế để bao quát toàn bộ quy trình hoạt động của công ty dịch vụ. Mẫu này bao gồm tất cả các quy trình từ quản lý quy trình bán hàng, xác định phạm vi dự án, đến quá trình onboarding khách hàng, triển khai dự án và thu thập phản hồi từ khách hàng.

Học cách cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency với Mẫu Quản lý Agency của ClickUp.

📖 Xem thêm: Quản lý quy trình làm việc: Công cụ, Lợi ích & Thực hành tốt nhất

Những Yêu Cầu Thực Sự Của Hoạt Động Của Công Ty (Trước Khi Bạn Cài Đặt Bất Kỳ Công Cụ Nào)

Hoạt động của agency sẽ gặp trục trặc khi quy trình làm việc chỉ tồn tại trong đầu mọi người. Khi số lượng dự án của khách hàng tăng lên, công việc bắt đầu vượt qua nhiều vai trò và dòng thời gian khác nhau. Đó là lúc các chi tiết tiếp nhận bị bỏ sót và việc phê duyệt chậm trễ dẫn đến các công việc quá hạn.

Trước khi cài đặt bất kỳ công cụ quản lý dự án nào, hãy xác định rõ nhu cầu quy trình làm việc của agency để hỗ trợ các hoạt động hàng tuần.

✅ Đây là những yêu cầu giúp hoạt động của agency ổn định khi agency phát triển:

Tiếp nhận và xác định phạm vi công việc đáng tin cậy

Nếu yêu cầu đến qua các chủ đề trò chuyện và email chưa hoàn chỉnh, phạm vi dự án sẽ không rõ ràng. Các nhà quản lý dự án phải mất thời gian để thu thập thông tin cơ bản. Sau đó, kế hoạch triển khai phải điều chỉnh giữa chừng vì bản tóm tắt dự án chưa bao giờ thực sự "sẵn sàng".

Bạn muốn có một định nghĩa thống nhất về "sẵn sàng" cho tất cả các dự án của agency:

Yêu cầu có mục tiêu rõ ràng và loại sản phẩm đầu ra.
Các bên liên quan chính và thành viên của nhóm liên quan được nêu tên.
Các ngày đáo hạn và mối quan hệ phụ thuộc được hiển thị sớm.

🧠 Bạn có biết? Phương pháp Đường dẫn Quan trọng (CPM) có nguồn gốc được ghi chép từ công việc bắt đầu vào tháng 12 năm 1956, do một nỗ lực lập lịch trình do DuPont dẫn dắt, sau đó được những người tham gia mô tả. Đó chính là nền tảng lịch sử của tư duy phụ thuộc hiện đại — nếu một công việc phụ thuộc bị trễ, toàn bộ dòng thời gian có thể bị ảnh hưởng.

Hiển thị hoạt động hiệu quả trong thực tế

Hiển thị không chỉ đơn thuần là xem danh sách công việc của bạn. Bạn cần khả năng hiển thị toàn diện các hoạt động của agency để trả lời nhanh chóng ba câu hỏi sau:

Điều gì sẽ được triển khai tiếp theo trong quá trình giao hàng cho khách hàng?
Những gì đang bị khối, có nguy cơ hoặc đang chờ đợi ai đó
Công việc nào sắp tới cần phân bổ tài nguyên ngay lập tức?

Đây chính là điểm yếu của nhiều công cụ quản lý dự án cho các agency kỹ thuật số. Chúng hiển thị hoạt động, nhưng không cho thấy những gì thực sự an toàn để commit.

🧠 Bạn có biết? Một trong những biểu đồ lịch trình sớm nhất được biết đến, harmonogram, được tạo ra bởi kỹ sư người Ba Lan Karol Adamiecki và sau này được mô tả là phương pháp lịch trình cơ bản. Bài học cho hoạt động của agency là bất hủ: khi công việc được hiển thị như một hệ thống (không chỉ là...

Sự rõ ràng về sức chứa và khối lượng công việc

Quản lý khối lượng công việc không phải là việc bạn làm sau khi tuần làm việc đã lệch khỏi kế hoạch. Đó là thói quen lập kế hoạch giúp bạn dự trù sẵn sàng nguồn lực của toàn bộ nhóm từ sớm.

Để áp dụng thực tế, hãy quyết định trước cách bạn sẽ ước tính công việc. Nhiều agency giữ cho quy trình này đơn giản bằng cách:

Một thang đo nỗ lực nhẹ nhàng liên kết với số giờ dự kiến.
Một bộ công việc tiêu chuẩn với ước lượng thời gian điển hình.
Kiểm tra sức chứa hàng tuần để bạn có thể điều chỉnh lại trước ngày đáo hạn bị trễ.

📖 Xem thêm: Cách tạo quy trình làm việc: Hướng dẫn từng bước kèm theo mẫu

Một quy trình phê duyệt được định nghĩa rõ ràng

Quy trình phê duyệt bị đình trệ khi không ai biết "phê duyệt" nghĩa là gì, phản hồi nên được gửi đến đâu hoặc ai là người ký duyệt. Bạn cần có một quy trình phê duyệt rõ ràng với các bước nhất quán, để các thành viên trong nhóm có thể tiến hành công việc với sự rõ ràng tuyệt đối.

Một quy trình phê duyệt hữu ích cần cụ thể về:

Ai là người phê duyệt ở mỗi giai đoạn (kiểm tra nội bộ so với kiểm tra của khách hàng)
Phản hồi cuối cùng và đề xuất khác nhau như thế nào?
Khi phản hồi đến muộn, điều gì sẽ xảy ra và điều đó ảnh hưởng như thế nào đến các công việc phụ thuộc?

📖 Xem thêm: Tạo sơ đồ và biểu đồ quy trình làm việc: Hướng dẫn từng bước để tối ưu hóa quy trình.

Trách nhiệm có thể đo lường được

Công việc của agency diễn ra suôn sẻ khi mỗi công việc đều có:

Một chủ sở hữu
Trạng thái công việc rõ ràng
Ngày đáo hạn thực tế
Bước tiếp theo không bị cản trở

Khi quyền sở hữu không rõ ràng, công việc sẽ bị đình trệ. PMI đã báo cáo rằng 11,4% vốn đầu tư bị lãng phí do hiệu suất dự án kém, đó là lý do tại sao việc thực thi có thể đo lường được lại quan trọng ngay cả trong công việc sáng tạo.

Khi bạn thống nhất các yêu cầu này trước tiên, việc triển khai các công cụ vận hành như ClickUp sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn có thể thiết kế cấu trúc không gian làm việc sao cho phù hợp với cách các nhóm trong agency thực sự thực hiện công việc, thay vì ép buộc quy trình phải phù hợp với công cụ.

📮 ClickUp Insight: 25% người dùng tin rằng các trợ lý AI có thể giúp họ duy trì sự tổ chức.

Và họ đúng. Các trợ lý AI có thể giúp bạn duy trì sự tổ chức bằng cách đẩy nhanh tiến độ công việc, phân công quyền sở hữu, cài đặt hạn chót và xử lý các công việc theo dõi định kỳ mà nếu không sẽ bị trì hoãn.

Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động khi nhân viên có thể thực hiện hành động thay mặt cho ai đó trong phạm vi cho phép.

Hoạt động trong một không gian làm việc thống nhất nơi các công việc, tệp tin và cuộc hội thoại đã được kết nối, các Super Agents được thừa hưởng cùng quyền truy cập cấp người dùng như những người mà họ hỗ trợ.

Điều đó có nghĩa là họ có thể thực hiện các hành động (di chuyển công việc, cập nhật trạng thái hoặc chuyển tiếp thông tin một cách có trách nhiệm) mà không vượt quá quyền hạn hoặc cần sự giám sát liên tục.

📖 Xem thêm: Ví dụ và trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc

Cách cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency (Bước bằng bước)

Khi làm việc tại một agency, việc triển khai dự án hiếm khi tuân theo một lộ trình có cấu trúc. Một chiến dịch có thể thay đổi sau phản hồi của khách hàng, hoặc kế hoạch ra mắt có thể điều chỉnh khi một bên liên quan tham gia muộn. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm phải xử lý mọi thứ từ dự án khách hàng đến các dự án kinh doanh trong khi hỗ trợ các yêu cầu gấp.

Sự kết hợp đó là điều bình thường trong cuộc sống của một agency, nhưng nó tạo áp lực lên cách bạn quản lý dự án.

Đây là lúc sự phân tán công việc bắt đầu ảnh hưởng đến tiến độ. Điều này xảy ra khi các công cụ quản lý dự án của agency được chia nhỏ giữa các công việc, tài liệu, phê duyệt và báo cáo. Điều này dẫn đến việc cập nhật bị bỏ sót và các công việc quá hạn xuất hiện muộn trong tuần.

Sự phát triển của AI tạo ra một lớp phức tạp mới. Nếu các nhóm khác nhau sử dụng các công cụ AI khác nhau cho bản tóm tắt, ghi chú cuộc họp và tài liệu, kết quả đầu ra sẽ thay đổi tùy theo người và quy trình. Điều này khiến việc xác minh những thay đổi và lặp lại những gì đã thành công trở nên khó khăn hơn.

ClickUp giải quyết cả hai vấn đề bằng cách hoạt động như một không gian làm việc AI tích hợp cho các agency. Nó giữ cho việc lập kế hoạch, thực thi, hợp tác và hỗ trợ AI trong một không gian làm việc ClickUp duy nhất, giúp các dự án của khách hàng được kết nối liên tục từ giai đoạn tiếp nhận đến khi hoàn thành.

✅ Dưới đây là 10 bước để triển khai ClickUp một cách linh hoạt, phù hợp với quy mô hoạt động của agency.

Bước 1: Thiết kế kiến trúc không gian làm việc của bạn

Cách cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency - Kiến trúc không gian làm việc — *Quản lý dự án của bạn trên các nhóm với cấu trúc phân cấp của ClickUp*

Khi cấu trúc Không gian Làm việc ClickUp của bạn không rõ ràng, các nhóm khác nhau có thể tạo ra các quy tắc khác nhau. Điều này dẫn đến việc theo dõi không đồng đều giữa các dự án của agency và sự nhầm lẫn về việc phân công công việc.

Hệ thống phân cấp ClickUp cung cấp cho bạn một cách thức thực tiễn để tổ chức quy trình giao hàng, giúp quy trình làm việc của agency luôn nhất quán khi thêm các dự án khách hàng mới. Bạn có thể sử dụng ClickUp Spaces, thư mục và Danh sách công việc làm các khối xây dựng cơ bản để tổ chức công việc của agency.

✅ Đây là cách ClickUp Phân cấp hỗ trợ cài đặt hoạt động của agency:

Tạo một không gian giao hàng cho khách hàng, để các công việc đang thực hiện được tập trung tại một nơi duy nhất.
Tạo một thư mục khách hàng cho mỗi dự án khách hàng đối với các dự án lớn, sau đó sử dụng Danh sách công việc cho các giai đoạn triển khai như onboarding, sản xuất, kiểm tra, ra mắt và sau khi ra mắt.
Đối với công việc của khách hàng nhỏ, tạo một thư mục cho các dự án khách hàng nhỏ, sau đó thêm một Danh sách công việc cho mỗi khách hàng để duy trì quản lý agency gọn gàng.
Thêm các thư mục hỗ trợ cho CRM, thanh toán, phạm vi công việc, các hoạt động sau bán hàng và phản hồi của khách hàng khi cần thiết.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tăng tốc quá trình phê duyệt của khách hàng với ClickUp cho Nhóm Sáng tạo.

Lập kế hoạch, tạo và trình bày công việc của bạn tại một nơi duy nhất với Quy trình làm việc cho Agency Sáng tạo của ClickUp. — *Lập kế hoạch, tạo và trình bày công việc của bạn tại một nơi duy nhất với Quy trình làm việc cho Agency Sáng tạo của ClickUp*

Sự chậm trễ trong việc phê duyệt dự án thường có một nguyên nhân gốc rễ: phản hồi được lưu trữ ở quá nhiều nơi, và không ai biết bình luận nào là cuối cùng. Bạn có thể giải quyết thách thức này bằng cách tập trung các cuộc hội thoại đánh giá tại nơi công việc đang được theo dõi, giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc nhanh hơn và bảo vệ dòng thời gian của dự án.

Quy trình làm việc của ClickUp được thiết kế để kết nối các yêu cầu thay đổi, phê duyệt và công việc. Điều này đảm bảo rằng việc giao hàng cho khách hàng vẫn được tổ chức một cách có hệ thống ngay cả khi các bên liên quan thay đổi hướng đi giữa chừng.

✅ Đây là cách nó có thể giúp bạn:

Giữ các cuộc thảo luận phê duyệt trong phần Bình luận ClickUp và Trò chuyện ClickUp bằng cách liên kết các công việc và gắn thẻ các thành viên trong nhóm liên quan, để phản hồi luôn được gắn với công việc đúng.
Tối ưu hóa quy trình đánh giá sáng tạo với luồng phản hồi và chỉnh sửa của ClickUp, giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại và nhận được sự chấp thuận nhanh hơn.
Mời khách hàng làm khách mời và cài đặt quyền truy cập, để các bên liên quan có thể xem xét và bình luận mà không cần truy cập vào các công việc nội bộ.

Bước 2: Tạo hệ thống tiếp nhận và briefing tiêu chuẩn hóa

Chuyển đổi phản hồi thành hành động với ClickUp Biểu mẫu kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của bạn.

Sau khi cấu trúc đã được thiết lập, mục tiêu tiếp theo là đảm bảo tính nhất quán ngay từ giai đoạn đầu. Giai đoạn tiếp nhận là nơi hoạt động của agency thường bị chậm lại. Các yêu cầu có thể đến với thông tin thiếu sót, điều này thường làm suy yếu việc xác định phạm vi dự án và tăng chu kỳ chỉnh sửa sau này.

ClickUp Forms giúp bạn thu thập thông tin chính xác ngay từ đầu và định hướng yêu cầu đến đúng nơi, giúp công việc bắt đầu một cách có cấu trúc. Bạn có thể tạo ClickUp Form từ thanh công cụ Views Bar, Forms Hub hoặc trong phân cấp ClickUp.

✅ Một thiết lập tiếp nhận công việc gọn gàng cho nhóm agency thường nên bao gồm:

Xác định các yếu tố đầu vào như loại sản phẩm giao hàng, kênh phân phối, bối cảnh kế hoạch triển khai và ngày đáo hạn mục tiêu.
Các tín hiệu về quyền sở hữu như quản lý tài khoản, người yêu cầu và các thành viên nhóm liên quan.
Các tín hiệu sản xuất như mức độ ưu tiên, ước lượng thời gian và liệu có các công việc phụ thuộc hay không.

📋 Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng ClickUp Biểu mẫu vào hoạt động của agency:

Kết nối các câu hỏi trong biểu mẫu với Trường Tùy chỉnh để mỗi dự án mới của khách hàng được cung cấp dữ liệu có cấu trúc cho việc lọc và báo cáo.
Sử dụng các câu hỏi bắt buộc để thu thập thông tin cần thiết mà các nhà quản lý dự án cần trước khi giao công việc.
Sử dụng logic điều kiện khi có thể để biểu mẫu chỉ yêu cầu các câu hỏi tiếp theo khi cần thiết, ví dụ như thêm trường ngày đáo hạn khi ưu tiên khẩn cấp được lựa chọn.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để biến thông tin đầu vào lộn xộn thành bản tóm tắt sẵn sàng cho buổi khởi động.

Cách cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency - ClickUp Brain — *Nhận các tóm tắt chi tiết và thông tin chi tiết từ ghi chú và công việc của bạn với ClickUp Brain*

Chất lượng tiếp nhận là một trong những yếu tố chính gây ra việc làm lại trong hoạt động của agency. Ngay cả khi có biểu mẫu vững chắc, các bài nộp/gửi vẫn có thể chứa mục tiêu mơ hồ hoặc phản hồi được dán từ các chủ đề email. ClickUp Brain giúp bạn tiêu chuẩn hóa tiêu chí "sẵn sàng bắt đầu" mà không yêu cầu nhóm của bạn thực hiện thêm việc cần làm về quản trị viên.

Dưới đây là một số cách sử dụng ClickUp Brain hiệu quả trong giai đoạn tiếp nhận dự án:

Chuyển đổi ghi chú thô thành bản tóm tắt sạch sẽ bằng cách viết lại yêu cầu thành mục tiêu, sản phẩm đầu ra, đối tượng, kênh và tiêu chí chấp nhận.
Xác định các thông tin còn thiếu bằng cách quét bài nộp/gửi và tạo danh sách câu hỏi xác nhận ngắn gọn cho quản lý tài khoản trước khi bắt đầu công việc.
Soạn danh sách công việc ban đầu dựa trên loại yêu cầu, để các nhà quản lý dự án bắt đầu với một kế hoạch có cấu trúc thay vì bắt đầu từ con số 0.
Tóm tắt nội dung dài thành một khối khởi động nhanh, giúp các thành viên trong nhóm hiểu công việc trong vài phút thay vì phải đọc toàn bộ chủ đề.

Bước 3: Tạo các mẫu dự án và quy trình làm việc lặp lại của bạn.

Sau khi quá trình tiếp nhận được hoàn tất, bạn cần có quy trình thực thi lặp lại. Nếu không có mẫu, mỗi lần khởi động dự án sẽ trở thành một quá trình xây dựng lại tùy chỉnh, dẫn đến việc giao hàng không đều và các công việc trễ hạn không đáng có trong các dự án của agency.

Mẫu ClickUp giúp bạn hệ thống hóa phương pháp giao hàng tốt nhất và tái sử dụng nó cho các dự án của agency. ClickUp cũng hỗ trợ các công việc lặp lại, rất hữu ích cho việc giao hàng định kỳ cho khách hàng.

✅ Dưới đây là cách thiết lập mẫu cho quản lý dự án của agency:

Lưu mẫu dự án với trạng thái công việc, người được giao, ngày đáo hạn và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để kế hoạch dự án được duy trì nhất quán trên các dự án của khách hàng.
Tạo các công việc lặp lại cho các công việc định kỳ, như cập nhật hàng tuần và báo cáo hàng tháng, để quy trình làm việc của agency không phụ thuộc vào trí nhớ.
Đặt mẫu tác vụ mặc định cho một Danh sách công việc khi công việc lặp lại thường xuyên, để các công việc mới bắt đầu với cùng cấu trúc.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu agency của bạn phải xây dựng quy trình làm việc cho khách hàng từ đầu mỗi lần, những khác biệt nhỏ trong thiết lập có thể gây ra sự nhầm lẫn không đáng có.

Mẫu Quản lý Đơn vị Dịch vụ ClickUp cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu có cấu trúc cho việc quản lý đơn vị dịch vụ, giúp bạn tiêu chuẩn hóa cách thức thực hiện các dự án khách hàng và cải thiện hệ thống theo thời gian mà không cần thiết kế lại không gian thực hiện.

🌻 Đây là lý do bạn sẽ thích mẫu này:

Tiêu chuẩn hóa cấu trúc không gian giao hàng để mọi dự án mới của khách hàng đều bắt đầu một cách có tổ chức.
Giữ cho các mẫu dự án, công việc lặp lại và các bước giao hàng cho khách hàng nhất quán giữa các nhóm khác nhau.
Cải thiện quy trình làm việc nhanh hơn bằng cách cập nhật một hệ thống cơ sở thay vì sửa chữa các thiết lập phân tán.

Bước 4: Thiết lập quản lý tài nguyên và khối lượng công việc

Hiển thị sức chứa của nhóm và giữ mọi người tham gia với chế độ xem Khối lượng công việc ClickUp. — *Hiển thị sức chứa của nhóm và giữ mọi người tham gia với chế độ xem Khối lượng công việc ClickUp*

Khi quy trình làm việc đã được tiêu chuẩn hóa, sức chứa trở thành điểm yếu. Ngay cả các quy trình mạnh mẽ cũng có thể bị gián đoạn khi phân bổ tài nguyên không hợp lý, đặc biệt là trong các dự án đang diễn ra có các công việc phụ thuộc lẫn nhau.

ClickUp Workload View giúp bạn lập kế hoạch phân bổ tài nguyên bằng cách hiển thị khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm. Bạn có thể đo lường khối lượng công việc bằng số lượng công việc, ước lượng thời gian, điểm sprint hoặc Trường Tùy chỉnh, và xem theo ngày, tuần hoặc tháng.

✅ Dưới đây là cách Workload View hỗ trợ quản lý khối lượng công việc cho các nhóm agency:

Kế hoạch năng lực dựa trên ước lượng thời gian để dòng thời gian của dự án phản ánh nỗ lực thực tế, không phải là những dự đoán tối ưu.
Nhóm theo người được giao nhiệm vụ để phát hiện quá tải sớm và điều chỉnh lại trước khi ngày đáo hạn bị trễ trong các dự án đang diễn ra.
Đặt giới hạn sức chứa để rõ ràng khi ai đó vượt quá hoặc dưới sức chứa, và bạn có thể đưa ra quyết định phân bổ tài nguyên tốt hơn.

📖 Xem thêm: Hợp tác hiệu quả: Những mẹo hàng đầu để nâng cao sự hợp tác và năng suất của nhóm.

Bước 5: Triển khai quy trình phê duyệt rõ ràng

*Sử dụng tính năng kiểm duyệt thiết kế với ClickUp Proofing*

Khi quy trình tiếp nhận và mẫu đã được thiết lập, công việc sẽ diễn ra nhanh hơn. Lúc này, việc phê duyệt trở thành rào cản tiếp theo. Nếu việc đánh giá diễn ra trên các chủ đề phân tán, nhóm của bạn sẽ mất nhiều thời gian để tổng hợp phản hồi hơn là duy trì tiến độ công việc.

Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án liên quan đến thiết kế đồ họa, nơi việc cung cấp phản hồi chi tiết thường gặp khó khăn, chẳng hạn như tệp video hoặc bộ sưu tập thiết kế mới với nhiều thành phần phức tạp.

ClickUp Proofing giúp bạn thu thập phản hồi rõ ràng về hình ảnh, video và tệp PDF bằng cách cho phép người đánh giá thêm bình luận trực tiếp vào tệp đính kèm. Bạn cũng có thể gán bình luận, có thể chuyển đổi thành các mục có thể theo dõi để đảm bảo trách nhiệm rõ ràng trong quá trình đánh giá.

✅ Dưới đây là cách ClickUp Proofing hỗ trợ hoạt động của agency trong các chu kỳ đánh giá:

Tập trung phản hồi đánh giá vào tệp đính kèm của công việc để các thành viên trong nhóm có thể hành động dựa trên phản hồi chính xác và giảm thiểu các chu kỳ sửa đổi.
Gán bình luận cho chủ sở hữu để các sửa chữa được tiến hành với trách nhiệm rõ ràng thay vì các ghi chú mơ hồ như “ai đó cập nhật điều này”.
Kết nối việc phê duyệt với các công việc phụ thuộc để các công việc phụ thuộc được thực hiện theo thứ tự đúng sau khi phê duyệt hoàn thành.

📖 Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án sáng tạo tốt nhất

Bước 6: Tổ chức tài sản, tài liệu và sản phẩm giao cho khách hàng

Hợp tác phát triển ý tưởng và quản lý mọi thứ tại một nơi duy nhất với ClickUp Tài liệu. — *Hợp tác phát triển ý tưởng và quản lý mọi thứ tại một nơi duy nhất với ClickUp Tài liệu*

Sau khi xác định cách công việc di chuyển và ai phê duyệt nó, rủi ro tiếp theo là mất bối cảnh. Điều này đặc biệt đúng với các bản tóm tắt và sản phẩm đầu ra, thường bị phân tán khắp các thư mục và công cụ.

ClickUp Docs cung cấp cho bạn một địa điểm duy nhất để lưu trữ các bản tóm tắt, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và ghi chú giao hàng cùng với các dự án của agency. Bạn cũng có thể sử dụng Docs Hub để tổ chức, tìm kiếm và tạo tài liệu và wiki từ một địa điểm trung tâm.

✅ Dưới đây là cách ClickUp Docs hỗ trợ quản lý agency cho công việc của khách hàng:

Giữ mỗi bản tóm tắt dự án khách hàng mới trong ClickUp Docs và liên kết nó với các công việc thực thi để đảm bảo tiến độ luôn đồng bộ với tài liệu gốc.
Sử dụng Docs Hub để lưu trữ các quy trình công việc tiêu chuẩn (SOPs) và tài liệu tham khảo một cách dễ dàng truy cập trong quá trình công việc, giúp các thành viên trong nhóm không mất thời gian tìm kiếm.
Chia sẻ tài liệu với quyền truy cập được kiểm soát để khách hàng có thể xem xét các sản phẩm đầu ra đúng mà không cần truy cập vào công việc nội bộ.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi các bản tóm tắt, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và sản phẩm đầu ra đã được lưu trữ trong ClickUp Docs, thách thức tiếp theo là tốc độ. Nhân viên vẫn mất thời gian đọc lại các chủ đề dài hoặc cố gắng nhớ lý do tại sao một quyết định được đưa ra. ClickUp Brain MAX giúp các nhóm agency nhanh chóng truy xuất bối cảnh cần thiết, sau đó chuyển đổi nó thành bước hành động cụ thể tiếp theo bằng cách sử dụng cùng dữ liệu trong không gian làm việc mà công việc của khách hàng đã được triển khai.

Sử dụng giọng nói để nhập các bản cập nhật và văn bản tóm tắt với tính năng ClickUp Talk to Text. — *Sử dụng giọng nói để cập nhật và tóm tắt văn bản với tính năng ClickUp Talk to Text*

Dưới đây là cách các agency thường sử dụng ClickUp Docs ngay sau khi cài đặt:

Ghi chú về các deliverable ngay lập tức với tính năng Talk to Text, sau đó chuyển chúng thành một bản tóm tắt gọn gàng trong tài liệu Doc để nhóm có được thông tin cập nhật nhất mà không cần gõ thêm.
Sử dụng Tìm kiếm Doanh nghiệp để đặt câu hỏi trên các tài liệu và công việc kết nối, giúp tìm kiếm các quyết định, yêu cầu và bối cảnh "tại sao chúng ta chọn điều này", từ đó giúp thành viên mới nhanh chóng thích nghi và quá trình chuyển giao giữa các quản lý tài khoản không gây ra khoảng trống.
Lấy các cập nhật dành cho khách hàng từ cùng một tài liệu, để các ghi chú trạng thái khớp với những gì đã được phê duyệt và có tiến độ, giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại trong các chu kỳ đánh giá.
Sử dụng một nền tảng duy nhất để truy cập các mô hình AI hàng đầu (bao gồm ChatGPT, Claude và Gemini) để các nhóm khác nhau không phải chuyển đổi giữa các công cụ riêng biệt cho việc tóm tắt, viết lại và phân tích.

Bước 7: Cài đặt bảng điều khiển cho quản lý dự án (PM) và lãnh đạo.

Cách cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency - Bảng điều khiển ClickUp — *Tùy chỉnh báo cáo để tăng năng suất với Bảng điều khiển ClickUp*

Với việc tổ chức quy trình tiếp nhận, quy trình làm việc, phê duyệt và tài nguyên, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm công việc của mình trên ClickUp. Bây giờ, bạn cần báo cáo giúp nhóm đưa ra quyết định nhanh chóng, mà không cần theo dõi trạng thái thủ công và không phải xây dựng lại cùng một bản cập nhật mỗi tuần.

Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn chuyển đổi dữ liệu giao hàng thành báo cáo theo vai trò, giúp mỗi nhóm chỉ xem những thông tin cần thiết mà không cần phải xây dựng lại cùng một chế độ xem mỗi tuần.

✅ Dưới đây là cách cài đặt bảng điều khiển hỗ trợ hoạt động của agency:

Tạo bảng điều khiển cho quản lý dự án (PM) để theo dõi trạng thái công việc, công việc quá hạn, rào cản và ngày đáo hạn trên các dự án của khách hàng.
Xây dựng bảng điều khiển chiến lược cho dòng thời gian dự án, tiến độ kế hoạch triển khai và so sánh giữa nội dung đang được xem xét và nội dung sẵn sàng để đăng tải.
Xây dựng bảng điều khiển lãnh đạo để theo dõi xu hướng sức chứa và tình trạng triển khai trên các dự án đang diễn ra, bao gồm theo dõi thời gian khi cần thiết.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chuẩn bị bảng điều khiển sẵn sàng cho cuộc họp với ClickUp AI Thẻ.

Tạo các bản tóm tắt chính xác từ dữ liệu không gian làm việc của bạn với ClickUp AI Cards. — *Tạo các bản tóm tắt chính xác từ dữ liệu không gian làm việc của bạn với ClickUp AI Thẻ*

Bảng điều khiển ClickUp hiển thị tầm nhìn tổng quan, nhưng các cuộc họp của agency vẫn bị trì hoãn khi ai đó phải giải thích các biểu đồ thành bản cập nhật. ClickUp AI Cards hỗ trợ bằng cách tạo ra một lớp trạng thái được hỗ trợ bởi AI trực tiếp trên Bảng điều khiển và Tổng quan của bạn, dựa trên ngữ cảnh từ công việc thực tế của nhóm.

Dưới đây là cách chủ sở hữu agency và quản lý dự án thường sử dụng AI Cards:

Thêm thẻ Tóm tắt điều hành AI để tổng hợp các thành tựu chính, các bước tiếp theo cho hoạt động sáng tạo, rủi ro và các rào cản, giúp ban lãnh đạo nắm bắt thông tin mà không cần phải tìm kiếm qua nhiều thẻ khác nhau.
Sử dụng thẻ theo phong cách AI StandUp cho các cuộc họp quản lý dự án hàng tuần hoặc cuộc họp giao hàng, để các bản cập nhật được soạn thảo dựa trên hoạt động thực tế của các công việc và các công việc quá hạn không bị bỏ sót.
Tạo thẻ AI cho các phần cụ thể của hoạt động của agency, chẳng hạn như một chế độ xem bảng điều khiển cho mỗi dòng dịch vụ hoặc quản lý tài khoản, để mỗi nhóm có thể xem những thông tin quan trọng mà không cần báo cáo thủ công thêm.

Bước 8: Tự động hóa việc bàn giao, thông báo và công việc thường xuyên.

Cài đặt các điều kiện kích hoạt và hướng dẫn các hành động cụ thể thông qua ClickUp tự động hóa. — *Cài đặt các điều kiện kích hoạt và hướng dẫn các hành động cụ thể thông qua ClickUp tự động hóa*

Khi quy trình làm việc của bạn được hiển thị, các mô hình lặp lại sẽ xuất hiện. Các bước chuyển giao công việc lặp đi lặp lại. Các nhắc nhở bị bỏ qua. Đây chính là lúc tự động hóa phát huy tác dụng lớn nhất, vì bạn có thể tiêu chuẩn hóa việc theo dõi tiến độ và duy trì tiến độ công việc mà không cần phụ thuộc vào quản lý dự án để thúc đẩy từng bước một cách thủ công.

Các tính năng tự động hóa của ClickUp giúp bạn tiêu chuẩn hóa các quy trình theo dõi thường xuyên bằng cách kích hoạt các hành động khi có sự thay đổi, chẳng hạn như khi trạng thái của một công việc được cập nhật hoặc khi một công việc mới được tạo.

✅ Dưới đây là một số tự động hóa có tác động lớn cho nhóm agency:

Tự động phân công công việc khi một công việc chuyển sang giai đoạn mới, để việc chuyển giao không phụ thuộc vào việc ai đó nhớ.
Tự động thêm người theo dõi hoặc thông báo cho các thành viên trong nhóm liên quan khi công việc chuyển sang giai đoạn kiểm duyệt, để việc phê duyệt không bị trì hoãn.
Tự động áp dụng mẫu hoặc danh sách kiểm tra khi tạo dự án mới cho khách hàng, để đảm bảo quy trình thiết lập luôn nhất quán.

📽️ Xem video: Muốn có cái nhìn nhanh về cách tự động hóa được tích hợp vào hoạt động của agency? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết mà bạn có thể theo dõi và áp dụng vào không gian làm việc của mình.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Super Agents để giảm thiểu khoảng trống trong việc theo dõi tiến độ công việc trên toàn nhóm.

Tăng tốc công việc của bạn thông qua tự động hóa phản hồi thông qua ClickUp Super Agents. — *Tăng tốc công việc của bạn thông qua tự động hóa phản hồi thông qua ClickUp Super Agents*

Tự động hóa rất hữu ích cho các bước có thể dự đoán được, nhưng các agency cũng phải đối mặt với các công việc phức tạp, nơi bước tiếp theo phụ thuộc vào ngữ cảnh.

ClickUp Super Agents hỗ trợ bạn khi cần quy trình theo dõi có cấu trúc nhưng vẫn linh hoạt. Dưới đây là những gì họ có thể làm:

Chuyển công việc đến người chịu trách nhiệm phù hợp khi nhận được yêu cầu, dựa trên dịch vụ, khách hàng hoặc mức độ ưu tiên.
Yêu cầu cung cấp thông tin thiếu sót trước khi bắt đầu công việc, để việc xác định phạm vi dự án không còn là việc phỏng đoán.
Giữ cho các công việc tiếp tục tiến triển bằng cách nhắc nhở chủ sở hữu khi ngày đáo hạn có nguy cơ trễ, mà không cần quản lý dự án phải theo dõi từng cập nhật.
Tiêu chuẩn hóa cách hoàn tất công việc, chẳng hạn như xác nhận các liên kết, tài nguyên và phê duyệt cuối cùng đã được thêm vào trong tệp đính kèm trước khi đánh dấu việc giao hàng đã hoàn thành.

Cách cài đặt ClickUp cho hoạt động của agency - Chia sẻ và quyền truy cập trong ClickUp — *Sử dụng tính năng Chia sẻ và Quyền truy cập của ClickUp để chia sẻ tệp với các thành viên trong nhóm.*

Sau khi ổn định các hoạt động nội bộ, việc tăng cường khả năng hiển thị thông tin cho khách hàng trở thành bước tiếp theo. Bạn muốn khách hàng luôn được cập nhật thông tin, nhưng không muốn họ tiếp cận toàn bộ không gian triển khai của bạn.

ClickUp cho phép bạn chia sẻ các thư mục, danh sách công việc và nhiệm vụ phù hợp, trong khi ClickUp Permissions giúp bạn kiểm soát những gì khách hàng và các bên liên quan có thể thực hiện trong những gì bạn đã chia sẻ. Đó là cách bạn bảo vệ công việc nội bộ đồng thời vẫn cung cấp cho khách hàng chế độ xem rõ ràng về tiến độ giao hàng.

✅ Dưới đây là tiêu chuẩn chia sẻ đơn giản mà bạn có thể áp dụng cho tất cả các tài khoản:

Chỉ chia sẻ các địa điểm và chế độ xem hiển thị cho khách hàng cần thiết cho việc xem xét, để khách hàng chỉ thấy những thông tin quan trọng.
Đặt mức quyền truy cập theo vai trò, ví dụ: quyền xem chỉ dành cho các bên liên quan và quyền bình luận dành cho người đánh giá.
Tiêu chuẩn hóa nội dung mà mỗi quản lý tài khoản chia sẻ, để danh sách khách hàng của mỗi tài khoản tuân thủ cùng một quy tắc.

“Bằng cách đang theo dõi công việc hiệu quả và cung cấp bối cảnh (thông qua phần mô tả và bình luận), việc chuyển đổi bối cảnh sẽ giảm đi, dẫn đến việc chỉ sử dụng một hệ thống (ClickUp) thay vì nhiều hệ thống (GDrive, email và Slack). ”

“Bằng cách theo dõi công việc hiệu quả và cung cấp bối cảnh (thông qua phần mô tả và bình luận), việc chuyển đổi bối cảnh sẽ giảm đi, dẫn đến việc chỉ sử dụng một hệ thống (ClickUp) thay vì nhiều hệ thống (GDrive, email và Slack). ”

Bước 10: Triển khai cải tiến liên tục

*Thêm các trường dữ liệu Tùy chỉnh vào công việc của bạn với tính năng Trường Tùy chỉnh của ClickUp.*

Khi hệ thống đã hoạt động, công việc vẫn chưa kết thúc. Hoạt động của agency thay đổi khi dòng dịch vụ của bạn phát triển và phương pháp giao hàng của bạn tiến hóa. Bước này tập trung vào việc sử dụng những gì bạn học được từ việc giao hàng dự án thực tế để tinh chỉnh thiết lập của mình, giúp quy trình của bạn trở nên tốt hơn mà không trở nên lộn xộn trở lại.

Các Trường Tùy chỉnh ClickUp giúp bạn theo dõi các tín hiệu giao hàng nhất quán, từ đó cải thiện quy trình làm việc của agency bằng dữ liệu thực tế.

✅ Đây là cách Trường Tùy chỉnh hỗ trợ cải tiến liên tục:

Tiêu chuẩn hóa thông tin như dòng dịch vụ, mức độ ưu tiên, quản lý tài khoản và giai đoạn giao hàng của khách hàng, để báo cáo được nhất quán giữa các nhóm khác nhau.
Cải thiện việc xác định phạm vi dự án, như ước tính nỗ lực và thẻ phức tạp, để dòng thời gian thực hiện dự án luôn thực tế.
Giúp xác định các khu vực gây chậm trễ trong quá trình giao hàng, như quy trình phê duyệt, chuyển giao công việc và chu kỳ sửa đổi.

📖 Xem thêm: Cách cải thiện hợp tác dự án ở mọi quy mô

Các phương pháp tốt nhất để vận hành hoạt động của agency trong ClickUp

Sau khi thiết lập ClickUp của bạn đã hoạt động, tính nhất quán là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả. Mục tiêu là tạo ra một không gian quản lý dự án mà các nhóm agency có thể tuân thủ khi các dự án khách hàng trở nên bận rộn và có nhiều bên liên quan tham gia.

✅ Sử dụng các phương pháp tốt nhất này để duy trì sự ổn định của hoạt động agency khi agency của bạn phát triển:

Giao quyền sở hữu Không gian Làm việc rõ ràng, không phải "mọi người đều sở hữu nó".

Thiết lập của bạn sẽ trở nên lộn xộn nếu không có ai chịu trách nhiệm quản lý. Hãy chọn 1–2 Chủ sở hữu Không gian Làm việc (thường là người phụ trách vận hành và người phụ trách dự án) để đảm bảo không gian Làm việc luôn nhất quán khi nhóm agency phát triển.

Hãy giao cho họ một nhiệm vụ rõ ràng:

Phê duyệt các không gian mới hoặc các thay đổi lớn trong phân cấp.
Giữ nguyên mẫu trạng thái chuẩn và các Trường Tùy chỉnh chính.
Quản lý thư viện mẫu và điều chỉnh tần suất cập nhật.

Điều này giúp việc triển khai ClickUp của bạn không bị phân mảnh thành năm cách hiểu khác nhau về "cách làm đúng" khi có thành viên mới gia nhập nhóm.

Định hình tiêu chuẩn của bạn vào các mẫu trạng thái có thể tái sử dụng.

Ngay cả khi các nhóm có ý định tốt, sự thay đổi trạng thái vẫn có thể xảy ra theo thời gian. Cách đơn giản nhất để duy trì trạng thái công việc nhất quán trên các dự án khách hàng là lưu luồng trạng thái của bạn dưới dạng mẫu trạng thái có thể tái sử dụng và áp dụng nó ở bất kỳ đâu cần thiết.

Dưới đây là một số thực hành tốt nhất mà các agency có thể áp dụng:

Giữ một mẫu trạng thái giao hàng chính (quy trình làm việc mặc định của bạn)
Giữ lại một mẫu "nhẹ nhàng" tùy chọn cho công việc nhỏ của agency nếu thực sự cần thiết.
Tránh tạo bộ trạng thái riêng cho từng khách hàng trừ khi khách hàng đó có mô hình giao hàng thực sự khác biệt.

📖 Xem thêm: Cách nâng cao phong cách hợp tác cho nhóm

Xem khách hàng như khách và quản lý quyền truy cập một cách có chủ đích.

Hợp tác với khách hàng hiệu quả nhất khi bạn quyết định những gì khách hàng nên xem và việc cần làm trước khi chia sẻ bất kỳ thông tin nào. Quyền truy cập trong ClickUp thay đổi tùy theo vai trò (chủ sở hữu/quản trị viên/thành viên/thành viên có giới hạn/khách), địa điểm hoặc mục, và cài đặt của kế hoạch dịch vụ của bạn, vì vậy việc này đáng để bạn cân nhắc kỹ lưỡng.

Dưới đây là một phương pháp thực tiễn có thể áp dụng:

Tạo một tiêu chuẩn truy cập khách hàng đơn giản cho agency của bạn: những gì được chia sẻ, những gì giữ bí mật nội bộ, ai có thể bình luận so với chế độ xem.
Sử dụng các địa điểm riêng tư khi cần thiết và xác nhận ai có thể truy cập vào đâu trước khi mời khách.
Kiểm tra quyền truy cập của khách hàng tại các điểm quan trọng, như khi kết thúc dự án hoặc tạm dừng hợp đồng dịch vụ.

🧠 Bạn có biết? Vào ngày 27 tháng 10 năm 1994, HotWired (nay là một phần của lịch sử WIRED) đã chạy quảng cáo băng rôn web đầu tiên, đánh dấu một bước ngoặt trong hoạt động tiếp thị kỹ thuật số. Điều này là một lời nhắc nhở tốt rằng khi các kênh truyền thông phát triển, các agency thành công là những đơn vị có hệ thống có thể thích ứng với sự thay đổi mà không làm gián đoạn quá trình giao hàng.

Xây dựng một tài liệu hướng dẫn nội bộ cho agency trong ClickUp, sau đó duy trì nó luôn cập nhật.

Một thiết lập ClickUp sẽ luôn hiệu quả khi các quy tắc "cách chúng ta làm việc" được tập trung tại một nơi và dễ dàng tuân thủ. Bạn nên duy trì kiến thức cập nhật và kết nối với công việc để nó không trở thành một wiki lỗi thời.

Dưới đây là những nội dung cần bao gồm trong một tài liệu hướng dẫn cơ bản cho agency:

Vị trí của các dự án khách hàng mới trong hệ thống phân cấp
Định nghĩa "sẵn sàng bắt đầu" của bạn trong quá trình tiếp nhận.
Ý nghĩa trạng thái và quy tắc phê duyệt
Quy ước đặt tên cho tệp tin và sản phẩm đầu ra của bạn
Quy tắc giao tiếp và chia sẻ thông tin với khách hàng
Danh sách kiểm tra đánh giá hệ thống hàng tháng của bạn

📖 Xem thêm: Hợp tác nhóm là gì? Các chiến lược hiệu quả cho đội ngũ của bạn

Tạo lộ trình đào tạo cho từng vai trò, không phải một quy trình onboarding chung chung.

Vấn đề về việc áp dụng thường biểu hiện dưới dạng “người dùng quên các bước”, nhưng nguyên nhân gốc rễ thường là sự nhầm lẫn về vai trò. Một Quản lý Dự án (PM) cần có thói quen sử dụng ClickUp khác với một nhà thiết kế hoặc một quản lý tài khoản.

Sử dụng các lộ trình học tập dựa trên vai trò của ClickUp University để đào tạo nhân viên nhanh hơn và đảm bảo việc sử dụng ClickUp nhất quán giữa các nhóm khác nhau.

Chọn từ hơn 100 khóa học khác nhau để tìm hiểu thêm về cách sử dụng ClickUp. — *Chọn từ hơn 100 khóa học khác nhau để tìm hiểu thêm về cách sử dụng ClickUp*

Cũng hãy thử áp dụng các thực hành tốt nhất sau:

Cung cấp cho nhân viên mới một danh sách kiểm tra tuần đầu tiên theo vai trò (Quản lý dự án, Quản lý tài khoản, Nhân viên sáng tạo, Lãnh đạo).
Đính kèm một video hoặc tài liệu ngắn về cách chúng tôi sử dụng ClickUp tại đây và đưa nó vào quy trình onboarding cho các vai trò và bộ phận cụ thể.
Tổ chức một buổi hướng dẫn trực tiếp kéo dài 30 phút về không gian giao hàng mỗi tháng một lần cho các thành viên mới.

Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể tạo một Super Agent trong ClickUp để cài đặt và tự động chạy các quy trình onboarding chuyên biệt cho khách hàng cũng như nhân viên.

Hướng dẫn Onboarding Khách hàng tùy chỉnh cho Super Agents

Thực hiện quy trình "bảo trì hệ thống" hàng tháng để không gian làm việc luôn hoạt động mượt mà.

Ngay cả công việc xuất sắc của agency cũng có thể gây ra sự lộn xộn. Nếu không có quy trình dọn dẹp, danh sách khách hàng của bạn sẽ trở nên lộn xộn, việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn và mọi người sẽ ngừng tin tưởng vào những gì họ thấy.

ClickUp hỗ trợ lưu trữ ở nhiều cấp độ (công việc, Danh sách công việc, thư mục, không gian), và các mục đã lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm được, điều này lý tưởng cho các agency cần bối cảnh lịch sử mà không bị rối bởi các tác vụ hàng ngày.

Dưới đây là danh sách kiểm tra vệ sinh hàng tháng đơn giản mà bạn có thể sử dụng:

Lưu trữ các thư mục khách hàng đã hoàn thành hoặc các danh sách công việc không còn hoạt động.
Lưu trữ các công việc không còn cần hiển thị trong các chế độ xem hoạt động.
Kiểm tra tính nhất quán trong đặt tên và sửa các trường hợp ngoại lệ rõ ràng.
Loại bỏ hoặc hợp nhất các chế độ xem không sử dụng gây nhầm lẫn cho các thành viên mới trong nhóm.

Giữ các mẫu và tài liệu theo lịch trình cập nhật thực tế.

Mẫu và quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) chỉ thực sự hữu ích khi chúng phản ánh cách thức hoạt động thực tế của agency hiện tại. Hãy thiết lập lịch trình cập nhật và xem nó như một phiên bản sản phẩm, chứ không phải là một giải pháp tạm thời.

Thử áp dụng các phương pháp tốt nhất sau:

Kiểm tra mẫu định kỳ hàng quý: Đánh giá các mẫu đang được sử dụng, các mẫu không được sử dụng và các mẫu cần cập nhật.
Cập nhật SOP hàng tháng: Chỉ cập nhật các phần gây ra trở ngại trong quá trình giao hàng trong tháng đó.
Mỗi mẫu chính hoặc phần SOP sẽ có một người quản lý duy nhất, để các bản cập nhật không bị gián đoạn.

Xem cách các agency marketing tăng cường năng suất làm việc của nhóm với ClickUp!

Những sai lầm phổ biến mà các agency thường mắc phải khi cài đặt ClickUp

Khi cài đặt hoạt động của agency trong ClickUp, hầu hết các vấn đề triển khai đều xuất phát từ sự không nhất quán. Không gian Làm việc ClickUp trở nên khó quản lý hơn khi mỗi nhóm cài đặt dự án khách hàng theo cách khác nhau hoặc khi báo cáo phụ thuộc vào việc dọn dẹp thủ công.

Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà các agency sáng tạo thường mắc phải khi cài đặt hoạt động ClickUp:

Để cấu trúc phát triển trước khi các mẫu sử dụng ổn định

Khi bạn tạo quá nhiều Spaces, thư mục và Danh sách công việc từ sớm, bạn không nhận được "sự tổ chức tốt hơn". Thay vào đó, bạn sẽ gặp phải báo cáo phân mảnh và thói quen làm việc không nhất quán giữa các nhóm trong agency. Hướng dẫn cấu trúc phân cấp của ClickUp được thiết kế để giữ cho cấu trúc đơn giản và nhất quán, sau đó chỉ mở rộng khi mô hình giao hàng của bạn đã rõ ràng.