Bốn trong năm nhân viên tin rằng một quy trình onboarding mạnh mẽ hơn sẽ giúp kéo dài thời gian làm việc của họ trong một vai trò.
Vậy tại sao quy trình onboarding vẫn mất 30 ngày đối với nhiều nhóm?
Bởi vì hầu hết các quy trình onboarding được thiết kế như một chuyến tham quan. Một đống tài liệu, lịch trình đầy ắp các cuộc họp giới thiệu và một danh sách kiểm tra dài dằng dặc mà không ai thực sự chịu trách nhiệm. Nhân viên mới phải mất hàng tuần để hiểu cách công việc diễn ra, ai phê duyệt gì và quyết định được đưa ra như thế nào.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách biến quy trình onboarding 30 ngày thành các đợt sprint 3 ngày bằng cách chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ rõ ràng, giao trách nhiệm cho từng đợt sprint và khuyến khích nhân viên mới hoàn thành và triển khai sản phẩm thực tế sớm.
Chương trình onboarding 3 ngày sprint là gì?
Chương trình onboarding 3 ngày là một kỳ tập trung, có thời gian giới hạn (thường là 3 ngày đầu tiên sau khi nhận việc), được thiết kế để nhanh chóng tích hợp nhân viên mới vào công ty, nhóm, vai trò công việc và quy trình làm việc.
Đây là một phương pháp có cấu trúc, lấy cảm hứng từ thuật ngữ agile/Scrum, trong đó "sprint" là một chu kỳ ngắn, tập trung vào mục tiêu - nhưng được áp dụng cho quá trình onboarding nhân viên.
Và nếu bạn đang thắc mắc cách thức hoạt động, thì đây là câu trả lời:
- Ngày 1: Bối cảnh + quyền truy cập: Cung cấp công cụ, quyền truy cập, tài liệu quan trọng, giới thiệu nhóm và hiểu rõ vai trò cũng như cách đo lường thành công.
- Ngày 2: Quy trình làm việc + kỳ vọng: Tìm hiểu cách công việc thực sự diễn ra (quy trình, bàn giao, phê duyệt), tham dự cuộc họp với các bên liên quan chính và thống nhất về ưu tiên, tiêu chuẩn và cách thức làm việc.
- Ngày 3: Đóng góp đầu tiên: Hoàn thành một sản phẩm nhỏ nhưng thực tế (sửa lỗi, bản nháp, phân tích, danh sách kiểm tra, dự án nhỏ), kèm theo kế hoạch được ghi chép chi tiết cho 2–4 tuần tiếp theo.
Tại sao quy trình onboarding truyền thống mất 30 ngày (và tại sao nó không cần thiết)
Quy trình onboarding truyền thống thường mất 30 ngày vì nó được thiết kế xoay quanh tính sẵn có, quy trình phê duyệt và kiểm soát rủi ro thay vì tập trung vào việc nhanh chóng đạt được năng lực. Hãy cùng xem xét một số lý do cốt lõi khác khiến quy trình onboarding truyền thống kéo dài 30 ngày:
- Quy trình truy cập và thiết lập là điểm nghẽn: Quyền truy cập công cụ, thiết bị phần cứng, phê duyệt bảo mật và các mô-đun đào tạo bị trì hoãn do quy trình làm việc của bộ phận CNTT và quản trị viên, khiến tuần đầu tiên có thể trôi qua trước khi công việc thực sự bắt đầu.
- Thông tin phân tán: Thông tin quan trọng thường được phân tán trong các tài liệu, cuộc trò chuyện và trí nhớ của mọi người. Nhân viên mới phải mất thời gian tìm kiếm câu trả lời hoặc hỏi đi hỏi lại cùng một câu hỏi vì không có nguồn thông tin chính xác duy nhất.
- Đào tạo không dựa trên vai trò: Nhiều chương trình dựa vào các tổng quan chung về công ty và các mô-đun bắt buộc không phù hợp với việc cần làm của nhân viên trong hai tuần đầu tiên.
- Quản lý gom nhóm các công việc onboarding: Thay vì tuân theo một trình tự chặt chẽ, các nhà quản lý lồng ghép quá trình onboarding vào các khoảng trống giữa các cuộc họp, điều này khiến các phiên đào tạo kéo dài qua nhiều tuần và làm chậm quá trình ra quyết định.
- Các vòng phản hồi quá chậm: Nếu các cuộc kiểm tra diễn ra hàng tuần, những hiểu lầm có thể kéo dài trong nhiều ngày, và những rào cản nhỏ có thể trở thành những trở ngại kéo dài nhiều ngày.
❌ Tại sao không nên
30 ngày thường là dấu hiệu của việc sắp xếp không hợp lý. Hầu hết các vai trò có thể trở nên có năng suất đáng kể sớm hơn nhiều nếu bạn rút ngắn đường dẫn quan trọng: công cụ + bối cảnh + quyền sở hữu đầu tiên + phản hồi nhanh. Và để làm được điều đó, bạn cần phần mềm onboarding nhân viên mạnh mẽ và các công cụ phù hợp có thể cô đọng các quy trình làm việc kéo dài thành các phiên làm việc tập trung, có thời gian giới hạn trong 3 ngày.
Cách nén quy trình onboarding 30 ngày thành các đợt sprint 3 ngày
Hãy quên đi các chu kỳ onboarding kéo dài! Hãy cùng tìm hiểu cách giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi trong thời gian ngắn hơn nhiều 👇
Ngày 1: Tập trung toàn bộ kiến thức onboarding vào một không gian làm việc duy nhất
Mục tiêu của ngày đầu tiên là cung cấp cho nhân viên mới một nền tảng duy nhất, có thể tìm kiếm, chứa đựng mọi tài liệu cần thiết cho họ. Nền tảng trung tâm này nên bao gồm tất cả tài liệu liên quan đến những tuần đầu tiên của họ.
Điều này bao gồm:
- Chính sách nhân sự và sổ tay nhân viên
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) dành riêng cho từng nhóm
- Hướng dẫn truy cập các công cụ thiết yếu
- Biểu đồ tổ chức công ty và nhóm
- Bối cảnh hiện tại của các dự án đang triển khai
- Tài liệu đào tạo chuyên biệt theo vai trò công việc
Để kết nối tất cả thông tin công ty với phần lớn quy trình làm việc, hãy sử dụng ClickUp Docs. Đây là một trung tâm onboarding tuyệt vời nơi bạn có thể tổ chức nội dung thành các trang con, chuẩn hóa nội dung bằng các mẫu tài liệu (Doc templates) và quản lý mọi thứ từ một trung tâm tài liệu duy nhất (Docs Hub).
Bạn cũng có thể chuyển các trang quan trọng nhất thành một wiki được xác minh, để mọi người ngay lập tức biết đâu là nguồn thông tin chính xác nhất về quy trình làm việc (SOP) hoặc chính sách hiện hành.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cài đặt ClickUp Enterprise Search để nhân viên mới có thể tìm kiếm câu trả lời bất cứ lúc nào với sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI). Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng thanh lệnh AI để tìm kiếm theo từ khóa hoặc đặt câu hỏi trực tiếp và truy cập ngay vào tài liệu, công việc, tệp tin hoặc chủ đề phù hợp mà không cần chuyển tab.
Ngày 2: Tự động hóa các truy vấn lặp lại của nhân viên mới bằng trí tuệ nhân tạo (AI)
Gallup cho biết 12% nhân viên Mỹ sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hàng ngày và 26% sử dụng ít nhất vài lần một tuần. Đường cong áp dụng này rất quan trọng đối với quá trình onboarding vì hầu hết các câu hỏi của nhân viên mới đều có thể dự đoán được, lặp lại và mang tính thời gian.
Giải pháp là xem các câu hỏi như một quy trình onboarding ưu tiên hàng đầu. Xây dựng một mục nhập duy nhất "Hỗ trợ nhân viên mới", sau đó để AI xử lý lớp phản hồi đầu tiên cho các yêu cầu phổ biến: truy cập công cụ, chính sách nghỉ phép, quy ước đặt tên, quy tắc cuộc họp và cách gửi công việc trong hệ thống của bạn.
Một trong nhiều cách tiếp cận vấn đề này là 👇
- Viết ra những câu hỏi bạn đã nhận được (những câu hỏi thực tế từ email và tin nhắn trực tiếp) và biến chúng thành một danh sách câu hỏi thường gặp (FAQ) động.
- Thêm các tùy chọn quyết định cho bất kỳ tác vụ nào cần sự can thiệp của con người. Ví dụ: ‘Nếu bạn cần truy cập vào X, hãy điền vào biểu mẫu này, gắn thẻ chủ sở hữu này, thời gian hoàn thành dự kiến là Y’
- Sử dụng AI như một quầy lễ tân nhanh chóng để trả lời, tóm tắt và liên kết đến trang nguồn chính xác, sau đó chỉ chuyển tiếp khi thực sự không rõ ràng.
Lúc này, bạn cần một giải pháp giúp loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh và mang tính năng tìm kiếm toàn diện đến tay bạn. Hãy sở hữu sức mạnh đó và nhiều hơn thế với ClickUp Brain.
Vì vậy, khi nhân viên mới đặt ra một câu hỏi tự nhiên, Brain có thể trả lời bằng các thông tin liên quan từ nội dung Không gian Làm việc của bạn và sau đó hướng họ đến tài liệu hoặc công việc cơ bản để họ có thể xác minh và thực hiện bước tiếp theo.
Nó cũng loại bỏ việc mất thời gian đọc các chủ đề dài chỉ để hiểu những thay đổi đã xảy ra. Nhân viên mới có thể tóm tắt hoạt động của công việc để nắm bắt những gì đã xảy ra trong mô tả, bình luận và thậm chí các công việc con, sau đó chuyển tóm tắt đó thành các hành động tiếp theo mà không cần phải hỏi ai đó giải thích lịch sử.
📮 ClickUp Insight: Nếu tất cả các tab mở của bạn biến mất trong một sự cố trình duyệt, bạn sẽ cảm thấy thế nào? 41% số người tham gia khảo sát của chúng tôi thừa nhận rằng phần lớn các tab đó thậm chí không quan trọng. Đó là hiện tượng mệt mỏi do quyết định: việc đóng các tab đòi hỏi quá nhiều quyết định và khiến người dùng cảm thấy quá tải. Vì vậy, chúng ta giữ tất cả chúng🏃🏽♀️ mở thay vì chọn những gì cần giữ. 😅
Với tư cách là đối tác AI thông minh của bạn, ClickUp Brain tự động ghi nhận toàn bộ bối cảnh công việc của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một nhiệm vụ nghiên cứu về mô hình LangChain, Brain sẽ sẵn sàng tìm kiếm thông tin trên web về chủ đề này, tạo công việc từ đó, phân công đúng người thực hiện và lên lịch cuộc họp để thảo luận khởi động. Thử dùng ClickUp Brain miễn phí
Ngày 3: Sử dụng AI Notetaker để ghi chép và chia sẻ nội dung đào tạo.
Các buổi hướng dẫn, đào tạo và các cuộc trò chuyện 1-1 không chính thức diễn ra liên tục trong quá trình onboarding. Thông thường, những thông tin quan trọng đó sẽ biến mất ngay khi cuộc họp kết thúc.
Ngày thứ ba tập trung vào việc xây dựng hệ thống để bảo tồn kiến thức tổ chức. Một trợ lý ghi chép AI có thể tự động tham gia các cuộc họp, ghi lại nội dung và cung cấp bản ghi chép đầy đủ cùng tóm tắt. Điều này giúp nhân viên mới hiện tại ôn lại những gì đã học và xem lại tài liệu nếu họ quên điều gì đó.
Và đối với nhân viên văn phòng và bộ phận nhân sự, điều này giúp họ tiết kiệm thời gian khỏi việc phải tham gia nhiều cuộc họp mỗi ngày với hàng loạt câu hỏi mà lẽ ra đã được giải quyết từ ngày đầu tiên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng bản ghi chép AI để xác định những phần nào trong các phiên đào tạo gây ra nhiều câu hỏi hoặc sự nhầm lẫn nhất dựa trên mật độ cuộc hội thoại. Nếu một đoạn 5 phút tạo ra 15 câu hỏi làm rõ, đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần cải thiện tài liệu hoặc phương pháp đào tạo cho chủ đề đó.
Nhưng ai lại muốn một công cụ ghi chú không kết nối với phần còn lại của công việc? Giải quyết vấn đề đó với ClickUp AI Notetaker. Nó có thể tự động tham gia các cuộc gọi onboarding, ghi lại phiên họp và tạo ra một tài liệu bao gồm bản ghi chép có thể tìm kiếm, tóm tắt sạch sẽ, các điểm chính và các nhiệm vụ cần thực hiện.
Tất cả những điều này đều được tích hợp sẵn trong không gian làm việc của bạn, vì vậy bạn không cần phải mở tab khác chỉ để xem lại video ghi hình.
Nó cũng giữ cho nội dung cuộc họp vẫn có thể sử dụng sau khi cuộc họp kết thúc. Nhân viên mới có thể hỏi ClickUp Brain về các ghi chú cuộc họp của họ, ví dụ: “Các bước để yêu cầu quyền truy cập công cụ là gì?” và nhận được câu trả lời dựa trên các ghi chú đó.
😮💨 Không ai muốn xem một video dài 30 phút chỉ để có được một câu trả lời!
Câu hỏi thường gặp: Tính năng Sprint Points trong ClickUp là gì?
Trong ClickUp Sprints, Sprint Points là ước tính nỗ lực tích hợp sẵn mà bạn thêm vào các công việc để kế hoạch sprint phản ánh khối lượng công việc. Thay vì dự đoán thời gian hoàn thành, bạn gán giá trị điểm (như 1, 2, 3, 5, 8) để thể hiện mức độ nỗ lực tương đối.
Ước tính nỗ lực cho các công việc bằng Điểm Sprint trên ClickUp Sprints
Ví dụ: Nếu sprint của bạn có 10 công việc nhưng chỉ 3 trong số đó là các công việc '8 điểm', bạn có thể ngay lập tức nhận ra đâu là những công việc quan trọng nhất, ngay cả khi số lượng công việc trông có vẻ hợp lý.
Ai là người chịu trách nhiệm cho chương trình sprint 3 ngày (Gợi ý: Không chỉ là bộ phận Nhân sự)
Một sai lầm phổ biến là cho rằng quá trình onboarding chỉ là trách nhiệm của bộ phận Nhân sự.
Mặc dù bộ phận Nhân sự (HR) và Quản lý Nhân sự (People Ops) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng khung chương trình, một chương trình onboarding sprint hiệu quả đòi hỏi sự chia sẻ trách nhiệm trên toàn tổ chức.
Đây là mô hình quyền sở hữu chung trông như thế nào:
| Các bên liên quan | Trách nhiệm |
| HR/People Ops | Xây dựng và duy trì trung tâm onboarding trung tâm, cài đặt cấu trúc sprint và thu thập phản hồi. |
| Quản lý Tuyển dụng | Cung cấp bối cảnh cụ thể cho từng vai trò, xác định các công việc trong tuần đầu tiên và tổ chức đào tạo chuyên sâu. |
| Thành viên nhóm | Chia sẻ "kiến thức nội bộ", trả lời các câu hỏi chuyên môn và mô phỏng quy trình làm việc của nhóm. |
| IT/Ops | Đảm bảo tất cả các công cụ cần thiết được cấp quyền truy cập và hoàn tất thiết lập kỹ thuật trước ngày đầu tiên. |
Phương pháp tiếp cận đa chức năng này rất mạnh mẽ vì nó cho phép AI xử lý các công việc có giá trị thấp, lặp đi lặp lại, giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào các tương tác con người có giá trị cao, những điều thực sự quan trọng nhất.
Các phương pháp tốt nhất cho quy trình onboarding sprint được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Để tổ chức một sprint đào tạo 3 ngày thành công, bạn cũng cần có những thói quen đúng đắn. Những nguyên tắc tốt nhất này sẽ giúp bạn tối đa hóa giá trị của quy trình đào tạo nhân viên mới được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) và đảm bảo nó được áp dụng hiệu quả.
✅ Chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết trước ngày đầu tiên
Đừng để hành động đầu tiên của nhân viên mới vào ngày đầu tiên là việc tìm kiếm thông tin một cách vội vã. Hãy giúp họ có khởi đầu thuận lợi bằng cách cung cấp quyền truy cập vào trung tâm onboarding trước khi họ đăng nhập lần đầu tiên. Điều này thường được gọi là pre-boarding.
Chia sẻ gói chào mừng bao gồm:
- Thông điệp chào mừng từ CEO và người quản lý của họ
- Biểu đồ tổ chức tương tác và thông tin về các thành viên trong nhóm
- Lịch trình cho tuần đầu tiên của họ
- Hướng dẫn cài đặt tài khoản quan trọng
- Bất kỳ tài liệu đọc trước quan trọng nào
Mẫu Danh sách Kiểm tra Onboarding ClickUp cung cấp cho bạn một chuỗi công việc sẵn sàng thực hiện, bao quát toàn bộ sự hỗ trợ mà nhân viên mới cần trước ngày làm việc đầu tiên.
Nó cũng giúp bạn chia quá trình onboarding thành các giai đoạn khác nhau, điều này hữu ích khi bạn muốn tránh việc áp đặt quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc lên nhân viên mới.
Tóm lại, nó bao gồm:
- HR: Đào tạo về quy tắc ứng xử và tuân thủ, tài liệu quan trọng (sổ tay, liên kết intranet) và các chế độ phúc lợi và đăng ký.
- Quản lý: Sứ mệnh, văn hóa và các cột mốc quan trọng của công ty
- IT: Quyền sở hữu email, thiết bị và thiết lập quyền truy cập.
…và nhiều hơn nữa khi bạn tiến hành.
✅ Để AI xử lý các câu hỏi kiểu "Tôi tìm ở đâu...?"
Khuyến khích thói quen hỏi AI trước tiên. Hệ thống onboarding được hỗ trợ bởi AI hoạt động hiệu quả nhất khi nó trở thành lựa chọn mặc định để trả lời các câu hỏi phổ biến và lặp đi lặp lại. Khuyến khích toàn bộ nhóm, không chỉ nhân viên mới, tin tưởng vào nó.
Giữ cho các kỹ sư cấp cao, quản lý sản phẩm và nhà thiết kế của bạn duy trì trạng thái làm việc hiệu quả trong khi ClickUp Brain xử lý các truy vấn về hướng dẫn thương hiệu, đặt phòng cuộc họp hoặc liên hệ về lương thưởng. Nhân viên mới cảm thấy tự tin và độc lập, đồng thời năng suất của nhóm được bảo đảm.
✅ Tích hợp các vòng phản hồi vào mỗi ngày trong sprint.
Cách duy nhất để đảm bảo quy trình onboarding của bạn được cải thiện theo thời gian là xây dựng các vòng phản hồi nhất quán. Một sprint 3 ngày diễn ra nhanh chóng, vì vậy bạn cần kiểm tra thường xuyên để xem điều gì đang hoạt động và điều gì không.
- Kiểm tra hàng ngày: Một cuộc trò chuyện nhanh 15 phút vào cuối mỗi ngày để xem nhân viên mới gặp phải những trở ngại nào.
- Khảo sát sprint: Một cuộc khảo sát ngắn vào cuối ngày thứ ba để thu thập phản hồi có cấu trúc về trải nghiệm tổng thể.
- Một cuộc họp đánh giá sau 30 ngày: Cuộc họp theo dõi sau một tháng để xác định những lỗ hổng kiến thức còn tồn tại.
Tự động hóa việc thu thập phản hồi bằng cách tích hợp trực tiếp ClickUp Forms vào quy trình onboarding của bạn.
Khi nhân viên mới hoàn thành nhiệm vụ onboarding cuối cùng, một biểu mẫu có thể tự động xuất hiện để thu thập phản hồi của họ. Mỗi lần nộp biểu mẫu có thể tạo ra một nhiệm vụ ClickUp mới cho nhóm nhân sự xem xét, đảm bảo rằng những thông tin quý giá được thực hiện.
Xây dựng các đợt sprint onboarding mà nhóm của bạn có thể lặp lại với ClickUp
Phương pháp sprint 3 ngày hiệu quả vì nó giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được mục tiêu và nhiệm vụ.
Để duy trì đà phát triển đó, bạn cần một nơi duy nhất để lưu trữ và cập nhật liên tục tài liệu hướng dẫn. ClickUp giúp bạn dễ dàng đóng gói quy trình onboarding thành các tài liệu và mẫu có thể tái sử dụng, sau đó sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tinh chỉnh hướng dẫn, tóm tắt những thay đổi và duy trì tiến độ của mỗi sprint mà không cần theo dõi thủ công liên tục.
Thực hiện quy trình onboarding như một chuỗi các sprint ngắn gọn, rõ ràng, và sương mù 30 ngày sẽ tan biến nhanh chóng. ✅
Bắt đầu miễn phí với ClickUp ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch 30 ngày là lịch trình dựa trên thời gian để cung cấp thông tin, trong khi sprint 3 ngày là hệ thống được thiết kế để loại bỏ rào cản. Mục tiêu của sprint không phải là vội vàng, mà là sử dụng tập trung hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) để loại bỏ thời gian nhân viên mới phải dành để tìm kiếm thông tin bối cảnh và đặt những câu hỏi lặp đi lặp lại.
Đúng vậy, phương pháp này thường thậm chí còn hiệu quả hơn đối với các nhóm làm việc từ xa. Nó dựa vào tài liệu hướng dẫn không đồng bộ mạnh mẽ và dịch vụ tự phục vụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp giảm sự phụ thuộc vào việc hướng dẫn trực tiếp (loại công việc mà quản lý và bộ phận nhân sự thường thực hiện) và khiến địa điểm làm việc của nhân viên mới không còn là yếu tố quyết định thành công của họ.
Chương trình 3 ngày được thiết kế để cung cấp các kiến thức cơ bản, không nhằm đạt được sự thành thạo hoàn toàn trong vai trò. Các vị trí kỹ thuật phức tạp hoặc chiến lược sẽ tự nhiên yêu cầu các giai đoạn đào tạo chuyên sâu thêm, và việc giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin và sẵn sàng cho thành công có thể mất vài tuần. Tuy nhiên, chương trình 3 ngày đảm bảo rằng từ ngày thứ tư trở đi, nhân viên mới có thể tự chủ và có năng suất, không còn phải vật lộn để tìm kiếm thông tin cơ bản.