10 cách doanh nghiệp nhỏ sử dụng AI để đạt được thành công vượt trội so với quy mô thực tế

Bạn đã chán ngán việc tìm kiếm “mẹo tăng năng suất bằng AI cho doanh nghiệp nhỏ”? Chúng tôi sẽ giúp bạn!

Các doanh nghiệp nhỏ không thiếu tham vọng. Điều họ thiếu là nguồn lực dự phòng.

Mỗi vai trò công việc, cuộc họp và sự chậm trễ đều có tác động trực tiếp và tích lũy lên các yếu tố khác. Khi có sự cố xảy ra, hiếm khi có người sao lưu hoặc thời gian dư thừa để giảm thiểu tác động.

Đó chính là lý do tại sao những lời khuyên về năng suất dành cho doanh nghiệp nhỏ thường không mang lại hiệu quả. Tuyển thêm nhân viên không phải là giải pháp khả thi. Việc thêm năm công cụ mới thường gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết được. Ngay cả những “phương pháp hay nhất” cũng có thể trở nên không thực tế khi bạn đang cố gắng giữ khách hàng hài lòng và duy trì dòng tiền.

AI chỉ thực sự thay đổi cục diện khi được tích hợp vào các quy trình làm việc hiện có. Không phải như một sáng kiến độc lập, mà là một lớp ứng dụng thực tiễn giúp loại bỏ những trở ngại trong công việc vốn đã tồn tại.

Bài viết này sẽ khám phá 10 mẹo tăng năng suất nhờ AI mà các nhóm doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng hiện nay để đạt được thành tích vượt trội so với quy mô của mình. Mỗi phần bắt đầu bằng một vấn đề thực tế trong hoạt động kinh doanh, giải thích cách AI hỗ trợ trong thực tế và minh họa cách ClickUp tích hợp mượt mà vào giải pháp đó mà không làm tăng độ phức tạp.

Dưới đây là cái nhìn nhanh về cách 5 trong số những mẹo này được áp dụng trong các quy trình làm việc thực tế:

Mẹo #1: Tự động tạo bản cập nhật trạng thái dự án

Việc cập nhật trạng thái là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian thường bị đánh giá thấp nhất.

Nhìn bề ngoài, chúng có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, bên trong, chúng đòi hỏi việc thu thập bối cảnh, xác thực thông tin và cách diễn đạt cẩn thận. Trong các doanh nghiệp nhỏ, việc cập nhật trạng thái thường gây ra những vấn đề sau:

Chi phí thực sự không chỉ là thời gian, mà còn là sự tập trung. Mỗi lần cập nhật đều khiến ai đó phải rời khỏi trạng thái làm việc sâu và buộc họ phải tái hiện lại những gì đã xảy ra. Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ ở đây bằng cách tóm tắt công việc trực tiếp từ nguồn. Thay vì yêu cầu mọi người giải thích tiến độ, nó đọc các tín hiệu đã có sẵn trong hệ thống.

🛠️ Bộ công cụ: Trong một Không gian Làm việc AI tích hợp như ClickUp, công việc dự án được tổ chức thành các công việc, bình luận, ngày đáo hạn và trạng thái. ClickUp Brain có thể quét các hoạt động này và tạo ra các bản cập nhật trạng thái rõ ràng, chính xác, bao gồm:

Vì bản cập nhật được tạo ra từ dữ liệu thời gian thực, nên nó luôn được cập nhật kịp thời. Các nhóm không còn phải viết lại cùng một thông tin cho các đối tượng khác nhau. Các nhà lãnh đạo có được cái nhìn tổng quan mà không cần phải theo dõi các bản cập nhật. Kinh doanh tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần, thời gian này có thể được chuyển hướng sang các công việc thực sự.

Cẩm nang AI cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng AI để giảm bớt sự phức tạp thay vì thêm nhiều công cụ mới.

Mẹo #2: Chương trình cuộc họp và các hoạt động theo dõi được hỗ trợ bởi AI

Các cuộc họp không phải bản chất là kém hiệu quả. Điều làm hỏng chúng chính là những gì xảy ra sau khi cuộc hội thoại kết thúc.

Trong các nhóm nhỏ, vấn đề này xuất hiện ở nhiều loại cuộc họp khác nhau, từ các cuộc họp kiểm tra hàng tuần đến các buổi đánh giá với khách hàng. Các cuộc họp chiến lược là một ví dụ điển hình, bởi vì chi phí do việc không thực hiện đúng các cam kết sau cuộc họp này có thể đặc biệt cao.

Trong các phiên họp này, các nhóm đang cố gắng xác định hướng đi, thống nhất các ưu tiên và đưa ra các quyết định định hình công việc sắp tới. Tuy nhiên, những vấn đề tương tự thường xuyên xuất hiện:

Trong cuộc họp, sự thống nhất dường như rất rõ ràng. Nhưng ngay khi cuộc họp kết thúc, việc triển khai bắt đầu chệch hướng. Mỗi người lại nhớ những kết luận khác nhau. Các ưu tiên trở nên mờ nhạt. Chiến lược dần bị hòa tan vào công việc hàng ngày.

AI hỗ trợ bằng cách tự động chuyển đổi kết quả cuộc họp thành các công việc có cấu trúc.

🛠️ Bộ công cụ: Với các công cụ như ClickUp AI Notetaker và ClickUp Brain, nội dung các cuộc họp được ghi lại đầy đủ bối cảnh. Trí tuệ nhân tạo tập trung vào những yếu tố quan trọng cho việc triển khai, bao gồm:

Các mục này sẽ ngay lập tức được chuyển thành công việc, được liên kết với các dự án và tài liệu liên quan. Theo thời gian, nội dung chương trình họp cũng được cải thiện. Ghi chú cuộc họp trước đó, các câu hỏi chưa được giải quyết và các công việc còn dang dở sẽ là cơ sở để xây dựng chương trình họp trong tương lai. Việc chuẩn bị cho các cuộc họp trở nên dễ dàng hơn và nội dung cuộc họp cũng tập trung hơn khi bắt đầu.

Xem quy trình làm việc này hoạt động như thế nào. 👇🏼

Mẹo #3: Tự động hóa bản nháp thông tin liên lạc với khách hàng

Giao tiếp với khách hàng là một trong những khía cạnh đòi hỏi nhiều nỗ lực về mặt cảm xúc nhất khi kinh doanh một doanh nghiệp nhỏ.

Mỗi thông điệp đều mang theo những kỳ vọng. Mỗi sự chậm trễ đều khiến người nhận cảm thấy như là vấn đề cá nhân, đặc biệt là khi mối quan hệ vẫn đang trong giai đoạn xây dựng. Áp lực này không chỉ xuất hiện trong các bản cập nhật cho khách hàng mà còn trong các hoạt động tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Việc theo dõi khách hàng tiềm năng thường đòi hỏi cùng một mức độ công việc tinh thần. Bạn phải nhớ xem cuộc hội thoại đã dừng lại ở đâu, những gì đã được hứa hẹn, và cách thúc đẩy tiến trình mà không khiến đối phương cảm thấy nhàm chán hay bị ép buộc.

Những trở ngại thường xuất phát từ:

Đối với hoạt động tiếp cận khách hàng, các email theo dõi phải phản ánh tình trạng thực tế của giao dịch. Thay vì những lời hỏi thăm chung chung, các tin nhắn nên đề cập đến các cuộc hội thoại trước đó, các bước tiếp theo đã thống nhất hoặc các hành động đang chờ xử lý. Nhờ đó, hoạt động tiếp cận sẽ mang lại cảm giác được chuẩn bị kỹ lưỡng và có chủ đích, chứ không phải là tự động hóa.

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể hỗ trợ ở đây để đảm bảo rằng giao tiếp dựa trên công việc thực tế và bối cảnh thực tế.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, AI có thể tạo các bản nháp dành cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng:

Các bản nháp này dựa trên thực tế, không phải là các mẫu có sẵn. Chúng cung cấp cho các nhóm một điểm khởi đầu vững chắc. Một người vẫn sẽ xem xét lại nội dung, điều chỉnh giọng điệu và cá nhân hóa thông điệp trước khi gửi đi.

Cách tiếp cận này giúp giải quyết vấn đề “trang giấy trắng” mà vẫn giữ nguyên sự phán đoán của con người. Thực tế, bạn thậm chí có thể tạo một trợ lý ảo tùy chỉnh để soạn thảo những bản nháp đầu tiên. Chúng tôi đã làm được điều đó!

Cách thức hoạt động như sau:

Mẹo số 4: Xếp hạng ưu tiên công việc dựa trên khối lượng công việc

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hiếm khi là cố định. Chỉ cần một yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng, một lỗi phần mềm hoặc một sự cố phụ thuộc nào đó cũng có thể làm thay đổi toàn bộ kế hoạch trong ngày.

Hãy lấy quy trình làm việc Agile làm ví dụ. Vấn đề thường bắt nguồn từ những ý định tốt. Công việc được thêm vào sprint hoặc kế hoạch hàng tuần mà không có cái nhìn rõ ràng về những người đã có sức chứa giới hạn. Các công việc nhanh chóng chuyển từ danh sách công việc tồn đọng sang trạng thái “đang thực hiện”, trong khi các hạn chót cạnh tranh chồng chất giữa các dự án.

Điều này xảy ra bởi vì việc sắp xếp thứ tự ưu tiên thủ công thường phụ thuộc rất nhiều vào việc kiểm tra tình hình và trực giác. Các nhà quản lý hỏi công việc đang tiến triển ra sao. Các thành viên trong nhóm trả lời rằng mọi việc đều ổn. Đến khi tình trạng quá tải trở nên hiển thị, thì đã quá muộn để khắc phục mà không gây ra gián đoạn.

Trí tuệ nhân tạo (AI) thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận bằng cách phân tích các mẫu khối lượng công việc trên toàn nhóm, chứ không chỉ dừng lại ở danh sách công việc. Hệ thống xem xét đồng thời các mốc thời gian, mức độ nỗ lực dự kiến, các mối phụ thuộc và các công việc hiện tại. Thay vì chỉ phản ứng với các vấn đề, các nhóm có thể dự đoán và ngăn chặn chúng ngay từ khi mới hình thành.

🛠️ Bộ công cụ: Tự động hóa trong ClickUp nổi lên như một giải pháp đột phá giúp lấp đầy khoảng trống này. Với các tính năng như AI Assign và AI Prioritize, công việc có thể được phân bổ một cách thông minh hơn khi điều kiện thay đổi.

Khi một công việc ưu tiên cao được nhập vào hệ thống, AI có thể đề xuất người phụ trách phù hợp dựa trên khối lượng công việc hiện tại và thời gian rảnh rỗi. Khi mức độ ưu tiên thay đổi giữa chừng trong giai đoạn sprint, AI có thể giúp sắp xếp lại thứ tự các công việc để công việc quan trọng nhất luôn được hiển thị rõ ràng.

Điều này giúp tạo ra một quy trình làm việc linh hoạt và bền bỉ hơn. Việc xác định ưu tiên trở thành một quy trình chia sẻ, dựa trên dữ liệu thay vì chỉ là những phản ứng vội vã. Các nhà quản lý dành ít thời gian hơn cho việc giải quyết các vấn đề khẩn cấp. Các nhóm duy trì được sự tập trung và năng lượng. Công việc tiến triển với nhịp độ bền vững, ngay cả khi kế hoạch có thay đổi.

Mẹo số 5: Tái sử dụng nội dung

Việc tạo nội dung là một trong những khoản đầu tư tốn kém nhất mà một doanh nghiệp nhỏ phải thực hiện, dù trên giấy tờ có thể không thể hiện rõ điều đó. Chỉ riêng một bài đăng trên blog cũng đã tiêu tốn hàng giờ cho việc nghiên cứu, viết, chỉnh sửa và điều chỉnh nội dung.

Tuy nhiên, trong nhiều nhóm, những công việc đó chỉ được đăng tải một lần, chia sẻ qua loa, rồi dần bị lãng quên.

Khó khăn nằm ở việc làm thế nào để lồng ghép công việc đó vào lịch trình hàng ngày. Việc tái sử dụng nội dung thường khiến người ta cảm thấy như một dự án phụ với kết quả không rõ ràng. Các kênh truyền thông khác nhau đòi hỏi giọng điệu và định dạng khác nhau. Và nếu không có người chịu trách nhiệm rõ ràng, công việc này sẽ bị bỏ sót để nhường chỗ cho những công việc cấp bách hơn.

Kết quả là phải bỏ ra nhiều nỗ lực hơn, chịu áp lực lớn hơn và hiệu quả công việc ngày càng giảm sút.

Bạn có thể tái sử dụng nội dung gốc bằng AI như một phần tiếp nối của nội dung ban đầu. Thay vì phải bắt đầu lại từ đầu cho từng kênh, AI có thể điều chỉnh nội dung hiện có thành các định dạng phù hợp với từng kênh cụ thể.

🛠️ Bộ công cụ: Nếu bạn đang sử dụng ClickUp Docs, AI của bạn sẽ hoạt động trực tiếp dựa trên nguồn thông tin chính xác ban đầu. Một bài đăng trên blog có thể được chuyển đổi thành các chú thích trên mạng xã hội nhằm làm nổi bật những ý tưởng chính, các bản tóm tắt sẵn sàng gửi qua email để thu hút lưu lượng truy cập trở lại bài viết đầy đủ, hoặc các bản cập nhật ngắn cho bản tin và thông báo.

Ý định ban đầu vẫn được giữ nguyên, trong khi định dạng được điều chỉnh để phù hợp với kênh. Vì quy trình làm việc diễn ra ngay trong cùng một không gian làm việc nơi nội dung được tạo ra và kiểm duyệt, nên không có thông tin nào bị trùng lặp hay thất lạc.

Mẹo số 6: Tự động hóa phân tích dữ liệu và báo cáo

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều đã có sẵn dữ liệu cần thiết. Điều họ thiếu chính là thời gian hoặc không gian để phân tích và khai thác dữ liệu đó. Việc lập báo cáo thường trở thành một công việc mang tính phản ứng, bị kẹp giữa các hạn chót, cuộc họp và công việc cho khách hàng.

Một ví dụ phổ biến là cuộc họp đánh giá hoạt động hoặc lãnh đạo hàng tuần. Mục tiêu là nắm bắt tiến độ thực hiện, sức chứa của nhóm và các rủi ro sắp tới. Tuy nhiên, cuộc hội thoại lại bị mắc kẹt ở những câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như:

Khi các câu trả lời xuất hiện, cuộc họp gần như đã kết thúc. AI giúp loại bỏ trở ngại này bằng cách tóm tắt những nội dung quan trọng mà không bắt các nhóm phải đóng vai trò như các nhà phân tích.

Ví dụ, AI có thể chỉ ra rằng tốc độ hoàn thành công việc đã giảm trong hai tuần qua do một số công việc bị đình trệ trong quá trình xem xét. Nó có thể phát hiện các dấu hiệu rủi ro sớm, chẳng hạn như việc các mốc thời hạn bị trễ trong các dự án liên quan hoặc khối lượng công việc tập trung quá nhiều vào một thành viên trong nhóm.

Hoặc nó có thể tạo ra các báo cáo phân tích chi tiết, giúp các nhóm hiểu rõ hơn về các vấn đề.

🛠️ Bộ công cụ: Bảng điều khiển ClickUp, với các thẻ AI tích hợp sẵn, đã tập trung dữ liệu về dự án, công việc và hiệu suất tại một nơi duy nhất. AI bổ sung thêm một lớp phân tích cho dữ liệu đó. Thay vì phải xem xét các biểu đồ một cách thủ công, các nhà lãnh đạo có thể thấy những giải thích rõ ràng về những thay đổi theo thời gian, xu hướng đang hình thành ở đâu và những điểm bất thường nào cần được chú ý.

Mẹo số 7: Tạo tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới

Tài liệu hướng dẫn nhập môn thường bị bỏ quên vì nó được coi là một tài liệu tĩnh. Một hướng dẫn thường chỉ được viết một lần, lưu trữ ở đâu đó, và dần dần trở nên không đồng bộ khi các quy trình phát triển.

Trong các doanh nghiệp nhỏ, sự thay đổi diễn ra quá nhanh khiến việc cập nhật thủ công không thể theo kịp.

Các dấu hiệu này rất quen thuộc. Nhân viên mới phải dựa vào các hướng dẫn đã lỗi thời. Những câu hỏi lặp đi lặp lại liên tục xuất hiện trong các cuộc trò chuyện. Quá trình đào tạo và thích nghi mất nhiều thời gian hơn dự kiến, không phải vì nhân viên thiếu năng lực, mà vì thiếu sự rõ ràng.

AI thay đổi quy trình đào tạo nhân viên mới khi chuyển từ việc tạo/lập tài liệu sang hỗ trợ liên tục.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, các công việc, tài liệu và quy trình đã phản ánh cách thức công việc thực tế được thực hiện, và các Super Agents của nền tảng này có thể được cấu hình để theo dõi hoạt động đó liên tục. Thay vì phải chờ ai đó cập nhật hướng dẫn, một Super Agent có thể giúp tạo và duy trì nội dung hướng dẫn cho các thành viên trong nhóm của bạn dựa trên các quy trình làm việc thực tế.

Ví dụ, các nhân viên có thể:

Dưới đây là cách ClickUp hỗ trợ đẩy nhanh quá trình onboarding như một hệ thống:

Mẹo số 8: Gợi ý phản hồi cho bộ phận hỗ trợ khách hàng

Các đội ngũ hỗ trợ trong các doanh nghiệp nhỏ thường phải xử lý nhiều hơn chỉ là các yêu cầu hỗ trợ. Họ nắm vững kiến thức về sản phẩm, lịch sử tương tác với khách hàng và kỳ vọng của khách hàng, đồng thời phải phản hồi trong điều kiện áp lực về thời gian.

Trong những kỳ bận rộn, những câu hỏi tương tự cứ lặp đi lặp lại, và việc phải trả lời chúng nhiều lần trở thành một nguyên nhân tiềm ẩn làm tiêu tốn thời gian và sự tập trung.

Những trở ngại này thường xuất hiện theo những cách dễ dự đoán. Nhân viên hỗ trợ phải lục tìm trong các phiếu yêu cầu trước đây để tìm ra cách diễn đạt phù hợp. Họ cố gắng duy trì giọng điệu nhất quán trong các phản hồi được viết bởi những người khác nhau. Và khi lượng yêu cầu tăng đột biến, tốc độ bắt đầu ảnh hưởng đến chất lượng.

🛠️ Bộ công cụ: Các "siêu nhân viên" trong ClickUp cũng có thể giúp bạn xử lý việc này. Khi có yêu cầu mới, nhân viên có thể tự động hiển thị bối cảnh liên quan và đề xuất câu trả lời dựa trên những gì đã từng mang lại thành công.

Thay vì phải bắt đầu từ một mẫu trả lời trống, các nhân viên hỗ trợ sẽ nhận được một bản nháp phản ánh:

Mẹo số 9: Xác định rủi ro dự án

Rủi ro dự án hiếm khi xuất hiện một cách bất ngờ. Trong các doanh nghiệp nhỏ, chúng thường bắt đầu ngay từ giai đoạn tiếp nhận dự án.

Một dự án thường bắt đầu với thông tin chưa đầy đủ, những giả định mơ hồ hoặc quyền sở hữu chưa được xác định rõ ràng. Ban đầu, mọi thứ dường như đều nằm trong tầm kiểm soát. Tuy nhiên, theo thời gian, những lỗ hổng đó ngày càng tích tụ.

Phạm vi công việc chưa đầy đủ thường xuất hiện một cách âm thầm. Các nhóm của bạn phải cố gắng bù đắp, chịu đựng sự mơ hồ cho đến khi các mốc thời hạn bắt đầu bị trễ.

Khi rủi ro đã trở nên rõ ràng, chi phí đã ở mức cao.

AI hỗ trợ bằng cách phát hiện sớm những dấu hiệu này, trước khi chúng trở thành những vấn đề thực sự.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, quá trình tiếp nhận dự án diễn ra song song với quá trình thực hiện. Khi một dự án được tạo, AI kết hợp với các chuyên viên có thể rà soát phạm vi ban đầu để phát hiện các yếu tố còn thiếu, chẳng hạn như các đầu ra không rõ ràng, dòng thời gian chưa được xác định hoặc người chịu trách nhiệm chưa được chỉ định. Nếu thiếu bất kỳ yếu tố quan trọng nào, hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức.

Nhờ đó, các nhóm có thể điều chỉnh hướng đi kịp thời. Các dự án luôn được duy trì sự đồng bộ. Những vấn đề nhỏ sẽ không bao giờ có cơ hội phát triển thành những vấn đề tốn kém.

Dưới đây là cách Super Agent có thể giúp phát hiện rủi ro sớm. 👇🏼

Mẹo số 10: Kế hoạch sức chứa nhóm

Sự phát triển hiếm khi làm tan rã nhóm ngay lập tức. Nó gây áp lực lên hệ thống một cách âm thầm.

Việc lập kế hoạch sức chứa là một thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ vì các dấu hiệu thường dễ bị bỏ qua. Khối lượng công việc thay đổi theo từng tuần. Các ước tính thường có xu hướng lạc quan. Thông tin về những người thực sự đang làm việc hết sức chứa thường chỉ tồn tại trong suy nghĩ của từng cá nhân thay vì được lưu trữ trong một hệ thống chia sẻ.

Kết quả là, các nhóm thường phải chịu áp lực một cách âm thầm. Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ bằng cách hiển thị sức chứa và làm cho nó có thể đo lường được, thay vì chỉ dựa trên giả định.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, chế độ xem Khối lượng công việc cũng như Teams Hub cung cấp bức tranh tổng quan theo thời gian thực về sức chứa trên các dự án và các khoảng thời gian khác nhau. Các nhà quản lý có thể xem công việc được phân phối như thế nào, nỗ lực tập trung ở đâu, và khi nào một cá nhân đang gánh vác quá nhiều trách nhiệm trên đường dẫn quan trọng.

Hiển thị này thay đổi cách ra quyết định. Thay vì phải phản ứng với các hạn chót bị bỏ lỡ, các nhóm có thể nhận diện tình trạng quá tải ngay từ sớm.

AI mang lại một chiều sâu mới bằng cách xác định các công việc có nguy cơ bị ảnh hưởng do sự thay đổi trong ưu tiên hoặc khối lượng công việc ngày càng tăng, giúp các nhà quản lý không chỉ nắm rõ ai đang bận rộn mà còn dự đoán được áp lực sẽ gây ra vấn đề ở đâu tiếp theo.

Với sự rõ ràng này, các nhóm có thể dự báo khối lượng công việc chính xác hơn. Các nhà lãnh đạo biết khi nào cần điều chỉnh lại phân công công việc, hoãn các nhiệm vụ mới hoặc bắt đầu các cuộc hội thoại về tuyển dụng sớm hơn. Việc lập kế hoạch năng lực trở nên chủ động thay vì bị động.

Ví dụ về các doanh nghiệp nhỏ áp dụng thành công AI và tự động hóa

Các doanh nghiệp nhỏ thường tiếp cận AI với thái độ hoài nghi, và điều này hoàn toàn có lý do chính đáng. Những lời hứa mơ hồ không mang lại kết quả. Điều thực sự tạo nên sự khác biệt là việc chứng kiến cách các nhóm thực tế sử dụng tự động hóa để loại bỏ những điểm nghẽn cụ thể trong công việc hàng ngày của họ.

Các ví dụ dưới đây minh họa cách các nhóm có kích thước nhỏ và vừa tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa thực tiễn.

1. Red Sky: Tự động hóa các quy trình nhân sự và kiểm soát chi phí hoạt động

Red Sky, một studio khởi nghiệp chuyên hỗ trợ các nhà sáng lập và nhóm ở giai đoạn đầu, đã sử dụng ClickUp tự động hóa để tối ưu hóa các quy trình nội bộ vốn từng tốn rất nhiều thời gian.

Nhờ tự động hóa các công việc nhân sự thường nhật, gần 42% quy trình nhân sự đã được tự động hóa hoàn toàn, giúp giảm bớt gánh nặng cho các nhà quản lý và cho phép họ tập trung vào các công việc có giá trị cao. Công ty cũng ghi nhận sự giảm 80% tổng số cuộc họp và giảm 50% thời lượng mỗi cuộc họp, do tự động hóa giúp các nhóm duy trì sự đồng bộ trong việc cập nhật thông tin mà không cần phải liên tục kiểm tra tình hình theo thời gian thực. T

Chu kỳ tuyển dụng của họ đã giảm từ 21 ngày xuống còn 7 ngày, giúp tăng tốc độ tuyển dụng lên gấp ba lần và giải phóng bộ phận nhân sự để tập trung vào chất lượng ứng viên thay vì công tác điều phối.

2. Brandtegic: Giảm thời gian thiết lập công việc và đào tạo nhân viên mới

Nhóm Brandtegic đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian nhờ sử dụng các công cụ tự động hóa để xử lý các công việc thiết lập lặp đi lặp lại trong các dự án của khách hàng.

Việc trước đây mất hơn 20 phút để cấu hình thủ công cho mỗi dự án nay đã được rút ngắn xuống còn 2–3 phút, tương đương với việc giảm 90% thời gian thiết lập công việc, giúp tiết kiệm 15–25 giờ mỗi tuần. Họ cũng cắt giảm 60% thời gian tiếp nhận khách hàng mới và lập đề xuất thông qua các bản tóm tắt và báo giá tự động hóa.

3. CEMEX: Loại bỏ các bước chuyển giao thủ công trong quy trình làm việc tiếp thị

Tại nhóm tiếp thị của CEMEX, tự động hóa đã loại bỏ khoảng trễ 36 giờ trong việc thông báo giữa thời điểm hoàn thành công việc và việc thông báo cho các bên liên quan. Trước khi áp dụng tự động hóa, khi một biên tập viên hoàn thành công việc, ai đó phải thông báo thủ công cho những người khác, một quy trình thường kéo dài sang ngày làm việc tiếp theo.

Việc sử dụng Chế độ xem biểu mẫu (Form View ) và các mẫu tự động hóa của ClickUp để kích hoạt các bước dự án và cập nhật đã giúp quá trình giao tiếp trở nên tự động và tức thì.

4. Ovative Group: Giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại nhờ tự động hóa bằng AI

Các nhóm của Ovative Group đã dành rất nhiều thời gian cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại, bao gồm cập nhật trạng thái, thông báo và phân công công việc.

Sau khi triển khai tính năng tự động hóa dựa trên AI của ClickUp, các quy trình công việc thường ngày giờ đây được thực hiện tự động, giúp tiết kiệm hơn 20 phút cho mỗi công việc nhờ loại bỏ các bước thực hiện thủ công và giảm thiểu lỗi do con người gây ra.

Điều này cho thấy rằng việc tự động hóa ngay cả những công việc thông thường, lặp đi lặp lại cũng có thể giúp các nhóm tiết kiệm được thời gian thực sự, không phải nhờ công nghệ phức tạp, mà nhờ thiết kế tự động hóa được cân nhắc kỹ lưỡng.

5. Pontica Solutions: Tiết kiệm hơn 2.000 giờ nhờ tự động hóa

Pontica Solutions, một công ty chuyên về quy trình kinh doanh và gia công CNTT, đã mở rộng quy mô nhanh chóng nhưng nhận thấy các công việc lặp đi lặp lại đang làm mất đi thời gian quý báu.

Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc và quản lý công việc, nhóm đã tiết kiệm được hơn 2.000 giờ chỉ trong một năm. Họ đã xây dựng hơn 60.000 quy trình tự động hóa mỗi năm trên hơn 25 quy trình, loại bỏ các bước lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái, chuyển giao thông tin giữa các nhóm và điều phối hành chính.

Nhìn chung, những câu chuyện này cho thấy AI và tự động hóa hiệu quả trông như thế nào trong thực tế.

Không có nhóm nào trong số này áp dụng tự động hóa chỉ để chạy theo xu hướng hay thay thế con người. Họ sử dụng tự động hóa để loại bỏ những trở ngại vốn đã tồn tại trong công việc, từ việc bàn giao và thiết lập cho đến báo cáo và phối hợp.

Kết quả không chỉ là tiết kiệm thời gian, mà còn là hoạt động trơn tru hơn, phân công trách nhiệm rõ ràng hơn và tạo thêm không gian để các nhóm tập trung vào những công việc có ý nghĩa. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, lợi thế đó quan trọng hơn nhiều so với sự mới lạ.

Các phương pháp hay nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ khi sử dụng các công cụ tăng năng suất dựa trên AI

AI có thể mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng chỉ khi được áp dụng một cách có chủ đích. Mục tiêu không phải là sử dụng nhiều công cụ AI hơn, mà là giảm bớt các công việc thủ công, duy trì sự tập trung và tạo không gian cho các công việc chiến lược hơn.

Các phương pháp hay nhất sau đây phản ánh cách các chủ doanh nghiệp nhỏ triển khai AI thành công mà không làm tăng độ phức tạp hay rủi ro.

Bắt đầu công việc thông minh hơn với AI ngay hôm nay

AI không cần phải thay đổi hoàn toàn công việc của bạn để phát huy hiệu quả.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, AI mang lại giá trị lớn nhất khi hỗ trợ các quy trình làm việc hiện có thay vì thay thế chúng. Mục tiêu không phải là chuyển đổi chỉ vì mục đích chuyển đổi, mà là giải quyết những trở ngại khiến nhóm làm việc bị chậm lại hàng ngày.

Khi các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và báo cáo được tập trung tại một nơi, AI sẽ trở thành người bạn đồng hành luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Công nghệ này có thể tóm tắt công việc mà không cần phải theo dõi các bản cập nhật, phát hiện rủi ro trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, và giúp các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn với ít nỗ lực hơn. Công nghệ lùi vào hậu trường, trong khi sự rõ ràng và đà phát triển tiếp tục được duy trì.

Hãy bắt đầu làm cho công việc của doanh nghiệp nhỏ của bạn trở nên nhẹ nhàng, rõ ràng và bền vững hơn.