10 Cách Doanh Nghiệp Nhỏ Sử Dụng AI Để Vượt Trội So Với Đối Thủ

Chán ngán việc tìm kiếm “mẹo tăng năng suất bằng AI cho doanh nghiệp nhỏ”? Chúng tôi có giải pháp cho bạn!

Doanh nghiệp nhỏ không thiếu tham vọng. Họ thiếu sự linh hoạt.

Mỗi vai trò, cuộc họp và sự chậm trễ đều có tác động trực tiếp và tích lũy đến các yếu tố khác. Khi có sự cố xảy ra, hiếm khi có người sao lưu hoặc thời gian dư thừa để xử lý hậu quả.

Đó là lý do tại sao các lời khuyên về năng suất dành cho doanh nghiệp nhỏ thường không hiệu quả. Tuyển dụng thêm nhân viên không phải là giải pháp. Thêm năm công cụ mới có thể gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết. Ngay cả những "phương pháp tốt nhất" cũng có thể cảm thấy không thực tế khi bạn đang cố gắng giữ khách hàng hài lòng và dòng tiền ổn định.

AI chỉ thực sự thay đổi cục diện khi được tích hợp vào các quy trình làm việc hiện có. Không phải là một dự án độc lập, mà là một lớp công nghệ thực tiễn giúp loại bỏ các rào cản trong các công việc đã có sẵn.

Bài viết này khám phá 10 mẹo tăng năng suất bằng AI mà các nhóm doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng để vượt qua giới hạn của mình. Mỗi phần bắt đầu bằng một vấn đề thực tế trong hoạt động kinh doanh, giải thích cách AI hỗ trợ trong thực tế và minh họa cách ClickUp tích hợp mượt mà vào giải pháp đó mà không làm phức tạp thêm.

Mẹo #1: Tự động tạo bản cập nhật trạng thái dự án

Cập nhật trạng thái là một trong những yếu tố tiêu tốn thời gian bị đánh giá thấp nhất.

Nhìn từ bên ngoài, chúng có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, bên trong, chúng đòi hỏi việc thu thập thông tin, xác minh và sử dụng ngôn ngữ cẩn thận. Trong các doanh nghiệp nhỏ, các bản cập nhật trạng thái thường gây ra những vấn đề này:

Chi phí thực sự không chỉ là thời gian, mà còn là sự tập trung. Mỗi lần cập nhật đều kéo ai đó ra khỏi công việc sâu và buộc họ phải tái cấu trúc những gì đã xảy ra. AI hỗ trợ ở đây bằng cách tóm tắt công việc trực tiếp từ nguồn. Thay vì yêu cầu mọi người giải thích tiến độ, nó đọc các tín hiệu đã có sẵn trong hệ thống.

🛠️ Bộ công cụ: Trong một Không gian Làm việc AI tích hợp như ClickUp, công việc dự án được tổ chức thành các công việc, bình luận, ngày đáo hạn và trạng thái. ClickUp Brain có thể quét hoạt động này và tạo ra các bản cập nhật trạng thái rõ ràng, chính xác bao gồm:

Vì bản cập nhật được tạo ra từ dữ liệu thời gian thực, nó luôn được cập nhật. Các nhóm không còn phải viết lại cùng một thông tin cho các đối tượng khác nhau. Lãnh đạo có thể hiển thị tình hình mà không cần phải theo đuổi các bản cập nhật. Kinh doanh tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, có thể chuyển hướng vào công việc thực tế.

Mẹo #2: Lịch trình cuộc họp và theo dõi sau cuộc họp được hỗ trợ bởi AI

Cuộc họp không tự bản thân là kém hiệu quả. Điều làm hỏng chúng là những gì xảy ra sau khi cuộc hội thoại kết thúc.

Trong các nhóm nhỏ, điều này thể hiện rõ qua nhiều loại cuộc họp, từ các cuộc họp kiểm tra hàng tuần đến các cuộc họp đánh giá khách hàng. Các cuộc họp chiến lược là một ví dụ rõ ràng, vì chi phí của việc không thực hiện đúng cam kết trong các cuộc họp này có thể đặc biệt cao.

Trong các phiên họp này, các nhóm đang cố gắng xác định hướng đi, thống nhất ưu tiên và đưa ra quyết định định hình công việc sắp tới. Tuy nhiên, những vấn đề tương tự thường xuất hiện:

Trong cuộc họp, sự đồng thuận dường như rất rõ ràng. Nhưng sau khi kết thúc, việc thực thi bắt đầu lệch hướng. Mỗi người nhớ lại những kết luận khác nhau. Ưu tiên trở nên mờ nhạt. Chiến lược dần dần bị hòa tan trở lại vào công việc hàng ngày.

AI hỗ trợ bằng cách tự động chuyển đổi kết quả cuộc họp thành công việc có cấu trúc.

🛠️ Bộ công cụ: Với các công cụ như ClickUp AI Notetaker và ClickUp Brain, các cuộc họp được ghi lại với đầy đủ bối cảnh. Trí tuệ nhân tạo tập trung vào những gì quan trọng cho việc thực thi, bao gồm:

Các mục hành động sẽ được chuyển thành công việc ngay lập tức, liên kết với các dự án và tài liệu liên quan. Theo thời gian, các chương trình họp sẽ được cải thiện. Các ghi chú cuộc họp trước đó, câu hỏi chưa được giải quyết và công việc chưa hoàn thành sẽ được sử dụng để lập kế hoạch cho các cuộc họp tiếp theo. Cuộc họp trở nên dễ chuẩn bị hơn và tập trung hơn khi bắt đầu. Xem quy trình làm việc trong hành động. 👇🏼

Mẹo #3: Bản nháp giao tiếp tự động hóa với khách hàng

Giao tiếp với khách hàng là một trong những khía cạnh đòi hỏi nhiều cảm xúc nhất khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Mỗi tin nhắn đều mang theo kỳ vọng. Mỗi sự chậm trễ đều cảm thấy cá nhân, đặc biệt khi mối quan hệ vẫn đang được xây dựng.

Áp lực này không chỉ xuất hiện trong các bản cập nhật cho khách hàng mà còn trong các hoạt động tiếp thị bán hàng. Việc theo dõi một khách hàng tiềm năng thường đòi hỏi cùng một công việc tinh thần. Bạn phải nhớ nơi cuộc hội thoại đã dừng lại, những gì đã hứa hẹn và cách tiếp tục tiến triển mà không khiến đối phương cảm thấy nhàm chán hoặc bị ép buộc.

Sự cản trở thường xuất phát từ:

Đối với hoạt động tiếp cận khách hàng, email theo dõi phải phản ánh tình trạng thực tế của giao dịch. Thay vì các thông điệp chung chung, nội dung email nên đề cập đến các cuộc hội thoại trước đó, các bước tiếp theo đã thỏa thuận hoặc các hành động đang chờ xử lý. Hoạt động tiếp cận sẽ mang tính cá nhân hóa và có chủ đích, không phải là tự động hóa.

AI có thể hỗ trợ ở đây để đảm bảo rằng giao tiếp dựa trên công việc thực tế và bối cảnh thực tế.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, AI có thể tạo các bản nháp hướng đến khách hàng hoặc đối tượng tiềm năng bằng cách sử dụng:

Các bản nháp này dựa trên thực tế, không phải mẫu có sẵn. Chúng cung cấp cho nhóm một điểm khởi đầu vững chắc. Một người thật vẫn sẽ xem xét nội dung, điều chỉnh giọng điệu và cá nhân hóa trước khi gửi.

Phương pháp này giải quyết vấn đề trang trắng mà không loại bỏ sự phán đoán của con người. Thực tế, bạn thậm chí có thể tạo ra một trợ lý tùy chỉnh để tạo ra những bản nháp đầu tiên. Chúng tôi đã làm điều đó!

Đây là cách nó hoạt động:

Mẹo #4: Ưu tiên công việc dựa trên Khối lượng công việc

Trong các doanh nghiệp nhỏ, việc ưu tiên công việc hiếm khi cố định. Một yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng, một lỗi kỹ thuật hoặc một vấn đề phụ thuộc có thể làm thay đổi toàn bộ kế hoạch trong ngày.

Hãy lấy quy trình làm việc Agile làm ví dụ. Vấn đề thường bắt đầu từ những ý định tốt. Công việc được thêm vào sprint hoặc kế hoạch hàng tuần mà không có cái nhìn rõ ràng về những người đã đạt đến sức chứa công việc. Các công việc di chuyển nhanh chóng từ danh sách công việc chưa hoàn thành sang "đang thực hiện", trong khi các hạn chót cạnh tranh chồng chất trên các dự án.

Điều này xảy ra vì việc ưu tiên công việc thủ công thường phụ thuộc nhiều vào việc kiểm tra tiến độ và trực giác. Quản lý hỏi tình hình công việc thế nào. Các thành viên trong nhóm trả lời rằng mọi thứ đều ổn. Đến khi quá tải trở nên hiển thị, đã quá muộn để khắc phục mà không gây gián đoạn.

AI thay đổi cách tiếp cận bằng cách phân tích mô hình khối lượng công việc của toàn nhóm, không chỉ danh sách công việc. Nó xem xét các mốc thời gian, ước tính nỗ lực, mối quan hệ phụ thuộc và các công việc hiện tại cùng nhau. Thay vì phản ứng với vấn đề, các nhóm có thể nhận ra chúng trước khi chúng phát sinh.

🛠️ Bộ công cụ: Tự động hóa trong ClickUp trở thành giải pháp đột phá để khắc phục khoảng cách này. Với các tính năng như AI Assign và AI Prioritize, công việc có thể được phân công một cách thông minh hơn khi điều kiện thay đổi.

Khi một công việc ưu tiên cao được đưa vào hệ thống, AI có thể đề xuất người chịu trách nhiệm phù hợp dựa trên khối lượng công việc hiện tại và khả năng sẵn sàng. Khi ưu tiên thay đổi giữa các sprint, AI có thể giúp sắp xếp lại các công việc để công việc quan trọng nhất luôn được hiển thị.

Điều này tạo ra một quy trình làm việc linh hoạt và bền bỉ hơn. Việc ưu tiên công việc trở thành một quy trình chia sẻ, dựa trên dữ liệu thay vì một cuộc chạy đua phản ứng. Các nhà quản lý dành ít thời gian hơn cho việc giải quyết vấn đề cấp bách. Nhóm duy trì sự tập trung và năng lượng. Công việc tiến triển với tốc độ bền vững, ngay cả khi kế hoạch thay đổi.

Mẹo #5: Tái sử dụng nội dung

Tạo nội dung là một trong những khoản đầu tư tốn kém nhất mà doanh nghiệp nhỏ phải thực hiện, ngay cả khi điều đó không thể hiện rõ trên giấy tờ. Một bài viết blog duy nhất đòi hỏi hàng giờ nghiên cứu, viết, chỉnh sửa và điều chỉnh.

Tuy nhiên, trong nhiều nhóm, công việc đó chỉ được công bố một lần, chia sẻ sơ lược và sau đó bị lãng quên một cách im lặng.

Vấn đề nảy sinh từ cách công việc đó được sắp xếp trong ngày. Việc tái sử dụng nội dung giống như một dự án phụ với kết quả không rõ ràng. Các kênh khác nhau yêu cầu giọng điệu và định dạng khác nhau. Và nếu không có người chịu trách nhiệm rõ ràng, công việc đó sẽ bị bỏ qua để ưu tiên cho công việc cấp bách hơn.

Kết quả là nỗ lực nhiều hơn, áp lực lớn hơn và hiệu quả công việc ngày càng giảm sút.

Bạn có thể tái sử dụng nội dung gốc bằng AI như một phần tiếp nối của nội dung gốc. Thay vì phải bắt đầu từ đầu cho mỗi kênh, AI có thể điều chỉnh nội dung hiện có thành các định dạng phù hợp với từng kênh cụ thể.

🛠️ Bộ công cụ: Nếu bạn đang sử dụng ClickUp Docs, AI của bạn sẽ hoạt động trực tiếp từ nguồn dữ liệu chính xác. Một bài viết blog có thể được chuyển đổi thành các tiêu đề mạng xã hội nhấn mạnh ý tưởng chính, tóm tắt sẵn sàng cho email để thu hút lưu lượng truy cập trở lại bài viết đầy đủ, hoặc các bản cập nhật ngắn cho bản tin và thông báo.

Ý nghĩa vẫn được giữ nguyên, trong khi định dạng được điều chỉnh để phù hợp với kênh. Vì quy trình làm việc diễn ra trong cùng một không gian làm việc nơi nội dung được tạo ra và xem xét, không có gì bị trùng lặp hoặc mất mát.

Mẹo #6: Tự động hóa phân tích dữ liệu và báo cáo

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đã có dữ liệu cần thiết. Điều họ thiếu là thời gian hoặc không gian để phân tích và tận dụng dữ liệu đó. Việc báo cáo thường trở thành một công việc phản ứng, bị kẹp giữa các hạn chót, cuộc họp và công việc với khách hàng.

Một ví dụ phổ biến là cuộc họp đánh giá hoạt động hoặc lãnh đạo hàng tuần. Mục tiêu là hiểu tiến độ thực hiện, sức chứa của nhóm và các rủi ro sắp tới. Thay vào đó, cuộc hội thoại lại bị mắc kẹt ở những câu hỏi cơ bản như:

Khi câu trả lời xuất hiện, cuộc họp gần như đã kết thúc. AI loại bỏ rào cản này bằng cách tóm tắt những điều quan trọng mà không bắt các nhóm phải trở thành nhà phân tích.

Ví dụ, AI có thể chỉ ra rằng tốc độ giao hàng đã giảm trong hai tuần qua do một số công việc bị đình trệ trong quá trình kiểm tra. Nó có thể phát hiện các dấu hiệu rủi ro sớm, chẳng hạn như thời hạn bị trễ trong các dự án liên quan hoặc khối lượng công việc tập trung vào một thành viên trong nhóm.

Hoặc nó có thể tạo ra các phân tích chi tiết, giúp các nhóm hiểu rõ hơn về các vấn đề.

🛠️ Bộ công cụ: Bảng điều khiển ClickUp, với thẻ AI tích hợp sẵn, đã tập trung dữ liệu dự án, công việc và hiệu suất vào một nơi duy nhất. AI cung cấp lớp phân tích trên dữ liệu đó. Thay vì phải xem xét biểu đồ thủ công, các nhà lãnh đạo có thể thấy giải thích rõ ràng về những thay đổi theo thời gian, xu hướng đang hình thành và những bất thường cần chú ý.

Mẹo #7: Tạo tài liệu hướng dẫn onboarding

Tài liệu hướng dẫn onboarding thường bị tụt hậu vì được coi là một tài liệu tĩnh. Một hướng dẫn được viết một lần, lưu trữ ở đâu đó, và dần dần không còn đồng bộ khi các quy trình phát triển.

Trong các doanh nghiệp nhỏ, sự thay đổi diễn ra quá nhanh để các cập nhật thủ công có thể theo kịp.

Các triệu chứng này không còn xa lạ. Nhân viên mới phải dựa vào các hướng dẫn lỗi thời. Cùng một câu hỏi được lặp đi lặp lại trong trò chuyện. Thời gian đào tạo kéo dài hơn dự kiến, không phải vì nhân viên thiếu năng lực, mà vì thiếu sự rõ ràng.

AI thay đổi quy trình onboarding khi chuyển từ việc tạo/lập tài liệu sang hỗ trợ liên tục.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, các công việc, tài liệu và quy trình đã phản ánh cách công việc thực sự được thực hiện, và các Trợ lý AI của nó có thể được cấu hình để theo dõi hoạt động đó liên tục. Thay vì phải chờ ai đó cập nhật hướng dẫn, một trợ lý có thể giúp tạo và duy trì nội dung hướng dẫn cho các thành viên trong nhóm của bạn dựa trên các quy trình làm việc thực tế.

Ví dụ, các đại lý có thể:

Điều này biến quá trình onboarding thành một hệ thống linh hoạt. Tài liệu của bạn sẽ phát triển cùng với công việc thay vì tụt hậu so với nó.

Mẹo #8: Gợi ý phản hồi hỗ trợ khách hàng

Đội ngũ hỗ trợ trong doanh nghiệp nhỏ thường phải xử lý nhiều hơn chỉ là các yêu cầu hỗ trợ. Họ nắm giữ kiến thức sản phẩm, lịch sử khách hàng và kỳ vọng của khách hàng, đồng thời phải phản hồi trong điều kiện áp lực thời gian.

Trong những kỳ bận rộn, những câu hỏi tương tự liên tục xuất hiện, và việc trả lời chúng lặp đi lặp lại trở thành một gánh nặng tiềm ẩn về thời gian và sự tập trung.

Sự cản trở xuất hiện theo những cách có thể dự đoán được. Nhân viên hỗ trợ tìm kiếm qua các phiếu yêu cầu trước đó để tìm ra cách diễn đạt phù hợp. Họ cố gắng duy trì giọng điệu nhất quán trong các phản hồi được viết bởi nhiều người khác nhau. Và khi lượng yêu cầu tăng đột biến, tốc độ bắt đầu cạnh tranh với chất lượng.

🛠️ Bộ công cụ: Các trợ lý AI trong ClickUp cũng có thể giúp bạn xử lý điều này. Khi có yêu cầu mới, trợ lý có thể tự động hiển thị bối cảnh liên quan và đề xuất phản hồi dựa trên những gì đã thành công trước đó.

Thay vì bắt đầu từ một phản hồi trống, các nhân viên hỗ trợ sẽ nhận được một bản nháp phản ánh:

Mẹo #9: Xác định rủi ro dự án

Rủi ro dự án hiếm khi xuất hiện một cách đột ngột. Trong các doanh nghiệp nhỏ, chúng thường bắt đầu từ giai đoạn tiếp nhận dự án.

Một dự án bắt đầu với thông tin không đầy đủ, giả định mơ hồ hoặc quyền sở hữu chưa được xác định. Ban đầu, mọi thứ dường như có thể quản lý được. Theo thời gian, những khoảng trống đó ngày càng tích tụ.

Một phạm vi công việc không đầy đủ thường xuất hiện một cách âm thầm. Các nhóm của bạn sẽ cố gắng bù đắp, chấp nhận sự mơ hồ cho đến khi các mốc thời gian bắt đầu trễ hẹn.

Khi rủi ro đã rõ ràng, chi phí đã quá cao.

AI giúp phát hiện sớm những dấu hiệu này trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, việc tiếp nhận dự án diễn ra song song với quá trình thực hiện. Khi một dự án được tạo ra, AI và các trợ lý có thể kiểm tra phạm vi ban đầu để phát hiện các yếu tố thiếu sót, chẳng hạn như các deliverables không rõ ràng, dòng thời gian chưa được xác định hoặc chủ sở hữu chưa được phân công. Nếu có yếu tố quan trọng nào đó bị thiếu, nó sẽ được đánh dấu ngay lập tức.

Với điều này, các nhóm có thể điều chỉnh hướng đi kịp thời. Các dự án luôn được duy trì sự đồng bộ. Những vấn đề nhỏ không bao giờ có cơ hội phát triển thành những vấn đề tốn kém.

Dưới đây là cách một trợ lý AI đánh giá sẵn sàng dự án có thể giúp phát hiện rủi ro sớm. 👇🏼

Mẹo #10: Kế hoạch sức chứa nhóm

Sự phát triển hiếm khi làm tan rã nhóm một cách đột ngột. Nó tác động lên hệ thống một cách âm thầm.

Lập kế hoạch sức chứa là một thách thức đối với doanh nghiệp nhỏ vì các tín hiệu dễ bị bỏ qua. Khối lượng công việc thay đổi theo từng tuần. Các ước tính thường có xu hướng lạc quan. Thông tin về ai thực sự đang hoạt động hết sức chứa thường nằm trong đầu mọi người thay vì trong một hệ thống chung.

Kết quả là, các nhóm phải chịu áp lực một cách im lặng. AI giúp bằng cách hiển thị sức chứa và làm cho nó có thể đo lường được, thay vì chỉ dựa trên giả định.

🛠️ Bộ công cụ: Trong ClickUp, chế độ xem Khối lượng công việc cung cấp cái nhìn thời gian thực về sức chứa trên các dự án và khoảng thời gian. Các nhà quản lý có thể xem cách công việc được phân phối, nơi nỗ lực được tập trung và khi một cá nhân đang gánh vác quá nhiều trách nhiệm trên đường dẫn quan trọng.

Hiển thị này thay đổi cách ra quyết định. Thay vì phản ứng với các hạn chót bị bỏ lỡ, các nhóm có thể nhận ra tình trạng quá tải từ sớm.

AI cung cấp một lớp phân tích bổ sung bằng cách xác định các công việc có nguy cơ do sự thay đổi ưu tiên hoặc khối lượng công việc tăng lên, giúp nhà quản lý không chỉ hiểu ai đang bận rộn mà còn dự đoán nơi áp lực sẽ gây ra vấn đề tiếp theo.

Với sự rõ ràng này, các nhóm có thể dự đoán khối lượng công việc chính xác hơn. Lãnh đạo biết khi nào cần điều chỉnh lại phân công công việc, hoãn các dự án mới hoặc bắt đầu cuộc hội thoại về việc tuyển dụng sớm hơn. Kế hoạch năng lực trở nên chủ động thay vì phản ứng.

Ví dụ về các doanh nghiệp nhỏ thành công trong việc áp dụng AI và tự động hóa

Các doanh nghiệp nhỏ thường tiếp cận AI với sự hoài nghi, và điều đó hoàn toàn có lý do. Những lời hứa mơ hồ không mang lại kết quả. Điều thực sự tạo ra sự khác biệt là xem cách các nhóm thực tế sử dụng tự động hóa để loại bỏ các điểm nghẽn cụ thể trong công việc hàng ngày của họ.

Các ví dụ dưới đây minh họa cách các nhóm nhỏ và vừa tiết kiệm thời gian thông qua tự động hóa thực tiễn.

1. Red Sky: Tự động hóa quy trình nhân sự và giảm chi phí hoạt động

Red Sky, một studio khởi nghiệp hợp tác với các nhà sáng lập và nhóm ở giai đoạn đầu, đã sử dụng ClickUp tự động hóa để tối ưu hóa các quy trình nội bộ từng tốn nhiều thời gian.

Bằng cách tự động hóa các công việc HR thường xuyên, gần 42% quy trình HR đã được tự động hóa hoàn toàn, giảm bớt gánh nặng cho quản lý và cho phép họ tập trung vào công việc có giá trị cao. Công ty cũng ghi nhận giảm 80% tổng số cuộc họp và giảm 50% thời lượng cuộc họp, vì tự động hóa giúp các nhóm duy trì sự đồng bộ mà không cần kiểm tra liên tục. T

Chu kỳ tuyển dụng của họ đã giảm từ 21 ngày xuống còn 7 ngày, tăng gấp ba lần tốc độ tuyển dụng và giải phóng bộ phận nhân sự để tập trung vào chất lượng ứng viên thay vì công tác điều phối.

2. Brandtegic: Giảm thời gian thiết lập công việc và đào tạo nhân viên

Nhóm của Brandtegic đã tiết kiệm được thời gian đáng kể bằng cách sử dụng các công cụ tự động hóa để thực hiện các công việc thiết lập lặp đi lặp lại trên các dự án của khách hàng.

Thời gian cấu hình thủ công cho mỗi dự án trước đây mất hơn 20 phút nay đã được rút ngắn xuống còn 2–3 phút, tương đương với giảm 90% thời gian thiết lập công việc, giúp tiết kiệm 15–25 giờ mỗi tuần. Họ cũng giảm thời gian onboarding khách hàng và tạo đề xuất xuống 60% nhờ các bản tóm tắt và báo giá tự động hóa.

3. CEMEX: Loại bỏ các bước chuyển giao thủ công trong quy trình làm việc tiếp thị

Tại nhóm marketing của CEMEX, tự động hóa đã loại bỏ khoảng trễ giao tiếp 36 giờ giữa việc hoàn thành công việc và thông báo cho các bên liên quan. Trước khi áp dụng tự động hóa, khi một biên tập viên hoàn thành công việc, ai đó phải thông báo thủ công cho người khác, một quy trình thường kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo.

Sử dụng chế độ xem biểu mẫu (Form View ) và các mẫu tự động hóa của ClickUp để kích hoạt các bước dự án và cập nhật, giúp quá trình giao tiếp trở nên tự động và tức thì.

4. Ovative Group: Giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại bằng tự động hóa AI

Các nhóm của Ovative Group dành phần lớn thời gian trong ngày cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái, thông báo và phân công công việc.

Sau khi triển khai tự động hóa AI của ClickUp, các quy trình làm việc thường xuyên nay được thực hiện tự động, tiết kiệm hơn 20 phút cho mỗi công việc bằng cách loại bỏ các bước thủ công và giảm thiểu lỗi của con người.

Điều này cho thấy việc tự động hóa ngay cả những công việc thông thường, lặp đi lặp lại có thể giải phóng thời gian thực sự cho các nhóm, không phải bằng công nghệ phức tạp, mà bằng thiết kế tự động hóa thông minh.

5. Pontica Solutions: Tiết kiệm hơn 2.000 giờ với các giải pháp tự động hóa

Pontica Solutions, một công ty chuyên về gia công quy trình kinh doanh và công nghệ thông tin, đã phát triển nhanh chóng nhưng phát hiện ra rằng công việc lặp đi lặp lại đang chiếm dụng thời gian quý báu.

Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc và quản lý công việc, nhóm đã tiết kiệm được hơn 2.000 giờ trong một năm. Họ đã xây dựng hơn 60.000 quy trình tự động hóa hàng năm trên hơn 25 quy trình, loại bỏ các bước lặp lại như cập nhật trạng thái, chuyển giao thông tin giữa các đội ngũ và phối hợp hành chính.

Khi kết hợp lại, những câu chuyện này cho thấy AI và tự động hóa hiệu quả trông như thế nào trong thực tế.

Không có nhóm nào trong số này áp dụng tự động hóa để theo đuổi xu hướng hay thay thế con người. Họ sử dụng nó để loại bỏ các rào cản trong công việc đã tồn tại, từ việc chuyển giao công việc và thiết lập đến báo cáo và phối hợp.

Kết quả không chỉ là tiết kiệm thời gian, mà còn là hoạt động trơn tru hơn, quyền sở hữu rõ ràng hơn và nhiều không gian hơn cho các nhóm tập trung vào công việc có ý nghĩa. Đối với doanh nghiệp nhỏ, loại lợi thế này quan trọng hơn nhiều so với sự mới mẻ.

Các phương pháp tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ khi sử dụng công cụ tăng năng suất AI

AI có thể mang lại sức mạnh cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng chỉ khi được áp dụng một cách có chủ đích. Mục tiêu không phải là sử dụng nhiều công cụ AI hơn. Mục tiêu là giảm bớt các công việc thủ công, bảo vệ sự tập trung và tạo không gian cho các công việc chiến lược hơn.

Các phương pháp tốt nhất sau đây thể hiện cách chủ doanh nghiệp nhỏ thành công trong việc áp dụng AI mà không làm tăng độ phức tạp hoặc rủi ro.

Bắt đầu công việc thông minh hơn với AI ngay hôm nay!

AI không cần phải thay đổi hoàn toàn cách công việc của bạn để trở nên hiệu quả.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, công nghệ AI mang lại giá trị lớn nhất khi hỗ trợ các quy trình làm việc hiện có thay vì thay thế chúng. Mục tiêu không phải là chuyển đổi vì chính nó, mà là giảm bớt những rào cản khiến nhóm làm việc chậm lại hàng ngày.

Khi các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và báo cáo được tập trung tại một nơi, AI sẽ trở thành người bạn đồng hành thông minh của bạn.

Nó có thể tóm tắt công việc mà không cần theo dõi các cập nhật, phát hiện rủi ro trước khi chúng trở nên nghiêm trọng và giúp các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn với ít nỗ lực hơn. Công nghệ lùi vào hậu trường, trong khi sự rõ ràng và động lực tiếp tục phát triển.

Tải ngay cẩm nang AI hoàn thành và bắt đầu làm công việc nhẹ nhàng hơn, rõ ràng hơn và bền vững hơn.