10 mẫu sổ tay nhân viên miễn phí ở định dạng Word và ClickUp
Việc soạn thảo sổ tay nhân viên là điều bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào.
Sổ tay này đóng vai trò là tài liệu tham khảo cho cả người sử dụng lao động và người lao động, giúp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm và những kỳ vọng của mình tại nơi làm việc. Một sổ tay nhân viên hiệu quả cần phải toàn diện nhưng súc tích, đồng thời bao quát các chủ đề như hành vi được chấp nhận, quy trình an toàn, hướng dẫn về tiền lương và chính sách nghỉ phép.
Mặc dù các tài liệu này là một phần quan trọng trong việc điều hành kinh doanh, nhưng đôi khi bạn có thể gặp khó khăn trong việc xác định nội dung cần bao gồm và cách bắt đầu. May mắn thay, chúng tôi đã hoàn thành mọi công việc khó khăn thay cho bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích mẫu sổ tay nhân viên là gì và những yếu tố nào tạo nên một mẫu sổ tay nhân viên tốt. Sau đó, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 mẫu sổ tay nhân viên yêu thích nhất của chúng tôi, để bạn có thể bắt tay ngay vào việc tạo ra sổ tay của riêng mình.
Mẫu sổ tay nhân viên là gì?
Trước khi bàn về các mẫu tài liệu, hãy cùng nhau làm rõ khái niệm về sổ tay nhân viên là gì.
Sổ tay nhân viên là tài liệu cung cấp thông tin quan trọng cho nhân viên về các chính sách và quy trình của tổ chức, cũng như các quyền và trách nhiệm của họ tại nơi làm việc.
Các mẫu này đóng vai trò như những hướng dẫn giúp toàn thể nhân viên hiểu rõ vai trò công việc của mình và tuân thủ các quy định của công ty, bao gồm các chủ đề như cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành tiêu chuẩn, quy tắc ứng xử, ngày nghỉ, nghỉ ốm, các quyền lợi khác dành cho nhân viên, quy trình kỷ luật và nhiều nội dung khác.
Một cuốn sổ tay nhân viên hiệu quả là yếu tố thiết yếu để tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và có năng suất cao, vì nó giúp xác định rõ các kỳ vọng, xây dựng lòng tin giữa nhân viên và người sử dụng lao động, làm rõ vai trò và trách nhiệm, xây dựng văn hóa tôn trọng lẫn nhau, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Nhân viên cần được thông báo về nội dung của cuốn sổ tay ngay từ đầu quá trình làm việc để đảm bảo họ hiểu rõ các chính sách và quy trình của công ty; đồng thời, bất kỳ thay đổi nào cũng cần được thông báo kịp thời để tránh nhầm lẫn.
Với một cuốn sổ tay nhân viên toàn diện và cập nhật, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng nhân viên của mình luôn được thông tin đầy đủ và được tôn trọng trong công việc cùng nhau hướng tới thành công.
Sử dụng mẫu để soạn thảo sổ tay nhân viên là cách dễ nhất để bắt đầu.
Mẫu tài liệu đơn giản là những bản hướng dẫn sẵn có, giúp bạn xác định những nội dung cần có trong sổ tay nhân viên. Một mẫu tài liệu thường bao gồm các phần như cơ cấu tổ chức, quản lý hiệu suất, kế hoạch lương thưởng, chính sách phúc lợi, quy trình an toàn và quy trình kỷ luật. Ngoài ra, mẫu này có thể được tùy chỉnh để bao gồm các thông tin cụ thể của từng doanh nghiệp, chẳng hạn như sứ mệnh và giá trị cốt lõi, hướng dẫn dịch vụ khách hàng và các sáng kiến về đa dạng hóa.
Điều gì tạo nên một mẫu sổ tay nhân viên tốt?
Một mẫu sổ tay nhân viên tốt là mẫu phải toàn diện, dễ hiểu và phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty bạn. Dưới đây là một số đặc điểm chính của một mẫu tốt:
- Chi tiết: Một mẫu tốt nên bao quát mọi phần quan trọng cần có trong sổ tay nhân viên. Bạn luôn có thể loại bỏ những phần không áp dụng cho kinh doanh của mình, nhưng tốt hơn hết là nên sử dụng một mẫu quá chi tiết thay vì một mẫu thiếu thông tin quan trọng.
- Có thể tùy chỉnh: Một mẫu sổ tay nhân viên tốt cần phải có thể tùy chỉnh, cho phép bạn thêm hoặc bớt các chính sách dựa trên nhu cầu cụ thể của mình. Mẫu này cũng cần cho phép bạn điều chỉnh ngôn ngữ và giọng điệu sao cho phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty, đồng thời dễ dàng cập nhật để đảm bảo nội dung luôn chính xác và tuân thủ quy định.
- Dễ tiếp cận: Một mẫu sổ tay nhân viên tốt phải là kết quả của việc đảm bảo sản phẩm hoàn thiện dễ dàng tiếp cận đối với tất cả nhân viên, cả tại văn phòng công ty lẫn khi làm việc từ xa. Sổ tay này cần có sẵn ở cả định dạng in và định dạng kỹ thuật số, đồng thời phải dễ truy cập và dễ tìm kiếm thông tin.
- Tính nhất quán: Một mẫu tài liệu tốt cần đảm bảo tính nhất quán về định dạng, thiết kế, ngôn ngữ và giọng điệu. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận được cùng một thông tin và tránh được sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm.
Khi lựa chọn mẫu, hãy lưu ý những yếu tố sau. Cuối cùng, bạn nên chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên, với định dạng phù hợp với lực lượng lao động của bạn.
10 mẫu sổ tay nhân viên ở định dạng Word và ClickUp
Chúng tôi đã tổng hợp mười mẫu sổ tay nhân viên được yêu thích nhất để giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo ra một cuốn sổ tay toàn diện, được soạn thảo chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Những mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm nỗ lực và thời gian, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên của bạn có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành tốt vai trò của mình.
1. Mẫu Sổ tay Nhân viên Nâng cao của ClickUp
Đôi khi, một cuốn sổ tay nhân viên ở mức tổng quan, chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất, là chưa đủ. Nếu công ty của bạn cần một cuốn sổ tay toàn diện hơn, đáp ứng mọi nhu cầu, Mẫu Sổ tay Nhân viên Nâng cao của ClickUp chính là lựa chọn dành cho bạn.
Mẫu Sổ tay Nhân viên này bao gồm:
- Hướng dẫn chi tiết để bắt đầu, trong đó giải thích rõ từng phần và cung cấp các mẹo cũng như tài nguyên về việc thu thập và soạn thảo thông tin11 phần thông tin, bao gồm các phần về quá trình nhập môn, văn hóa doanh nghiệp, chính sách nơi làm việc (như quy định về trang phục, thời gian nghỉ có lương và xung đột lợi ích), thông tin về công ty, chính sách làm việc từ xa, quy tắc ứng xử tiêu chuẩn, thực tiễn kinh doanh, chính sách chấm công, đánh giá hiệu suất, các phúc lợi của công ty và quy trình thôi việc
Mẫu này được thiết kế với trọng tâm là trải nghiệm người dùng và cung cấp gần như mọi thông tin mà một nhân viên mới có thể muốn (hoặc cần) biết về công ty của bạn, từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng làm việc.
2. Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp
Đừng mắc sai lầm khi soạn thảo một cuốn sổ tay nhàm chán. Ai cũng biết rằng những cuốn sổ tay nhân viên cơ bản thường rất tẻ nhạt, và nhân viên mới của bạn sẽ nhanh chóng mất hứng thú. Thay vào đó, Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp sẽ hướng dẫn bạn cách thổi hồn vào cuốn sổ tay và làm cho nó trở nên thú vị hơn bằng cách sử dụng hình ảnh, biểu tượng cảm xúc hoặc thậm chí là ảnh động.
Mẫu Sổ tay Nhân viên này bao gồm:
- 8 phần thông tin, bao gồm lịch sử hình thành công ty, tiêu chuẩn ứng xử, chính sách giao tiếp, phúc lợi và bảo hiểm y tế, chính sách nhóm, chính sách văn phòng, chính sách lương thưởng và đánh giá hiệu suất, cùng chính sách chấm dứt hợp đồngMột bố cục kỹ thuật số có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép cập nhật và bổ sung nội dung bất cứ lúc nàoCác mẹo và gợi ý về cách làm cho sổ tay của bạn trở nên thú vị và hấp dẫn hơn đối với nhân viên khi đọc.
Hãy nhớ rằng, sổ tay nhân viên là một cách tuyệt vời để truyền đạt thông tin và chính sách quan trọng đến các thành viên trong nhóm của bạn. Vì vậy, hãy dành chút thời gian để làm cho nó trở nên độc đáo và thu hút, và các nhân viên mới của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó!
3. Mẫu Văn hóa Doanh nghiệp của ClickUp
Văn hóa kinh doanh là cách thức hoạt động và ứng xử của doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên.
Đó là cách nhân viên đối xử với nhau, những giá trị đạo đức mà họ coi trọng và những quyết định mà họ đưa ra. Nếu bạn đang muốn xây dựng một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, Mẫu Văn hóa Doanh nghiệp của ClickUp có thể là một công cụ hữu ích. Những trang này cung cấp hướng dẫn và nguồn cảm hứng để xây dựng bản sắc doanh nghiệp của bạn.
Mẫu Văn hóa Doanh nghiệp này bao gồm:
- 4 phần chính với 12 tiểu mục mô tả chi tiết về công ty của bạn (bao gồm lịch sử, nhóm, giải thưởng và các bài báo), tuyên bố sứ mệnh, giá trị và cam kết thương hiệu, các giá trị cốt lõi và định hướng chiến lược của công ty, cũng như các giải pháp và dịch vụ mà bạn cung cấp.
Hãy sử dụng mẫu này để hỗ trợ việc soạn thảo phần văn hóa doanh nghiệp trong cuốn cẩm nang nhân viên tổng thể của bạn, hoặc để nó như một hướng dẫn độc lập riêng biệt.
4. Mẫu Sổ tay Nhân viên & Chính sách của ClickUp
Nếu bạn cần một cuốn sổ tay chuyên nghiệp hơn, tập trung chủ yếu vào các chính sách tuyển dụng, quy trình, cơ cấu quản lý và quy tắc ứng xử của công ty, hãy xem xét Mẫu Sổ tay Nhân viên, Chính sách & Quy trình của ClickUp .
Mẫu Sổ tay Nhân viên này bao gồm:
- 17 phần thông tin, bao gồm ghi chú chào mừng, mô tả về “thành viên nhóm lý tưởng của chúng tôi”, thông tin về quá trình nhập môn, phần văn hóa doanh nghiệp, cách xử lý các thắc mắc, chính sách nơi làm việc, thông tin tổng quan về công ty, chính sách làm việc từ xa, cách thức làm việc, chính sách chấm công, kế hoạch ứng phó khẩn cấp, quy tắc ứng xử tiêu chuẩn, thực tiễn kinh doanh, chính sách và quy trình, đánh giá hiệu suất, các phúc lợi của công ty và quy trình kết thúc hợp đồng lao động
- Bìa trước có thể tùy chỉnh để bạn có thể dễ dàng in hoặc xuất sang định dạng PDF cuốn sổ tay này
- Bảng điều khiển trang chủ hiển thị tất cả các trang con và cung cấp cho bạn một nơi để chỉ định người quản lý và người đóng góp cho từng phần
Mẫu này được chia thành 4 phần chính (Tổng quan, Cách thức làm việc, Quy tắc ứng xử tiêu chuẩn và Chính sách & Quy trình) với các phần con trong mỗi phần để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chính sách nào.
5. Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp
Nếu bạn đang kinh doanh nhưng chưa có hướng dẫn đào tạo nhân viên cho công ty, bạn cần phải soạn thảo một cuốn sổ tay nhân viên. Và Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp chính là điểm khởi đầu lý tưởng. Hãy điền vào mẫu này để hướng dẫn nhân viên cách thành công và phát triển trong vai trò của họ.
Mẫu Sổ tay Nhân viên này bao gồm:
- Hướng dẫn cơ bản giải thích sổ tay nhân viên là gì, tại sao việc có sổ tay này lại mang lại lợi ích và cách sử dụng Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp
- 2 phần chính với 19 phần phụ bao gồm thông tin về công ty, chi tiết về vai trò cụ thể của nhân viên, cùng các chính sách và quy trình như chấm công, điều kiện làm thêm giờ, ngày trả lương, giờ nghỉ, các khoản khấu trừ từ lương, lịch làm việc, phúc lợi, ngày lễ, nghỉ phép, biện pháp kỷ luật, các quy định phòng chống COVID-19, vệ sinh và an toàn
- Ghi chú, gợi ý viết, câu hỏi hướng dẫn và mẹo trong từng phần sẽ giúp bạn tạo/lập sổ tay và đưa ra ý tưởng về nội dung cần viết
Ghi chú rằng cẩm nang nhân viên và sổ tay nhân viên không phải là một. Mặc dù cả hai tài liệu đều cung cấp thông tin quan trọng cho nhân viên, nhưng sổ tay nhân viên đề cập đến các chính sách và kỳ vọng chung của công ty, trong khi cẩm nang nhân viên tập trung vào các quy trình và công việc cụ thể cho một vai trò hoặc bộ phận nhất định.
6. Mẫu Sổ tay Nhân sự ClickUp
Một số mẫu sổ tay nhân viên có thể bao gồm một phần dành cho sổ tay nhân sự, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể muốn tách riêng hai tài liệu này. Trong những trường hợp đó, hãy sử dụng Mẫu Sổ tay Nhân sự của ClickUp.
Sổ tay nhân sự có thể có hai biểu mẫu. Đó là sổ tay dành cho bộ phận, bao gồm thông tin về nhóm, mục tiêu của bộ phận nhân sự, các chính sách, quy trình và kỳ vọng; hoặc sổ tay tổng hợp về mọi vấn đề liên quan đến nhân sự mà toàn bộ công ty có thể tham khảo.
Cẩm nang “tất cả về nhân sự” là loại cẩm nang mà mẫu của chúng tôi được thiết kế để tạo ra. Cẩm nang nhân sự thường bao gồm luật lao động, việc làm theo ý muốn và thông tin về cơ hội việc làm bình đẳng, thông tin tuân thủ như bồi thường cho người lao động, phân loại toàn thời gian và bán thời gian, chính sách chống quấy rối và không phân biệt đối xử, cũng như các chính sách nghỉ phép cụ thể của công ty, như nghĩa vụ bồi thẩm đoàn, PTO, nghỉ phép tang lễ và Đạo luật Nghỉ phép Y tế Gia đình (FMLA).
Mẫu Sổ tay Nhân sự này bao gồm:
- 3 phần chính với 12 phần phụ bao gồm sứ mệnh và giá trị của công ty, thông tin về công ty như lịch sử, dịch vụ, cơ cấu tổ chức, ban lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp, cùng các chính sách nhân sự liên quan đến việc tiếp nhận và chấm dứt hợp đồng lao động, quy tắc ứng xử tại nơi làm việc, việc đi làm đúng giờ và các phúc lợi của công ty
Có thể sẽ có một số nội dung trùng lặp giữa sổ tay nhân viên và các sổ tay nhân sự của bạn, chẳng hạn như phần thông tin công ty hoặc các giá trị cốt lõi. Điều đó hoàn toàn bình thường! Việc lặp lại những thông điệp đó trong nhiều tài liệu sẽ giúp đảm bảo tất cả các chính sách và thông điệp của bạn luôn nhất quán.
7. Mẫu Thỏa thuận Hoạt động của ClickUp
Bạn đang thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) của riêng mình? Bạn sẽ cần một thỏa thuận điều hành để tuân thủ pháp luật, và Mẫu Thỏa thuận Điều hành của ClickUp có thể giúp bạn bắt đầu.
Thỏa thuận điều hành là một tài liệu pháp lý quan trọng xác nhận khung tổ chức của doanh nghiệp, cơ cấu quyền sở hữu, nghĩa vụ của các thành viên, quy trình hoạt động tiêu chuẩn và nhiều nội dung khác. Đối với các chủ doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (LLC), tài liệu này là thiết yếu và bắt buộc tại hầu hết các quốc gia khi thành lập công ty.
Mẫu Thỏa thuận Hoạt động này bao gồm:
- 11 phần thông tin về công ty bao gồm thông tin tổ chức, các định nghĩa, vốn và tài chính, phân bổ thu nhập ròng và lỗ, phân phối lợi nhuận, chi phí công ty, quyền hạn và trách nhiệm của thành viên, chuyển nhượng quyền lợi của thành viên, hồ sơ, kiểm toán và báo cáo, giải thể và chấm dứt hoạt động của công ty, cùng một phần các nội dung khác
- Ngôn ngữ pháp lý tuân thủ các hợp đồng thông thường trong từng phần, cung cấp cho bạn một bản hợp đồng cơ bản để làm việc từ đó
Ghi chú rằng mặc dù đây là một mẫu tuyệt vời để giúp bạn bắt đầu soạn thảo thỏa thuận hoạt động cho công ty LLC của mình, nhưng bất cứ khi nào bạn sử dụng một tài liệu cho mục đích pháp lý, bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư kinh doanh trước khi nộp tài liệu đó.
8. Mẫu thông báo chính sách ClickUp
Khả năng truyền đạt hiệu quả các thay đổi về chính sách đến nhân viên là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của kinh doanh. Mẫu Thông báo Chính sách của ClickUp giúp bạn xây dựng định dạng và cấu trúc nhất quán cho các thông báo chính sách, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn được cập nhật và nắm rõ những thay đổi mới nhất.
Mẫu Thông báo Chính sách này bao gồm:
- Hướng dẫn giới thiệu giải thích bản ghi nhớ chính sách là gì, yếu tố nào tạo nên một bản ghi nhớ hiệu quả, và các phần mà bản ghi nhớ của bạn nên bao gồm (ví dụ: tiêu đề, tóm tắt, bối cảnh, khuyến nghị và lời kêu gọi hành động)
- Các mẹo và tài nguyên bổ sung để giúp bạn điền thông tin vào từng phần và tìm hiểu thêm về cách soạn thảo các thông báo hiệu quả
Việc sử dụng mẫu thông báo chính sách đơn giản này sẽ giúp đảm bảo tất cả nhân viên của bạn hiểu rõ các kỳ vọng và quy định của công ty.
Tặng kèm: Khám phá 10 mẫu văn bản ghi nhớ miễn phí trên Word và ClickUp
9. Báo cáo hoạt động hàng ngày của nhân viên trên ClickUp
Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp, và một trong những cách để theo dõi hiệu quả công việc là duy trì báo cáo hoạt động hàng ngày. Đó chính là lúc Mẫu Báo cáo Hoạt động Hàng ngày của Nhân viên từ ClickUp phát huy tác dụng. Mẫu này giống như một bản báo cáo hiệu suất hàng ngày thu gọn dành cho từng thành viên trong nhóm của bạn.
Mẫu Báo cáo Hoạt động Hàng ngày của Nhân viên này bao gồm:
- 3 phần chính để nhân viên điền hàng ngày, bao gồm thành tích (các dự án đã hoàn thành và thời gian thực hiện từng dự án), tiến độ hoạt động (các dự án vẫn đang trong tiến độ thực hiện) và các hoạt động sắp tới (các ưu tiên cho những ngày hoặc tuần tới, cùng với bất kỳ sự hỗ trợ nào bạn cần)
Mẫu này cung cấp những thông tin quý giá về thói quen công việc hàng ngày của nhóm bạn. Hãy sử dụng nó để xác định những thành công, khó khăn và các lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời đảm bảo mọi người đều thống nhất quan điểm.
10. Mẫu Sổ tay Nhân viên của Microsoft từ TemplateLab

Mặc dù chúng tôi đặc biệt ưa chuộng mảng đa dạng các mẫu và ví dụ về sổ tay nhân viên của ClickUp, nhưng chúng tôi hiểu rằng đôi khi tổ chức của bạn yêu cầu bạn phải sử dụng các công cụ từ một công ty hoặc bộ công cụ cụ thể.
Người dùng Microsoft có thể sử dụng Mẫu Sổ tay Nhân viên Mẫu của Template Lab để nhanh chóng thiết kế một cuốn sổ tay nhân viên. Ví dụ về sổ tay nhân viên này trình bày các phần liên quan đến các chính sách về các chủ đề như công nghệ, phúc lợi, bảo hiểm y tế và nhiều nội dung khác.
📮Thông tin từ ClickUp: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục cần thực hiện, dẫn đến kết quả là bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong việc triển khai.
Dù bạn đang gửi các ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quy trình này thường rời rạc và kém hiệu quả. Giải pháp Quản lý Nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo việc chuyển đổi các cuộc hội thoại thành công việc diễn ra liền mạch — giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn đồng bộ.
Cách viết sổ tay nhân viên
Giờ đây, khi bạn đã có sẵn nhiều mẫu sổ tay nhân viên để lựa chọn, đã đến lúc bắt tay vào soạn thảo sổ tay của riêng mình. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Dưới đây là một số lời khuyên và phương pháp hay nhất để tạo ra một cuốn sổ tay nhân viên toàn diện và hiệu quả:
1. Bắt đầu từ những điều cơ bản
Bước đầu tiên khi soạn thảo sổ tay nhân viên là thu thập tất cả thông tin cần thiết về công ty và các chính sách của công ty. Điều này bao gồm sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty, cơ cấu tổ chức, chế độ phúc lợi cho nhân viên, bảo hiểm y tế, quy tắc ứng xử tiêu chuẩn và các thông tin pháp lý quan trọng. Hãy đảm bảo tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan (nhân sự, pháp chế, v.v.) để đảm bảo tính chính xác.
2. Tuân theo mẫu
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, việc sử dụng mẫu sổ tay nhân viên có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi soạn thảo tài liệu của riêng mình. Các mẫu này cung cấp cấu trúc và cách tổ chức cho sổ tay của bạn, giúp việc đưa vào tất cả thông tin cần thiết trở nên dễ dàng hơn.
3. Viết rõ ràng và súc tích
Sổ tay nhân viên của bạn cần phải dễ đọc và dễ hiểu đối với tất cả nhân viên. Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành hoặc các thuật ngữ kỹ thuật mà không phải ai cũng quen thuộc. Ngoài ra, hãy đảm bảo mỗi phần chính sách đều ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
4. Bao gồm các hình ảnh và ví dụ
Việc thêm các hình ảnh, biểu đồ hoặc bảng số liệu phù hợp có thể giúp sổ tay nhân viên của bạn trở nên hấp dẫn hơn và dễ tiếp thu hơn. Ngoài ra, việc đưa vào các ví dụ hoặc tình huống thực tế có thể giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các chính sách và cách áp dụng chúng trong các tình huống khác nhau.
5. Luôn cập nhật thông tin
Khi công ty của bạn phát triển và thay đổi, sổ tay nhân viên cũng cần được điều chỉnh cho phù hợp. Hãy đảm bảo thường xuyên rà soát và cập nhật sổ tay nhân viên để đảm bảo nó phản ánh chính xác các chính sách và quy trình hiện hành của công ty. Điều này cũng sẽ giúp tránh các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
6. Đảm bảo tính dễ tiếp cận
Sổ tay nhân viên là tài liệu tham khảo cho tất cả nhân viên, vì vậy hãy đảm bảo rằng họ có thể dễ dàng truy cập vào tài liệu này. Hãy cân nhắc việc tạo một phiên bản kỹ thuật số có thể truy cập trên các thiết bị của công ty hoặc thông qua một cổng thông tin trực tuyến bảo mật.
7. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý và nhân sự
Như đã đề cập trước đó, việc để các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận Nhân sự và Pháp chế, rà soát sổ tay nhân viên là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các chính sách đều tuân thủ các quy định và luật lao động.
Các phần cần có trong sổ tay nhân viên
Mặc dù mỗi công ty có thể có các chính sách và quy trình cụ thể riêng biệt phù hợp với tổ chức của mình, nhưng vẫn có một số phần chung cần được đưa vào mọi sổ tay nhân viên. Các phần này bao gồm:
1. Ngày lễ của công ty
Sổ tay nhân viên của bạn nên cung cấp danh sách đầy đủ các ngày lễ được công ty công nhận. Sổ tay này cần nêu rõ liệu nhân viên có phải làm việc vào các ngày lễ này hay không và, nếu phải làm việc, họ được hưởng hình thức bồi thường hoặc thời gian nghỉ bù nào.
2. Bảo hiểm y tế
Mô tả chi tiết chính sách bảo hiểm y tế của công ty, bao gồm phạm vi bảo hiểm, các lựa chọn dành cho nhân viên, mức đóng góp của họ và quy trình yêu cầu hưởng quyền lợi. Phần này cũng cần giải thích cách nhân viên có thể thêm người phụ thuộc, cũng như những tác động của bất kỳ thay đổi nào trong trạng thái việc làm của họ đối với các quyền lợi của họ.
3. Chính sách về nghỉ ốm
Lập dàn ý về chính sách nghỉ ốm của công ty, bao gồm số ngày được phép nghỉ, quy trình thông báo nghỉ ốm và các giấy tờ cần thiết. Chính sách này cũng nên đề cập đến các đối tượng/kỳ/phiên bản bệnh tật kéo dài và sự hỗ trợ mà công ty có thể cung cấp trong những trường hợp đó. Hãy đề cập đến các luật hoặc quy định liên quan đến việc nghỉ ốm và làm rõ liệu đó là nghỉ có lương hay không lương.
4. Nghỉ phép và thời gian nghỉ
Giải thích chính sách của công ty về nghỉ phép và nghỉ việc, bao gồm số ngày nghỉ phép hàng năm mà nhân viên được hưởng, quy trình xin nghỉ phép và các hạn chế (nếu có). Bạn cũng có thể bao gồm thông tin về các loại nghỉ phép khác như nghỉ phép tang lễ hoặc nghỉ phép chăm sóc người thân ốm đau.
5. Quy tắc ứng xử
Phần này định hướng cho hành vi và kỳ vọng tại nơi làm việc. Phần này nên bao gồm các chủ đề như quy định về trang phục, tính chuyên nghiệp, chính sách chống phân biệt đối xử, quy trình giải quyết xung đột, cũng như bất kỳ quy tắc hoặc quy định cụ thể nào khác của công ty.
6. Đánh giá hiệu suất
Giải thích quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của công ty và cách nhân viên có thể nhận được phản hồi về công việc của mình. Phần này cũng có thể bao gồm thông tin về thăng chức, tăng lương và tiền thưởng.
7. Chính sách chấm dứt hợp đồng lao động
Mặc dù đây có thể không phải là chủ đề dễ chịu để suy nghĩ, nhưng việc nêu rõ chính sách sa thải của công ty là rất quan trọng. Phần này cần bao gồm các lý do sa thải, quy trình sa thải, cũng như các luật hoặc quy định liên quan đến việc sa thải nhân viên.
8. Thỏa thuận bảo mật (NDA)
Nếu công ty của bạn xử lý thông tin nhạy cảm hoặc dữ liệu độc quyền, bạn có thể cân nhắc đưa thỏa thuận bảo mật vào sổ tay nhân viên. Tài liệu có tính ràng buộc pháp lý này nêu rõ các yêu cầu về bảo mật đối với nhân viên và các hậu quả khi vi phạm các quy định này.
9. Biên nhận
Bước cuối cùng, hãy yêu cầu nhân viên ký vào biên nhận để xác nhận rằng họ đã nhận và đọc Sổ tay nhân viên. Điều này có thể làm bằng chứng cho thấy nhân viên đã nắm rõ các chính sách được nêu trong Sổ tay nhân viên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
10. Thông tin dành cho nhân viên không thuộc diện miễn trừ
Nếu công ty của bạn có nhân viên không thuộc diện miễn trừ (làm việc theo giờ), việc thông báo cho nhân viên về các chính sách làm thêm giờ, giờ nghỉ ăn trưa và nghỉ giải lao, cũng như bất kỳ quy định nào khác có thể áp dụng cho họ là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật lao động.
Ai sẽ được hưởng lợi khi sử dụng mẫu sổ tay nhân viên?
Các nhà quản lý: Sổ tay nhân viên cung cấp cho các nhà quản lý một cấu trúc và các hướng dẫn rõ ràng để quản lý nhóm của mình. Nó cũng giúp đảm bảo tính nhất quán trong các chính sách và quy trình trên toàn tổ chức. Dưới đây là một số mẫu có thể hữu ích cho các nhà quản lý:
Doanh nghiệp nhỏ: Các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu nguồn lực để xây dựng các chính sách và quy trình nhân sự chi tiết. Một mẫu sổ tay nhân viên có thể cung cấp khung sườn cho chủ doanh nghiệp nhỏ để tự tạo sổ tay của riêng mình mà không cần phải bắt đầu từ đầu. Dưới đây là một số mẫu có thể hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ:
Tối ưu hóa cẩm nang nhân viên của bạn ngay hôm nay
Mặc dù việc soạn thảo sổ tay nhân viên có thể không phải là nhiệm vụ yêu thích của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc chuyên viên nhân sự, nhưng việc ghi chép đầy đủ các chính sách nội bộ và của công ty cho nhân viên một cách rõ ràng và chi tiết là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định. Sử dụng các mẫu có sẵn có thể giúp việc soạn thảo tài liệu này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều – và thậm chí còn thú vị hơn nữa, khi bạn chọn sử dụng giải pháp ClickUp!
ClickUp là giải pháp toàn diện giúp bạn tổ chức các tài liệu công ty, kế hoạch dự án, quy trình làm việc và, đúng vậy, ngay cả cẩm nang nhân viên của bạn.
Thư viện mẫu phong phú của chúng tôi có thể giúp bạn tạo, chỉnh sửa và cập nhật hầu hết mọi loại tài liệu bạn cần – và các mẫu sổ tay nhân viên của chúng tôi sẽ thêm chút màu sắc cho công việc vốn khá tẻ nhạt này. Sau khi hoàn thành việc soạn thảo sổ tay nhân viên, bạn có thể dễ dàng sử dụng ClickUp để chia sẻ tài liệu này với nhóm của mình và cập nhật khi cần thiết.
Bắt đầu sử dụng ClickUp hoàn toàn miễn phí, vì vậy hãy thử ngay hôm nay .








