Cách chọn bộ công cụ AI phù hợp cho người mới bắt đầu

Mọi công ty đều đang bàn luận về việc trở nên sẵn sàng cho AI.

Hầu hết các tổ chức đang thử nghiệm AI ở một mức độ nào đó hoặc đang ở giai đoạn thử nghiệm.

Mặc dù có sự vội vã trong việc tích hợp các mô hình AI mạnh mẽ mới, gần 95% các chương trình AI thế hệ mới không mang lại tác động đo lường được đối với lợi nhuận và lỗ (P&L).

Nếu không có nền tảng phù hợp, ngay cả thuật toán thông minh nhất cũng không thể khắc phục các quy trình làm việc bị phân mảnh.

Nếu bạn là người mới bắt đầu, trọng tâm của bạn nên là xây dựng một bộ công cụ AI đơn giản giúp giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và hỗ trợ năng suất hàng ngày của bạn.

Hướng dẫn này sẽ giải thích chi tiết. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn bộ công cụ AI nào phù hợp cho người mới bắt đầu và cách bạn có thể lựa chọn một bộ công cụ phù hợp.

Hệ thống AI là gì?

Hệ thống công cụ AI là tập hợp các công cụ bạn sử dụng để viết, nghiên cứu, phân tích, thiết kế và tự động hóa công việc, mà không cần phải tự xây dựng AI.

Dưới đây là cách nó hoạt động:

Tại sao việc xây dựng một hệ thống AI lại khiến người mới bắt đầu cảm thấy choáng ngợp?

Sự phức tạp của AI là có thật. Với tư cách là người mới bắt đầu, bạn có thể thử quá nhiều công cụ, dẫn đến các tính năng trùng lặp và không biết nên commit cho công cụ nào, gây ra sự混亂 thay vì tăng năng suất.

Một số lý do khiến việc xây dựng một hệ thống công nghệ AI có thể gây áp lực là:

Bằng cách lựa chọn một bộ công cụ AI hiệu quả, bạn có thể bỏ qua các khía cạnh kỹ thuật phức tạp của phát triển AI và bắt đầu tận dụng các khả năng của AI ngay từ ngày đầu tiên.

Các thành phần chính của một hệ thống AI thân thiện với người mới bắt đầu

Chúng ta đã nói rất nhiều về các bộ công cụ AI — nhưng chúng trông như thế nào trong thực tế?

Hãy tìm hiểu xem một bộ công cụ AI bao gồm những gì:

Trợ lý viết AI

Lớp này giúp người mới bắt đầu vượt qua vấn đề trang trắng và tạo ra nội dung có thể sử dụng nhanh chóng. Thay vì xây dựng mô hình ngôn ngữ hoặc tinh chỉnh các lời nhắc, bạn có thể dựa vào các công cụ viết AI đã được đào tạo sẵn, cung cấp các mẫu, kiểm soát giọng điệu và quy trình làm việc hướng dẫn.

Jasper

Jasper là nền tảng viết AI được thiết kế cho các nhóm marketing và nội dung cần nội dung nhất quán, phù hợp với thương hiệu trên quy mô lớn.

Jasper Grid cung cấp cho bạn một hệ thống không cần mã hóa, tương tự như bảng tính, giúp tăng năng suất sản xuất đồng thời bảo vệ giọng điệu, sự đồng nhất với đối tượng mục tiêu và tính toàn vẹn của thương hiệu.

Các thành phần chính:

Writesonic

Writesonic là công cụ viết AI thân thiện với người mới bắt đầu, được thiết kế để tạo/lập nội dung nhanh chóng trên nhiều định dạng. Nó rất phù hợp cho cá nhân và các nhóm nhỏ đang tìm kiếm tốc độ và sự đơn giản.

Các thành phần chính:

Các công cụ AI rất hữu ích cho việc tạo biến thể A/B nhanh chóng, chỉnh sửa, tóm tắt và vượt qua trang trắng.

Công cụ nghiên cứu và brainstorming AI

Một hệ thống AI hiện đại không thể hoàn chỉnh nếu thiếu công cụ brainstorming tốt. Thay vì mất hàng giờ để tìm kiếm trên Google hoặc lục lọi tài liệu thủ công, hãy sử dụng các công cụ này để nhanh chóng tìm kiếm thông tin.

Họ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ tìm kiếm chỉ trong một cuộc hội thoại, phân tích các chủ đề phức tạp để bạn dễ hiểu và trình bày thông tin một cách có cấu trúc.

ChatGPT

ChatGPT là công cụ AI cuộc hội thoại được thiết kế để giúp người dùng brainstorm ý tưởng, khám phá chủ đề và suy nghĩ tương tác về các vấn đề.

Các thành phần chính:

Perplexity

Perplexity là công cụ nghiên cứu được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế để tìm kiếm thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy. Nó kết hợp cuộc hội thoại tìm kiếm với kết quả trực tiếp từ web, làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho người mới bắt đầu muốn có câu trả lời kèm theo nguồn tham khảo.

Các thành phần chính:

✅ Kiểm tra sự thật: Theo Khảo sát Khoảng cách Sử dụng AI của ClickUp, 37% người dùng AI để tạo nội dung, 30% cho nghiên cứu và thu thập thông tin, và 11% cho brainstorming và phát triển ý tưởng. Điều này là do sự thiếu hụt bối cảnh và các công cụ AI kết nối khiến việc sử dụng AI trở nên rất khó khăn ngay từ đầu.

Công cụ trò chuyện AI và quản lý quy trình làm việc

Một hệ thống công nghệ AI lý tưởng giúp giảm thiểu sự phân tán của AI. Nói một cách đơn giản, nó tích hợp toàn bộ không gian làm việc của bạn — công việc, tài liệu, trò chuyện, bình luận phản hồi, ghi chú cuộc họp — để bạn không cần phải chuyển đổi giữa 10 công cụ hoặc mô hình AI khác nhau để thực hiện công việc.

ClickUp BrainGPT

ClickUp Brain là trợ lý AI mạnh mẽ hoạt động cùng bạn để cung cấp hỗ trợ theo ngữ cảnh, tạo nội dung và tự động hóa quy trình làm việc trực tiếp trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn.

Để bắt đầu, hãy đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như ‘Những công việc nào tôi nên ưu tiên hôm nay?’

Trí tuệ nhân tạo (AI) theo ngữ cảnh thu thập thông tin về các công việc cần hoàn thành của bạn, so sánh mức độ ưu tiên và cung cấp cho bạn danh sách công việc theo thứ tự đúng để bạn có thể bắt đầu.

ClickUp Chat hoạt động như trợ lý AI của bạn trong mọi cuộc hội thoại. Nó hiểu nội dung cuộc hội thoại, xác định những vấn đề cần chú ý và có thể tự động chuyển đổi quyết định thành các công việc.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot là trợ lý AI tích hợp sẵn trong các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams. Nó được thiết kế cho các chuyên gia và nhóm đã thực hiện công việc trong hệ sinh thái Microsoft và muốn có sự hỗ trợ của AI mà không cần thay đổi công cụ hoặc quy trình làm việc.

Các thành phần chính:

AI cho Phân tích Dữ liệu

Lớp này giúp người mới bắt đầu hiểu dữ liệu mà không cần đến bảng tính, công thức hay SQL. Thay vì phân tích thủ công các hàng và biểu đồ, AI chuyển đổi dữ liệu thành các phân tích và tóm tắt bằng tiếng Anh thông thường mà bạn có thể hành động dựa trên đó.

Airtable AI

Airtable AI bổ sung trí tuệ nhân tạo vào các bảng và cơ sở dữ liệu linh hoạt của Airtable, giúp người mới bắt đầu dễ dàng phân tích, tóm tắt và làm việc với dữ liệu có cấu trúc.

Các thành phần chính:

Obviously AI

Rõ ràng, AI là một công cụ phân tích không cần mã, được thiết kế cho người dùng không có kiến thức kỹ thuật, giúp họ nhận được câu trả lời từ dữ liệu mà không cần xây dựng mô hình hoặc bảng điều khiển.

Các thành phần chính:

✅ Kiểm tra sự thật: 5 trường hợp sử dụng hàng đầu của Trí tuệ nhân tạo thế hệ mới (Gen AI) là:

Công cụ thiết kế AI

Tầng này cho phép những người không phải là nhà thiết kế tạo ra các hình ảnh chuyên nghiệp một cách nhanh chóng, mà không cần học phần mềm thiết kế hoặc phụ thuộc vào nhà thiết kế cho mỗi tài sản nhỏ.

Canva Magic Studio

Canva Magic Studio tích hợp AI vào nền tảng thiết kế của Canva, giúp người mới bắt đầu tạo, chỉnh sửa và tùy chỉnh hình ảnh chỉ với các lệnh đơn giản.

Các thành phần chính:

Figma AI

Figma AI giới thiệu trợ lý AI tích hợp trong Figma, giúp các nhóm tạo bố cục, chỉnh sửa thiết kế và khám phá ý tưởng nhanh hơn.

Các thành phần chính:

Công cụ tự động hóa AI

Lớp này loại bỏ công việc lặp đi lặp lại bằng cách tự động hóa việc phân công công việc, thông báo và chuyển giao công việc — mà không cần viết mã hoặc quản lý các quy trình làm việc phức tạp.

Zapier

Zapier kết nối các ứng dụng khác nhau và tự động hóa các tác vụ giữa chúng bằng logic kích hoạt và hành động đơn giản.

Các thành phần chính:

Tạo

Make (trước đây là Integromat) cung cấp một cách tiếp cận trực quan và linh hoạt hơn để xây dựng tự động hóa mà vẫn giữ nguyên tính năng không cần mã.

Các thành phần chính:

Cách chọn bộ công cụ AI phù hợp cho người mới bắt đầu

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần lưu ý (để tránh xây dựng một bộ công cụ trùng lặp làm phức tạp quy trình làm việc của bạn).

Bắt đầu với mục tiêu

Đừng vội nghĩ đến AI. Hãy nghĩ đến những công việc có giá trị thấp, chậm chạp, nhàm chán hoặc lặp đi lặp lại.

Danh sách công việc tất cả các vấn đề của bạn và phân loại chúng để dễ dàng phân loại.

Tiếp theo, đánh giá từng nhóm trên thang điểm từ 1 đến 10. Điểm càng cao, nhóm đó càng cấp bách hoặc gây khó khăn.

Cuối cùng, lựa chọn 2-3 nhóm có điểm số cao nhất và xác định thành công của AI sẽ trông như thế nào cho từng nhóm.

Nếu việc thiếu khả năng hiển thị công việc là vấn đề lớn nhất của bạn, thành công có thể nghĩa là có một bảng điều khiển duy nhất cho hạn chót, nhắc nhở tự động hóa hoặc tóm tắt do AI tạo ra thay vì phải theo dõi các cập nhật.

Sau khi hoàn thành, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

Tìm kiếm các công cụ không cần mã có tích hợp AI.

Kiểm tra từng nhóm đã tạo ở Bước 1 và tự hỏi: Có ứng dụng AI nào có thể giải quyết hầu hết hoặc tất cả các vấn đề trong nhóm này không?

Quy tắc chung:

Chọn các công cụ có tích hợp sẵn tính năng AI mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức.

Không cần mã. Không cần API. Không cần hạ tầng. Chỉ cần mở ứng dụng và bắt đầu công việc.

Mục tiêu ở đây là tránh xây dựng một hệ thống cồng kềnh với các hàm trùng lặp. Nếu một công cụ có thể giải quyết hoàn toàn các vấn đề trong một nhóm, hãy chọn công cụ đó. Nếu nó chỉ giải quyết được 25% vấn đề, hãy tiếp tục tìm kiếm.

Ưu tiên tích hợp, bảo mật và tính dễ sử dụng.

Khả năng tích hợp có nghĩa là hai điều:

Ví dụ, nếu công cụ ghi chú cuộc họp AI của bạn có thể đẩy các mục cần thực hiện trực tiếp vào trình quản lý công việc, quy trình làm việc của bạn sẽ luôn gọn gàng và kết nối.

Tiếp theo, hãy xem xét vấn đề bảo mật. Dù là người mới bắt đầu, bạn vẫn cần các công cụ AI xử lý dữ liệu nhạy cảm một cách có trách nhiệm. Đảm bảo tất cả các công cụ AI trong hệ thống của bạn tuân thủ các quy trình bảo mật nghiêm ngặt để đảm bảo quản lý dữ liệu an toàn và hiệu quả.

Kiểm tra các cam kết cơ bản: bảo mật dữ liệu, cách thông tin người dùng được lưu trữ, và liệu công cụ có chia sẻ hoặc đào tạo mô hình học máy trên nội dung của bạn hay không.

Cuối cùng, đánh giá tính thân thiện với người dùng của từng giải pháp AI. Chúng ta đang nói về sự thuận tiện hàng ngày khi sử dụng công cụ hoặc thực hiện công việc với nó, để bạn có thể hoàn thành công việc nhanh chóng và điều hướng mà không cần liên tục tham khảo tài liệu hướng dẫn.

(Vậy thì việc áp dụng AI có ý nghĩa gì nếu giao diện phức tạp của công cụ làm chậm tiến độ của bạn, đúng không?)

🚀 Ưu điểm của ClickUp: ClickUp cung cấp hơn 1.000 tích hợp để kết nối hệ thống công nghệ AI hiện có của bạn với các công cụ của ClickUp. Đầu tiên, bạn có thể kết nối với Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub và Zoom chỉ trong vài giây (và không cần thiết lập kỹ thuật nào!).

Thử nghiệm, đo lường và đơn giản hóa

Phương pháp tốt nhất để triển khai AI? Thực hiện các thí nghiệm nhỏ, có kiểm soát và đo lường kết quả. Đừng triển khai tất cả cùng một lúc.

Chọn một hoặc hai công cụ AI và để chúng xử lý các công việc của bạn trong một tuần. Trong giai đoạn này, hãy đo lường các kết quả như thời gian tiết kiệm được, giảm bớt các bước thủ công, tỷ lệ lỗi, thời gian hoàn thành, v.v.

Nếu một công cụ không cải thiện hiệu suất trong các lĩnh vực bạn đã xác định trước đó, hãy đánh giá lại trước khi xây dựng xung quanh nó. Loại bỏ bất kỳ thứ gì cảm thấy thừa thãi hoặc sử dụng quá mức.

Như vậy, bạn sẽ xây dựng được một hệ thống AI nhỏ gọn, hoạt động hiệu quả, có giá trị và có thể mở rộng.

Ví dụ về hệ thống AI thân thiện với người mới bắt đầu

Bạn đang thắc mắc bộ công cụ AI phù hợp nhất cho mình trông như thế nào?

Dưới đây là những ví dụ đơn giản, thực tế cho thấy cách kết hợp chỉ một vài công cụ AI để nâng cao năng suất và quản lý quy trình làm việc hàng ngày. Không cần thiết lập kỹ thuật phức tạp.

Ví dụ 1: Bộ công cụ năng suất hàng ngày cho các chuyên gia bận rộn

Phù hợp nhất cho: Nhân viên, quản lý và chủ doanh nghiệp nhỏ cảm thấy quá tải, mong muốn sự rõ ràng và ra quyết định nhanh chóng.

Công cụ:

Ví dụ 2: Hệ thống AI cho nhóm tiếp thị độc lập

Phù hợp nhất cho: Doanh nhân, quản lý mạng xã hội, nhóm nội dung, người viết bản tin.

Công cụ:

Nếu bạn đang có công việc liên quan đến việc sử dụng quá nhiều công cụ AI và cảm thấy “AI ở khắp mọi nơi nhưng không mang lại hiệu quả”, video này dành cho bạn. Hãy xem cách khắc phục tình trạng mở rộng AI trước khi nó trở nên mất kiểm soát.

Ví dụ 3: Bộ công cụ hợp tác cho nhóm nhỏ dành cho các agency và startup

Phù hợp nhất cho: Nhóm quản lý dự án, sản phẩm đầu ra, công việc cho khách hàng và giao tiếp.

Công cụ:

Ví dụ 4: Hệ thống dịch vụ chuyên nghiệp cho các nhà tư vấn và nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng

Phù hợp nhất cho: Các chuyên gia tư vấn, nhà cung cấp dịch vụ nhân sự, kế toán, nhà thiết kế, nhóm pháp lý và chuyên gia tài chính xử lý tài liệu và sản phẩm đầu ra, và muốn sử dụng AI trong dịch vụ chuyên nghiệp.

Công cụ:

Dưới đây là chia sẻ của Andrea Park, Điều phối viên Hoạt động Kinh doanh tại Spekit về việc sử dụng ClickUp cho quản lý dự án tập trung:

ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án thành một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprints, ClickUp là công cụ linh hoạt để tổ chức nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị tầm nhìn toàn diện cho toàn công ty.

Cách ClickUp đơn giản hóa AI cho người mới bắt đầu

Mặc dù việc chọn một bộ công cụ AI dễ dàng hơn so với việc tự xây dựng, nhưng không phải mọi thứ đều suôn sẻ.

Bạn cần cẩn thận khi triển khai các ứng dụng AI để giảm thiểu sự trùng lặp tính năng và đảm bảo khả năng mở rộng.

ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp nhiều công cụ AI và quy trình làm việc vào một nền tảng thống nhất.

Điều này có nghĩa là các công cụ AI được tích hợp sẵn sẽ tương thích với các hệ thống hiện có của bạn.

Hơn nữa, hệ thống hoàn toàn không cần mã, nghĩa là người mới bắt đầu có thể dễ dàng tùy chỉnh và bắt đầu sử dụng hệ thống AI của mình chỉ trong vài phút!

Lên ý tưởng, tạo ra và hoàn thiện nội dung

Bạn đã chán phải chuyển đổi giữa ChatGPT để nghiên cứu, Gemini để soạn thảo nội dung và một công cụ thiết kế AI khác để tạo hình ảnh?

Không chỉ tốn thời gian mà còn dẫn đến việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, mất tập trung và hiệu suất chậm hơn.

Sử dụng ClickUp Brain để loại bỏ rào cản này và ngăn chặn sự sụt giảm năng suất. Yêu cầu Brain đề xuất các chủ đề liên quan, cấu trúc dàn ý và tạo bản nháp ban đầu để toàn bộ quy trình tạo/lập nội dung của bạn được tập trung tại một nơi.

Sử dụng nó như một trợ thủ nghiên cứu để nhanh chóng thực hiện tìm kiếm trên web, phân tích lượng lớn thông tin, trích xuất những thông tin quan trọng từ các bài báo nghiên cứu và chia sẻ các nguồn tin đáng tin cậy để xác minh.

Trợ lý AI cũng tóm tắt tài liệu, sửa lỗi chính tả và ngữ pháp, định dạng nội dung và tạo các mẫu AI có thể tái sử dụng.

Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng AI để nâng cao năng suất làm việc, hãy xem video này:

👀 Bạn có biết: Người dùng ClickUp Brain có thể lựa chọn từ các mô hình AI hàng đầu như ChatGPT, Claude và Gemini để tạo ra nhiều loại nội dung khác nhau, bao gồm bài viết blog, email, infographic, tài sản thương hiệu và hình ảnh.

Tạo không gian làm việc thống nhất bằng AI

Một không gian làm việc thống nhất giúp người mới bắt đầu quản lý công việc, tài liệu và ý tưởng mà không cần chuyển đổi công cụ. Điều này là cần thiết để giảm thiểu sự phân tán công việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Giới thiệu: ClickUp BrainGPT — trợ lý AI trên desktop của bạn.

Hệ thống AI được tích hợp sẵn với khả năng hiểu ngữ cảnh công việc của bạn, hỗ trợ bạn ở mọi bước và kết nối con người với kiến thức.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang tìm kiếm một tệp tin nhưng không nhớ tên hoặc vị trí lưu trữ của nó. Với Tìm kiếm AI Doanh nghiệp của ClickUp, mô tả nó bằng ngôn ngữ tự nhiên, và AI sẽ tìm kiếm nó trên toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp và các ứng dụng kết nối của bạn!

Ngoài ra, các thuật toán học máy thông minh của ClickUp có thể phân tích các công việc, cuộc trò chuyện và kế hoạch kinh doanh của bạn, xử lý dữ liệu để trả lời các câu hỏi một cách có ngữ cảnh.

Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với trợ lý AI và đặt các truy vấn như “Những công việc nào cần hoàn thành trong tuần này?” hoặc “Chính sách làm việc từ xa của công ty là gì?” Nó sẽ trả lời sau khi đọc các công việc hàng tuần của bạn hoặc các tài liệu chính sách nội bộ.

🛠️ Mẹo nhanh: Sử dụng tính năng Talk-To-Text của ClickUp để nhập liệu bằng giọng nói cho các truy vấn tìm kiếm, tin nhắn, ghi chú, v.v. Brain sẽ chuyển đổi giọng nói của bạn thành văn bản đã được định dạng và dán trực tiếp vào vị trí con trỏ chuột của bạn — tài liệu, email, bình luận hoặc chính thanh tìm kiếm Brain!

Phân tích và báo cáo thông tin chi tiết theo thời gian thực

Tuyệt vời, toàn bộ hệ thống công nghệ AI của bạn đã được kết nối. Thách thức tiếp theo là làm thế nào để hiểu rõ tất cả thông tin đang lưu thông qua các dự án của bạn.

Việc cuối cùng bạn cần làm là dành hàng giờ để ghép nối các cập nhật từ bảng tính, chủ đề trò chuyện và tin nhắn của nhóm chỉ để hiểu điều gì đang xảy ra.

ClickUp giải quyết điều này bằng cách chuyển đổi dữ liệu công việc, cuộc hội thoại và quy trình làm việc của bạn thành các phân tích tức thì.

Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa tiến độ dự án, khối lượng công việc của nhóm, dòng thời gian, rủi ro và các chỉ số KPI — tất cả đều được cập nhật tự động mà không cần báo cáo thủ công.

Thêm các tiện ích cho công việc, sprint, tài liệu hoặc mục tiêu, và theo dõi các chỉ số của bạn được cập nhật theo thời gian thực.

Các thẻ AI trong bảng điều khiển ClickUp cung cấp các tóm tắt và phân tích được hỗ trợ bởi AI ngay bên cạnh biểu đồ và đồ thị của bạn. Chúng tự động hiển thị các thành tựu chính, bước tiếp theo, rủi ro lớn, hạn chót sắp tới, tóm tắt cuộc họp đứng và nhiều thông tin khác.

Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tập trung vào chiến lược.

Các công việc nhỏ như cài đặt nhắc nhở, phân công công việc hoặc chia sẻ cập nhật liên tục làm gián đoạn sự tập trung. Trước khi bạn nhận ra, các công việc quản trị viên đã âm thầm chiếm mất nửa ngày làm việc của bạn.

Tại sao các ứng dụng AI kết hợp với tự động hóa quy trình làm việc lại là yếu tố thiết yếu trong một hệ thống AI hiện đại.

ClickUp hiện thực hóa điều này bằng cách kết hợp ClickUp Tự động hóa, AI Agents và ClickUp Brain thành một hệ thống thống nhất.

Thay vì phải thiết lập thủ công các điều kiện và tác vụ kích hoạt, hãy chỉ cho AI biết bạn muốn điều gì xảy ra — và để nó tự động xử lý các công việc hậu trường.

Hãy xem các Trợ lý AI như những đồng nghiệp thông minh trong không gian Làm việc của bạn:

🤖 Việc cần làm của các Super AgentNgười mới thường cho rằng tự động hóa có nghĩa là xây dựng các quy tắc phức tạp hoặc sơ đồ luồng. Super Agent lật ngược suy nghĩ đó.

Họ theo dõi không gian làm việc của bạn giống như một đồng nghiệp thực sự. Khi một công việc bị bỏ quên, hạn chót bị trễ hoặc một quyết định chưa được thực hiện, họ sẽ thúc đẩy mọi thứ tiến triển mà không cần phải hướng dẫn từng bước. Họ xử lý việc phối hợp im lặng, liên tục mà thường làm mất thời gian của bạn, để bạn có thể dành thời gian giải quyết vấn đề thay vì phải theo dõi danh sách công việc cần làm.

Sẵn sàng sử dụng AI để tự động hóa các công việc và lấy lại thời gian đã mất? Xem video này:

Giao tiếp và hợp tác với khách hàng/nhóm

Việc sử dụng nhóm WhatsApp hoặc chuỗi email dài thường phù hợp với đa số người mới bắt đầu. Vấn đề nảy sinh khi khối lượng công việc tăng lên, thành viên mới gia nhập và bạn cần mở rộng hệ thống giao tiếp.

Tại thời điểm này, khả năng AI của ClickUp giúp hợp nhất giao tiếp với công việc thực tế.

Sử dụng Brain với ClickUp Trò chuyện để tạo công việc ngay lập tức từ tin nhắn.

Tương tự, sử dụng Trợ lý Ghi chú AI của ClickUp để chuyển đổi cuộc họp/ghi chú giọng nói thành văn bản, trích xuất các mục quan trọng từ ghi chú chuyển đổi và tạo tóm tắt tự động hóa.

ClickUp Tự động hóa, kết hợp với AI, cho phép tạo ra các luồng nâng cao hơn, trong đó việc thay đổi công việc không chỉ cập nhật các trường dữ liệu mà còn kích hoạt các hoạt động giao tiếp. Bạn có thể tự động đăng bình luận, gửi email theo mẫu và tạo tóm tắt AI khi các cột mốc hoặc hạn chót được đạt đến.

Mẹo để bắt đầu với bộ công cụ AI của bạn

Lựa chọn bộ công cụ AI phù hợp đòi hỏi phải đánh giá và so sánh các ứng dụng AI để đảm bảo thành công của dự án.

Nhưng sau khi đã lựa chọn bộ công cụ của mình, việc cần làm là tận dụng tối đa nó.

Dưới đây là một số mẹo để triển khai AI thành công:

Tôi nhớ vào đầu năm 2021, chúng tôi đang cố gắng ra mắt một loạt sản phẩm. Chúng tôi đã bỏ lỡ các mốc thời gian, gặp nhiều vấn đề. Mọi người không giao tiếp với nhau. Chúng tôi không biết ai là người có quyền quyết định. Chúng tôi đã thuê một số nhân viên giỏi, nhưng tôi có thể nói ClickUp đã trở thành xương sống cho hoạt động của công ty, đặc biệt là trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.

Những sai lầm phổ biến mà người mới bắt đầu thường mắc phải khi sử dụng công cụ AI

Lần đầu tiên trong công việc của bạn với hệ thống AI? Dưới đây là những thách thức phổ biến khi áp dụng AI mà bạn cần lưu ý:

❌ Đầu tư quá mức vào hệ thống công nghệ AI của bạn

Dễ dàng cho rằng bộ công cụ AI đầu tiên của bạn sẽ là bộ công cụ hoàn hảo. Vì vậy, bạn mua các kế hoạch cao cấp, đăng ký quá nhiều công cụ hoặc ký hợp đồng hàng năm trước khi thậm chí kiểm tra xem chúng có phù hợp với quy trình làm việc của bạn hay không.

❌ Tự động hóa quá sớm

Bạn có thể bị cám dỗ muốn tự động hóa mọi thứ cùng một lúc mà không hiểu rõ quy trình cơ bản. Điều này có thể dẫn đến các quy trình làm việc bị gián đoạn, dữ liệu trùng lặp, chi phí vận hành cao hơn và công việc làm lại không cần thiết.

Nâng cao năng suất và thành công với ClickUp

Một hệ thống công nghệ AI hiện đại là phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của bạn — dù bạn là sinh viên, nghệ sĩ, chuyên gia hay kinh doanh.

ClickUp cung cấp một giải pháp đơn giản hơn: một khung AI tất cả trong một giúp kết hợp viết lách, kế hoạch, cuộc họp, công việc và quy trình làm việc của bạn thành một nơi duy nhất.

Thay vì phải ghép nối hàng chục ứng dụng hoặc vật lộn với mã, bạn sẽ có một trải nghiệm AI kết nối, thân thiện với người mới bắt đầu và phát triển cùng bạn.

Không cần kiến thức về thiết lập hoặc chuyên môn về đào tạo mô hình AI để triển khai các giải pháp AI.

Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Hệ thống AI là tập hợp các hệ thống AI mà bạn sử dụng để viết, nghiên cứu, phân tích, thiết kế, tự động hóa hoặc quản lý công việc của mình bằng trí tuệ nhân tạo. Mỗi công cụ xử lý một phần khác nhau của quy trình làm việc, và khi kết hợp lại, chúng giúp kinh doanh và cá nhân làm việc hiệu quả hơn.

Các công cụ thân thiện với người mới bắt đầu là những công cụ hoạt động ngay lập tức mà không cần phát triển mô hình AI kỹ thuật. Ví dụ: ChatGPT hoặc Gemini cho viết lách và brainstorming, Perplexity cho nghiên cứu nhanh, Canva Magic Studio cho tạo hình ảnh tức thì, ClickUp Brain cho tự động hóa công việc và quy trình làm việc, v.v.

Bắt đầu bằng cách xác định những điểm nghẽn lớn nhất của bạn — viết lách, kế hoạch, cuộc họp, báo cáo hoặc công việc quản trị viên. Tiếp theo, chọn một ứng dụng AI để giải quyết tất cả các vấn đề trong từng danh mục. Tốt nhất là có một thiết lập nhỏ gọn, kết nối mà bạn có thể sử dụng hàng ngày thay vì một hệ thống phức tạp với nhiều công cụ khác nhau.

Một số sai lầm phổ biến bao gồm: đầu tư quá sớm, chọn công cụ có tính năng trùng lặp, mong đợi kết quả hoàn hảo từ một lệnh duy nhất, hoặc tự động hóa quá mức cần thiết.

ClickUp Brain tích hợp AI vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn để làm việc thông minh và nhanh chóng hơn. Bạn có thể nghiên cứu và brainstorm ý tưởng, tạo nội dung, ghi chép cuộc họp, quản lý tài liệu, trò chuyện với thành viên nhóm, giao công việc và thiết lập tự động hóa mà không cần rời khỏi không gian làm việc. Nó loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều công cụ và cung cấp cho người mới bắt đầu một cách đơn giản, thống nhất để sử dụng AI ngay từ ngày đầu tiên.