Các dự án hiếm khi diễn ra đúng như kế hoạch. Các yêu cầu mới, thay đổi nguồn lực, mở rộng phạm vi và thậm chí sự biến động của thị trường có thể khiến một ngân sách hàng năm cứng nhắc trở nên… gần như vô nghĩa. Đến khi bạn hoàn tất ngân sách hàng năm, một nửa các giả định của bạn có thể đã sai lệch.
Quản lý ngân sách linh hoạt có thể là giải pháp bạn cần. Khi thiết lập ngân sách linh hoạt, bạn phân bổ nguồn lực và điều chỉnh ngân sách dự án hàng quý hoặc hàng tháng dựa trên tiến độ thực tế.
Phương pháp linh hoạt này giúp nguồn vốn luôn phù hợp với ưu tiên thực tế thay vì dự đoán lỗi thời. Nhờ đó, các nhóm có thể điều chỉnh nhanh chóng, giảm lãng phí và mang lại kết quả có tác động lớn hơn.
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về khái niệm ngân sách linh hoạt trong quản lý dự án, cách triển khai nó, cũng như những thách thức và các thực hành tốt nhất cần xem xét.
Agile Budgeting là gì?
Lập ngân sách linh hoạt áp dụng các nguyên tắc của quản lý dự án linh hoạt vào lập kế hoạch tài chính. Nó dựa trên các phiên lập kế hoạch ngắn, đánh giá lại thường xuyên và điều chỉnh dựa trên dữ liệu. Nói cách khác, kế hoạch tài chính của bạn trở thành một hệ thống phát triển liên tục.
Lợi ích của quản lý ngân sách linh hoạt là nhóm của bạn sẽ có khả năng phản ứng tốt hơn với những thay đổi trong điều kiện dự án. Bạn hoặc người quản lý dự án có thể được cảnh báo về các vấn đề tiềm ẩn một cách nhanh chóng hơn.
Trong quy trình lập ngân sách theo mô hình thác nước truyền thống, ngân sách được cài đặt trước và giữ nguyên cho toàn bộ dự án. Nếu phạm vi hoặc dòng thời gian thực hiện thay đổi, hoặc nếu gặp phải những thách thức không lường trước, bạn sẽ bị giới hạn trong việc phản ứng hoặc điều chỉnh toàn bộ dự án.
🚀 Ví dụ điển hình: McKinsey phát hiện ra rằng các tổ chức áp dụng các thực hành Agile tiên tiến, bao gồm cả tài trợ Agile, có thể phản ứng với những thay đổi do đại dịch COVID-19 gây ra nhanh gấp đôi so với mức trung bình quốc gia.
Các nguyên tắc cơ bản của lập ngân sách linh hoạt
- Phân bổ dựa trên giá trị: Tài trợ cho các sáng kiến mang lại giá trị kinh doanh và khách hàng cao nhất.
- Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên xem xét lại ngân sách thay vì chờ đến kỳ điều chỉnh hàng năm.
- Tính linh hoạt kết hợp với kiểm soát: Thích ứng nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo trách nhiệm với các giới hạn tài chính rõ ràng.
- Sự minh bạch và hợp tác: Các nhóm tài chính, vận hành và phát triển cùng nhau quyết định ưu tiên ngân sách và phân bổ nguồn lực.
- Cải tiến liên tục: Những bài học từ mỗi chu kỳ sẽ định hình các quyết định ngân sách thông minh hơn cho chu kỳ tiếp theo.
Sự khác biệt giữa phương pháp lập ngân sách linh hoạt và phương pháp lập ngân sách truyền thống là gì?
Lập ngân sách truyền thống thường được cài đặt một lần mỗi năm, được ban lãnh đạo phê duyệt và hiếm khi được xem xét lại. Mặc dù có tính dự đoán cao, nó thường khiến các nhóm phải đối mặt với những giả định lỗi thời và ít có khả năng phản ứng khi tình hình thay đổi.
Phương pháp lập ngân sách linh hoạt (Agile budgeting) có cách tiếp cận ngược lại. Nó ưu tiên tính linh hoạt hơn tính cứng nhắc, thường xuyên xem xét lại ngân sách và tài trợ cho các sáng kiến mang lại giá trị cao nhất. Dưới đây là so sánh giữa hai phương pháp:
| Aspect | Lập ngân sách truyền thống | Lập ngân sách linh hoạt |
| Quy trình lập kế hoạch | Được xác định hàng năm | Lặp lại (theo quý, theo tháng hoặc theo sprint) |
| Tính linh hoạt | Thấp – khó điều chỉnh giữa năm | Phân bổ lại nhanh chóng dựa trên kết quả |
| Quyết định | Từ trên xuống, do tài chính dẫn dắt | Đa chức năng, hợp tác |
| Tập trung | Kiểm soát chi phí và tuân thủ | Giao hàng giá trị và khả năng thích ứng |
| Quản lý rủi ro | Phản ứng – rủi ro được xử lý sau khi có sự chênh lệch | Chủ động – đánh giá rủi ro liên tục |
| Hiển thị tính minh bạch | Báo cáo hàng năm giới hạn | Bảng điều khiển theo thời gian thực và dự báo liên tục |
⭐ Tính năng mẫu nổi bật
Khi nói đến lập ngân sách dự án Agile, bước quan trọng nhất là tạo ra một cấu trúc phân chia công việc chi tiết (WBS). Phân chia phạm vi dự án thành các hoạt động và đang theo dõi ngân sách bằng mẫu WBS của ClickUp’s Project Budget.
Theo dõi tiến độ dự án và biết ngay lập tức liệu bạn đang tiết kiệm hay vượt quá ngân sách. Bất kỳ nhà quản lý dự án nào muốn cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian đều nên sử dụng mẫu này!
Lợi ích của phương pháp lập ngân sách linh hoạt đối với các nhóm dự án
Các lợi ích của quy trình lập ngân sách linh hoạt bao gồm:
Phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi của thị trường
Các nhóm có thể điều chỉnh nguồn vốn một cách nhanh chóng khi nhu cầu của khách hàng hoặc điều kiện thị trường thay đổi.
⭐ Ví dụ: Công ty SaaS của bạn ra mắt một tính năng mới dựa trên các câu chuyện người dùng, nhưng phản hồi từ người dùng cho thấy một tính năng khác có giá trị hơn. Với ngân sách linh hoạt, nhóm của bạn có thể ngay lập tức tái phân bổ nguồn lực để đẩy nhanh ưu tiên mới, thay vì phải chờ đến chu kỳ hàng năm tiếp theo.
Đồng bộ hóa chi tiêu với giá trị kinh doanh
Luồng nguồn lực được hướng đến các sáng kiến có tác động lớn nhất, thay vì được phân tán mỏng.
⭐ Ví dụ: Nhóm tiếp thị của bạn nhận thấy một chiến dịch quảng cáo không đạt hiệu quả trong khi chiến dịch khác vượt quá kỳ vọng. Phương pháp lập ngân sách linh hoạt cho phép họ chuyển nguồn lực từ chiến dịch kém hiệu quả sang tập trung vào chiến dịch mang lại kết quả tốt.
Tăng cường hợp tác giữa các nhóm
Các bộ phận tài chính, vận hành và lãnh đạo dự án cùng chia sẻ trách nhiệm trong các quyết định về nguồn vốn.
⭐ Ví dụ: Trong một cuộc đánh giá quý, nhóm sản phẩm và lãnh đạo tài chính cùng nhau quyết định thu hẹp quy mô một dự án để có thể đầu tư nhiều nguồn lực hơn vào một tính năng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
Nâng cao hiệu quả và giảm lãng phí
Bạn có thể dừng hoặc điều chỉnh hướng đi của dự án trước khi chúng tiêu tốn nguồn lực không cần thiết.
⭐ Ví dụ: Nhóm của bạn phụ thuộc vào một bộ công cụ trong hệ thống công nghệ, nhưng không phải tất cả đều mang lại giá trị hoặc thực sự được sử dụng—nhưng các gói đăng ký vẫn tiếp tục gia hạn vì không ai có cái nhìn tổng quan.
Với quản lý ngân sách linh hoạt, bạn có thể xem xét các chi phí này, cắt giảm kinh phí cho các công cụ không hỗ trợ các ưu tiên hiện tại và tái phân bổ ngân sách đó cho các giải pháp thực sự thúc đẩy năng suất.
Hoàn thành dự án đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách
Theo dõi liên tục giúp nhóm quản lý dự án phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh hướng đi để tránh chậm trễ và chi tiêu quá mức.
⭐ Ví dụ: Nhóm phát triển nhận ra giữa giai đoạn sprint rằng việc tích hợp API quan trọng sẽ cần thêm thời gian và kiểm thử. Thay vì để chậm trễ ảnh hưởng đến các giai đoạn sau, quản lý dự án tái phân bổ ngân sách để thuê thêm nhân lực kiểm thử tạm thời. Dự án vẫn giữ đúng tiến độ mà không vượt quá tổng chi phí.
Cách triển khai phương pháp lập ngân sách linh hoạt?
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước về cách triển khai quản lý ngân sách linh hoạt.
Bước 1: Hiểu rõ các kỳ vọng
Xác định mục đích và kết quả mong đợi ngay từ đầu để các ưu tiên của bạn luôn được duy trì nhất quán trong từng giai đoạn lặp lại. Điều này nên là một phần của kế hoạch dự án tổng thể của bạn.
Ngoài ra, xác định phạm vi công việc. Tại sao? Bởi vì nó sẽ hướng dẫn quá trình lập ngân sách dự án của bạn.
- Brainstorm các kết quả chính: Các tính năng, đầu ra hoặc cột mốc mang lại giá trị kinh doanh.
- Phân chia thành các công việc nhỏ hơn: Chia các mục tiêu và kết quả chính (OKRs) thành các sprint để cải thiện độ chính xác của ước tính và cho phép điều chỉnh lại khi ưu tiên thay đổi. Vì nó hỗ trợ dự báo lăn, bạn có thể theo dõi số liệu thực tế so với từng lần lặp thay vì phải chờ dữ liệu chi phí cuối dự án.
- Xác định các bên liên quan: Ai sẽ ảnh hưởng đến ngân sách, và ai sẽ xem xét sprint để tránh việc làm lại và phản hồi mâu thuẫn.
- Xác định nhu cầu: Liệt kê mọi nguồn lực ảnh hưởng đến phạm vi hoặc chi phí: nỗ lực con người, công cụ, tích hợp, yêu cầu tuân thủ và các mối phụ thuộc. Trong lập ngân sách Agile, danh sách này trở thành danh sách công việc cần chi tiêu. Các mục có thể được ưu tiên lại khi giá trị kinh doanh thay đổi.
- Xây dựng dòng thời gian: Xác định các điểm kiểm tra lặp lại: đánh giá sprint, đánh giá tài chính và đánh giá hiệu suất. Đồng bộ hóa chúng với chu kỳ lập ngân sách của bạn. Hãy nhớ rằng dòng thời gian này không phải là cố định.
Dưới đây là cách ClickUp hỗ trợ
Tập hợp tất cả các bên liên quan vào một không gian làm việc chung cho việc lập ngân sách và lập kế hoạch với phần mềm quản lý dự án ClickUp. Chủ ngân sách có thể theo dõi cách chi tiêu kết nối với tiến độ thực tế của dự án, các cột mốc quan trọng và sản phẩm đầu ra – chứ không chỉ là các mục chi tiêu tách biệt với công việc mà họ tài trợ.
Tương tự, mỗi bộ phận có thể xem ngân sách, mối quan hệ phụ thuộc và các cập nhật mà không cần chuyển đổi công cụ, từ đó giảm thiểu sự hiểu lầm và trùng lặp.
Phương pháp này loại bỏ tình trạng phân tán công việc bằng cách tích hợp lập kế hoạch ngân sách và nguồn lực, theo dõi và thực thi dự án trong một không gian làm việc AI tích hợp duy nhất . Do đó, các nhóm tài chính không cần sử dụng các công cụ BI riêng biệt để hiểu các mô hình chi tiêu dự án. Và không ai cần phải tìm kiếm các giải thích và câu trả lời qua hàng loạt chủ đề trò chuyện và email.
🎷 Xem: Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng kế hoạch dự án tổng quan trong vòng dưới 30 phút – từ xác định mục tiêu đến phân công công việc. Chúng tôi sẽ giới thiệu cách đơn giản nhất để thực hiện việc lập kế hoạch dự án hoàn chỉnh từ đầu đến cuối. 🧠
📚 Bonus Đọc: Tìm hiểu cách các nhóm Agile tạo kế hoạch dự án có thể thích ứng với sự thay đổi. Tải miễn phí Sổ tay Kế hoạch Dự án.
Bước 2: Phân bổ ngân sách theo từng giai đoạn
Nền tảng của quy trình lập ngân sách linh hoạt là tính động và linh hoạt. Có hai việc cần làm để thực hiện điều này: lập kế hoạch quy trình thành các sprint và ưu tiên công việc.
Thay vì commit toàn bộ ngân sách ngay từ đầu, bạn phân bổ kinh phí theo các đợt nhỏ hơn — thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Điều này, tất nhiên, dựa trên các ưu tiên hiện tại, những bài học đã được xác thực và tiến độ thực tế của dự án.
Agile cũng có nghĩa là ưu tiên những gì quan trọng nhất. Xác định các công việc ưu tiên cao cho mỗi sprint và phân bổ ngân sách. Bạn muốn các hoạt động quan trọng nhận được sự chú ý tài chính, và đó chính là mục đích của việc ưu tiên công việc.
Dưới đây là cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp Sprints giúp các nhóm chia chu kỳ lập ngân sách thành các khung thời gian ngắn hơn, dễ quản lý. Mỗi sprint có ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng.
Bạn có thể phân bổ ngân sách cho từng quý (hoặc bất kỳ dòng thời gian nào khác, như các sprint) và đang theo dõi chi tiêu và nguồn lực trong từng chu kỳ. Sau đó, điều chỉnh phân bổ cho quý tiếp theo dựa trên những gì bạn đã học được.
Kết hợp với Nhiệm vụ ClickUp Priorities, các nhóm có thể đánh dấu rõ ràng các công việc nào là cấp bách, có ưu tiên cao, bình thường hoặc có ưu tiên thấp. Điều này đảm bảo rằng nguồn vốn và tài nguyên giới hạn được ưu tiên cho các sáng kiến quan trọng nhất trước tiên. Các công việc có ưu tiên thấp vẫn linh hoạt và có thể được hạ ưu tiên hoặc hoãn lại khi tình hình thay đổi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Brain, bạn có thể đặt câu hỏi như “Những công việc sprint nào đang tiêu tốn nhiều ngân sách nhất?” hoặc “Những sản phẩm đầu ra nào đang chậm tiến độ và tác động chi phí là gì?” Nó thu thập dữ liệu từ các công việc, tài liệu và dự án của bạn theo thời gian thực và hiển thị tóm tắt, tự động hóa hoặc cảnh báo.
Bước 3: Hợp tác với các nhóm chức năng đa dạng
Để lập ngân sách linh hoạt (Agile budgeting) đạt hiệu quả, tất cả các bên liên quan phải có thể truy cập cùng một dữ liệu và sử dụng cùng một ngôn ngữ. Điều này bao gồm các bộ phận tài chính, vận hành, sản phẩm và quản lý dự án.
Nhưng nếu ngân sách được lưu trữ trong các bảng tính mà chỉ một bộ phận hiểu hoặc có quyền truy cập, nó sẽ trở nên vô dụng.
Hợp tác đa chức năng đảm bảo rằng các quyết định ngân sách không được đưa ra một cách độc lập. Khi các nhóm cùng chia sẻ trách nhiệm về ưu tiên và có khả năng hiển thị về chi tiêu, họ có khả năng cao hơn để hoàn thành kết quả trong phạm vi ngân sách và đúng thời hạn.
Dưới đây là cách triển khai hợp tác giữa các nhóm một cách hiệu quả:
1. Xây dựng sự hiển thị chung
Tạo một không gian làm việc duy nhất cho các công việc, chi phí và dòng thời gian. Điều này giúp mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ cách công việc của họ ảnh hưởng đến cả việc giao hàng và ngân sách. Ví dụ, bộ phận tài chính đang theo dõi chi tiêu theo thời gian thực.
Các nhà quản lý dự án Agile theo dõi tốc độ tiêu hao nguồn lực (burn rate) theo từng sprint. Bộ phận sản phẩm và kỹ thuật theo dõi tiến độ so với giá trị đã cung cấp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Chat để thảo luận về điều chỉnh ngân sách, chi phí vượt dự toán hoặc phân bổ tài nguyên trực tiếp trong các kênh dự án, thay vì trong các chủ đề email hoặc tin nhắn Slack rời rạc.
Gắn thẻ các thành viên trong nhóm khi cần phê duyệt, thông báo cho trưởng bộ phận khi tái phân bổ nguồn lực/ngân sách giữa các dự án, và duy trì tất cả các cuộc hội thoại liên quan được liên kết với các dự án cụ thể mà chúng ảnh hưởng.
2. Thiết lập các cuộc đánh giá ngân sách có cấu trúc
Tổ chức các cuộc họp đồng bộ để các nhóm đánh giá hiệu quả, thảo luận về các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định tái phân bổ nhanh chóng. Ví dụ: Bộ phận Tài chính trình bày các phân tích chênh lệch. Bộ phận Vận hành giải thích các rào cản. Ban Lãnh đạo xác nhận các điều chỉnh dựa trên giá trị tạo ra.
ClickUp SyncUps cho phép bạn tổ chức các cuộc gọi âm thanh và video nhanh chóng trực tiếp từ Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Xem bảng điều khiển, bình luận về các công việc và cập nhật các mục hành động theo thời gian thực.
3. Thống nhất về định nghĩa thành công
Các nhóm tài chính tập trung vào ROI (lợi nhuận trên vốn đầu tư) như chỉ số chính. Các bộ phận vận hành xem xét hiệu quả. Bộ phận triển khai đánh giá tốc độ. Nói tóm lại, các nhóm khác nhau đo lường thành công theo những cách khác nhau.
Bạn cần thống nhất các chỉ số thành công chung. Chúng có thể là chi phí trên mỗi sản phẩm hoàn thành, tỷ lệ chấp nhận tính năng hoặc lợi nhuận của sprint.
Bước 4: Phủ sóng nhiều khía cạnh của việc tính phí
Agile có nghĩa là duy trì sự linh hoạt và hiệu quả. Phương pháp định giá cố định có thể phù hợp cho các công việc ngắn hạn, có phạm vi rõ ràng, nhưng nó có thể gây ra xung đột trong các dự án dài hạn, lặp đi lặp lại, nơi phạm vi thay đổi thường xuyên.
Nói một cách đơn giản, bạn cần tính toán nhiều mô hình thanh toán (phí cố định, theo thời gian và vật liệu, và thanh toán theo hợp đồng). Bạn cũng nên theo dõi giờ làm việc có thể tính phí và không thể tính phí, vì không phải mọi công việc đều mang lại doanh thu trực tiếp. Nhưng tất cả các công việc đều tạo ra chi phí. Theo dõi cả hai giúp bạn bảo vệ biên lợi nhuận.
Dưới đây là cách ClickUp hỗ trợ
Sử dụng tính năng Theo dõi Thời gian Dự án của ClickUp để phân loại từng công việc thành có thể tính phí hoặc không thể tính phí. Theo thời gian, dữ liệu này sẽ được sử dụng để dự báo chi phí chính xác hơn và đưa ra quyết định định giá hợp lý.
Đây là một thực hành tốt để đánh giá độ chính xác của các ước tính so với thời gian thực tế được theo dõi và dữ liệu tính phí sau một vài sprint. Bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về chi phí dự án, biên lợi nhuận và tốc độ làm việc của nhóm.
Theo một chủ doanh nghiệp nhỏ,
Chức năng theo dõi thời gian của ClickUp là một lợi ích khác — chúng tôi theo dõi số giờ làm việc so với các công việc để đảm bảo ngân sách được kiểm soát chặt chẽ, và điều này cung cấp cho chúng tôi dữ liệu thực tế để tinh chỉnh phạm vi dự án trong tương lai.
Chức năng theo dõi thời gian của ClickUp là một lợi ích khác — chúng tôi theo dõi số giờ làm việc so với các công việc để đảm bảo ngân sách được kiểm soát chặt chẽ, và điều này cung cấp cho chúng tôi dữ liệu thực tế để tinh chỉnh phạm vi dự án trong tương lai.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Hãy để các đại lý ClickUp xử lý công việc nặng nhọc cho việc lập ngân sách linh hoạt của bạn. Vì các đại lý ClickUp hoạt động trực tiếp trong không gian làm việc của bạn, họ có thể xử lý dữ liệu ngân sách theo thời gian thực.
ClickUp Agents hoạt động như một đồng nghiệp AI, cho phép bạn giao các công việc liên quan đến tài chính và vận hành cho chúng. Gắn thẻ một Agent vào một công việc hoặc kích hoạt nó thông qua tự động hóa, và nó sẽ tiếp quản các công việc lặp đi lặp lại có ảnh hưởng đến ngân sách.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Tạo các báo cáo đơn giản cho các cuộc đánh giá ngân sách hàng tháng hoặc hàng quý dựa trên hoạt động thực tế trong không gian làm việc của bạn.
- Theo dõi sự chênh lệch về chi phí hoặc thời gian giữa các sprint và thông báo cho các bên liên quan phù hợp khi các ngưỡng được vượt qua.
- Cập nhật trạng thái, chủ sở hữu hoặc thẻ trên các công việc bị khối, hạ ưu tiên hoặc không còn phù hợp với quyết định tài trợ hiện tại.
Bước 5: Theo dõi các chỉ số tài chính và hoạt động
Bạn muốn đảm bảo dự án của mình không rơi vào tình trạng chi tiêu quá mức hoặc không đạt được mục tiêu. Mỗi quý nên cho thấy liệu các khoản đầu tư của bạn có mang lại kết quả hay không.
Hai loại chỉ số quan trọng nhất cần theo dõi là chỉ số tài chính và chỉ số hoạt động. Chúng bao gồm:
| Danh mục | Chỉ số | Tại sao phương pháp lập ngân sách Agile lại quan trọng |
| 💰 Tài chính | Chênh lệch ngân sách | Phát hiện sớm việc chi tiêu quá mức hoặc sử dụng không hiệu quả nguồn vốn. |
| Tốc độ tiêu hao hoặc Tốc độ đốt cháy | Hiển thị liệu bạn có khả năng vượt quá ngân sách trước khi dự án hoàn thành hay không. | |
| Chi phí trên mỗi sản phẩm đầu ra | Giúp đánh giá hiệu quả và chi phí của việc tạo/lập giá trị. | |
| Lợi nhuận của Sprint | Cho biết liệu mỗi sprint có mang lại lợi nhuận tích cực hay không. | |
| Độ chính xác của dự báo | Đảm bảo tính dự đoán tài chính | |
| ⚙️ Hoạt động | Tốc độ sprint | Phản ánh tốc độ triển khai và năng suất của nhóm. |
| Thời gian chu kỳ | Các chu kỳ ngắn hơn cho thấy phản hồi nhanh hơn và khả năng thích ứng cao hơn. | |
| Sử dụng hiệu quả nguồn lực của nhóm | Nổi bật hiệu quả sử dụng tài nguyên và tiềm năng quá tải hoặc thiếu nhân lực. | |
| Tần suất yêu cầu thay đổi | Theo dõi tính ổn định và kiểm soát phạm vi; tỷ lệ cao cảnh báo sự không đồng bộ. | |
| Tỷ lệ lỗi / Số giờ làm lại | Phát hiện các chi phí ẩn gây hao hụt ngân sách và làm chậm tiến độ triển khai. |
Một thực hành tốt khác là tổ chức các buổi đánh giá ngân sách sau mỗi chu kỳ để thảo luận về những gì đã thành công, những gì chưa thành công và những điều chỉnh cần thiết.
Dưới đây là cách ClickUp hỗ trợ
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn tập trung và hiển thị tất cả các chỉ số tài chính và hoạt động trong một nơi duy nhất. Kết nối dữ liệu từ các công việc, Trường Tùy chỉnh và tích hợp để theo dõi việc tiêu thụ ngân sách, tốc độ sprint và ROI theo thời gian thực.
Các bảng điều khiển cho phép bạn chuyển đổi giữa các tiện ích như biểu đồ cột, biểu đồ tròn hoặc biểu đồ đường để phát hiện sớm các điểm nghẽn và theo dõi xu hướng hiệu suất qua các sprint hoặc danh mục đầu tư.
Thêm thẻ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) để có được thông tin nhanh chóng, từ tóm tắt chênh lệch ngân sách đến dự đoán khối lượng công việc.
Điểm nổi bật? Bạn có thể tùy chỉnh bảng điều khiển theo đối tượng người dùng. Tạo các bản tóm tắt tổng quan cho ban lãnh đạo cấp cao, chế độ xem chi tiết về chênh lệch cho bộ phận tài chính, hoặc các báo cáo tốc độ triển khai theo sprint cho các nhà quản lý dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các Trường Tùy chỉnh đang theo dõi ngân sách đã phân bổ, chi tiêu thực tế và số tiền còn lại ở cấp độ cột mốc quan trọng, giúp nhóm tài chính và dự án có khả năng hiển thị về việc các khoản đầu tư có mang lại kết quả mong đợi hay không trước khi cam kết thêm nguồn lực.
Phần mềm và công cụ lập ngân sách linh hoạt
Ngay cả khung ngân sách tốt nhất cũng không thể phát huy hiệu quả nếu thiếu các công cụ phù hợp. Các bảng tính đơn thuần không thể xử lý dự báo lăn, mô phỏng kịch bản hoặc hợp tác đa chức năng với tốc độ mà Agile yêu cầu.
Dưới đây là một số công cụ lập ngân sách linh hoạt đáng để khám phá.
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
1. ClickUp
Với ClickUp, bạn sẽ có quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), khả năng theo dõi tài chính và hợp tác đa chức năng, tạo nên một giải pháp mạnh mẽ cho ngân sách linh hoạt.
Như chúng ta đã thấy, bạn có thể quản lý dự báo liên tục, phê duyệt và bảng điều khiển trong phần mềm quản lý dự án ClickUp để đảm bảo chi tiêu phù hợp với kết quả.
Dưới đây là một số tính năng khác hỗ trợ quá trình lập ngân sách và theo dõi của bạn:
Ngừng lãng phí thời gian vào các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại.
Các nhóm mất thời gian kiểm tra thủ công xem dự án có đang tiến gần đến giới hạn ngân sách hay không, hoặc phải nhớ thông báo cho đúng người khi cần điều chỉnh ngân sách.
ClickUp Tự động hóa loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại bằng cách tự động kích hoạt các hành động dựa trên quy tắc ngân sách của bạn.
Ví dụ, bạn có thể cài đặt các điều kiện kích hoạt để thông báo cho nhóm tài chính khi chi tiêu dự án đạt 75% ngân sách được phân bổ, chuyển các mục ngân sách sang "Cần xem xét" khi chi phí thực tế vượt quá ước tính, hoặc giao công việc phê duyệt cho trưởng bộ phận khi có yêu cầu.
Sử dụng các mẫu tùy chỉnh mọi lúc mọi nơi
Khi thiết lập một dự án mới, hãy sử dụng các mẫu ngân sách dự án miễn phí để ước tính chi phí, xác định các giới hạn tài chính và đồng bộ hóa phạm vi dự án với ngân sách.
Bắt đầu với mẫu Quản lý Dự án Ngân sách ClickUp, cho phép bạn cài đặt ước tính chi phí, số liệu thực tế và chênh lệch trực tiếp trong không gian làm việc của mình. Bạn có thể tùy chỉnh các trường cho ngân sách theo giai đoạn cụ thể — sau đó xem tất cả trong chế độ xem Bảng hoặc Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh để có khả năng hiển thị thời gian thực.
Giữ cho tài liệu ngân sách luôn kết nối với công việc thực tế.
ClickUp Docs giúp tài liệu ngân sách luôn cập nhật và kết nối với các dự án mà nó tài trợ. Tạo kế hoạch dự án động, nơi các giả định, quyết định cột mốc và lý do phân bổ được kết nối với các công việc và dự án thực tế sử dụng các nguồn lực đó.
Khi tình hình thay đổi, cập nhật các tài liệu lập kế hoạch trong bối cảnh cụ thể và liên kết trực tiếp với các dòng thời gian của dự án bị ảnh hưởng, để mọi người hiểu rõ cả số và lý do đằng sau các điều chỉnh.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Việc tổng hợp dữ liệu thủ công cho các cuộc đánh giá Agile có thể dẫn đến chậm trễ và lỗi. Tích hợp ClickUp kết nối các công cụ tài chính, hệ thống kế toán và nền tảng quản lý chi phí của bạn trực tiếp với việc đang theo dõi ngân sách trong ClickUp.
Tìm kiếm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cho tài liệu, tệp tin và ghi chú của bạn.
Chúng tôi tin rằng các nhóm tài chính và quản lý dự án không nên phải tự tay tổng hợp báo cáo hoặc lục lọi các công việc để hiểu tiền đang được sử dụng như thế nào.
ClickUp BrainGPT là ứng dụng AI siêu tiện ích trên desktop, cung cấp thông tin tức thì về trạng thái ngân sách, xu hướng chi tiêu và quyết định tài trợ, dựa trên toàn bộ dữ liệu không gian làm việc của bạn. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- Đồng bộ hóa trên tất cả dữ liệu tài chính: Tìm kiếm các hóa đơn cụ thể, cuộc hội thoại phê duyệt, hợp đồng nhà cung cấp hoặc quyết định ngân sách trước đây bằng cách tìm kiếm trong ClickUp và tất cả các ứng dụng kết nối như Google Drive, OneDrive và SharePoint.
- Nhận thông tin ngân sách tức thì mà không cần báo cáo: Hỏi BrainGPT, “Những dự án nào vượt ngân sách trong quý này?” và nhận câu trả lời ngay lập tức dựa trên dữ liệu chi tiêu thực tế, Trường Tùy chỉnh và trạng thái dự án trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
- Cập nhật ngân sách bằng giọng nói: Sử dụng tính năng Chuyển giọng nói thành văn bản để ghi chép chi phí, cập nhật số liệu thực tế của ngân sách hoặc yêu cầu điều chỉnh phân bổ kinh phí trong khi tham gia cuộc họp hoặc giữa các công việc.
2. Abacum
Được thiết kế cho FP&A và lập ngân sách, Abacum - nền tảng AI tích hợp sẵn - cho phép các nhóm tài chính xây dựng mô hình dựa trên yếu tố tác động, thực hiện các kịch bản "what-if" và thống nhất dữ liệu từ nhiều nguồn để dự báo luôn được cập nhật.
Sử dụng Abacum Intelligence, các nhóm tài chính có thể mô phỏng các kịch bản, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chi tiêu và chia sẻ các dự báo động với các trưởng bộ phận trong thời gian thực.
3. Birdview PSA
Birdview PSA (trước đây là Easy Projects) hợp nhất quản lý triển khai dự án, lập kế hoạch nguồn lực và theo dõi chi phí trong một chế độ xem duy nhất. Bạn có thể lập kế hoạch khối lượng công việc, phân bổ giờ làm việc và theo dõi chi phí thực tế so với kế hoạch trên các danh mục dự án.
Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp dịch vụ hoặc môi trường agency, nơi hiệu suất sử dụng tài nguyên quyết định lợi nhuận. Các bảng điều khiển dự báo tích hợp AI mô phỏng dòng thời gian dự án dựa trên khả năng thực tế của nhóm. Theo dõi thời gian giúp dự báo doanh thu và phát hiện sự mở rộng phạm vi dự án trước khi ảnh hưởng đến biên lợi nhuận.
📚 Đọc thêm: Hướng dẫn toàn diện về quản lý dự án Agile
4. Planview
Là phần mềm quản lý danh mục dự án doanh nghiệp, Planview được các tổ chức sử dụng cho việc lập ngân sách Agile ở cấp độ danh mục đầu tư. Nó hỗ trợ quản lý ngân sách, dự báo, đang theo dõi chi phí vận hành (OPEX) và chi phí đầu tư (CAPEX), đồng thời đảm bảo nguồn vốn được phân bổ phù hợp với các ưu tiên chiến lược.
Các nhóm có thể dự báo ở cấp độ chương trình hoặc danh mục đầu tư, mô phỏng các tình huống "what-if" và đo lường giá trị kinh doanh trên các sáng kiến sử dụng quản lý danh mục đầu tư được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
🧠 Thực tế thú vị: Theo nghiên cứu của ClickUp, nhân viên trung bình dành 30 phút hoặc hơn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin. Với không gian làm việc tất cả trong một của ClickUp, Enterprise Search, bạn có thể giảm thiểu đáng kể thời gian đó và tái phân bổ thời gian đó cho công việc có thể tính phí!
5. monday. com
Hệ thống Quản lý Công việc (Work OS) của Monday.com tích hợp công việc dự án, theo dõi tài nguyên và khả năng hiển thị ngân sách vào một bảng duy nhất. Các tính năng AI của nó—như monday Magic để tự động tạo quy trình làm việc và Sidekick để cung cấp gợi ý thời gian thực—giúp xác định các công việc gây tăng chi phí và điểm nghẽn tài nguyên trước khi chúng ảnh hưởng đến ngân sách.
Khi bạn tích hợp các trường chi phí, quy trình phê duyệt và bảng điều khiển vào không gian làm việc của mình, bạn có thể nhanh chóng có được cái nhìn tổng quan về ngân sách Agile.
6. Jira
Được hỗ trợ bởi Atlassian Intelligence, Jira cho phép các nhóm Agile kết nối kế hoạch sprint, theo dõi công việc và tác động ngân sách trong một hệ sinh thái duy nhất.
Tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên được hỗ trợ bởi AI, tóm tắt tự động về chi phí so với kết quả của sprint, và các quy trình làm việc được đề xuất giúp kết nối các chỉ số giao hàng và chỉ số tài chính. Kết quả: khi tốc độ hoặc phạm vi thay đổi, bạn có thể ngay lập tức đánh giá tác động chi phí và điều chỉnh nguồn vốn hoặc ưu tiên tương ứng.
📚 Đọc thêm: Hướng dẫn toàn diện về quản lý chi phí dự án
📮 ClickUp Insight: Các nhóm hoạt động kém hiệu quả có khả năng sử dụng 15+ công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm hoạt động hiệu quả duy trì hiệu suất bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ xuống còn 9 hoặc ít hơn các nền tảng.
Nhưng sao không thử sử dụng một nền tảng duy nhất? Với vai trò là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Thách thức trong việc triển khai lập ngân sách linh hoạt và cách giải quyết chúng
Bạn cần hiểu rõ những thách thức có thể gặp phải khi cài đặt quy trình lập ngân sách linh hoạt và sẵn sàng đối phó với chúng. Những thách thức này bao gồm:
Thách thức 1: Sự phân mảnh của công cụ
Nhóm tài chính của bạn sử dụng bảng tính để lập ngân sách. Nhật ký thời gian được lưu trữ trong một ứng dụng riêng biệt, và các sprint được quản lý trong công cụ quản lý dự án. Ngoài ra, phân tích sản phẩm được thực hiện ở nơi khác, và việc lập hóa đơn được xử lý trong hệ thống kế toán độc lập.
Tác động của phương pháp lập ngân sách linh hoạt
- Tái phân bổ chậm: Bạn không thể điều chỉnh và chi tiêu giữa chừng sprint nếu bộ phận tài chính nhận dữ liệu chậm hai tuần.
- Biến động ẩn: Chi phí vượt dự toán xuất hiện sau khi kết thúc tháng, không kịp thời để điều chỉnh.
- Đếm trùng lặp hoặc thiếu sót: Các danh mục không nhất quán (ví dụ: “Thiết kế – Có thể tính phí” so với “Thiết kế Có thể tính phí”)
✅ Giải pháp: Mọi người nên có một nguồn thông tin duy nhất. Một bản ghi dự án/danh mục công việc duy nhất liên kết: ID sprint/nhiệm vụ, trung tâm chi phí, cờ tính phí và mã khách hàng/dự án.
Bảng điều khiển theo thời gian thực được cập nhật bằng dữ liệu cấp sự kiện (không phải tóm tắt hàng tháng). Phần mềm quản lý dự án bạn chọn cho ngân sách linh hoạt nên tích hợp với hệ thống công nghệ của bạn để đảm bảo luồng dữ liệu mượt mà giữa các hệ thống và chế độ xem tổng quan về dữ liệu.
Thách thức 2: Tải nhận thức và quá tải dữ liệu
Mọi người đều có bảng điều khiển—nhưng có tới 18 bảng. Các nhà quản lý dự án (PM) theo dõi tốc độ, bộ phận tài chính theo dõi chênh lệch, bộ phận vận hành đo lường hiệu suất sử dụng; không có bảng nào cung cấp một bức tranh thống nhất. Thời gian đánh giá được dành để cuộn qua các biểu đồ, không phải để đưa ra quyết định.
Tác động của phương pháp lập ngân sách linh hoạt
- Tình trạng bế tắc trong ra quyết định: Quá nhiều biểu đồ, tín hiệu không rõ ràng
- Điều chỉnh muộn: Cảnh báo được kích hoạt sau khi các ngưỡng đã bị vượt quá đáng kể.
- Sự chú ý sai chỗ: Nhóm tập trung tối ưu hóa những gì dễ dàng tạo biểu đồ, chứ không phải những gì tạo ra giá trị.
✅ Giải pháp: Tối ưu hóa thông tin với thẻ AI của ClickUp. Chúng biến thông tin thô của bạn thành các tóm tắt có thể hành động. Thay vì phải lọc qua hàng chục biểu đồ, bạn có thể tạo ra các thông tin tức thì như:
- Top 3 sprint có nguy cơ vượt ngân sách
- Xu hướng chênh lệch của danh mục đầu tư này trong 30 ngày qua
- Những chỉ số KPI nào đang được cải thiện và những chỉ số nào cần được chú ý.
Mỗi thẻ AI phân tích dữ liệu thời gian thực từ các công việc, Trường Tùy chỉnh và tích hợp của bạn để hiển thị những thông tin thực sự quan trọng. Bạn có thể kết hợp các tiện ích trực quan (đồ thị thanh, đường, tròn) với tóm tắt AI để có chế độ xem sẵn sàng cho cấp lãnh đạo.
Thách thức 3: Thiếu sự giao tiếp giữa các nhóm
Các nhà quản lý dự án (PM) hoạt động trong các nghi thức sprint; bộ phận tài chính trong các kỳ kết thúc hàng tháng; bộ phận vận hành trong các chu kỳ nhà cung cấp hàng tuần. Các cập nhật được truyền tải một cách không đồng bộ, bối cảnh bị mất, và các điều chỉnh ngân sách chậm trễ so với thực tế.
Tác động của phương pháp lập ngân sách linh hoạt?
- Chuyển hướng chậm: Công việc tiếp tục được thực hiện dựa trên các giả định tài trợ đã lỗi thời.
- Các quan điểm trái ngược: Kỹ thuật đang 'trên đà', tài chính 'vượt ngân sách'
- Mở rộng phạm vi dự án một cách âm thầm: Các thay đổi được phê duyệt một cách không chính thức, không được phản ánh trong ngân sách hoặc kế hoạch.
✅ Giải pháp: Sử dụng công cụ ghi chú AI để chuyển đổi cuộc hội thoại thành các bản ghi có thể hành động. Với công cụ Ghi chú AI của ClickUp, mỗi buổi đánh giá sprint, đồng bộ ngân sách hoặc cuộc họp đứng giữa các nhóm trở thành nguồn kiến thức có cấu trúc. Bạn sẽ nhận được bản ghi chép, tóm tắt và video trong tài liệu ClickUp của mình.
Trợ lý ghi chú AI tự động ghi lại các quyết định, tác động, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn vào không gian làm việc của bạn, đồng thời gắn thẻ các công việc, ngân sách và dự án liên quan. Mọi người đều nhìn thấy cùng một phiên bản thông tin chính xác — mà không cần phải tìm kiếm các ghi chú sau cuộc họp hoặc các chủ đề trên Slack.
Các trường hợp nghiên cứu và ví dụ về lập ngân sách linh hoạt
Dưới đây, chúng tôi minh họa cách lập ngân sách linh hoạt đã được áp dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau và tác động mà nó mang lại.
1. Blue Cross Blue Shield of Nebraska
⁉️ Thách thức: BCBSNE đang thực hiện quá trình di chuyển hệ thống phức tạp trong bối cảnh nhu cầu thị trường y tế thay đổi liên tục. Các mô hình lập ngân sách và quản trị truyền thống của họ đã gây ra các điểm nghẽn, làm chậm quá trình ra quyết định và giảm tính minh bạch.
🔄 Phương pháp Agile: Sau khi áp dụng các thực hành Agile trong lĩnh vực công nghệ thông tin, BCBSNE đã mở rộng cách tiếp cận này sang lập kế hoạch tài chính và lập ngân sách. Ngân sách được xem xét thường xuyên hơn, được điều chỉnh cho phù hợp với kết quả kinh doanh và được điều chỉnh khi ưu tiên thay đổi.
🏆 Kết quả: Giám đốc Tài chính (CFO) và nhóm lãnh đạo đã nhận thấy sự minh bạch, hợp tác và tốc độ cao hơn so với phương pháp lập ngân sách truyền thống. Thành công này đã củng cố niềm tin của ban lãnh đạo trong việc mở rộng áp dụng phương pháp lập ngân sách Agile trên toàn tổ chức.
2. Các cơ quan trong khu vực công
⁉️ Thách thức: Các cơ quan chính phủ thường dựa vào ngân sách hàng năm cứng nhắc, điều này giới hạn khả năng của họ trong việc phản ứng với các chính sách mới, khủng hoảng hoặc nhu cầu của công dân. Sự cứng nhắc này có thể làm chậm trễ các chương trình quan trọng hoặc phân bổ sai nguồn lực khi điều kiện thay đổi.
🔄 Phương pháp Agile: Các tổ chức khu vực công ở Anh và trên toàn cầu đã bắt đầu áp dụng các thực hành lập ngân sách linh hoạt, như dự báo liên tục và chu kỳ tài trợ liên tục. Thay vì khóa nguồn vốn cho cả năm tài chính, các cơ quan phân bổ tài nguyên theo từng giai đoạn và điều chỉnh lại khi ưu tiên thay đổi.
🏆 Kết quả: Bằng cách áp dụng phương pháp lập ngân sách linh hoạt hơn, các cơ quan nhà nước đã nâng cao khả năng điều chỉnh nhanh chóng, ưu tiên các nhu cầu mới phát sinh và mang lại giá trị cao hơn từ nguồn kinh phí của người nộp thuế.
3. Tổ chức tài chính Bắc Mỹ
⁉️ Thách thức: Một tổ chức tài chính hàng đầu phát hiện ra rằng gần 50% ngân sách hàng năm của họ bị tiêu tốn bởi các công việc không được lên kế hoạch và có ưu tiên thấp. Điều này khiến các sáng kiến quan trọng nhất của họ bị thiếu kinh phí. Phương pháp lập ngân sách hàng năm truyền thống khóa kinh phí quá sớm, khiến việc điều chỉnh hướng đi trở nên bất khả thi.
🔄 Phương pháp Agile: Tổ chức đã chuyển từ mô hình tài trợ dựa trên dự án sang các danh mục đầu tư liên tục gắn liền với kết quả chiến lược. Thay vì tài trợ cho hàng chục dự án ngắn hạn, họ đã phân bổ nguồn lực cho các dòng công việc tập trung vào kết quả.
🏆 Kết quả: Với phương pháp này, công ty đã đạt được thành công trong việc hoàn thành 80% các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, nâng cao tính dự đoán và đảm bảo ngân sách phù hợp với mục tiêu chiến lược.
📚 Đọc thêm: Cách tạo ngân sách hoạt động
Làm thế nào để vượt qua sự kháng cự đối với phương pháp lập ngân sách Agile?
Dù có những lợi ích đã được ghi nhận của phương pháp lập ngân sách linh hoạt, bạn vẫn có thể gặp phải sự phản đối từ nhóm của mình khi họ đã quen với kế hoạch lập ngân sách hàng năm. Và khi điều đó xảy ra, hãy thử một số mẹo sau:
- Chọn một dự án có tác động lớn để triển khai ngân sách linh hoạt. Ghi chép lại những bài học và kết quả, những gì đã thành công và những gì chưa thành công.
- Sau đó, sử dụng tài liệu hướng dẫn này để giải thích cách tài trợ lặp lại cải thiện độ chính xác và tính minh bạch. Trình bày các kết quả cụ thể và thành công đạt được.
- Xây dựng sự ủng hộ của ban lãnh đạo ngay từ đầu. Mời họ tham gia các buổi đánh giá sprint đầu tiên để chứng kiến sự linh hoạt trong hành động.
- Giữ dữ liệu ngân sách mở cho các bộ phận tài chính, vận hành và triển khai.
- Khuyến khích các cuộc thảo luận mở về các lựa chọn đánh đổi và lợi ích chi phí. Ví dụ, khi bộ phận tài chính và kỹ thuật đều có thể xem dữ liệu chi tiêu thực tế trong ClickUp, các cuộc tranh luận sẽ chuyển từ "Tại sao lại chi tiêu quá mức?" sang "Chúng ta có thể điều chỉnh gì để cải thiện kết quả?"
- Đừng bỏ qua việc kỷ niệm những thành công nhỏ. Đó có thể là việc ghi nhận đồng nghiệp tại cuộc họp hàng tuần vì đã đề xuất một thay đổi nhỏ trong quy trình mà mọi người hiện đang tuân theo. Biến những thành công đó thành các trường hợp điển hình cho giao tiếp nội bộ.
Biến phương pháp lập ngân sách linh hoạt từ lý thuyết thành thực tiễn với ClickUp
Lập ngân sách truyền thống mang lại sự kiểm soát, nhưng cũng làm mất đi tính linh hoạt. Lập ngân sách linh hoạt (Agile budgeting) mang lại tính linh hoạt, nhưng có nguy cơ gây ra sự phân mảnh nếu các công cụ, nhóm và tất cả các bên liên quan không được đồng bộ hóa trên toàn tổ chức.
ClickUp là cầu nối. Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp biến quy trình lập ngân sách Agile từ một công việc trên bảng tính thành một hệ thống linh hoạt và hợp tác.
Sử dụng ClickUp Brain như một trợ lý tài chính để tổng hợp chi tiêu, dự báo xu hướng và cung cấp thông tin chi tiết giúp bạn đưa ra quyết định tài trợ tự tin. Chuyển sang ClickUp Bảng điều khiển để có cái nhìn tổng quan.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Không. Phương pháp này hoạt động tốt nhất trong môi trường Agile, nơi ưu tiên thay đổi thường xuyên, như các công ty SaaS, startup và doanh nghiệp phát triển nhanh. Các tổ chức này hưởng lợi nhiều nhất từ chu kỳ ngân sách ngắn, dự báo lăn và nguồn vốn linh hoạt. Tuy nhiên, các ngành được quy định chặt chẽ như ngân hàng hoặc y tế, yêu cầu phê duyệt ngân sách cố định, có thể gặp khó khăn khi áp dụng ngân sách Agile toàn diện. Một mô hình kết hợp, kết hợp các nguyên tắc Agile (dự báo lăn, đánh giá lặp lại) với các biện pháp kiểm soát truyền thống, mang lại kết quả tốt hơn.
Có, nhưng cần có sự quản lý chặt chẽ. Các đội ngũ tài chính doanh nghiệp có thể áp dụng ngân sách linh hoạt thông qua:1. Dự báo lăn chu kỳ: Cập nhật các giả định tài chính hàng quý hoặc hàng tháng thay vì hàng năm3. Tài trợ cho các dòng giá trị, không phải dự án: Chuyển từ tài trợ theo từng mục chi tiết sang đầu tư liên tục vào kết quả hoặc nhóm3. Quyết định phân quyền: Trao quyền cho các đơn vị kinh doanh điều chỉnh chi tiêu dựa trên kiến thức đã được xác thực
Ngân sách linh hoạt tập trung vào khả năng thích ứng và phân bổ lại nguồn vốn liên tục dựa trên sự thay đổi ưu tiên, trong khi ngân sách tinh gọn nhấn mạnh vào hiệu quả và giảm lãng phí trong kế hoạch và phê duyệt ngân sách. Linh hoạt là về sự linh hoạt; tinh gọn là về luồng và kỷ luật.
Dưới đây là một số cách để đo lường ROI trong lập ngân sách Agile: Giá trị mang lại, thời gian chu kỳ và chênh lệch ngân sách so với chênh lệch kết quả. Bạn cũng có thể xem xét các chỉ số dựa trên kết quả như tỷ lệ churn, việc giao hàng sản phẩm và tỷ lệ chấp nhận hoặc hài lòng của khách hàng.
Chúng tôi đề xuất thực hiện hàng quý. Tần suất của bạn sẽ phụ thuộc vào độ biến động của kinh doanh, mức độ chín muồi của dữ liệu và chu kỳ ra quyết định. Các chu kỳ đánh giá phổ biến bao gồm: đánh giá kinh doanh hàng quý (QBR), đánh giá hàng tháng và điều chỉnh ở cấp độ sprint.
Đúng vậy. Trong các dự án tiếp thị và sáng tạo, phương pháp lập ngân sách linh hoạt cho phép điều chỉnh ngân sách một cách nhanh chóng dựa trên hiệu quả của chiến dịch, tái phân bổ nguồn lực cho các sáng kiến hiệu quả nhất.
Có. Nhưng cần áp dụng một cách có lựa chọn. Các ngành công nghiệp đòi hỏi vốn đầu tư lớn (ví dụ: hàng không vũ trụ, hạ tầng, năng lượng) phụ thuộc vào các cam kết tài chính đa năm, do đó việc áp dụng hoàn toàn phương pháp lập ngân sách Agile không khả thi trong toàn bộ quy trình. Tuy nhiên, phương pháp kết hợp (hybrid) hiệu quả trong các giai đoạn đầu của nghiên cứu và phát triển (R&D), kế hoạch, quá trình phát triển hoặc giai đoạn thử nghiệm. Các đánh giá dựa trên cột mốc thời gian và dự báo lăn chu kỳ cho phép các nhóm điều chỉnh trong khung khổ kỷ luật, đảm bảo kiểm soát tài chính đồng thời duy trì khả năng phản ứng với những thay đổi của thị trường hoặc thực tế kỹ thuật.