Sự kiện giúp kết nối mọi người và mở ra những cơ hội mới.
Thực tế, gần 90% nhà tiếp thị tin rằng sự kiện giúp công ty của họ nổi bật so với đối thủ cạnh tranh, trong khi 89% coi chúng là yếu tố quan trọng cho sự phát triển kinh doanh.
Nhưng để tổ chức sự kiện thành công không chỉ cần sự nhiệt huyết. Với mẫu kế hoạch sự kiện phù hợp, bạn có thể nắm bắt mọi chi tiết nhỏ và làm cho toàn bộ quá trình trở nên nhẹ nhàng hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các mẫu lập kế hoạch sự kiện Notion hàng đầu có thể giúp bạn quản lý sự kiện của mình một cách thành công.
Các mẫu kế hoạch sự kiện tốt nhất trong nháy mắt
Dưới đây là tóm tắt về tất cả các mẫu kế hoạch sự kiện Notion và ClickUp mà chúng tôi đang giới thiệu tính năng:
| Tên mẫu | Mẫu đã tải xuống | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Lịch sự kiện của Notion | Tải xuống mẫu này | Các nhóm chia sẻ nhanh các sự kiện sắp tới | Ngày sự kiện chia sẻ cho nhóm, liên kết RSVP, ghi chú, liên kết tệp nhanh | Lịch Notion |
| Trình lập kế hoạch quà tặng lễ hội của Notion | Tải xuống mẫu này | Người dùng lên kế hoạch quà tặng trong một mùa | Ý tưởng quà tặng kèm ngân sách, vận chuyển và nhắc nhở | Danh sách Notion |
| Trình lập kế hoạch ngân sách sự kiện của Notion | Tải xuống mẫu này | Những người lập kế hoạch đang theo dõi chi phí qua các nhà cung cấp | Các danh mục chi phí, trạng thái thanh toán, tổng hợp và công thức | Bảng Notion |
| Mẫu Lập Kế Hoạch Sinh Nhật Thẩm Mỹ của Notion | Tải xuống mẫu này | Chủ tiệc tổ chức các bữa tiệc sinh nhật phong cách | Danh sách khách, thực đơn, hoạt động, thiết lập địa điểm | Bảng Notion |
| Bảng theo dõi tập luyện cho giải chạy bán marathon của Notion | Tải xuống mẫu này | Những người tham gia theo kế hoạch 8 tuần | Kế hoạch, đang theo dõi quãng đường, nhật ký đào tạo | Lịch Notion |
| Sự kiện cộng đồng của Notion | Tải xuống mẫu này | Người tổ chức giới thiệu các thành viên tham gia và vai trò của họ | Hồ sơ với vai trò, công ty, liên kết mạng xã hội | Thư viện Notion |
| Kế hoạch sự kiện của Notion | Tải xuống mẫu này | Các nhóm cần một bản thiết kế kế hoạch chi tiết | Mục tiêu, đối tượng mục tiêu, lịch trình, hậu cần, ngân sách | Bảng Notion |
| Mẫu lập kế hoạch Giáng sinh tất cả trong một của Notion | Tải xuống mẫu này | Gia đình quản lý quà tặng, danh sách công việc và lịch trình | Ý tưởng quà tặng, danh sách mua sắm, trung tâm công thức nấu ăn, lịch trình | Lịch Notion |
| The We d ding Planner Hub của Notion | Tải xuống mẫu này | Các cặp đôi đang lên kế hoạch cho địa điểm, nhà cung cấp và trang trí | Ngân sách, nhà cung cấp, bảng ý tưởng, danh sách khách | Bảng Notion |
| Trình lập kế hoạch tiệc đơn giản/Quản lý sự kiện bởi Notion | Tải xuống mẫu này | Người tổ chức các sự kiện quy mô nhỏ đến trung bình | Mời khách với RSVP, thực đơn, trang trí, ngân sách | Danh sách Notion |
| Mẫu bản tóm tắt dự án sự kiện ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý dự án bắt đầu sự kiện với một bản tóm tắt chia sẻ | Mục tiêu, phạm vi, chủ sở hữu cột mốc, tệp đính kèm | ClickUp Tài liệu |
| Mẫu lập kế hoạch sự kiện lớn ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm đang có kế hoạch cho các sự kiện ra mắt lớn và hội nghị với nhiều luồng công việc | Dòng thời gian Gantt, bản tóm tắt sự kiện, biên bản cuộc họp, phân công công việc | Biểu đồ Gantt ClickUp |
| Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm kiểm soát chi tiêu theo từng danh mục | Chi phí theo danh sách, trạng thái, ngân sách kênh | Chế độ xem danh sách ClickUp |
| Mẫu quản lý sự kiện ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Những người lập kế hoạch cần phối hợp đa nhóm cho các sự kiện phức tạp | Các chế độ xem Danh sách, Bản đồ, Thời gian và Ngân sách với tiến độ | ClickUp Dòng Thời Gian Chế Độ Xem |
| Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Những người lập kế hoạch tập trung các ghi chú về địa điểm, dịch vụ ẩm thực và giải trí | Tài liệu có cấu trúc với danh sách kiểm tra, phê duyệt và bình luận | ClickUp Tài liệu |
| Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Những người làm marketing đang lên kế hoạch cho một chiến dịch quảng cáo có cấu trúc trên email và mạng xã hội | Lịch kênh, chủ sở hữu công việc, ngân sách theo kênh | Lịch ClickUp |
| Mẫu quảng bá sự kiện ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm thực hiện các công việc quảng cáo hàng ngày | Mẫu công việc cho các hoạt động tiếp cận cộng đồng, truyền thông và người ảnh hưởng | Nhiệm vụ ClickUp |
| Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Cá nhân và nhóm biến ý tưởng thành các giai đoạn dự án đang theo dõi | Danh sách công việc đang theo dõi và theo dõi lịch, chủ sở hữu, ngày đáo hạn | Lịch ClickUp |
| Mẫu kế hoạch sự kiện đơn giản ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các đội nhóm nhỏ cần kế hoạch đơn giản với các chế độ xem linh hoạt | Danh sách công việc đã lưu sẵn cho các hoạt động, cơ sở vật chất và thanh toán | ClickUp Bảng chế độ xem |
| Mẫu kế hoạch sự kiện nâng cao ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm đang có kế hoạch cho các chương trình kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều sự kiện | 29 trạng thái, tự động hóa, giám sát đa chế độ xem | Không gian Làm việc ClickUp |
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu lập kế hoạch sự kiện Notion tốt?
Với tư cách là Quản lý Sự kiện, tôi rất thích rằng Notion cung cấp cho tôi một không gian tập trung, có thể tùy chỉnh để quản lý mọi chi tiết của sự kiện. Từ chiến lược tổng thể đến các chi tiết logistics cụ thể, tôi có thể tạo danh sách kiểm tra động, đang theo dõi ngân sách, phân công công việc và lưu trữ tất cả tài liệu liên quan trong một nơi duy nhất.
Với tư cách là Quản lý Sự kiện, tôi rất thích rằng Notion cung cấp cho tôi một không gian tập trung, có thể tùy chỉnh để quản lý mọi chi tiết của sự kiện. Từ chiến lược tổng thể đến các chi tiết logistics cụ thể, tôi có thể tạo danh sách kiểm tra động, đang theo dõi ngân sách, phân công công việc và lưu trữ tất cả tài liệu liên quan trong một nơi duy nhất.
Đánh giá trên G2 đã tóm tắt rất tốt. Một mẫu kế hoạch sự kiện Notion tốt hoạt động như một nơi duy nhất cho mọi thứ bạn cần, từ mục tiêu tổng thể đến những chi tiết logistics nhỏ nhất.
Dưới đây là một số đặc điểm bạn nên lưu ý:
- ✅ Dòng thời gian và danh sách kiểm tra để đảm bảo các công việc và hạn chót được rõ ràng từ đầu đến cuối
- ✅ Công cụ theo dõi ngân sách để giám sát chi tiêu và duy trì kiểm soát tài chính
- ✅ Quản lý nhà cung cấp để tổ chức thông tin liên hệ, báo giá, thanh toán và hợp đồng
- ✅ Hệ thống quản lý khách để đang theo dõi xác nhận tham dự, sở thích và người dùng được cấp phép
- ✅ Trung tâm tập trung để lưu trữ ghi chú, tài liệu và liên kết tại một nơi dễ truy cập
10 mẫu kế hoạch sự kiện Notion miễn phí
Từ hội nghị, đám cưới đến các buổi tụ tập nhỏ, mẫu phù hợp có thể giúp bạn giảm bớt áp lực khi phải nhớ từng chi tiết nhỏ. Dưới đây là một số mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí trên Notion để theo dõi chi tiết và duy trì tiến độ.
1. Lịch sự kiện của Notion
Mẫu Lịch Sự Kiện của Notion cung cấp cho bạn một lịch chia sẻ nơi bạn có thể liệt kê các sự kiện sắp tới và thêm tất cả các chi tiết khóa của sự kiện như ngày, giờ và liên kết RSVP.
Điểm nổi bật của nó là khả năng hoạt động như một không gian giao tiếp. Bạn có thể đính kèm tệp đính kèm, thêm ghi chú nhanh hoặc chia sẻ liên kết ngay trong lịch.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Chia sẻ chi tiết sự kiện với toàn nhóm trong một không gian đơn giản
- Lập kế hoạch cho các buổi workshop, sự kiện ngoài trời hoặc các phiên họp cộng đồng với hiển thị rõ ràng
- Lập bản đồ cho các ngày diễn ra sự kiện hội nghị và xác nhận tham dự (RSVP)
- Xây dựng hồ sơ các sự kiện đã diễn ra để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch trong tương lai
✨ Phù hợp cho: Các nhóm và tổ chức muốn có cách đơn giản để đảm bảo mọi người đồng bộ về các sự kiện sắp tới.
👀 Thông tin thú vị: Primavera Sound đã phá vỡ kỷ lục tại Barcelona. Lễ hội này thu hút khoảng 293.000 người tham dự trong phiên bản thứ 23, trở thành sự kiện một tuần có lượng khán giả đông nhất trong lịch sử. Các nghệ sĩ chính như Charli XCX, Troye Sivan và Sabrina Carpenter đã giúp sự kiện này bán hết vé từ tháng 1. Sự kiện này đã tạo ra hơn €300 triệu tác động kinh tế cho thành phố.
2. Trình lập kế hoạch quà tặng lễ hội của Notion
Trong Home Alone 2, Kevin cẩn thận lập kế hoạch cho chuyến đi mua sắm tại cửa hàng đồ chơi, đảm bảo anh biết chính xác những gì mình cần trước khi đi. Nếu gia đình anh lập kế hoạch cho kỳ nghỉ với sự cẩn thận tương tự, họ có thể tránh được tình trạng hỗn loạn tại sân bay.
Mẫu Holiday Gift Planner by Notion sẽ giúp bạn hoàn thành việc cần làm.
Mẫu này giúp việc tặng quà trở nên ít rối ren hơn và trở thành một quá trình chu đáo hơn. Bạn có thể ghi chép ý tưởng quà tặng suốt cả năm, theo dõi ngân sách và đánh dấu các món đã mua khi thực hiện.
Mẫu kế hoạch sự kiện này chính là điều bạn cần để ghi nhớ những chi tiết nhỏ nhất: từ màu sắc yêu thích của bạn bè đến sở thích của đồng nghiệp, mọi thứ đều được ghi nhớ và sẵn sàng khi bạn cần.
Ngoài ra, bạn có thể cài đặt nhắc nhở cho đơn đặt hàng trực tuyến, đang theo dõi đơn hàng và tùy chỉnh danh mục để phù hợp với phong cách của bạn, dù bạn mua sắm từ sớm hay thích mua sắm vào phút chót.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi mọi người trong danh sách công việc của bạn, từ gia đình và bạn bè đến đồng nghiệp và khách hàng
- Quản lý ý tưởng quà tặng với ghi chú về sở thích, dị ứng hoặc sở thích cá nhân
- Lập kế hoạch cho nhiều ngày lễ hoặc sự kiện tại một vị trí trung tâm
- Đặt nhắc nhở cho hạn chót giao hàng và luôn cập nhật tình trạng giao hàng
✨ Phù hợp cho: Bất kỳ ai muốn biến việc mua sắm dịp lễ từ một cuộc đua căng thẳng thành một trải nghiệm có tổ chức và chu đáo.
📖 Xem thêm: Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho Notion
3. Trình lập kế hoạch ngân sách sự kiện của Notion
Giá cả đang tăng dần ở mọi nơi. Đối với những ai có kế hoạch cho sự kiện, lạm phát gia tăng có nghĩa là các địa điểm, dịch vụ ẩm thực và vật tư thường có giá cao hơn dự kiến.
Mẫu Kế hoạch Ngân sách Sự kiện của Notion được thiết kế để mang lại sự an tâm cho bạn trong những thời điểm như thế này bằng cách giúp bạn lập kế hoạch một cách có trách nhiệm, đảm bảo rằng buổi lễ không bao giờ vượt quá ngân sách.
Mẫu kế hoạch sự kiện hoàn hảo này mang lại cấu trúc cho một trong những phần phức tạp nhất của việc lập kế hoạch sự kiện: tài chính. Bạn có thể ghi chép chi phí, phân loại chúng và đang theo dõi thanh toán, đồng thời xem các tổng hợp tự động tính toán ngân sách còn lại.
Điều làm cho nó hữu ích là khả năng mở rộng. Dù bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ra mắt sản phẩm, một đám cưới hay một sự kiện gây quỹ, mẫu lập kế hoạch ngân sách sự kiện này giúp bạn cân bằng giữa tham vọng và tính thực tiễn.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi ngân sách cho nhiều sự kiện trong một không gian được tổ chức gọn gàng
- Ghi chép chi phí theo danh mục, số tiền và trạng thái thanh toán
- Tính tổng và số tiền còn lại với công thức tự động
- Giữ tất cả các chi tiết tài chính kết nối với quy trình kế hoạch tổng thể
✨ Phù hợp cho: Các nhà tổ chức sự kiện và nhóm muốn quản lý chi phí một cách rõ ràng đồng thời tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ.
📮 ClickUp Insight: Khoảng 32% người lao động cho biết họ gặp khó khăn trong việc dành không gian cho bản thân, nhưng chỉ 14% thực sự khối thời gian đó trên lịch của họ. Thực tế là, nếu không được lên lịch, nó hiếm khi được bảo vệ.
📆Với Lịch ClickUp, bạn có thể dành không gian cho bản thân giống như cách bạn làm cho các cuộc họp. Đồng bộ hóa nó với các lịch bên ngoài, thiết lập các khối lặp lại cho cả công việc và thời gian cá nhân, và kéo thả các công việc hoặc sự kiện khi kế hoạch thay đổi. Đây là cách đơn giản để ngăn công việc phút chót xâm nhập vào thời gian miễn phí của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press báo cáo tiết kiệm được 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ ClickUp Automations, dẫn đến tăng 12% hiệu suất tổng thể.
4. Mẫu Lập Kế Hoạch Sinh Nhật Thẩm Mỹ của Notion
Gần một trong bốn người trưởng thành mong chờ sinh nhật hơn bất kỳ sự kiện hàng năm nào khác.
Điều đó có ý nghĩa. Sinh nhật cho chúng ta lý do để dừng lại, tụ họp với những người mình quan tâm và tổ chức một buổi lễ mang đậm dấu ấn cá nhân.
Mẫu Aesthetic Birthday Planner by Notion được thiết kế để giúp bạn biến niềm vui thành hiện thực. Mẫu này kết hợp sự tinh tế với tính thực tiễn. Bạn có thể lên kế hoạch cho thực đơn, hoạt động, danh sách khách mời và bố trí địa điểm hoàn hảo trong một nơi, tất cả trong một bố cục sang trọng và đầy cảm hứng.
Điều làm cho mẫu Notion này đặc biệt là khả năng tùy chỉnh dễ dàng. Dù bạn đang tổ chức một bữa tiệc lớn hay một bữa tối ấm cúng, bạn có thể điều chỉnh các phần để phù hợp với ý tưởng của mình.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Quản lý danh sách khách mời kèm theo ghi chú về sở thích hoặc nhu cầu đặc biệt
- Lập kế hoạch cho thực đơn, trang trí và các hoạt động trong một định dạng dễ truy cập
- Đang theo dõi ngân sách đồng thời vẫn thêm những chi tiết tinh tế
- Lưu trữ ảnh và kỷ niệm sự kiện cùng với kế hoạch để lấy cảm hứng cho tương lai
✨ Phù hợp cho: Bất kỳ ai muốn tổ chức sinh nhật phong cách, gọn gàng và đầy ắp những chi tiết cá nhân.
👀 Thú vị: Donauinselfest ở Vienna là một trong những lễ hội âm nhạc miễn phí lớn nhất thế giới. Lễ hội thu hút hơn 3 triệu người tham dự hàng năm và là một ví dụ tuyệt vời về cách tổ chức các sự kiện cộng đồng quy mô lớn có kế hoạch.
5. Bảng theo dõi tập luyện cho giải chạy bán marathon của Notion
Hiện nay, có một sự thay đổi lớn đang diễn ra trong lĩnh vực chạy bộ. Nhiều vận động viên chạy bộ hiện nay ưa chuộng việc tập luyện cùng người khác hoặc chia sẻ tiến độ của mình trên các ứng dụng mạng xã hội thay vì tập luyện một mình hoàn toàn.
Hãy xem xu hướng tủ lạnh Strava đã làm mưa làm gió trên mạng xã hội, biến việc tập luyện thành điều mà mọi người chia sẻ nhiều như cách họ đang theo dõi.
Mẫu theo dõi tập luyện cho giải chạy bán marathon của Notion hoàn toàn phù hợp với phong cách này bằng cách cung cấp cho bạn một cấu trúc rõ ràng, chia sẻ cho mục tiêu chạy của bạn.
Mẫu này hỗ trợ bạn trong một chương trình 8 tuần ban đầu được thiết kế cho Giải chạy bán marathon Berlin, nhưng nó đủ linh hoạt để áp dụng cho bất kỳ cuộc đua hoặc lịch trình nào. Nó cân bằng giữa các buổi chạy, ngày nghỉ và mục tiêu quãng đường, đồng thời giữ mọi thứ hiển thị trong một chế độ xem.
Điểm nổi bật là bạn có thể ghi lại khoảng cách, đang theo dõi tiến độ hàng tuần và thậm chí ghi chép sau mỗi lần chạy. Ngoài ra, còn có kế hoạch cổ vũ để tổ chức sự hỗ trợ từ bạn bè vào ngày thi đấu, mang lại một nét ấm áp và chu đáo.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tuân thủ kế hoạch 8 tuần rõ ràng với các giai đoạn tập luyện, nghỉ ngơi và các mốc tiến độ.
- Theo dõi quãng đường di chuyển và tiến bộ hàng tuần để thấy sự cải thiện theo thời gian.
- Ghi chú về mỗi phiên đào tạo trong nhật ký đào tạo của bạn.
- Lập kế hoạch cổ vũ để người hỗ trợ biết thời gian và địa điểm tham gia.
✨ Phù hợp cho: Những người chạy bộ đang tập luyện cho cuộc đua bán marathon đầu tiên hoặc bất kỳ ai muốn phá vỡ kỷ lục cá nhân với sự hỗ trợ và động viên.
📖 Xem thêm: Câu hỏi khảo sát phản hồi sự kiện
6. Sự kiện cộng đồng của Notion
Các sự kiện cộng đồng đang trở lại mạnh mẽ. Thực tế, các ứng dụng như Meetup đã ghi nhận sự gia tăng đột biến về số lượng đăng ký (với tổng số hơn 60 triệu người dùng đăng ký!) cho các sự kiện địa phương khi mọi người tìm cách tái thiết lập các kết nối trực tiếp.
Mẫu sự kiện cộng đồng của Notion cung cấp cho bạn một cách rõ ràng để ghi lại năng lượng đó và giới thiệu những người làm cho mỗi buổi gặp gỡ trở nên đặc biệt.
Mẫu này đơn giản nhưng mạnh mẽ. Bạn có thể đánh dấu các thành viên tham gia, Danh sách công việc của họ và liên kết đến hồ sơ của họ để mọi người đều biết ai tham gia.
Thay vì chỉ tập trung vào khía cạnh hậu cần, mẫu này tôn vinh những người tham gia sự kiện. Bạn có thể thêm tên công ty, tài khoản mạng xã hội và thông tin cá nhân để biến danh sách khách mời thành một danh bạ sống động.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giới thiệu các thành viên tham gia với vai trò, tổ chức và liên kết trong một không gian duy nhất.
- Sử dụng nó cho các hội chợ cộng đồng, sự kiện sinh viên hoặc các buổi gặp gỡ chuyên nghiệp.
- Giúp người tham dự kết nối thông qua sở thích chung trước và sau sự kiện.
- Tạo hồ sơ về các sự kiện đã diễn ra, nhấn mạnh những người đã góp phần làm nên thành công của chúng.
✨ Phù hợp cho: Những người tổ chức sự kiện muốn đặt con người vào trung tâm của sự kiện và tạo ra những kết nối dễ dàng và đáng nhớ hơn.
7. Kế hoạch sự kiện của Notion
Trong The Hunger Games, mỗi đấu trường được thiết kế đến từng chi tiết nhỏ nhất, từ bố cục cảnh quan đến thời gian diễn ra các thử thách. Không có chi tiết nào bị bỏ qua. Mẫu kế hoạch sự kiện của Notion áp dụng cùng mức độ cấu trúc đó vào các sự kiện thực tế.
Mẫu này hướng dẫn bạn từng bước qua quy trình lập kế hoạch. Bạn có thể ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng của sự kiện, từ cài đặt mục tiêu và đối tượng mục tiêu đến tạo lịch trình sự kiện hoàn chỉnh.
Điều làm cho mẫu sự kiện này đặc biệt hữu ích là khả năng bao quát chi tiết logistics. Bạn có thể lập kế hoạch thiết lập địa điểm, đang theo dõi ngân sách, danh sách công việc thiết bị và thậm chí phác thảo chiến lược tiếp thị và quảng bá.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định mục tiêu, đối tượng và lịch trình trong một không gian có cấu trúc.
- Phân bổ và đang theo dõi ngân sách một cách rõ ràng và dễ dàng.
- Lập kế hoạch cho việc thiết lập địa điểm, dịch vụ ẩm thực, thiết bị và vận chuyển.
- Lập kế hoạch chiến lược tiếp thị và quảng bá để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
✨ Phù hợp cho: Các nhóm và nhà tổ chức muốn có một kế hoạch rõ ràng, có cấu trúc, kết hợp giữa sự sáng tạo và các yếu tố logistics cần thiết.
8. Mẫu lập kế hoạch Giáng sinh tất cả trong một của Notion
Còn hai ngày nữa là đến Giáng sinh, buổi biểu diễn nhạc kịch của trường học của các con sẽ diễn ra vào ngày mai, bữa tiệc mang đồ ăn đến văn phòng sẽ diễn ra vào ngày tiếp theo, và bạn vừa nhận ra mình đã quên mua giấy gói quà. Cuộc chạy đua vội vã đến mục tiêu vào lúc 9 giờ tối là một câu chuyện quen thuộc với nhiều gia đình.
Mẫu kế hoạch Giáng sinh All-in-One của Notion giúp bạn tránh những tình huống gấp gáp vào phút chót, để bạn có thể thực sự tận hưởng mùa lễ.
Mẫu này giúp bạn đang theo dõi mọi thứ trong một không gian gọn gàng. Bạn có thể liệt kê ý tưởng quà tặng, quản lý danh sách mua sắm và tạo lịch trình phân bổ các công việc trong kỳ nghỉ.
Thay vì vội vàng trong các cửa hàng đông đúc hoặc quên những mục quan trọng, bạn có thể trải qua mùa lễ hội một cách dễ dàng và tự tin.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Thu thập và sắp xếp ý tưởng quà tặng cho gia đình, bạn bè và đồng nghiệp.
- Lập kế hoạch cho các bữa ăn lễ hội và đang theo dõi danh sách mua sắm cùng với các công thức nấu ăn.
- Sử dụng lịch hàng tuần và hàng tháng để tránh căng thẳng vào phút chót.
✨ Phù hợp cho: Gia đình, cặp đôi hoặc bất kỳ ai muốn duy trì sự gọn gàng và tận hưởng mùa lễ mà không bị áp lực.
9. Trung tâm Lập kế hoạch Cưới hỏi của Notion
Tình yêu không biết đến rào cản. Nó vượt qua chướng ngại vật, nhảy qua hàng rào, xuyên qua tường để đến đích với tràn đầy hy vọng.
Tình yêu không biết đến rào cản. Nó vượt qua chướng ngại vật, nhảy qua hàng rào, xuyên qua tường để đến đích với tràn đầy hy vọng.
Nhưng liệu nó có thể xử lý được kế hoạch đám cưới?
Thật ra, việc lập kế hoạch cho một đám cưới thường rất mệt mỏi. Nhưng Trung tâm Lập kế hoạch Đám cưới của Notion giúp giảm bớt gánh nặng đó, khiến hành trình trở nên vui vẻ hơn.
Mẫu này được thiết kế để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch mà không làm mất đi niềm vui. Bạn có thể đang theo dõi địa điểm, ngân sách, trang trí và âm nhạc tất cả trong một nơi, đồng thời lưu trữ các ý tưởng của mình.
Thay vì lo lắng về các vấn đề hậu cần quan trọng, bạn có thể sử dụng nó để phân công công việc, quản lý danh sách khách và tập trung vào việc tạo ra những sự kiện đáng nhớ.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Quản lý ngân sách, hợp đồng và thông tin nhà cung cấp trong một trung tâm duy nhất
- Quản lý danh sách khách mời và đang theo dõi xác nhận tham dự một cách dễ dàng
- Thu thập ý tưởng cho trang trí, trang phục và âm nhạc tất cả trong một nơi
- Lập kế hoạch hậu cần quan trọng như thiết lập địa điểm và dịch vụ ẩm thực mà không bị mất dấu (đang theo dõi)
✨ Phù hợp cho: Các cặp đôi muốn kế hoạch đám cưới một cách miễn phí mà vẫn tận hưởng khía cạnh sáng tạo của quá trình.
📖 Xem thêm: Quản lý dự án sự kiện: Chiến lược, công cụ & mẹo
10. Trình lập kế hoạch tiệc đơn giản/Quản lý sự kiện bởi Notion
Có một câu nói nổi tiếng trong The Office khi Andy nói,
Tôi ước có cách nào đó để biết mình đang ở trong những ngày tươi đẹp trước khi thực sự rời xa chúng. ”
Tôi ước có cách nào đó để biết mình đang ở trong những ngày tươi đẹp trước khi thực sự rời xa chúng. ”
Mẫu Simple Party Planner/Hosting của Notion giúp bạn tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ với ít căng thẳng hơn và nhiều ý nghĩa hơn.
Mẫu này tập hợp tất cả các yếu tố cần thiết cho việc tổ chức sự kiện vào một không gian gọn gàng và rõ ràng. Bạn có thể cài đặt lời mời với liên kết RSVP, sắp xếp thực đơn, đang theo dõi đồ uống và trang trí, và đảm bảo ngân sách được quản lý hợp lý.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo lời mời và đang theo dõi RSVP một cách đơn giản và có thể chia sẻ
- Lập kế hoạch cho thực phẩm, đồ uống và trang trí trong một không gian được tổ chức gọn gàng
- Quản lý danh sách khách và theo dõi ngân sách tiệc tùng
- Dễ dàng điều chỉnh mẫu cho các sự kiện, dù lớn hay nhỏ
✨ Phù hợp cho: Chủ sự kiện muốn kế hoạch các buổi gặp gỡ một cách dễ dàng và tập trung nhiều hơn vào những kỷ niệm thay vì các công việc hậu cần.
Giới hạn của Notion
“Thất vọng.”
Đó là cách một người dùng mô tả trải nghiệm của họ với Notion, cho biết rằng
Mặc dù cung cấp nhiều tính năng đa dạng, việc thiết lập có thể gặp khó khăn và các mẫu không phải lúc nào cũng đáp ứng được kỳ vọng.
Mặc dù cung cấp nhiều tính năng đa dạng, việc thiết lập có thể gặp khó khăn và các mẫu không phải lúc nào cũng đáp ứng được kỳ vọng.
Notion không phải là không có nhược điểm, và bạn nên lưu ý những điều này trước khi sử dụng nó làm công cụ lập kế hoạch chính của mình:
- Đường cong học tập có thể cảm thấy dốc, đặc biệt đối với người mới bắt đầu chỉ muốn một thứ gì đó đơn giản và sẵn sàng sử dụng
- Hỗ trợ ngoại tuyến vẫn còn giới hạn, khiến công việc mà không có kết nối internet ổn định trở nên khó khăn hơn
- Các tính năng AI hứa hẹn nhưng vẫn chưa thực sự ấn tượng so với các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là về độ chính xác và tính dễ sử dụng
- Hợp tác có thể không nhất quán, với các nhóm gặp khó khăn trong việc đồng bộ hóa bố cục và chế độ xem giữa các trang
- Giao diện có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, với quá nhiều tùy chọn đôi khi làm chậm năng suất công việc thay vì tăng tốc
📖 Xem thêm: Phần mềm kế hoạch sự kiện miễn phí tốt nhất
Các lựa chọn thay thế cho mẫu Notion
Một trong những thách thức lớn nhất mà các nhóm phải đối mặt ngày nay là sự phân tán công việc. Các công việc được giao trong một công cụ, trong khi các nhóm làm việc trên ba nền tảng khác. Tất nhiên, sự phân mảnh này làm mất thời gian và năng lượng.
Notion, mặc dù linh hoạt, nhưng không hoàn toàn giải quyết được vấn đề phân tán công việc. Sự thiếu hụt trong quản lý quy trình nhất quán, hỗ trợ ngoại tuyến và tích hợp mượt mà khiến các chi tiết thường bị bỏ sót.
clickUp được thiết kế để khắc phục những hạn chế này. * Là một không gian làm việc AI tích hợp, nó giảm thiểu sự phân tán bằng cách kết hợp các công việc, tài liệu, mục tiêu, trò chuyện và tự động hóa vào một hệ thống kết nối duy nhất.
Hãy cùng xem qua một số mẫu và tính năng của nó để hiểu cách nó giúp quản lý sự kiện và dự án trở nên dễ dàng hơn nhiều.
1. Mẫu bản tóm tắt dự án sự kiện ClickUp
Người ta thường nói ấn tượng đầu tiên là ấn tượng cuối cùng, và điều này không thể đúng hơn đối với các sự kiện. Nếu tầm nhìn ban đầu không rõ ràng, quá trình lập kế hoạch sẽ trở nên lộn xộn.
Mẫu bản tóm tắt dự án sự kiện ClickUp giúp tạo ấn tượng đầu tiên tốt bằng cách tập hợp tất cả các chi tiết quan trọng vào một nơi ngay từ đầu.
Với mẫu này, bạn có thể xác định mục tiêu sự kiện, ghi chép các thông tin quan trọng như ngày tháng, địa điểm, ngân sách và số khách tham dự, đồng thời đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có cùng hiểu biết. Nó biến giai đoạn lập kế hoạch ban đầu thành một lộ trình rõ ràng mà toàn bộ nhóm có thể tuân theo một cách tự tin.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định đối tượng và đồng bộ hóa các bên liên quan trong một tài liệu chia sẻ.
- Ghi chép các chi tiết sự kiện như ngân sách, địa điểm và lịch trình mà không bị lạc hướng.
- Giao nhiệm vụ và theo dõi các cột mốc trong một không gian làm việc kết nối.
- Giữ cuộc hội thoại, tệp tin và cập nhật trực tiếp liên kết với kế hoạch.
✨ Phù hợp cho: Các nhà tổ chức sự kiện và nhóm muốn có một điểm khởi đầu mạnh mẽ, giúp mọi người đồng bộ ngay từ ngày đầu tiên.
👀 Thực tế thú vị: Mặc dù các định dạng trực tuyến và kết hợp bùng nổ trong đại dịch, hiện nay khoảng 60% sự kiện đã quay trở lại hình thức trực tiếp hoàn toàn, với các tập đoàn lớn ưa chuộng kết nối trực tiếp. Sự kiện trực tuyến vẫn có chỗ đứng, nhưng không còn với quy mô như trước.
2. Mẫu kế hoạch sự kiện lớn ClickUp
Chuyến lưu diễn Eras Tour của Taylor Swift đã trở thành chuyến lưu diễn đầu tiên trong lịch sử vượt qua mốc một tỷ đô la. Hãy tưởng tượng xem phải mất bao nhiêu công sức lập kế hoạch để tổ chức một sự kiện quy mô lớn như vậy.
Tất nhiên, hầu hết chúng ta không tổ chức các tour tham quan sân vận động, nhưng ngay cả các sự kiện nhỏ hơn cũng có thể trở nên áp đảo nếu không có mẫu lập kế hoạch sự kiện lớn ClickUp.
Mẫu này cho phép bạn thiết lập ngân sách, xây dựng dòng thời gian và phân công công việc cho nhóm một cách rõ ràng. Bạn có thể lập kế hoạch cho mọi khía cạnh của sự kiện, từ việc bảo mật địa điểm đến quản lý nhà cung cấp.
Trong khi đó, chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi các mốc thời gian quan trọng chỉ với một cái nhìn, trong khi bản tóm tắt sự kiện và biên bản cuộc họp giúp ghi chép và lưu trữ tất cả các cuộc thảo luận một cách có hệ thống và dễ truy cập.
Ngoài ra, bạn có thể đang theo dõi tiến độ, cập nhật trạng thái và chia sẻ thông tin quan trọng tại một nơi duy nhất. Điều này loại bỏ sự không chắc chắn trong kế hoạch quy mô lớn và mang lại sự tự tin cho bạn.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ qua các chế độ xem.
- Ngân sách, hậu cần và tài nguyên đang được theo dõi để tránh những sai lầm tốn kém.
- Sử dụng bản tóm tắt sự kiện và biên bản cuộc họp để cập nhật thông tin cho các bên liên quan.
✨ Phù hợp cho: Các nhóm có kế hoạch tổ chức sự kiện quy mô lớn cần sự rõ ràng, cấu trúc và khả năng hiển thị thời gian thực cho mọi khía cạnh của sự kiện.
Nếu bạn muốn xem mẫu này hoạt động như thế nào và hiểu cách nó phù hợp với các trường hợp sử dụng khác nhau, hãy xem video này:
3. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp
Hãy nhớ bộ phim Father of the Bride, nơi ký tự của Steve Martin suýt phát điên vì chi phí bong bóng và bánh mì hot dog? Dù sự kiện lớn hay nhỏ, đó chính là điều xảy ra khi ngân sách mất kiểm soát.
Đó chính là lúc mẫu ngân sách sự kiện ClickUp trở thành "lưới an toàn" của bạn.
Mẫu này cho phép bạn thiết lập ngân sách thực tế, đang theo dõi mọi chi phí và nhìn tổng quan trước khi những bất ngờ xảy ra. Bạn có thể lập kế hoạch cho dịch vụ ẩm thực, địa điểm, thiết bị và trang trí trong một không gian tổ chức gọn gàng đồng thời theo dõi sát sao số tiền đã chi tiêu.
Bạn có thể phân tích chi phí, cập nhật trạng thái và điều chỉnh kế hoạch mà không bị lạc trong các bảng tính rời rạc nhờ các chế độ xem tích hợp sẵn.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Đặt ngân sách rõ ràng cho dịch vụ ẩm thực, địa điểm và nhà cung cấp để đảm bảo không vượt quá giới hạn.
- Phát hiện sớm các cơ hội tiết kiệm chi phí và ngăn chặn việc chi tiêu quá mức không cần thiết.
- Giữ liên lạc với các bên liên quan thông qua việc đang theo dõi chi phí chính xác và theo thời gian thực.
✨ Phù hợp cho: Các nhà tổ chức sự kiện và nhóm muốn quản lý từng đồng một cách rõ ràng, tránh những bất ngờ phút chót và tự tin từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện.
4. Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Hãy tưởng tượng: bạn đang tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm cho startup của mình. Địa điểm đã được đặt, nhưng nhóm ẩm thực vẫn cần số cuối cùng. Trong khi đó, CEO của bạn yêu cầu một kịch bản sự kiện hoàn chỉnh trước ngày mai.
Quản lý quá nhiều yếu tố phức tạp mà không có hệ thống tập trung là gần như không thể.
Mẫu quản lý sự kiện ClickUp cung cấp cho bạn một trung tâm duy nhất. Bạn có thể đặt mục tiêu, xây dựng lịch trình, phân công công việc và kiểm soát ngân sách. Với các chế độ xem như Bản đồ, Danh sách công việc và Dòng thời gian, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về tiến độ và logistics.
Dù đó là sự kiện ra mắt, hội nghị hay sự kiện nội bộ, mẫu này giúp nhóm của bạn tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm tuyệt vời thay vì phải chạy theo các cập nhật.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giữ vững tiến độ của mọi công việc và hạn chót với các dòng thời gian rõ ràng
- Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ theo thời gian thực
- Hợp tác dễ dàng với nhà cung cấp, nhân viên và các bên liên quan
✨ Phù hợp cho: Các nhà tổ chức sự kiện quản lý các sự kiện phức tạp và cần sự rõ ràng, hợp tác và yên tâm để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi quản lý sự kiện, những chi tiết nhỏ nhất có thể bị bỏ sót trong quá trình chuẩn bị. Một cập nhật trễ từ nhà cung cấp hoặc một ghi chú bị bỏ qua trong cuộc gọi lập kế hoạch có thể dẫn đến tình huống hoảng loạn vào phút chót. Đó là lúc ClickUp Brain trở thành một đồng đội đáng tin cậy.
Với ClickUp Brain, ghi chú cuộc họp của bạn sẽ tự động chuyển thành công việc, lịch trình và các bước theo dõi. Bạn có thể hỏi nó các câu hỏi như “Điều gì đã thay đổi trong kế hoạch ẩm thực của chúng ta trong tuần này?” và nó sẽ lấy câu trả lời từ không gian làm việc của bạn chỉ trong vài giây.
Trung bình, các nhóm tiết kiệm khoảng 1,1 ngày mỗi tuần bằng cách để Brain xử lý các công việc lặt vặt. Đó là thời gian bạn có thể dành cho việc lập kế hoạch sáng tạo hoặc đơn giản là nghỉ ngơi.
5. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
52% nhà tổ chức sự kiện cho biết việc tăng số lượng người tham dự là thách thức lớn nhất của họ, hơn cả vấn đề địa điểm hoặc lo ngại về sản xuất. Điều đó cho thấy việc đăng ký tham gia rất dễ dàng, nhưng ít người thực sự đến tham dự.
Để đảm bảo người tham dự đã đăng ký thực sự tham gia, cần có kế hoạch chu đáo phía sau hậu trường. Đó chính là lúc bạn cần đến mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp.
Thay vì phải lục lọi email hoặc ghi chú dán, bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra tích hợp sẵn để đánh dấu các công việc đã hoàn thành. Nhờ đó, dù là bảo mật giấy phép, xác nhận hệ thống âm thanh hay quản lý dịch vụ ẩm thực, bạn đều có một nơi rõ ràng để đang theo dõi mọi thứ.
Bảng kiểm tra kế hoạch sự kiện này đặc biệt hữu ích cho việc hợp tác. Các thành viên trong nhóm có thể bình luận trực tiếp trên các phần và cập nhật trạng thái công việc.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tập trung các chi tiết quan trọng của sự kiện như địa điểm, dịch vụ ẩm thực và giải trí trong một tài liệu duy nhất
- Phân công trách nhiệm để mỗi người đều rõ ràng về vai trò của mình
- Ghi chép các phê duyệt, cập nhật và ghi chú để dễ dàng đồng bộ hóa với các bên liên quan
✨ Phù hợp cho: Các nhóm muốn có một trung tâm kế hoạch đơn giản, ghi lại mọi chi tiết và giúp quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ghi lại cập nhật nhanh gấp 4 lần với tính năng Chuyển giọng nói thành văn bản
Đừng để các ghi chú kiểm tra địa điểm hoặc các công việc sau cuộc gọi bị lãng quên. Tính năng Talk to Text của ClickUp sẽ chuyển đổi giọng nói của bạn thành các công việc, email hoặc cập nhật tài liệu chuyên nghiệp — ở bất kỳ đâu con trỏ chuột của bạn đang ở. Chỉ cần nói một cách tự nhiên và để AI xử lý định dạng, liên kết và @mentions.
Ví dụ: Nói, “Tạo công việc: Xác nhận nhà cung cấp AV trước thứ Sáu. Giao cho Priya. Thêm danh sách kiểm tra — 4 micro cầm tay, 2 micro cài áo, bộ chia HDMI, kiểm tra màn hình sân khấu. Liên kết với kịch bản sự kiện và ghi chú cuộc họp hôm qua.” → Talk to Text tạo công việc, chèn danh sách kiểm tra và tự động liên kết các tài liệu liên quan.
Đang lên kế hoạch khi di chuyển? Ghi chú các công việc cần làm ngay sau khi thăm địa điểm và duy trì tiến độ mà không cần gõ phím.
6. Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện ClickUp
Trong vài năm qua, nhiều công ty đã cắt giảm ngân sách marketing từ 10% đến 20%, trong khi chi phí trung bình cho mỗi lần nhấp chuột tăng đáng kể. Áp lực này đòi hỏi mỗi chiến dịch phải thực hiện công việc hiệu quả hơn và duy trì sự tổ chức chặt chẽ để đạt được kết quả.
Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện ClickUp giúp bạn làm việc cần làm bằng cách biến ý tưởng thành một kế hoạch rõ ràng mà bạn có thể thực hiện hàng ngày.
Bắt đầu bằng cách ghi lại mục tiêu sự kiện và đối tượng mục tiêu mà bạn muốn tiếp cận. Thêm các chi tiết khóa của sự kiện mà bạn sẽ quảng bá, như ngày, giờ, địa điểm và liên kết đăng ký. Lập bản đồ các kênh truyền thông trên lịch để bài đăng và email được gửi đi vào thời điểm phù hợp.
Bạn cũng có thể đang theo dõi ngân sách theo kênh để xem tiền được chi tiêu ở đâu và nhanh chóng điều chỉnh nếu có vấn đề. Theo dõi kết quả khi chúng được cập nhật để có thể lặp lại những gì thu hút sự quan tâm của người tham dự và tạm dừng những gì không hiệu quả.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định mục tiêu, đối tượng và thông điệp để việc truyền đạt các chi tiết khóa của sự kiện luôn nhất quán
- Lập kế hoạch lịch trình đơn giản trên email, mạng xã hội và đối tác để thúc đẩy quảng bá sự kiện thành công
- Đang theo dõi ngân sách và kết quả theo kênh để bạn có thể điều chỉnh sớm và bảo vệ chi tiêu của mình
✨ Phù hợp cho: Các nhóm muốn có một hệ thống đơn giản, đáng tin cậy để lập kế hoạch tiếp cận, quản lý công việc và thu hút người tham gia.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi các chiến dịch và quảng cáo sự kiện bắt đầu chồng chất, việc tìm kiếm câu trả lời bị chôn vùi trong bảng tính, email và bảng dự án sẽ lãng phí thời gian quý báu. ClickUp Brain Max hoạt động như trung tâm điều khiển AI của bạn bằng cách thu thập thông tin từ khắp ClickUp và các công cụ kết nối của bạn vào một nơi duy nhất. Bạn có thể đặt câu hỏi bằng giọng nói hoặc văn bản một cách tự nhiên, và ClickUp Brain Max sẽ trả về câu trả lời rõ ràng, có nguồn dẫn.
Hãy tưởng tượng bạn yêu cầu ClickUp Brain Max hiển thị danh sách đăng ký của tuần trước, tóm tắt các kênh hoạt động hiệu quả nhất và đề xuất nơi tái phân bổ ngân sách. Thay vì tìm kiếm thủ công, bạn sẽ nhận được một bản tóm tắt rõ ràng kèm theo chi tiết hỗ trợ và thậm chí một bản phác thảo kế hoạch hành động mà bạn có thể hoàn thiện cùng nhóm của mình.
7. Mẫu quảng bá sự kiện ClickUp
Hãy nghĩ xem một nội dung có thể lan truyền nhanh chóng như thế nào trên TikTok hoặc Instagram. Một bài đăng thông minh hoặc video ngắn thu hút có thể thu hút hàng nghìn lượt xem cho một sản phẩm hoặc thậm chí một cửa hàng pop-up địa phương chỉ trong vài giờ.
Loại năng lượng tương tự chính là điều mà quảng bá sự kiện cần, và mẫu quảng bá sự kiện ClickUp sẽ giúp bạn đạt được điều đó.
Bạn có thể đặt mục tiêu cho sự kiện, lập dòng thời gian quảng bá và phân công công việc cho các bài đăng trên mạng xã hội, tiếp cận truyền thông hoặc phối hợp với người ảnh hưởng. Mọi tài liệu, từ bản nháp poster đến nội dung email, đều có thể được lưu trữ cùng với công việc liên quan, giúp nhóm của bạn luôn biết nơi tìm kiếm.
Giờ đây, thay vì phải vội vàng kiểm tra nhiều bảng tính và chủ đề trò chuyện, bạn có một không gian duy nhất để theo dõi hiệu suất và điều chỉnh ngay lập tức.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo dòng thời gian rõ ràng cho các hoạt động quảng bá sự kiện trên các kênh khác nhau
- Giao công việc cho các bài đăng trên mạng xã hội, tiếp cận người ảnh hưởng và quản lý truyền thông
- Gắn các tệp thiết kế, nội dung và phê duyệt vào các công việc để truy cập dễ dàng
✨ Phù hợp cho: Các nhà tổ chức sự kiện và marketer muốn quảng bá sự kiện một cách có cấu trúc, nhất quán và mang chút sáng tạo.
📖 Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho sự kiện
8. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp
Không có gì sẽ là công việc nếu bạn không việc cần làm.
Không có gì sẽ là công việc nếu bạn không việc cần làm.
Điều này đặc biệt đúng khi nói đến kế hoạch sự kiện, nơi sự kỳ diệu mà khách thấy thực sự là kết quả của sự chuẩn bị chi tiết phía sau hậu trường.
Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp cung cấp cho bạn khung cấu trúc để hiện thực hóa quá trình chuẩn bị. Bạn có thể lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của sự kiện, phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm và theo dõi nhà cung cấp, ngân sách và logistics tất cả trong một không gian làm việc.
Với các chế độ xem Timeline, danh sách công việc và Calendar, bạn dễ dàng nhận ra những gì cần chú ý và thời điểm cần thực hiện. Thay vì phải vội vàng, bạn có thể tiến hành mọi việc với sự tự tin rằng mọi thứ đã được tài khoản chu đáo.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo dòng thời gian hiển thị từng giai đoạn của quy trình tổ chức sự kiện
- Giao công việc và trách nhiệm kèm theo ngày đáo hạn để đảm bảo trách nhiệm
- Theo dõi ngân sách, nhà cung cấp và logistics bằng các trường tùy chỉnh
✨ Phù hợp cho: Các nhóm muốn biến ý tưởng sự kiện thành kế hoạch hành động cụ thể với dòng thời gian rõ ràng, phân công trách nhiệm và đang theo dõi tiến độ.
📖 Xem thêm: Đánh giá về monday.com với ưu và nhược điểm
9. Mẫu kế hoạch sự kiện đơn giản ClickUp
Hãy tưởng tượng: bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc tốt nghiệp cho một người bạn thân. Danh sách khách ngày càng dài, ai đó đề xuất một nhà cung cấp dịch vụ ẩm thực mới, và đột nhiên bạn nhận ra mình đang theo dõi mọi thứ trong ba ứng dụng khác nhau.
Đó chính là lúc áp lực thực sự bắt đầu.
Với mẫu kế hoạch sự kiện đơn giản ClickUp, bạn có thể đang theo dõi địa điểm, ngân sách, danh sách khách và thậm chí những chi tiết nhỏ như trang trí hoặc âm nhạc mà không mất đi cái nhìn tổng quan.
Mẫu này bao gồm các chế độ xem linh hoạt như Danh sách công việc, Bảng và Lịch, giúp bạn lựa chọn thiết lập phù hợp với phong cách của mình.
Ngoài ra, bạn còn có sẵn các danh sách đã lưu trước cho các hoạt động, cơ sở vật chất và hóa đơn, giúp việc theo dõi công việc trở nên dễ dàng hơn. Khi cần chia sẻ cập nhật, ClickUp Tài liệu cung cấp không gian hợp tác để ghi chép thông tin nhà tài trợ, thỏa thuận với nhà cung cấp hoặc ghi chú từ các cuộc thảo luận của nhóm.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Quản lý địa điểm, ngân sách và danh sách khách trong các chế độ xem có cấu trúc
- Chuyển đổi giữa các bố cục Danh sách công việc, Bảng và Lịch tùy theo quy trình làm việc của bạn
- Thêm các chi tiết quan trọng bằng trường tùy chỉnh và theo dõi tiến độ bằng trạng thái
✨ Phù hợp cho: Các nhóm muốn quản lý sự kiện một cách đơn giản và đáng tin cậy mà không cần sử dụng nhiều công cụ rời rạc.
📖 Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch sự kiện miễn phí tốt nhất
10. Mẫu kế hoạch sự kiện nâng cao ClickUp
PwC phát hiện ra rằng 98% các công ty cho biết các công cụ kỹ thuật số đã cải thiện khả năng hiển thị toàn diện trong hoạt động của họ. Đó là gần như tất cả mọi người, và điều đó cho chúng ta biết điều gì đó quan trọng.
Càng lớn và phức tạp, hoạt động càng cần một nguồn thông tin duy nhất để theo dõi mọi khía cạnh. Kế hoạch cho các sự kiện lớn cũng hoạt động theo cách tương tự.
Mẫu kế hoạch sự kiện nâng cao ClickUp được thiết kế để mang lại cho bạn hiển thị. Bạn có thể đặt địa điểm, quản lý dịch vụ ẩm thực và điều phối danh sách khách mời, đồng thời luôn kiểm soát ngân sách.
Với nhiều chế độ xem, Trường Tùy chỉnh và hơn hai chục trạng thái, nó cho phép bạn xây dựng một bức tranh toàn diện về sự kiện của mình từ đầu đến cuối.
Dù bạn đang tổ chức một hội nghị với nhiều phiên họp nhỏ hay một chuỗi sự kiện roadshow doanh nghiệp, mẫu này giúp bạn theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Quản lý mọi khía cạnh của việc lập kế hoạch sự kiện với 29 trạng thái tùy chỉnh để theo dõi chi tiết
- Sử dụng các tính năng tự động hóa để tối ưu hóa các công việc lặp lại như nhắc nhở hoặc kiểm tra nhà cung cấp
- Hiển thị dòng thời gian với sáu chế độ xem tích hợp sẵn, bao gồm Lịch và Biểu đồ Gantt
- Đang theo dõi ngân sách và thanh toán với các trường tùy chỉnh được thiết kế để cập nhật theo thời gian thực
✨ Phù hợp cho: Các nhóm tổ chức sự kiện quy mô lớn, phức tạp cần hiển thị, cấu trúc và tự động hóa.
Nâng tầm sự kiện với ClickUp
Đừng tự lừa dối bản thân. Lập kế hoạch cho một sự kiện là một công việc đòi hỏi nhiều công sức.
Có ngân sách cần cân đối, dòng thời gian đang theo dõi, khách cần quản lý, và nỗi lo thường trực về việc quên một chi tiết nhỏ nhưng lại trở thành vấn đề lớn.
Và đó là lý do tại sao bạn cần những công cụ phù hợp. ⚙️
Khi xem xét tất cả các lựa chọn hiện có, ClickUp nổi bật một cách tinh tế. Nó không chỉ cung cấp cho bạn một lịch trình hay danh sách công việc rồi bỏ mặc. Nó mang đến cấu trúc khi bạn cần sự rõ ràng, tính linh hoạt khi kế hoạch không thể tránh khỏi sự thay đổi, và một không gian duy nhất nơi toàn bộ nhóm có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể.
Và đây là phần tuyệt vời nhất—Mẫu ClickUp giúp việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng và thân thiện.
Dù bạn đang quản lý hội nghị hay tổ chức tiệc tùng, tất cả thông tin cần thiết đều được tập trung tại một nơi. Điều đó có nghĩa là ít căng thẳng hơn, tự tin hơn và quá trình lập kế hoạch thực sự trở nên thú vị.
Nếu bạn sẵn sàng để tổ chức sự kiện tiếp theo của mình một cách suôn sẻ hơn, bình tĩnh hơn và thú vị hơn trong kế hoạch, hãy đăng ký miễn phí trên ClickUp!