Các tổ chức đầu tư vào quy trình cải tiến liên tục có thể tăng năng suất lên đến 80% và thường thấy những cải thiện đáng kể về hiệu quả trong vòng vài tuần, tất cả nhờ vào những thay đổi nhỏ, nhất quán và bền vững.
Động lực đằng sau những thành quả đó? Chu kỳ PDCA — Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động.
Khái niệm rất đơn giản. Thách thức là gì?
Áp dụng một cách nhất quán trên nhiều nhóm và dự án để đáp ứng các nhu cầu cụ thể. Đó chính là lúc các mẫu PDCA phát huy tác dụng. Chúng loại bỏ sự phỏng đoán, biến các mục tiêu lớn thành các quy trình làm việc có thể lặp lại và cung cấp cho bạn một lộ trình để thử nghiệm, học hỏi và cải tiến.
Hãy đồng hành cùng chúng tôi khi chúng tôi khám phá các mẫu PDCA miễn phí để giúp bạn tối ưu hóa từng bước của quy trình.
Mẫu PDCA là gì?
Mẫu PDCA là một khung làm việc sẵn có, chia chu kỳ kế hoạch-làm-kiểm tra-hành động thành các bước đơn giản, có thể lặp lại. Sử dụng nó để xác định các giải pháp tiềm năng, thử nghiệm chúng, đo lường tác động và triển khai các chiến lược hiệu quả.
Hãy xem nó như một hệ thống định vị GPS cho việc cải tiến quy trình – nó mang lại sự rõ ràng, đảm bảo sự đồng bộ và giúp triển khai PDCA một cách nhất quán trên toàn tổ chức để đạt được cải tiến liên tục.
Thay vì phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi có sự cố xảy ra, các mẫu này giúp bạn:
- Biến các vấn đề phức tạp thành các bước cụ thể, có thể thực hiện được
- Tổ chức nỗ lực của nhóm xuyên suốt các giai đoạn kế hoạch, thực hiện và đánh giá
- Đang theo dõi những gì là công việc (và những gì không) với dữ liệu thời gian thực
- Xây dựng quy trình làm việc bền vững, có khả năng mở rộng — không chỉ là những thay đổi bề mặt
📌 Ví dụ: Hãy lấy Nike làm ví dụ. Khi công ty sản xuất giày dép này phải đối mặt với sự phản đối về điều kiện làm việc kém, họ không chấp nhận các giải pháp tạm thời. Thay vào đó, họ sử dụng chu kỳ PDCA để đánh giá lại quy trình sản xuất, giới thiệu bảng điểm nhà máy và các chương trình đào tạo theo phương pháp Lean.
Kết quả? Một hệ thống có trách nhiệm và hiệu quả hơn, giúp tăng giá trị thương hiệu của Nike từ $28 tỷ vào năm 2015 lên $42 tỷ vào năm 2021. Dưới đây là cách Nike áp dụng mô hình PDCA:
| Giai đoạn PDCA | Cách tiếp cận của Nike |
|---|---|
| Kế hoạch | Xác định các rủi ro trong điều kiện nhà máy và đặt ra các mục tiêu cải tiến có thể đo lường được. |
| Do | Triển khai các chính sách khuyến khích, đào tạo các nhà lãnh đạo địa phương và khởi động các chương trình thí điểm. |
| Kiểm tra | Theo dõi hiệu suất nhà máy, phân tích phản hồi và kết quả đang theo dõi. |
| Hành động | Tập trung vào các chiến lược thành công và mở rộng chúng trên toàn bộ hoạt động. |
💡 Bạn có biết? Chu kỳ Deming, còn được gọi là Chu kỳ PDCA hoặc Bánh xe Deming, được phổ biến bởi Edward Deming, một trong những người tiên phong trong quản lý chất lượng. Đây là một khung khổ cải tiến liên tục gồm bốn giai đoạn: Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động.
Điều gì làm nên một mẫu PDCA tốt?
Mẫu PDCA không chỉ là danh sách kiểm tra—nó là động cơ cải tiến của nhóm bạn. Mẫu phù hợp giúp bạn hành động nhanh chóng, ghi nhận những bài học quan trọng và thực hiện những thay đổi có ý nghĩa—ngay cả khi ưu tiên thay đổi hoặc nguồn lực hạn chế.
Đây là điều phân biệt giữa một mẫu thông thường và một mẫu mà nhóm của bạn sẽ tin tưởng sử dụng:
- Cấu trúc rõ ràng: Sử dụng mẫu chia nhỏ từng bước — Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động — với các hướng dẫn cụ thể. Bố cục này giúp dễ dàng tập trung, tránh bỏ sót bước và hình thành thói quen cải tiến lặp đi lặp lại
- Phần Mục tiêu: Xác định mục tiêu rõ ràng và các chỉ số thành công ngay từ đầu mỗi chu kỳ. Bạn có đang giảm thời gian giao hàng? Giảm thời gian phản hồi hỗ trợ? Việc biết rõ thành công trông như thế nào giúp tiến độ trở nên đo lường được
- Khả năng tùy chỉnh: Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với các trường hợp sử dụng đa dạng mà không làm gián đoạn luồng PDCA. Sự linh hoạt này hỗ trợ mở rộng quy mô và thúc đẩy tiêu chuẩn hóa quy trình giữa các bộ phận
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Khám phá nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề lặp lại. Sử dụng không gian tích hợp cho 5 Whys hoặc sơ đồ xương cá để phát hiện các mẫu và khắc phục nguyên nhân gốc rễ, không chỉ triệu chứng
- Hợp tác tích hợp: Cho phép hợp tác thời gian thực với các trường dành cho bình luận, chủ sở hữu công việc và cập nhật. Điều này giúp các bên liên quan và các nhóm luôn được cập nhật, đặc biệt trong các giai đoạn Kiểm tra và Thực hiện
📍 Thực hành tốt nhất: Ghi lại lịch sử phiên bản bằng cách ghi chép những thay đổi, những gì đã trở thành công việc và những gì chưa trở thành công việc. Phương pháp này cải thiện quá trình giải quyết vấn đề và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. Dưới đây là cách đang theo dõi tiến độ dự án một cách thông minh:
- Đặt mục tiêu dựa trên cột mốc để đo lường tiến độ ở mỗi giai đoạn PDCA, không chỉ kết quả cuối cùng
- Giao nhiệm vụ rõ ràng để loại bỏ sự nhầm lẫn về ai chịu trách nhiệm cho từng phần của chu kỳ
- Tập trung tài liệu của bạn để tất cả các thông tin PDCA—từ mô tả vấn đề đến kế hoạch hành động—được lưu trữ tại một nơi duy nhất
Các mẫu PDCA hàng đầu trong nháy mắt
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
|---|---|---|---|---|
| Mẫu bảng trắng quy trình PDCA của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Trưởng bộ phận vận hành, quản lý cải tiến, các nhóm làm việc theo phương pháp Agile | Các giai đoạn PDCA trực quan; hợp tác trực tuyến; lịch sử lặp lại cho kiểm toán/tuân thủ | ClickUp Bảng trắng |
| Mẫu Kế hoạch Hành động ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý dự án, trưởng nhóm | Chuyển đổi kế hoạch thành các công việc có thời hạn; chủ sở hữu và ngày đáo hạn; đang theo dõi trạng thái với trường tùy chỉnh/chế độ xem tùy chỉnh | ClickUp Danh sách công việc/Bảng/Lịch |
| Mẫu Kế hoạch Quản lý Thay đổi ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Trưởng bộ phận Nhân sự & Hoạt động (doanh nghiệp) | Xác định phạm vi và tác động; phân tích sự kháng cự; đào tạo đang theo dõi và triển khai đang theo dõi | ClickUp Danh sách công việc/Tài liệu |
| Mẫu Dòng thời gian Kế hoạch Quản lý Thay đổi ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Người phụ trách chuyển đổi, điều phối viên dự án | Dòng thời gian Gantt và phụ thuộc; theo dõi tiến độ trực tiếp; lịch trình tự động điều chỉnh | ClickUp Gantt/dòng thời gian |
| Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | PMO, quản lý kỹ thuật, lãnh đạo chất lượng | Bảng đăng ký rủi ro; thang đo mức độ nghiêm trọng/khả năng xảy ra; các công việc giảm thiểu liên quan | ClickUp Danh sách công việc/Bảng điều khiển |
| Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Kiểm soát chất lượng, tuân thủ, vận hành | Kiểm tra quy trình làm việc có hướng dẫn; danh sách kiểm tra thông minh; đề xuất dựa trên dữ liệu | ClickUp Danh sách công việc/Tài liệu |
| Mẫu Chương trình Kiểm toán ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Kiểm toán viên nội bộ, nhóm tuân thủ, quản lý chất lượng | Cấu trúc chương trình với các công việc và thời hạn; Trạng thái Mở/Hoàn thành; Kết quả và biện pháp khắc phục | ClickUp Danh sách công việc/Bảng điều khiển |
| Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Chuyên viên phân tích kinh doanh, chuyên viên kiểm thử chất lượng, nhóm vận hành | Nhiều kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA); các mục hành động từ các nguyên nhân đã được xác minh; phương pháp tiếp cận | ClickUp Bảng trắng/Tài liệu |
| Mẫu 5 Whys của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Trưởng bộ phận Sản phẩm, Trải nghiệm Khách hàng (CX), và Hoạt động | Dòng công việc trực quan từng bước; liên kết công việc; lịch sử phân tích trước đây | ClickUp Bảng trắng |
| Mẫu Phân tích Khoảng cách ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhà hoạch định chiến lược, quản lý hiệu suất | So sánh trạng thái hiện tại và tương lai; các tiêu chuẩn tham chiếu; kế hoạch hành động có mục tiêu | ClickUp tài liệu/Bảng |
| Mẫu Bản cam kết dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý dự án, người phụ trách cải tiến | Mục tiêu SMART; sự chấp thuận của các bên liên quan; cấu trúc ra quyết định trong PDCA | ClickUp tài liệu |
| Mẫu theo dõi dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý dự án, trưởng bộ phận | Bảng điều khiển tập trung; Phụ thuộc Gantt; Chỉ số khối lượng công việc/RAG; Theo dõi thời gian | ClickUp Danh sách công việc/Gantt/Bảng điều khiển |
| Mẫu Quản lý Nhiệm vụ ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhóm triển khai | Các chế độ xem Danh sách/Bảng/Hộp/Lịch; khối lượng công việc & sức chứa; phụ thuộc & lịch | ClickUp Danh sách công việc/Bảng/Box/Lịch |
| Mẫu đánh giá dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Kiểm toán viên nội bộ, nhóm tuân thủ và quản lý chất lượng | Định dạng "Điều gì đã làm tốt/Điều đã học được"; thu thập cảm nhận; công việc theo dõi ngay lập tức | ClickUp Tài liệu/Danh sách công việc |
| Các chuyên gia Scrum, nhóm Agile và các nhà lãnh đạo cải tiến | Tải mẫu miễn phí | Quản lý thay đổi, trưởng dự án, PMO | Ghi chép nội dung/lý do/người thực hiện; dòng thời gian cập nhật; xác định rõ quyền sở hữu và lý do | ClickUp Danh sách công việc |
| Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý chất lượng, giám sát viên sản xuất, bộ phận vận hành | Quy trình kiểm tra tùy chỉnh; trường mức độ nghiêm trọng/trạng thái; liên kết hành động khắc phục | ClickUp Danh sách công việc/Biểu mẫu |
mẫu PDCA miễn phí để tối ưu hóa mọi giai đoạn cải tiến*
Dù bạn bắt đầu từ đâu—giải quyết các vấn đề lặp lại, cải thiện việc chuyển giao giữa các bộ phận, hay triển khai một quy trình mới—các mẫu PDCA sẽ cung cấp cho bạn khung cấu trúc để hành động nhanh chóng.
Khi các nhóm mở rộng và ưu tiên thay đổi, khả năng hiển thị thời gian thực trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng—biến các chu kỳ PDCA của bạn thành hiện thực với các công cụ hợp tác, quyền sở hữu công việc và quy trình làm việc có thể nhân rộng.
Sẵn sàng thay đổi cách nhóm của bạn giải quyết vấn đề và triển khai thay đổi? Các mẫu PDCA miễn phí này sẽ giúp bạn bắt đầu và tiếp tục cải tiến ở mọi bước:
1. Mẫu bảng trắng quy trình PDCA ClickUp
Bạn có bao giờ cảm thấy các sáng kiến cải tiến của mình mất đà giữa giai đoạn kế hoạch và thực thi? Khi nỗ lực của nhóm bị phân tán trong các tài liệu không liên kết hoặc bị chôn vùi trong các cuộc họp, bối cảnh bị mất—và tiến độ cũng vậy.
Mẫu bảng trắng quy trình PDCA của ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách biến mô hình PDCA lý thuyết thành một không gian làm việc động và hợp tác. Nó tạo ra một không gian làm việc trực quan duy nhất nơi các nhóm có thể vẽ bản đồ toàn bộ chu kỳ PDCA - từ xác định vấn đề đến triển khai giải pháp.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định mục tiêu và kết quả một cách trực quan bằng cách sử dụng ghi chú dán, nhóm và các giai đoạn được mã màu sắc
- Hợp tác trực tiếp giữa các nhóm với bình luận, phản hồi và cập nhật liên kết với từng giai đoạn
- Giữ lại mọi phiên bản để hỗ trợ kiểm toán và đang theo dõi tuân thủ lâu dài
🔑 Phù hợp cho: Các nhà quản lý vận hành, quản lý cải tiến và các nhóm linh hoạt đang tìm kiếm không gian lập kế hoạch PDCA linh hoạt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn nâng cao quy trình PDCA của bạn lên một bước tiếp theo? Hãy để ClickUp Brain tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giúp nhóm của bạn tập trung vào những điều quan trọng—giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình. Đây là cách thực hiện:
- Tạo kế hoạch PDCA tùy chỉnh dựa trên mục tiêu hoặc thách thức của bạn
- Tổng hợp tiến độ từ các chu kỳ trước chỉ trong vài giây
- Phát hiện các rào cản lặp lại với phân tích công việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
2. Mẫu Kế hoạch Hành động ClickUp
Gần 70% các sáng kiến thay đổi thất bại—không phải do ý tưởng tồi, mà do thực thi kém và mục tiêu không rõ ràng. Mẫu Kế Hoạch Hành Động ClickUp này giúp kết nối khoảng cách giữa giai đoạn kế hoạch và việc cần làm trong chu kỳ PDCA của bạn.
Nó biến các sáng kiến cải tiến cấp cao thành các công việc cụ thể, có thể thực hiện được – với người chịu trách nhiệm rõ ràng, thời hạn và các chỉ số thành công. Ưu tiên các công việc dựa trên nỗ lực và tác động, giúp các nhóm tập trung vào các kết quả nhanh chóng đồng thời đảm bảo các hành động dài hạn phù hợp với mục tiêu chiến lược.
Khám phá cách ClickUp giúp ưu tiên các công việc trở nên dễ dàng với trí tuệ nhân tạo 👇
Với tính năng đang theo dõi trạng thái thời gian thực và cập nhật tiến độ trực quan, bạn sẽ biết được những gì đã hoàn thành và những gì cần làm tiếp theo chỉ trong nháy mắt.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Biến kế hoạch cải tiến thành các công việc rõ ràng, có thời hạn cụ thể với người chịu trách nhiệm được xác định
- Đang theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực với các chế độ xem và trường tùy chỉnh của ClickUp
- Giữ sự đồng bộ giữa các bộ phận với khả năng hiển thị công việc và vai trò tập trung
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án và trưởng nhóm chuyển đổi mục tiêu PDCA thành các nhiệm vụ có thể theo dõi trong cả các dự án quy mô lớn và nhỏ.
➡️ Xem thêm: Các công cụ và phần mềm cải tiến liên tục hàng đầu
3. Mẫu Kế hoạch Quản lý Thay đổi ClickUp
Bạn sẵn sàng thực hiện những thay đổi lớn trong tổ chức của mình nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Bạn không đơn độc—chỉ có 38% nhân viên hỗ trợ sự thay đổi tổ chức ngày nay.
Có lý do tại sao quản lý thay đổi lại cảm thấy áp đảo—thay đổi quy trình, đồng bộ hóa nhóm và đang theo dõi việc áp dụng đòi hỏi sự phối hợp nghiêm túc. Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Thay Đổi ClickUp cung cấp cho bạn khung cấu trúc để điều hướng ngay cả những quá trình chuyển đổi phức tạp nhất.
Nó hướng dẫn bạn tạo ra một chiến lược toàn diện hoàn toàn phù hợp với phương pháp PDCA. Xác định các bên liên quan, phân tích các điểm có thể gặp phải sự phản đối và phát triển các kế hoạch truyền thông mục tiêu để thúc đẩy việc áp dụng.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định rõ phạm vi và tác động để mọi người đều thống nhất về những thay đổi và lý do đằng sau chúng
- Thiết kế các chương trình đào tạo giúp tăng cường sự tự tin và đẩy nhanh quá trình áp dụng
- Đo lường tỷ lệ áp dụng với các tính năng đang theo dõi tích hợp giúp xác định các khoảng trống trong mức độ tham gia
🔑 Phù hợp cho: Các trưởng bộ phận Nhân sự và Vận hành trong môi trường doanh nghiệp đang giám sát quá trình chuyển đổi số hoặc thay đổi quy trình quy mô lớn bằng cách tiếp cận có cấu trúc dựa trên PDCA.
4. Mẫu Dòng thời gian Kế hoạch Quản lý Thay đổi ClickUp
Thay đổi không thể áp đặt lên người khác. Cách tốt nhất để thúc đẩy thay đổi là việc cần làm cùng họ. Tạo ra nó cùng họ.
Thay đổi không thể áp đặt lên người khác. Cách tốt nhất để thúc đẩy thay đổi là việc cần làm cùng họ. Tạo ra nó cùng họ.
Và cách tốt nhất để làm việc cần làm đó? Bắt đầu với mẫu Dòng thời gian Kế hoạch Quản lý Thay đổi ClickUp — một bản đồ lộ trình hợp tác, có thời hạn, được thiết kế để giúp các nhóm tiến bộ cùng nhau.
Với chế độ xem biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, bạn có thể nhanh chóng nhận diện các mối quan hệ phụ thuộc, dòng thời gian và các điểm nghẽn tiềm ẩn. Từ việc xác định quyền sở hữu công việc đến các bước tiếp theo, nó giúp các nhóm đồng lòng trong từng giai đoạn PDCA – khiến việc thực thi trở thành nỗ lực chung của nhóm, chứ không phải chỉ là chỉ thị từ trên xuống.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Bản đồ thay đổi với các dòng thời gian tương tác, ngày bắt đầu/kết thúc và đang theo dõi tiến độ trực tiếp
- Biến mục tiêu thành quyền sở hữu bằng cách giao nhiệm vụ cho người phụ trách PDCA và đặt thời hạn rõ ràng cho từng giai đoạn
- Thích ứng theo thời gian thực với các dòng thời gian thông minh tự động điều chỉnh khi ưu tiên hoặc phụ thuộc thay đổi
🔑 Phù hợp cho: Các điều phối viên dự án hoặc người lãnh đạo chuyển đổi triển khai các sáng kiến PDCA đa giai đoạn với dòng thời gian chặt chẽ và phụ thuộc giữa các nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn xây dựng một văn hóa linh hoạt trước sự thay đổi cùng với quy trình PDCA của bạn? Hãy tuân theo 5 nguyên tắc sau để tăng cường sự chấp nhận và tự tin trên mọi mặt:
- Hãy dẫn dắt bằng sự đồng cảm: Cho thấy cách các thay đổi cải thiện khối lượng công việc cá nhân
- *việc cần làm: Hãy lắng nghe tích cực: Khuyến khích phản hồi để phát hiện những điểm mù và tăng cường sự ủng hộ
- Việc cần làm để biến những người hoài nghi thành những người ủng hộ nhiệt tình: Hãy tương tác sớm với những người hoài nghi — họ thường trở thành những người ủng hộ mạnh mẽ nhất của bạn
- Hãy đào tạo sáng tạo: Kết hợp các định dạng, áp dụng trò chơi hóa trong học tập và lặp lại PDCA để đảm bảo sự thay đổi được duy trì
- *hãy giao tiếp thường xuyên: Chia sẻ các cập nhật, lộ trình và thành công một cách cởi mở
5. Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án ClickUp
Khi các dự án cải tiến đi chệch hướng, hiếm khi vấn đề nằm ở kế hoạch—mà là những rủi ro mà không ai lường trước được. Mẫu Phân tích Rủi ro Quản lý Dự án ClickUp giúp bạn có lợi thế chiến lược, để nhóm của bạn luôn đi trước các vấn đề thay vì phải vội vàng khắc phục chúng.
Được thiết kế cho sự phức tạp của thực tế, nó giúp bạn xác định, phân loại và giải quyết rủi ro từ sớm. Từ việc mở rộng phạm vi đến vượt ngân sách, nó phân loại rủi ro thành bốn nhóm—biến động, mơ hồ, sự kiện và rủi ro phát sinh—để bạn có thể hành động có chủ đích.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Hiển thị và ưu tiên các rủi ro theo loại, tác động và khả năng xảy ra
- Sử dụng sổ đăng ký rủi ro tích hợp và thang đo mức độ nghiêm trọng để xếp hạng các mối đe dọa một cách rõ ràng
- Tạo các công việc giảm thiểu rủi ro liên kết để duy trì phản ứng với rủi ro trong vòng lặp PDCA của bạn
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm PMO, quản lý kỹ thuật và lãnh đạo chất lượng tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và ngăn chặn sự gián đoạn quy trình ngay từ ngày đầu tiên.
6. Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình ClickUp
Nếu bạn đam mê cải tiến quy trình, có thể bạn đã sử dụng các công cụ Six Sigma, và PDCA là một trong những nền tảng cơ bản của nó.
Mẫu Kiểm toán và Cải tiến Quy trình ClickUp đưa khung làm việc này vào thực tiễn. Nó giúp bạn phát hiện các điểm yếu, khắc phục khoảng trống tuân thủ và thúc đẩy cải tiến liên tục mà không cần phỏng đoán.
Dù bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, y tế, công nghệ thông tin hay tài chính, mẫu PDCA này sẽ hướng dẫn bạn qua một quy trình có cấu trúc để đánh giá những gì đang là công việc, khắc phục những vấn đề chưa hiệu quả và duy trì hồ sơ PDCA rõ ràng để sẵn sàng cho kiểm toán, góp phần vào quản lý chất lượng.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Kiểm tra các quy trình nội bộ với các hướng dẫn có sẵn và các trường danh sách kiểm tra thông minh
- Xác định các điểm nghẽn và sự kém hiệu quả trong các hệ thống một cách rõ ràng
- Thu thập dữ liệu và tạo ra các đề xuất rõ ràng, có thể thực hiện được
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm đảm bảo chất lượng, cán bộ tuân thủ và quản lý vận hành thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ hoặc tối ưu hóa quy trình làm việc trong các ngành công nghiệp được quy định.
🧠 Thông tin thú vị: Six Sigma ra đời tại Motorola vào thập niên 80 để giảm thiểu lỗi - và nay nó đang thúc đẩy hiệu quả trong mọi ngành công nghiệp. Muốn áp dụng nhanh chóng? Hãy xem ngay các mẫu Six Sigma này!
7. Mẫu Chương trình Kiểm toán ClickUp
Kiểm toán không nhất thiết phải gây áp lực. Dù bạn đang kiểm tra tuân thủ nội bộ, chuẩn bị cho chứng nhận ISO hay quản lý kiểm toán nhà cung cấp, cấu trúc là yếu tố quan trọng nhất.
Với mẫu chương trình kiểm toán ClickUp, bạn sẽ có được điều đó—một hệ thống rõ ràng, có thể lặp lại để hướng dẫn từng giai đoạn PDCA với ít căng thẳng hơn và nhiều kiểm soát hơn.
Lập bản đồ toàn bộ chương trình kiểm toán, phân công công việc, đang theo dõi trạng thái và ghi chép kết quả — đồng thời giữ cho các bên liên quan luôn đồng bộ. Với các bản cập nhật tự động hóa và công cụ báo cáo tích hợp, bạn luôn có cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về tiến độ, rủi ro và giải pháp.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xây dựng và quản lý chương trình kiểm toán với các công việc được giao, thời hạn và quy trình làm việc tùy chỉnh
- Theo dõi tiến độ với trạng thái Mở/Hoàn thành và nhắc nhở tự động về việc kiểm tra tiến độ
- Ghi chép các trường hợp không tuân thủ, rủi ro và các biện pháp khắc phục—tất cả trong một không gian tập trung
🔑 Phù hợp cho: Kiểm toán viên nội bộ, nhóm tuân thủ và quản lý chất lượng thực hiện các cuộc kiểm toán định kỳ trên các bộ phận hoặc nhà cung cấp.
8. Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ ClickUp
Các giải pháp tạm thời không giải quyết được vấn đề lâu dài. Đó là lý do tại sao mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ của ClickUp giúp bạn đi sâu hơn. Thay vì vội vàng đưa ra kết luận, hãy hướng dẫn nhóm của bạn thực hiện một cuộc điều tra từng bước để xác định nguyên nhân thực sự đằng sau các vấn đề lặp lại.
Khắc phục sự cố sản phẩm, phát hiện các điểm yếu trong quy trình hoặc phân tích khiếu nại của khách hàng? Mẫu này cho phép phân tích lặp lại và có thể thực hiện được.
Nó được thiết kế để hỗ trợ các giai đoạn Kiểm tra và Thực hiện trong chu kỳ PDCA của bạn — biến những hiểu biết thành những cải tiến bền vững.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Áp dụng nhiều kỹ thuật phân tích trong cùng một không gian làm việc để phát hiện các kết nối ẩn
- Giao mục dựa trên nguyên nhân gốc rễ đã được xác minh, không dựa trên giả định
- Tiêu chuẩn hóa phương pháp giải quyết vấn đề của nhóm trên các bộ phận
🔑 Phù hợp cho: Chuyên viên phân tích kinh doanh, chuyên viên kiểm thử chất lượng (QA) và các nhóm vận hành tập trung vào việc giảm thiểu lỗi, loại bỏ sự kém hiệu quả và cải thiện hiệu suất lâu dài.
🎁 Mẹo hay từ ClickUp: Đi đến nguyên nhân gốc rễ nhanh hơn — sử dụng các mẹo chuyên gia này để phân tích thông minh hơn:
- Dữ liệu sai lệch có thể phá hỏng mọi thứ. Thông tin yếu = giải pháp yếu
- Thứ tự quan trọng. Hiểu "điều gì" đã xảy ra trước khi tìm hiểu "tại sao"
- Sự thiên vị làm mờ mắt bạn. Những giả định tạo khối cho sự hiểu biết thực sự — hãy giữ sự khách quan
- Lắng nghe nhiều hơn, lãnh đạo ít hơn. Những cuộc phỏng vấn tuyệt vời nghe như cuộc hội thoại, không phải danh sách kiểm tra
9. Mẫu 5 Whys của ClickUp
Khi một vấn đề liên tục tái diễn, hiếm khi chỉ do một nguyên nhân duy nhất—đó là một chuỗi nguyên nhân.
Mẫu ClickUp 5 Whys giúp bạn kết nối các điểm - từng "tại sao" một - cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Nó hướng dẫn các nhóm qua một quá trình phân tích rõ ràng, hợp tác, liên kết các triệu chứng bề mặt với các vấn đề sâu xa hơn.
Đây là công cụ lý tưởng cho các nhóm thích thảo luận mở, giải quyết vấn đề theo thời gian thực hoặc cần một phương pháp nhẹ nhàng nhưng không làm giảm độ sâu. Dù bạn đang giải quyết các điểm nghẽn trong quy trình làm việc hay khiếu nại của khách hàng, nó sẽ biến những ý tưởng của nhóm thành các hành động cụ thể và có tính theo dõi.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Phân tích các vấn đề phức tạp với sơ đồ trực quan từng bước dễ theo dõi và chia sẻ
- Kết nối các phát hiện trực tiếp với các công việc để đảm bảo các biện pháp khắc phục không bao giờ bị lãng quên
- Đang theo dõi các phân tích dán để tránh lặp lại sai lầm và các giải pháp tạm thời
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm sản phẩm, chuyên gia trải nghiệm khách hàng (CX) và trưởng bộ phận vận hành (ops) sử dụng các buổi retro, workshop hoặc cuộc họp một-một để phân tích các vấn đề lặp lại và thúc đẩy các cải tiến thông minh hơn.
🔎 Bạn có biết? Sakichi Toyoda đã phát minh ra phương pháp 5 Whys vào những năm 1930, và Toyota đã biến nó thành một công cụ giải quyết vấn đề hàng đầu trên toàn cầu. Hiện nay, đây là phương pháp được các nhóm tin dùng để ngăn chặn các vấn đề lặp lại ngay từ gốc rễ.
10. Mẫu phân tích khoảng cách ClickUp
Sự rõ ràng là yếu tố khóa trong mọi hành trình cải tiến quy trình, và điều đó bắt đầu từ việc hiểu rõ sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại và kết quả lý tưởng của bạn. Mẫu Phân tích Khoảng cách ClickUp giúp bạn tạo bản đồ rõ ràng cả hai và xây dựng kế hoạch hành động cụ thể để thu hẹp khoảng cách.
Nó phân tích tình trạng hiện tại của bạn, xác định mục tiêu tương lai và chỉ ra những gì còn thiếu—tất cả trong khuôn khổ khung PDCA của bạn. Sử dụng nó để tối ưu hóa giai đoạn ‘Kế hoạch’, đồng bộ hóa các bên liên quan và biến những hiểu biết thành một kế hoạch hành động có tác động.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Đánh giá hiệu suất hiện tại với các tiêu chuẩn tùy chỉnh trên nhiều khía cạnh
- Hiển thị so sánh song song để đồng bộ hóa các nhóm xung quanh các mục tiêu chia sẻ
- Tạo các kế hoạch hành động có mục tiêu để giải quyết trực tiếp các khoảng trống có ưu tiên hàng đầu
🔑 Phù hợp cho: Các nhà lập kế hoạch chiến lược, quản lý hiệu suất và người phụ trách cải tiến quy trình trong việc xác định các khoảng trống giữa các nhóm, chỉ số KPI hoặc hệ thống trước khi triển khai các sáng kiến.
11. Mẫu Bản cam kết dự án ClickUp
37% các dự án cải tiến thất bại do mục tiêu và phạm vi không rõ ràng. Mẫu Bản cam kết dự án ClickUp giúp các nỗ lực PDCA của bạn tránh rơi vào tình trạng đó.
Trong giai đoạn Kế hoạch, xác định mục tiêu, định nghĩa các sản phẩm đầu ra và làm rõ vai trò của từng bên - tất cả trong một tài liệu trực quan. Trong giai đoạn Thực hiện, phân công trách nhiệm và thiết lập dòng thời gian để thúc đẩy việc thực hiện tập trung.
Trong giai đoạn ‘Kiểm tra’, bản kế hoạch trở thành điểm tham chiếu của bạn. Bạn có đạt được mục tiêu không? Nhóm của bạn có đồng nhất với phạm vi dự án không? Và trong giai đoạn ‘Hành động’, hãy sử dụng các tiêu chí thành công để đánh giá kết quả và điều chỉnh bước tiếp theo.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Đặt mục tiêu SMART rõ ràng để loại bỏ sự mơ hồ ngay từ ngày đầu tiên
- Đồng bộ hóa các bên liên quan từ sớm với các trường tích hợp sẵn cho việc phê duyệt và kỳ vọng
- Xây dựng cấu trúc ra quyết định áp dụng xuyên suốt mọi giai đoạn của PDCA
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, người phụ trách cải tiến và các nhóm đa chức năng triển khai các sáng kiến đòi hỏi sự rõ ràng, thống nhất và kết quả đo lường được.
12. Mẫu theo dõi dự án ClickUp
Khi dự án mở rộng quy mô, việc đang theo dõi mọi yếu tố thay đổi—từ thời hạn đến sản phẩm đầu ra—sẽ trở nên phức tạp nhanh chóng. Mẫu đang theo dõi dự án ClickUp cung cấp hiển thị toàn diện về chu kỳ PDCA của bạn bằng cách tập trung các dòng thời gian, quyền sở hữu công việc và đang theo dõi tiến độ.
Sử dụng chế độ xem Gantt để xác định các mối phụ thuộc và dự đoán các điểm nghẽn. Chuyển sang chế độ xem người được giao để cân bằng khối lượng công việc và ngăn ngừa tình trạng quá tải. Với các trường tùy chỉnh cho giai đoạn dự án, khung thời gian và chỉ số rủi ro (RAG), bạn luôn biết được tình trạng hiện tại của dự án.
Điểm nổi bật? Tính năng theo dõi thời gian và dữ liệu hiệu suất tích hợp cho phép quản lý so sánh tiến độ thực tế với tiến độ dự kiến tại bất kỳ thời điểm nào.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Nhận bảng điều khiển dự án tập trung để đang theo dõi các đầu ra, rào cản và quyền sở hữu
- Cài đặt các nhắc nhở tự động hóa và cập nhật trạng thái để giảm thiểu việc quản lý chi tiết
- Sử dụng dữ liệu lịch sử để hoàn thiện kế hoạch tương lai và dự báo chính xác hơn
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án và trưởng bộ phận quản lý các dự án đa chức năng cần có cái nhìn rõ ràng và điều chỉnh linh hoạt trong mô hình PDCA.
13. Mẫu Quản lý Nhiệm vụ ClickUp
Giai đoạn Việc Cần Làm và Kiểm Tra là nơi kế hoạch cải tiến thành công hay thất bại, và tất cả đều phụ thuộc vào việc thực thi. Đó chính là lúc Mẫu Quản lý Nhiệm vụ ClickUp phát huy tác dụng—biến chiến lược thành hành động đồng bộ và hiển thị.
Chuyển đổi giữa các chế độ xem Danh sách công việc, Bảng, Hộp và Lịch để tổ chức công việc theo trạng thái, ưu tiên, nhóm hoặc hạn chót. Phát hiện các rào cản ngay lập tức, phân công lại công việc linh hoạt và duy trì sự tập trung của đội ngũ mà không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào.
Dù bạn đang khởi động một sprint, quản lý các hoạt động hàng ngày hay đánh giá tiến độ giữa chu kỳ, mẫu này đảm bảo mọi công việc đều được hiển thị và chịu trách nhiệm.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sắp xếp công việc thành các danh mục như Ý tưởng, Nhiệm vụ cần thực hiện và Danh sách công việc chưa hoàn thành để ưu tiên công việc một cách rõ ràng
- Giao lại công việc nhanh chóng với các chế độ xem khối lượng công việc trực quan và đang theo dõi sức chứa của nhóm
- Kết nối các công việc với các cột mốc và hạn chót thông qua các phụ thuộc thông minh và lịch trình
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm triển khai cần các mẫu dự án PDCA linh hoạt để quản lý quy trình làm việc, phân công trách nhiệm và duy trì các chu kỳ cải tiến liên tục.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên văn phòng có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trên các cuộc trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và đang theo dõi các quyết định, những thông tin quan trọng của kinh doanh sẽ bị lạc trong "tiếng ồn kỹ thuật số". Với khả năng Quản lý Nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ cuộc trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
14. Mẫu đánh giá dự án ClickUp
Những thông tin quý giá nhất trong bất kỳ chu kỳ PDCA nào không đến trong quá trình dự án—chúng đến sau đó. Mẫu Đánh giá Dự án ClickUp giúp nhóm của bạn phản ánh về những gì đã làm tốt, những gì chưa tốt và những gì cần làm cho lần sau.
Hoàn hảo cho các giai đoạn Kiểm tra và Thực hiện, mẫu này cung cấp khung làm việc rõ ràng để đang theo dõi kết quả, nhấn mạnh thành công và rào cản, và biến phản hồi thành tiến độ. Tùy chỉnh các câu hỏi, ghi nhận cảm nhận và giao nhiệm vụ theo dõi — để không bỏ sót bất kỳ điều gì quan trọng.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sắp xếp các thông tin theo những điều đã làm tốt, những điều chưa tốt và bài học kinh nghiệm
- Thu thập phản hồi chân thực thông qua các trường khảo sát để đánh giá tâm trạng của nhóm
- Tạo các công việc theo dõi ngay lập tức để hoàn tất quy trình và duy trì sự cải tiến
🔑 Phù hợp cho: Các chuyên gia Scrum, nhóm Agile và các nhà lãnh đạo cải tiến sử dụng các buổi đánh giá PDCA để đóng vòng phản hồi và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục.
15. Mẫu Nhật ký Quyết định và Thay đổi ClickUp
Quyết định thúc đẩy tiến độ — nhưng nếu không có nhật ký rõ ràng, ngay cả những quyết định thông minh cũng có thể kích hoạt sự nhầm lẫn, mở rộng phạm vi hoặc mất sự đồng bộ. Mẫu Nhật ký Quyết định và Thay đổi của ClickUp là công cụ lý tưởng để ghi chép, xem xét và đánh giá lại các thay đổi khi chúng xảy ra.
Nó rất hữu ích trong các giai đoạn Thực hiện (Do) và Kiểm tra (Check) của chu kỳ PDCA – khi các sáng kiến đang được triển khai và việc điều chỉnh là không thể tránh khỏi. Ghi chép bối cảnh, ghi nhận sự chấp thuận và đang theo dõi tác động xuống dòng với độ chính xác cao.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi lại "cái gì, tại sao và ai" đằng sau mỗi thay đổi hoặc quyết định
- Chế độ xem dòng thời gian cập nhật để theo dõi cách các quyết định ảnh hưởng đến kết quả theo thời gian
- Giảm thiểu việc trao đổi qua lại với hồ sơ minh bạch về quyền sở hữu và lý do
🔑 Phù hợp cho: Quản lý thay đổi, trưởng dự án và các nhóm PMO quản lý báo cáo PDCA với các thay đổi thường xuyên, đánh giá của các bên liên quan và phạm vi công việc thay đổi liên tục.
➡️ Xem thêm: Mẫu sơ đồ quy trình cho ClickUp, Excel và Word
16. Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng ClickUp
Kiểm soát chất lượng không phải là thủ tục hình thức—đó là hàng phòng thủ đầu tiên của bạn chống lại những lỗi tốn kém.
Mẫu Danh sách Kiểm tra Chất lượng ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn các công cụ để duy trì hiệu quả ở mọi giai đoạn thực hiện. Tiêu chuẩn hóa các cuộc kiểm tra, giảm thiểu biến động và ghi lại kết quả theo thời gian thực để đảm bảo quy trình của bạn luôn trên đúng hướng và kết quả luôn nhất quán.
Được thiết kế cho các giai đoạn Việc cần làm và Kiểm tra trong chu kỳ PDCA của bạn, mẫu này giúp mỗi lần kiểm tra đều có giá trị—mà không làm chậm tiến độ của nhóm.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo các quy trình kiểm tra tùy chỉnh cho từng quy trình, sản phẩm hoặc bộ phận
- Ghi chú các vấn đề ngay lập tức với các trường thông tin về mức độ nghiêm trọng, trạng thái và quyền sở hữu
- Kết nối từng danh sách kiểm tra với quy trình PDCA của bạn để thực hiện các hành động khắc phục có thể theo dõi
🔑 Phù hợp cho: Quản lý chất lượng, giám sát viên sản xuất và các nhóm vận hành sử dụng mẫu dự án PDCA để tiêu chuẩn hóa các cuộc kiểm tra và ngăn chặn lỗi trước khi chúng làm gián đoạn tiến độ.
🎁 Bonus: Cần cảm hứng? Hãy tham khảo những ví dụ thực tế về PDCA mang lại kết quả:
- Toyota đã giảm thời gian lắp ráp xuống 50% bằng cách tích hợp PDCA vào các hoạt động hàng ngày — nay trở thành tiêu chuẩn vàng cho sự xuất sắc trong sản xuất tinh gọn
- GE đã tiết kiệm $50 triệu mỗi năm bằng cách xác định các mẫu lỗi và áp dụng PDCA để giảm thời gian ngừng hoạt động xuống 70%
- Nestlé duy trì chất lượng sản phẩm đồng nhất trên toàn cầu đồng thời giảm 15% lượng chất thải thông qua việc kiểm tra hệ thống nguyên liệu và quy trình
Bước đột phá: Bắt đầu từ những việc nhỏ - chọn một vấn đề cấp bách, áp dụng phương pháp PDCA bằng các mẫu trên, và để những cải tiến tích lũy lo phần còn lại.
biến mỗi chu kỳ thành thành công với ClickUp*
Cải tiến liên tục không cần phải phức tạp—chỉ cần có hệ thống phù hợp. Với các mẫu PDCA miễn phí của ClickUp, bạn không chỉ có danh sách kiểm tra. Bạn có một hệ sinh thái hoàn chỉnh để lập kế hoạch thông minh hơn, thực hiện nhanh hơn và đang theo dõi kết quả tại một nơi duy nhất.
Nhưng ClickUp không chỉ dừng lại ở các mẫu. Đây là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp các công việc, tài liệu, mục tiêu, bảng trắng và trí tuệ nhân tạo (AI) thành một nền tảng mạnh mẽ duy nhất.
Dù bạn đang tối ưu hóa quy trình, quản lý thay đổi hay mở rộng thành công, ClickUp giúp nhóm của bạn cải tiến liên tục — và công việc hiệu quả hơn.
Hãy thử ClickUp miễn phí và bắt đầu cải thiện một cách có mục tiêu ngay hôm nay!