Bỏ qua một ngày bảo trì, và đột nhiên mọi thứ sẽ trở nên không đồng bộ.
Đối với các nhóm bảo trì bận rộn phải xử lý mọi thứ từ máy móc nặng đến hệ thống HVAC, việc đang theo dõi các công việc lặp lại là cách duy nhất để tránh các sự cố đắt đỏ và thời gian ngừng hoạt động không mong muốn.
Mẫu lịch bảo trì giúp tổ chức công tác bảo trì thiết bị, phân công công việc và đảm bảo mọi công việc bảo trì phòng ngừa được thực hiện suôn sẻ. Dù bạn đang quản lý cơ sở vật chất, đội xe hay quy trình quản lý tài sản phức tạp, một lịch bảo trì sẵn sàng sử dụng sẽ tiết kiệm thời gian và loại bỏ sự phỏng đoán.
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét các lịch bảo trì được thiết kế để giúp các nhóm duy trì tiến độ đang theo dõi, đảm bảo an toàn và luôn đi trước.
Mẫu lịch bảo trì là gì?
Mẫu lịch bảo trì là công cụ đã được định dạng sẵn dùng để lập kế hoạch và đang theo dõi các công việc bảo trì định kỳ cho thiết bị, cơ sở vật chất hoặc phương tiện. Nó nêu rõ các chi tiết khóa như loại công việc, nhân viên được phân công, tần suất và ngày bảo trì tiếp theo.
Ví dụ, một nhà máy có thể sử dụng lịch bảo trì phòng ngừa hàng tháng để kiểm tra băng tải, bôi trơn các bộ phận chuyển động và kiểm tra cảm biến, đảm bảo sản lượng ổn định và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.
Mẫu lịch bảo trì không chỉ dành cho tài sản vật lý; các nhóm cũng có thể sử dụng nó để hỗ trợ quản lý vòng đời công nghệ thông tin.
Từ bảo trì phần cứng đến cập nhật phần mềm, các công việc được lên lịch định kỳ giúp kéo dài tuổi thọ của các hệ thống quan trọng, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và duy trì tuân thủ trên toàn bộ hệ thống công nghệ.
🔍 Bạn có biết: 50% tổ chức vẫn quản lý bảo trì bằng bảng tính hoặc phương pháp thủ công, dẫn đến lỗi dữ liệu và bỏ sót công việc. Một mẫu có cấu trúc sẽ giảm thiểu rủi ro đó ngay từ ngày đầu tiên.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu lịch bảo trì tốt?
Một mẫu lịch bảo trì được thiết kế hợp lý giúp các nhóm tổ chức công việc, đang theo dõi tiến độ và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.
Dưới đây là danh sách kiểm tra bảo trì cho các tính năng bạn cần lưu ý:
- Phân chia nhiệm vụ rõ ràng: Danh sách công việc bảo trì kèm theo thành viên nhóm được phân công và thời hạn hoàn thành
- Khung thời gian có thể chỉnh sửa: Điều chỉnh ngày bắt đầu, tần suất và thời lượng cho từng mục theo nhu cầu
- trạng thái được đánh dấu màu*: Chế độ xem các công việc hoàn thành, đang chờ xử lý hoặc quá hạn chỉ với một cái nhìn nhanh
- theo dõi ngày đang theo dõi tự động*: Thiết lập nhắc nhở định kỳ dựa trên lần bảo trì gần nhất và lần bảo trì tiếp theo
- Lịch sử bảo trì: Lưu trữ dữ liệu lịch sử để phát hiện các mẫu hoặc vấn đề lặp lại
- Danh sách kiểm tra tích hợp: Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong quá trình bảo trì định kỳ
- Cột đang theo dõi chi phí: Theo dõi chi phí sửa chữa và lao động tại một nơi duy nhất
- Công thức có sẵn: Tự động tính toán ngày hoặc tổng số để quản lý tài sản hiệu quả hơn
➡️ Xem thêm: Mẫu phân tích cây sự cố miễn phí
Mẫu lịch bảo trì
ClickUp, nền tảng làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, cung cấp các mẫu lịch bảo trì tuyệt vời không chỉ đơn thuần là đánh dấu các ô. Chúng giúp tổ chức công việc của nhóm, ưu tiên các công việc và ngăn chặn các sự cố có thể phòng ngừa.
Dưới đây là 15 mẫu có thể tùy chỉnh nổi bật.
1. Mẫu quy trình bảo trì định kỳ ClickUp
Mẫu quy trình bảo trì định kỳ Clickup được thiết kế để giúp bạn biến các công việc bảo trì lặp lại thành một quy trình có thể dự đoán và lặp lại.
Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang quản lý nhiều tài sản tại các địa điểm khác nhau và muốn mọi thành viên trong nhóm tuân thủ cùng một bộ quy trình. Định dạng dựa trên tài liệu giúp đơn giản hóa việc ghi chép, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và giảm thiểu các bước bị bỏ sót.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tạo danh sách công việc rõ ràng với người được giao và thời hạn hoàn thành
- Đặt lịch bảo trì định kỳ dựa trên thời gian hoặc tần suất sử dụng
- Lập tài liệu hướng dẫn chi tiết từng bước cho từng công việc
- Theo dõi các cập nhật với bình luận, chế độ xem và danh sách kiểm tra
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm chịu trách nhiệm bảo trì cơ sở vật chất, thiết bị nặng hoặc hoạt động tại nhiều địa điểm.
🎥 Xem cách Diggs sử dụng ClickUp để tập trung hóa hoạt động và tối ưu hóa hiệu quả:
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng khung DACI để tránh tắc nghẽn. Xác định rõ Người thực hiện, Người phê duyệt, Người đóng góp và Người được thông báo cho các tác vụ để tránh trễ hẹn khi trách nhiệm trùng lặp. Với trường tùy chỉnh ClickUp, bạn có thể tạo trường cho các vai trò DACI và gán chúng trực tiếp trong từng công việc onboarding!
2. Mẫu quy trình tiêu chuẩn (SOP) Chương trình Bảo trì Phòng ngừa ClickUp
Mẫu quy trình bảo trì phòng ngừa ClickUp (SOP) được thiết kế cho kế hoạch dài hạn và thực hiện hàng ngày. Nó giúp nhóm bảo trì quản lý các cuộc kiểm tra, sửa chữa và đánh giá hiệu suất bằng các quy trình làm việc có thể lặp lại.
Điểm nổi bật của mẫu này là nó cũng hoạt động như phần mềm quản lý công việc. Nó kết hợp danh sách công việc, phân công công việc và phân tích hiệu suất, giúp các công ty quản lý kho hàng lớn trở nên hiệu quả hơn.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Danh sách tài sản theo loại, địa điểm hoặc danh mục bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh
- Đặt nhắc nhở định kỳ cho bảo trì hàng tháng hoặc hàng tuần
- Giao nhiệm vụ kiểm tra hoặc sửa chữa cụ thể cho các thành viên trong nhóm
- Theo dõi tiến độ và các vấn đề thông qua các thông tin trên bảng điều khiển
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm quản lý bảo trì thiết bị quan trọng trong các hoạt động phức tạp hoặc có nhiều địa điểm.
📮 ClickUp Insight: Dưới 5% số người trong cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi đang tích cực hướng tới những mục tiêu lớn trong cuộc sống, như mua nhà, du lịch vòng quanh thế giới hoặc khởi nghiệp. Tại sao? Bởi vì những giấc mơ lớn đó thường cảm thấy quá áp đảo hoặc xa vời để bắt đầu lập kế hoạch. 🔭
Nhưng với mẫu Kế hoạch Cuộc sống hoặc mẫu Mục tiêu Hàng năm của ClickUp, bạn có thể biến những giấc mơ dài hạn thành các bước hành động cụ thể. Chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc, theo dõi tiến độ qua các tháng hoặc thậm chí nhiều năm với chế độ xem Dòng thời gian, và duy trì tiến độ với các mốc thời gian rõ ràng. Biến "ngày nào đó" thành một kế hoạch hành động!
3. Mẫu Kế hoạch Chiến lược cho Kỹ thuật viên Bảo trì ClickUp
Mẫu Kế hoạch Chiến lược cho Kỹ thuật viên Bảo trì ClickUp không chỉ dừng lại ở việc lập lịch, mà còn giúp bạn thiết kế và triển khai một chiến lược bảo trì toàn diện hơn.
Với các công cụ để xác định mục tiêu, phân công quyền sở hữu và hiển thị dòng thời gian, đây là giải pháp lý tưởng cho các cơ sở công nghiệp quản lý nhiều kỹ thuật viên và máy móc.
Các chế độ xem như Timeline và Gantt giúp việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn, trong khi các Trường Tùy chỉnh (Custom Fields) ghi lại độ phức tạp, ưu tiên và tác động của từng công việc. Bạn có thể nắm bắt tổng quan mà không bỏ sót chi tiết.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Xác định các mục tiêu bảo trì chiến lược và đồng bộ hóa chúng với mục tiêu kinh doanh
- Sử dụng các chế độ xem dòng thời gian, khối lượng công việc và Gantt để cân bằng khả năng sẵn sàng của kỹ thuật viên
- Theo dõi các giai đoạn dự án bằng các thẻ trạng thái như Việc cần làm, Tiến độ và Hoàn thành
- Hiển thị các chỉ số KPI và tác động của các sáng kiến bảo trì thông qua bảng điều khiển
🔑 Phù hợp cho: Những người phụ trách bảo trì quản lý các hoạt động dài hạn và phân bổ tài nguyên giữa các nhóm.
🔗 Mẹo bổ sung: Trước Ngày 1, hãy bao gồm giai đoạn thiết lập, đôi khi được gọi là “Ngày 0”. Giai đoạn này bao gồm kiểm tra không gian làm việc, thiết lập công cụ, đào tạo an toàn và các quy trình tiêu chuẩn cơ bản (SOP).
4. Mẫu Quản lý Cơ sở Vật chất ClickUp
Mẫu bảo trì cơ sở vật chất ClickUp được thiết kế để cung cấp cho quản lý tài sản và nhóm vận hành cái nhìn tổng quan đầy đủ về mọi địa điểm đang hoạt động. Từ thiết lập thư mục có cấu trúc, bạn có thể ghi lại yêu cầu bảo trì, quản lý việc sử dụng không gian và theo dõi điều kiện thiết bị.
Với thiết lập đa chế độ xem (bao gồm Máy tính chi phí và Chế độ xem địa điểm), bạn có thể phối hợp với nhà cung cấp, đang theo dõi các cập nhật và cân đối kế hoạch sử dụng tài nguyên giữa các văn phòng hoặc tòa nhà mà không gây nhầm lẫn.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Giao công việc cho các nhóm phù hợp trên nhiều cơ sở khác nhau
- Theo dõi chi phí và ước tính ngân sách tương lai bằng cách sử dụng chế độ xem Máy tính Chi phí
- Ghi chép thông tin liên hệ của nhà cung cấp và các bên liên quan để thuận tiện cho việc giao tiếp
- Cập nhật trạng thái công việc từ Bảo trì sang Hoạt động mà không làm mất bối cảnh
🔑 Phù hợp cho: Quản lý cơ sở vật chất phụ trách vận hành tòa nhà, sửa chữa và ngân sách tại nhiều địa điểm khác nhau
📣 Phản hồi từ khách hàng: Đây là chia sẻ của Will Helliwell, Giám đốc Sáng tạo, United Way Suncoast, về ClickUp:
Tôi không thể nói hết những điều tốt đẹp về nó. Từ tính năng tự động hóa, mẫu biểu, đến các loại đang theo dõi và chế độ xem đa dạng, ClickUp thực sự là lựa chọn hoàn hảo. ”
Tôi không thể nói hết những điều tốt đẹp về nó. Từ tính năng tự động hóa, mẫu, đến các loại đang theo dõi và chế độ xem khác nhau, ClickUp thực sự là lựa chọn hoàn hảo. ”
➡️ Đọc thêm: Cách thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ
5. Mẫu Quản lý Dịch vụ Cơ sở Vật chất ClickUp
Mẫu Quản lý Dịch vụ Cơ sở Vật chất ClickUp được thiết kế để quản lý các yêu cầu đến, đang theo dõi thời gian phản hồi và nâng cao năng suất làm việc của nhóm. Với các trạng thái công việc được phân loại và chế độ xem biểu mẫu tích hợp, việc chuyển các vấn đề như sự cố hệ thống HVAC hoặc sửa chữa hệ thống chiếu sáng đến đúng người phụ trách trở nên dễ dàng.
Cập nhật thời gian thực và quy trình làm việc tự động hóa giúp công cụ này trở nên hữu ích cho các địa điểm có khối lượng công việc lớn, nơi các yêu cầu được gửi đến hàng ngày và cần được giải quyết nhanh chóng.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Ghi nhận yêu cầu dịch vụ thông qua các biểu mẫu nhập liệu tích hợp sẵn
- Giao và đang theo dõi các vấn đề bằng các trạng thái tùy chỉnh như Yêu cầu mới và Đang xử lý
- Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi hiệu suất của nhóm và quá trình giải quyết vấn đề
- Ghi chép chi tiết vấn đề, phê duyệt và tài liệu tại một nơi duy nhất
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm quản lý cơ sở vật chất chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu dịch vụ, quản lý vé và theo dõi bảo trì.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm trường 'danh sách mong muốn' cho mục tiêu học tập kỹ thuật của nhân viên. Kỹ thuật viên thường nhận ra những lỗ hổng hoặc mong muốn có nguồn lực tốt hơn. Hãy cung cấp cho họ một nơi để ghi chép điều này. Điều này giúp quản lý phát hiện sớm các vấn đề trong quy trình và tăng cường sự tham gia bằng cách cho thấy phản hồi của họ được coi trọng.
6. Mẫu lịch trình 24 giờ ClickUp
Mẫu lịch trình 24 giờ của ClickUp giúp các nhóm bảo trì lập kế hoạch cho công việc khẩn cấp và định kỳ trong một ngày. Dù bạn đang xử lý sửa chữa khẩn cấp, kiểm tra hàng ngày hay ca làm việc luân phiên của kỹ thuật viên, bố cục của mẫu này sẽ phân chia rõ ràng các công việc cần thực hiện và thời gian cụ thể.
Chế độ xem Lịch hàng ngày cho phép bạn xem các nhiệm vụ trùng lặp hoặc khoảng trống trong khả năng sẵn có của tài nguyên, điều này khóa đối với việc bảo trì thiết bị có tính thời gian.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tổ chức các công việc bảo trì hàng ngày theo khung giờ để lập lịch làm việc cho kỹ thuật viên một cách rõ ràng
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để đánh dấu các công việc quan trọng và ghi chú của kỹ thuật viên
- Theo dõi tiến độ với các cập nhật trạng thái thời gian thực trên các phiếu sửa chữa
- Kiểm tra các công việc đã hoàn thành để đánh giá hiệu suất của nhóm và chuẩn bị cho ngày tiếp theo
🔑 Phù hợp cho: Các trưởng bộ phận bảo trì quản lý luồng công việc hàng ngày, các đợt kiểm tra định kỳ hoặc các sửa chữa khẩn cấp.
🔍 Bạn có biết: Chi phí trung bình cho thời gian ngừng hoạt động không mong muốn là $260.000 mỗi giờ, khiến việc lập lịch và bảo trì phòng ngừa trở thành ưu tiên tài chính hàng đầu cho mọi nhóm vận hành.
7. Mẫu lịch trình theo giờ ClickUp
Mẫu lịch trình theo giờ ClickUp được thiết kế dành cho các nhóm bảo trì cần kiểm soát chặt chẽ dòng thời gian hàng ngày; ví dụ như kiểm tra hàng giờ, ca làm việc luân phiên hoặc các công việc sửa chữa liên tiếp.
Nó đặc biệt hữu ích tại các địa điểm nơi thời gian là yếu tố quan trọng, như cơ sở y tế, kho hàng hoặc nhà máy sản xuất. Sử dụng nó để chia ngày làm việc của kỹ thuật viên thành các khối công việc có cấu trúc, theo dõi thanh toán cho công việc theo ca, hoặc phân bổ ưu tiên dựa trên thời gian trong ngày.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Giao và đang theo dõi các công việc bảo trì theo giờ để tránh trùng lặp và thiếu sót
- Sử dụng các chế độ xem để tính toán mức thanh toán cho từng kỹ thuật viên trong mỗi ca làm việc
- Ghi lại hiệu suất và thêm ghi chú cho từng công việc bằng các trường tùy chỉnh
- Lập kế hoạch cho tuần của bạn bằng chế độ xem Lịch với cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm bảo trì quản lý khối lượng công việc theo ca, các công việc nhạy cảm về thời gian hoặc hợp đồng dịch vụ.
🔗 Mẹo bổ sung: Một công việc như “kiểm tra hệ thống lò hơi” là ổn, nhưng nó mang tính thụ động. Hãy bao gồm các chỉ số hành vi như “phát hiện sự cố bất thường một cách độc lập” hoặc “thông báo vấn đề theo quy trình X”. Những điều này giúp bạn đánh giá khả năng phán đoán và ra quyết định, chứ không chỉ là việc hoàn thành công việc.
8. Mẫu khối lịch ClickUp
Mẫu Lịch Trình Khối Thời Gian của ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm bảo trì cần chia ngày công việc thành các khung giờ dựa trên loại công việc.
Dù là bảo trì phòng ngừa, kiểm tra định kỳ các tòa nhà hay kiểm tra tại nhiều địa điểm, mẫu này giúp bạn tổ chức mọi thứ một cách khoa học. Gán các khối thời gian cho các mục như kiểm tra thiết bị, kiểm tra an toàn hoặc đào tạo kỹ thuật viên.
Bạn cũng có thể đang theo dõi vị trí của các công việc bằng các trường dựa trên vị trí, điều này rất hữu ích trong các cơ sở lớn hoặc công trường xây dựng.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Đặt các khối thời gian cụ thể cho các loại bảo trì hoặc loại thiết bị cụ thể
- Sử dụng các chế độ xem để tổ chức các công việc theo địa điểm, kỹ thuật viên hoặc ca làm việc
- Gán thẻ cho các công việc bằng các trường tùy chỉnh như tính khả dụng hoặc nhu cầu tài nguyên
- Chế độ xem các công việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để lập lịch trình chặt chẽ hơn và tránh xung đột
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm quản lý các công việc bảo trì định kỳ và có tính thời gian cao trên nhiều khu vực.
🧠 Thú vị: ‘Lập lịch theo khối ’ ban đầu được phổ biến trong giáo dục, nhằm cung cấp cho học sinh những kỳ dài hơn để tập trung sâu hơn. Hóa ra, các nhóm bảo trì cũng rất ưa chuộng phương pháp này. Tại sao? Ít chuyển đổi công việc hơn đồng nghĩa với ít lỗi hơn và nhiều thời gian hơn để khắc phục những vấn đề quan trọng.
9. Mẫu lịch trình theo khối ClickUp
Mẫu Lịch Trình Block của ClickUp là lựa chọn lý tưởng để tổ chức các công việc bảo trì phòng ngừa và dự án lặp lại thành các khối thời gian trên các nhóm. Bạn có thể nhóm các đơn đặt hàng theo loại công việc, phân bổ các khối theo bộ phận và có được dòng thời gian đầy đủ để tránh quá tải tài nguyên.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở phải xử lý nhiều dự án bảo trì cùng lúc và có nguồn lực kỹ thuật viên giới hạn. Thiết lập 18 trạng thái cho phép bạn đang theo dõi ngay cả những công việc nhỏ nhất mà không mất đi hiển thị.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Phân bổ khối thời gian cho các bộ phận hoặc nhóm làm việc dựa trên thiết bị và khối lượng công việc
- Sử dụng chế độ xem dòng thời gian và lịch để lập kế hoạch các ngày bảo trì mà không trùng lặp
- Theo dõi các dự án lớn từ giai đoạn chuẩn bị đến hoàn thành bằng cách sử dụng trạng thái được mã hóa màu
- Cân bằng khối lượng công việc của kỹ thuật viên giữa các địa điểm bằng cách sử dụng chế độ xem khối lượng công việc
🔑 Phù hợp cho: Các điều phối viên bảo trì quản lý các dự án quy mô lớn, công việc lặp lại và lịch trình cho toàn nhóm.
10. Mẫu lịch trình cá nhân ClickUp
Các quản lý bảo trì có thể tùy chỉnh Mẫu Lịch Trình Sẵn Sàng ClickUp để đang theo dõi sự sẵn sàng của kỹ thuật viên cho công việc sửa chữa, cuộc gọi khẩn cấp hoặc bảo trì định kỳ.
Thay vì phụ thuộc vào email qua lại hoặc bảng trắng, hãy sử dụng thiết lập này để ghi lại tình trạng sẵn sàng trước đó và tránh tình trạng đặt lịch trùng lặp hoặc khoảng trống trong lịch trình. Với các chế độ xem tùy chỉnh và đang theo dõi trạng thái, bạn luôn biết ai miễn phí và vào thời gian nào, mà không làm gián đoạn công việc đang diễn ra.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Ghi chép sự sẵn sàng của nhóm theo ngày, giờ và loại công việc
- Sử dụng chế độ xem hoạt động để liệt kê ca làm việc, địa điểm hoặc các cuộc kiểm tra định kỳ
- Cập nhật trạng thái để phản ánh "Đã lên lịch", "Đã xong" hoặc "Đã hủy" mà không gây nhầm lẫn
- Lập bản đồ sẵn sàng của kỹ thuật viên cùng với các đơn đặt hàng bảo trì đang mở
🔑 Phù hợp cho: Các điều phối viên bảo trì quản lý sự sẵn sàng của kỹ thuật viên, lịch làm việc và kế hoạch xử lý các cuộc gọi dịch vụ
11. Mẫu Lịch Trình Hàng Ngày ClickUp
Mẫu Lịch Trình Hàng Ngày ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho các trưởng nhóm bảo trì cần đang theo dõi các cuộc kiểm tra, sửa chữa khẩn cấp hoặc các công việc cụ thể tại hiện trường hàng ngày.
Nó giúp bạn phân công công việc theo ưu tiên và danh mục, như kiểm tra an toàn, các biện pháp phòng ngừa hoặc cuộc gọi khẩn cấp, đồng thời duy trì mọi thứ tập trung tại một nơi. Với chế độ xem lịch và đang theo dõi tiến độ trực quan, mẫu này đảm bảo nhóm bảo trì của bạn luôn tập trung.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Phân loại các công việc bảo trì theo loại thiết bị, địa điểm hoặc mức độ khẩn cấp
- Ưu tiên các đơn đặt hàng công việc bằng cách sử dụng các trường tích hợp sẵn và các chỉ báo trực quan
- Đang theo dõi tiến độ hoàn thành các công việc hàng ngày thông qua cập nhật trạng thái và biểu đồ
- Sử dụng nhiều chế độ xem để lập kế hoạch cho ngày làm việc và kiểm tra tiến độ công việc một cách nhanh chóng
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm quản lý lượng lớn công việc bảo trì ngắn hạn hoặc kiểm tra định kỳ tại nhiều địa điểm.
12. Mẫu lịch làm việc hàng ngày ClickUp
Mẫu lịch làm việc hàng ngày ClickUp dành cho các giám sát viên bảo trì cần theo dõi ca làm việc của kỹ thuật viên, ghi chép vắng mặt và lập kế hoạch khối thời gian cho các công việc sửa chữa.
Dù bạn đang quản lý một đội ngũ làm việc luân phiên hay xử lý nhiều cuộc gọi dịch vụ mỗi ngày, mẫu lịch bảo trì này giúp mọi thứ trở nên đơn giản. Nó chia ngày thành các khung giờ với không gian để theo dõi ai có mặt, công việc được giao và những gì vẫn cần làm xong.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Giao ca công việc và cập nhật trạng thái của kỹ thuật viên là Có mặt, Vắng mặt hoặc Đã đóng
- Ghi chép các trường hợp vắng mặt và kèm theo lý do cùng với tài liệu hỗ trợ
- Sử dụng chế độ xem lịch trình hàng ngày để theo dõi khối lượng công việc của kỹ thuật viên theo thời gian thực
- Lập kế hoạch thời gian bảo trì bằng cách sử dụng chế độ xem Quy trình làm việc hàng ngày và Lịch
🔑 Phù hợp cho: Các trưởng bộ phận bảo trì quản lý ca làm việc theo giờ, nhật ký của kỹ thuật viên và phân công công việc theo thời gian.
13. Mẫu lịch làm việc ClickUp
Mẫu lịch ca làm việc ClickUp được thiết kế dành cho các nhóm vận hành cần kiểm soát chính xác về phạm vi bảo trì, đặc biệt trong môi trường hoạt động 24/7.
Dù bạn đang quản lý ca làm việc luân phiên, đang theo dõi vắng mặt hay cố gắng tránh khoảng trống trong giờ cao điểm, công cụ này giúp bạn ghi chép ca làm việc, phân công kỹ thuật viên và chế độ xem các cập nhật.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Phân công ca làm việc với khả năng hiển thị xuyên suốt các vai trò và địa điểm của nhóm
- Đang theo dõi lý do vắng mặt và điều chỉnh lịch làm việc khi cần thiết
- Sử dụng cập nhật trạng thái để theo dõi tiến độ hoàn thành ca làm việc và luồng công việc
- Tối ưu hóa quá trình bàn giao ca và đảm bảo tính liên tục của công việc với các danh sách công việc và chế độ xem được tổ chức khoa học
- Các trường tùy chỉnh cho phép bạn ghi chú về sự vắng mặt hoặc các vấn đề cụ thể liên quan đến ca làm việc
🔑 Phù hợp cho: Quản lý cơ sở hoặc nhóm vận hành lập lịch ca làm việc luân phiên, quản lý khoảng trống trong lịch trình hoặc xử lý nhóm bảo trì 24/7.
➡️ Xem thêm: Các mẫu FMEA tốt nhất để phát hiện và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn (PowerPoint, Excel và ClickUp)
14. Mẫu lịch bảo trì cải tạo nhà ClickUp
Mẫu ClickUp Home Renovation Template cũng rất hiệu quả cho các đội ngũ quản lý cơ sở vật chất trong việc quản lý các dự án cải tạo nội bộ, sửa chữa văn phòng hoặc nâng cấp hệ thống. Bạn có thể ghi chép các công việc như lát sàn, lắp đặt hệ thống chiếu sáng hoặc thay thế hệ thống HVAC, phân công nhà thầu hoặc nhóm nội bộ, và đang theo dõi chi phí vật liệu và nhân công.
Nó được thiết kế để phối hợp giữa các nhóm với cập nhật trạng thái thời gian thực và các chế độ xem tập trung, giúp tránh trễ hẹn và hiểu lầm trong quá trình bảo trì thực tế.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Phân chia các dự án cải tạo thành các giai đoạn như tháo dỡ, lắp đặt và kiểm tra
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để đang theo dõi chi phí lao động, ngân sách và vật liệu
- Đặt thời hạn và mối quan hệ phụ thuộc cho các công việc phức tạp, nhiều bước
- Chuyển đổi giữa chế độ xem Danh sách công việc và Bảng để cập nhật hàng ngày hoặc kế hoạch tổng thể
🔑 Phù hợp cho: Quản lý cơ sở vật chất hoặc nhóm vận hành chịu trách nhiệm về sửa chữa kết cấu, nâng cấp hệ thống hoặc các dự án cải tạo theo giai đoạn
➡️ Xem thêm: Mẫu IT cho Quản lý Công nghệ và Nhóm IT
15. Mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày của ClickUp
Mẫu Kế hoạch 30-60-90 Ngày của ClickUp được thiết kế dành cho kỹ thuật viên bảo trì nhà máy mới bước vào vai trò mới. Mẫu này cung cấp cho nhân viên và quản lý một khung chia sẻ để đặt mục tiêu, ghi chép tiến độ và đang theo dõi sự sẵn sàng của công việc theo thời gian thực.
⭐ Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Các Trường Tùy chỉnh đang theo dõi các giai đoạn onboarding và quyền sở hữu công việc
- Các chế độ xem chuyên dụng cho kế hoạch đào tạo, trò chuyện, lịch trình và tài liệu tham khảo
- Các tùy chọn trạng thái như "Việc cần làm", "Đang tiến hành" và "Đang chờ khách hàng" để theo dõi từng nhiệm vụ
- Công cụ Gantt và bảng điều khiển để hiển thị các cột mốc trong 30, 60 và 90 ngày
🔑 Phù hợp nhất cho: Các nhóm quản lý cơ sở vật chất đang tuyển dụng nhân viên bảo trì cần nhanh chóng thích nghi với công việc một cách rõ ràng và có trách nhiệm
*giữ nhóm bảo trì của bạn đang theo dõi với ClickUp
Mẫu lịch bảo trì phù hợp giúp bạn nắm rõ những công việc cần thực hiện, ai là người chịu trách nhiệm và nơi bắt đầu xuất hiện các trục trặc.
Dù bạn đang quản lý bảo trì phòng ngừa, kiểm tra thiết bị hay các dự án quản lý tài sản, ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn khung làm việc để lập kế hoạch thông minh hơn và phản ứng nhanh hơn.
Từ các quy trình làm việc chi tiết (SOP) đến đang theo dõi theo ca làm việc và kế hoạch chiến lược 30-60-90 ngày, các mẫu này loại bỏ sự phỏng đoán và giúp các nhóm tập trung hơn. Không có công việc bị bỏ sót, không có tình huống cấp bách vào phút chót, chỉ là một cách công việc đơn giản và hiệu quả hơn.
Bắt đầu kế hoạch bảo trì như một chuyên gia. Truy cập miễn phí vào ClickUp ngay bây giờ.