Bạn đang gặp khó khăn trong việc duy trì chất lượng nhất quán trong các dự án và quy trình của mình? Hoặc có thể bạn đã mệt mỏi với việc lục lọi các bảng tính lộn xộn khi đến thời điểm kiểm tra chất lượng. Bạn không đơn độc.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có các công cụ phù hợp, công việc này có thể trở nên rất phức tạp và quá sức. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp 10 mẫu kiểm soát chất lượng tốt nhất trong Excel và ClickUp.
Chúng được thiết kế để đơn giản hóa quy trình kiểm soát chất lượng của bạn, giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và đảm bảo sản phẩm của bạn luôn đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất. 🏆
Mẫu kiểm soát chất lượng là gì?
Mẫu kiểm soát chất lượng là tài liệu được sử dụng để ghi lại, theo dõi và phân tích chất lượng của sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ, đảm bảo chúng đáp ứng một bộ tiêu chuẩn cụ thể.
Ví dụ: nếu bạn đang sản xuất một dòng loa di động mới, kế hoạch kiểm soát chất lượng có thể liệt kê tất cả các nguồn lực, giá trị về trọng lượng, kích thước và tuổi thọ pin. Điều này có nghĩa là mỗi thiết bị sẽ được kiểm tra theo các tiêu chí này. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào, nhóm của bạn sẽ khắc phục trước khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Điều này giúp giảm thiểu sản phẩm bị lỗi và tăng cơ hội đạt được các chỉ số KPI và chỉ số quản lý sản phẩm.
Điều gì tạo nên một mẫu kiểm soát chất lượng tốt?
Biết được điều gì tạo nên một mẫu kiểm soát chất lượng tốt sẽ giúp bạn chọn được mẫu phù hợp để tối ưu hóa sản phẩm và quy trình của mình. Vậy bạn nên tìm kiếm điều gì?
- Mục đích: Đánh giá xem mẫu có phù hợp với quy trình kiểm soát chất lượng mà bạn đang muốn thiết lập hay không. Nếu không, các tính năng khác của mẫu có thể sẽ không phù hợp
- Bố cục rõ ràng: Bố cục của mẫu phải giúp việc nhập, truy cập và phân tích dữ liệu trở nên đơn giản và dễ hiểu
- Khả năng tùy chỉnh: Bạn có thể sửa đổi mẫu để phù hợp với sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ cụ thể mà bạn đang giám sát
- Khả năng truy cập: Mẫu phải có thể truy cập từ mọi nơi và mọi thiết bị, cho phép cập nhật và phản hồi thời gian thực từ các thành viên trong nhóm
- Hướng dẫn: Kiểm tra xem mẫu có hướng dẫn rõ ràng cách sử dụng hay không. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo bạn tận dụng tối đa các tính năng của mẫu
10 mẫu danh sách kiểm tra và đảm bảo kiểm soát chất lượng miễn phí
Dưới đây là 10 mẫu kiểm soát chất lượng miễn phí, sẵn sàng sử dụng trong Excel và ClickUp. Hãy xem và tìm mẫu lý tưởng cho nhu cầu kinh doanh của bạn. ✨
1. Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng ClickUp
Mẫu Danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng ClickUp là bảng điều khiển tối ưu để sắp xếp tất cả các kế hoạch kiểm soát chất lượng và nhu cầu quản lý dự án của bạn. Đối với mỗi dự án, liệt kê các kiểm tra cần phải vượt qua để đáp ứng các tiêu chuẩn kinh doanh và yêu cầu của khách hàng.
Chia nhỏ từng "kiểm tra" thành các công việc và công việc con, sau đó phân công cho các thành viên trong nhóm của bạn. Phân loại các kiểm tra này thành các khía cạnh quan trọng, chính hoặc phụ của quy trình kiểm soát chất lượng và nêu chi tiết các bước chính xác cần thực hiện khi thực hiện chúng. Điều này giúp nhóm của bạn ưu tiên các nỗ lực và hiểu chính xác những việc cần làm.
Khi nhóm của bạn đánh dấu các kiểm tra phụ, thanh tiến độ sẽ được lấp đầy để hiển thị tỷ lệ hoàn thành. Họ có thể ghi lại kết quả và nhận xét của mình trực tiếp trong mẫu, sau đó chuyển kiểm tra từ "Phê duyệt mới" sang "Đang chờ phê duyệt".
Giờ đây, bạn là người đánh giá. Bạn có thể chấp thuận hoặc từ chối công việc của họ. Và nếu chấp thuận, bạn có thể thêm ngày để tham khảo trong tương lai. Điều này giúp theo dõi lịch sử các hoạt động kiểm soát chất lượng và yêu cầu mọi người chịu trách nhiệm về hành động và quyết định của mình.
Đây là phần thú vị: sử dụng công cụ Tự động hóa không cần mã gốc để làm cho quy trình này trơn tru hơn rất nhiều. Ví dụ: bạn có thể kích hoạt cảnh báo cho trưởng nhóm khi kiểm tra đã sẵn sàng để xem xét và thông báo cho các thành viên trong nhóm thực hiện hành động nếu kiểm tra của họ bị từ chối.
Mẫu danh sách kiểm tra này giúp giảm thiểu công việc thủ công, giảm lỗi và đảm bảo quy trình kiểm soát chất lượng của bạn diễn ra trơn tru. ⚙️
2. Mẫu tài liệu quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp
Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cung cấp hướng dẫn từng bước về cách nhóm của bạn nên thực hiện các quy trình kinh doanh. Đây giống như một cách tiếp cận chủ động đối với kiểm soát chất lượng (hay còn gọi là đảm bảo chất lượng) nhằm giảm thiểu lỗi ngay từ nguồn.
Thành thật mà nói, xây dựng SOP từ đầu là một công việc rất nặng nề. May mắn thay, Mẫu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn của ClickUp —được thiết kế trong ClickUp Docs —sẽ giúp bạn xử lý công việc nặng nhọc này.
Sao chép mẫu cho từng bộ phận để bộ phận Bán hàng, Tiếp thị, Nhân sự, v.v. có cuốn sổ tay SOP riêng. Mỗi cuốn sổ tay được chia thành các trang để chứa các quy trình của bộ phận. Và mỗi trang được chia thành các phần sau:
- Tiêu đề: SOP này là về gì?
- Mục tiêu chất lượng: Mục đích, phạm vi và mục tiêu của quy trình
- Ma trận RACI: Các thành viên nhóm có trách nhiệm, chịu trách nhiệm, được tham khảo ý kiến và được thông báo liên quan đến quy trình
- Quy trình: Phân chia quy trình thành các bước dễ hiểu
- Biểu mẫu thủ tục: Các tài liệu khác cần thiết cho thủ tục
- Mẹo và ghi chú: Không gian để nhóm của bạn chia sẻ ý tưởng về việc cải thiện SOP
Tất nhiên, mẫu cung cấp cấu trúc để viết các quy trình, nhưng ai đó cần phải thực sự viết nội dung để lấp đầy những khoảng trống. Hãy sử dụng ClickUp Brain. 🤖
Thay vì mất hàng giờ để tìm kiếm từ ngữ phù hợp, ClickUp Brain giúp bạn nghiên cứu, brainstorm ý tưởng và tạo nội dung cho từng phần của SOP. Nó còn đi kèm với các công cụ bổ sung để nhanh chóng chỉnh sửa bản nháp đầu tiên và dịch nội dung của bạn sang nhiều ngôn ngữ.
3. Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Vậy là bạn đã cảm hứng và sẵn sàng triển khai các SOP sau khi xem mẫu trước đó. Nhưng làm thế nào để cả nhóm cùng thống nhất? Nói thì dễ hơn làm. Nhưng đừng lo, Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp sẽ hỗ trợ bạn.
Sử dụng nó để liệt kê các quy trình và SOP cần thiết cho từng bộ phận trong doanh nghiệp của bạn. Đối với mỗi quy trình, thêm danh sách kiểm tra tùy chỉnh để đảm bảo nhóm của bạn bao quát từng phần được yêu cầu trong tài liệu.
Gán mỗi mục cho một trưởng nhóm, đặt mức độ ưu tiên và đánh dấu ngày đáo hạn. Để đảm bảo mọi chi tiết đều chính xác và phù hợp với tiêu chuẩn kinh doanh của bạn, hãy thêm người phê duyệt để kiểm tra lần cuối các sản phẩm này. ✔️
Chuyển từ chế độ xem Danh sách sang Bảng nếu bạn muốn nhanh chóng cập nhật trạng thái của tài liệu bằng cách di chuyển tài liệu qua các trạng thái Nghiên cứu, Tài liệu, Đang chờ phê duyệt, Đang sửa đổi, Đã phê duyệt và Đã xuất bản. Tính năng này cũng rất hữu ích để bạn có thể nhìn thấy tiến độ của nhóm một cách nhanh chóng.
Và nếu bạn muốn tuân thủ thời hạn và giữ dự án đi đúng hướng, chế độ xem Dòng thời gian sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề. Bạn cũng có thể sử dụng chế độ này để điều chỉnh thời lượng dự án, hiển thị các công việc lặp lại và mã hóa màu sắc cho các công việc theo trạng thái hoặc Trường Tùy chỉnh của chúng.
Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng điều phối sức chứa của nhóm và xây dựng các SOP mà không tốn nhiều công sức.
4. Mẫu Bảng trắng Luồng quy trình ClickUp
Bạn đã bao giờ thử giải thích một quy trình kinh doanh và ước mình có một hình ảnh để minh họa? Đó là lúc Bảng trắng luồng quy trình của ClickUp phát huy tác dụng. Công cụ này giúp biến những quy trình làm việc phức tạp thành hình ảnh trực quan, dễ hiểu.
Mẫu này được thiết kế trong ClickUp Whiteboards và đi kèm với quy trình tuyển dụng làm ví dụ và hướng dẫn. Bạn có thể sao chép và điều chỉnh mẫu này cho bất kỳ quy trình nào bạn đang lập bản đồ.
Mẫu này có hai phần chính: các bên liên quan tham gia vào quy trình ở trên cùng và các hành động và quyết định của họ ở bên dưới. Sử dụng các đường thẳng để kết nối các chấm, cho thấy quy trình diễn ra từ A đến Z. Và nếu bạn cảm thấy sáng tạo, bạn có thể thử nghiệm với màu sắc, hình dạng và kích thước. 🎨
Giống như các mẫu ClickUp khác, mẫu này đi kèm với “Hướng dẫn bắt đầu” để bạn có thể tìm hiểu các tính năng và tùy chỉnh theo quy trình cụ thể của mình. Và nếu bạn muốn nhóm của mình giúp đỡ bất cứ lúc nào, hãy chia sẻ mẫu này với họ để họ có thể thêm chỉnh sửa, nhận xét và phản hồi.
5. Mẫu lộ trình sản phẩm ClickUp
Thật dễ dàng để bị choáng ngợp bởi các ý tưởng sản phẩm khi mọi người — khách hàng, nhóm, thậm chí cả hàng xóm của bạn — đều có đề xuất về những gì bạn nên triển khai tiếp theo. Hiểu rõ tất cả những ý tưởng đó và xây dựng chiến lược sản phẩm hiệu quả với Mẫu lộ trình sản phẩm của ClickUp.
Bắt đầu với Biểu mẫu yêu cầu sản phẩm. Đây là cổng thông tin mà mọi người có thể sử dụng để thêm đề xuất vào Danh sách sản phẩm chính của bạn. Nhưng thành thật mà nói, không phải ý tưởng nào cũng đáng để theo đuổi. Và đây là lúc các công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên như Ma trận tác động và nỗ lực và điểm RICE trở nên hữu ích. 🛠️
Các ý tưởng được chọn sẽ được chuyển đến Danh sách thực hiện hàng tuần. Đây là nơi các công việc được phân công, công việc bắt đầu và các biện pháp kiểm soát dự án được kích hoạt. Chuyển đổi chế độ xem theo sở thích của bạn: Chế độ xem bảng để xem công việc theo kiểu bảng tính, chế độ xem Bảng để xem tổng quan về trạng thái công việc, chế độ xem Gantt để xem các phụ thuộc và cột mốc của công việc, và chế độ xem Lịch để lên lịch và quản lý thời hạn.
Khi công việc tiến độ và gần hoàn thành, hãy chuyển chúng sang danh sách Lộ trình sản phẩm. Điều này cung cấp cho các bên liên quan nội bộ chế độ xem Dòng thời gian hàng quý về các tính năng, cải tiến và sửa lỗi sắp tới của sản phẩm. Sau khi các tính năng trong lộ trình được triển khai, hãy ghi chú và công bố chúng bằng Ghi chú phát hành.
Quá nhiều ý tưởng, quá ít thời gian? Mẫu này là công cụ bạn cần để phân loại những ý tưởng thực sự giá trị, quản lý các yêu cầu sản phẩm và tập hợp nhóm của bạn để biến chúng thành hiện thực.
6. Mẫu Bảng trắng Lộ trình phát triển sản phẩm ClickUp
Nếu bạn thấy mẫu lộ trình trước đó quá cao cấp so với nhu cầu của mình, thì Mẫu Bảng trắng Lộ trình Phát triển Sản phẩm ClickUp có thể là lựa chọn phù hợp với bạn. Mẫu này cung cấp một cách đơn giản và trực quan hơn để lập kế hoạch phát triển sản phẩm của bạn.
Có cái nhìn tổng quan về tất cả các bước quan trọng bạn cần thực hiện trong chu kỳ phát triển và quản lý sản phẩm — từ tạo ý tưởng và sàng lọc đến triển khai và ra mắt thị trường. Chia nhỏ các bước này thành các công việc nhỏ hơn, có thể thực hiện được để nhóm của bạn rõ ràng về những việc cần làm trong danh sách công việc của họ. ✍️
Phân bổ các công việc này trong nhiều tháng và quý, đồng thời đánh dấu các cột mốc quan trọng để ăn mừng tiến độ của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn thiên về phương pháp quản lý dự án theo mô hình thác nước, trong đó bạn muốn hoàn thành một bước trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Vì mẫu này được tạo trong Bảng trắng ClickUp, bạn có thể thỏa sức sáng tạo với bút, hình dạng, bản đồ tư duy và ghi chú dán để tùy chỉnh theo ý thích. Mẫu này cũng rất linh hoạt — bạn có thể điều chỉnh màu sắc, kích thước và vị trí của các yếu tố trên canvas để mẫu trông và hoạt động theo ý muốn.
7. Mẫu ma trận tính năng sản phẩm ClickUp
Bạn đang tìm cách ghi lại các tính năng của các mẫu sản phẩm khác nhau để tham khảo trong quá trình kiểm tra chất lượng? Nếu vậy, Mẫu Ma trận Tính năng Sản phẩm ClickUp là lựa chọn phù hợp cho bạn.
Cho dù bạn đang ghi lại các tính năng phần cứng hay phần mềm của các mẫu sản phẩm, hãy sử dụng các trường tùy chỉnh để ghi chú mọi chi tiết. Giả sử bạn có một loạt điện thoại thông minh và muốn theo dõi thời lượng pin, độ phân giải camera, kích thước lưu trữ, v.v. Với mẫu này, quá trình này dễ dàng như điền vào chỗ trống.
Và nếu bạn muốn có các tính năng nâng cao hơn, bạn có thể tự do tùy chỉnh. Thêm Trường Tùy chỉnh của riêng bạn, tạo chế độ xem độc đáo hoặc tích hợp Tự động hóa. Tùy chỉnh theo ý muốn và biến nó thành của riêng bạn!
8. Mẫu kiểm tra và cải tiến quy trình ClickUp
Xây dựng và duy trì các quy trình kinh doanh giống như chăm sóc một khu vườn. Sau khi trồng, bạn cần cắt tỉa và tối ưu hóa để cây phát triển. Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình của ClickUp sẽ giúp bạn làm điều đó — đây là bộ công cụ làm vườn cho các quy trình kinh doanh của bạn. 🧰
Tạo bản sao mẫu để kiểm tra từng quy trình kinh doanh. Mẫu được đóng gói trong một thư mục với bốn danh sách riêng biệt, mỗi danh sách phục vụ một mục đích riêng:
- Mô hình hóa ý tưởng: Lập danh sách và lên lịch các công việc kiểm tra chất lượng trong không gian này. Điều này có thể bao gồm việc lập bản đồ trực quan các quy trình hiện có và truyền đạt các thay đổi về quy trình cho các bên liên quan
- Phân tích quy trình: Xác định các tiêu chí kiểm tra chất lượng và phân loại chúng theo Quy trình, Nguồn lực, Quản lý hoặc Giám sát. Sau khi đánh giá từng tiêu chí quy trình, hãy chấm điểm kiểm tra, nêu rõ các vấn đề và ghi lại cách khắc phục
- Phân tích CATWOE: Đây là viết tắt của Khách hàng, Diễn viên, Quá trình chuyển đổi, Thế giới quan, Chủ sở hữu và Hạn chế môi trường. Cân nhắc tác động của mục tiêu kinh doanh và hạn chế bên ngoài đối với các quy trình để bạn có thể tạo ra những thay đổi hiệu quả nhất
- Quản lý thay đổi: Áp dụng phương pháp hệ thống để triển khai các thay đổi quy trình và quản lý quá trình chuyển đổi
Đối với những thay đổi kinh doanh nhỏ hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng danh sách ý tưởng mô hình và phân tích quy trình. Chỉ nên thêm các danh sách khác nếu chúng phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn. Mẫu báo cáo này là lựa chọn hoàn hảo để đảm bảo các quy trình kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
9. Mẫu biểu đồ kiểm soát chất lượng Excel của Vertex42
Việc duy trì các quy trình tuân thủ các tiêu chuẩn đã đặt ra có thể là một thách thức, đặc biệt là trong các trường như kỹ thuật, nơi những lỗi nhỏ nhất cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. May mắn thay, Mẫu biểu đồ kiểm soát Excel giúp bạn dễ dàng theo dõi các biến thể để có thể nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục.
Mẫu kế hoạch kiểm soát chất lượng này đi kèm với các biểu đồ sẵn sàng sử dụng để theo dõi trung bình và phạm vi mẫu, cũng như trung bình mẫu và độ lệch chuẩn. Chỉ cần nhập dữ liệu của bạn và mẫu sẽ tạo biểu đồ kiểm soát, hoàn chỉnh với đường trung tâm và giới hạn kiểm soát — để việc phát hiện xu hướng và sự bất thường trở nên dễ dàng. 📈
Ngoài biểu đồ kiểm soát, mẫu này còn tính toán các chỉ số như Cp, CPU, CPL, Cpk và tỷ lệ phần trăm năng suất. Những chỉ số này rất hữu ích để xác định liệu quy trình của bạn đã đạt mục tiêu hay cần điều chỉnh một chút.
Mặc dù mẫu này chủ yếu được thiết kế như một công cụ giáo dục, nhưng bạn vẫn có thể thấy nó hữu ích cho các ứng dụng kiểm soát quy trình cơ bản.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, không thống nhất.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email, tài liệu hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót.
10. Mẫu kế hoạch kiểm soát chất lượng Excel của DMAICTools
Cho dù bạn sản xuất thiết bị điện tử, phụ tùng ô tô hay dược phẩm, mọi mục phải được kiểm tra để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và kiểm soát chất lượng nhất định.
Nhưng làm thế nào để lên lịch quy trình sản xuất để đảm bảo độ chính xác và tính đồng nhất như vậy...mỗi lần? Sử dụng Mẫu kế hoạch kiểm soát Excel.
Khu vực tiêu đề cho phép bạn lưu trữ các chi tiết sau về kế hoạch kiểm soát để lưu trữ hồ sơ và tham khảo trong tương lai:
- Số tham chiếu: Phiên bản kế hoạch kiểm soát đang được sử dụng
- Ngày sửa đổi: Ngày phiên bản kế hoạch kiểm soát được phê duyệt
- Số bộ phận: Bản vẽ kỹ thuật hoặc thành phần được tiến hành thử nghiệm
- Người phê duyệt: Các bên liên quan chính ký tên để phê duyệt tất cả các chi tiết trong kế hoạch kiểm soát
Phần chính của mẫu kế hoạch kiểm soát chất lượng này là nơi bạn ghi lại kết quả kiểm tra sau khi thực hiện các kiểm tra cần thiết trên thành phần. Bạn sẽ phải nhập các chi tiết quan trọng bao gồm tên quy trình, phương pháp đánh giá, yêu cầu lấy mẫu, phương pháp kiểm soát và kế hoạch phản ứng.
Đảm bảo chất lượng với các mẫu kiểm soát chất lượng
Nếu bạn muốn duy trì chất lượng sản phẩm ổn định và tiêu chuẩn kinh doanh cao, không thể bỏ qua kiểm soát chất lượng. Sử dụng các mẫu kế hoạch kiểm soát chất lượng miễn phí này để hợp lý hóa quản lý chất lượng, duy trì các tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất và giữ cho khách hàng hài lòng và trung thành. 🤩
Ngoài kiểm soát chất lượng dự án, thư viện mẫu phong phú của ClickUp giúp bạn dễ dàng quản lý trơn tru tất cả các lĩnh vực trong quy trình kinh doanh, bất kể ngành nghề kinh doanh của bạn là gì. Hãy thử xem — chúng hoàn toàn miễn phí.