Jira là công cụ không thể thiếu của nhiều nhóm Agile, nhưng thành thật mà nói, nó không phải lúc nào cũng hoạt động trơn tru như mong muốn. Việc tạo và quản lý câu chuyện người dùng có thể cần thêm một vài cú nhấp chuột (và có thể thêm một vài tab), đặc biệt nếu bạn đang cố gắng giữ mọi thứ nhất quán trong toàn nhóm.
Đó là lúc các mẫu phát huy tác dụng. Một mẫu câu chuyện người dùng vững chắc có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu hiểu lầm và giúp nhóm của bạn tập trung vào điều quan trọng: xây dựng các tính năng thực sự giải quyết vấn đề của người dùng.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số tùy chọn mẫu câu chuyện người dùng Jira hữu ích nhất (và có thể là một vài cách thông minh hơn để tạo mẫu câu chuyện người dùng qua ClickUp ).
Điều gì tạo nên một mẫu câu chuyện người dùng Jira tốt?
Một mẫu vững chắc cho câu chuyện người dùng trong Jira bắt đầu với định dạng và cấu trúc rõ ràng để trình bày câu chuyện người dùng của bạn (ví dụ: Là một [người dùng], tôi muốn [mục tiêu], để [giá trị]). Và kết thúc bằng việc loại bỏ các trở ngại để phân phối hiệu quả.
Dưới đây là năm đặc điểm chính, ngoài định dạng nhất quán, khiến mẫu câu chuyện người dùng Jira phù hợp với các nhóm phát triển phần mềm Agile:
- Cấu trúc rõ ràng với định dạng nhất quán: Một mẫu tốt sử dụng định dạng chuẩn (ví dụ: Là một [người dùng], tôi muốn [mục tiêu], để [giá trị]) để duy trì sự rõ ràng và đảm bảo mọi câu chuyện đều dễ đọc và dễ hiểu
- Tiêu chí chấp nhận tích hợp sẵn: Bao gồm danh sách kiểm tra hoặc phần dành cho tiêu chí chấp nhận để đảm bảo mỗi câu chuyện có thể kiểm tra được và phù hợp với Định nghĩa Hoàn thành (DoD)
- Không gian cho bối cảnh và phụ thuộc: Các mẫu mạnh mẽ bao gồm các trường hoặc lời nhắc cho bối cảnh kinh doanh, công việc liên quan hoặc các yếu tố cản trở, giúp các nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên và ước tính chính xác hơn
- Hỗ trợ cộng tác và tinh chỉnh: Các mẫu tốt nhất sẽ gợi ý các câu hỏi hoặc trường khuyến khích thảo luận trong quá trình sắp xếp công việc tồn đọng, như tác động đến người dùng, trường hợp ngoại lệ và ghi chú thiết kế
- Có thể tùy chỉnh cho các nhóm và quy trình công việc khác nhau: Mỗi nhóm làm việc theo cách khác nhau. Các mẫu Jira tốt đủ linh hoạt để thích ứng với các vai trò khác nhau (ví dụ: phát triển, kiểm tra chất lượng, trải nghiệm người dùng) hoặc các loại dự án (ví dụ: tính năng so với nợ công nghệ)
Sử dụng các mẫu câu chuyện nhất quán giúp cải thiện tính rõ ràng, tiết kiệm thời gian và giúp các nhóm Agile quản lý câu chuyện người dùng Jira một cách hiệu quả.
👀 Thông tin thú vị: Từ viết tắt “INVEST” hướng dẫn các câu chuyện người dùng tích cực: Độc lập, Có thể thương lượng, Có giá trị, Có thể ước tính, Nhỏ và Có thể kiểm tra. Chuyên gia Agile Bill Wake đã đặt ra từ viết tắt này để giúp các nhóm viết câu chuyện hiệu quả.
10 mẫu câu chuyện người dùng Jira tốt nhất
Dưới đây là các mẫu câu chuyện người dùng Jira tốt nhất để giúp bạn viết những câu chuyện rõ ràng, có thể thực hiện được và phù hợp với mục tiêu sprint của nhóm.
Mỗi mẫu tuân theo định dạng tập trung vào người dùng và có thể được sao chép trực tiếp vào màn hình tạo/lập Jira của bạn hoặc tái sử dụng qua các mẫu câu chuyện Jira và mẫu vấn đề nếu bạn đã thiết lập tự động hóa hoặc các công cụ của bên thứ ba.
1. Mẫu Scrum của Jira
Bạn có thể đã từng chứng kiến tình huống này: công việc liên tục thay đổi giữa chừng sprint, không ai biết ưu tiên là gì và các nhà phát triển phải chạy theo các yêu cầu mơ hồ trên các chủ đề Slack và bảng tính. Công việc trở nên phản ứng thay vì có kế hoạch và nhóm cuối cùng phải sửa những việc khẩn cấp thay vì những việc quan trọng.
Mẫu Scrum của Jira cung cấp cho các nhóm một phương pháp đơn giản, có thể lặp lại để tạo câu chuyện người dùng Agile, bắt đầu từ quan điểm của người dùng cuối và kết thúc bằng các tiêu chí chấp nhận được xác định rõ ràng.
Mỗi câu chuyện được liên kết với một sprint, được định kích thước bằng điểm câu chuyện và hiển thị cho tất cả mọi người, từ chủ sở hữu sản phẩm đến nhóm phát triển. Thay vì đoán điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, các nhóm có thể tập trung vào những gì đã được thống nhất — mang lại giá trị từng sprint một, với thời gian được tích hợp sẵn để xem xét, điều chỉnh và cải thiện.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm Agile muốn ngừng phản ứng và bắt đầu phân phối với quy trình sprint rõ ràng, có cấu trúc
2. Mẫu quản lý chiến dịch của Jira
Khía cạnh khó khăn nhất của quản lý chiến dịch là quá trình chuyển từ lập kế hoạch sang thực thi. Công việc được phân công rồi lại được sắp xếp lại. Thời hạn mờ nhạt. Các phê duyệt nằm trong hộp thư đến của ai đó trong khi nhóm tiếp tục làm việc mà không có chúng.
Mẫu Quản lý Chiến dịch của Jira ra đời vì các nhóm Agile mất thời gian để tạo mẫu, quản lý chiến dịch và điều phối các hoạt động liên quan.
Mỗi công việc trở thành một mục có thể theo dõi với người phụ trách và tiêu chí chấp nhận rõ ràng, và mọi tiến độ đều hiển thị cho cả nhóm. Mẫu này giúp bạn thay thế sự nhầm lẫn bằng trách nhiệm mà không cần xây dựng một hệ thống mới từ đầu mỗi lần.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị đã ra mắt những ý tưởng xuất sắc muộn màng vì việc thực hiện liên tục bị trì hoãn
📚 Đọc thêm: Hướng dẫn cơ bản về quản lý dự án Scrum
3. Mẫu kiểm soát quy trình của Jira
Sự cố xảy ra giữa "Chúng tôi đã làm việc này hàng trăm lần rồi" và "Tại sao lần này lại làm hỏng?" Khi các quy trình chỉ tồn tại trong đầu mọi người hoặc được truyền miệng một cách không chính thức, các bước sẽ bị bỏ qua, bối cảnh bị mất và sai lầm sẽ lặp lại.
Mẫu Kiểm soát Quy trình của Jira khắc phục vấn đề đó bằng cách biến các quy trình công việc lặp đi lặp lại thành các hệ thống có cấu trúc, có thể theo dõi bằng tự động hóa Jira.
Mỗi bước trở thành một vấn đề Jira với người phụ trách được xác định, tiêu chí chấp nhận rõ ràng và tự động hóa giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ. Không còn phải bắt đầu từ đầu, không còn phải dựa vào trí nhớ hoặc liên tục hỏi cùng một người. Tính nhất quán được tích hợp sẵn.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm cần thực hiện các quy trình lặp lại mà không phải giải thích lại mỗi lần
4. Mẫu DevOps của Jira
Sau khi sửa lỗi, đẩy bản vá và giả định triển khai, một khách hàng báo cáo vấn đề tương tự vài ngày sau đó. Hóa ra triển khai đã thất bại và không ai báo cáo. Dev nghĩ rằng Ops đã xử lý. Ops không bao giờ nhận được phiếu người dùng.
Đây là nơi Mẫu DevOps của Jira tạo ra sự khác biệt. Nó kết nối quy trình phát triển và CNTT của bạn thành một đường ống duy nhất, dễ hiển thị, hợp lý hóa việc tạo/lập và giải quyết vấn đề. Bạn có thể tạo câu chuyện người dùng, theo dõi thay đổi, liên kết các commit và áp dụng các quy tắc tự động hóa để không có thông tin nào bị mất trong quá trình chuyển đổi.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm phần mềm và CNTT cần chuyển giao tốt hơn giữa mã và triển khai
📮 ClickUp Insight: ClickUp phát hiện ra rằng 27% số người được hỏi gặp khó khăn với các cuộc họp thiếu theo dõi, dẫn đến mất các mục hành động, nhiệm vụ chưa được giải quyết và năng suất giảm. Vấn đề này trở nên trầm trọng hơn do cách các nhóm theo dõi công việc của họ.
Theo khảo sát về giao tiếp trong nhóm của chúng tôi, gần 40% chuyên gia theo dõi các mục hành động theo cách thủ công — một phương pháp tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi — trong khi 38% sử dụng các phương pháp không nhất quán, làm tăng khả năng xảy ra hiểu lầm và bỏ lỡ thời hạn.
ClickUp giải quyết tình trạng hỗn loạn này bằng cách ngay lập tức chuyển các quyết định trong cuộc họp thành các nhiệm vụ được giao trong cùng một nền tảng nơi công việc được hoàn thành.
5. Mẫu quản lý dự án của Jira
Một nửa nỗ lực trong việc quản lý dự án là để duy trì sự hiển thị của dự án. Khi các cập nhật công việc được lưu trữ trong năm công cụ riêng biệt và dòng thời gian không rõ ràng, các nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì sự thống nhất. Các nhà quản lý dành nhiều thời gian hơn để theo dõi công việc thay vì thúc đẩy công việc tiến triển.
Mẫu Quản lý dự án của Jira giúp ngăn chặn điều đó. Mẫu này cung cấp một nơi duy nhất để lập kế hoạch công việc, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án.
Cách thức hoạt động: Mỗi công việc trở thành một vấn đề Jira với thời hạn, quyền sở hữu và cập nhật trạng thái tích hợp, để các nhóm có thể nắm bắt tình hình mà không cần thêm cuộc họp hoặc theo dõi.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm muốn theo dõi dự án một cách đáng tin cậy mà không cần phải kiểm tra thủ công liên tục
📮 ClickUp Insight: Theo khảo sát của chúng tôi, gần 88% các nhà lãnh đạo vẫn dựa vào việc kiểm tra thủ công, bảng điều khiển hoặc các cuộc họp để cập nhật thông tin.
Chi phí? Thời gian bị lãng phí, chuyển đổi ngữ cảnh và thường là thông tin lỗi thời. Càng nhiều năng lượng bạn dành để theo đuổi các cập nhật, càng ít thời gian bạn có để hành động dựa trên chúng.
Autopilot Agents của ClickUp, có sẵn trong Danh sách công việc và Trò chuyện, hiển thị ngay lập tức các thay đổi trạng thái và các chủ đề thảo luận quan trọng. Giờ đây, bạn sẽ không bao giờ phải yêu cầu nhóm của mình gửi "cập nhật nhanh" nữa. 👀
💫 Kết quả thực tế: Pigment đã cải thiện hiệu quả giao tiếp của nhóm lên 20% với ClickUp—giúp các nhóm kết nối và phối hợp tốt hơn.
📖 Đọc thêm: Tích hợp Jira để nâng cao chức năng và năng suất
6. Mẫu quản lý dịch vụ CNTT của Jira
Các nhóm CNTT thường quản lý yêu cầu thông qua hộp thư đến hoặc chủ đề trò chuyện được chia sẻ, khiến việc theo dõi quyền sở hữu và thời gian phản hồi trở nên khó khăn. Kết quả là, các phiếu yêu cầu bị trì hoãn và các vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn trước khi có ai đó hành động.
Mẫu Quản lý dịch vụ CNTT của Jira giải quyết vấn đề này bằng cách sắp xếp các yêu cầu, sự cố và cảnh báo trong một hệ thống. Mẫu Agile này giúp các nhóm tiếp nhận yêu cầu, phân công tự động và phản hồi nhanh hơn thông qua các cảnh báo tích hợp và lịch trực.
Với tự động hóa, hỗ trợ đa kênh và báo cáo tích hợp, các nhóm có thể quản lý các yêu cầu dịch vụ đến và các sự cố quan trọng mà không mất thời gian điều phối qua email.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm CNTT cần phương pháp nhanh chóng, có tổ chức và có thể mở rộng để xử lý yêu cầu dịch vụ và phản hồi sự cố
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Quản lý epic agile có thể khó khăn. Chia epic thành các câu chuyện người dùng nhỏ hơn ngay khi chúng được thêm vào backlog — đừng chờ đến khi lập kế hoạch sprint. Điều này giúp nhóm của bạn ước tính công việc sớm hơn, phát hiện các phụ thuộc nhanh hơn và tránh những bất ngờ vào phút chót. Sử dụng nhãn hoặc Trường Tùy chỉnh để giữ các câu chuyện được nhóm lại và có thể theo dõi trong một công cụ quản lý sprint như ClickUp.
7. Mẫu theo dõi công việc để quản lý dự án của Jira
Một đồng nghiệp xác nhận đã hoàn thành công việc, nhưng công việc đó vẫn không xuất hiện trong danh sách. Một người khác đã đánh dấu công việc đó là bị chặn nhưng không cập nhật cho nhóm. Trong khi đó, thời hạn đang đến gần và không ai có cái nhìn toàn diện về những việc còn lại.
Jira đã thiết kế Mẫu theo dõi công việc dành riêng cho những tình huống như vậy.
Mẫu này cung cấp cho các nhóm một nền tảng thống nhất để phân công, cập nhật và theo dõi công việc. Bạn có thể tạo các vấn đề Jira với chi tiết, thời hạn và tiêu chí chấp nhận, để không có sự nhầm lẫn về trạng thái hoặc quyền sở hữu công việc.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm gặp khó khăn trong việc duy trì sự thống nhất khi phải xử lý nhiều công việc trong một dự án.
👀 Thông tin thú vị: Câu chuyện người dùng xuất hiện vào cuối những năm 1990 như một phần của Agile và Extreme Programming (XP) để thay thế các thông số kỹ thuật chi tiết bằng các yêu cầu đơn giản, tập trung vào người dùng. Cách tiếp cận này nhấn mạnh sự hợp tác và khả năng thích ứng, giúp các nhóm mang lại giá trị nhanh chóng bằng cách tập trung vào nhu cầu và lý do của người dùng.
8. Mẫu theo dõi lỗi của Jira
Giả sử bạn phát hiện một lỗi trong quá trình thử nghiệm, ghi chú lại trong trò chuyện và tiếp tục công việc. Vài ngày sau, lỗi vẫn chưa được sửa và giờ nó đang ảnh hưởng đến một thứ khác. Không ai ghi lại lỗi này, không ai theo dõi và không ai biết ai là người chịu trách nhiệm.
Mẫu theo dõi lỗi của Jira giúp ngăn chặn những lỗ hổng này. Nó cung cấp cho nhóm của bạn một phương pháp có cấu trúc để nắm bắt, sắp xếp thứ tự ưu tiên và giải quyết các lỗi thông qua các quy trình công việc chuyên dụng.
Nó giúp các lỗi hiển thị, có thể theo dõi và được xử lý trước khi chúng tích tụ lại.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm phần mềm cần theo dõi và giải quyết lỗi mà không mất thời gian cho việc chuyển giao công việc không rõ ràng
9. Mẫu Bảng Kanban của Jira
Hầu hết các nhóm không nhận ra họ đã dành bao nhiêu thời gian chỉ để tìm hiểu xem chuyện gì đang xảy ra. Công việc của ai đó đã quá hạn, nhưng không ai để ý. Một bản cập nhật nhanh chóng biến thành 30 phút đồng bộ. Công việc đang được hoàn thành, nhưng có một cuộc khủng hoảng về hiển thị.
Mẫu Bảng Kanban của Jira giúp các nhóm tránh được sự nhầm lẫn đó. Mẫu này cung cấp cho bạn một hệ thống trực quan để quản lý các công việc ở các giai đoạn khác nhau, như "Cần làm", "Đang tiến hành" và "Đã hoàn thành". Mỗi mục là một vấn đề Jira với trạng thái và quyền sở hữu rõ ràng, do đó không cần phải đoán ai đang làm gì hoặc công việc đang bị kẹt ở đâu.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm cần hiển thị công việc hàng ngày mà không cần quản lý chi tiết
10. Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng của Jira
Trong hầu hết các đội ngũ hỗ trợ, yêu cầu đến nhanh hơn tốc độ xử lý. Email, tin nhắn trò chuyện và phiếu hỗ trợ chất đống ở nhiều nơi khác nhau. Không lâu sau, một sự chậm trễ đơn giản sẽ biến thành việc bỏ lỡ theo dõi.
Mẫu Quản lý dịch vụ khách hàng của Jira là chìa khóa giúp bạn tránh những tình huống này.
Mẫu này giúp các nhóm thiết lập cổng thông tin mang thương hiệu, xác định các loại yêu cầu rõ ràng và chuyển các vấn đề đến đúng người. Thay vì phải vội vàng để bắt kịp, đội ngũ hỗ trợ có thể duy trì sự tổ chức và cung cấp các phản hồi mang tính cá nhân.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm dịch vụ khách hàng cần một cách có thể mở rộng để quản lý hỗ trợ bên ngoài mà không mất dấu các yêu cầu riêng lẻ
Giới hạn của Jira
Jira rất mạnh mẽ trong việc theo dõi các vấn đề và hỗ trợ quy trình làm việc nhanh nhẹn, nhưng nó có những lỗ hổng mà nhiều nhóm phát hiện ra khi mở rộng quy mô sử dụng. Dưới đây là những điều bạn cần biết trước khi viết một câu chuyện người dùng hay trong Jira:
- Jira không cung cấp tính năng quản lý tài nguyên tích hợp, có nghĩa là bạn không thể xem hoặc cân bằng khối lượng công việc giữa các thành viên hoặc nhóm mà không cần công cụ của bên thứ ba
- Không có tính năng quản lý danh mục đầu tư gốc để điều chỉnh nhiều dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh, giám sát các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau hoặc theo dõi tình trạng danh mục đầu tư
- Thiếu tính năng theo dõi ngân sách — các nhóm không thể phân bổ chi phí, giám sát chi tiêu hoặc quản lý thời gian so với tiền trong Jira mà không cần plugin
- Sức chứa và kế hoạch khối lượng công việc bị giới hạn, do đó bạn không thể dễ dàng biết ai đang quá tải hoặc chưa được sử dụng hết công suất, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc kiệt sức
- Việc ra quyết định bị hạn chế bởi các công cụ dự báo hạn chế, nhưng Jira không mô phỏng khối lượng công việc trong tương lai hoặc đánh giá tác động của những thay đổi trên các dự án
Mẫu Jira thay thế
ClickUp giải quyết nhiều thách thức mà Jira để ngỏ. Đối với người mới bắt đầu, ClickUp cung cấp cho các nhóm một hệ thống để quản lý nhân sự, dòng thời gian và kết quả công việc mà không cần nhiều tích hợp.
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp kết hợp các dự án, tài liệu và cuộc hội thoại của bạn lại với nhau — được tăng tốc bởi AI thế hệ mới. Ứng dụng này cung cấp hơn 1000 mẫu để bạn lựa chọn — cho dù bạn đang quản lý lộ trình sản phẩm, lập kế hoạch sprint, theo dõi ngân sách hay điều chỉnh các mục tiêu liên chức năng.
Với các tính năng tích hợp như chế độ xem Khối lượng công việc để lập kế hoạch sức chứa, Trường Tùy chỉnh để theo dõi ngân sách và thời gian, Mục tiêu để điều chỉnh cấp danh mục đầu tư và ClickUp Brain để có thông tin chi tiết và báo cáo tức thì, bạn không cần phải kết hợp nhiều công cụ để có cái nhìn toàn diện về các dự án của mình.
Dưới đây là các mẫu ClickUp tốt nhất cho các nhóm Agile, giúp họ lập kế hoạch thông minh hơn, làm việc nhanh hơn và theo dõi mọi thứ, từ mục tiêu cấp cao đến công việc hàng ngày.
1. Mẫu câu chuyện người dùng ClickUp
Một tính năng được thêm vào sprint, nhưng không ai chắc chắn tại sao nó lại quan trọng hoặc thành công sẽ được đo lường như thế nào. Các nhà phát triển vẫn tiếp tục công việc và kết quả không phù hợp với nhu cầu thực tế của người dùng.
Mẫu câu chuyện người dùng ClickUp giúp tránh tình huống này. Nó cung cấp mô tả câu chuyện người dùng, cấu trúc xác định hoàn chỉnh với quan điểm của người dùng cuối, kết quả mong muốn và quan trọng nhất là tiêu chí chấp nhận cho các câu chuyện người dùng nhỏ hơn.
Các tiêu chí này cho nhóm phát triển biết chính xác những gì phải xảy ra để câu chuyện được coi là hoàn thành, giảm thiểu việc làm lại và qua lại trong quá trình thử nghiệm.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm Agile muốn giảm thiểu sự không phù hợp trong giao hàng và định nghĩa rõ ràng hơn về "đã hoàn thành"
📖 Cũng nên đọc: Epic, tính năng và câu chuyện người dùng: Sự khác biệt là gì?
2. Mẫu nhiệm vụ câu chuyện người dùng cơ bản ClickUp
Câu chuyện người dùng thường kết thúc trong bảng tính, bảng trắng, chủ đề Slack hoặc tài liệu rải rác vì các nhóm khác nhau viết và lưu trữ chúng trong bất kỳ công cụ nào họ sử dụng hàng ngày. Ví dụ: một nhà thiết kế ghi lại một câu chuyện trong buổi hội thảo. Một PM ghi lại một câu chuyện khác trong bản trình chiếu. Không ai sai, nhưng giờ đây câu chuyện người dùng thực tế nằm ở bốn nơi và không ai chắc chắn phiên bản nào là phiên bản mới nhất.
Điều này buộc các nhóm phải dành thời gian đồng bộ hóa những việc lẽ ra đã được thống nhất.
Mẫu nhiệm vụ câu chuyện người dùng cơ bản ClickUp giải quyết vấn đề đó bằng cách cung cấp cho mọi người một nơi để viết, lưu trữ và làm việc trên các câu chuyện người dùng một cách nhất quán và có tổ chức.
Mỗi câu chuyện được viết theo cùng một định dạng, được lưu trữ ở cùng một nơi và được liên kết với các công việc, công việc con và bảng sprint. Bạn có thể gắn thẻ nhu cầu của người dùng, chỉ định điểm câu chuyện và thêm tiêu chí chấp nhận.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm muốn có một định dạng duy nhất, nhất quán để quản lý và viết câu chuyện người dùng
Kể từ khi chuyển sang ClickUp, Savitree Cheaisang, Phó chủ tịch phụ trách tại Bubblely, cho biết:
“Công ty tôi giờ đây có tổ chức hơn và có thể kiểm soát dòng thời gian của từng dự án, theo dõi tất cả các hoạt động diễn ra trong đó. Tôi rất thích hàm tính toán giúp xem nhanh các con số thay vì xuất chúng sang Excel và tính toán thủ công. ”
“Công ty tôi giờ đây có tổ chức hơn và có thể kiểm soát dòng thời gian của từng dự án, theo dõi tất cả các hoạt động diễn ra trong đó. Tôi rất thích hàm tính toán giúp bạn xem nhanh các con số thay vì xuất chúng sang Excel và tính toán thủ công. ”
3. Mẫu bản đồ câu chuyện ClickUp
Các nhóm thường xây dựng các tính năng theo thứ tự đúng về mặt kỹ thuật… nhưng không đúng thứ tự đối với người dùng.
Kết quả: một sản phẩm hoạt động trên giấy nhưng cảm thấy không hoàn chỉnh khi sử dụng thực tế. Điều này thường xảy ra khi các câu chuyện người dùng được lập kế hoạch một cách riêng lẻ, mà không xem xét toàn bộ hành trình của người dùng.
Mẫu Bản đồ câu chuyện ClickUp giúp các nhóm giải quyết vấn đề này bằng cách sắp xếp các câu chuyện người dùng dựa trên cách người dùng thực sự tương tác với sản phẩm. Bạn có thể nhóm các công việc theo từng bước hành trình, sắp xếp chúng thành các sprint và sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên những gì mang lại giá trị cao nhất trước tiên. Nó biến kế hoạch thành một bản đồ trực quan, không chỉ là một danh sách.
Nói về bản đồ trực quan, đây là video giới thiệu tuyệt vời về cách tạo bản đồ quy trình trong vài bước đơn giản trên ClickUp:
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm Agile cần lập bản đồ hành trình của người dùng và lập kế hoạch phát triển dựa trên hành vi thực tế của người dùng
📖 Đọc thêm: Giá trị Agile là gì?
4. Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp
Các nhóm Scrum thường dành quá nhiều thời gian để quản lý chính quá trình này. Chúng tôi đang thảo luận về sự cần thiết phải theo dõi các bản cập nhật, điều chỉnh bảng giữa sprint hoặc tổ chức các cuộc họp bổ sung để hiểu những gì đang cản trở tiến độ.
Mẫu Quản lý Scrum Agile của ClickUp cung cấp cho các nhóm một hệ thống rõ ràng để lập kế hoạch sprint, quản lý câu chuyện người dùng và theo dõi tốc độ trong thời gian thực để giúp họ di chuyển nhanh hơn.
Mẫu này bao gồm bảng điều khiển sprint, chế độ xem backlog và biểu đồ burndown, cho phép bạn tập trung vào việc mang lại giá trị thay vì sửa chữa quy trình làm việc.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm Scrum muốn quản lý sprint hiệu quả mà không bị sa lầy vào việc cập nhật thủ công
📖 Cũng nên đọc: Hướng dẫn cơ bản về 5 khóa Scrum
5. Mẫu quản lý dự án Agile của ClickUp
Agile không giới hạn trong các nhóm phần mềm, nhưng các nhóm không liên quan đến phát triển thường gặp khó khăn khi cố gắng triển khai nó.
Đây là lý do: yêu cầu được gửi qua email, công việc được theo dõi trên các tài liệu và bảng, và các nghi thức như retro trở thành các hộp kiểm thay vì các vòng cải tiến thực sự.
Mẫu Quản lý dự án Agile của ClickUp giúp các nhóm áp dụng quản lý dự án Agile một cách có cấu trúc, ngay cả ngoài lĩnh vực kỹ thuật. Biểu mẫu tự động chuyển đổi yêu cầu thành các mục tồn đọng. Bảng và sprint giúp các nhóm thực hiện và điều chỉnh kế hoạch dựa trên tiến độ. Ngoài ra, các phiên tổng kết, đánh giá và lập kế hoạch luôn gắn liền với công việc thực tế.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm không phải là nhà phát triển sử dụng các công cụ Agile để quản lý các ưu tiên, theo dõi công việc và cải tiến liên tục
6. Mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp
Đây là ngày trước khi sprint bắt đầu. Mọi người vẫn đang hoàn thiện công việc, bỏ sót một vài phụ thuộc và không chắc chắn về sức chứa thực tế của nhóm. Các cuộc họp ngắn biến thành cuộc họp lập kế hoạch và sprint có vẻ gấp gáp ngay cả trước khi bắt đầu.
Bạn đã cảm thấy căng thẳng chưa?
Mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp được xây dựng để khắc phục điều đó. Nó giúp các nhóm vạch ra mục tiêu sprint, phân tích câu chuyện của người dùng và xác định quyền sở hữu nhiệm vụ. Và bạn biết gì không? Tất cả việc này được hoàn thành trước khi sprint bắt đầu.
Với chế độ xem dòng thời gian và bản đồ phụ thuộc, bạn có thể dễ dàng phát hiện rủi ro sớm và cân bằng khối lượng công việc của nhóm một cách thực tế.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm Agile muốn giảm bớt việc lập kế hoạch vào phút chót và thực hiện sprint một cách rõ ràng và có kiểm soát
📖 Cũng nên đọc: ClickUp Vs. Jira: Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất?
7. Mẫu tiếp thị Agile của ClickUp
Hầu hết thời gian, các nhóm tiếp thị làm mọi việc đúng đắn: tóm tắt ngắn gọn, ý tưởng mạnh mẽ và thực hiện nhanh chóng. Nhưng ngay cả các nhóm có hiệu suất cao cũng có thể vấp ngã vì sự hiểu lầm. Ví dụ, một chiến dịch có thể bị trì hoãn vì nhà thiết kế không biết tóm tắt đã thay đổi. Thật thất vọng khi thấy nhiều nỗ lực đi sai hướng.
Mẫu ClickUp Agile Marketing được thiết kế cho môi trường như vậy.
Bạn có thể chia chiến dịch thành các công việc, lập kế hoạch sprint, chỉ định quyền sở hữu và theo dõi các thay đổi trong thời gian thực. Nó được thiết kế để thích ứng, vì vậy khi kế hoạch thay đổi, bạn sẽ không mất thời gian bắt đầu lại từ đầu.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị cần một cách linh hoạt, có tổ chức để lập kế hoạch và thực hiện các chiến dịch một cách nhanh chóng
📖 Xem thêm: Cách tính điểm câu chuyện trong Agile
8. Mẫu câu chuyện Agile của ClickUp
Hơn một nửa số chuyên gia CNTT sử dụng Agile một cách nhất quán để quản lý từng tính năng phần mềm, trong khi nhiều người khác kết hợp Agile với các phương pháp khác.
Tuy nhiên, mặc dù được sử dụng rộng rãi, các nhóm thường gặp khó khăn trong việc sắp xếp các công việc tồn đọng và đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu sản phẩm.
Mẫu câu chuyện Agile của ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách chuẩn hóa cách viết, đặt hàng và thực hiện câu chuyện của người dùng.
Tiếp theo, các câu chuyện được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, gắn với các mục tiêu sprint và liên kết với các mục tiêu sản phẩm lớn hơn. Các nhóm có thể theo dõi tiến độ bằng biểu đồ burndown, cập nhật trạng thái câu chuyện theo thời gian thực và đồng bộ hóa cả công việc hàng ngày và kế hoạch dài hạn.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm sản phẩm và phát triển muốn có một danh sách công việc tồn đọng có cấu trúc, rõ ràng, dẫn đến tiến độ thực sự
👀 Thông tin thú vị: Cuộc họp hàng ngày ban đầu chỉ kéo dài đúng 15 phút — vừa đủ thời gian để cập nhật nhanh chóng và hiệu quả.
9. Mẫu lộ trình Agile của ClickUp
Các nhóm thường bỏ qua bức tranh toàn cảnh khi tập trung quá mức vào các công việc riêng lẻ. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, các sprint có thể bị trễ tiến độ, các phụ thuộc bị bỏ sót và giao tiếp bị gián đoạn.
Mẫu Lộ trình Agile của ClickUp giúp các nhóm duy trì sự thống nhất bằng cách cung cấp dòng thời gian trực quan về các mục tiêu, sprint và các yếu tố phụ thuộc, tất cả ở một nơi. Mẫu này giúp dễ dàng ước tính nỗ lực, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi các ưu tiên thay đổi.
Mẫu này cung cấp cho các nhóm sự rõ ràng và cấu trúc cần thiết để đáp ứng thời hạn và tránh những bất ngờ.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm Agile cần có cái nhìn tổng quan rõ ràng về dòng thời gian và các phụ thuộc của dự án
10. Mẫu sự kiện ClickUp Agile Sprints
Nhiều nhóm nghĩ rằng các sự kiện sprint Agile, bao gồm lập kế hoạch, họp đứng và đánh giá, chỉ là những cuộc họp tốn thời gian và làm chậm tiến độ. Thực tế là, khi được tổ chức tốt, các nghi thức này cho phép các nhóm xác định sớm các yếu tố cản trở.
Mẫu sự kiện ClickUp Agile Sprints sắp xếp tất cả các sự kiện sprint vào một nơi, giúp dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác hiệu quả. Nó giúp các nhóm tránh lãng phí thời gian và làm cho mọi sự kiện sprint đều có ý nghĩa trong việc mang lại kết quả.
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm Agile quản lý nhiều dự án muốn hợp lý hóa các nghi thức sprint và tăng cường sự hợp tác
📖 Cũng nên đọc: Cách triển khai lập kế hoạch sprint trong Excel
Nắm vững các mẫu câu chuyện người dùng với ClickUp
Việc làm lại là kẻ thù của hiệu quả. Các mẫu câu chuyện người dùng ghi lại các cuộc hội thoại, cho phép các nhóm viết câu chuyện tốt hơn, nhanh hơn, thống nhất các mục tiêu chung và mang lại giá trị thực sự với ít nhầm lẫn hơn. Tất cả điều này dẫn đến việc làm lại ít hơn.
Mặc dù Jira là một công cụ mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi để quản lý quy trình làm việc Agile, nhưng việc thiếu tự động hóa tích hợp làm chậm quá trình làm việc.
Đây là nơi ClickUp bước vào với vai trò là người dẫn đầu rõ ràng. Với các tính năng tự động hóa, ClickUp giúp tiết kiệm khoảng một giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên và tăng 12% hiệu quả công việc.
Hãy đăng ký ClickUp ngay bây giờ để giúp nhóm của bạn làm việc thông minh hơn!