Bạn đã bao giờ hoàn thành một dự án và nghĩ rằng mình có thể làm tốt hơn? Cho dù là lỡ thời hạn, gặp trở ngại bất ngờ hay thiếu thông tin liên lạc, mỗi dự án đều để lại những bài học kinh nghiệm.
Tuy nhiên, nếu những bài học đó không được ghi lại, các nhóm có nguy cơ lặp lại sai lầm hoặc bỏ lỡ những gợi ý quan trọng giúp họ làm đúng. Đó là lúc dự án hồi tưởng phát huy tác dụng. Chúng giúp các nhóm tạm dừng, suy ngẫm và phát triển, biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng.
Để biến sự phản ánh đó thành hành động, các mẫu tổng kết dự án là công cụ hữu ích cho bạn. Hãy coi chúng như một hướng dẫn giúp các nhóm xác định những gì đã làm tốt, những gì chưa tốt và cách cải thiện.
🔎 Bạn có biết? Các nhóm tiến hành tổng kết thường xuyên có khả năng phản hồi nhanh hơn 24% và chất lượng cao hơn 42%.
Mẫu tổng kết dự án là gì?
Mẫu tổng kết dự án là các công cụ có cấu trúc hướng dẫn nhóm của bạn thực hiện đánh giá sau sprint. Chúng cung cấp định dạng nhất quán để đánh giá kết quả, giao tiếp, làm việc nhóm và kỹ thuật, khuyến khích phản ánh có ý nghĩa và cải tiến quy trình liên tục.
Dưới đây là các yếu tố tiêu chuẩn của mẫu tổng kết dự án:
- Tổng quan về dự án và dòng thời gian: Thông tin đầy đủ về các khía cạnh khác nhau của dự án, cùng với ngày bắt đầu, cột mốc và thời gian dành riêng
- Điều gì đã diễn ra tốt: Những điểm tích cực của dự án và các quy trình cần tiếp tục trong các sprint tiếp theo
- Điều gì không diễn ra suôn sẻ: Những thách thức và trở ngại nào đã ảnh hưởng đến thành công và kết quả của dự án
- Bài học kinh nghiệm: Những bài học kinh nghiệm mà nhóm nên áp dụng cho các dự án tiếp theo là gì?
- Các mục hành động và người chịu trách nhiệm: Các bước tiếp theo cần thực hiện là gì, ai sẽ chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn là khi nào?
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn có các giải pháp sáng tạo để hợp tác với nhóm? Sử dụng AI cho các nhóm phần mềm. Đây là cách nó giúp ích:
- Tự động hóa quy trình tài liệu
- Chia sẻ nhanh chóng các cập nhật dự án với nhóm của bạn
- Hợp lý hóa các cuộc phỏng vấn khách hàng và khám phá những hiểu biết sâu sắc
Điều gì tạo nên một mẫu tổng kết dự án tốt?
Một mẫu tổng kết dự án tốt sẽ thúc đẩy cuộc hội thoại trung thực và cải tiến liên tục. Nó phải giúp mọi người dễ dàng tham gia, phản ánh và hành động.
Dưới đây là những điều bạn nên tìm kiếm khi chọn mẫu tổng kết dự án:
- Phản hồi trung thực: Tìm kiếm mẫu khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa ra phản hồi trung thực để đảm bảo tất cả các vấn đề được giải quyết
- Toàn diện và rõ ràng: Chọn mẫu tổng kết sprint giúp truyền đạt và sắp xếp tất cả các thành công và điểm khó khăn của dự án. Điều này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về các nỗ lực của dự án
- Thông tin chi tiết có thể hành động và dễ theo dõi: Chọn một mẫu có bố cục rõ ràng về các điểm chính và hành động cần thực hiện để cải thiện quy trình. Mẫu này nên cung cấp tổng quan chi tiết về các chỉ số theo dõi để đo lường thành công.
- Trách nhiệm giải trình: Ưu tiên sử dụng mẫu cho phép bạn phân công trách nhiệm cho thành viên nhóm có liên quan đối với các mục hành động cụ thể. Điều này giúp duy trì trách nhiệm giải trình trong các nỗ lực của dự án một cách đơn giản
- Dễ dàng tùy chỉnh: Chọn mẫu cho phép bạn tùy chỉnh cấu trúc và chủ đề dựa trên chi tiết dự án và sự thay đổi của nhóm. Với các yếu tố có thể tùy chỉnh, nhóm sẽ dễ dàng chỉnh sửa và thêm chi tiết hơn
🧠 Thông tin thú vị: Từ “retrospective” có nghĩa đen là “nhìn lại”: Nó xuất phát từ từ Latin “retro” (ngược lại) và “specter” (nhìn). Nhưng thật trớ trêu, nó lại hoàn toàn tập trung vào việc cải thiện tương lai!
10 mẫu tổng kết dự án
Các mẫu tổng kết dự án, chẳng hạn như mẫu tổng kết thuyền buồm, mẫu tổng kết sao biển và nhiều mẫu khác, giúp các cuộc thảo luận tập trung, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Dưới đây là danh sách các mẫu tổng kết dự án hàng đầu để đảm bảo tổng kết dự án toàn diện và rõ ràng:
1. Mẫu tổng kết dự án ClickUp
Sau khi dự án kết thúc, điều quan trọng là phải xác định chính xác các lĩnh vực còn tồn tại, các điểm mạnh và mọi thứ khác để tối ưu hóa nỗ lực cho các dự án trong tương lai. Nghe có vẻ quá sức? Không với Mẫu tổng kết dự án ClickUp.
Nó cung cấp định dạng rõ ràng, có tổ chức để đánh giá dự án và nhận phản hồi trung thực từ nhóm.
Kiểm tra loại mục nhập; những gì đã diễn ra tốt, những điểm cần làm rõ, các giải pháp thay thế, những gì đã diễn ra không tốt và những bài học kinh nghiệm để đánh giá và theo dõi một cách đơn giản.
💜 Tính năng chính
- Tùy chỉnh biểu mẫu chương trình dựa trên cấu trúc nhóm để nhận phản hồi toàn diện
- Tham khảo mô tả, nhận xét và tài liệu hỗ trợ được sắp xếp ở một nơi
- Phân loại các mục nhập theo nhóm để đánh giá chi tiết từng lĩnh vực
- Kiểm tra các vấn đề đã được giải quyết và cần giải quyết để không bỏ sót bất kỳ vấn đề nào
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, chuyên gia scrum, nhóm agile và trưởng nhóm đang tìm kiếm một công cụ để hợp lý hóa các phiên phản hồi và thúc đẩy cải tiến.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các công cụ hỗ trợ AI như ClickUp Brain giúp tổ chức các thông tin tổng kết trở nên đơn giản và trực quan. Dưới đây là cách thức hoạt động của công cụ này:
- Có được những hiểu biết nhanh chóng về các chỉ số và gợi ý từ tài liệu và công việc
- Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại để đảm bảo tính chính xác và tránh sự kém hiệu quả
- Duy trì tính nhất quán trong các định dạng tổng kết với các đề xuất dựa trên AI
2. Mẫu tổng kết ClickUp
Để nhận phản hồi và đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của dự án, bạn cần một định dạng có tổ chức, và Mẫu Retrospectives của ClickUp cung cấp chính xác điều đó.
Khung này cung cấp một không gian hợp tác để thu thập thông tin chi tiết, xác định các mẫu và đi sâu hơn vào những gì đã hiệu quả và những gì cần cải thiện. Với các bản xem trước được tạo sẵn, bạn có thể đặt các câu hỏi liên quan và nhận phản hồi có ý nghĩa về cách tối ưu hóa quy trình công việc trong tương lai.
Cho dù đó là đánh giá sprint hay kiểm tra nhanh tiến độ, mẫu này sẽ giúp bạn tối ưu hóa từng bước của dự án.
💜 Tính năng chính
- Theo dõi những người tham dự cuộc họp và tóm tắt để tham khảo nhanh chóng và dễ dàng
- Nhóm các câu trả lời dựa trên các câu hỏi cụ thể được đặt ra trong cuộc họp
- Đánh dấu thành viên nhóm và liên kết tài liệu hoặc công việc để phân công trách nhiệm và nghĩa vụ
- Thu thập phản hồi của nhóm và tạo không gian để giao tiếp minh bạch
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, nhóm làm việc nhanh và trưởng nhóm muốn hiểu rõ hơn về các vấn đề tiềm ẩn và nhanh chóng xác định giải pháp.
➡️ Đọc thêm: Cách thiết lập lịch trình sprint hiệu quả
3. Mẫu Brainstorm Sprint Retrospective của ClickUp
Việc hợp tác với các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng với Mẫu Brainstorm Retrospective Sprint của ClickUp. Trình bày ý tưởng và hiểu biết mới theo định dạng trực quan và có cấu trúc với chế độ xem bảng trắng của mẫu này.
Tổ chức một phiên tổng kết sprint, đặt câu hỏi cho các thành viên trong nhóm, đọc các ý kiến sâu sắc và thảo luận về hướng hành động để tối ưu hóa các nỗ lực trong tương lai. Quản lý người tham gia, chương trình họp và ngày họp để đảm bảo việc tổ chức và theo dõi dễ dàng.
💜 Tính năng chính
- Thêm ghi chú dán dưới mỗi danh mục để điền thông tin liên quan
- Hình dung chi tiết cuộc họp bằng các biểu tượng và hình dạng
- Thảo luận các mục hành động trong tương lai với nhóm bằng các mẫu và sơ đồ
- Chuyển đổi các mục hành động thành công việc và đặt mục tiêu có thể đo lường được để đánh giá thành công
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm sáng tạo và trưởng nhóm đang tìm kiếm một không gian để các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng thảo luận về các cuộc họp tổng kết.
Dưới đây là ý kiến của Shikha Chaturvedi, Nhà phân tích kinh doanh tại Cedcoss Technologies Private Limited, về việc sử dụng ClickUp:
Chúng tôi lưu giữ tất cả các vấn đề kinh doanh ở một nơi và có thể tập trung vào từng vấn đề đồng thời thông qua ClickUp. Nó cũng giúp chúng tôi quản lý các nhiệm vụ và theo dõi thời gian đầu tư vào các nhiệm vụ cụ thể.
Chúng tôi lưu giữ tất cả các vấn đề kinh doanh ở một nơi và có thể tập trung vào từng vấn đề đồng thời thông qua ClickUp. Nó cũng giúp chúng tôi quản lý công việc và theo dõi thời gian đầu tư vào các công việc cụ thể.
4. Mẫu ClickUp 4Ls Retro
Giữ cho nhóm làm việc đồng bộ và đảm bảo năng suất trong suốt quá trình là một thách thức không nhỏ. Mẫu ClickUp 4Ls Retro giúp loại bỏ sự phức tạp trong quy trình với định dạng 4L — Nhìn lại, Bài học kinh nghiệm, Tác động lâu dài và Lời kết.
Xác định các thời điểm và cột mốc quan trọng, đồng thời yêu cầu các thành viên trong nhóm trả lời 4L để xác định các vấn đề và xu hướng. Mẫu này cung cấp một cách có tổ chức để thảo luận chi tiết về dự án và tìm ra giải pháp, đảm bảo sự hợp tác và học tập liên tục.
💜 Tính năng chính
- Danh sách các mục hành động và phân công thành viên để duy trì sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình
- Đặt ưu tiên cho từng công việc để lập kế hoạch dòng thời gian và xử lý hiệu quả
- Quản lý và sắp xếp tên dự án, người tham dự và ngày của phiên
- Chỉ định ngày đáo hạn cho mỗi mục hành động để giữ cho nhóm đi đúng hướng
🔑 Lý tưởng cho: Giám đốc bán hàng và tiếp thị, trưởng nhóm muốn phản ánh quy trình làm việc của nhóm để nâng cao năng suất.
🔎 Bạn có biết? Các nhóm được dẫn dắt bởi đánh giá tổng kết có hiệu suất cân bằng cao hơn 20% so với những nhóm không thực hiện các kết quả đầu ra.
5. Mẫu Backlogs và Sprint của ClickUp
Mẫu ClickUp Backlogs and Sprints giúp quản lý mục tiêu và cung cấp trải nghiệm người dùng được cải thiện liên tục một cách liền mạch.
Các chế độ xem được tạo sẵn giúp bạn quản lý các hoạt động và tích hợp để quản lý dự án. Danh sách cho sprint, theo dõi lỗi và tồn đọng sản phẩm sắp xếp các chi tiết quan trọng của dự án.
Mẫu này giúp bạn thiết lập các phụ thuộc cho từng công việc, để bạn có thể tạo ra một quy trình trơn tru. Ngoài ra, chế độ xem dòng thời gian giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và theo dõi quy trình làm việc.
💜 Tính năng chính
- Điền các chi tiết quan trọng, bao gồm Điểm Scrum và mức độ tự tin, để theo dõi tiến độ
- Điều chỉnh các công việc tồn đọng khi ưu tiên thay đổi và chuyển đổi giữa các công việc tồn đọng và kế hoạch sprint một cách liền mạch
- Tùy chỉnh biểu mẫu yêu cầu mới dựa trên các yêu cầu của dự án
- Lưu giữ dữ liệu tổng kết từ các sprint trước để lấp đầy những lỗ hổng được ghi chú trong các sprint trước đó
🔑 Lý tưởng cho: Quản lý sản phẩm, kỹ sư và nhà thiết kế UX muốn sắp xếp các công việc tồn đọng và dữ liệu sprint bằng bảng trực quan linh hoạt.
6. Mẫu Bắt đầu, Dừng, Tiếp tục của ClickUp
Để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn cần có kế hoạch hiệu quả, và mẫu Bắt đầu, Dừng, Tiếp tục của ClickUp sẽ giúp bạn làm điều đó.
Mẫu tổng kết sprint trên bảng trắng giúp nhóm của bạn hợp tác và thảo luận về các bước cần bắt đầu, dừng hoặc tiếp tục. Với các ghi chú dán, hình dạng và hình ảnh, bạn có thể sắp xếp các điểm chính đã thảo luận.
Sử dụng mẫu này để sắp xếp các công việc đã thảo luận trên bảng trắng trong chế độ xem danh sách, tạo và điều chỉnh dòng thời gian trong chế độ xem bảng.
💜 Tính năng chính
- Đặt nhắc nhở cho các cuộc họp tổng kết và phân công công việc để đáp ứng thời hạn
- Liên kết các trang web có liên quan đến công việc bằng cách sử dụng thẻ trang web
- Sử dụng các kết nối, sơ đồ và bản đồ tư duy để trực quan hóa quá trình
- Có cái nhìn tổng quan về tất cả các tài nguyên, khối lượng công việc, danh sách, thư mục và tài liệu tại một nơi
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý tuyển dụng muốn tổ chức các bước tuyển dụng cần dừng, tiếp tục và bắt đầu, đồng thời theo dõi tiến độ.
Chúng tôi sử dụng ClickUp để theo dõi các dự án phát triển phần mềm nội bộ; việc quản lý nhiều dự án và nhóm giúp công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn, đây là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi đã sử dụng cho đến nay để xử lý các dự án scrum và agile hiện đại của mình.
Chúng tôi sử dụng ClickUp để theo dõi các dự án phát triển phần mềm nội bộ; việc quản lý nhiều dự án và nhóm giúp công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn, đây là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi đã sử dụng cho đến nay để xử lý các dự án scrum và agile hiện đại của mình.
7. Mẫu sự kiện Sprint Agile của ClickUp
Hợp nhất tất cả dữ liệu sự kiện vào một nơi, Mẫu sự kiện ClickUp Agile Sprints giúp bạn duy trì quy trình làm việc có tổ chức.
Các phần được định sẵn đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết được sắp xếp một cách có tổ chức. Mẫu này giúp bạn dễ dàng cập nhật các yếu tố cản trở công việc, chia sẻ các ưu tiên và theo dõi tiến độ. Bằng cách giảm sự phụ thuộc vào các công cụ bên ngoài, mẫu này giúp bạn tập trung vào các chi tiết quan trọng.
Cho dù là lập kế hoạch sprint hay xử lý nhiều dự án, mẫu này đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ với tính năng theo dõi đơn giản.
💜 Tính năng chính
- Phác thảo chương trình nghị sự, mục tiêu và công việc tồn đọng, đồng thời lưu giữ ghi chú cuộc họp tại một nơi duy nhất
- Tạo các phần riêng cho kế hoạch sprint và cuộc họp hàng ngày để tham khảo nhanh
- Đánh dấu các công việc đã hoàn thành trong danh sách kiểm tra để mọi người cập nhật tiến độ
- Tích hợp mẫu với quy trình làm việc hiện có để đảm bảo đồng bộ hóa quy trình làm việc tốt hơn
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm ra mắt sản phẩm mới, muốn nắm bắt các chi tiết quan trọng và duy trì sự phù hợp với mục tiêu sản phẩm.
Từ lập kế hoạch trước đến tổng kết sau dự án, hãy xem video này để biết cách thiết lập và tùy chỉnh dự án của bạn từ đầu đến cuối trên ClickUp! 👇🏼
8. Mẫu Quản lý Agile Scrum với Retrospectives của ClickUp
Bạn muốn thực hiện thành công các dự án phát triển phần mềm? Cuộc tìm kiếm của bạn sẽ kết thúc với Mẫu Quản lý Agile Scrum với Retrospectives của ClickUp, giúp hợp lý hóa quy trình.
Với mẫu này, bạn không cần phải loay hoay với các câu hỏi của nhà phát triển, phản hồi của khách hàng hoặc phản hồi thử nghiệm. Giao diện dễ sử dụng giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch, phân loại và theo dõi mọi thứ ở một nơi.
Mẫu công cụ Scrum cho phép bạn hoàn thành các công việc tồn đọng chưa hoàn thành mà không cần nhập lại dữ liệu hoặc mất thông tin quý giá.
💜 Tính năng chính
- Tạo và đánh giá các kịch bản và trường hợp thử nghiệm, và liên kết chúng với các lần chạy thử nghiệm để tham khảo nhanh chóng
- Quản lý lịch họp và các cuộc họp tổng kết trong thư mục nghi lễ để theo dõi các cuộc họp quan trọng
- Sắp xếp các sprint, điểm sprint và loại mục theo định dạng có cấu trúc để dễ dàng tổng quan
- Sắp xếp các công việc tồn đọng và xem các lỗi được báo cáo để không bỏ sót việc xem xét các công việc quan trọng
🔑 Lý tưởng cho: Nhà phát triển ứng dụng và quản lý sản phẩm cần mẫu tổng kết sprint để theo dõi mọi thứ, từ quyền truy cập của người dùng đến các vấn đề về giao diện người dùng.
➡️ Đọc thêm: Cách quản lý các buổi lễ Agile hiệu quả
📮 ClickUp Insight: 74% nhân viên sử dụng hai hoặc nhiều công cụ chỉ để tìm kiếm thông tin họ cần, trong khi phải chuyển đổi giữa email, trò chuyện, ghi chú, công cụ quản lý dự án và tài liệu. Việc chuyển đổi bối cảnh liên tục này làm lãng phí thời gian và làm chậm năng suất.
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp hợp nhất tất cả công việc của bạn — email, trò chuyện, tài liệu, nhiệm vụ và ghi chú — vào một không gian làm việc duy nhất có thể tìm kiếm, để mọi thứ luôn ở đúng nơi bạn cần.
9. Bảng trắng trực tuyến tổng kết cơ bản của Canva
Bảng trắng trực tuyến tổng kết cơ bản của Canva giúp thảo luận về điểm mạnh và điểm yếu của dự án trở nên có cấu trúc và trực quan hơn.
Mẫu này giúp bạn dễ dàng cải thiện các chi tiết bằng ghi chú dán, hình dạng, đường kẻ và hơn thế nữa. Các phần bắt đầu, dừng và tiếp tục giúp phác thảo các lĩnh vực cần cải thiện trong các dự án tiếp theo, các yếu tố cản trở và thực tiễn không hiệu quả, cũng như những gì đã mang lại hiệu quả cho nhóm.
💜 Tính năng chính
- Chia sẻ thành tựu dự án và ghi nhận đóng góp của nhóm
- Bình chọn các nỗ lực của dự án bằng cách sử dụng các ngôi sao để phân tích cảm xúc
- Nhúng video, bản trình bày và hơn thế nữa để hỗ trợ thông tin
- Sử dụng các công cụ vẽ để thảo luận với nhóm và nêu bật các điểm quan trọng
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn có một phương pháp có tổ chức để phân tích các quy trình dự án và ghi nhận nỗ lực của nhóm.
10. Biểu đồ KWL của Canva
Sắp xếp những gì bạn biết, những gì bạn đã học và những gì bạn muốn học là một cách thông minh để đảm bảo rằng những sai lầm sẽ không lặp lại trong các dự án trong tương lai.
Đó là lúc biểu đồ KWL của Canva trở nên hữu ích. Biểu đồ này cung cấp cho bạn một cấu trúc rõ ràng, trực quan để vạch ra các ý tưởng và rủi ro tiềm ẩn, giúp nhóm dễ dàng nắm bắt tất cả thông tin.
💜 Tính năng chính
- Thêm biểu tượng và yếu tố thiết kế để làm rõ hơn các phân tích của bạn
- Hiển thị các danh mục KWL dưới dạng điểm liệt kê và sơ đồ luồng
- Tùy chỉnh chủ đề và cấu trúc dựa trên yêu cầu của dự án
- Tải lên hình ảnh và video để cung cấp thêm bối cảnh và chiều sâu
🔑 Lý tưởng cho: Các chuyên gia Scrum muốn phản ánh các chỉ dẫn dự án để tối ưu hóa kế hoạch và nỗ lực cho các dự án trong tương lai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn tổ chức các thông tin chi tiết có thể hành động để dự án thành công? Sử dụng các công cụ tổng kết cho các nhóm làm việc nhanh. Dưới đây là cách các công cụ này giúp ích:
- Hiểu rõ các chỉ số và xu hướng quan trọng
- Tích hợp với các công cụ quản lý dự án hiện có của bạn
- Khuyến khích toàn bộ nhóm chia sẻ phản hồi trung thực
Tăng năng suất tổng kết dự án với ClickUp
Các mẫu tổng kết dự án là công cụ không thể thiếu để các nhóm phát triển, thích ứng và cải thiện liên tục. Mẫu phù hợp sẽ biến những ý tưởng rời rạc thành những kết luận có cấu trúc và tạo ra môi trường cởi mở để nhận phản hồi trung thực, rõ ràng và hành động.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, giúp tổ chức và quản lý các dự án hồi tưởng trở nên đơn giản.
Cho dù bạn đang tối ưu hóa một dự án hiện có hay ra mắt một sản phẩm mới, ClickUp sẽ giúp bạn duy trì nỗ lực dự án đi đúng hướng.
Phá vỡ chu kỳ của những bài học bị bỏ lỡ và các vấn đề chưa được giải quyết cản trở thành công của dự án. Đăng ký miễn phí với ClickUp ngay hôm nay và theo dõi mọi thành công và thách thức để thúc đẩy thành công của dự án!