Bạn mệt mỏi vì không thể hoàn thành công việc đúng hạn và các bên liên quan cảm thấy thất vọng trong quá trình phát triển sản phẩm? Bạn cũng thường xuyên mất dấu các chi tiết tính năng hoặc yêu cầu của khách hàng?
Khi bạn cố gắng xây dựng một sản phẩm công nghệ mà không có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ có thể thấy kết quả không như mong đợi. Đây là lúc quản lý Agile ra tay cứu giúp.
Lập lịch sprint Agile là một cách tuyệt vời để phát triển các sản phẩm phần mềm với tính linh hoạt, sự hợp tác và tiến độ lặp đi lặp lại. Trên thực tế, các dự án Agile thành công hơn 28% so với các dự án truyền thống.
Nhưng sprint chính xác là gì và tại sao việc lập lịch cho chúng lại quan trọng đến vậy?
Lập lịch sprint không chỉ là cài đặt thời hạn; mà còn là tạo ra một môi trường có cấu trúc để các nhóm có thể tập trung, thích ứng và hoàn thành công việc chất lượng cao.
Với 71% công ty áp dụng phương pháp agile, việc cài đặt và quản lý lịch trình sprint là rất quan trọng trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Trong blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách cài đặt lịch trình sprint, tầm quan trọng của nó và cách các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn dẫn dắt một sprint thành công.
Lịch trình sprint là gì?
Sprint là một kỳ cố định, thường kéo dài từ một đến bốn tuần, trong đó một tập hợp các công việc cụ thể được hoàn thành. Lịch trình sprint phác thảo dòng thời gian, mục tiêu và kết quả cần đạt được, đảm bảo nhóm thống nhất và làm việc hướng tới cùng mục tiêu.
Hãy tưởng tượng bạn xây một ngôi nhà mà không có bản thiết kế kiến trúc. Sẽ rất hỗn loạn, phải không? Tương tự, sprint trong phát triển Agile đóng vai trò như bản thiết kế cho các dự án phát triển phần mềm. Chúng cung cấp lộ trình và kế hoạch rõ ràng để thực hiện dự án.
Trong Agile Scrum, sprint là xương sống của việc hoàn thành công việc. Chúng chia nhỏ các dự án lớn, phức tạp thành các phần dễ quản lý, cho phép các nhóm tập trung vào việc mang lại những cải tiến nhỏ, từng bước thay vì cố gắng giải quyết mọi thứ cùng một lúc.
Mỗi sprint bắt đầu với một cuộc họp lập kế hoạch sprint, trong đó nhóm quyết định những công việc nào từ danh sách công việc tồn đọng của sản phẩm sẽ được hoàn thành trong sprint. Các phiên lập kế hoạch sprint rất quan trọng, vì chúng thiết lập nhịp độ cho quá trình phát triển và giúp nhóm duy trì quy trình làm việc ổn định, có thể dự đoán được.
Lịch trình sprint đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. Thông thường, nó tuân theo mô hình lập kế hoạch sprint, phát triển sprint, đánh giá sprint và tổng kết sprint. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại này cho phép các thành viên trong nhóm thích ứng với những thay đổi và mang lại giá trị gia tăng.
Tầm quan trọng của lịch trình sprint hiệu quả:
- Tập trung: Sprint nhằm vào các mục tiêu, tính năng và cập nhật cụ thể. Điều này giúp các nhóm không bị quá tải hoặc phân tâm bởi các thay đổi phạm vi dự án
- Khả năng dự đoán: Bằng cách chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, sprint mang lại cảm giác dự đoán và giúp các nhóm hoàn thành công việc đúng hạn
- Tính linh hoạt: Sprint cho phép điều chỉnh dựa trên phản hồi và yêu cầu thay đổi của khách hàng, đảm bảo sản phẩm cuối cùng phù hợp với nhu cầu của người dùng
- Động lực: Cảm giác thành tựu và tiến độ đạt được vào cuối mỗi sprint giúp nâng cao tinh thần của nhóm và giữ cho mọi người luôn có động lực
Tạo/lập lịch trình sprint
Tạo lịch trình sprint là một nỗ lực hợp tác nhằm đặt nền tảng cho một dự án Agile thành công. Nó không chỉ là việc chọn ngày và công việc, mà còn là lập kế hoạch chiến lược, điều chỉnh nhóm và cài đặt kỳ vọng rõ ràng.
Vậy ai là các bên liên quan thiết kế và dẫn dắt lịch trình sprint?
Lịch trình sprint thường tuân theo khung Scrum và được tạo bởi các thành viên khóa của nhóm Scrum: Scrum Master, Product Owner và Development Team, mỗi người đóng góp quan điểm và chuyên môn riêng của mình vào quá trình này.
Các thành phần chính của lịch trình sprint
Mỗi lịch trình sprint có một vài thành phần khóa. Hãy xem xét từng thành phần một.
Mục tiêu sprint
Đây là những mục tiêu chính mà nhóm mong muốn đạt được vào cuối sprint. Mục tiêu sprint phải cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp với tầm nhìn của dự án.
Câu chuyện của người dùng
Đây là các công việc hoặc tính năng riêng lẻ cần hoàn thành trong sprint. Mỗi câu chuyện người dùng là một phần chức năng mang lại giá trị cho người dùng.
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc
Các công cụ này xác định dòng thời gian cho sprint, cung cấp một khung thời gian rõ ràng để hoàn thành công việc. Một sprint thông thường kéo dài từ một đến bốn tuần, tùy thuộc vào độ phức tạp và phạm vi của các công việc.
Quản lý công việc tồn đọngHiểu và quản lý công việc tồn đọng của sản phẩm là rất quan trọng trong lập lịch sprint. Công việc tồn đọng của sản phẩm là danh sách động các công việc, tính năng và cải tiến cần được đưa vào sprint. Chúng cũng bao gồm các yêu cầu từ khách hàng, các bên liên quan, đối tác và thành viên nhóm. Điều quan trọng là phải kiểm tra công việc tồn đọng và chọn các tính năng dựa trên tác động, mức độ khẩn cấp hoặc các yếu tố khác có liên quan đến kinh doanh.
Trong các phiên lập kế hoạch sprint, chủ sở hữu sản phẩm làm việc với nhóm để lựa chọn các mục quan trọng nhất từ danh sách công việc tồn đọng để đưa vào sprint. Quá trình lựa chọn này đảm bảo nhóm mang lại giá trị cao nhất trong khung thời gian sprint.
Lời nhắc nhở thân thiện: Hãy theo dõi chặt chẽ các công việc tồn đọng của sản phẩm. Đảm bảo cập nhật và nghiên cứu kỹ lưỡng như một thói quen thường xuyên. Đôi khi, đó có thể là một mỏ vàng chứa đựng những thông tin chi tiết và yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng các công việc tồn đọng không trở thành một núi công việc khổng lồ và không thể quản lý được.
Hướng dẫn từng bước để lập kế hoạch và tạo lịch trình sprint
Giờ bạn đã biết các thành phần thiết yếu của sprint. Hãy cùng tìm hiểu các bước mà nhiều nhà lãnh đạo Agile thực hiện để tạo lịch trình sprint từ đầu.
Bước #1: Tinh chỉnh công việc tồn đọng
Bắt đầu bằng cách tinh chỉnh danh sách công việc sản phẩm, đảm bảo các mục được xác định rõ ràng, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và sẵn sàng cho phiên lập kế hoạch sprint.
Bước #2: Cuộc họp lập kế hoạch sprint
Tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch sprint với nhóm Agile. Trong phiên lập kế hoạch sprint đầu tiên, thảo luận về các mục tiêu sprint, lựa chọn các câu chuyện người dùng từ danh sách công việc tồn đọng và ước tính nỗ lực cần thiết cho mỗi công việc.
Bước #3: Đặt cột mốc
Chia sprint thành các cột mốc nhỏ hơn để theo dõi tiến độ và duy trì đà phát triển trong suốt sprint.
Bước #4: Phân công công việc
Phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên sức chứa và chuyên môn của họ, đảm bảo khối lượng công việc sprint cân bằng.
Bước #5: Hoàn thiện lịch trình
Thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc và đảm bảo mọi người đều tuân thủ kế hoạch.
Bước #6: Kiểm tra thường xuyên
Trước khi sprint bắt đầu, hãy ấn định ngày kiểm tra thường xuyên. Điều này cho phép các nhóm được cập nhật trước thời hạn và thực hiện các biện pháp khắc phục.
Bước #7: Sprint retrospective
Sau khi sprint hoàn thành, điều quan trọng là phải phản ánh về các công việc đã hoàn thành, phạm vi cải tiến, cách nâng cao chất lượng sprint tổng thể, v.v.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy nhớ rằng việc lập lịch trình sprint là một quá trình lặp đi lặp lại và không thể hoàn thành trong một ngày. Quá trình này sẽ hiệu quả tùy thuộc vào mức độ nỗ lực của các thành viên trong nhóm. Mặc dù việc tuân thủ các bước là rất quan trọng, nhưng bạn cũng nên làm cho chúng linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của nhóm.
Mặc dù các bước này trông có vẻ dễ thực hiện, nhưng lập kế hoạch và quản lý sprint hiệu quả không phải là công việc dễ dàng. Đó là lúc các công cụ lập kế hoạch sprint như ClickUp có thể trở thành trợ thủ đắc lực của bạn. Nó cung cấp một nền tảng tập trung để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các sprint từ đầu đến cuối.
Sprint của ClickUp
ClickUp Sprints là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhóm Agile hình dung, lập kế hoạch và thực hiện công việc của họ một cách có cấu trúc, lặp đi lặp lại. Nó giúp tiết kiệm thời gian, thúc đẩy sự hợp tác và giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Với ClickUp Sprints, bạn có thể tạo và quản lý các sprint trong một công cụ duy nhất, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều thống nhất và có quyền truy cập vào thông tin mới nhất. Cách tiếp cận tập trung này giúp loại bỏ việc phải sử dụng nhiều công cụ hoặc bảng tính, giảm rủi ro xảy ra hiểu lầm.
ClickUp cung cấp các tính năng tự động hóa có thể giảm đáng kể nỗ lực thủ công trong việc lập lịch sprint.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập tự động hóa để chuyển các công việc sang sprint sắp tới nếu chúng chưa hoàn thành, thông báo cho các thành viên trong nhóm về thời hạn sắp tới hoặc điều chỉnh mức độ ưu tiên của công việc dựa trên những thay đổi trong mục tiêu sprint.
ClickUp Agile
ClickUp cũng cung cấp một nền tảng dành riêng cho các nhóm làm việc nhanh nhẹn. Với ClickUp Agile, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc hoàn hảo, tập hợp các thành viên trong nhóm, đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc tồn đọng, đồng thời tạo báo cáo để xem tiến độ sprint.
Những thông tin chi tiết này rất có giá trị cho việc tiến hành các cuộc tổng kết sprint, trong đó nhóm đánh giá những gì đã làm tốt, những thách thức phải đối mặt và cách cải thiện trong các sprint trong tương lai.
Đó chưa phải là tất cả! Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là các mẫu sprint có thể tùy chỉnh. Các mẫu này cho phép bạn hợp lý hóa kế hoạch sprint, đảm bảo mỗi sprint tuân theo một cấu trúc nhất quán.
Mẫu lập kế hoạch sprint SCRUM của ClickUp
Mẫu lập kế hoạch SCRUM Sprint của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm đang tìm kiếm một mẫu sprint đơn giản để lập kế hoạch và theo dõi các sprint của họ. Nó giúp mọi người luôn đồng bộ khi lập kế hoạch và thực hiện các công việc trong quy trình làm việc linh hoạt.
Mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp nhằm quản lý các dự án phức tạp và mang lại kết quả chất lượng cao trong thời gian ngắn. Mẫu này giúp mang lại sự rõ ràng và tập trung cho quá trình agile. Nó sẽ giúp bạn tạo kế hoạch sprint thông minh hơn và thực hiện hiệu quả.
Các mẫu này được cài đặt sẵn các phần cho câu chuyện của người dùng, mục tiêu sprint và công việc. Bạn có thể nhanh chóng điền thông tin liên quan vào sprint của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều quan trọng nào trong giai đoạn lập kế hoạch.
Mẫu Sprint Backlog của ClickUp
Quản lý công việc tồn đọng sprint là điều cần thiết để giữ cho các sprint của bạn tập trung và hiệu quả. Mẫu Sprint Backlog của ClickUp cho phép bạn sắp xếp và ưu tiên các công việc một cách hiệu quả. Bạn có thể kéo và thả các công việc trong danh sách công việc tồn đọng, chỉ định mức độ ưu tiên và dễ dàng chuyển công việc giữa các sprint.
Sự linh hoạt này rất quan trọng để duy trì phương pháp tiếp cận nhanh nhẹn, trong đó các ưu tiên có thể thay đổi dựa trên phản hồi hoặc yêu cầu thay đổi.
Các cuộc họp Scrum là một phần thiết yếu của bất kỳ quy trình làm việc linh hoạt nào. Chúng giúp cập nhật trạng thái hàng ngày và tiến độ của các sprint. Các cuộc họp này thường được tổ chức vào cùng một thời gian mỗi ngày và kéo dài 15 phút. ClickUp cũng giúp bạn dễ dàng thực hiện việc này.
Mẫu cuộc họp Scrum của ClickUp
Mẫu Cuộc họp Scrum của ClickUp giúp các nhóm tổ chức và tùy chỉnh các cuộc họp lập kế hoạch sprint và cuộc họp scrum để tối đa hóa năng suất. Mẫu này cung cấp định dạng nhất quán để thảo luận về tiến độ của các sprint và nêu ra các vấn đề.
Khi mỗi sprint tiến độ, bạn có thể tinh chỉnh phương pháp của mình dựa trên dữ liệu thời gian thực và phản hồi của nhóm.
Khả năng thích ứng với thay đổi và tích hợp các nhiệm vụ hoặc ưu tiên mới của ClickUp đảm bảo lịch trình sprint của bạn luôn linh hoạt. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại này rất cần thiết để duy trì tính linh hoạt trong dự án và lập lịch sprint hoàn hảo.
Về cơ bản, ClickUp Sprints cung cấp một giải pháp toàn diện cho các nhóm Agile muốn cải thiện năng suất và thành công chung của dự án thông qua lịch trình sprint.
Mẹo lập lịch sprint hiệu quả
Lập lịch sprint hiệu quả đòi hỏi kế hoạch cẩn thận, giao tiếp rõ ràng và các phương pháp hay nhất để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Dưới đây là một số mẹo cần thiết để giúp bạn tận dụng tối đa các sprint của mình:
Tuân thủ thời hạn
Các dự án được quản lý tốt có khả năng thành công cao hơn 2,5 lần. Đó là lý do tại sao việc tuân thủ thời hạn sprint là rất quan trọng trong việc duy trì đà phát triển của các sprint. Tuân thủ thời hạn một cách nhất quán để hỗ trợ chất lượng dự án của bạn. Điều này đảm bảo nhóm của bạn duy trì năng suất và phù hợp với dòng thời gian của dự án.
Để khoảng trống giữa các sprint
Mặc dù việc cung cấp liên tục là rất quan trọng, nhưng việc nghỉ ngơi ngắn giữa các sprint cũng quan trọng không kém để đạt được thành công lâu dài.
Gần 50% các nhóm agile thực hiện tổng kết hai tuần một lần hoặc ngắn hơn. Tổng kết là rất quan trọng để phản ánh về sprint trước đó, xác định những thành công và giải quyết bất kỳ vấn đề nào. Để khoảng trống giữa các sprint giúp cải thiện chất lượng công việc và giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của nhóm, giữ cho mọi người tràn đầy năng lượng và tập trung.
Tránh thay đổi mục tiêu sprint giữa chừng
Khi sprint bắt đầu, cố gắng tránh thay đổi mục tiêu. Thay đổi mục tiêu giữa chừng có thể làm gián đoạn sự tập trung của nhóm, dẫn đến nhầm lẫn và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Nếu có thay đổi quan trọng, hãy đánh giá tác động của chúng và xem xét việc kết hợp chúng vào các sprint trong tương lai.
Tự động hóa lập lịch sprint
Tự động hóa trong lập lịch sprint có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và giảm rủi ro lỗi do con người. Tự động hóa thúc đẩy tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh, và các công cụ như ClickUp sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Tự động hóa ClickUp giúp bạn:
- Tự động hóa việc phân công công việc
- Gửi nhắc nhở kịp thời
- Tạo báo cáo trạng thái tự động
- Tự động chuyển các công việc chưa hoàn thành sang sprint tiếp theo
Tiến hành các cuộc họp đứng thường xuyên
Các cuộc họp đứng thường xuyên, hay còn gọi là cuộc họp scrum hàng ngày, là nền tảng của phương pháp Agile. Các cuộc họp đứng giúp giao tiếp cởi mở, nơi các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ thông tin cập nhật, làm rõ nghi vấn và giải quyết các trở ngại tiềm ẩn.
Chúng đảm bảo rằng sprint luôn đi đúng hướng và mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
Vượt qua những thách thức trong lập lịch sprint
Tuy nhiên, ngay cả với kế hoạch tốt nhất, thách thức vẫn có thể nảy sinh, đặc biệt là trong các dự án phức tạp với nhiều yếu tố phụ thuộc. Hãy cùng khám phá một số trở ngại thường gặp trong sprint và cách khắc phục chúng.
Dưới đây là một số thách thức phổ biến và các giải pháp tiềm năng:
Sprint chồng chéo và song song
Các sprint song song hoặc chồng chéo, trong đó nhiều nhóm làm việc đồng thời trên các phần khác nhau của dự án, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng. Nhưng điều này cũng có những khó khăn.
Để quản lý hiệu quả các sprint chồng chéo, hãy thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng và phân định rõ trách nhiệm. Đảm bảo mỗi sprint có mục tiêu riêng biệt và các thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò cụ thể của mình trong mỗi sprint.
ClickUp cung cấp tổng quan trực quan về tất cả các sprint đang diễn ra, cho phép bạn theo dõi tiến độ, xác định sớm các xung đột tiềm ẩn và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Ngoài ra, các cuộc họp và cập nhật thường xuyên giữa các nhóm là rất quan trọng để đảm bảo sự thống nhất và tránh trùng lặp nỗ lực. Bạn cũng có thể xem xét triển khai một danh sách công việc chung để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của tất cả các nhóm, giúp duy trì sự tập trung và tránh sự mất thống nhất.
Thay đổi và những trở ngại bất ngờ
Trong thế giới Agile, thay đổi là điều duy nhất không thay đổi. Vì vậy, bạn phải sẵn sàng để:
- Tận dụng tính linh hoạt: Phương pháp Agile khuyến khích sự linh hoạt. Khi có thay đổi xảy ra, đánh giá tác động của chúng và xác định hành động tốt nhất
- Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên: Nếu cần, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các câu chuyện người dùng trong danh sách công việc tồn đọng của sprint để phù hợp với những thay đổi trong khi vẫn duy trì sự phù hợp với mục tiêu dự án
- Tận dụng thời gian dự phòng: Thời gian dự phòng mà bạn xây dựng trong lịch trình sprint có thể rất quý giá để xử lý các thách thức bất ngờ
Sprint thông minh hơn với ClickUp
Lập lịch sprint hiệu quả là nền tảng của sự phát triển Agile thành công. Nó cung cấp một khung cấu trúc, tăng cường sự tập trung và đảm bảo các nhóm mang lại giá trị gia tăng.
ClickUp đóng vai trò quan trọng trong quá trình sprint và là giải pháp quản lý dự án Scrum tất cả trong một. Giao diện trực quan, tính năng mạnh mẽ và các mẫu có sẵn khiến ClickUp trở thành tài sản quý giá cho các nhóm Scrum có kích thước khác nhau.
Nếu bạn muốn đảm bảo lập lịch sprint hiệu quả, hãy khám phá ClickUp ngay hôm nay.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp và khám phá cách bạn và nhóm của bạn có thể thành công trong mỗi sprint.