Nếu chúng ta bận rộn với các cuộc họp, tại sao không có việc gì được hoàn thành? 🤔
Các nhà quản lý dự án thường đặt ra câu hỏi này khi họ gặp khó khăn trong việc tổ chức các cuộc họp nhóm hiệu quả.
Một nghiên cứu gần đây của McKinsey cho thấy hơn 80% giám đốc điều hành muốn thay đổi cấu trúc cuộc họp để đạt hiệu quả cao hơn.
Tuy nhiên, đối với nhiều người trong số họ, đạt được mức độ linh hoạt này trong các cuộc họp vẫn là một mục tiêu đầy thách thức. Hãy đơn giản hóa công việc khó khăn này và biến nó thành mục tiêu dễ đạt được hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn nghệ thuật tổ chức các cuộc họp Agile.
Đọc thêm để khám phá ý nghĩa của các cuộc họp Agile, các thành phần và loại hình của chúng. Chúng tôi cũng sẽ đi sâu vào cách tiến hành các cuộc họp Agile, những việc cần làm và không nên làm, cũng như các phương pháp hay nhất để đạt được kết quả kinh doanh rõ rệt từ các cuộc họp này.
Cuộc họp Agile là gì?
Các cuộc họp Agile hoạt động dựa trên phương pháp Agile để làm cho các cuộc họp trở nên hợp tác, hiệu quả và có mục đích hơn. Ý tưởng chính đằng sau các cuộc họp Agile là để nhóm hoàn thành các dự án bằng cách chia nhỏ chúng thành các phần và làm việc trong thời gian ngắn hơn, phản ánh, điều chỉnh và cải thiện theo thời gian.
⭐ Mẫu nổi bật
Làm cho các cuộc họp Agile diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn! Dùng thử Mẫu quản lý dự án Agile miễn phí của ClickUp để duy trì sự tổ chức và sự thống nhất trong nhóm của bạn. 🚀
Thuật ngữ "Agile" ban đầu được sử dụng trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Tuy nhiên, qua nhiều năm, thuật ngữ này đã trở nên phổ biến như một kỹ thuật hiệu quả để cải thiện kết quả trong các nhóm và ngành công nghiệp khác.
Các cuộc họp Agile diễn ra tại các thời điểm cụ thể trong chu kỳ sprint hoặc quá trình phát triển. Nhóm chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ trong mỗi cuộc họp, lập kế hoạch cho các bước tiếp theo, thảo luận về phản hồi của khách hàng và trao đổi thông tin quan trọng về dự án.
Ai tham gia các cuộc họp Agile?
Biết ai tham gia các cuộc họp scrum và làm quen với các thuật ngữ scrum là điều rất quan trọng. Trong các cuộc họp Agile Scrum, bạn thường sẽ thấy những người tham dự sau:
- Scrum master: Người phụ trách cuộc họp, đảm bảo mọi người tuân thủ các quy tắc Agile, cuộc họp diễn ra đúng tiến độ và công việc được tiến hành suôn sẻ
- Nhóm phát triển: Những cá nhân này chịu trách nhiệm thực hiện và biến các công việc của dự án thành hiện thực. Kinh nghiệm và ý tưởng của họ rất quan trọng trong tất cả các cuộc họp Agile
- Chủ sở hữu sản phẩm: Người có tầm nhìn xa trông rộng, sở hữu các mục tiêu của dự án. Họ làm việc chặt chẽ với nhóm để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng hướng
- Các bên liên quan: Mặc dù không tham gia trực tiếp vào việc thực hiện dự án, các bên liên quan có quyền lợi trong kết quả của dự án. Họ có thể tham dự các cuộc họp để cập nhật thông tin, cung cấp phản hồi hoặc đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến dự án
Có nhiều loại cuộc họp Agile khác nhau vì Agile không phải là một khung công tác cứng nhắc mà là một bộ lý tưởng và nguyên tắc chi phối.
Các loại cuộc họp Agile trong quản lý dự án
Trong quản lý dự án, có bốn loại cuộc họp Agile: Lập kế hoạch sprint, Scrum hàng ngày hoặc standup, Đánh giá sprint và Phản hồi sprint. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về mục tiêu của từng cuộc họp và cách tiến hành hiệu quả.
1. Cuộc họp lập kế hoạch sprint
Trong cuộc họp lập kế hoạch sprint, bạn và nhóm của bạn tập hợp để vạch ra kế hoạch cho dòng thời gian phát triển dự án tiếp theo, tức là sprint.
Trong cuộc họp này, nhóm sẽ cùng nhau thảo luận về các mục tiêu sprint mà họ muốn đạt được và lập kế hoạch chiến lược, xem xét những gì tổ chức muốn, thời gian thực hiện công việc và người chịu trách nhiệm cho từng công việc.
Nói một cách đơn giản, các mục tiêu chính của cuộc họp lập kế hoạch sprint là:
- Để quyết định các công việc cụ thể cần thực hiện trong sprint này, chẳng hạn như tính năng nào cần phát triển
- Phân chia công việc giữa các thành viên trong nhóm và đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình
Cuộc họp này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và giúp bạn chuẩn bị cho sự thành công trong sprint sắp tới.
Cách tiến hành cuộc họp lập kế hoạch sprint hiệu quả
Để tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch sprint thành công, đây là những việc bạn cần làm:
- Hãy ngắn gọn: Đừng thay đổi chương trình chính (kế hoạch) bằng những cuộc thảo luận không cần thiết. Hãy ghi biên bản cuộc họp ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề
- Chuẩn bị: Cập nhật danh sách sản phẩm tồn đọng và xác nhận sự sẵn sàng của nhóm để đảm bảo thực hiện suôn sẻ trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu
- Đặt chương trình nghị sự: Vạch ra rõ ràng các mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các chủ đề thảo luận. Một lần nữa, bằng cách này, bạn sẽ giữ cho cuộc họp ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và dễ hiểu
- Xác định mục tiêu sprint: Làm việc cùng nhau để xác định mục tiêu sprint rõ ràng và ngắn gọn, tóm tắt mục đích của bạn. Hãy thực tế khi quyết định mục tiêu sprint để tránh kiệt sức và bỏ lỡ thời hạn
- Phân chia và ước lượng công việc: Chia mục tiêu của bạn thành các công việc có thể thực hiện được và ước lượng thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành từng công việc. Xem xét sức chứa và tốc độ làm việc trước đây của nhóm để đảm bảo không tạo quá tải cho họ
- Giải đáp thắc mắc: Khuyến khích giao tiếp cởi mở và giải quyết vấn đề kịp thời
- Tổng kết: Tóm tắt những gì bạn đã quyết định, đảm bảo mọi người đều đồng ý với mục tiêu sprint và kết thúc cuộc họp với một ghi chú tích cực
Kết quả: Vào cuối cuộc họp, bạn sẽ có một kế hoạch hành động rõ ràng cho sprint sắp tới.
2. Cuộc họp hàng ngày hoặc cuộc họp đứng
Cuộc họp scrum hoặc standup hàng ngày là một cuộc kiểm tra ngắn được tiến hành thường xuyên trong dòng thời gian sprint. Quá trình scrum này thường là cuộc họp Agile ngắn nhất và thường xuyên nhất trong bốn loại cuộc họp.
Mục đích của cuộc họp là để nhóm scrum thảo luận về tiến độ công việc, xác định các trở ngại và đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng. Trong các cuộc họp đứng, mỗi thành viên trong nhóm được yêu cầu trả lời ba câu hỏi:
- Họ đã hoàn thành những việc gì hôm qua?
- Họ có kế hoạch hoàn thành việc gì hôm nay?
- Có những rào cản nào mà họ dự đoán trước?
Scrum master điều hành cuộc họp hàng ngày, ghi chú bất kỳ vấn đề nào được nêu ra và cung cấp giải pháp sau đó. Nhìn chung, cuộc họp hàng ngày đảm bảo tính minh bạch, sự hợp tác và sự thống nhất trong nhóm.
Cách tổ chức các cuộc họp scrum hàng ngày một cách hiệu quả
Hãy cùng xem một số mẹo để tổ chức các cuộc họp scrum hàng ngày một cách suôn sẻ, đảm bảo nhóm của bạn luôn có tổ chức và năng động:
- Đặt thời gian và địa điểm nhất quán: Giữ cuộc họp ngắn gọn, khoảng 15 phút, để tập trung và hoàn thành nhiều việc hơn. Tốt hơn là chọn cùng thời gian và địa điểm mỗi ngày để mọi người biết khi nào và ở đâu sẽ họp
- Chương trình nghị sự có cấu trúc: Tuân thủ kế hoạch trong cuộc họp, tập trung vào ba câu hỏi và công việc chính. Tránh lạc đề với các cuộc thảo luận không liên quan
- Tham gia: Kêu gọi nhóm của bạn tham gia cuộc họp để hợp tác và trách nhiệm tốt hơn
- Giải quyết vấn đề: Xử lý ngay lập tức mọi vấn đề hoặc trở ngại phát sinh trong cuộc họp. Tìm giải pháp và phân công nhiệm vụ khi cần thiết
- Theo dõi liên tục: Ghi lại các điểm quan trọng và mục hành động từ cuộc họp. Theo dõi các thành viên tham dự về công việc họ cần hoàn thành trước cuối ngày
Kết quả: Việc tổ chức các cuộc họp scrum hàng ngày một cách nhất quán và theo dõi thành tích của nhóm sẽ giúp xác định và giải quyết các trở ngại tiềm ẩn.
3. Đánh giá sprint
Cuộc họp đánh giá sprint là một cuộc họp scrum trong đó nhóm phát triển trình bày công việc đã hoàn thành trong sprint cho các bên liên quan, chẳng hạn như chủ sở hữu sản phẩm, quản lý dự án hoặc nhà đầu tư.
Việc đánh giá sprint thường diễn ra vào cuối mỗi sprint. Tốt nhất, việc trình bày và đánh giá sản phẩm nên kéo dài từ một đến hai giờ, để có đủ thời gian cho các buổi trình bày và phản hồi.
Cách làm cho các cuộc họp đánh giá sprint hiệu quả hơn
Để cuộc họp đánh giá sprint hiệu quả hơn, hãy cân nhắc những điều sau:
- Thực hành và chuẩn bị: Đảm bảo trưởng nhóm chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi đánh giá sprint, bao gồm thực hành với bản demo giả để truyền đạt giá trị kinh doanh của dự án một cách hiệu quả
- Hiểu mục tiêu: Nhận thức rằng sprint review là để trình diễn và thu thập phản hồi và ý kiến từ các bên liên quan để cải thiện sản phẩm
- Tổ chức cuộc họp có cấu trúc: Thực hiện theo chương trình có cấu trúc bao gồm xem xét kết quả sprint, thảo luận và trình bày công việc đã hoàn thành, cập nhật trạng thái dự án và hợp tác trong các bước tiếp theo
- Thúc đẩy sự tham gia tích cực của các bên liên quan: Khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả các bên liên quan để đảm bảo ý kiến của họ được lắng nghe và đưa vào quá trình phát triển sản phẩm trong tương lai
- Sử dụng phản hồi: Sử dụng phản hồi thu được trong quá trình đánh giá để điều chỉnh danh sách công việc còn tồn đọng của sản phẩm và liên tục cải thiện kết quả dự án
Kết quả: Cuộc họp đánh giá sprint là cơ hội để giám sát năng lực của nhóm, thu thập phản hồi, thảo luận về những thay đổi cần thiết và lập kế hoạch cho các bước tiếp theo.
4. Cuộc họp tổng kết sprint
Cuộc họp tổng kết sprint được tổ chức sau cuộc họp đánh giá sprint để phản ánh hiệu suất của nhóm trong suốt sprint.
Dưới sự dẫn dắt của Scrum master, cuộc họp này bao gồm các cuộc thảo luận về những điều đã diễn ra tốt đẹp, các vấn đề cần giải quyết và các công việc có thể cải thiện. Phiên họp nhằm đánh giá sprint trước đó và thiết lập các mục hành động để cải thiện sự hợp tác và hiệu quả trong các sprint trong tương lai.
Người tham dự bao gồm nhóm phát triển và Scrum master, thời lượng thường dao động từ 45 phút đến ba giờ, tùy thuộc vào độ dài của sprint.
Cách làm cho các cuộc họp tổng kết sprint trở nên hiệu quả hơn
Dưới đây là một số cách thực tế để nâng cao năng suất của các cuộc họp tổng kết sprint:
- Đặt ra chương trình nghị sự rõ ràng: Xác định trước các chủ đề để cuộc họp tập trung và tránh kéo dài không cần thiết
- Bắt đầu với giọng điệu tích cực: Bắt đầu phiên họp với ghi chú tích cực. Giới thiệu những thành tựu trước khi đi sâu vào các lĩnh vực cần cải thiện. Khuyến khích các thành viên trong nhóm tập trung vào giải quyết vấn đề thay vì đổ lỗi cho nhau
- Sử dụng kỹ thuật có cấu trúc: Áp dụng các kỹ thuật và định dạng có cấu trúc như hồi tưởng Mountain Climber, cung cấp một khung tượng trưng để nhóm phản ánh về sprint của họ như một chuyến leo núi, xác định các trở ngại, rủi ro, yếu tố hỗ trợ và nguồn trợ giúp. Các ví dụ khác về hồi tưởng sprint bao gồm Mad Sad Glad, Starfish, Sailboat, v.v
Những việc cần làm và không nên làm trong các cuộc họp Agile
Hãy xem xét những việc cần làm và không nên làm để tiến hành một cuộc họp Agile hiệu quả:
| Việc cần làm | Những điều không nên làm |
| Đặt thời gian cho các cuộc họp để quản lý thời gian hiệu quả, ra quyết định và dành sự chú ý công bằng cho tất cả các chủ đề. Đặt giới hạn thời gian cụ thể cho từng mục trong chương trình nghị sự. | Đừng để các cuộc họp đi chệch hướng hoặc kéo dài quá mức cần thiết, vì điều này sẽ dẫn đến mất năng suất và sự tham gia. |
| Tuân thủ chương trình cuộc họp để duy trì hiệu quả và đảm bảo tất cả các chủ đề được giải quyết trong thời gian quy định. | Đừng tổ chức các cuộc họp mà không có mục đích hoặc chương trình rõ ràng, điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và lãng phí thời gian. |
| Giải quyết các trở ngại để đảm bảo nhóm scrum của bạn có quy trình làm việc trơn tru hơn bằng cách hợp tác xác định và giải quyết mọi trở ngại hoặc rào cản cản trở tiến độ. | Tránh quản lý quá chi tiết các cuộc họp Agile bằng cách kiểm soát và xem xét quá kỹ lưỡng từng chi tiết trong công việc nhóm. Điều này cản trở sự sáng tạo và dẫn đến các vấn đề về lòng tin. |
| Khuyến khích sự minh bạch và sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong nhóm để thúc đẩy sự hợp tác và đa dạng hóa quan điểm. | Đừng ngắt lời hoặc chi phối cuộc hội thoại; điều này ảnh hưởng đến sự hợp tác và sáng tạo. Mọi người nên có cơ hội đóng góp và bày tỏ ý kiến của mình. |
| Ghi chú các điểm chính, quyết định và mục hành động được thảo luận trong cuộc họp để dễ nhớ và dễ theo dõi sau cuộc họp. | Đừng làm nhiều việc cùng lúc trong cuộc họp, vì điều này có thể thể hiện sự thiếu quan tâm và làm gián đoạn luồng giao tiếp. Hãy hạn chế kiểm tra email, nhắn tin hoặc làm các công việc không liên quan. |
| Theo dõi các mục hành động và quyết định được đưa ra trong cuộc họp để đảm bảo trách nhiệm và tiến độ. | Tránh tổ chức vào sáng sớm hoặc chiều muộn khi mọi người có thể không tập trung. Thay vào đó, hãy chọn thời gian khi mọi người sẵn sàng tập trung nhất. |
5 mẹo hàng đầu để tiến hành các cuộc họp Agile
Hãy cùng tìm hiểu một số mẹo và phương pháp hay nhất để tổ chức các cuộc họp Agile:
1. Sử dụng ClickUp để lập kế hoạch và tiến hành các cuộc họp Agile của bạn
Chuyển đổi các cuộc họp Agile của bạn với ClickUp — một công cụ năng động để thúc đẩy sự hợp tác và hiệu quả.
Sử dụng Quản lý dự án Agile của ClickUp để quản lý nhóm, lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các cuộc họp Agile — lập kế hoạch sprint, họp hàng ngày hoặc phiên tổng kết.
ClickUp có các tính năng trực quan và các mẫu Agile được thiết kế riêng cho các phương pháp Agile như Scrum hoặc Kanban. Chúng giúp bạn tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và hợp tác hiệu quả với nhóm của mình.
ClickUp đảm bảo các cuộc họp Agile của bạn hiệu quả, tập trung và có thể thực hiện được, giúp các nhóm dễ dàng đạt được mục tiêu của mình.
Hãy cùng tìm hiểu sâu về các tính năng quan trọng của ClickUp giúp tiến hành các cuộc họp Agile một cách dễ dàng.
Cuộc họp ClickUp
Tận dụng ClickUp Meetings để thực hiện mọi việc cần thiết cho các cuộc họp Agile của bạn tại một nơi.
Công việc diễn ra như sau:
- Không gian làm việc tập trung: Ghi chú, lập kế hoạch chương trình cuộc họp và đặt công việc cho nhóm của bạn — tất cả ở một nơi
- Chỉnh sửa dễ dàng: Làm nổi bật các điểm quan trọng bằng các công cụ chỉnh sửa của ClickUp. Đánh dấu các điểm chính hoặc sắp xếp ghi chú theo ý muốn
- Bình luận được chỉ định: Chỉ định công việc cho các thành viên trong nhóm từ phần bình luận. Tạo các mục hành động và theo dõi chúng cho đến khi hoàn thành mà không cần rời khỏi phần bình luận
- Danh sách kiểm tra: Theo dõi những nội dung cần thảo luận trong cuộc họp với tính năng danh sách kiểm tra của ClickUp. Liệt kê tất cả những nội dung bạn muốn thảo luận và đánh dấu khi đã hoàn thành
- Lệnh Slash: Hoàn thành công việc nhanh hơn trong các cuộc họp với lệnh Slash. Nhập '/' vào bất kỳ hộp văn bản nào và thực hiện nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột
- Công việc định kỳ: Thiết lập chương trình họp một lần và sử dụng nhiều lần. Đây là cách dễ dàng để cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ
ClickUp Brain
Đừng mất hàng giờ để lập kế hoạch chương trình họp, ghi chú và phân công công việc.
Với ClickUp Brain, bạn có thể dễ dàng hợp lý hóa quá trình họp, từ tạo/lập chương trình đến tóm tắt ghi chú. Đây là trợ lý AI tối ưu để nâng cao hiệu quả các cuộc họp Agile của bạn.
- Lập kế hoạch chương trình: Hãy để ClickUp Brain lập kế hoạch chương trình cuộc họp bằng cách phân tích các cuộc họp trước đó và đề xuất các chủ đề dựa trên các ưu tiên của nhóm và các cuộc thảo luận trước đó
- Tạo/lập chương trình họp: Tự động tạo chương trình có cấu trúc dựa trên các chủ đề và công việc được xác định trong quá trình lập kế hoạch chương trình
- Tóm tắt ghi chú: ClickUp Brain tự động tóm tắt các điểm chính và mục hành động được thảo luận trong cuộc họp. Nó trích xuất thông tin cần thiết từ ghi chú cuộc họp và trình bày theo định dạng ngắn gọn
Chế độ xem Lịch ClickUp
Giữ dự án của bạn đi đúng hướng và nhóm của bạn luôn thống nhất với Chế độ xem Lịch của ClickUp.
Công việc diễn ra như sau:
- Hình dung: Dễ dàng quản lý dòng thời gian và hình dung lịch trình của nhóm theo ngày, tuần hoặc tháng để theo dõi các dự án ở cấp cao hoặc đi sâu vào chi tiết công việc. Cấu hình lịch của bạn để chỉ hiển thị các công việc liên quan đến chương trình họp trong ngày và chia sẻ với bất kỳ ai có liên quan
- Tổ chức: Dễ dàng lên lịch công việc hoặc sự kiện với tính năng kéo và thả. Với các tùy chọn sắp xếp công việc theo trạng thái, ưu tiên, người được giao và hơn thế nữa, quản lý công việc của bạn một cách hiệu quả trực tiếp từ chế độ xem Lịch
- Tích hợp: Đồng bộ Lịch Google với ClickUp để quản lý công việc và cuộc họp một cách liền mạch. Khởi chạy các cuộc họp Agile trực tiếp từ chế độ xem Lịch và xem tất cả các nhiệm vụ ClickUp cùng với các sự kiện Lịch Google bằng tính năng đồng bộ 2 chiều
Nhắc nhở ClickUp
Nhắc nhở ClickUp giống như trợ lý cá nhân của bạn cho các cuộc họp Agile, giúp bạn và nhóm của bạn luôn nắm bắt mọi việc.
Dưới đây là cách chúng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn:
- Quản lý chương trình họp: Giữ cuộc họp đi đúng hướng bằng cách sử dụng tính năng nhắc nhở để soạn thảo và chia sẻ chương trình họp trước. Ngoài ra, bạn có thể nhắc nhở các thành viên trong nhóm thêm bất kỳ chủ đề nào họ muốn thảo luận
- Quản lý thời gian: Không còn bắt đầu muộn nữa! Đặt nhắc nhở để thông báo cho mọi người về các cuộc họp sắp tới và thời gian bắt đầu. Hoàn hảo để giúp mọi người đúng giờ, đặc biệt nếu nhóm của bạn trải rộng trên nhiều múi giờ khác nhau
- Theo dõi công việc: Duy trì đà phát triển sau cuộc họp bằng cách cài đặt nhắc nhở để kiểm tra các mục hành động và công việc đã thảo luận. Đây là cách tuyệt vời để mọi người có trách nhiệm và tiếp tục tiến lên phía trước
2. Giữ tập trung trong các cuộc họp Agile
Giữ tập trung trong các cuộc họp dự án là điều rất quan trọng để đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả, thảo luận hiệu quả và thống nhất hướng tới mục tiêu dự án. Dưới đây là một số mẹo hữu ích cho bạn:
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan: Sử dụng các công cụ như bảng trắng hoặc bảng kỹ thuật số để giữ cho nhóm tập trung và tham gia trực quan
- Giảm thiểu sự phân tâm: Khuyến khích người tham gia tắt thông báo và tập trung hoàn toàn vào cuộc họp
- Sử dụng các kỹ thuật như bãi đỗ xe: Chuyển các cuộc thảo luận không liên quan đến chủ đề sang một không gian được chỉ định để xem xét trong tương lai, duy trì sự tập trung vào các mục trong chương trình nghị sự hiện tại
Bonus: Cách tập trung và 7 cách cải thiện sự tập trung
3. Tuân thủ luồng công việc có kỷ luật trong các cuộc họp Agile
Duy trì luồng làm việc có kỷ luật trong các cuộc họp Agile giống như tuân thủ lộ trình — giúp mọi người đi cùng một hướng. Bằng cách duy trì sự tổ chức và tập trung, các nhóm Agile tận dụng tối đa thời gian làm việc cùng nhau, thúc đẩy tinh thần đồng đội và đạt được mục tiêu hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số việc bạn cần làm để duy trì luồng công việc hiệu quả trong các cuộc họp Agile:
- Thiết lập nhịp điệu cuộc họp: Xác định định dạng cuộc họp có cấu trúc, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc nhất quán, để tạo luồng công việc có thể dự đoán trước
- Sử dụng khung quyết định: Áp dụng các khung như bỏ phiếu theo kiểu La Mã hoặc Fist of Five để tối ưu hóa quá trình ra quyết định và duy trì tiến độ thảo luận
- Tiến hành các cuộc họp tổng kết định kỳ: Dừng lại để phản ánh về hiệu quả của cuộc họp và điều chỉnh quy trình họp nếu cần để duy trì luồng công việc có kỷ luật
4. Tầm quan trọng của việc chuẩn bị cho các cuộc họp Agile
Việc chuẩn bị cho các cuộc họp Agile tạo tiền đề cho các cuộc thảo luận hiệu quả và ra quyết định sáng suốt. Thực hiện các bước sau để chuẩn bị cho nhóm của bạn tham gia các cuộc họp Agile:
- Khuyến khích nghiên cứu trước cuộc họp: Khuyến khích người tham gia làm quen với các chủ đề cuộc họp trước. Bằng cách này, họ có thể đóng góp hiệu quả hơn vào các cuộc thảo luận bằng cách đưa ra những ý kiến, đề xuất và giải pháp sáng suốt dựa trên sự hiểu biết của họ về các chủ đề cuộc họp
- Cung cấp tài liệu trước cuộc họp: Phân phối các tài liệu hoặc nguồn lực liên quan trước để tạo điều kiện chuẩn bị kỹ lưỡng và hợp lý hóa các cuộc thảo luận trong cuộc họp
- Thúc đẩy văn hóa trách nhiệm: Nhấn mạnh trách nhiệm cá nhân trong việc chuẩn bị cuộc họp. Việc phân công chuẩn bị thúc đẩy ý thức trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm, vì mỗi cá nhân chịu trách nhiệm hoàn thành bất kỳ công việc nào được giao trước cuộc họp
5. Tránh mất thời gian làm việc hiệu quả trong các cuộc họp Agile
Trong các cuộc họp Agile, tầm quan trọng của việc tránh mất thời gian làm việc hiệu quả là không thể nhấn mạnh quá mức. Mỗi phút lãng phí tương đương với một cơ hội bị bỏ lỡ để tiến tới các mục tiêu và kết quả dự án.
Sử dụng các chiến lược này để giúp bạn và nhóm của bạn đi đúng hướng trong các cuộc họp dự án:
- Lập kế hoạch chương trình nghị sự cẩn thận: Phân bổ thời gian cho các mục trong chương trình nghị sự dựa trên mức độ quan trọng và phức tạp để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc thảo luận
- Tối ưu hóa thời lượng cuộc họp: Giữ cuộc họp ngắn gọn nhất có thể trong khi vẫn đảm bảo thảo luận có ý nghĩa, tránh lãng phí thời gian không cần thiết
- Khuyến khích sự tham gia tích cực: Tạo môi trường hỗ trợ, nơi mọi ý kiến đều được lắng nghe, đảm bảo mọi người tham gia đều có cơ hội đóng góp ý kiến có ý nghĩa cho các cuộc thảo luận trong cuộc họp
Giữ cho các cuộc họp của bạn luôn linh hoạt với ClickUp
Nắm vững các cuộc họp Agile là điều quan trọng đối với các nhà quản lý dự án muốn tăng cường sự hợp tác và năng suất của nhóm.
Bằng cách áp dụng các mẹo và chiến lược được thảo luận trong bài viết này, các nhóm có thể hợp lý hóa giao tiếp và thúc đẩy quản lý dự án scrum thành công.
Ngoài ra, ClickUp còn hợp lý hóa việc quản lý dự án bằng cách cung cấp các quy trình công việc có thể tùy chỉnh, các công cụ hợp tác thời gian thực và các tính năng báo cáo toàn diện trong một nền tảng trực quan.
Đăng ký MIỄN PHÍ và nâng cấp các cuộc họp Agile của bạn!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Bốn cuộc họp trong Agile là gì?
Trong phương pháp phát triển Agile, có bốn cuộc họp quan trọng, thường được gọi là "sự kiện Scrum" trong khung Scrum. Các cuộc họp này rất quan trọng để mọi người cùng hiểu nhau, làm việc cùng nhau một cách suôn sẻ và đạt được tiến độ ổn định.
Các nội dung bao gồm:
- Lập kế hoạch sprint,
- Họp đứng hàng ngày,
- Sprint Review, và
- Phản hồi Sprint
2. Bốn cuộc họp trong Scrum là gì?
Scrum có bốn cuộc họp quan trọng giúp các nhóm giao tiếp và hợp tác tốt hơn.
- Cuộc họp Lập kế hoạch Sprint bắt đầu mỗi sprint, vạch ra các công việc cho kỳ sắp tới
- Cuộc họp hàng ngày diễn ra hàng ngày, cho phép cập nhật ngắn gọn về tiến độ và kế hoạch
- Giữa sprint, Sprint Review trình bày công việc đã hoàn thành, thu thập phản hồi của các bên liên quan
- Cuộc họp Sprint Retrospective vào cuối sprint phản ánh quá trình, xác định các điểm cần cải thiện và điều chỉnh cho lần lặp lại tiếp theo
3. Bốn nghi thức của Agile là gì?
Khung Agile có bốn nghi thức — Lập kế hoạch Sprint, Cuộc họp hàng ngày, Đánh giá Sprint và Phản hồi Sprint — giúp cải thiện giao tiếp, hợp tác và lặp lại của các nhóm phát triển.