Bạn có thấy sự lặp lại của những điểm yếu trong các dự án liên tiếp nhau không? Lựa chọn ý tưởng nhìn lại của bạn có thể quyết định hiệu quả giải quyết những khoảng cách năng suất này.
Phản hồi sprint là một cách để xem xét lại những thành tựu trong quá khứ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Tuy nhiên, nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy định dạng phản hồi có thể đa dạng hơn, hiệu quả hơn và liên quan hơn đến kết quả thực tế, điều này có thể dẫn đến sự thờ ơ và tham gia thụ động.
Bạn nên tìm cách biến các cuộc họp tổng kết sprint thành trò chơi và làm cho chúng trở nên thú vị hơn cho mọi thành viên trong nhóm.
Là người quản lý dự án hoặc scrum master, bạn nên làm cho các cuộc thảo luận hồi tưởng trở nên thú vị để thúc đẩy sự tham gia. Điều này giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau thay vì cạnh tranh với nhau. Hãy làm cho cuộc họp hồi tưởng tiếp theo của bạn trở nên thoải mái và đáng nhớ để tinh thần của nhóm luôn cao, đặc biệt là trong môi trường nhanh và linh hoạt.
Dưới đây là 20 ý tưởng tổng kết sprint để giữ cho nhóm của bạn luôn gắn kết.
20 ý tưởng tổng kết sprint cho cuộc họp tiếp theo của bạn
Vượt qua sự thiếu hứng thú đòi hỏi bạn phải:
- Chủ động chứng minh cách thức đóng góp từ các phiên này dẫn đến những cải tiến rõ rệt
- Đảm bảo các định dạng hồi tưởng đa dạng và tương tác để giữ cho các cuộc họp luôn mới mẻ
- Tạo ra một bầu không khí hòa nhập, nơi mọi thành viên trong nhóm cảm thấy tiếng nói của mình được lắng nghe và đánh giá cao
20 ý tưởng hồi tưởng sprint này sẽ khơi dậy yếu tố tưởng tượng trong thái độ của nhóm bạn đối với các hoạt động hồi tưởng. 👇
1. Retrospective theo từng giai đoạn
Phản hồi lùi có thời gian cách nhau là phương pháp hoàn hảo cho các nhóm cảm thấy phản hồi của họ dẫn đến ý tưởng hơn là thực hiện.
Các buổi tổng kết này kéo dài bốn ngày. Vào ngày đầu tiên, bạn thu thập dữ liệu để tổng hợp phản hồi của các thành viên trong nhóm vào một nơi. Vào ngày thứ hai, sử dụng cuộc thăm dò ý kiến để xác định các lĩnh vực ưu tiên dựa trên ý kiến chung của họ.
Ngày thứ ba bao gồm các cuộc thảo luận mở và động não để tìm ra các giải pháp khả thi. Cuối cùng, kết thúc buổi nhìn lại vào ngày thứ tư bằng cách yêu cầu nhân viên cam kết thực hiện các hành động cụ thể.
Xem các giao thức lập kế hoạch sprint tiêu chuẩn để có ý tưởng về từng bước.
2. Thích, học được, thiếu sót, mong muốn (4Ls)
Mô hình 4Ls phân tích những kết quả tích cực và tiêu cực của các sprint trước đây của bạn.
Bạn có thể chia các phản hồi của nhóm thành bốn cột để đánh giá những gì họ thích, học được, bỏ lỡ và mong muốn.
Hãy mong đợi những quan điểm đa dạng từ các thành viên khác nhau trong phân cấp nhân viên của bạn. Đây là một ý tưởng phân tích sau dự án có giá trị, bao gồm thu thập phản hồi và khám phá các yếu tố nội bộ và bên ngoài đã ảnh hưởng đến nhóm scrum của bạn như thế nào.
Mẫu 4Ls Retro của ClickUp cho phép nhóm của bạn đào sâu hơn vào những bài học kinh nghiệm từ dự án trước. Mẫu tổng kết này cho phép bạn:
- Thu thập phản hồi cá nhân và tổng hợp thành một phiên bản tóm tắt
- Xác định các bộ phận cần cải thiện
- Trang bị cho nhóm của bạn khả năng phát hiện và giải quyết các vấn đề lặp đi lặp lại
- Thảo luận và suy ngẫm về ý kiến của từng thành viên
3. Phiên họp nhìn lại bằng khinh khí cầu
Khi bạn nói về việc trò chơi hóa các cuộc thảo luận, ý tưởng hồi tưởng sprint này là một lựa chọn phù hợp. Đánh giá sprint cuối cùng của bạn bằng cách liên kết ý kiến của nhóm với môi trường xung quanh của một khinh khí cầu.
Trong hồi tưởng khinh khí cầu, bầu trời trong xanh biểu thị những sự kiện tích cực sắp xảy ra, và khí nóng biểu thị các hoạt động và chỉ số thúc đẩy nhóm của bạn tiến lên phía trước.
Tương tự, đám mây bão biểu thị những trở ngại phổ biến gây cản trở quá trình thực hiện dự án, còn bao cát hạn chế nhóm của bạn ở tốc độ chậm nhất.
4. Câu chuyện Agile
Câu chuyện Agile xem xét câu chuyện của người dùng để giải mã ý kiến của nhiều thành viên trong nhóm. Bản chất tuần hoàn của ý tưởng hồi tưởng này phù hợp để thu thập ý kiến và điều chỉnh các thay đổi thiết kế trong một thiết lập agile.
Các scrum master giàu kinh nghiệm thường sử dụng phương pháp này để duy trì sự minh bạch trong giao tiếp giữa các bên liên quan và các bộ phận sản phẩm.
Mẫu tổng kết câu chuyện agile bắt đầu bằng việc brainstorming các tính năng mới, sau đó tạo các công việc nhỏ cho từng tính năng cần phát triển. Nó có thể giúp viết những câu chuyện dễ hiểu về các tính năng khác nhau trong thời gian ngắn.
Mẫu câu chuyện Agile của ClickUp là công cụ lý tưởng để nghiên cứu các quan điểm khác nhau của các thành viên trong nhóm về các dự án trong quá khứ. Mẫu nhìn lại này cho phép bạn:
- Cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan và nhóm của bạn
- Thắt chặt quy trình phát triển dự án của bạn thông qua các tính năng mới
- Tiến hành các phiên hàng tháng để phân tích tiến độ và những điểm chưa hiệu quả
- Phân loại công việc để cải thiện sự nhất quán tổng thể của nhóm
Đọc thêm: Các công cụ Agile mà nhóm của bạn nên sử dụng
5. Trò chơi tìm trứng Phục sinh
Hãy tiếp tục tìm kiếm những quả trứng Phục sinh khi nhóm của bạn săn lùng các hành động để cải thiện quy trình siêu nhanh thông qua ý tưởng hồi tưởng này.
Hãy biến chủ đề hồi tưởng Phục sinh này thành hành động bằng cách xác định bản đồ kho báu, quả trứng bị vỡ, quả trứng ma thuật và quả trứng vàng của bạn. 🪺
Dưới đây là cách sử dụng các yếu tố thú vị này:
- Bản đồ kho báu là thứ giúp việc tìm kiếm giải pháp trở nên dễ dàng hơn
- Quả trứng vỡ giúp xác định các vấn đề gây khó khăn
- Quả trứng ma thuật cho bạn cơ hội thứ hai bằng cách cho phép bạn chọn điều bạn muốn thay đổi nếu có thể thực hiện lại dự án
- Quả trứng vàng chỉ ra ai hoặc cái gì xứng đáng với vương miện trong sprint cuối cùng. Đó là một người hay một quy trình? Điều đó đã biến dự án thành công như thế nào?
6. Bắt đầu, dừng lại và tiếp tục
Đây là một trong những định dạng phổ biến và thiết thực nhất để tiến hành nhìn lại.
Điều này bao gồm việc hỏi nhóm:
- Chúng ta nên bắt đầu việc gì trước tiên?
- Việc cần làm khi phải dừng lại
- Những việc cần làm hiện tại mà chúng ta nên tiếp tục
Ý tưởng này có thể giúp cải thiện các thực hành quản lý thời gian và giảm đáng kể chi phí vận hành.
Mẫu Start Stop Continue của ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động hoặc quy trình mà nhóm của bạn nên bắt đầu, dừng lại và tiếp tục. Mẫu tổng kết này cho phép bạn:
- Thúc đẩy văn hóa tự phản ánh sau mỗi dự án
- Khuyến khích các nhóm theo dõi chặt chẽ những gì đang hiệu quả và những gì không hiệu quả
- Xác định và nâng cấp các quy trình đang hoạt động hiệu quả
- Nhận diện các bộ phận có thể giúp tăng lợi nhuận của bạn
Xem xét tìm hiểu thêm về các công cụ Scrum và quy trình làm việc Scrum để đưa ra quyết định có căn cứ về các hoạt động cần bắt đầu, dừng lại hoặc tiếp tục.
7. Ban nhạc rock 🎸
Sử dụng định dạng này nếu nhóm agile của bạn thường xuyên dựa vào các buổi tổng kết. Nó giống như một buổi báo cáo về kết quả hoạt động của bạn.
Để làm cho nó thú vị hơn, hãy đặt tên cho nhóm của bạn hoặc để các thành viên trong nhóm tự nghĩ ra! Bây giờ, sử dụng các phép ẩn dụ về ban nhạc rock để đánh giá hiệu suất của nhóm.
- Đánh giá 'bối cảnh' hoặc cách ban nhạc (nhóm) của bạn thực hiện nhiệm vụ của mình
- Chuyển sang thiết lập 'hậu trường' và phân tích những gì đã xảy ra đằng sau hậu trường, tức là những điều chỉ một số thành viên trong nhóm biết
- Nổi bật "đội ngũ thực thi" để nhân văn hóa quy trình. Ai đã có những đóng góp xuất sắc, và ai chưa hiệu quả?
- Cuối cùng, sử dụng 'danh sách thiết lập' để quan sát hiệu suất của bạn từ chế độ xem toàn cảnh và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
Công cụ quản lý dự án ClickUp giám sát toàn bộ chuỗi hồi tưởng của ban nhạc rock này, từ sự hợp tác nội bộ trong hậu trường đến thành viên nào trong đội ngũ nhân viên lưu diễn có năng suất cao nhất.
8. Bài học kinh nghiệm về quản lý dự án
Phương tiện retro này theo dõi và ghi chú các hành động thành công của nhóm để lặp lại trong các sprint trong tương lai. Ngoài việc xác định các hành động không chính xác để phòng ngừa, bạn còn có cái nhìn rõ ràng về tiến độ dự án.
Nó tập trung vào các bài học quan trọng và ghi chép lại để dễ dàng chia sẻ.
Dù là cho các scrum master như bạn hay các nhóm sprint, phương pháp này sẽ mở ra cơ hội nâng cấp quy trình rất lớn.
Ngoài ra, bạn có thể xem xét sử dụng công cụ quản lý dự án để duy trì độ chính xác và năng suất ở mức cao nhất. 📈
Mẫu Bài học kinh nghiệm quản lý dự án của ClickUp trình bày thông tin về những thành công và thất bại ảnh hưởng đến kết quả dự án của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu tổng kết này cho:
- Ghi chú những bài học hữu ích từ mỗi dự án trong quá khứ
- Sử dụng các công cụ theo dõi trực quan để giám sát tiến độ dự án
- Phát hiện vấn đề sớm hơn để tránh những trở ngại trong tương lai cho dự án của bạn
- Ghi chép lại các sai lầm để tránh lặp lại những lỗi tương tự
9. Giữ lại, loại bỏ, bắt đầu
Phương pháp này tính đến những gì bạn muốn giữ lại và loại bỏ, sau đó là những hướng đi mới để khám phá. Hơn cả logic, quá trình nhìn lại này rất trực quan và bao gồm những thay đổi giúp nhóm sprint của bạn trở thành người dùng được cấp phép hàng đầu.
Nó loại bỏ những gì không hiệu quả và kết hợp các phương pháp hiện có với các khái niệm quản lý dự án sáng tạo.
Kỹ thuật đánh giá này đủ đơn giản để bạn có thể sử dụng cùng với các công cụ nhìn lại quá khứ ưa thích của mình.
10. Phản hồi kiểu thuyền buồm
Phương pháp nhìn lại quá khứ bằng thuyền buồm bao gồm việc kích thích ý tưởng và ý kiến về sprint vừa qua một cách thú vị. ⛵️
Trong phương pháp này, các nhóm agile hình dung các thành viên trong nhóm của họ như những thủy thủ chèo thuyền hướng tới một hòn đảo hoang. Hãy để hòn đảo là mục tiêu của bạn; gió là nhân cách hóa những gì đưa bạn tiến về phía trước.
Tiếp tục với các phép ẩn dụ, mỏ neo giữ đội của bạn lại, còn tảng băng là thứ cản đường và tạo ra rủi ro.
Phương pháp này giúp các nhóm định hướng mục tiêu và giao tiếp trong khi vẫn giữ không khí làm việc thoải mái.
Mẫu Sailboat của ClickUp biến toàn bộ quá trình nhìn lại thành một trò chơi cho nhóm của bạn. Mẫu nhìn lại cho phép bạn:
- Sử dụng các tín hiệu trực quan để trích xuất những ý tưởng sáng tạo từ nhóm của bạn
- Đặt mục tiêu và mục đích theo sức chứa của nhóm bạn
- Tiến hành phân tích toàn diện với sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm
- Xác định bản đồ để đạt được kết quả dự án của bạn
11. Phản hồi theo phong cách Cupid
Không phải lúc nào cũng chỉ tập trung vào kết quả mà bỏ qua sự đánh giá cao. Ý tưởng nhìn lại này ưu tiên công nhận công việc có tác động lớn và giá trị cao thay vì những mặt tiêu cực.
Bắt đầu bằng cách khuyến khích nhóm agile của bạn thừa nhận những đóng góp của họ trong sprint vừa qua. Sau đó, bày tỏ sự ngưỡng mộ của bạn đối với một đặc điểm cụ thể của từng đồng nghiệp. Hãy tập trung vào tỷ lệ 80:20 giữa sự đánh giá cao và đề xuất.
Kết thúc phiên bằng cách hỏi mọi người họ thích điều gì về sprint vừa qua và họ muốn nhóm đạt được hoặc có được điều gì trong sprint tiếp theo.
Đừng quên sử dụng biểu đồ tốc độ sprint để ước tính phạm vi của các sprint trong tương lai và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.
12. Động não hồi tưởng sprint
Hoàn hảo cho các cuộc đối thoại tự do, retro này dễ dàng thu thập ý kiến tập thể của các thành viên trong nhóm để tạo ra một tầm nhìn thống nhất. Bạn có thể theo dõi thành tích so với mục tiêu chung của nhóm và phát hiện ra những yếu tố làm suy giảm tinh thần của nhóm.
Mẫu brainstorming tổng kết sprint chia hoạt động thành sáu bước dễ thực hiện.
- Thiết lập mục tiêu
- Xác định chủ đề và nội dung
- Tạo và phân bổ các công việc liên quan đến chủ đề
- Thu thập phản hồi
- Phân tích ý kiến và
- Tạo kế hoạch hành động
Mẫu Brainstorm Sprint Retrospective của ClickUp giúp nhóm của bạn liên tục cải tiến và phối hợp dự án tốt hơn. Mẫu này cho phép bạn:
- Thu thập ý kiến từ tất cả các thành viên trong nhóm trong một chế độ xem duy nhất
- Phát hiện các điểm nghẽn ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của nhóm bạn
- Sử dụng thông báo để theo dõi các giải pháp và thay đổi quy trình
- Ý tưởng các chiến lược khả thi để cải thiện sprint tiếp theo của nhóm bạn
13. Điên, buồn, vui
Bạn có thể học hỏi rất nhiều về các dự án trong quá khứ bằng cách nghiên cứu các khía cạnh cảm xúc trong ý kiến của nhân viên.
Thay vì nghiên cứu hành động của họ, hãy nghiên cứu cảm nhận của họ. Điều này thường tiết lộ những vấn đề lớn hơn đã gây căng thẳng cho nhóm của bạn trong các sprint trước đó.
Đó là ý tưởng cho buổi retrospection "mad, sad, glad". Ở đây, bạn yêu cầu các thành viên tham gia chia sẻ những điều khiến họ cảm thấy bực bội hoặc khó chịu (mad), những điều khiến họ thất vọng (sad), và những điều mang lại niềm vui hoặc tự hào (glad).
14. Retrospective không đồng bộ
Đúng như tên gọi, retroactive không đồng bộ giúp nhóm của bạn thoát khỏi sự khó chịu khi phải lên lịch và gián đoạn công việc. Điều này đặc biệt lý tưởng cho các nhóm phân phối trên nhiều múi giờ.
Ngoài việc cho phép họ tự do trả lời theo thời gian và không gian của riêng mình, phương pháp này còn giúp ý tưởng cá nhân không bị ảnh hưởng bởi ý kiến của đồng nghiệp.
Retro này cho phép nhân viên của bạn tham gia bất cứ khi nào họ muốn. Ví dụ, họ có thể chia sẻ ý tưởng của mình bất cứ lúc nào trong sprint, không chỉ trong phiên 10 phút ngắn ngủi ở đầu. Sau khi mọi người đã chia sẻ ý tưởng của mình, nhóm của bạn sẽ nhóm chúng lại, bỏ phiếu cho những ý tưởng quan trọng nhất, sau đó lập kế hoạch hành động dựa trên những ý tưởng đó.
Tính năng Sprint của Clickup cho phép bạn thiết kế và tự động hóa các chu kỳ sprint nhỏ và toàn diện thông qua việc đánh dấu các ưu tiên, phân công các nhiệm vụ phụ và hơn thế nữa.
15. Những tên cướp biển
Các trò chơi hồi tưởng thú vị như thế này có thể khiến cả nhóm của bạn trở nên hào hứng. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm gặp khó khăn với các định dạng hồi tưởng truyền thống, vì bạn có thể điều chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của nhóm mình.
Hoạt động này được điều hành bởi một "Thuyền trưởng cướp biển" để đảm bảo nhóm luôn đi đúng hướng và vui vẻ. Cách thức hoạt động như sau.
- Mỗi thành viên trong nhóm sẽ nhận được một bản đồ kho báu với các câu hỏi hoặc gợi ý liên quan đến thành tựu và thách thức của nhóm
- Các thành viên trong nhóm thảo luận về câu trả lời của họ và xác định những thành tựu quý giá nhất của họ
- Sau đó, nhóm sẽ lập kế hoạch hành động để duy trì và cải thiện những thành tựu này
16. DAKI
DAKI là viết tắt của Drop, Add, Keep, and Improve (Bỏ, Thêm, Giữ và Cải thiện). Đây là một mô hình mạnh mẽ cho các nhóm agile, giúp họ phản ánh công việc gần đây và xác định các hành động cụ thể cần thực hiện để tiến lên phía trước.
Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng cho nhóm của mình:
- Sử dụng bảng kỹ thuật số, chia thành bốn cột và dán nhãn theo thứ tự: Bỏ, Thêm, Giữ và Cải thiện
- Chỉ định các cột với một chủ đề nếu bạn muốn tập trung phản hồi vào một quy trình, công cụ hoặc quy trình làm việc nhất định
- Yêu cầu nhóm của bạn thêm ít nhất một mục vào mỗi cột
Đây là một cách tuyệt vời để có được những hiểu biết mới bằng cách yêu cầu nhóm của bạn đặt câu hỏi về giá trị của các phương pháp hiện tại và cải tiến chúng.
17. Đánh giá mức độ năng lượng
Retro này là một bài tập phản ánh được thiết kế để hiểu những điểm cao và thấp trong dự án hoặc hoạt động của nhóm bạn. Nó có ba thành phần cốt lõi: Tăng cường năng lượng, Tiêu hao năng lượng và Duy trì năng lượng.
- Tăng cường năng lượng: Nhóm của bạn phản ánh về những khoảnh khắc đã tiếp thêm năng lượng cho họ trong dự án. Đó có thể là những thành công, sự hợp tác tích cực hoặc những trải nghiệm đã thúc đẩy sự nhiệt tình của họ
- Tiêu hao năng lượng: Họ xác định các công việc hoặc hoạt động làm tiêu hao năng lượng của họ. Đây có thể là các công việc lặp đi lặp lại, xung đột hoặc những trải nghiệm khiến họ kiệt sức
- Bảo dưỡng năng lượng: Họ suy ngẫm về các hoạt động giúp duy trì mức năng lượng của mình. Đó có thể là các khoảng nghỉ, tương tác xã hội hoặc những trải nghiệm giúp họ nạp lại năng lượng
Sau khi nắm vững những ý tưởng này, hãy xác định những thực hành hoặc nhiệm vụ nào có thể giúp tái tạo năng lượng cho đội ngũ.
18. Phản hồi kiểu leo núi
Phản hồi Mountain Climber là một mô hình độc đáo để phản ánh hành trình và tiến độ của nhóm bạn. Đây là một hình ảnh ẩn dụ về việc leo lên một ngọn núi, nơi các thành viên trong nhóm phản ánh về kinh nghiệm, thách thức và thành tựu của họ.
Bạn sử dụng một vài câu hỏi để tiến hành retro này. Dưới đây là một ví dụ mà bạn có thể thử với nhóm của mình:
- Cột mốc: Những sự kiện hoặc thành tựu quan trọng nào nổi bật trong hành trình của bạn?
- Khó khăn: Bạn đã gặp những thách thức nào và đã vượt qua chúng như thế nào?
- Chuẩn bị: Bạn đã thực hiện những chuẩn bị hoặc điều chỉnh nào để đảm bảo thành công?
Sử dụng công cụ nhìn lại này, nhóm của bạn có thể có được góc nhìn mới về hành trình của mình, đánh giá cao những thách thức đã vượt qua và mong chờ giai đoạn leo lên tiếp theo.
19. Phân tích SWOT
Là một phương pháp cổ điển từ những năm 1960, phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Mối đe dọa) giúp bộc lộ những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa mà nhóm của bạn nhận thấy.
Từ việc tìm ra động lực thúc đẩy nhóm của bạn đến những yếu tố làm giảm năng suất của họ, hoạt động này là lý tưởng trong quá trình nâng cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
Bạn có thể thực hiện hoạt động này một cách hiệu quả chỉ với sáu bước đơn giản.
- Bắt đầu bằng cách yêu cầu các thành viên trong nhóm phản ánh về sprint hoặc sự kiện hiện tại để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của họ
- Dành khoảng 10 phút cho mọi người ghi chép ý tưởng của mình và phân loại chúng vào các danh mục SWOT phù hợp
- Nhóm các mục có liên quan lại với nhau và thảo luận chung
- Tiến hành một phiên brainstorming để đánh giá tính mới, tính khả thi và tác động của những ý tưởng này
- Cộng tác để xác định các bước hành động cho sprint tiếp theo
- Kết thúc bằng cách bỏ phiếu cho các hành động quan trọng nhất cần triển khai trong tương lai
20. Phản hồi "Ba chú heo con"
Retro này sử dụng câu chuyện cổ tích kinh điển để phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong dự án của bạn.
Bạn yêu cầu các thành viên trong nhóm scrum của mình sắp xếp các quy trình cụ thể của công ty và các hoạt động của bộ phận vào ba cột, mỗi cột đại diện cho một loại "ngôi nhà" khác nhau được xây dựng bởi ba chú lợn con: rơm, gậy và gạch.
- Cột Nhà rơm ghi lại các yếu tố dễ dẫn đến thất bại
- Ngôi nhà bằng que gỗ có những que gỗ chắc chắn hơn cần được nâng cấp
- Cột House of Bricks theo dõi các yếu tố hoạt động như mong đợi mà không cần thay đổi nhỏ hoặc lớn
Cách quản lý các buổi retrospection
Tổ chức các phiên tổng kết cho các nhóm scrum không chỉ đơn thuần là đặt câu hỏi và chuẩn hóa các ý kiến chung. Mặc dù chúng tôi đã trình bày một số ví dụ về tổng kết sprint, nhưng những mẹo sau đây sẽ giúp bạn quản lý chúng một cách hiệu quả.
1. Tạo ra không gian an toàn và sáng tạo
Nhóm của bạn có thể không bày tỏ ý kiến thực sự của mình vì sợ bị dán nhãn là người thiếu nhạy cảm hoặc phi logic. Bạn có nhiệm vụ:
- Tạo môi trường an toàn để nhóm của bạn cảm thấy có thể thoải mái bày tỏ ý kiến
- Ưu tiên an toàn tâm lý
- Đảm bảo một môi trường không có sự phán xét
- Khuyến khích ý kiến sáng tạo thông qua hệ thống thưởng
2. Sử dụng công nghệ để tăng cường sự tham gia
Các công cụ lập kế hoạch sprint và giải pháp quản lý dự án cung cấp một loạt các tính năng theo dõi năng suất và phát triển công việc để giảm thiểu việc tính toán thủ công. Bạn có thể sử dụng thêm các công cụ công nghệ bằng cách:
- Thúc đẩy bảng kỹ thuật số tương tác và tài liệu chia sẻ
- Yêu cầu phản hồi mang tính xây dựng, thời gian thực với bảng trắng ảo
- Tự động tổng hợp ý kiến thành tóm tắt bằng công cụ viết AI
- Mua gói đăng ký phần mềm AI
- Sử dụng công cụ trình bày trực quan để hợp tác nhanh chóng hơn
3. Khơi gợi những cuộc thảo luận có ý nghĩa
Giữ mọi người tập trung vào cuộc thảo luận có thể là một việc khó khăn trong môi trường làm việc hiện đại, nơi khuyến khích làm nhiều việc cùng lúc và làm việc kết hợp. Bạn có thể thay đổi quy tắc này bằng cách:
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm tổ chức các cuộc họp tổng kết
- Mang đến góc nhìn mới mẻ thông qua các chủ đề đa dạng
- Đánh giá thách thức từ quan điểm của trưởng nhóm
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm chủ động tham gia vào quá trình cải tiến liên tục
- Luân phiên giữa các câu hỏi vui nhộn và câu hỏi liên quan đến công việc cụ thể
4. Triển khai các giải pháp có thể thực hiện được
Hãy tập trung phần lớn sự chú ý của bạn vào các giải pháp khả thi giúp các thành viên trong nhóm của bạn luôn chủ động và cảnh giác. Hãy nghĩ đến việc kết hợp:
- Các mục hành động SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn)
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên giữa các bộ phận
- Trách nhiệm là một phần trong DNA của nhóm bạn
- Các vòng lặp theo dõi để theo dõi tiến độ dự án
- Đánh giá giữa sprint để xem xét các hành động đang thực hiện
Tận dụng những ý tưởng hồi tưởng thú vị để thành công trong sprint tiếp theo
Nền tảng Quản lý dự án Agile và Lập kế hoạch Sprint của ClickUp đơn giản hóa cách bạn trích xuất những thông tin hữu ích về quan điểm của nhóm về các dự án hiện đang phát triển.
Tốt hơn nữa, các mẫu lập kế hoạch sprint của ClickUp giúp đơn giản hóa việc thiết kế các sprint dự án phức tạp nhất. Sử dụng các ý tưởng hồi tưởng khác nhau để khuyến khích sự hợp tác và thảo luận cởi mở. Khi động não để tìm ý tưởng mới, bạn có thể làm việc với các bảng trắng có thể tùy chỉnh hoàn toàn để có nhiều tự do sáng tạo hơn.
Bạn cũng có thể xử lý quy trình làm việc của nhóm scrum trong mỗi chu kỳ sprint thông qua các tính năng ấn tượng của ClickUp để tự động ghi chú và lập chương trình họp và chương trình làm việc tổng kết có hỗ trợ AI.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí và tiết kiệm hàng giờ đồng hồ dành cho các công việc hành chính và quản lý dự án. ⏳