Khi nhiều người cùng suy nghĩ về một vấn đề, bạn sẽ có được những giải pháp hiệu quả.
Trong một tổ chức bận rộn phải giải quyết nhiều vấn đề, hãy nghĩ xem sẽ mạnh mẽ như thế nào nếu mọi người cùng nhau hợp tác để tìm ra giải pháp.
Bài tập Start-Stop-Continue là một phương pháp hiệu quả. Tại sao nó lại quan trọng?
Có ba lý do: bạn phải bắt đầu áp dụng các phương pháp tiếp cận sáng tạo, ngừng lãng phí tài nguyên vào các quy trình kém hiệu quả và tiếp tục thực hành các phương pháp thành công để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Cho dù bạn gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch, đổi mới, hiệu quả hoạt động, sự tham gia của nhân viên hay ứng phó với khủng hoảng, câu trả lời nằm ở việc động não và trả lời ba câu hỏi sau.
Nghe có vẻ đơn giản? Thực ra, nó phức tạp hơn một chút, và chúng ta sẽ đi sâu vào ý nghĩa, các thành phần, lợi ích và cách triển khai đúng đắn khung Start-Stop-Continue.
⏱️Tóm tắt 60 giây
- Khung Start-Stop-Continue là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để cải thiện hiệu suất và quy trình của nhóm
- Nó bao gồm ý tưởng về ba khía cạnh: việc cần bắt đầu, việc cần dừng lại và việc cần tiếp tục làm
- Các nhóm có thể triển khai khung công việc này trong 4 bước
- Các mẫu Start-Stop-Continue có thể giúp mang lại cấu trúc và hiệu quả cho hoạt động
Khung Start-Stop-Continue là gì?
Khung Start-Stop-Continue (SSC) là một công cụ phản hồi đơn giản nhưng hiệu quả được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, phát triển cá nhân, quản lý dự án và các bài tập xây dựng nhóm.
Bài tập này được thiết kế để giúp cá nhân hoặc nhóm phản ánh về hành động, hành vi, quy trình hoặc chiến lược của mình bằng cách phân loại chúng thành ba lĩnh vực chính: việc cần bắt đầu làm, việc cần ngừng làm và việc cần tiếp tục làm.
Thu thập phản hồi trung thực không chỉ là một thủ tục hình thức, mà còn là cách thể hiện rằng bạn đánh giá cao ý kiến và ý tưởng của nhân viên. Tuy nhiên, kết quả tốt nhất sẽ đến từ nỗ lực của cả nhóm. Đó là lúc khung Start-Stop-Continue phát huy tác dụng. Khung này giúp nhóm của bạn đoàn kết lại, mọi người cùng đóng góp ý kiến để giải quyết ba khía cạnh:
- Đầu tiên, bạn nên bắt đầu làm gì? Xác định các hoạt động phù hợp nhất với mục tiêu của bạn. Điều này sẽ tạo tiền đề cho các sáng kiến chủ động góp phần vào thành công chung
- Tiếp theo, điều gì cần dừng lại? Tạm dừng các hoạt động không còn mang lại giá trị. Quyết định chiến lược này sẽ giải phóng không gian cho những nỗ lực thực sự quan trọng
- Cuối cùng, bạn nên tiếp tục điều gì? Xác định những hành động giúp bạn hoàn thành công việc khó khăn nhất một cách thầm lặng. Đó là nhận ra và phát huy những gì đã mang lại hiệu quả trong công việc
Với ba bài tập này, bạn có thể tạo ra một lực lượng lao động phát triển và hạnh phúc hơn. Đây là một ngôn ngữ chung, giúp các nhà lãnh đạo và thành viên trong nhóm dễ dàng phân tích và cải thiện hiệu suất.
Các thành phần của buổi đánh giá Start-Stop-Continue
Sau khi đã giải thích lý do tại sao bạn nên bắt đầu, dừng lại và tiếp tục, hãy làm cho các yếu tố này trở nên đơn giản hơn.
Khung Start-Stop-Continue được cấu trúc xoay quanh ba yếu tố khóa giúp cá nhân, nhóm hoặc tổ chức phản ánh về thực tiễn của mình và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Dưới đây là ba yếu tố chính:
Bắt đầu: Những việc cần làm
Tập trung vào việc xác định các hành động, hành vi, chiến lược hoặc sáng kiến mới cần áp dụng để cải thiện hiệu suất, nâng cao hiệu quả hoặc giải quyết các thách thức.
Câu hỏi ví dụ:
- Điều gì còn thiếu để giúp chúng ta đạt được mục tiêu?
- Chúng ta nên áp dụng những thực hành hoặc chiến lược mới nào?
- Chúng ta có thể làm gì khác để cải thiện kết quả?
Bắt đầu bằng cách xác định các sáng kiến, thực tiễn hoặc quy trình mới mà bạn nên áp dụng để tăng năng suất hoặc giải quyết các thách thức mới nổi. Điều này liên quan đến cả khía cạnh kỹ thuật và hành vi.
Ví dụ, giả sử việc phân công công việc trong tổ chức của bạn có thể được cải thiện. Có rất nhiều sự nhầm lẫn và thường xuyên xảy ra việc không hoàn thành công việc đúng hạn. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần áp dụng phần mềm quản lý dự án để cải thiện giao tiếp và theo dõi công việc.
Về mặt hành vi, bắt đầu các bài tập xây dựng nhóm thường xuyên để giúp tổ chức lực lượng lao động hợp tác và nâng cao tinh thần làm việc.
Dừng: Những việc cần ngừng làm
Bài tập này tập trung vào việc xác định các hành động, hành vi hoặc quy trình phản tác dụng hoặc kém hiệu quả cần phải loại bỏ. Bài tập này giúp nhận ra những yếu tố cản trở tiến độ, tạo ra những trở ngại không cần thiết hoặc lãng phí tài nguyên.
Câu hỏi ví dụ:
- Điều gì đang làm chậm tiến độ hoặc gây cản trở cho chúng ta?
- Những hoạt động nào đang lãng phí thời gian hoặc tài nguyên?
- Những hành động hoặc hành vi nào không giúp chúng ta đạt được mục tiêu?
Tiếp theo, loại bỏ các hoạt động hoặc quy trình được coi là không hiệu quả, dư thừa hoặc cản trở tiến độ. Điều này cho phép các nhóm loại bỏ các yếu tố có thể cản trở họ.
Ví dụ, có thể toàn bộ nhóm của bạn đang thực hiện quy trình tạo báo cáo thủ công tốn thời gian. Khóa và chuyển sang hệ thống tự động hóa là chìa khóa ở đây.
Tiếp tục: Những việc cần tiếp tục làm
Xác định các thực tiễn, hành vi hoặc chiến lược đang hoạt động hiệu quả và cần được duy trì hoặc cải thiện. Điều này nhằm củng cố những gì hiệu quả và có lợi, đồng thời đảm bảo rằng các hành động hoặc thực tiễn thành công không bị bỏ qua hoặc từ bỏ.
Câu hỏi ví dụ:
- Những thực hành hoặc chiến lược nào đã mang lại hiệu quả và nên được duy trì?
- Điều gì hiện đang hoạt động tốt mà chúng ta nên tiếp tục làm?
- Chúng ta có thể phát huy những thế mạnh nào để đạt được thành công hơn nữa?
Trong bước này của khung Start-Stop-Continue, bạn nhận ra và củng cố các thực tiễn thành công và hiệu quả để làm cho quy trình trở nên dễ dàng hơn. Điều này liên quan đến việc duy trì các hoạt động đóng góp tích cực vào mục tiêu và kết quả của tổ chức bạn.
Ví dụ: giả sử một kênh truyền thông cụ thể đã đóng góp đáng kể vào việc giữ cho mọi người trong nhóm được thông tin. Kênh này cung cấp khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực và giữ cho mọi người luôn được cập nhật. Ngay cả những nhân viên mới cũng thấy nó cực kỳ dễ sử dụng.
Bạn cần tiếp tục sử dụng nó vì nó mang lại sự minh bạch và hợp tác. Tương tự, nếu các phương pháp quản lý quy trình cụ thể đã mang lại kết quả nhất quán, bạn có thể áp dụng chúng trong các dự án trong tương lai.
Lợi ích của việc sử dụng các buổi đánh giá Start-Stop-Continue
Mục tiêu của việc nhìn lại Start-Stop-Continue là cung cấp phản hồi và bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho các dự án và nỗ lực trong tương lai.
Việc thường xuyên tiến hành đánh giá Start-Stop-Continue giúp nhóm của bạn luôn nhanh nhạy và phản ứng kịp thời với các yêu cầu dự án và thay đổi trong ngành.
Sự nhất quán là chìa khóa ở đây, dẫn đến những lợi ích sau:
- Khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng: Tuân theo định dạng này đảm bảo các thành viên trong nhóm cung cấp phản hồi có thể thực hiện được, giúp định hướng cải tiến hơn nữa. Điều này giúp tránh tập trung quá mức vào những điểm tiêu cực bằng cách nêu bật những điểm đang hoạt động tốt (tiếp tục) và xây dựng tinh thần làm việc
- Khuyến khích ý tưởng mới: Khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa ra ý tưởng hoặc phương pháp mới để làm việc hoặc giải quyết vấn đề (bắt đầu). Cho dù là áp dụng công cụ mới, triển khai kỹ thuật sáng tạo hay giới thiệu quy trình hiệu quả, phương pháp này sẽ thúc đẩy nhóm của bạn tìm ra cách tốt hơn để hoàn thành công việc
- Thúc đẩy cải tiến liên tục: Bằng cách thường xuyên xác định những việc cần bắt đầu và dừng lại, tổ chức có thể liên tục phát triển và đổi mới. Điều này đảm bảo rằng nhân viên luôn suy ngẫm về cách cải thiện công việc của mình và nơi làm việc nói chung. Từ đó, tinh thần phát triển sẽ được xây dựng trong toàn tổ chức
- Cải thiện giao tiếp trong nhóm: Khung hồi tưởng này giúp mọi thành viên trong nhóm bày tỏ suy nghĩ của mình về những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì cần cải thiện. Nó giúp họ hiểu nhau hơn và khiến mỗi người cảm thấy được lắng nghe
- Giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn: Thường xuyên xác định những việc cần ngừng làm — vì đó là những quy trình hoặc hành động không hiệu quả, không đóng góp vào mục tiêu của tổ chức — giúp nhóm tập trung vào các hoạt động có giá trị cao. Tương tự, xác định các hoạt động hoặc phương pháp mới phục vụ mục tiêu của nhóm tốt hơn sẽ cải thiện năng suất tổng thể
- Xây dựng trách nhiệm: Suy ngẫm về những việc nên dừng và bắt đầu sẽ khiến nhân viên có xu hướng chủ động hơn trong việc cải thiện vai trò và nhóm của mình
- Hỗ trợ phương pháp làm việc linh hoạt: Khung Start-Stop-Continue phù hợp với phương pháp làm việc linh hoạt hoặc lặp đi lặp lại. Nó cho phép phản ánh và điều chỉnh thường xuyên trong các chu kỳ ngắn, hỗ trợ điều chỉnh nhanh chóng và cởi mở với sự thay đổi
Ai nên sử dụng khung này và khi nào?
Mặc dù khung hồi cứu Start-Stop-Continue có thể được sử dụng bất cứ lúc nào, nhưng nó đặc biệt hữu ích trong một số đối tượng/kỳ/phiên bản nhất định:
- Tại mỗi cột mốc trong dự án để biết tiến độ công việc
- Vào cuối dự án để ghi lại những kinh nghiệm học được cho các dự án trong tương lai
- Trong các cuộc thảo luận đánh giá hiệu suất
- Trong các cuộc họp nhóm
- Khi triển khai một quy trình mới hoặc một sáng kiến mới
- Trong quá trình thu thập phản hồi về các thách thức cụ thể
- Trong các cuộc thảo luận về cài đặt mục tiêu
- Khi cần giải quyết các vấn đề cụ thể, ví dụ như khoảng cách trong giao tiếp
Sử dụng khung Start-Stop-Continue một cách thường xuyên giúp thúc đẩy quá trình phản ánh liên tục về hiệu suất và chiến lược. Đây là một công cụ linh hoạt có thể được áp dụng bởi nhiều cá nhân và nhóm trong môi trường làm việc. Dưới đây là phân tích chi tiết về đối tượng nên sử dụng:
Trưởng nhóm và quản lý
Các nhà quản lý nhân sự và trưởng nhóm có thể sử dụng khung này để thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm và các bên liên quan về quy trình của nhóm, quy trình công việc của dự án hoặc mục tiêu của bộ phận. Điều này giúp họ hiểu được yếu tố thúc đẩy hiệu suất và những điểm cần điều chỉnh.
Họ cũng có thể sử dụng nó để nhận phản hồi chân thành về phong cách lãnh đạo và phương pháp của mình, từ đó nhận ra những điểm cần cải thiện.
Người giám sát cũng có thể áp dụng phương pháp này trong các cuộc thảo luận riêng với các thành viên trong nhóm để nêu bật những điểm tốt và những điểm cần cải thiện.
Các nhóm
Các nhóm có thể sử dụng khung này để thu thập phản hồi về cách họ làm việc cùng nhau, xác định các điểm nghẽn và cải thiện sự hợp tác. Nó cho phép các thành viên thảo luận về những gì đang hiệu quả, những gì không hiệu quả và những thay đổi cần thiết.
Các nhóm đa chức năng có thể sử dụng khung Start-Stop-Continue để điều chỉnh mục tiêu, làm rõ quy trình và đảm bảo sự hợp tác hiệu quả.
Vào cuối hoặc trong các giai đoạn quan trọng của dự án, các nhóm dự án có thể sử dụng khung này để đánh giá tiến độ, xác định các trở ngại và đề xuất các cải tiến.
Lãnh đạo cấp cao
Các giám đốc điều hành và lãnh đạo cấp cao của tổ chức có thể sử dụng mô hình Start-Stop-Continue để đánh giá hiệu suất tổng thể của tổ chức và quyết định các sáng kiến chiến lược cần thực hiện. Họ cũng có thể áp dụng cách nhìn này để đảm bảo rằng mọi bộ phận đều đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu của tổ chức.
Nhóm nhân sự và huấn luyện viên
Các chuyên gia nhân sự có thể sử dụng khung này để thu thập phản hồi của nhân viên về văn hóa nơi làm việc, quy trình và chính sách. Họ cũng có thể xem xét khung này khi thiết kế quy trình đánh giá hiệu suất cho nhân viên của tổ chức.
Cách triển khai khung Start-Stop-Continue
Để đảm bảo nhóm của bạn thu được lợi ích từ các bài tập Start-Stop-Continue nêu trên, đây là quy trình đơn giản để triển khai khung Start-Stop-Continue.
Bước 1: Bắt đầu với việc đặt mục tiêu rõ ràng
Khi triển khai mô hình Start-Stop-Continue, bạn cần có hướng đi rõ ràng để xác định các phương pháp mới, tiêu chuẩn để đánh giá các phương pháp hiện tại cần ngừng áp dụng và cơ sở để củng cố các phương pháp thành công.
Đó là lúc cài đặt các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART) sẽ giúp ích.
Thay vì đặt mục tiêu chung chung như tăng doanh số, hãy tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Sau đó, đi sâu vào định lượng các mục tiêu này để đánh giá chính xác. Trong quá trình này, hãy huy động tất cả các bên liên quan quan trọng, chẳng hạn như đại diện bán hàng và nhóm tiếp thị.
Và nếu việc thu thập phản hồi thường là một việc khó khăn đối với bạn, hãy cân nhắc sử dụng Mẫu biểu mẫu phản hồi của ClickUp như dưới đây.
Sau khi thu thập và lưu trữ phản hồi, hãy sử dụng chúng để xác định mục tiêu cần phấn đấu. Ví dụ, đây là một mục tiêu được xác định rõ ràng:
Xác định các hành động cần bắt đầu, dừng hoặc tiếp tục trong chiến lược tiếp thị kỹ thuật số của chúng tôi để đạt được mức tăng 25% doanh số cho Sản phẩm X vào cuối quý này.
Đặt mục tiêu cụ thể cho nhóm để giúp các nhóm của bạn liên tục cải thiện trong việc đạt được mục tiêu. Và nếu theo dõi mục tiêu là điều mà nhóm của bạn thường gặp khó khăn, thì Clickup Goals sẽ giúp ích cho bạn.
Sau khi xác định các lĩnh vực cần cải thiện (Bắt đầu), các hành động cần ngừng (Dừng) và các thực tiễn cần tiếp tục (Tiếp tục), ClickUp Goals cho phép bạn chuyển những hiểu biết này thành các mục tiêu cụ thể của nhóm.
Ví dụ: nếu 'cải thiện kênh truyền thông' được xác định là sáng kiến bắt đầu, hãy đặt mục tiêu trong ClickUp để nâng cao hiệu quả truyền thông của nhóm.
Nó cũng cho phép bạn hình dung và theo dõi nhiều mục tiêu trong một bảng điều khiển. Kiểm soát tất cả các mục tiêu quan trọng của bạn bằng các mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động.
Bước 2: Chọn mẫu Start-Stop-Continue
Bây giờ bạn đã đặt mục tiêu cụ thể, đã đến lúc thu thập phản hồi của nhóm một cách rõ ràng.
Mặc dù bạn có thể sử dụng các bảng tính Excel và tài liệu Word, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên khám phá một số mẫu Start-Stop-Continue tốt nhất để phân loại, phân tích và phân công công việc. Và đừng quên hình ảnh trực quan giúp bạn dễ dàng cung cấp phản hồi và hiểu rõ mọi lĩnh vực.
Tuy nhiên, điều quan trọng là chọn mẫu Start-Stop-Continue phù hợp, tập trung vào các yếu tố sau:
- Hiển thị rõ ràng bằng cách sử dụng hàng, danh mục và các yếu tố như ghi chú dán
- Thiết kế thân thiện với người mới bắt đầu để đảm bảo nhóm của bạn dễ dàng thích nghi với mô hình phản hồi
- Khả năng thích ứng với các tình huống kinh doanh khác nhau, từ loại bỏ các điểm nghẽn đến cải thiện giao tiếp và đào tạo nhân viên mới
- Thiết kế trực quan giúp tạo/lập kế hoạch và phân công công việc dễ dàng
- Khả năng chuyển đổi dữ liệu thu thập được thành tài nguyên có giá trị, chẳng hạn như hướng dẫn thực hành
Mặc dù bạn có thể tìm thấy nhiều tùy chọn đáp ứng một hoặc một số lĩnh vực, nhưng mẫu Start-Stop-Continue của Clickup bao gồm tất cả những gì được đề cập ở trên và hơn thế nữa!
Chỉ với một cái nhìn vào toàn bộ bảng, bạn có thể hiểu rõ những gì có lợi và những gì không. Mẫu này vượt xa những kiến thức cơ bản, cung cấp chế độ xem toàn diện về các hoạt động cốt lõi của nhóm bạn thông qua dữ liệu có giá trị.
Hãy lấy một tình huống giả định là bạn có kế hoạch cải thiện chiến lược tạo/lập nội dung và tiếp thị. Sử dụng mẫu, xác định và đề cập đến những điều sau:
- Bắt đầu khám phá việc tạo/lập nội dung video: Để đáp ứng xu hướng tiêu thụ video ngày càng tăng, hãy bắt đầu triển khai nội dung video vào chiến lược của bạn. Đề xuất này sẽ khiến người ta nghĩ đến một ý tưởng về một đoạn phim ngắn hoặc nội dung video ngắn hướng đến hành động. Trước khi bạn nhận ra, bạn sẽ có nhiều ghi chú dán với những ý tưởng sáng tạo
- Ngừng sử dụng một từ khóa cụ thể: Nếu bạn nhận thấy một từ khóa cụ thể không còn phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn hoặc không mang lại hiệu quả tốt trong kết quả tìm kiếm, có lẽ đã đến lúc ngừng nhấn mạnh từ khóa đó. Đồng thời, một số cụm từ hoặc từ khóa khác không thu hút sự chú ý sẽ xuất hiện. Khi bạn biến nó thành một bài tập nhóm, bạn sẽ nhanh chóng nhận được tất cả các kết quả này.
- Tiếp tục tận dụng các bài đăng blog hấp dẫn: Nếu nhóm của bạn liên tục sản xuất nội dung blog nhận được phản hồi tích cực, việc tiếp tục chiến lược thành công này là rất quan trọng. Để phát huy thành quả đó, các thành viên trong nhóm của bạn cũng có thể đề xuất các chủ đề thu hút sự tham gia liên tục. Do đó, bạn sẽ biết cần sản xuất và đăng tải thêm những nội dung nào
Như chúng ta thấy ở trên, mẫu này không chỉ giúp đưa ra ý tưởng mà còn cung cấp cho nhóm của bạn không gian để suy nghĩ và phát triển ý tưởng của người khác.
Bước 3: Tiến hành phiên brainstorming để điền vào mẫu
Mẫu Start-Stop-Continue không chỉ là một cuộc khảo sát để thu thập phản hồi. Mục đích chính là thu thập ý kiến từ cuộc thảo luận tập thể và cải thiện hiệu suất của nhóm bạn.
Đó là lúc tổ chức một phiên brainstorming, nơi các nhóm khác nhau đưa ra quan điểm của mình để đi đến một kết luận chung sẽ hữu ích.
Ví dụ, một số thành viên có kinh nghiệm có thể hài lòng với các công cụ hiện có, cho dù là để quản lý dự án, phân tích dữ liệu hay các công việc khác. Tuy nhiên, các thành viên khác trong nhóm, đặc biệt là nhân viên mới, có thể gặp khó khăn trong việc nắm bắt các công cụ này một cách hiệu quả.
Điều gì sẽ xảy ra nếu những lo ngại này không được đưa ra trực tiếp cho bạn? Thay vì để nhân viên âm thầm rời bỏ tổ chức, điều quan trọng là khuyến khích họ bày tỏ suy nghĩ của mình. Thu thập phản hồi giúp bạn khám phá các giải pháp thay thế tốt hơn hoặc triển khai đào tạo để đơn giản hóa công việc.
Mặc dù phòng họp và Google Meets phù hợp để thu thập phản hồi, nhưng việc có một công cụ giúp truyền đạt, điều phối và kết nối các nhóm ảo và tại văn phòng một cách trực quan là rất quan trọng, đặc biệt là khi tình huống làm việc từ xa tiếp tục gia tăng.
Bảng trắng ClickUp cung cấp một không gian hoàn hảo để hợp tác dự án và thảo luận ý tưởng trơn tru trong thời gian thực.
Giả sử nhóm của bạn đang thiết kế một chiến dịch tiếp thị mới. Sử dụng không gian này để thu thập ý tưởng và hình dung chiến lược chiến dịch của bạn. Bạn sẽ thích cách các thành viên trong nhóm phác thảo ý tưởng, thêm hình ảnh và ghi chú dán với suy nghĩ của họ, đồng thời hợp tác phát triển ý tưởng của nhau.
Vậy nên, nếu các chuyên gia marketing hàng đầu của bạn đang ở cách xa nửa vòng trái đất, đừng lo lắng. Hãy nhanh chóng tập hợp những ý tưởng tốt nhất với các công cụ phù hợp.
Phần hay nhất là gì? Bạn có thể chuyển những ý tưởng trên bảng trắng thành nhiệm vụ trong ClickUp ngay lập tức, kèm theo mô tả nhiệm vụ được viết bằng AI!
Bước 4: Kế hoạch hành động sau khi phân tích phản hồi
Bây giờ bạn đã nắm được những điểm chính, đã đến lúc lập kế hoạch hành động thực tế để giải quyết những phản hồi này. Để làm việc này một cách hiệu quả, hãy xác định rõ những điểm quan trọng từ phiên brainstorming — những thách thức, cơ hội hoặc xu hướng.
Dưới đây là một số ví dụ để hiểu rõ hơn về điều này:
Bắt đầu
Phản hồi: Các thành viên trong nhóm của bạn muốn tổ chức các phiên brainstorming thường xuyên để tăng cường sự hợp tác.
Kế hoạch hành động: Lên lịch các cuộc họp brainstorming hàng tuần để khuyến khích chia sẻ ý tưởng và hợp tác. Để đảm bảo nhóm của bạn đưa ra những ý tưởng tốt nhất, hãy sử dụng một công cụ cho phép họ thảo luận ý tưởng với nhau ngay lập tức, từ bất kỳ đâu.
ClickUp Whiteboards là một không gian khơi dậy sự sáng tạo. Với các ghi chú dán và kết nối, bạn đảm bảo mọi ý tưởng đều có không gian và sự chú ý cần thiết.
Dừng
Phản hồi: Việc sử dụng một công cụ giao tiếp cụ thể đang gây ra sự nhầm lẫn và cản trở sự hợp tác.
Kế hoạch hành động: Ngừng sử dụng công cụ giao tiếp hiện tại của bạn. Tìm kiếm một công cụ như ClickUp Chat giúp bạn giao tiếp minh bạch, theo thời gian thực và không đồng bộ.
Bắt đầu trò chuyện từ bất kỳ công việc nào để các cuộc hội thoại luôn có bối cảnh. Đánh dấu cá nhân hoặc nhóm để đảm bảo bạn đưa ra hướng dẫn chính xác với các tính năng như @đề cập và sử dụng AI để tóm tắt các chủ đề để không ai bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Tiếp tục
Phản hồi: Các thành viên trong nhóm đánh giá cao việc cập nhật tiến độ hàng tuần hiện đang được thực hiện. Kế hoạch hành động: Duy trì việc cập nhật tiến độ hàng tuần. Xem xét cải thiện định dạng dựa trên các đề xuất cụ thể để làm cho các bản cập nhật trở nên thông tin hơn và hấp dẫn hơn.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem toàn diện về mọi hoạt động tại nơi làm việc của bạn.
Các thẻ có thể tùy chỉnh cũng giúp bạn cung cấp loại thông tin bạn cần. Khi tiến độ được theo dõi chính xác, điều tiếp theo sẽ là gì? Đó là sự hợp tác.
Bạn cũng có thể tạo mẫu báo cáo để tiết kiệm thời gian cho bản thân và nhóm của mình khỏi phải tạo lại báo cáo mỗi tuần. Sử dụng mẫu báo cáo hàng tuần nêu rõ công việc, bộ phận và loại công việc.
Dưới đây là một ví dụ hữu ích:
Tất nhiên, bạn cũng có thể tận dụng ClickUp Brain, trợ lý AI được tích hợp vào nền tảng ClickUp, để tạo các bản cập nhật tự động và báo cáo tiến độ.
Vì vậy, kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của bạn sẽ như sau:
- Hành động ngay lập tức: Bắt đầu lên lịch các phiên brainstorming hàng tuần và truyền đạt sự thay đổi trong các công cụ giao tiếp
- Hành động trung hạn: Thu thập phản hồi về công cụ giao tiếp mới sau một tháng và điều chỉnh nếu cần. Cải thiện định dạng cập nhật tiến độ
- Hành động dài hạn: Theo dõi tác động của các thay đổi trong quý tới, thu thập phản hồi liên tục và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp
Đảm bảo bạn liên tục theo dõi tiến độ khi thực hiện các kế hoạch hành động. Tuy nhiên, chỉ theo dõi thôi là chưa đủ. Mẫu bài học kinh nghiệm sẽ giúp bạn ghi chép và phân tích những thành công và thất bại của dự án ở mọi thời điểm.
Ví dụ về bài tập Start-Stop-Continue
Đánh giá Start-Stop-Continue thường xuyên giúp nhóm của bạn có cái nhìn sắc sảo để xác định các lĩnh vực cụ thể cần cải thiện trong quy trình của bạn.
a. Giao tiếp trong nhóm
Ví dụ, hãy xem xét một tình huống trong đó nhóm của bạn phụ thuộc rất nhiều vào giao tiếp qua email. Từ góc độ lãnh đạo, bạn có thể coi đây là một cách hiệu quả để truyền đạt thông tin.
Tuy nhiên, thông qua đánh giá Start-Stop-Continue, thành viên nhóm có thể bày tỏ lo ngại về sự chậm trễ và những hiểu lầm có thể xảy ra do sử dụng email, đặc biệt là đối với các vấn đề khẩn cấp.
Dưới đây là cách một thành viên trong nhóm có thể chỉ ra lỗ hổng này bằng cách sử dụng khung Start-Stop-Continue:
- Bắt đầu sử dụng nền tảng hợp tác cung cấp cập nhật thường xuyên
Phản hồi: "Tôi nhận thấy rằng các cập nhật quan trọng và tin nhắn khẩn cấp thường bị chôn vùi trong các chủ đề email. Sử dụng một nền tảng cộng tác như ClickUp, Slack hoặc Microsoft Teams sẽ hiệu quả hơn. Các công cụ này cung cấp nguồn cấp dữ liệu thời gian thực, giúp bạn không bỏ lỡ tin nhắn khẩn cấp và nhóm luôn được cập nhật mà không cần phải lọc qua hàng loạt email. "
- Ngừng sử dụng email cho các nhu cầu liên lạc khẩn cấp
Phản hồi: "Email không phải là phương tiện tốt nhất cho các vấn đề khẩn cấp. Các tin nhắn quan trọng dễ bị bỏ qua hoặc mất trong hộp thư đến đông đúc. Chúng ta nên xem xét ngừng sử dụng email cho các liên lạc khẩn cấp và khuyến khích nhóm sử dụng tin nhắn tức thời trên nền tảng cộng tác cho các vấn đề cần xử lý gấp. "
- Tiếp tục tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên để làm rõ hơn về các dự án
Phản hồi: "Tôi đánh giá cao các cuộc họp nhóm thường xuyên của chúng tôi; chúng tạo ra không gian để thảo luận và làm rõ các dự án. Hãy tiếp tục thực hành này vì nó đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm. Tuy nhiên, chúng ta có thể sử dụng các cuộc họp này để giải quyết những thách thức gặp phải do giao tiếp qua email và tìm cách chuyển đổi sang nền tảng hợp tác một cách suôn sẻ hơn. "
Đó chỉ là một ví dụ về cách khung Start-Stop-Continue giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Với khung công việc này, bạn có thể giải quyết các vấn đề về công nghệ lỗi thời hoặc chưa được sử dụng hiệu quả, khoảng cách trong dịch vụ khách hàng, chiến lược phát triển sản phẩm, v.v.
Hãy xem thêm một số tình huống khác để hiểu rõ hơn về điều này.
b. Quản lý thời gian
Một nhóm tiếp thị luôn phải đối mặt với những thách thức trong việc đáp ứng thời hạn dự án và nhận thấy hiệu quả của các chiến dịch truyền thông xã hội của họ đang giảm sút.
Bằng cách áp dụng quy trình Start-Stop-Continue, họ có thể:
- Tiếp tục các phiên brainstorming hàng tuần và cam kết tiếp tục phương pháp hợp tác này
- Bắt đầu sử dụng công cụ mạng xã hội để cải thiện kế hoạch và thực thi
- Ngừng lãng phí thời gian vào phân tích dữ liệu thủ công vì điều này cản trở hiệu quả công việc
- Bắt đầu tìm kiếm một công cụ phân tích tự động để tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc ra quyết định chiến lược hơn
Kết quả của những điều chỉnh này là các thành viên trong nhóm cảm thấy có động lực để bắt đầu công việc. Công cụ lập lịch mạng xã hội mới mà họ quyết định áp dụng giúp giảm bớt khối lượng công việc và phù hợp với các phương pháp hay nhất trong ngành.
c. Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên
Giả sử công ty của bạn đang phải đối mặt với tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc cao. Trong tình huống này, ai là người tốt nhất để tham khảo ý kiến ngoài những nhân viên đã quyết định ở lại? Bộ phận Nhân sự quyết định tiến hành khảo sát những nhân viên này.
Họ có thể đề xuất các nội dung sau:
- Tiếp tục cung cấp các chương trình cố vấn và cài đặt các mục tiêu giao tiếp phù hợp
- Bắt đầu loạt video để cải thiện hướng dẫn sử dụng
- Bắt đầu bữa trưa chào mừng hàng tháng, nơi tất cả nhân viên mới có thể gặp gỡ các lãnh đạo công ty và nghe về mục tiêu và thành tựu của tổ chức
- Ngừng sử dụng các phiên ghi lại để giới thiệu nhân viên mới, vì chúng đã lỗi thời và làm giảm sự tham gia của nhân viên
Bạn áp dụng những thay đổi này và nhận thấy rằng việc tích hợp nhân viên vào văn hóa doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết
d. Hiệu quả dự án
Hãy xem xét một nhóm dự án đang làm việc trong một dự án phát triển phần mềm áp dụng khung Start-Stop-Continue để phản ánh hiệu suất của họ sau khi hoàn thành một dự án lớn hoặc một sprint.
Bằng cách sử dụng khung Start-Stop-Continue, nhóm dự án có thể xác định các hành động cụ thể để cải thiện năng suất, tăng cường giao tiếp và tối ưu hóa quy trình. Ví dụ:
- Bắt đầu các cuộc họp hàng ngày và sử dụng thử nghiệm tự động để cải thiện hiệu quả và chất lượng
- Đừng trì hoãn việc xem xét mã và làm phức tạp câu chuyện của người dùng để giảm bớt tắc nghẽn
- Tiếp tục tập trung vào việc lập tài liệu rõ ràng, duy trì các phương pháp Agile và thu thập phản hồi của người dùng để đảm bảo thành công của dự án
Sự phản ánh có cấu trúc này giúp nhóm giải quyết điểm yếu, phát huy điểm mạnh và điều chỉnh cách tiếp cận trong giai đoạn tiếp theo của dự án.
Hãy cùng tìm hiểu cách các nhóm khác sử dụng khung Start-Stop-Continue để cải thiện hoạt động của mình.
| Phòng ban | Bắt đầu | Dừng | Tiếp tục |
| Nhóm Phát triển Sản phẩm | Kết hợp các cuộc phỏng vấn khách hàng để hiểu rõ hơn nhu cầu của họ | Chỉ dựa vào nghiên cứu thị trường thứ cấp để đổi mới sản phẩm | Chu kỳ kiểm tra sản phẩm hàng tuần để đảm bảo chất lượng |
| Phòng Nhân sự | Xây dựng quy trình onboarding vững chắc hơn cho nhân viên mới | Tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển định kỳ | Tổ chức các sự kiện gắn kết nhân viên hàng năm |
| Nhóm Tiếp thị | Sử dụng phân tích dữ liệu cho chiến lược tiếp thị | Thực hiện các chiến dịch truyền thông xã hội chung chung | Tiếp thị nội dung thông qua các bài đăng trên blog và bản tin |
| Dịch vụ khách hàng | Triển khai tính năng trò chuyện trực tiếp để trả lời ngay các truy vấn của khách hàng | Chỉ sử dụng email làm phương thức liên lạc với khách hàng | Các phiên đào tạo thường xuyên để nâng cao kỹ năng dịch vụ khách hàng |
| Phòng Công nghệ Thông tin | Các phiên đào tạo thường xuyên về an ninh mạng cho tất cả nhân viên | Sao lưu dữ liệu thủ công | Bảo trì định kỳ và khắc phục sự cố |
Mỗi ví dụ này minh họa cách sử dụng khung Start-Stop-Continue để phát triển chiến lược cải tiến. Điều chỉnh chúng theo tiêu chuẩn ngành và cấu trúc tổ chức của bạn để đạt được lợi ích tối đa.
Thực hiện các bài tập Start-Stop-Continue với ClickUp
Khung Start-Stop-Continue khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục, sự rõ ràng và hợp tác trong môi trường làm việc.
Bằng cách khuyến khích phản ánh thường xuyên, bài tập này giúp các nhóm và cá nhân làm việc hiệu quả hơn, giải quyết thách thức và duy trì các thực tiễn thành công, tất cả đều góp phần vào thành công và tăng trưởng lâu dài.
Một giải pháp tất cả trong một như ClickUp giúp bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả với các tính năng cài đặt mục tiêu, động não, theo dõi tiến độ và hơn thế nữa.
Nếu bạn cảm thấy hứng thú và muốn biết thêm về cách ClickUp giúp bạn hợp lý hóa quy trình, hãy liên hệ với nhóm của chúng tôi ngay hôm nay!