Phần lớn quá trình phát triển phần mềm agile là lặp đi lặp lại. Đôi khi, bạn có cảm giác như dự án không bao giờ kết thúc! Nhưng chắc chắn, nhóm của bạn sẽ vượt qua vạch đích thành công. Thay vì chỉ đơn giản là chuyển sang dự án tiếp theo, phương pháp agile yêu cầu các cuộc họp tổng kết để phân tích những gì đã làm tốt và những gì cần thay đổi cho lần tiếp theo. Tất cả là để tinh chỉnh quy trình và công việc của bạn nhằm tăng cường sự gắn kết trong nhóm và chất lượng công việc.
Giống như bất kỳ quy trình nào trong một nhóm agile, nhìn lại cũng cần có cấu trúc. Nếu bạn chưa thử, kỹ thuật nhìn lại bằng thuyền buồm là một kỹ thuật thực sự mang tính cách mạng. Kỹ thuật này không chỉ làm cho việc nhìn lại trở nên hấp dẫn hơn mà còn cung cấp một phép ẩn dụ trực quan rõ ràng để giúp các nhóm điều hướng sự phức tạp của một dự án. 🛥️
Cho dù bạn là Scrum master, chủ sở hữu sản phẩm hay thành viên của một nhóm agile, sailboat retrospective sẽ giúp bạn xác định rủi ro tiềm ẩn, ăn mừng những thành công trong sprint vừa qua và đặt mục tiêu cho sprint tiếp theo. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích sailboat retrospective là gì và cung cấp các mẹo để thực hành các kỹ thuật retrospective trong ClickUp.
Sailboat Retrospective là gì?
Các nhóm phát triển phần mềm Agile sử dụng phương pháp tổng kết bằng thuyền buồm để phản ánh về các sprint hoặc giai đoạn dự án trong quá khứ. Tổng kết là nghi thức Agile cuối cùng mà các quản lý dự án giám sát để cải thiện chất lượng của các dự án trong tương lai. Mục tiêu của bất kỳ tổng kết nào là cải tiến liên tục. Sau tất cả, sẽ dễ dàng hơn để làm tốt hơn trong lần tiếp theo nếu bạn biết những điều cần tránh.
Mặc dù bạn có thể sử dụng bất kỳ kỹ thuật nhìn lại nào bạn thích, phương pháp thuyền buồm khác biệt vì nó sử dụng hình ảnh ẩn dụ về một chiếc thuyền buồm đang hành trình. Phương pháp này ít khô khan hơn các kỹ thuật nhìn lại khác và mang đến cho nhóm Scrum của bạn một cách thú vị để hình dung tiến độ, thách thức và hướng đi trong tương lai.
Trong một cuộc tổng kết thuyền buồm, bạn tưởng tượng dự án như một chiếc thuyền buồm đang tiến về một mục tiêu chung. Trong phiên, các thành viên nhóm sử dụng ghi chú dán để viết ra suy nghĩ của họ về từng thành phần của chiếc thuyền buồm, sau đó bạn dán chúng lên bảng trắng và cùng nhau xem xét. Quá trình này khuyến khích brainstorming và thảo luận cởi mở, kết thúc bằng một danh sách các mục hành động hữu ích cho các sprint trong tương lai.
Phương pháp nhìn lại bằng thuyền buồm có thể quá trừu tượng đối với một số nhóm, nhưng nhiều nhà quản lý dự án thích cách thức này vì nó giúp phá vỡ băng giá một cách thú vị, đồng thời giúp nhóm thống nhất về các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này thú vị hơn nhiều so với việc nhìn chằm chằm vào một bức tường đầy văn bản khô khan trong hai giờ, phải không?
Các thành phần của một buổi retrospection thuyền buồm
Phản hồi thuyền buồm là một công cụ quản lý dự án linh hoạt hữu ích. Vì sử dụng phép ẩn dụ, các nhóm sẽ dễ dàng suy nghĩ chín chắn hơn về các sprint trong tương lai. Trong một phiên, nhóm của bạn sẽ ghi lại suy nghĩ của họ về từng thành phần của thuyền buồm, sau đó bạn sẽ sử dụng để lập bản đồ cho các dự án trong tương lai.
Mục tiêu
Mục tiêu của một cuộc tổng kết thuyền buồm đại diện cho điểm đến. Hãy nghĩ về nó như chữ "X" trên bản đồ hải tặc. Một số nhóm gọi đây là "hòn đảo" mà thuyền buồm của bạn muốn đến. Mục tiêu có thể là bất cứ điều gì, từ kết thúc một sprint đến hoàn thành một giai đoạn dự án quan trọng. Điều quan trọng là bạn chọn một cột mốc quan trọng để nhóm hướng tới. 🌻
Gió (hoặc cánh buồm)
Gió hoặc cánh buồm tượng trưng cho những lực tích cực đưa thuyền buồm của bạn đến gần hơn với đích đến. Điều này bao gồm tất cả những thành công, điểm mạnh và điều kiện thuận lợi đã tác động tích cực đến sprint hoặc giai đoạn dự án vừa qua. Nó có thể bao gồm những thứ như chứng chỉ chuyên môn, tăng ngân sách cho bộ phận hoặc có thể thuê ngoài một phần khối lượng công việc của nhóm bạn.
Điểm neo
Trong một cuộc tổng kết thuyền buồm, neo đại diện cho những thách thức hoặc trở ngại làm chậm tiến độ của nhóm. Neo là bất cứ điều gì cản trở tiến độ của bạn, như vấn đề giao tiếp hoặc giới hạn tài nguyên.
Những thách thức
Đá là những rủi ro tiềm ẩn hoặc những thách thức có thể dự đoán trước trên đường đi của thuyền buồm. Trong khi bạn nhìn vào mỏ neo ở thì quá khứ, đá nhìn về phía trước và yêu cầu nhóm chủ động lập kế hoạch cho các vấn đề đã biết. Mục tiêu là giảm thiểu tác động của chúng đối với sprint tiếp theo. Đá có thể bao gồm những thay đổi về quy định hoặc giới hạn tài nguyên liên tục.
Mặt trời
Cuối cùng, mặt trời đại diện cho các mục tiêu của nhóm ngoài mục tiêu chính. Yếu tố này thêm một lớp động lực và cảm hứng, tập trung vào các mục tiêu và tầm nhìn dài hạn của nhóm. Trọng tâm ở đây là xác định những điều tốt đẹp đã đạt được từ dự án, như sản phẩm được cải thiện hoặc phản hồi tích cực từ khách hàng. Điều quan trọng là kết thúc bằng ghi chú này để nhóm của bạn có thể hình dung giá trị của công việc khó khăn mà họ đã làm.
Thực hiện buổi retrospection thuyền buồm
Sẵn sàng thực hiện một buổi tổng kết thuyền buồm với toàn bộ nhóm của bạn chưa? Tin tốt là bạn không cần phải tự tạo hình ảnh. Chúng tôi có thể là phần mềm quản lý dự án được yêu thích nhất trên thế giới, nhưng ClickUp còn bao gồm hàng trăm mẫu miễn phí cho mọi nhu cầu của bạn, bao gồm cả tổng kết nhanh.
Chỉ cần mở mẫu ClickUp Sailboat trong cuộc họp nhóm và bạn đã sẵn sàng bắt đầu. Bắt đầu bằng cách mời tất cả nhân viên tham gia cuộc họp tổng kết và cùng nhau thực hiện quy trình này:
- Đặt mục tiêu: Quyết định một điểm đến hoặc cột mốc cụ thể. Nếu bạn đã thiết lập trong ClickUp, mục tiêu này có thể sẽ xuất phát từ Mục tiêu ClickUp của bạn
- Thu thập vật tư: Mỗi con thuyền đều cần vật tư trước khi bắt đầu một chuyến hành trình dài, phải không? Trong giai đoạn này, bạn trò chuyện về các nguồn lực và vật tư cần thiết để hỗ trợ mục tiêu của mình. Đó có thể bao gồm nhân sự, giấy phép phần mềm và các thiết bị cần thiết khác
- Kiểm tra thời tiết: Bạn có thể mong đợi biển lặng hay sóng gió, nước nguy hiểm? Giai đoạn này của retro thuyền buồm xem xét các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình thực hiện. Mẫu ClickUp Sailboat tích hợp với chế độ xem Lịch ClickUp để cung cấp cho bạn một bản tóm tắt nhanh về hành trình của bạn để bạn có thể lập kế hoạch phù hợp
- Xây dựng lộ trình: Với mục tiêu và lịch trình trong tay, đã đến lúc xây dựng lộ trình cùng nhóm của bạn. Trong bước này, bạn sẽ quyết định dòng thời gian và hình dung chúng bằng các công cụ như chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp
- Chuẩn bị thuyền: Bất kỳ tàu thuyền nào có thể ra khơi đều cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ra khơi. Trong giai đoạn này của retro thuyền buồm, bạn sẽ lập bản đồ các công việc, người được giao và bất kỳ yếu tố thiết yếu nào khác để hỗ trợ sprint tiếp theo của bạn
- Đặt buồm: Cuối cùng, nhóm của bạn đã sẵn sàng cho chuyến hành trình lớn tiếp theo. Ở giai đoạn này, các quản lý dự án tiếp tục hoàn thiện dự án, công việc, tài liệu và quy trình làm việc để đạt được kết quả dự án tốt hơn
Cuối cùng, phép ẩn dụ thú vị này sẽ giúp bạn tổ chức công việc, lập kế hoạch cho các vấn đề trong tương lai và thống nhất một tầm nhìn chung. Vì mẫu tổng kết thuyền buồm này giúp tập hợp tất cả công việc của bạn vào một nền tảng năng động, việc thực hiện tổng kết thuyền buồm của bạn chỉ đơn giản như vài cú nhấp chuột. 🚣♀️
Khái niệm về Retrospective thuyền buồm trong khung Scrum
Phương pháp retro thuyền buồm nghe có vẻ thú vị hơn nhiều so với phiên brainstorming retro sprint thông thường, nhưng nó phù hợp với khung Scrum như thế nào?
Phương pháp thuyền buồm có thể sáng tạo hơn các buổi retro khác, nhưng nó phù hợp với nguyên tắc Scrum vì:
- Khả năng thích ứng: Sailboat retros khuyến khích các nhóm phản ánh về hiệu suất trong quá khứ (gió và neo) và dự đoán những thách thức trong tương lai (đá), điều này rất cần thiết cho bản chất luôn thích ứng của quản lý dự án Scrum
- Hợp tác: Kỹ thuật nhìn lại này thúc đẩy giao tiếp cởi mở vì tất cả thành viên trong nhóm đều có quyền phát biểu ý kiến về những điều cản trở nhóm và những điều đã diễn ra tốt đẹp. Điều này hoàn toàn phù hợp với sự nhấn mạnh của Scrum vào tinh thần đồng đội mạnh mẽ
- Định hướng mục tiêu: Tập trung vào mục tiêu chung (hoặc điểm đến, nếu chúng ta theo phép ẩn dụ thuyền buồm) phù hợp với trọng tâm của Scrum là mang lại giá trị trong khi đạt được các mục tiêu sprint
May mắn thay, quy trình retro thuyền buồm không khác biệt nhiều nếu bạn tuân theo khung làm việc Scrum:
- Tiến hành đánh giá sprint: Đánh giá kết quả và sản phẩm của sprint gần nhất với nhóm
- Tiến hành tổng kết dự án bằng mẫu thuyền buồm: Hình dung toàn bộ dự án bằng mẫu thuyền buồm của ClickUp. Yêu cầu nhóm viết ý kiến của họ lên giấy dán ghi chú cho gió, neo, đá và mặt trời. Cùng nhau xem lại tất cả để tóm tắt những hiểu biết quan trọng và bài học kinh nghiệm
- Xác định các mục hành động: Huy động các ý tưởng của bạn bằng cách quyết định các mục hành động vào cuối cuộc họp. Nhập các mục hành động vào ClickUp cùng với người được giao, ghi chú và ngày đáo hạn để giữ cho sprint tiếp theo đi đúng hướng
Phản hồi theo mô hình thuyền buồm so với các loại phản hồi khác
Phản hồi về thuyền buồm là một cách thú vị và ẩn dụ để thực hiện phân tích sau dự án, nhưng đây chắc chắn không phải là cách duy nhất để xem xét tiến độ dự án. Đây là một trong nhiều định dạng phản hồi sprint tiềm năng, mỗi định dạng có một cách tiếp cận khác nhau:
- Thuyền buồm vs. Sao biển: Phân tích hồi cứu sao biển phân loại phản hồi thành năm nhóm: Bắt đầu, Dừng lại, Tiếp tục, Làm nhiều hơn và Làm ít hơn. Đây là một khung phân loại phản hồi từ nhóm, khách hàng và các bên liên quan khác, có thể hữu ích. Tuy nhiên, thuyền buồm là một cách tiếp cận trực quan và ẩn dụ hơn, giúp nhóm của bạn dễ dàng tham gia vào quá trình phân tích hồi cứu hơn
- Thuyền buồm so với 4 L: 4 L là viết tắt của Liked (Thích), Learned (Học được), Lacked (Thiếu) và Longed For (Mong muốn). Giống như một chiếc thuyền buồm, nó tập trung vào cảm xúc và trải nghiệm cá nhân. Tuy nhiên, thuyền buồm hữu ích hơn vì nó cũng xem xét các yếu tố bên ngoài (gió và neo) ảnh hưởng đến nhóm, mang đến cho bạn chế độ xem toàn diện hơn về môi trường dự án
- Thuyền buồm so với Mad Sad Glad: Mad Sad Glad là một phương pháp tổng kết tập trung hơn vào cảm xúc, liệt kê cảm xúc của các thành viên trong nhóm về một dự án. Phương pháp tổng kết thuyền buồm cũng tính đến cảm xúc, nhưng chủ yếu tập trung vào các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án và rủi ro trong tương lai. Phương pháp này tập trung vào kinh doanh hơn là cảm xúc của một người cảm thấy buồn vì dự án đã kết thúc
Tại sao các nhà quản lý dự án chọn phương pháp tổng kết bằng thuyền buồm?
Cách tiếp cận nhìn lại phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp của bạn. Mặc dù vậy, ngày càng nhiều quản lý dự án đang chuyển sang phương pháp nhìn lại thuyền buồm vì những lý do sau:
- Rất trực quan: Ẩn dụ thuyền buồm dễ hiểu, giúp tăng cường sự tham gia và tương tác
- Toàn diện: Chúng tôi thích phương pháp tổng kết bằng thuyền buồm vì, không giống như các kỹ thuật tổng kết khác, phương pháp này cung cấp chế độ xem toàn diện hơn về các dự án và phân tích toàn diện hơn
- Tập trung vào phản hồi: Hầu hết nhân viên cảm thấy cách tiếp cận ẩn dụ, thú vị này ít đáng sợ hơn các phương pháp nhìn lại khác. Trong thực tế, điều này khiến mọi người dễ chia sẻ những thách thức và rủi ro mà họ có thể không chia sẻ nếu không có phương pháp này
- Linh hoạt: Bạn không cần phải là thành viên của một nhóm phát triển phần mềm doanh nghiệp lớn để thực hiện hồi tưởng thuyền buồm. Kỹ thuật này có thể áp dụng cho các nhóm có kích thước và bộ phận khác nhau, trở thành một công cụ hữu ích cho bất kỳ nhóm agile nào
Phân tích retrospection bằng thuyền buồm trong thực tế
Tại thời điểm này, chúng ta đã biết thuyền buồm là gì và cách thực hiện cho nhóm của bạn. Nhưng làm thế nào để thực sự áp dụng những gì bạn đã học được trong thuyền buồm? Hãy làm theo các mẹo chuyên nghiệp sau để biến những hiểu biết từ thuyền buồm thành kết quả kinh doanh cụ thể.
Đào tạo nhóm của bạn
Nhóm của bạn có thể sẽ thắc mắc khi bạn bước vào phòng với một biểu đồ lớn có hình thuyền buồm. Hãy giới thiệu phương pháp tổng kết bằng thuyền buồm cho nhóm của bạn trước cuộc họp. Luôn giải thích ý nghĩa của phép ẩn dụ này khi bắt đầu phiên họp, ngay cả khi bạn đã từng thực hiện tổng kết bằng thuyền buồm trước đó. Không phải ai cũng thừa nhận rằng họ không hiểu, vì vậy một chút nhắc nhở sẽ giúp mọi người hiểu và tham gia tốt hơn.
Tạo môi trường làm việc thoải mái
Bạn muốn khuyến khích phản hồi trung thực, hữu ích, nhưng mọi người sẽ không chia sẻ cảm xúc thật của mình nếu họ cảm thấy không thoải mái. Tạo ra một bầu không khí an toàn và cởi mở, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ của mình. Nếu bạn vẫn gặp khó khăn trong việc thu thập phản hồi trung thực, hãy cho nhóm của bạn tùy chọn chia sẻ phản hồi ẩn danh.
Sử dụng các công cụ trực quan
Phản hồi thuyền buồm rất trực quan, vì vậy bạn cần một số loại hỗ trợ trực quan khi tham gia cuộc họp này. Cho dù đó là bảng trắng vật lý hay Bản đồ Tư duy kỹ thuật số trong ClickUp, hãy vẽ rõ ràng hình ảnh thuyền buồm, gió, mỏ neo, đá và mặt trời.
Quản lý thời gian một cách cẩn thận
Cuộc họp tổng kết có thể nhanh chóng đi chệch hướng nếu bạn không để ý đến thời gian. Hãy tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách lập một chương trình họp thoải mái, phân chia nội dung thảo luận và thời gian thảo luận. Nếu nhóm của bạn có thói quen làm việc quá giờ, hãy chỉ định một người chấm công và điều hành cuộc họp để mọi người tập trung vào công việc. ⏱️
Tập trung vào kết quả có thể thực hiện và các bước tiếp theo
Các phương pháp nhìn lại khác, như Mad Sad Glad, tập trung quá nhiều vào cảm xúc. Cảm xúc là một loại phản hồi hữu ích, nhưng không dễ thực hiện. Phương pháp nhìn lại thuyền buồm hữu ích vì nó nhấn mạnh những điều đã làm tốt đồng thời chỉ ra những việc bạn có thể làm khác trong lần tới. Thay vì quá chú trọng vào những đánh giá chủ quan, hãy tập trung vào kết quả mong muốn và các bước cần thiết để đạt được kết quả đó. Điều đó sẽ chuyển thành những thay đổi cụ thể, giúp cải thiện chất lượng của các dự án trong tương lai.
Tổ chức các cuộc họp tổng kết thuyền buồm hiệu quả hơn trong ClickUp
Phản hồi thuyền buồm rất hữu ích để hiểu cảm nhận của nhóm về các dự án trong quá khứ và giúp thúc đẩy nhóm tiến lên trong các sprint trong tương lai. Nếu được thực hiện tốt, phản hồi này sẽ giúp bạn xác định rủi ro, loại bỏ các trở ngại trong tương lai và đưa ra mục tiêu rõ ràng cho dự án lớn tiếp theo.
Chỉ có một vấn đề nhỏ: Hầu hết các phiên nhìn lại diễn ra độc lập với công việc, báo cáo và trò chuyện của bạn. Điều đó đòi hỏi phải lật qua nhiều công cụ quản lý dự án, dẫn đến sự nhầm lẫn.
Công cụ quản lý dự án tất cả trong một của ClickUp mang đến các chỉ số, mẫu, Mục tiêu, Bảng điều khiển, nhiệm vụ và nhiều chế độ xem vào một nơi — ngay cả đối với các nhóm kỹ thuật. Hãy tự mình trải nghiệm sự khác biệt: Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ.