Bạn có nhớ cảm giác hoảng hốt khi cả nhóm năm người của bạn đều đặt đơn hàng cho món combo phức tạp tại nhà hàng, và thay vì ghi lại, nhân viên phục vụ lại nói: “Đừng lo, tôi nhớ hết rồi. ” 🧠🫠
Đó chính là cảm giác khi phải xoay xở trong một ngày bận rộn mà không có lịch trình cố định.
Bằng cách ghi lại tất cả các cuộc họp, công việc, nhắc nhở và lịch hẹn của bạn vào lịch, danh sách công việc hoặc bảng, bạn có thể hiểu rõ hơn về cách phân bổ thời gian trong ngày. Điều này cuối cùng có thể là yếu tố quyết định xem bạn có thể nhận lời yêu cầu vào phút chót đó hay không, hoặc liệu bạn có thực sự đến được nha sĩ trước 2 giờ 30 phút hay không. 😳
Bạn đã chán việc phải cập nhật các mẫu lịch trình chưa?
Năm 2026, sẽ có một phương pháp chủ động để hoàn thành việc cần làm!
Hãy cho chúng tôi biết bạn đang làm công việc gì và nhận ngay các trợ lý AI được thiết kế riêng cho công việc đó, sẵn sàng để cài đặt ngay lập tức.
Nói một cách đơn giản, việc lập kế hoạch cho ngày của bạn sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian — cả trong và ngoài công việc. Đây chính là chìa khóa để hình thành thói quen làm việc có năng suất và áp dụng nhiều chiến lược quản lý thời gian hơn vào tuần công việc của bạn. À, và chúng tôi đã đề cập đến rằng nó còn giúp bạn vượt qua nỗi lo ngày Chủ nhật chưa?
Dù bạn là người đã thành thạo phương pháp chia khung thời gian hay đang lập lịch làm việc chào đón nhân viên mới của nhóm, việc bắt đầu với một mẫu lịch làm việc luôn nên là bước đầu tiên của bạn. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng về việc thiết kế mẫu lịch của mình!
Dễ dàng cảm thấy choáng ngợp trước số lượng lớn phương pháp và phần mềm lập lịch trình hiện có để sắp xếp ngày làm việc của bạn, nhưng thay vì dành thời gian cho những mẫu lịch trình thông thường, hãy bắt đầu với một mẫu đã được chứng minh là giúp quá trình này dễ dàng hơn.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện thông qua việc phân tích lý do tại sao bạn cần các mẫu lịch trình trong cuộc sống, những tính năng quan trọng nhất cần lưu ý, cùng 10 mẫu lịch trình miễn phí đảm bảo sẽ giúp bạn cải thiện khả năng quản lý thời gian.
Tại sao các mẫu lịch trình lại quan trọng?
Lịch trình của bạn không nên chỉ là một tờ giấy ghi chú hay một tài liệu Word với danh sách tên và thời gian được liệt kê dọc theo trang — và nếu ví dụ này khiến bạn cảm thấy quá quen thuộc, chúng tôi sẽ cầu nguyện cho bạn.
Thay vào đó, lịch trình của bạn nên mang lại giá trị cho các quy trình hàng ngày bằng cách tích hợp với các ứng dụng công việc, lịch và quy trình hiện tại của bạn để quản lý mọi khía cạnh trong ngày.
Đó chính là lúc mẫu lịch trình thực sự phát huy tác dụng. 🙂
Các mẫu lịch trình tốt nhất thường được tích hợp với phần mềm quản lý dự án, đi kèm các tính năng giúp nâng tầm các phương pháp lập lịch truyền thống mà chúng ta đã quen thuộc từ trước đến nay. Giao diện và chức năng của mẫu lịch trình bạn lựa chọn sẽ phụ thuộc vào nhóm, ngành nghề và dự án của bạn, nhưng những lợi ích mang lại thì luôn giống nhau đối với mọi trường hợp!
Dưới đây là một số lợi ích quan trọng nhất khi sử dụng mẫu lịch trình, dù là cho mục đích cá nhân hay làm việc cùng nhóm:
- Tính minh bạch: Mẫu lịch trình không chỉ dành cho mục đích cá nhân—mà còn dành cho toàn bộ nhóm. Khi toàn bộ nhóm áp dụng một mẫu lịch trình chung, điều này giúp các thành viên nắm rõ công việc của đồng nghiệp và giúp quản lý đánh giá xem công việc có được phân phối đều hay không, hoặc liệu có ai đó đang phải gánh vác quá tải trong tuần hay không.
- Tổ chức: Việc chuẩn hóa định dạng và mức độ chi tiết mà các thành viên đưa vào lịch trình của mình giúp mọi người luôn đồng bộ về trạng thái và các ưu tiên của dự án. Đặc biệt nếu mẫu lịch trình của bạn tích hợp với phần mềm quản lý dự án có khả năng hợp tác, mẫu lịch trình này sẽ giúp nhóm tránh được các điểm nghẽn mỗi tuần.
- Tăng năng suất: Việc trực quan hóa lịch trình giúp bạn lập kế hoạch cho các công việc trong tương lai và tạo điều kiện để áp dụng các chiến lược mới nhằm tối ưu hóa thời gian trong ngày. Các mẫu lịch trình được thiết kế để giúp bạn xác định các cơ hội mỗi ngày nhằm tạo ra các quy trình mới, tái cấu trúc quy trình làm việc và theo dõi thời gian dành cho các công việc hoặc dự án.
- Nâng cao khả năng quản lý thời gian : Bạn đã bao giờ rời khỏi bàn làm việc vào cuối ngày và tự hỏi thời gian đã trôi đi đâu chưa? Các mẫu lịch trình sẽ cung cấp câu trả lời cho câu hỏi đó. Với các tính năng theo dõi thời gian, lịch sử phiên bản, cuộc họp và cập nhật trạng thái, bạn sẽ luôn biết được những công việc nào đang chiếm dụng thời gian của mình và có thể điều chỉnh quy trình làm việc cho phù hợp.
10 mẫu lịch trình miễn phí cho năm 2025
Giờ thì đến phần hay nhất — các ví dụ!
Chúng tôi đã dùng thử và đánh giá các mẫu lịch trình hàng đầu để mang đến cho bạn những mẫu tốt nhất và là những mẫu yêu thích nhất của chúng tôi!
Mỗi mẫu trong số 10 mẫu miễn phí và có thể tùy chỉnh này đều cung cấp các tính năng trực quan và có năng suất cao, giúp bạn và nhóm tối ưu hóa quy trình lập lịch trình hiện tại. Hơn nữa, bạn có thể truy cập tất cả các mẫu này trực tiếp từ bài viết này!
1. Mẫu lịch trình nhóm ClickUp
Việc tổ chức lịch trình cho đội nhóm là điều thiết yếu đối với bất kỳ đội nhóm nào để đảm bảo sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Mẫu lịch trình đội nhóm ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và thậm chí là quản lý nguồn lực!
Ví dụ, lịch trình của một nhóm có thể bao gồm các cuộc họp, thời hạn hoàn thành các sản phẩm dự án, mục tiêu cá nhân của các thành viên trong nhóm, các phiên thuyết trình hoặc đào tạo dành cho nhân viên, mục tiêu dịch vụ khách hàng, và bất kỳ mục tiêu tổ chức nào khác cần thiết.
Sự hiển thị này giúp đảm bảo mọi người luôn nắm rõ các cam kết của mình đồng thời vẫn có những khối thời gian dành cho công việc chuyên sâu và các hoạt động khác.
Mẫu này đi kèm với bốn chế độ xem được thiết lập sẵn mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay hôm nay để trực quan hóa công việc:
- Chế độ xem dạng danh sách công việc Dự án: Tổng hợp tất cả các công việc được phân công cho từng nhóm theo mặc định
- Chế độ xem Bảng lịch trình hàng tuần: Sắp xếp tất cả các công việc được giao cho từng nhóm theo ngày đáo hạn
- Chế độ xem Khối lượng công việc: Cung cấp cái nhìn tổng quan về số công việc được giao cho một nhóm trong một khoảng thời gian cụ thể
2. Mẫu lịch trình 24 giờ của ClickUp
Lịch trình 24 giờ là một công cụ quan trọng để đạt được các mục tiêu hàng ngày và duy trì sự tổ chức. Nó có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và tránh trì hoãn. Để xây dựng một lịch trình thành công theo định dạng này, bạn cần có kế hoạch, chiến lược và công cụ phù hợp như Mẫu Lịch trình 24 giờ của ClickUp.
Tất cả các công việc, hoạt động, cuộc họp và thời gian nghỉ ngơi mà bạn tạo ra đều được hiển thị trên chế độ xem Lịch hàng ngày. Bạn có thể cài đặt các công việc lặp lại theo ngày và giờ, vì vậy bạn chỉ cần cài đặt một lần duy nhất!
Khi các ưu tiên thay đổi hoặc có sự cố làm gián đoạn lịch trình của bạn, bạn có thể dễ dàng nhấp vào một công việc và kéo nó lên hoặc xuống để chuyển sang khung thời gian khác.
Mẹo chuyên nghiệp: Kết nối ClickUp với Outlook, Apple hoặc bất kỳ ứng dụng lịch nào cho phép bạn đăng ký qua nguồn cấp dữ liệu URL để theo dõi ngày đáo hạn của các công việc!
3. Mẫu lịch làm việc theo giờ của ClickUp
Lịch trình của nhóm cũng đóng vai trò như một công cụ theo dõi thời gian làm việc của từng người được giao trong suốt quá trình thực hiện dự án. Việc duy trì một lịch trình được cập nhật thường xuyên giúp các nhóm dự đoán trước các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết chúng kịp thời, trước khi phải tốn thêm thời gian để khắc phục sự cố.
Mẫu lịch làm việc theo giờ của ClickUp cung cấp ba chế độ xem khác nhau để theo dõi nhân viên hoặc freelancer được trả lương theo giờ:
- Danh sách công việc "Số tiền thanh toán cho từng người được giao": Xem dạng danh sách với tất cả các công việc được nhóm theo người được giao
- Danh sách công việc Thanh toán thực tế: Sắp xếp, nhóm và lọc các công việc để hiển thị toàn bộ thông tin
- Lịch hàng tuần: Xem trước các kế hoạch sắp tới và điều chỉnh ngay lập tức
Mẫu này bao gồm hướng dẫn "Bắt đầu" kèm theo các mẹo tùy chỉnh để giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng lịch trình và chia sẻ với nhóm của mình!
Hãy khám phá các ứng dụng lập lịch công việc này!
4. Mẫu ma trận lập lịch ClickUp
Ma trận lập lịch là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức sắp xếp và ưu tiên các công việc. Bằng cách vẽ các công việc lên ma trận với các trục thời gian, nguồn lực và mức độ quan trọng, việc ra quyết định về dòng thời gian của dự án và phân bổ nguồn lực sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Mục đích của ma trận lập lịch là tạo ra một cấu trúc có tổ chức để phân công công việc, trong đó xem xét các nguồn lực sẵn có, thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và mức độ quan trọng tổng thể của công việc đó trong dự án lớn hơn.
Việc phân bổ nguồn lực theo cách này giúp các nhà quản lý xác định thứ tự ưu tiên cho những công việc cần làm trước tiên, nhằm đảm bảo các công việc quan trọng nhất được hoàn thành.
Với Mẫu Ma trận Lập lịch ClickUp, bạn sẽ có các công cụ để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết nhằm đảm bảo các nhóm và dự án luôn tiến triển suôn sẻ: mô tả công việc, danh sách kiểm tra, bình luận được gán và nhiều tính năng khác!
5. Mẫu lịch trình chặn thời gian của ClickUp
Phương pháp chia lịch trình thành các khung thời gian là một chiến lược được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả. Phương pháp này bao gồm việc chia một mục tiêu hoặc công việc lớn thành các khoảng thời gian nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, nhằm giúp việc hoàn thành chúng trở nên dễ dàng hơn.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tuân thủ phương pháp lập lịch theo khối, hãy thử Mẫu Lập Lịch Theo Khối của ClickUp. Mẫu này rất linh hoạt, giúp bất kỳ ai cũng có thể tuân thủ phương pháp lập lịch theo khối và giảm thời gian phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng để bắt đầu một công việc.
Bạn có thể dễ dàng cài đặt nhắc nhở cho các công việc sắp tới, đính kèm tệp đính kèm vào công việc và tập trung các cuộc hội thoại tại một nơi duy nhất.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các tính năng "Hồ sơ" và "Công việc của tôi" trong ClickUp để xem lịch trình của bất kỳ ai trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn! Tính năng "Hồ sơ" giúp bạn nắm rõ trách nhiệm của từng người, từ đó bạn có thể thêm nhắc nhở, điều chỉnh hoặc xem họ đang làm gì tiếp theo.
6. Mẫu lịch trình quản lý dự án ClickUp
Lịch quản lý dự án của bạn nên bao gồm tất cả các công việc liên quan đến việc hoàn thành dự án. Điều này bao gồm các công việc như lập kế hoạch, thiết kế, phát triển, triển khai và kiểm thử. Tất cả các công việc này đều phải được theo dõi để giám sát tiến độ và đảm bảo rằng tất cả các nhóm, khách hàng và các bên liên quan đều được thông báo về các sản phẩm đầu ra.
Mẫu lịch trình quản lý dự án của ClickUp có năm chế độ xem được thiết lập sẵn để bạn có thể xem lịch trình dự án từ các góc độ khác nhau:
- Xem dạng danh sách: Các công việc được nhóm theo giai đoạn dự án (Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát và Hoàn thành)
- Chế độ xem dòng thời gian: Lịch trình được hiển thị dưới dạng đồ thị của tất cả các công việc và hoạt động, được nhóm theo giai đoạn dự án
- Chế độ xem Bảng: Trạng thái hiện tại của từng công việc trong quy trình làm việc
- Chế độ xem bảng: Rủi ro và vấn đề liên quan đến công việc
- Chế độ xem Gantt: Các mối quan hệ phụ thuộc và các cột mốc quan trọng trong lịch trình dự án
7. Mẫu lịch trình theo khối của ClickUp
Việc sắp xếp lịch làm việc của nhóm thành các khối có thể là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều được phân công công việc phù hợp và các công việc đó phù hợp với dòng thời gian tổng thể.
Một cách để thực hiện việc này là chia dòng thời gian của dự án thành các giai đoạn riêng biệt, trong đó mỗi giai đoạn có các yêu cầu, mục tiêu và nguồn lực riêng. Ngoài ra, việc dự trù thêm thời gian cũng giúp nhóm có không gian để thử nghiệm hoặc đưa ra những ý tưởng mới mà không cảm thấy bị áp lực hay chậm tiến độ.
Điều này giúp nhóm xác định những việc cần làm ở từng giai đoạn, thời gian cần thiết để hoàn thành và số lượng nguồn lực cần thiết. Sau khi đã xác định được các phần tổng quan này, nhóm có thể bắt đầu chia nhỏ chúng thành các khối công việc cụ thể hơn.
Ví dụ, nếu một giai đoạn bao gồm việc xây dựng một trang web mới cho công ty, các thành viên trong nhóm có thể chia nhỏ công việc này thành các phần: phát triển front-end, phát triển back-end, thiết kế bản phác thảo và thử nghiệm người dùng.
Mẫu Lập lịch theo Khối của ClickUp là một thư mục hoàn chỉnh với các chế độ xem Danh sách công việc, Dòng thời gian, Lịch và Khối lượng công việc đã được định dạng sẵn, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của quy trình làm việc của bạn!
Khám phá những lợi ích của phương pháp phân chia thời gian trong ClickUp!
8. Mẫu lịch trình trên Tài liệu Google và Microsoft Word
Mẫu lịch làm việc theo giờ có sẵn trên Tài liệu Google hoặc Microsoft Word. Bạn có thể tạo lịch ca làm việc tùy chỉnh cho công việc, sự kiện, chuyến đi hoặc các hoạt động giải trí. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, hãy tải xuống và chia sẻ tài liệu của bạn.
Tùy chỉnh giao diện của mẫu và hợp nhất các ô để lịch trình của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Hoặc, tìm hiểu cách tạo lịch riêng của bạn trong Microsoft Word!
9. Mẫu lịch trình trên Google Trang tính
Mẫu lịch trình Google Trang tính là lựa chọn hoàn hảo cho những học sinh thích xem lịch trình của mình theo khoảng thời gian 30 phút. Điểm độc đáo của mẫu này chính là định dạng ba cột:
- Hoạt động theo lịch trình
- Các công việc trong khóa học
- Cá nhân/Chăm sóc bản thân
Hãy xem cách tạo lịch trình trong Google Trang tính!
10. Mẫu lịch trình hàng ngày trên Excel
Nếu định dạng ba cột quá gò bó, hãy thử mẫu lịch trình theo khoảng thời gian 30 phút trong Excel. Các cột được sắp xếp theo từng ngày trong tuần (từ Chủ nhật đến Thứ bảy).
Ở phần đầu của mẫu, bạn có thể điều chỉnh giờ bắt đầu từ 5:00 sáng thành bất kỳ thời gian nào bạn muốn. Các khoảng thời gian còn lại sẽ tự động được điền dựa trên lựa chọn của bạn, giúp bạn bắt đầu lập lịch theo cách riêng của mình!
Học cách tạo lịch trình tùy chỉnh trong Excel!
Các mẫu khác:
Các tính năng cần lưu ý khi chọn mẫu lịch trình tiếp theo
Không phải tất cả các mẫu lịch trình đều giống nhau, nhưng chúng tôi sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mẫu bạn chọn sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn mà không vượt quá ngân sách.
Tất cả các mẫu lịch trình tốt nhất đều chia sẻ những tính năng thiết yếu sau:
- Có thể tùy chỉnh: Mặc dù các mẫu lịch trình cung cấp một khuôn mẫu cơ bản, bạn vẫn nên có thể điều chỉnh và chỉnh sửa theo nhu cầu để phù hợp hơn với quy trình hiện tại của mình. Và việc này không nên là một thách thức!
- Hình ảnh: Có nhiều cách để cấu trúc lịch trình hơn là chỉ trên lịch. Đặc biệt đối với các nhóm lớn làm việc không đồng bộ, việc có một mẫu lịch trình trực quan cao hoặc khả năng lựa chọn từ nhiều chế độ xem dự án khác nhau sẽ nâng cao trải nghiệm của từng thành viên khi sử dụng mẫu này.
- Tính năng hợp tác: Chỉ riêng đối với lĩnh vực hậu cần, đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Nếu mẫu lịch trình của bạn không có tính năng hợp tác, các nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc lên lịch cuộc họp, làm việc cùng nhau và hoàn thành công việc mà không bị trùng lặp.
- Theo dõi thời gian và tiến độ: Mẫu lịch trình của bạn không phải là thứ chỉ dùng một lần rồi bỏ. Nó cần được điều chỉnh theo sự phức tạp ngày càng tăng của các dự án, đồng thời cung cấp thông tin và giải pháp để giúp cải thiện năng suất làm việc của bạn. Theo dõi thời gian và bảng điều khiển là hai trong số những tính năng cơ bản nhất để đánh giá tiến độ công việc.
- Tích hợp: Càng nhiều công cụ công việc tích hợp với mẫu lịch trình của bạn thì càng tốt! Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về các công việc đã có kế hoạch mỗi ngày và cung cấp thêm bối cảnh thông qua các liên kết hoặc dữ liệu được nhúng. Ngoài ra, tính năng tích hợp còn mở rộng chức năng của bất kỳ phần mềm nào và giúp giảm bớt số lượng tab tràn ngập trên trình duyệt của bạn.
Và một tính năng đáng chú ý khác… các mẫu tốt nhất đều miễn phí. 💸
Ngày nay có rất nhiều mẫu lịch trình sẵn có mạnh mẽ đến mức không có lý do gì để bạn phải tốn dù chỉ một xu!
Lập lịch trình cho ngày của bạn với ClickUp
Không bao giờ là quá muộn để bắt đầu tổ chức quy trình làm việc, dự án hoặc lịch trình hàng ngày của bạn bằng một mẫu lịch trình linh hoạt. Bất kỳ lựa chọn nào trong số 10 mẫu này cũng sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và đẩy nhanh quá trình lập lịch trình, nhưng chỉ có ClickUp mới giúp bạn tiến một bước xa hơn nữa trong nỗ lực này.
Dù phong cách làm việc, lĩnh vực hoạt động hay nhóm của bạn là gì, ClickUp là giải pháp duy nhất đủ mạnh mẽ để cung cấp các giải pháp toàn diện với các mẫu có thể tùy chỉnh cho mọi trường hợp sử dụng. ClickUp cung cấp các tính năng quản lý thời gian tiên tiến, nhiều chế độ xem dự án, hơn 1.000 tích hợp và nhiều hơn nữa — tất cả đều hoàn toàn miễn phí. 🤓
Không có thời điểm nào tốt hơn hiện tại để tăng năng suất — hãy đăng ký ClickUp và chứng kiến ngày làm việc của bạn trở nên trôi chảy. 📆