Bạn là quản lý dự án giám sát một công trường xây dựng bận rộn và liên tục phải giải quyết các vấn đề khẩn cấp?
Bạn có thấy mình trong những trường hợp sau đây không?
- Luôn phải phản ứng với các tình huống khẩn cấp, chẳng hạn như giao hàng chậm, nhầm lẫn nhân viên và các vấn đề an toàn, mà lẽ ra có thể ngăn chặn được nếu bạn phát hiện sớm hơn?
- Bạn phải đưa ra quyết định vội vàng dưới áp lực vì không có đủ thời gian hoặc thông tin đầy đủ?
- Luôn ở trong tình trạng khẩn cấp, chuyển từ vấn đề cấp bách này sang vấn đề khác mà không kiểm soát được bức tranh tổng thể?
Nếu có, lý do có thể nằm ngay trước mắt bạn (hoặc không): Bạn không có khả năng hiển thị thời gian thực về những gì đang xảy ra trên trang web của mình. 🏢
Đó là lúc báo cáo xây dựng phát huy tác dụng. Nó giúp bạn dự đoán những thách thức, hiển thị tiến độ dự án theo thời gian thực và đưa ra quyết định thông minh trước thời hạn.
Tiếp tục đọc để biết thêm về báo cáo xây dựng, các loại báo cáo dự án xây dựng khác nhau và các công cụ phù hợp để giúp bạn quản lý dự án thành công tại công trường.
Báo cáo xây dựng là gì?
Báo cáo xây dựng là quá trình ghi chép và truyền đạt tiến độ, các vấn đề cản trở việc hoàn thành dự án và các cập nhật của dự án xây dựng theo định kỳ. Báo cáo xây dựng được tạo và gửi hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng.
Nó đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động, trách nhiệm giải trình và quản lý rủi ro trong xây dựng, đảm bảo tất cả các bên liên quan đến dự án, từ giám sát viên hiện trường đến nhà đầu tư, có chế độ xem tổng quan về những gì đang diễn ra tại công trường.
Quy trình báo cáo bao gồm:
- Công việc đã hoàn thành (công việc đã hoàn thành, các giai đoạn đã đạt được)
- Trạng thái hiện tại (đang tiến hành, chậm trễ, trước tiến độ)
- Vấn đề hoặc rủi ro (trì hoãn do thời tiết, thiếu vật liệu, vấn đề nhân công)
- Sự cố an toàn (nếu có xảy ra)
- Theo dõi tài nguyên (sử dụng thiết bị, giao hàng vật liệu, lực lượng lao động)
- Cập nhật tài chính (tiêu thụ ngân sách, thay đổi đơn đặt hàng)
- Các bước tiếp theo hoặc mục hành động (kế hoạch tiếp theo)
Các loại báo cáo xây dựng
Cho dù bạn là giám sát công trường hay quản lý dự án trong nhóm vận hành, bạn đều có thể phát hiện vấn đề thông qua báo cáo chi tiết. Mỗi báo cáo xây dựng ghi lại các khía cạnh khác nhau về tình trạng dự án.
Dưới đây là các loại báo cáo khác nhau giúp bạn kiểm soát việc quản lý dự án xây dựng.
1. Báo cáo tiến độ hàng ngày
Báo cáo tiến độ hàng ngày trong xây dựng là bản tóm tắt hàng ngày theo dõi những gì đã xảy ra tại công trường, bao gồm công việc đã hoàn thành, hoạt động của lực lượng lao động, điều kiện thời tiết, sự chậm trễ và bất kỳ sự cố nào tại công trường. Chúng cung cấp nhật ký hoạt động của công trường để giữ cho các quản lý dự án, chủ sở hữu và các bên liên quan được thông báo về trạng thái dự án.
Các báo cáo dự án xây dựng này thường bao gồm:
- Công việc hoàn thành trong ngày (công việc đã hoàn thành, cột mốc đã đạt được)
- Kích thước đội ngũ, ngành nghề hiện có và số giờ làm việc
- Thiết bị được sử dụng và vật liệu đã giao
- Các vấn đề hoặc sự chậm trễ gặp phải tại công trường (và lý do)
- Hình ảnh ghi lại điều kiện công trường và công việc đã hoàn thành
- Ghi chú về kiểm tra, cuộc họp hoặc yêu cầu thay đổi
Để bạn có thể hình dung rõ hơn, đây là một mục nhập báo cáo xây dựng hàng ngày rõ ràng và chi tiết:
Ngày: 22 tháng 4 năm 2025
Công việc đã hoàn thành: Đã đổ 500 bộ vuông nền móng ở Khu B. Đã bắt đầu hoàn thiện bê tông ở Khu C.
Nhân viên tại công trường: 12 công nhân từ ABC Concrete Co., 4 giám sát viên từ XYZ General Contractors.
Sử dụng thiết bị: Cần cẩu số 2 hoạt động từ 8 giờ sáng đến 1 giờ chiều. Ngừng hoạt động trong 45 phút do vấn đề áp suất thủy lực.
Điều kiện thời tiết: Mưa nhẹ từ 10 giờ đến 11 giờ sáng khiến công việc phải ngừng lại trong 20 phút.
Giao hàng: 15 thanh thép từ XYZ Supplies đã được giao, kiểm tra và phê duyệt.
Vấn đề được ghi chú: Ngập nhẹ gần đường vào phía bắc; máy bơm thoát nước đã được triển khai.
2. Báo cáo an toàn
Báo cáo an toàn trong xây dựng là các hồ sơ chính thức ghi lại các cuộc kiểm tra an toàn, sự cố, rủi ro và các biện pháp khắc phục trên toàn bộ công trường dự án. Chúng giúp đảm bảo rằng công nhân, khách tham quan và thiết bị hoạt động trong môi trường an toàn đồng thời đáp ứng các yêu cầu tuân thủ quy định.
Thông thường bao gồm:
- Kết quả kiểm tra an toàn công trường (nguy hiểm được phát hiện, tuân thủ PPE, điều kiện thiết bị)
- Ghi chép việc sử dụng thiết bị an toàn
- Ghi chép về các sự cố, tình huống suýt xảy ra và tai nạn
- Các biện pháp khắc phục đã được thực hiện để giải quyết các rủi ro đã được xác định
- Tóm tắt cuộc họp an toàn và nhật ký tham dự cuộc họp an toàn
- Kiểm tra tuân thủ các quy định an toàn địa phương, tiểu bang hoặc liên bang
- Hướng dẫn vận hành và bảo trì (O&M) để đảm bảo hoạt động an toàn của hệ thống
Dưới đây là ví dụ về báo cáo an toàn:
Ngày: 22 tháng 4 năm 2025
Tóm tắt kiểm tra: Hoàn thành kiểm tra buổi sáng. Phát hiện hai công nhân không đeo kính bảo hộ trong khu vực hàn. Đã ra lệnh khắc phục ngay lập tức và lên lịch đào tạo lại vào 2 giờ chiều.
Sự cố: Không có báo cáo về chấn thương hoặc sự cố suýt xảy ra trong ngày hôm nay.
Kiểm tra thiết bị: Tất cả giàn giáo đã được kiểm tra và phê duyệt để sử dụng.
Cập nhật tuân thủ: Các lối thoát hiểm trong Khu vực C đã được thông thoáng sau khi báo cáo về vật cản hôm qua. Tuân thủ đầy đủ đã được xác nhận.
3. Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính trong các dự án xây dựng là bản tóm tắt có cấu trúc về cách quản lý quỹ của dự án, bao gồm số tiền đã chi tiêu, các khoản thanh toán đang chờ xử lý và liệu dự án có nằm trong ngân sách ban đầu hay không.
Thông thường bao gồm:
- Chi phí thực tế so với chi phí dự kiến cho nhân công, vật liệu, thiết bị và nhà thầu phụ
- Đơn đặt hàng đã được phê duyệt và đang chờ xử lý (công việc thêm ngoài phạm vi ban đầu)
- Trạng thái thanh toán của nhà cung cấp và nhà thầu phụ
- Dự báo luồng tiền (thu nhập tương lai so với chi phí)
- Các khu vực rủi ro ngân sách hoặc chi phí vượt dự toán được cảnh báo sớm
Dưới đây là ví dụ về báo cáo tài chính:
Tháng: Tháng Tư
Trạng thái ngân sách: Chi phí nhân công đang theo dõi vượt 8% so với dự kiến do thêm giờ làm thêm.
Thay đổi đơn đặt hàng: Đang chờ phê duyệt sửa đổi thiết kế điện (12.500 đô la).
Thanh toán: Hóa đơn số 4578 của nhà cung cấp cho việc giao bê tông vẫn chưa thanh toán, đã quá hạn 15 ngày.
Luồng tiền: Dự báo được điều chỉnh để tính đến việc giao hàng chậm trễ ảnh hưởng đến chu kỳ thanh toán tháng 5
4. Lên lịch báo cáo
Báo cáo theo lịch trình trong xây dựng là các bản cập nhật có cấu trúc theo dõi dòng thời gian của dự án, cho biết các công việc, cột mốc và các giai đoạn tổng thể đang tiến triển theo kế hoạch ban đầu hay không. Chúng nêu bật các sự chậm trễ, dự báo ngày hoàn thành và giúp bạn điều chỉnh nguồn lực để dự án đi đúng hướng.
Chúng thường bao gồm dữ liệu dự án:
- Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch so với thực tế cho các công việc và cột mốc
- Giai đoạn dự án hiện tại và tỷ lệ hoàn thành
- Các hoạt động quan trọng (công việc ảnh hưởng trực tiếp đến dòng thời gian tổng thể của dự án)
- Hoạt động bị trì hoãn và lý do trì hoãn
- Dự kiến ngày hoàn thành dựa trên tiến độ hiện tại
- Kế hoạch phục hồi hoặc chiến lược sắp xếp lại lịch trình để giải quyết các trở ngại
- Tác động của đơn đặt hàng thay đổi đối với lịch trình dự án
Hãy xem nhanh một ví dụ về báo cáo lịch trình:
Trạng thái công việc: Nền móng hoàn thành
Cột mốc: Đã vượt qua kiểm tra của thành phố vào ngày 22 tháng 4
Sự chậm trễ: Giao hàng khung thép bị chậm 3 ngày do vấn đề của nhà cung cấp
Tác động: Thời gian bắt đầu thi công khung thép được dời sang ngày 27 tháng 4, đội thi công thạch cao được điều chỉnh lịch sang ngày 5 tháng 5
Hành động tiếp theo: Giám sát công trường xác nhận lịch trình thi công khung mới với nhà thầu phụ
5. Báo cáo kiểm soát chất lượng
Báo cáo kiểm soát chất lượng trong xây dựng là các hồ sơ chính thức theo dõi các cuộc kiểm tra, thử nghiệm và kiểm tra để đảm bảo rằng dự án đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn, mã và yêu cầu của khách hàng. Chúng được sử dụng trong quá trình báo cáo để ghi lại các lỗi, hành động khắc phục đã thực hiện và trạng thái phê duyệt của công việc đã hoàn thành.
Thông thường bao gồm:
- Kết quả kiểm tra và thử nghiệm vật liệu (độ bền bê tông, chất lượng hàn, v.v.)
- Xác minh công việc theo thông số kỹ thuật và bản vẽ của dự án
- Báo cáo không tuân thủ (NCR) ghi chú các sai lệch so với tiêu chuẩn
- Các biện pháp khắc phục được thực hiện để giải quyết các vấn đề về chất lượng
- Phê duyệt hoặc từ chối công việc đã hoàn thành bởi thanh tra hoặc khách hàng
- Danh sách kiểm tra đảm bảo chất lượng cho các giai đoạn dự án khác nhau
Dưới đây là cách bạn có thể cấu trúc báo cáo kiểm soát chất lượng của mình:
- Khu A – Đổ bê tông Thử nghiệm độ sụt không đạt Yêu cầu về độ nén theo tiêu chuẩn ASTM C39 bị giới hạn Lô bị từ chối, khu vực tấm bê tông được dọn sạch để tháo dỡ vào cuối ngày
- Thử nghiệm độ lún không đạt yêu cầu
- Độ bền nén dưới giới hạn ASTM C39
- Đã từ chối lô, khu vực sàn đã được dọn dẹp để tháo dỡ trước cuối ngày
- Khu vực C – Kiểm tra tường thạch cao Phát hiện lỗ hổng tại các vị trí ống xuyên qua tường. Việc lắp đặt không đáp ứng yêu cầu chống cháy NFPA 285. Nhà thầu phụ được giao thực hiện sửa chữa trong đêm. Kiểm tra lại được lên lịch vào 8 giờ sáng ngày hôm sau
- Các lỗ hổng được phát hiện tại các vị trí xuyên ống
- Lỗi cài đặt không đáp ứng yêu cầu chống cháy NFPA 285
- Nhà thầu phụ được giao công việc sửa chữa vào ban đêm
- Kiểm tra theo dõi được lên lịch vào 8 giờ sáng ngày mai
- Thử nghiệm độ lún không đạt yêu cầu
- Độ bền nén dưới giới hạn ASTM C39
- Đã từ chối lô, khu vực sàn đã được dọn dẹp để tháo dỡ trước cuối ngày
- Các lỗ hổng được phát hiện tại các vị trí ống xuyên qua
- Lắp đặt không đáp ứng yêu cầu chống cháy NFPA 285
- Nhà thầu phụ được giao công việc sửa chữa vào ban đêm
- Kiểm tra theo dõi được lên lịch vào 8 giờ sáng ngày mai
6. Báo cáo sự cố hoặc rủi ro
Báo cáo sự cố xây dựng là hồ sơ chính thức ghi lại mọi tai nạn, sự cố suýt xảy ra, thương tích, hư hỏng thiết bị hoặc sự kiện nguy hiểm xảy ra tại công trường. Là giám sát công trường chuẩn bị báo cáo sự cố, báo cáo của bạn phải trung lập, chi tiết và dựa trên các sự kiện quan sát được.
Báo cáo này theo dõi:
- Mô tả sự cố (điều gì đã xảy ra, ở đâu và khi nào)
- Các cá nhân tham gia và bất kỳ chấn thương nào xảy ra
- Lời khai của nhân chứng hoặc tài khoản về sự kiện
- Thực hiện các hành động ngay lập tức để kiểm soát tình hình
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định lý do sự cố xảy ra
- Các biện pháp khắc phục và phòng ngừa đã được thực hiện
Đây là cách một báo cáo sự cố đơn giản nhưng hiệu quả trông như thế nào:
Khu vực B, 3:45 chiều — Khu giàn giáo sập trong quá trình tháo dỡ, không có thương vong
- Khu vực được bảo mật ngay lập tức, tất cả nhân viên gần đó được sơ tán
- Người giám sát công trường đã thông báo cho nhà thầu phụ giàn giáo về một cuộc kiểm tra khẩn cấp
- Kiểm tra sơ bộ cho thấy việc tháo dỡ khung đỡ cơ bản đã được thực hiện quá sớm
- Đơn đặt hàng kiểm tra lại toàn bộ giàn giáo vào ngày 24 tháng 4 trước khi đội thi công bê tông trở lại
Cách tạo báo cáo xây dựng
Dưới đây là cách tạo hoặc viết báo cáo từng bước cho dự án xây dựng của bạn:
1. Xác định loại báo cáo
Bắt đầu bằng cách xác định chính xác những gì bạn đang báo cáo. Bạn đang ghi chép tiến độ hàng ngày, vấn đề an toàn, kiểm tra chất lượng, cập nhật tài chính hay sự cố?
Bắt đầu với thông tin cụ thể ngay từ đầu giúp bạn thu thập chính xác thông tin cần thiết, tránh lãng phí thời gian vào những chi tiết không liên quan.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để chuẩn hóa cách bạn thu thập các loại báo cáo xây dựng khác nhau. Tạo biểu mẫu phù hợp cho Báo cáo hàng ngày, Sự cố an toàn, Kiểm tra chất lượng và hơn thế nữa. Mỗi bài nộp/gửi sẽ tự động trở thành một nhiệm vụ với các trường được điền đúng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
2. Thu thập thông tin chính xác tại công trường
Hãy ra hiện trường và tận mắt chứng kiến mọi thứ thay vì dựa vào nhóm của bạn để cập nhật tiến độ dự án. Đi qua các khu vực công việc, kiểm tra hàng hóa và nói chuyện với trưởng nhóm nếu cần. Tiếp theo, tập trung vào các chi tiết quan trọng.
- Công việc nào đã hoàn thành hôm nay?
- Vật liệu nào đã được giao?
- Có thiết bị nào bị hỏng hoặc không hoạt động không?
- Có bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề an toàn nào không?
Bạn nên thu thập thông tin rõ ràng, cụ thể khi viết báo cáo dự án để không phải tìm kiếm các chi tiết còn thiếu sau này.
3. Ghi lại các chi tiết quan trọng
Sau khi thu thập tất cả dữ liệu dự án tại công trường, hãy bắt đầu ghi lại các thông tin quan trọng. Đừng làm phức tạp quá, chỉ tập trung vào những điều quan trọng.
Ghi lại các thông tin cơ bản:
- Ngày và giờ
- Địa điểm chính xác (khu vực, tầng, khu vực cụ thể)
- Hoạt động công việc đã hoàn thành
- Các vấn đề được phát hiện (sự chậm trễ, vấn đề an toàn, vấn đề chất lượng)
- Thiết bị và vật liệu được sử dụng
- Tên các đội thi công, nhà thầu phụ hoặc cá nhân tham gia
Nếu dự án của bạn yêu cầu, hãy nhớ tham khảo các tiêu chuẩn tuân thủ, chẳng hạn như IBC, ASTM, OSHA hoặc các thông số kỹ thuật cụ thể của dự án.
Mục tiêu ở đây rất đơn giản: giúp bất kỳ bên liên quan nào của dự án có thể dễ dàng đọc báo cáo sau này và hiểu chi tiết ngay trong nháy mắt.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để sắp xếp các chi tiết quan trọng trong báo cáo của bạn. Bạn có thể thiết lập các trường cho ngày, địa điểm, tên nhân viên, vật liệu sử dụng và mã tuân thủ. Sau đó, dễ dàng sắp xếp hoặc lọc báo cáo của bạn dựa trên các trường cụ thể, như hoạt động bị trì hoãn hoặc kiểm tra chất lượng.
4. Ghi lại những việc đã làm và những việc còn cần làm
Khi có sự cố hoặc cần chú ý trong giai đoạn giao dịch hoặc dự án, hãy đảm bảo bạn ghi chép lại. Tập trung vào các hành động thực tế như những việc bạn đã làm ngay lập tức và vấn đề đã được khắc phục hoàn toàn hay vẫn cần theo dõi.
Hãy cụ thể:
- Bạn gặp vấn đề gì?
- Bạn hoặc nhóm của bạn đã làm gì để khắc phục hoặc ngăn chặn vấn đề đó?
- Bạn có bất kỳ biện pháp tạm thời nào không?
- Còn những công việc nào đang chờ xử lý?
- Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành chúng và đến khi nào?
Những hành động nhỏ cũng quan trọng không kém những hành động lớn. Khi bạn ghi chép chúng một cách chính xác, bạn sẽ giúp nhóm của mình có trách nhiệm hơn, ngăn chặn các vấn đề phát sinh và bảo vệ bản thân nếu có thắc mắc phát sinh sau này.
5. Kiểm tra trước khi gửi
Trước khi gửi, hãy xem lại báo cáo trạng thái dự án để đảm bảo tính chính xác:
- Xác nhận rằng tất cả các hoạt động công việc, sự cố và các công việc tiếp theo đã được ghi chép lại
- Kiểm tra lại tên, ngày tháng, số lượng và các tham chiếu tuân thủ (như ASTM, OSHA, IBC)
- Đảm bảo mọi tác vụ đang chờ xử lý đều có người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
- Tìm kiếm các tệp đính kèm bị thiếu, như ảnh, biểu mẫu kiểm tra hoặc chứng chỉ vật liệu, nếu cần
Kiểm tra xem dòng thời gian của các sự kiện có hợp lý và không có khoảng trống hoặc mâu thuẫn. Với việc xem xét kỹ lưỡng lần cuối, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra những sơ suất hoặc sai sót trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn, chẳng hạn như kiểm toán, tranh chấp với khách hàng hoặc điều tra an toàn.
Công cụ và phần mềm báo cáo xây dựng
Ngành xây dựng đã thay đổi rất nhiều, nhưng việc báo cáo vẫn chậm chạp. Trong nhiều thập kỷ, các nhóm dựa vào ghi chú viết tay, bảng tính rải rác và email qua lại vô tận.
Cho dù là quản lý nhật ký hàng ngày, theo dõi ngân sách hay phát hiện rủi ro sớm, công nghệ phù hợp đang tạo ra sự khác biệt tại mọi công trường.
Hãy bắt đầu với các công cụ đa năng nhất hiện có để theo dõi quá trình báo cáo trong ngành xây dựng.
1. ClickUp
Đầu tiên trong danh sách là ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện. Ứng dụng này cung cấp cho các nhóm xây dựng một nền tảng duy nhất để tổ chức báo cáo, giao tiếp và quản lý công việc.
Hãy nghĩ xem. Bao nhiêu lần bạn phải vội vàng tìm kiếm bản ghi chép hàng ngày mới nhất, hoặc phát hiện ra quá muộn rằng một chi tiết kiểm tra quan trọng bị chôn vùi trong sổ tay của ai đó?
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho bạn các mẫu báo cáo và quản lý xây dựng tùy chỉnh cho mọi thứ, từ nhật ký công trường hàng ngày đến kiểm tra an toàn và danh sách công việc cần hoàn thành. Mẫu báo cáo xây dựng hàng ngày của ClickUp là một mẫu báo cáo tiêu chuẩn hữu ích.
Đây là những điểm nổi bật của ClickUp 👇
- Các phần được cấu trúc hoàn chỉnh: Từ Tổng quan công việc và Điều kiện thời tiết đến Vật liệu sử dụng và Nhật ký thiết bị, mỗi phần được định dạng rõ ràng để các nhóm có thể ghi chi tiết mà không cần tạo tài liệu mới trong báo cáo hàng ngày
- Bảng sẵn có để ghi chép dễ dàng: Nhân viên, thiết bị, giao hàng và khách thăm quan được ghi lại thông qua các bảng điền vào chỗ trống đơn giản, giúp báo cáo dễ dàng xem lại sau này
- Ghi lại trạng thái trực quan: Một phần dành riêng cho Điều kiện thời tiết cho phép các nhóm ghi lại trực quan các cập nhật thời tiết có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc
- Tích hợp tính năng theo dõi rủi ro: Với các phần dành cho Trì hoãn lịch trình, Kiểm tra và Cuộc họp đứng, các nhóm có thể chủ động ghi chú các vấn đề, sự chậm trễ và cuộc hội thoại ảnh hưởng đến dòng thời gian của dự án
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu quản lý xây dựng này để luôn đi trước hai bước. Với mức độ tin cậy theo thời gian thực ('Đang tiến triển', 'Có thể chậm', 'Chậm') được tích hợp ngay trong chế độ xem danh sách, nhóm của bạn có thể phát hiện rủi ro trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Các thanh Giai đoạn và Tiến độ được sắp xếp sẵn giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc hàng ngày theo mức độ ưu tiên mà không cần phải tổ chức các cuộc họp dài dòng hoặc cập nhật thủ công.
Theo dõi tiến độ là một vấn đề đau đầu khác, đặc biệt là khi dự án bao gồm nhiều đội ngũ và nhà thầu phụ. Nhưng với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể xem ngay tình hình hiện tại. Cập nhật tiến độ, theo dõi cột mốc và bản tóm tắt ngân sách đều hiển thị mà không cần phải hỏi 15 người khác nhau để tìm câu trả lời.
Trong bảng điều khiển quản lý dự án này, bạn có thể:
- Theo dõi tiến độ công việc: Xem có bao nhiêu công việc đã hoàn thành, đang tiến hành hoặc quá hạn trong các nhóm hoặc giai đoạn khác nhau
- Giám sát ngân sách và chi phí: Hình dung mức tiêu thụ ngân sách dự án, phát hiện sớm các sai lệch và kiểm soát chi tiêu
- Phát hiện rủi ro nhanh chóng: Thiết lập các tiện ích tùy chỉnh để theo dõi các vấn đề, sự chậm trễ hoặc sự cố an toàn ngay khi chúng được báo cáo
Mặc dù các tính năng riêng lẻ này đã tạo ra sự khác biệt lớn, phần mềm quản lý dự án xây dựng này còn tiến xa hơn bằng cách cung cấp Giải pháp Nhóm Xây dựng ClickUp hoàn chỉnh, kết nối mọi thứ với nhau. Đây là một hệ điều hành hoàn chỉnh cho các dự án của bạn, nơi tự động hóa, Tài liệu, quản lý công việc và báo cáo kết nối liền mạch với nhau.
📮ClickUp Insight: Việc chuyển đổi bối cảnh đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm bạn.
Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc phải sử dụng nhiều nền tảng, quản lý email và chuyển đổi giữa các cuộc họp. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể loại bỏ những gián đoạn tốn kém này?
ClickUp hợp nhất các quy trình làm việc (và trò chuyện) của bạn trong một nền tảng duy nhất, được tối ưu hóa. Khởi chạy và quản lý các nhiệm vụ của bạn từ trò chuyện, tài liệu, bảng trắng và hơn thế nữa, trong khi các tính năng hỗ trợ AI giúp kết nối, tìm kiếm và quản lý bối cảnh!
Trong giải pháp nhóm, chỉ cần thiết lập tự động hóa nếu-thì-thế. Khi báo cáo phát hiện vấn đề an toàn hoặc thiếu vật liệu, một nhiệm vụ tự động có thể được giao cho nhóm phù hợp mà không cần quản lý can thiệp thủ công. Đó là cách thức hoạt động đơn giản của Tự động hóa ClickUp.
Và khi cần giữ các tài liệu quan trọng trong tầm tay, ClickUp Docs cho phép bạn lưu trữ các quy trình an toàn, hướng dẫn kiểm tra, SOP và tài liệu đào tạo ngay trong không gian làm việc của bạn.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp cho báo cáo xây dựng:
- Xác định dữ liệu tập trung: Quản lý kiến thức ClickUp giúp nhóm của bạn lưu trữ tất cả các tài liệu quan trọng ở một nơi có tổ chức
- Xác định báo cáo nhanh hơn: Biểu mẫu ClickUp cho phép các nhóm nhanh chóng ghi lại các cập nhật công trường, kiểm tra an toàn và nhật ký hàng ngày theo định dạng có cấu trúc
- Xác định ít lỗi hơn và cập nhật tức thì: ClickUp Brain bổ sung một lớp thông minh bằng cách tự động tóm tắt các cập nhật dự án, đánh dấu thông tin thiếu và đề xuất các bước hành động
2. Procore
Procore là một nền tảng quản lý xây dựng dựa trên đám mây được xây dựng để kết nối các nhóm trường, nhóm văn phòng và các bên liên quan tại một nơi. Một trong những điểm nổi bật của Procore là sự tập trung sâu sắc vào sự hợp tác và trách nhiệm giải trình. Đây là một hệ thống sống động, nơi các nhà thầu, kiến trúc sư, chủ dự án và nhà thầu phụ có thể làm việc cùng nhau ngay lập tức.
Procore thậm chí còn cho phép người dùng tạo quy trình công việc tùy chỉnh để phê duyệt, yêu cầu thông tin, danh sách công việc cần hoàn thành và kiểm tra, giúp dự án tiến triển dễ dàng hơn mà không gặp trở ngại.
Lợi ích khi sử dụng Procore:
- Quản lý rủi ro chủ động: Các công cụ an toàn và chất lượng của Procore cho phép bạn thiết lập các cuộc kiểm tra, báo cáo sự cố ngay lập tức và theo dõi xu hướng trước khi các vấn đề nhỏ trở thành sự chậm trễ đáng kể
- Đơn giản hóa việc theo dõi và dự báo ngân sách: Với mô-đun quản lý tài chính của Procore, bạn có thể theo dõi từng đồng chi tiêu so với ngân sách ban đầu, thay đổi đơn đặt hàng và chi phí đã cam kết mà không cần phải lục lọi các bảng tính
- Tùy chỉnh quy trình công việc xây dựng một cách dễ dàng: Nó cũng cho phép bạn tạo chuỗi phê duyệt thiết kế, quy trình đục lỗ và xử lý RFI theo cách làm việc của nhóm bạn
3. Buildertrend
Buildertrend là một nền tảng quản lý xây dựng tất cả trong một, dựa trên đám mây, được thiết kế riêng cho các nhà xây dựng nhà, nhà cải tạo và nhà thầu chuyên ngành. Nó kết hợp lập lịch dự án, lập ngân sách, giao tiếp với khách hàng và quản lý tài liệu vào một giao diện duy nhất, trực quan.
Ngoài ra, với Cổng thông tin khách hàng, chủ nhà có thể theo dõi nhật ký hàng ngày, xem ảnh và trò chuyện trực tiếp với bạn khi cần.
Lợi ích khi sử dụng Buildertrend:
- Lập lịch linh hoạt: Kéo, thả và điều chỉnh lịch trình dự án theo nhu cầu — đồng thời thông báo ngay cho các nhà thầu phụ khi có thay đổi kế hoạch
- Lập ngân sách tùy chỉnh: Quản lý chi phí công việc, tạo hóa đơn và thậm chí đồng bộ trực tiếp với QuickBooks hoặc Xero để bạn không phải nhập lại mọi thứ hai lần
- Truy cập ngay lập tức: Tải lên tài liệu, quét hóa đơn và cập nhật nhật ký công việc trực tiếp từ ứng dụng di động, ngay cả khi bạn đang đứng trong sân sau đầy bụi bặm
4. Fieldwire
Fieldwire được thiết kế cho các nhóm làm việc tại trường, giám sát viên và nhà thầu cần truy cập nhanh vào công việc, kế hoạch và cập nhật tại công trường. Nó tập hợp mọi thứ vào một nền tảng ưu tiên di động, để các nhóm có thể xem bản vẽ, phân công công việc và theo dõi danh sách công việc cần hoàn thành ngay từ công trường, ngay cả khi không có tín hiệu.
Không giống như các công cụ có vẻ như được thiết kế cho văn phòng hành chính, Fieldwire được thiết kế để giúp các đội ngũ nhân viên tại hiện trường làm việc nhanh hơn và luôn đồng bộ với nhau.
Lợi ích khi sử dụng Fieldwire:
- Tổ chức công việc: Phân công công việc, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ ngay từ ứng dụng để nhân viên biết chính xác công việc tiếp theo mà không cần phải tìm kiếm bạn
- Giao tiếp trong nhóm: Chụp ảnh, gắn thẻ địa điểm và chia sẻ với nhóm của bạn thông qua tính năng trò chuyện hợp tác
- Truy cập mô hình BIM: Trình xem BIM tích hợp của Fieldwire cho phép nhóm của bạn tương tác trực tiếp với mô hình 3D tại công trường, giúp phát hiện vấn đề sớm trước khi chúng trở nên tốn kém
📚 Xem thêm: Phần mềm lập lịch thi công tốt nhất
Các phương pháp tốt nhất cho báo cáo xây dựng hiệu quả
Nếu bạn muốn báo cáo của mình thúc đẩy quyết định, bảo vệ dự án và hỗ trợ các yêu cầu sau này, bạn cần nhiều hơn những ghi chú cơ bản.
Dưới đây là năm nguyên tắc tốt nhất để làm cho báo cáo xây dựng của bạn mạnh mẽ và có cơ sở hơn:
🎯 Liên kết tiến độ hàng ngày với các cột mốc hợp đồng: Mỗi bản cập nhật công việc bạn ghi lại phải liên kết với một cột mốc dự án, kết quả cần đạt được hoặc mục phạm vi hợp đồng. Thay vì viết "Bắt đầu đóng khung", hãy ghi lại là "Bắt đầu đóng khung cho tường bao cấp 3, Cột mốc 12".
Điều này giúp bạn theo dõi các kích hoạt thanh toán, đo lường tiến độ lịch trình và hỗ trợ các khiếu nại một cách rõ ràng nếu có tranh chấp phát sinh.
🎯 Tách biệt sự chậm trễ bên ngoài khỏi các vấn đề nội bộ: Ghi lại sự chậm trễ do các yếu tố bên ngoài như phê duyệt giấy phép, thiếu vật liệu hoặc thay đổi của khách hàng riêng biệt với sự chậm trễ bên trong công trường. Sự phân biệt này sẽ củng cố lập luận của bạn khi yêu cầu gia hạn thời gian hoặc đàm phán chi phí bổ sung.
🎯 Đính kèm bằng chứng khi báo cáo sự không tuân thủ hoặc sự cố: Ghi chú bằng văn bản rất hữu ích, nhưng đính kèm bằng chứng hỗ trợ như ảnh, báo cáo kiểm tra, hồ sơ giao hàng hoặc thông báo của nhà thầu phụ sẽ tăng thêm độ tin cậy.
Nếu một phần tường không đạt yêu cầu kiểm tra hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm trễ, việc đính kèm bằng chứng sẽ giúp báo cáo của bạn có sức thuyết phục hơn trong các cuộc kiểm tra, tranh chấp hoặc đánh giá bảo hiểm.
🎯 Theo dõi ảnh hưởng của thời tiết bằng dữ liệu có thể đo lường: Thay vì ghi chú mơ hồ như "trì hoãn vì mưa", hãy ghi lại thời gian sự kiện thời tiết bắt đầu và kết thúc, ảnh hưởng đến việc ra vào công trường và số giờ lao động bị mất.
Tính năng theo dõi thời tiết chi tiết giúp bạn có cơ sở vững chắc hơn khi đàm phán điều chỉnh lịch trình hoặc phần mở rộng dự án sau này.
🎯 Theo dõi các mục còn mở trong báo cáo ngày hôm sau: Nếu bạn đánh dấu một vấn đề đang chờ xử lý như công việc chưa hoàn thành, kiểm tra bị trì hoãn hoặc giao hàng bị thiếu, hãy cập nhật trạng thái của vấn đề đó trong báo cáo tiếp theo. Việc giải quyết các vấn đề còn mở sẽ giúp xây dựng uy tín với khách hàng và giữ cho hồ sơ hàng ngày của bạn gọn gàng và dễ bảo vệ.
Đơn giản hóa báo cáo xây dựng và quản lý dự án với ClickUp
Báo cáo xây dựng hiệu quả là giữ cho các đội ngũ làm việc đồng bộ, theo dõi tiến độ chính xác và bảo vệ dự án của bạn khỏi sự chậm trễ, rủi ro và tranh chấp. Các công cụ phù hợp giúp quá trình này nhanh hơn, chính xác hơn và ít căng thẳng hơn rất nhiều.
Đó là điểm nổi bật của ClickUp. Thay vì xử lý nhiều bảng tính, nhật ký viết tay và cập nhật rời rạc, ClickUp cung cấp cho các nhóm xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh để báo cáo hàng ngày, quản lý nhân viên, theo dõi công việc và giám sát tiến độ theo thời gian thực trong một không gian làm việc.
Với các tính năng như Mẫu báo cáo xây dựng hàng ngày, Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và tự động hóa sẵn sàng cho trường, bạn có thể chuyển từ chế độ phản ứng sang kiểm soát toàn bộ dự án mà không cần thêm công việc thủ công vào ngày làm việc của mình.
Dùng thử ClickUp miễn phí và bắt đầu hợp lý hóa báo cáo xây dựng và quản lý dự án của bạn ngay hôm nay.