Bạn gửi hóa đơn. Im lặng.
Bạn lên lịch một cuộc họp. Ai đó quên mất.
Bạn đã nhắc nhở về hạn chót. Không có phản hồi.
Thật bực bội, phải không? Không phải là mọi người không quan tâm, chỉ là họ đang phải giải quyết vô số việc ưu tiên khác. Đó chính là lý do tại sao bạn cần email nhắc nhở!
Một email nhắc nhở đúng lúc có thể biến sự im lặng thành thanh toán đã được xác nhận, cuộc gọi đã được lên lịch hoặc công việc đã hoàn thành.
Phần hay nhất là gì? Bạn không cần phải viết từ đầu. Bài đăng trên blog này có 12 ví dụ email nhắc nhở có thể dễ dàng chỉnh sửa và tùy chỉnh cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp của bạn.
Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cho bạn một công cụ tạo email nhắc nhở và tự động hóa chúng cho bạn. Hãy bắt đầu!
Tại sao email nhắc nhở lại quan trọng?
Một email nhắc nhở gửi đúng lúc sẽ nhắc nhở nhân viên về các công việc đang chờ xử lý, các sự kiện sắp diễn ra và các thời hạn quan trọng, giúp ngăn ngừa sự hỗn loạn và gián đoạn hoạt động càng nhiều càng tốt.
Dưới đây là lý do tại sao email nhắc nhở là cần thiết:
- Giữ lịch trình có trật tự: Các cuộc họp, sự kiện và dòng thời gian của dự án luôn được tổ chức có trật tự khi mọi người được nhắc nhở trước thời hạn
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Một lời nhắc nhở đúng lúc sẽ giúp các giao dịch tiềm năng không bị bỏ lỡ
- Giảm số lượng hủy bỏ vào phút chót: Email nhắc nhở kịp thời giúp mọi người nhớ về cuộc họp của họ và cho họ cơ hội sắp xếp lại lịch trước nếu cần, giảm số lượng người vắng mặt
- Ngăn chặn sự gián đoạn hoạt động: Các công việc nội bộ như nộp bảng chấm công, phê duyệt và báo cáo có thể được thực hiện đúng tiến độ nhờ email nhắc nhở kịp thời
🧠 Bạn có biết? 80% doanh số bán hàng yêu cầu ít nhất năm lần theo dõi sau lần liên hệ ban đầu trước khi chốt đơn hàng.
Đọc thêm: Cách sử dụng AI để viết email (kèm hướng dẫn)
Cách viết email nhắc nhở
Viết email nhắc nhở không chỉ là theo dõi, mà còn là nắm bắt thời điểm, giọng điệu và cấu trúc để khiến người nhận không thể bỏ qua.
1. Bắt đầu với dòng tiêu đề chính xác
Bỏ qua những lời sáo rỗng — giữ cho dòng tiêu đề rõ ràng và trực tiếp, để mục đích của email của bạn được thể hiện ngay lập tức.
Hãy viết dòng tiêu đề ngắn gọn (khoảng sáu đến tám từ) và bao gồm động từ hành động (ví dụ: hành động cần thực hiện, nhắc nhở hoặc theo dõi) để thu hút sự chú ý ngay lập tức.
✅ Tiêu đề email nhắc nhở tốt: Nhắc nhở: Thanh toán hóa đơn số [Số] đến hạn
❌ Tiêu đề email nhắc nhở không tốt: Nhắc nhở hóa đơn
2. Tùy chỉnh lời chào
Không quan trọng đây là email nhắc nhở đầu tiên hay thứ trăm của bạn gửi cho cùng một khách hàng, hãy luôn bắt đầu bằng lời chào cá nhân hóa. Điều này sẽ tạo ra sự khác biệt!
Gọi tên người nhận trong email sẽ khiến email trở nên hấp dẫn và phù hợp hơn. Thực tế, điều này tạo ra giọng điệu chuyên nghiệp và chu đáo hơn, tăng cơ hội nhận được phản hồi.
✅ Lời chào tốt: Chào [Tên]
❌ Chào hỏi không phù hợp: Kính gửi quý khách hàng
3. Viết nội dung email
Đi thẳng vào vấn đề sau lời chào.
Dòng đầu tiên của bạn nên cung cấp đủ bối cảnh để người đọc không phải tìm kiếm trong các email trước đó. Trong ba đoạn ngắn (tối đa hai dòng mỗi đoạn), nêu rõ mục đích, chi tiết khóa và các bước tiếp theo.
✅ Ví dụ hay: Xin nhắc nhở rằng chúng ta có cuộc họp Zoom vào ngày 27 tháng 1, thứ Sáu, lúc 3:00 EST
❌ Ví dụ xấu: Hy vọng bạn đang làm việc tốt. Chỉ là một lời nhắc nhở nhanh về nội dung cuộc họp mà tôi đã đề cập tuần trước. Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thay đổi gì
4. Thêm một lời kêu gọi hành động rõ ràng
Nếu lời kêu gọi hành động (CTA) của bạn không nằm trong ba đoạn đầu tiên, đây là lúc để thêm nó vào.
Nếu bạn cần trả lời, hãy yêu cầu. Đặt liên kết trực tiếp đến cổng thanh toán, tải lên tài liệu hoặc công cụ lập lịch nếu cần thực hiện hành động.
✅ Ví dụ hay: Nhấp vào đây để đặt lại lịch hẹn: [Liên kết lịch]
❌ Ví dụ xấu: Vui lòng xem khi có thời gian
5. Kết thúc bằng lời chào lịch sự
Kết thúc bằng một ghi chú lịch sự, chuyên nghiệp để mời người nhận trả lời, nhưng đừng xin lỗi một cách không cần thiết. Hãy giữ thái độ tự tin và rõ ràng.
✅ Ví dụ tốt: Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự trợ giúp nào
❌ Ví dụ xấu: Chờ phản hồi của bạn
Và thế là bạn đã có chìa khóa để viết email nhắc nhở hoàn hảo.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng mất hàng giờ để soạn thảo email nhắc nhở hoàn hảo. Với ClickUp Brain, chỉ cần nhập một câu nhắc nhở, và nó sẽ ngay lập tức tạo ra một email có cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu và hướng đến hành động, đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn.
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm.
Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất để chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng làm việc toàn diện như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn đều tập trung ở một nơi! Đã đến lúc tập trung và tăng cường năng lượng!
12 ví dụ email nhắc nhở cho các tình huống khác nhau
Các tình huống khác nhau đòi hỏi các loại nhắc nhở khác nhau. Hãy tham khảo 12 mẫu email nhắc nhở hiệu quả này, sẵn sàng để chỉnh sửa, tùy chỉnh và điều chỉnh theo nhu cầu riêng của bạn!
1. Email nhắc nhở thân thiện cho cuộc họp sắp tới
Bạn có cuộc họp quan trọng với khách hàng vào tuần tới? Hay cuộc họp liên bộ phận hàng tháng với 50 người tham dự? Một email nhắc nhở trước thời hạn sẽ giúp mọi người có đủ thời gian để sắp xếp lịch trình và có mặt đúng giờ.
Dưới đây là mẫu nhắc nhở nhẹ nhàng mà bạn có thể sử dụng:
Chủ đề: Tổng hợp nội dung hàng tháng của nhóm: Thứ Sáu, 3:00 chiều Xin chào [Tên],
Xin nhắc nhở rằng cuộc họp nội dung hàng tháng của chúng ta sẽ diễn ra vào [Ngày] lúc [Thời gian] ([Múi giờ]). Chúng ta sẽ thảo luận về [Nội dung chính], vì vậy vui lòng dành thời gian xem lại các tài liệu liên quan trước cuộc họp.
Để giữ mọi việc có tổ chức, hãy nhớ đánh dấu thời gian của bạn trên Lịch Google nếu bạn chưa làm vậy. Hãy cho tôi biết nếu bạn cần chuẩn bị gì cho cuộc họp. Rất mong được gặp bạn!
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc gửi email nhắc nhở cuộc họp ít nhất 48 giờ trước để người tham dự có thời gian chuẩn bị.
2. Email nhắc nhở lịch sự cho hóa đơn sắp đến hạn
Ngay cả những công ty thanh toán thường xuyên cũng có thể bỏ sót hóa đơn trong hộp thư đến đầy ắp và công việc hàng ngày. Một lời nhắc nhở nhanh chóng, lịch sự sẽ ngay lập tức thu hút sự chú ý của họ đến hóa đơn của bạn và khuyến khích thanh toán kịp thời.
Dưới đây là mẫu email nhắc nhở thanh toán mà bạn có thể sử dụng:
Chủ đề: Nhắc nhở thanh toán cho #Số hóa đơn
Xin chào [Tên khách hàng],
Email này là lời nhắc nhở nhanh rằng thanh toán cho hóa đơn [Số hóa đơn] với số tiền [Số tiền] sẽ đáo hạn vào [Ngày đáo hạn]. Bạn có thể tìm thấy hóa đơn đính kèm để tham khảo.
Nếu thanh toán đã được xử lý, vui lòng bỏ qua thông báo này. Nếu không, bạn có thể hoàn thành thanh toán bằng một trong các tùy chọn có sẵn của chúng tôi: [Liên kết thanh toán], chuyển khoản ngân hàng hoặc bất kỳ phương thức nào bạn thích.
Hãy liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Gửi email nhắc nhở thanh toán đầu tiên từ ba đến năm ngày trước ngày đáo hạn để khách hàng có đủ thời gian xử lý thanh toán
3. Email nhắc nhở thanh toán quá hạn
Mặc dù đã nhắc nhở nhiều lần, đôi khi hóa đơn vẫn không được thanh toán, ngay cả với những khách hàng tốt nhất. Ở giai đoạn này, email nhắc nhở cần phải cứng rắn nhưng vẫn chuyên nghiệp. Nhấn mạnh rằng họ phải hành động ngay lập tức và nêu rõ hậu quả pháp lý có thể xảy ra nếu không thanh toán.
Dưới đây là email nhắc nhở cuối cùng mà bạn có thể gửi:
Chủ đề: Khẩn cấp: Hóa đơn quá hạn #[Số hóa đơn] – Cần hành động ngay lập tức
Chào [Tên],
Đây là thư nhắc nhở cuối cùng về hóa đơn số [Số hóa đơn] cho [Số tiền], đã đến hạn thanh toán vào [Ngày đáo hạn]. Mặc dù đã gửi thư nhắc nhở trước đó, chúng tôi vẫn chưa nhận được thanh toán.
Theo hợp đồng của chúng tôi, nếu hóa đơn quá hạn một tuần, chúng tôi có thể tiến hành các biện pháp pháp lý.
Để tránh phí trả chậm hoặc các hành động tiếp theo, vui lòng thanh toán số tiền còn nợ trước ngày [Ngày] bằng một trong các phương thức thanh toán có sẵn:[Liên kết thanh toán] | Chi tiết chuyển khoản ngân hàng | Các phương thức thanh toán khác được chấp nhận
Nếu thanh toán đã được xử lý, vui lòng bỏ qua tin nhắn này. Hãy liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc truy vấn nào về vấn đề này.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Gửi email nhắc nhở thanh toán quá hạn trong khoảng thời gian từ 9-11 giờ sáng, khi người nhận có nhiều khả năng kiểm tra email của họ. Tránh gửi email như vậy vào cuối tuần, vì tin nhắn của bạn có thể bị chìm trong hộp thư đến của họ.
4. Mẫu email nhắc nhở sự kiện vào phút chót
Bạn đang tổ chức hội nghị hoặc triển lãm thương mại? Một lời nhắc nhở vào phút chót sẽ giúp những người tham dự lên kế hoạch cho ngày của họ, đến đúng giờ và chuẩn bị cho các phiên quan trọng và cơ hội kết nối.
Dưới đây là mẫu email nhắc nhở mà bạn có thể sử dụng cho sự kiện sắp tới của mình:
Chủ đề: Nhắc nhở cuối cùng: [Hội nghị SEO thường niên bắt đầu hôm nay]
Chào [Tên],
Chúng tôi rất vui mừng chào đón bạn đến tham dự [tên sự kiện] hôm nay vào [Thời gian] ([Múi giờ])!
Sự kiện bắt đầu vào [Thời gian bắt đầu], và chúng tôi đã đính kèm danh sách sự kiện để bạn không bỏ lỡ phiên yêu thích của mình.
Để giúp bạn đến nơi thuận tiện hơn, [Liên kết đăng ký] đã sẵn sàng, và bạn có thể tìm bản đồ địa điểm [Liên kết] để biết hướng đi. Nếu bạn đi ô tô, đây là thông tin chi tiết về bãi đậu xe [Liên kết].
Rất mong được gặp bạn tại đó. Hãy liên hệ với tôi qua [thông tin liên hệ] nếu bạn gặp khó khăn trong việc đến đây.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giúp người tham dự dễ dàng hơn bằng cách thêm liên kết đăng ký nhanh, bản đồ địa điểm hoặc thông tin đỗ xe để họ đến nơi mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
5. Nhắc nhở cuộc hẹn cho cuộc họp/sự kiện sắp tới
Đặt lịch hẹn là một chuyện, nhưng đảm bảo khách hàng đến là một chuyện khác. Nhắc nhở về cuộc hẹn (hoặc một vài lần trước ngày hẹn) giúp khách hàng lên kế hoạch, tránh hủy hẹn vào phút chót và cho họ thời gian để sắp xếp lại lịch nếu cần.
Dưới đây là một email nhắc nhở nhanh mà bạn có thể sử dụng ngay sau khi khách hàng xác nhận cuộc họp:
Chủ đề: Đã xác nhận: Cuộc hẹn của bạn vào [Ngày & Giờ]
Chào [Tên],
Xin nhắc nhở thân thiện rằng cuộc hẹn [Tên dịch vụ/cuộc họp] của bạn đã được xác nhận vào [Ngày] lúc [Thời gian] ([Múi giờ]).
📍 Địa điểm: [Địa chỉ/Liên kết Zoom]⏳ Thời lượng: [Thời gian cuộc họp]
Nếu bạn cần điều chỉnh lịch, bạn có thể làm việc này trước 24 giờ bằng cách sử dụng liên kết sau: [Liên kết điều chỉnh lịch Lịch Google]. Rất mong được gặp bạn trong cuộc họp!
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Liên kết dời lịch giúp khách hàng dễ dàng điều chỉnh cuộc hẹn thay vì bỏ qua mà không báo trước. Sử dụng Lịch được hỗ trợ bởi AI của ClickUp để thiết lập các cuộc họp để họ không bỏ lỡ và bạn không mất thời gian quý báu.
Đọc thêm: Cách viết email xác nhận: Các loại và ví dụ
6. Email nhắc nhở sau khi khách hàng không đến
Việc khách hàng không đến là điều khá phổ biến trong các doanh nghiệp dịch vụ. Một email theo dõi lịch hẹn lịch sự sẽ giúp cuộc hội thoại tiếp tục và cho phép khách hàng sắp xếp lại lịch hẹn. Email này cũng đóng vai trò như một lời nhắc nhở lịch sự rằng khách hàng cần tuân thủ các cuộc hẹn đã đặt.
Dưới đây là một email nhắc nhở lịch sự mà bạn có thể sử dụng cho những trường hợp không đến lần đầu tiên.
Chủ đề: Bỏ lỡ cuộc họp? Hãy sắp xếp lại lịch
Chào [tên],
Tôi nhận thấy bạn không thể tham gia [Tên cuộc họp] hôm nay. Tôi hiểu rằng có việc gấp, vì vậy tôi sẵn lòng tìm thời gian khác phù hợp với bạn. Bạn có thể đặt lại lịch tại đây: [Liên kết đặt lại lịch].
Để thể hiện sự lịch sự, lần này tôi đã miễn phí phí không đến. Tuy nhiên, theo chính sách của chúng tôi, các cuộc hẹn bị bỏ lỡ trong tương lai có thể bị tính phí. Hãy cho tôi biết bạn muốn tiến hành như thế nào.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc triển khai tính năng nhắc nhở tự động một ngày và một giờ trước cuộc họp để giảm số lượng người vắng mặt trong kinh doanh của bạn.
7. Email nhắc nhở để theo dõi đề xuất
Đã gửi đề xuất nhưng chưa nhận được phản hồi? Dễ dàng cho rằng khách hàng không quan tâm, nhưng thực tế có thể không phải vậy. Một email theo dõi nhanh sẽ nhắc nhở họ về đề xuất của bạn và thu hút sự chú ý của họ mà không gây phiền hà.
Dưới đây là mẫu email nhắc nhở mà bạn có thể sử dụng:
Chủ đề: Theo dõi: Đề xuất cho [Tên dự án/dịch vụ]
Chào [Tên],
Tôi chỉ muốn kiểm tra xem bạn đã có thời gian xem xét đề xuất mà tôi đã gửi vào [Ngày] về [Tên dự án/dịch vụ] chưa.
Nếu bạn vẫn còn cân nhắc, tôi sẵn lòng gọi điện cho bạn để thảo luận về những điều chỉnh phù hợp hơn với công việc của bạn. Vui lòng trả lời tại đây hoặc liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin chi tiết.
Chúng tôi mong nhận được ý kiến của bạn.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các tin nhắn nhắc nhở quá thường xuyên có thể khiến người nhận cảm thấy bị thúc ép. Hãy sắp xếp thời gian gửi email theo dõi một cách chiến lược — gửi email đầu tiên sau 3-5 ngày kể từ khi gửi đề xuất, sau đó gửi email theo dõi sau một tuần nếu không có phản hồi. Hãy giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp.
8. Email nhắc nhở gia hạn đăng ký
Nhắc nhở gia hạn đăng ký thông báo cho khách hàng rằng quyền truy cập của họ sắp hết và cung cấp cho họ một cách dễ dàng để gia hạn. Những email như vậy thường hữu ích cho các công ty SaaS bán dịch vụ của họ theo đăng ký hàng tháng và hàng năm.
Dưới đây là một email nhắc nhở ngắn gọn mà bạn có thể tham khảo:
Chủ đề: Gia hạn ngay: [Tên công ty] Đăng ký sẽ hết hạn trong [XX] ngày
Chào [Tên],
Xin nhắc nhở rằng đăng ký [Kế hoạch] của [Tên công ty] sẽ hết hạn vào [Ngày hết hạn]. Để tránh gián đoạn dịch vụ, bạn có thể gia hạn đăng ký ngay bây giờ bằng cách nhấp vào đây [Liên kết gia hạn].
Vui lòng liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần trợ giúp. Chúng tôi mong được phục vụ bạn với các dịch vụ xuất sắc của chúng tôi.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cung cấp giảm giá trong thời gian giới hạn hoặc ưu đãi gia hạn độc quyền để tăng số lượng gia hạn và giữ chân nhiều khách hàng hơn.
Đọc thêm: Các mẫu chiến dịch nhỏ giọt tốt nhất cho tiếp thị qua email hiệu quả
9. Email nhắc nhở hoàn thành khảo sát khách hàng
Phản hồi của khách hàng rất quý giá, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng nhận được phản hồi. Tin nhắn nhắc nhở đóng vai trò như một lời theo dõi lịch sự, nhẹ nhàng thúc đẩy khách hàng chia sẻ ý kiến của họ mà không cảm thấy bị áp lực.
Chủ đề: Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi của bạn — Chỉ mất một phút thôi
Chào [Tên],
Chúng tôi hy vọng bạn đang hài lòng với [tên sản phẩm] của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể chia sẻ ý kiến và trải nghiệm của mình với chúng tôi. Phản hồi của bạn sẽ giúp chúng tôi cải thiện và tiếp tục cung cấp những sản phẩm mà bạn yêu thích.
Tham gia khảo sát nhanh tại đây: [Link khảo sát]
Chúng tôi cam kết chỉ mất một phút.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một khảo sát phù hợp với thiết bị di động, ngắn gọn và dễ hiểu để tăng số lượng phản hồi. Một khoản giảm giá nhỏ hoặc ưu đãi sẽ khuyến khích nhiều khách hàng tham gia hơn.
10. Email nhắc nhở về thời hạn đã qua
Quản lý một nhóm lớn có thể là một thách thức, đặc biệt là khi đang theo dõi thời hạn. Sự chậm trễ có thể xảy ra vì nhiều lý do, nhưng một lời nhắc nhở rõ ràng, dứt khoát có thể giúp tập trung sự chú ý và đảm bảo công việc được ưu tiên.
Dưới đây là mẫu email nhắc nhở bạn có thể sử dụng trong những tình huống như vậy:
Chủ đề: Cần hành động: Hạn chót cho [Công việc/Dự án] đã qua
Chào [Tên],
Tôi đang theo dõi thời hạn cho [Tên công việc/dự án] đã đáo hạn vào [Ngày]. Chúng tôi hiểu rằng có thể có lý do chính đáng cho sự chậm trễ, nhưng chúng tôi cần cập nhật trạng thái.
Dự án này rất quan trọng và việc tuân thủ tiến độ là điều cần thiết để mọi việc diễn ra suôn sẻ. Nếu có thể, chúng tôi muốn hoàn thành dự án trước [Thời hạn mới] để tránh những trở ngại tiếp theo.
Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn gặp bất kỳ trở ngại nào hoặc cần hỗ trợ để tiến hành công việc. Chúng tôi mong chờ tin tức mới từ bạn.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi theo dõi một thời hạn đã qua, hãy đưa ra một thời hạn mới thực tế thay vì để mở. Điều này giúp tránh sự chậm trễ thêm và giúp người nhận dễ dàng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên.
Đọc thêm: Email hay trò chuyện tại nơi làm việc: Cái nào phù hợp nhất với nhóm của bạn?
11. Email nhắc nhở gửi tài liệu đang chờ xử lý
Dù là để tuân thủ quy định, hướng dẫn nhân viên mới hay xử lý yêu cầu, việc thiếu giấy tờ có thể làm chậm tiến độ công việc. Một email nhắc nhở rõ ràng và lịch sự sẽ giúp người nhận ưu tiên yêu cầu của bạn và thực hiện nhanh chóng.
Dưới đây là một email nhắc nhở nhẹ nhàng hoàn hảo mà bạn có thể gửi trong những tình huống như vậy:
Chủ đề: Yêu cầu hành động: Đang chờ nộp/gửi tài liệu cho [Mục đích]
Chào [Tên],
Xin nhắc nhở rằng chúng tôi vẫn đang chờ [Tên tài liệu] từ bạn. Hạn chót nộp/gửi là [Ngày đáo hạn], và chúng tôi cần tài liệu này để xử lý các tài liệu hợp đồng.
Vui lòng bỏ qua email này nếu bạn đã gửi chúng. Tuy nhiên, nếu bạn chưa gửi các tài liệu, vui lòng tải chúng lên bằng liên kết sau: [Liên kết tải lên].
Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ truy vấn hoặc vấn đề nào tôi có thể giúp đỡ.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đặt email tự động để theo dõi nếu không nhận được tài liệu trong vòng 24 giờ tiếp theo.
12. Email nhắc nhở để hành động nhanh chóng
Khi một dự án bị đình trệ vì bạn đang chờ ý kiến của một thành viên trong nhóm, một lời nhắc nhở lịch sự nhưng cương quyết sẽ giúp công việc tiếp tục tiến triển.
Dưới đây là cách bạn cần làm:
Chủ đề: Chờ phản hồi của bạn về [Tên dự án]
Chào [Tên],
Xin nhắc nhở nhanh, tôi vẫn đang chờ ý kiến của bạn về [công việc cụ thể] trong [Tên dự án]. Kinh nghiệm của bạn rất quan trọng để công việc tiến triển và đúng tiến độ.
Hãy cho tôi biết nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có bất kỳ khó khăn nào gây ra sự chậm trễ. Nếu có thể, xin vui lòng cập nhật cho tôi trước [Hạn chót mới] để chúng tôi có thể tiếp tục tiến hành.
Chúng tôi mong nhận được ý kiến của bạn.
Trân trọng,[Tên của bạn][Vị trí của bạn][Tên công ty]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ giọng điệu lịch sự và biết ơn — một lời nhắc nhở nhẹ nhàng thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ và khiến họ có nhiều khả năng trả lời tích cực hơn.
Mặc dù có những mẫu này, viết email nhắc nhở không phải là công việc thú vị nhất. Đặc biệt là khi bạn cần gửi hàng trăm email mỗi ngày.
Tự động hóa email thông qua các công cụ năng suất email là cách duy nhất để tiết kiệm thời gian mà vẫn duy trì giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp.
Cách ClickUp có thể hợp lý hóa các email nhắc nhở
Hộp thư đến của bạn không phải là danh sách việc cần làm, nhưng nó chắc chắn giống như vậy. Email theo dõi vẫn còn trong bản nháp, thời hạn của khách hàng đang đến gần và hóa đơn quá hạn đang gây ra sự chậm trễ. Duy trì tất cả những việc này là không thực tế.
Bạn cần một công cụ tự động hóa và tổ chức quy trình công việc email của mình. Hãy sử dụng ClickUp, ứng dụng làm việc tất cả trong một, cung cấp hệ thống có cấu trúc để chuyển đổi các email rời rạc thành các nhiệm vụ có thể theo dõi, loại bỏ sự lộn xộn của việc theo dõi thủ công và bỏ lỡ thời hạn. Với ClickUp, bạn có thể chuyển đổi danh sách việc cần làm thành danh sách "ta-da"! Hãy xem cách thực hiện.
Công cụ quản lý dự án qua email ClickUp
Và cốt lõi của nền tảng này là Công cụ quản lý dự án email ClickUp. Thay vì coi email là một phần riêng biệt trong quy trình làm việc của bạn, công cụ này tích hợp email trực tiếp vào các nhiệm vụ và dự án của bạn.
Cho dù là theo dõi khách hàng, cập nhật dự án hay yêu cầu phê duyệt, mọi thứ đều được kết nối ở một nơi, không làm quá tải hộp thư đến.
Bây giờ, hãy tích hợp email của bạn với ClickUp và làm theo các bước sau để tự động hóa quy trình email của bạn:
Xây dựng kho lưu trữ email nhắc nhở với ClickUp Brain
Viết email nhắc nhở từ đầu mỗi lần là việc tẻ nhạt và không hiệu quả. ClickUp Brain giúp bạn không phải đoán mò khi tạo/lập email bằng cách tạo email chuyên nghiệp ngay lập tức cho mọi tình huống.
Cách thức hoạt động như sau:
✅ Tạo email ngay lập tức: Trong phần Bình luận của bất kỳ công việc nào, chỉ cần nhập lệnh gạch chéo "/Viết email" để mở Brain. Bạn có thể soạn email mới hoặc trả lời email hiện có mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của mình
✅ Lưu và sử dụng lại các mẫu email: Lưu trữ các email thường sử dụng trong ClickUp Docs để tạo kho lưu trữ có cấu trúc cho các mẫu email nhắc nhở
Mẫu email theo dõi của ClickUp
Tốt hơn nữa, hãy tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng mẫu email nhắc nhở của ClickUp với hơn 10 ví dụ phổ biến trong các ngành công nghiệp.
Tóm lại,
- Tập trung tất cả các mẫu email theo dõi: Lưu giữ các câu trả lời có cấu trúc cho các tình huống khác nhau — nhắc nhở thanh toán, kiểm tra cuộc họp hoặc liên hệ với khách hàng
- Dễ dàng theo dõi các email nhắc nhở: Biết chính xác thời gian và người cần theo dõi, tránh bỏ lỡ cơ hội
- Đặt nhắc nhở để trả lời kịp thời: Không bao giờ bỏ lỡ các câu trả lời đang chờ hoặc tin nhắn quá hạn
- Tạo một dự án cho mỗi mục tiêu email theo dõi: Cấu trúc và sắp xếp các công việc theo dõi dựa trên các nhu cầu kinh doanh khác nhau
Thay vì viết lại cùng một email nhiều lần, bạn chỉ cần lấy một mẫu email phù hợp, chỉnh sửa chi tiết và gửi đi.
Đặt và tùy chỉnh tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc email
ClickUp Automations cho phép bạn thiết lập các trường tùy chỉnh, kích hoạt và hành động để bạn không phải theo dõi và gửi email theo dõi thủ công. Bất kể bạn có bao nhiêu việc phải làm, tự động hóa sẽ giúp email của bạn được gửi đi đúng giờ một cách dễ dàng.
Dưới đây là cách thiết lập tự động hóa email:
- Điều hướng đến địa điểm mong muốn: Chuyển đến Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc mà bạn muốn áp dụng tự động hóa
- Truy cập 'Tự động hóa': Ở góc trên bên phải, nhấp vào 'Trình quản lý tự động hóa'
- Duyệt 'Tự động hóa email': Nhấp vào 'Duyệt' ở trên cùng, sau đó chọn 'Email' từ thanh bên trái
- Chọn hoặc tạo tự động hóa: Chọn một tự động hóa email có sẵn hoặc tạo một tự động hóa tùy chỉnh bằng cách cài đặt các kích hoạt và hành động
- Cấu hình chi tiết email: Chọn tài khoản email để gửi và tùy chỉnh chủ đề và nội dung. Bạn có thể chèn các trường động như tên công việc, ngày đáo hạn hoặc người được giao để cá nhân hóa từng email
- Lưu và kích hoạt: Sau khi cấu hình, hãy lưu tự động hóa. Tự động hóa sẽ tự động chạy dựa trên các kích hoạt đã định nghĩa
Mẫu tự động hóa email ClickUp
Mẫu Tự động hóa Email ClickUp giúp tự động hóa trở nên dễ dàng hơn vì bạn có thể tích hợp chúng dễ dàng vào không gian làm việc ClickUp của mình. Mẫu này bao gồm các kích hoạt, hành động và danh sách kiểm tra được tạo sẵn để theo dõi và nhắc nhở liền mạch.
Dưới đây là cách nó giúp bạn:
- Tạo nhiệm vụ cho email tự động: Sắp xếp và quản lý email theo dõi bằng cách biến chúng thành Nhiệm vụ ClickUp có thể thực hiện được
- Thiết lập quy tắc kích hoạt email: Xác định thời điểm gửi email dựa trên trạng thái công việc, ngày đáo hạn hoặc điều kiện tùy chỉnh
- Cộng tác về nội dung email: Làm việc với nhóm của bạn để soạn thảo, chỉnh sửa và cá nhân hóa các email tự động trước khi gửi đi
- Giám sát và theo dõi hiệu suất: Luôn cập nhật các email đã gửi, các email theo dõi và các phản hồi để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
Đọc thêm: Cách tạo mẫu email trong Outlook
Theo dõi và tối ưu hóa hiệu suất email
Sau khi tự động hóa quy trình email, hãy theo dõi hiệu quả của chúng để đảm bảo mang lại kết quả. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi các hoạt động theo dõi, phân tích mức độ tương tác và tinh chỉnh các quy tắc tự động hóa. Nếu phản hồi thấp, hãy cân nhắc điều chỉnh thời gian, dòng tiêu đề hoặc nội dung email để mang lại hiệu quả tốt hơn.
Các phương pháp hay nhất cho email nhắc nhở
Trước khi kết thúc bài viết này, đây là một số phương pháp hay nhất để đảm bảo email nhắc nhở của bạn mang lại hiệu quả tối đa:
- Cá nhân hóa bằng AI: Không chỉ dừng lại ở việc cá nhân hóa tên người nhận. Sử dụng AI để viết email nhắc nhở dựa trên hành vi, sở thích và lịch sử tương tác trong quá khứ ✅
- Tránh kích hoạt spam: Các từ như Urgent (Khẩn cấp), Limited time offer (Ưu đãi có thời hạn) và các dấu hiệu quá mức như !, $ hoặc biểu tượng cảm xúc có thể khiến email của bạn bị đánh dấu là spam ✅
- Sử dụng chủ đề email để duy trì bối cảnh: Thay vì gửi một email mới mỗi lần, hãy trả lời trong cùng một chủ đề để giữ cho các tương tác trước đó hiển thị ✅
- Làm cho email của bạn dễ đọc: Chia email thành các điểm chính và sử dụng văn bản in đậm khi cần thiết ✅
- Chọn thời điểm thích hợp: Gửi email nhắc nhở vào thời điểm thích hợp, chẳng hạn như 24 giờ trước sự kiện hoặc vài ngày trước hạn chót ✅
Tự động hóa email nhắc nhở kinh doanh với ClickUp
Email nhắc nhở phù hợp sẽ khiến người nhận hành động.
Và mặc dù việc gửi thư nhắc nhở có thể cảm thấy như một công việc nhàm chán không bao giờ kết thúc, nhưng thực tế không nhất thiết phải như vậy.
Với ClickUp, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quá trình — tích hợp email, cài đặt kích hoạt cho các tình huống khác nhau và để AI soạn thảo các lời nhắc nhở rõ ràng và chuyên nghiệp trong vài giây.
Không còn phải theo dõi thủ công. Không còn bỏ lỡ cơ hội. Chỉ cần tự động hóa dễ dàng để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.