Dây chuyền sản xuất của bạn được thiết lập để giao 10.000 đơn vị trong tháng này, nhưng sự chậm trễ của nhà cung cấp và sự cố máy móc đã làm gián đoạn lịch trình sản xuất của bạn. Những trở ngại này không chỉ làm chậm hoạt động mà còn tăng chi phí, đẩy lùi thời hạn và tạo ra thách thức cho cả dây chuyền sản xuất và nhóm bán hàng của bạn.
Để duy trì tiến độ, bạn cần một lịch trình sản xuất được cấu trúc tốt. Đây là xương sống của quy trình sản xuất của bạn. Lịch trình này đảm bảo nguyên liệu thô phù hợp được giao đúng hạn, máy móc hoạt động hiệu quả và công nhân được phân công công việc hiệu quả.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình lập lịch sản xuất, giúp bạn xây dựng kế hoạch phù hợp với những gián đoạn trong thực tế để bạn có thể duy trì hiệu quả, đáp ứng thời hạn và giữ cho sản xuất diễn ra suôn sẻ.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Lịch trình sản xuất nêu rõ những gì cần sản xuất, khi nào và với số lượng bao nhiêu để đảm bảo quản lý quy trình làm việc hiệu quả
- Các loại lịch trình sản xuất khác nhau bao gồm lịch trình sản xuất tổng thể, theo lô, theo công việc, liên tục và đúng thời điểm, mỗi loại phù hợp với nhu cầu sản xuất cụ thể
- Điều này giúp ngăn ngừa sự chậm trễ, giảm chi phí, tối ưu hóa nguồn lực, loại bỏ các điểm nghẽn và điều chỉnh sản xuất phù hợp với nhu cầu
- Các yếu tố khóa bao gồm chi tiết sản phẩm, phân bổ nguồn lực, quy trình BOM và định tuyến, KPI chuỗi cung ứng, thời gian đệm và kỹ thuật lập lịch
- Các bước để tạo ra một lịch trình bao gồm xác định phạm vi dự án, phân bổ nguồn lực, lập bản đồ quy trình và chọn phương pháp lập lịch trình
- Biểu đồ Gantt và Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp các nhóm theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và tuân thủ lịch trình
Lịch trình sản xuất là gì?
Lịch trình sản xuất là một kế hoạch chi tiết nêu rõ sản phẩm cần sản xuất, thời gian sản xuất và số lượng. Lịch trình này giúp các nhà sản xuất phân bổ nguồn lực, điều phối quy trình làm việc và quản lý dòng thời gian sản xuất để duy trì quy trình sản xuất hiệu quả và đúng tiến độ.
Các loại lịch trình sản xuất
Có năm loại lịch trình sản xuất chính:
- Lịch trình sản xuất tổng thể (MPS): Chỉ định sản phẩm nào sẽ được sản xuất trong một kỳ nhất định
- Lịch trình sản xuất theo đợt: Tổ chức sản xuất theo đợt thay vì theo quy trình liên tục
- Lịch trình sản xuất công việc: Giúp phát triển lịch trình tùy chỉnh cho các công việc sản xuất cá nhân hoặc quy mô nhỏ
- Lịch trình sản xuất liên tục: Giúp lập kế hoạch hoạt động sản xuất cho các ngành công nghiệp hoạt động 24/7, chẳng hạn như lọc dầu hoặc sản xuất hóa chất
- Lập lịch Just-in-time (JIT): Điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu tức thời của khách hàng để giảm thiểu lãng phí
Lập kế hoạch sản xuất có giống với lập kế hoạch sản xuất không?
Mặc dù hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng lập kế hoạch sản xuất và lập lịch sản xuất có vai trò riêng biệt nhưng liên quan chặt chẽ với nhau:
- Kế hoạch sản xuất xác định sản phẩm cần sản xuất, số lượng và thời gian, tập trung vào các mục tiêu dài hạn và nguồn lực sẵn có
- Lập kế hoạch sản xuất chuyển kế hoạch này thành dòng thời gian chi tiết, phác thảo trình tự công việc, phân bổ nguồn lực và thời gian hoạt động
Nói tóm lại, kế hoạch sản xuất thiết lập chiến lược, trong khi lịch trình sản xuất biến chiến lược thành hành động. Cả hai cùng nhau đảm bảo hoạt động sản xuất hiệu quả và sản xuất đúng thời hạn.
📖 Đọc thêm: Cách thực hiện quản lý dự án cho sản xuất
Tại sao lịch trình sản xuất lại quan trọng
Giả sử bạn điều hành một nhà máy sản xuất 5.000 món đồ nội thất tùy chỉnh mỗi tháng. Nếu không có lịch trình sản xuất, nguyên liệu sẽ đến muộn, máy móc sẽ ngừng hoạt động và công nhân sẽ phải đối mặt với khối lượng công việc khó dự đoán — một ngày làm việc quá tải, ngày hôm sau lại phải chờ đợi.
Kết quả? Không đáp ứng thời hạn, chi phí sản xuất tăng và khách hàng không hài lòng. Lịch trình sản xuất được cấu trúc tốt sẽ ngăn chặn điều này bằng cách:
Giữ tiến độ giao hàng đúng kế hoạch
Sự chậm trễ trong sản xuất bắt đầu từ rất lâu trước khi quá trình sản xuất bắt đầu. Nếu nguyên liệu đến muộn, mọi thứ sẽ bị chậm lại. Kế hoạch sản xuất thiết lập dòng thời gian mua sắm để nhà cung cấp giao hàng đúng hạn. Kế hoạch này cũng giúp các công việc được tiến hành đúng tiến độ, giúp các nhóm đồng bộ và tuân thủ thời hạn.
Tránh lãng phí tài nguyên
Máy móc không hoạt động, nhóm làm việc quá sức và lãng phí nguyên vật liệu làm tăng chi phí hoặc ngừng sản xuất. Mặt khác, lịch trình sản xuất tối ưu hóa nhân công, thiết bị và hàng tồn kho. Nó cân bằng khối lượng công việc và ngăn ngừa tình trạng thiếu hoặc thừa hàng tồn kho.
Loại bỏ các điểm nghẽn
Các điểm nghẽn làm gián đoạn sản xuất, cho dù là do sự cố máy móc, chậm trễ nhân sự hay nhu cầu tăng đột biến. Lịch trình sản xuất giúp phát hiện sớm những rủi ro này, cho phép các nhà quản lý điều chỉnh nguồn lực, thay đổi dòng thời gian và ngăn chặn những trở ngại nhỏ trở thành sự chậm trễ lớn.
Giảm chi phí và tăng lợi nhuận
Đơn đặt hàng gấp và thay đổi vào phút chót làm tăng chi phí. Lịch trình sản xuất được lập kế hoạch tốt sẽ giảm thiểu lãng phí, kiểm soát chi phí nhân công và cải thiện sự phối hợp giữa các nhà cung cấp để quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả.
Giảm chi phí tồn kho dư thừa
Sản xuất quá sớm dẫn đến chi phí lưu trữ, còn sản xuất quá muộn dẫn đến đơn hàng bị hoãn. Lịch trình sản xuất điều chỉnh sản lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng, tránh sản xuất thừa và thiếu hàng, gây tốn kém chi phí.
🧠 Thông tin thú vị: Mỗi năm, Mỹ kỷ niệm ngày thứ Sáu đầu tiên của tháng 10 là Ngày Sản xuất Quốc gia.
Những yếu tố cần có trong một lịch trình sản xuất hiệu quả?
Hiệu quả của lịch trình sản xuất phụ thuộc vào mức độ chi tiết của nó. Dưới đây là phân tích các yếu tố khóa cần đưa vào mẫu lịch trình của bạn:
1. Thông tin sản phẩm
Viết mô tả sản phẩm rõ ràng và ngắn gọn, bao gồm thông số kỹ thuật, các biến thể và tính năng độc đáo. Sau đó, xác định mục tiêu sản xuất bằng cách ước tính số lượng đơn vị cần thiết cho mỗi đơn đặt hàng và chỉ định thời hạn cụ thể để duy trì sự rõ ràng và trách nhiệm.
📌 Mô tả ví dụ và mục tiêu sản phẩm
Tên sản phẩm: Dây kháng lực UltraFit Pro
Mô tả sản phẩm:Dây đeo kháng lực UltraFit Pro được thiết kế để tập luyện sức mạnh toàn thân, phục hồi chức năng và các bài tập vận động. Được làm từ cao su cao cấp, chống đứt, các dây đeo này cung cấp lực kháng dần dần để hỗ trợ tất cả các mức độ thể dục. Chúng nhẹ, dễ mang theo và đi kèm túi đựng tiện lợi để dễ dàng lưu trữ và mang theo khi đi du lịch.
Thông số kỹ thuật:
- Chất liệu: 100% Cao su tự nhiên
- Mức kháng cự: Vàng (5–15 lbs) Đỏ (15–35 lbs) Đen (25–65 lbs) Tím (35–85 lbs) Xanh lá cây (50–125 lbs)
- Màu vàng (5–15 lbs)
- Đỏ (15–35 lbs)
- Đen (25–65 lbs)
- Màu tím (35–85 lbs)
- Xanh (50–125 lbs)
- Kích thước: Thay đổi tùy theo mức độ kháng lực (chiều dài: 41 inch, độ dày: 4,5 mm – 6,5 mm)
- Phụ kiện đi kèm: Túi đựng lưới, hướng dẫn sử dụng
- Màu vàng (5–15 lbs)
- Đỏ (15–35 lbs)
- Đen (25–65 lbs)
- Màu tím (35–85 lbs)
- Xanh (50–125 lbs)
Mục tiêu sản xuất & dòng thời gian
Ước tính số lượng đơn đặt hàng:
- Gói tiêu chuẩn (mỗi mức kháng lực một đơn vị): 5.000 đơn vị
- Các dải riêng lẻ (lựa chọn đa dạng): 3.000 đơn vị cho mỗi mức kháng cự
Thời hạn sản xuất:
- Ngày bắt đầu sản xuất: 1 tháng 4 năm 2025
- Hạn chót hoàn thành: 30 tháng 4 năm 2025
- Kiểm tra chất lượng cuối cùng & vận chuyển: 5 tháng 5 năm 2025
2. Phân bổ nguồn lực
Lịch trình sản xuất được cấu trúc tốt không chỉ phác thảo các công việc cần làm mà còn đảm bảo rằng nhân sự, công cụ và nguyên vật liệu phù hợp luôn sẵn sàng để hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ. Ví dụ:
- Ngăn chặn xung đột thiết bị bằng cách lập lịch sử dụng máy móc hiệu quả
- Đảm bảo nguyên liệu thô và các nguồn lực khác luôn sẵn sàng khi cần thiết để tránh chậm trễ hoặc tắc nghẽn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Phân công công việc cụ thể cho các trung tâm công việc chuyên dụng để giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị, tối ưu hóa hiệu quả lao động và duy trì quy trình sản xuất ổn định, dễ dự đoán.
3. Quy trình lập danh sách vật liệu (BOM) và định tuyến sản xuất
Để tối ưu hóa lịch trình sản xuất, hãy chuẩn bị các quy trình và tài liệu cần thiết sau:
1. Danh sách vật liệu (BOM): Duy trì danh sách chi tiết về nguyên liệu, linh kiện và phụ kiện để hợp lý hóa việc mua sắm vật liệu và đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả
📌 Ví dụ về Bảng kê khai vật liệu (BOM) cho sản xuất tai nghe không dây thông minh:
| Mục số | Thành phần | Vật liệu | Số lượng trên mỗi đơn vị | Nhà cung cấp |
| 001 | Vỏ tai nghe | Nhựa ABS | 2 chiếc | XYZ Plastics |
| 002 | Bộ điều khiển loa | Nam châm neodymium | 2 chiếc | Acme Audio |
| 003 | Pin | Pin lithium-ion | 1 chiếc | PowerTech |
| 004 | Bảng mạch PCB | Sợi thủy tinh | 1 chiếc | CircuitWorks |
| 005 | Mô-đun Bluetooth | Mạch tích hợp | 1 chiếc | SmartTech |
| 006 | Trường hợp tính phí | Polycarbonate | 1 chiếc | XYZ Plastics |
| 007 | Cổng USB-C | Thép không gỉ | 1 chiếc | ConnectX |
| 008 | Hộp đóng gói | Bìa carton | 1 chiếc | GreenPack |
2. Quy trình định tuyến
Thiết lập trình tự các bước hoạt động, chỉ định các trung tâm công việc liên quan đến từng giai đoạn sản xuất để đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ
📌 Ví dụ: Lập lộ trình sản xuất tai nghe không dây thông minh
| Bước số | Hoạt động | Trung tâm công việc | Thời gian trên mỗi đơn vị |
| 1 | Đúc ép | Phòng Nhựa. | 3 phút |
| 2 | Lắp ráp bộ điều khiển loa | Dây chuyền lắp ráp âm thanh | 5 phút |
| 3 | Lắp đặt pin | Dây chuyền sản xuất điện tử | 4 phút |
| 4 | Hàn mạch in (PCB) | Lắp ráp mạch in (PCB) | 6 phút |
| 5 | Thiết lập mô-đun Bluetooth | Dây chuyền sản xuất điện tử | 4 phút |
| 6 | Lắp ráp tai nghe hoàn thiện | Lắp ráp cuối cùng | 5 phút |
| 7 | Kiểm tra chất lượng | Phòng Kiểm soát Chất lượng (QA) | 3 phút |
| 8 | Đóng gói và dán nhãn | Dây chuyền đóng gói | 2 phút |
Bằng cách triển khai BOM và Quy trình định tuyến chi tiết, hiệu quả sản xuất được tối đa hóa, giảm thiểu tắc nghẽn và đảm bảo giao hàng đúng hạn. 🚀
4. Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) trong chuỗi cung ứng
Theo dõi các chỉ số KPI quan trọng của chuỗi cung ứng, chẳng hạn như giao hàng đúng hạn, vòng quay hàng tồn kho và hiệu quả sản xuất, giúp tối ưu hóa lịch trình sản xuất bằng cách xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn và cho phép thực hiện các biện pháp khắc phục nhanh chóng.
Các nhà quản lý sản xuất cũng có thể theo dõi sự kém hiệu quả trong thời gian thực và điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp để duy trì hoạt động trơn tru.
📖 Đọc thêm: Ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh (kèm mẫu)
5. Thời gian dự phòng
Lịch trình sản xuất linh hoạt có thể thích ứng với những thách thức không lường trước được, như gián đoạn chuỗi cung ứng, bảo trì thiết bị hoặc thiếu nhân công.
- Bao gồm thời gian dự phòng để xử lý các sự chậm trễ bất ngờ mà không làm chậm trễ sản xuất
- Cho phép nhanh chóng sắp xếp lại công việc và phân bổ lại nguồn lực để giảm thiểu sự gián đoạn
- Liên tục xem xét và điều chỉnh lịch trình quản lý sản xuất bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực để đạt hiệu quả tối ưu
6. Kỹ thuật lập lịch trình sản xuất
Lịch trình sản xuất tổng thể không chỉ đơn thuần là danh sách các công việc sản xuất, mà còn tích hợp các kỹ thuật lập lịch và quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao hiệu quả sản xuất.
Dưới đây là ba kỹ thuật lập kế hoạch và lập lịch sản xuất quan trọng:
Lập lịch trình theo hướng về tương lai
Lập lịch trình trước bắt đầu ngay khi nhận được đơn đặt hàng hoặc khi có sẵn nguồn lực. Mục tiêu cốt lõi là hoàn thành sản xuất càng sớm càng tốt. Cách tiếp cận này giúp nhóm sản xuất ước lượng ngày hoàn thành sớm nhất có thể bằng cách tính đến thời gian dẫn, tính sẵn có của nguồn lực và thời lượng công việc.
Lập lịch ngược
Làm việc ngược lại từ thời hạn cuối cùng, xác định thời gian bắt đầu muộn nhất có thể cho từng bước để đáp ứng yêu cầu giao hàng. Phương pháp này ưu tiên sản xuất đúng thời điểm, giảm chi phí tồn kho đồng thời đảm bảo thực hiện đơn đặt hàng kịp thời.
Lập lịch sức chứa hữu hạn
Áp dụng phương pháp thực tế bằng cách tính đến các hạn chế về sức chứa, chẳng hạn như số giờ máy móc có thể hoạt động và giới hạn nhân lực. Nếu không có tài nguyên, các công việc sẽ tự động được lên lịch lại cho khoảng thời gian trống tiếp theo, tránh tình trạng quá tải và tắc nghẽn sản xuất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để duy trì tiến độ sản xuất, hãy sử dụng lập kế hoạch trước cho các dự án linh hoạt, lập kế hoạch ngược cho các thời hạn cố định và lập kế hoạch sức chứa hữu hạn khi đối phó với các hạn chế về nguồn lực.
Các bước để lập lịch trình sản xuất
Dây chuyền sản xuất quyết định trình tự các hoạt động và luồng nguyên vật liệu trong sản xuất. Tuy nhiên, lịch trình sản xuất giúp duy trì hoạt động của dây chuyền này.
Lịch trình không chính xác có thể dẫn đến tắc nghẽn, chậm trễ, giảm hiệu quả và sản lượng, làm gián đoạn toàn bộ quy trình. Tuy nhiên, việc áp dụng công cụ lịch quản lý dự án hoặc tạo Biểu đồ Gantt để trực quan hóa các quy trình này có thể giúp giảm bớt sự phức tạp.
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, là một công cụ hữu ích để tổ chức lịch trình sản xuất và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực mà không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình công việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Dưới đây là cách bạn có thể chia quá trình này thành bốn bước khóa:
Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án
Trước khi bắt tay vào các hoạt động sản xuất và cài đặt dòng thời gian dự án, hãy làm rõ mục tiêu của bạn để đảm bảo lịch trình của bạn phù hợp với hoạt động kinh doanh và tránh những sự chậm trễ không cần thiết. Phạm vi được xác định rõ ràng sẽ giúp sản xuất hiệu quả và đúng tiến độ.
Đây là những việc bạn cần làm:
- Xác định sản phẩm: Bạn đang sản xuất gì? Các tính năng chính của sản phẩm là gì?
- Phác thảo mục tiêu cuối cùng: Là cho đơn đặt hàng tùy chỉnh, kho hàng hoặc nhu cầu theo mùa?
- Xác định các sản phẩm chính: Cần sản xuất gì, với số lượng bao nhiêu và khi nào?
- Xác định các yếu tố hạn chế: Xem xét ngân sách, nguồn lực sẵn có và các yêu cầu pháp lý
Lịch trình sản xuất là một lộ trình được chia sẻ, giúp các nhóm phối hợp nhịp nhàng và sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Bước 2: Lập danh sách tất cả các công việc và phân bổ nguồn lực
Sau khi đặt mục tiêu, bước tiếp theo là xác định từng hoạt động sản xuất. Thiết lập quy trình phân công rõ ràng, vạch ra trình tự các công việc và sự di chuyển của nguyên vật liệu trong toàn bộ cơ sở.
Nói cách khác, hãy đặt nền tảng cho việc quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch nguyên vật liệu.
Dưới đây là cách thực hiện hiệu quả:
| Quy trình sản xuất hiệu quả | Vai trò của giám đốc sản xuất | Ví dụ |
| Xác định và sắp xếp các công đoạn sản xuất | Chia nhỏ quy trình sản xuất thành một loạt các công việc khác nhau | Ví dụ, trong một nhà máy sản xuất các bộ phận kim loại: Kiểm tra nguyên liệu thô Cắt (ví dụ: cắt bằng laser, cắt bằng tia nước) Biểu mẫu (ví dụ: uốn, dập) |
| Xác định nhu cầu về nguồn lực | Đối với mỗi công đoạn, xác định các nguồn lực cụ thể cần thiết | Ví dụ: Máy móc: Liệt kê các máy móc và thiết bị cụ thể cần thiết (ví dụ: máy CNC, robot hàn, dây chuyền lắp ráp) Lao động: Xác định các kỹ năng cần thiết cho từng công việc (ví dụ: thợ máy lành nghề, thợ hàn, nhân viên kiểm tra chất lượng) |
| Phân công nguồn lực | Phân công máy móc, thiết bị và nhân viên cụ thể cho từng công đoạn dựa trên khả năng sẵn sàng và năng lực của họ | Ví dụ: Gán 'CNC Router 1' và 'CNC Router 2' cho thao tác 'Cutting' (Cắt) Gán 'Welder A' và 'Welder B' cho thao tác 'Welding' (Hàn) |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phần mềm lập lịch sản xuất như ClickUp để trực quan hóa và tổ chức luồng sản xuất của bạn để cải tiến liên tục.
Các nhiệm vụ ClickUp giúp chia nhỏ quy trình sản xuất của bạn thành các đơn vị công việc có thể quản lý được và cung cấp thông tin chi tiết quý giá về sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc cần làm khác nhau. Bạn cũng có thể tùy chỉnh chúng để phản ánh các hoạt động sản xuất khác nhau.
Dưới đây là cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để kiểm soát hoạt động sản xuất của bạn:
- Phân tách: Phân chia quy trình sản xuất thành các công việc riêng biệt, phản ánh trình tự hoạt động
- Gán: Phân bổ các nguồn lực cụ thể (ví dụ: máy móc, nhân sự) cho từng công việc trong chuỗi bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp. Bạn thậm chí có thể thêm các trường cụ thể cho dữ liệu sản xuất, chẳng hạn như ID máy, thông số kỹ thuật vật liệu hoặc số lô, để giữ mọi thứ được tổ chức
- Định nghĩa: Thiết lập các Phụ thuộc nhiệm vụ rõ ràng trong ClickUp để kích hoạt hoạt động tiếp theo. Liên kết các nhiệm vụ để phản ánh trình tự sản xuất, đảm bảo một bước chỉ bắt đầu sau khi bước trước đó đã hoàn thành (ví dụ: tìm nguồn nguyên liệu → lắp ráp → kiểm tra chất lượng → đóng gói)
- Cộng tác: Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm tham gia vào các hoạt động sản xuất khác nhau bằng cách sử dụng các chủ đề bình luận và @đề cập đến các công việc để giữ bối cảnh tập trung
- Hình dung và theo dõi: Sử dụng Chế độ xem ClickUp để lập bản đồ toàn bộ quy trình sản xuất nhằm xác định các lĩnh vực cần cải thiện: Sắp xếp các công việc thành các cột đại diện cho các giai đoạn sản xuất khác nhau (ví dụ: Nguyên liệu thô, Lắp ráp, Kiểm tra chất lượng, Đóng gói) bằng cách sử dụng Chế độ xem Bảng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ và các điểm nghẽn Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa các mối phụ thuộc, theo dõi dòng thời gian sản xuất và đảm bảo các công việc được hoàn thành theo đúng thứ tự mà không bị chậm trễ Đơn giản hóa việc lập kế hoạch sức chứa với Chế độ xem Khối lượng công việc. Đảm bảo không có nhóm hoặc tài nguyên nào bị quá tải bằng cách theo dõi phân phối công việc theo thời gian thực và điều chỉnh nhiệm vụ khi cần thiết
- Sắp xếp các công việc thành các cột đại diện cho các giai đoạn sản xuất khác nhau (ví dụ: Nguyên liệu thô, Lắp ráp, Kiểm tra chất lượng, Đóng gói) bằng cách sử dụng Chế độ xem Bảng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ và các điểm tắc nghẽn
- Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa các mối phụ thuộc, theo dõi dòng thời gian sản xuất và đảm bảo các công việc được hoàn thành theo đúng thứ tự mà không bị chậm trễ
- Đơn giản hóa việc lập kế hoạch sức chứa với Chế độ xem khối lượng công việc. Đảm bảo không có nhóm hoặc tài nguyên nào bị quá tải bằng cách theo dõi phân phối công việc theo thời gian thực và điều chỉnh nhiệm vụ khi cần thiết
- Sắp xếp các công việc thành các cột đại diện cho các giai đoạn sản xuất khác nhau (ví dụ: Nguyên liệu thô, Lắp ráp, Kiểm tra chất lượng, Đóng gói) bằng cách sử dụng Chế độ xem Bảng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ và các điểm nghẽn
- Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa các mối phụ thuộc, theo dõi dòng thời gian sản xuất và đảm bảo các công việc được hoàn thành theo đúng thứ tự mà không bị chậm trễ
- Đơn giản hóa việc lập kế hoạch sức chứa với Chế độ xem khối lượng công việc. Đảm bảo không có nhóm hoặc tài nguyên nào bị quá tải bằng cách theo dõi phân phối công việc theo thời gian thực và điều chỉnh nhiệm vụ khi cần thiết
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chuẩn hóa quy trình làm việc bằng cách tạo mẫu công việc cho các bước sản xuất phổ biến như bảo trì thiết bị, kiểm tra chất lượng hoặc bổ sung hàng tồn kho.
👀 Bạn có biết: Trung bình, nhân viên Mỹ trong ngành sản xuất và chế tạo làm việc 40 giờ mỗi tuần và kiếm được 34,64 đô la mỗi giờ.
Bước 3: Đặt thời hạn và kỳ xem xét
Thời hạn thực tế, dựa trên dữ liệu là yếu tố cần thiết để duy trì tiến độ sản xuất. Để đạt được điều này, hãy chia lịch trình sản xuất thành các cột mốc và thiết lập các kỳ đánh giá thường xuyên để đánh giá tiến độ.
Bắt đầu bằng cách xác định thời gian thực hiện dựa trên dữ liệu trong quá khứ để xác định dòng thời gian chính xác cho từng công việc. Kết hợp thời gian dự phòng để tính đến những sự chậm trễ bất ngờ và tránh áp lực vào phút chót. Cuối cùng, lên lịch đánh giá tiến độ thường xuyên, hàng tuần hoặc hai tuần một lần, để xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các giải pháp kịp thời.
Lưu ý: tránh lên lịch công việc quá chặt chẽ. Lịch trình sản xuất được lên kế hoạch trước sẽ giúp tránh tình trạng hỗn loạn trong trường hợp máy móc hỏng hóc hoặc vận chuyển nguyên liệu bị chậm trễ.
Chế độ xem Lịch của ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Việc thể hiện trực quan các công việc và ngày đáo hạn của chúng trong định dạng lịch giúp bạn hiểu rõ kế hoạch sản xuất của mình.
Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn:
- Đặt thời hạn: Kéo và thả công việc vào lịch, chỉ định thời hạn và hiển thị vị trí của chúng trong phần mềm lập lịch sản xuất
- Hình dung thời hạn: Theo dõi thời hạn để dễ dàng xác định các điểm nghẽn hoặc xung đột tiềm ẩn
- Xác định thời gian dự phòng: Tích hợp các khu vực dự phòng tiềm năng vào lịch trình, giảm thiểu tác động của các sự cố chậm trễ không mong muốn
- Kỳ đánh giá thường xuyên: Truy cập tổng quan trực quan rõ ràng về tiến độ để theo dõi trạng thái công việc nhằm điều chỉnh và can thiệp kịp thời
Nhận những lời khuyên hữu ích nhất của chúng tôi về cách tạo lịch trình dự án/sản xuất qua video này 👇🏽
Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết
Lịch trình sản xuất không phải là kế hoạch "thiết lập và quên đi" — nó đòi hỏi sự giám sát tích cực để duy trì hiệu quả. Sự cố thiết bị, thiếu nhân công và gián đoạn chuỗi cung ứng đều có thể ảnh hưởng đến dòng thời gian, do đó việc theo dõi thường xuyên là rất cần thiết.
Phần mềm theo dõi thời gian thực cập nhật tiến độ sản xuất, đảm bảo các nhà quản lý luôn được thông báo. Xác định sớm các điểm nghẽn là rất quan trọng; điều tra vấn đề và phân phối lại nguồn lực có thể giúp ngăn ngừa sự chậm trễ đáng kể nếu một bước mất nhiều thời gian hơn kế hoạch.
Ngoài ra, việc thích ứng với những thay đổi bằng cách điều chỉnh các ưu tiên, sắp xếp lại công việc hoặc phân bổ thêm nhân công cho các giai đoạn quan trọng sẽ đảm bảo sản xuất vẫn diễn ra đúng tiến độ bất chấp những gián đoạn không lường trước được.
Bạn có thể sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp để điều chỉnh lịch trình theo thời gian thực và giữ cho quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ. Các biểu đồ tương tác này thể hiện trực quan dòng thời gian của dự án, cho phép nhiều người dùng theo dõi tiến độ và nêu bật các trở ngại tiềm ẩn.
Dưới đây là cách điều chỉnh lịch trình dự án và duy trì luồng sản xuất:
- Xác định các công việc đang chậm tiến độ bằng cách quan sát các sự chậm trễ trong dòng thời gian đã kế hoạch
- Điều tra nguyên nhân gốc rễ của sự chậm trễ (ví dụ: sự cố thiết bị hoặc thiếu nguyên liệu) bằng cách phân tích Biểu đồ Gantt của ClickUp để tìm ra các điểm nghẽn tiềm ẩn
- Điều chỉnh phân bổ nguồn lực bằng cách phân công lại công việc cho các nguồn lực hoặc nhóm khác nhau dựa trên khối lượng công việc được hiển thị trực quan
- Thông báo thay đổi lịch trình cho tất cả thành viên trong nhóm thông qua Biểu đồ Gantt ClickUp được chia sẻ
- Hình dung tiến độ thời gian thực bằng cách cập nhật trạng thái công việc (ví dụ: 'Đang tiến hành' hoặc 'Hoàn thành') và tỷ lệ phần trăm tiến độ
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu lịch trình sản xuất miễn phí để xây dựng kế hoạch phù hợp với công việc của bạn mà không cần bắt đầu từ đầu. Hãy thử Mẫu lịch trình sản xuất ClickUp!
Là một nhóm nhỏ với hàng ngàn đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cần phải cực kỳ hiệu quả và biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép chúng tôi theo dõi tất cả quá trình sản xuất và hậu cần tại một nơi, giúp nhóm sản xuất của chúng tôi hiệu quả hơn hai phần ba.
Là một nhóm nhỏ với hàng ngàn đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cần phải cực kỳ hiệu quả và biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép chúng tôi theo dõi tất cả quá trình sản xuất và hậu cần tại một nơi, giúp nhóm sản xuất của chúng tôi hiệu quả hơn hai phần ba.
📖 Cũng nên đọc: Phần mềm tạo biểu đồ Gantt miễn phí
Ví dụ về lập lịch sản xuất
Hãy tưởng tượng một nhà máy dệt may sản xuất 10.000 sản phẩm mỗi tuần. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm thiểu lãng phí và sự chậm trễ, nhà máy cần có một lịch trình sản xuất được cấu trúc tốt.
Mọi giai đoạn, từ dự báo nhu cầu đến lập kế hoạch vận chuyển, phải được lên lịch cẩn thận để hoạt động diễn ra suôn sẻ.
1. Dự báo nhu cầu và lập kế hoạch đơn đặt hàng
Trước khi bắt đầu sản xuất, nhà máy thu thập dữ liệu đơn đặt hàng từ các nhà bán lẻ và thương hiệu thời trang. Họ phân tích nhu cầu theo mùa, xu hướng bán hàng trong quá khứ và sức chứa của nhà máy để xác định phạm vi của đơn đặt hàng:
- Cơ cấu sản phẩm: Nên sản xuất bao nhiêu áo sơ mi, váy hoặc quần?
- Yêu cầu về vải: Cần đặt hàng những vật liệu nào và khi nào?
- Thời hạn sản xuất: Lịch trình nên được sắp xếp như thế nào để đáp ứng các cam kết giao hàng?
🧠 Thông tin thú vị: Ngành sản xuất dự kiến sẽ tạo ra khoảng 1.812 petabyte dữ liệu mỗi năm, vượt qua các ngành khác như truyền thông và tài chính. Để xử lý sự phức tạp ngày càng tăng trong việc ra quyết định từ thông tin kỹ thuật số này, các nhà sản xuất đang sử dụng công nghệ thông minh để phân tích các mẫu dữ liệu và giải quyết các vấn đề không lường trước trước đó.
2. Lịch trình sản xuất tổng thể (MPS)
Kế hoạch hàng tuần có cấu trúc và quy trình làm việc liên tục giúp bạn tuân thủ quy trình sản xuất. Ví dụ: để sản xuất 10.000 sản phẩm may mặc mỗi tuần, kế hoạch của bạn có thể như sau:
- Monday–Tuesday: Cắt vải cho tất cả các loại quần áo
- Thứ Tư–Thứ Năm: May và lắp ráp
- Thứ Sáu: Kiểm tra chất lượng, hoàn thiện và đóng gói
Quy trình làm việc liên tục này đảm bảo thời hạn được tuân thủ mà không gặp trở ngại.
3. Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
Để tránh chậm trễ trong sản xuất, nhà máy phải đảm bảo tất cả nguyên vật liệu đến đúng thời gian và đúng số lượng. Điều này bao gồm:
- Đặt hàng vải, thuốc nhuộm và chủ đề dựa trên thời gian giao hàng
- Đang theo dõi các thành phần nhỏ hơn như nút, khóa kéo và nhãn để tránh tình trạng thiếu hụt
- Thiết lập các nhà cung cấp dự phòng trong trường hợp xảy ra sự chậm trễ bất ngờ
4. Lập lịch cho nhân lực và máy móc
Tận dụng tối đa nguồn nhân lực và máy móc là chìa khóa để đạt được hiệu quả. Nhà máy tối ưu hóa sản xuất bằng cách:
- Phân công máy cắt dựa trên loại vải và độ phức tạp
- Tổ chức các nhóm may để làm việc đồng thời nhằm lắp ráp nhanh hơn
- Lập lịch in và nhuộm một cách chiến lược để tránh nhiễm màu và đảm bảo thời gian sấy khô
- Áp dụng hệ thống công việc theo ca để tránh tình trạng nhân viên làm việc quá sức
5. Điều chỉnh thời gian thực và quản lý vấn đề
Ngay cả khi có kế hoạch vững chắc, những sự cố bất ngờ vẫn có thể làm mọi thứ đi chệch hướng. Cách tiếp cận chủ động giúp duy trì sản xuất đúng tiến độ:
- Chậm trễ nguyên vật liệu ▶️ Ưu tiên hàng tồn kho có sẵn cho sản xuất
- Sự cố máy móc ▶️ Phân bổ công việc cho các dây chuyền thay thế
- Thay đổi đơn đặt hàng vào phút chót ▶️ Điều chỉnh lịch trình may và hoàn thiện
Với hệ thống theo dõi thời gian thực, các nhà quản lý có thể nhanh chóng đánh giá tình hình và đưa ra quyết định lập lịch dựa trên dữ liệu để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.
6. Kiểm soát chất lượng và lập kế hoạch vận chuyển
Trước khi sản phẩm may mặc rời khỏi nhà máy, chúng phải trải qua nhiều vòng kiểm tra chất lượng để phát hiện các lỗi về vải, độ chính xác của đường may và độ bền tổng thể.
Bất kỳ mục nào bị từ chối sẽ được làm lại hoặc loại bỏ để duy trì danh tiếng của thương hiệu. Sau khi được phê duyệt, các nhóm đóng gói sẽ tổ chức vận chuyển dựa trên lịch trình giao hàng của nhà bán lẻ để giao hàng đúng hạn.
🚀 Kết quả?
Lịch trình sản xuất được tối ưu hóa giúp nhà máy dệt may giảm thiểu lãng phí, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối đa hóa hiệu quả. Điều này có nghĩa là quần áo chất lượng cao sẽ đến cửa hàng đúng hạn, làm hài lòng cả nhà bán lẻ và người tiêu dùng.
👀 Bạn có biết: Ngành sản xuất thực phẩm là ngành sử dụng nhiều lao động nhất trong ngành sản xuất của Hoa Kỳ, dẫn đầu ngành này ở 19 bang. Ngành này thậm chí còn vượt qua ngành sản xuất thiết bị vận tải, ngành đứng thứ hai trên toàn quốc.
Những thách thức phổ biến trong lập kế hoạch sản xuất
Lập lịch sản xuất hiệu quả nghe có vẻ là cách hoàn hảo để cải thiện quy trình — cho đến khi thực tế bước vào. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến có thể làm lịch trình của bạn bị trật bánh:
- Nhu cầu khách hàng khó dự đoán: Những thay đổi đột ngột khiến việc cài đặt số lượng sản xuất và dòng thời gian chính xác trở nên khó khăn
- Sự cố bất ngờ: Máy móc hỏng hóc, thiếu nguyên vật liệu hoặc nhân viên vắng mặt có thể làm hỏng kế hoạch tốt nhất
- Hạn chế về nguồn lực: Số lượng công nhân, máy móc hoặc nguyên vật liệu hạn chế có thể gây ra tắc nghẽn và làm chậm quá trình sản xuất
- Thay đổi vào phút chót: Đơn đặt hàng khẩn cấp hoặc yêu cầu của khách hàng có thể buộc bạn phải sắp xếp lại lịch trình một cách bất ngờ
- Thiếu hiển thị thời gian thực: Việc xác định và giải quyết các vấn đề trở nên khó khăn nếu không có chế độ xem rõ ràng về dây chuyền sản xuất
Những thách thức này có thể dẫn đến chậm trễ sản xuất, tăng chi phí và khách hàng không hài lòng.
Các phương pháp hay nhất để lập lịch trình sản xuất hiệu quả
Thế giới không phải lúc nào cũng cho bạn thời hạn linh hoạt và nguyên liệu thô không giới hạn, nhưng kế hoạch thông minh có thể giúp loại bỏ những bất ngờ và giữ lịch trình sản xuất của bạn đi đúng hướng. Hãy làm theo bảy phương pháp hay nhất sau đây để luôn dẫn đầu:
- Dự báo nhu cầu chính xác bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường, biến động theo mùa và nhu cầu của khách hàng trong tương lai
- Đào tạo lực lượng lao động linh hoạt với các kỹ năng đa dạng để các nhóm có thể thích ứng với nhu cầu sản xuất thay đổi
- Tự động hóa và giám sát các công việc lặp đi lặp lại, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo bằng phần mềm lập lịch sản xuất để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lỗi
- Giảm lãng phí và kiểm soát chi phí đồng thời tối ưu hóa hiệu quả và duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao
- Thu thập phản hồi từ các nhóm sản xuất để xác định các cải tiến về lập kế hoạch và hợp lý hóa quy trình làm việc
- Lập kế hoạch cho các sự cố như thiếu nguyên liệu, hỏng hóc thiết bị hoặc nhu cầu tăng đột biến bằng các chiến lược dự phòng
- Tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên bằng cách xác định giới hạn sức chứa của nhà máy và điều chỉnh sản lượng sản xuất cho phù hợp
Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất này, bạn sẽ duy trì hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ — dù cho có bất kỳ thách thức nào xảy ra.
Tối ưu hóa quy trình sản xuất của bạn với ClickUp
Lập lịch trình sản xuất không chỉ là cài đặt thời hạn, mà còn là tối ưu hóa từng bước để tối đa hóa hiệu quả và lợi nhuận. Bằng cách xác định rõ mục tiêu, chia nhỏ các công việc phức tạp thành các bước dễ quản lý và theo dõi tiến độ, bạn có thể ngăn chặn các sự chậm trễ tốn kém và duy trì hoạt động trơn tru.
Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều công cụ để quản lý các quy trình này có thể làm chậm tiến độ công việc. ClickUp tập hợp mọi thứ vào một nơi, kết hợp kiến thức về không gian làm việc với các công cụ theo dõi và trực quan hóa mạnh mẽ, để bạn có thể tập trung vào sản xuất thay vì chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và kiểm soát lịch trình sản xuất của bạn với quy trình làm việc rõ ràng, hợp lý.