Xưởng sản xuất của bạn nhộn nhịp với các hoạt động. Đơn đặt hàng chồng chất, máy móc kêu ầm ĩ và nhóm của bạn làm việc chăm chỉ. Nhưng có điều gì đó không ổn — bạn đã bỏ lỡ một vài thời hạn quan trọng, chi phí tăng cao và bạn không thể xác định được nguyên nhân.
Bạn cần có hệ thống lập kế hoạch hàng tồn kho và lịch trình làm việc ngược cực kỳ chính xác để vận hành các hoạt động sản xuất phức tạp.
Đó là lúc các KPI phù hợp phát huy tác dụng — chúng hoạt động như một công cụ kiểm tra sức khỏe cho dây chuyền sản xuất của bạn. Chúng cho bạn biết chính xác vị trí hình thành các điểm nghẽn, quy trình nào gây lãng phí tài nguyên và cách khắc phục các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các KPI quan trọng nhất trong kế hoạch sản xuất cần theo dõi. Chúng tôi sẽ xem xét các ví dụ thực tế, phân tích dữ liệu và chỉ cho bạn cách đo lường những yếu tố quan trọng.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các chỉ số KPI lập kế hoạch sản xuất rất quan trọng để đo lường và cải thiện quy trình sản xuất
- Chúng được chia thành bốn loại chính: chỉ số năng suất, chẳng hạn như Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE), chỉ số chất lượng, chẳng hạn như tỷ lệ lỗi, chỉ số chi phí, chẳng hạn như chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị và theo dõi giao hàng với tỷ lệ giao hàng đúng hạn
- Các KPI này giúp hiển thị hoạt động, tăng cường kiểm soát chất lượng, tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện hiệu quả tài chính
- Bằng cách theo dõi các KPI, các nhà sản xuất có thể đưa ra quyết định sáng suốt, duy trì chất lượng sản xuất cao và đảm bảo hoạt động trơn tru
- Các KPI lập kế hoạch sản xuất thiết yếu bao gồm thông lượng, thời gian chu kỳ, sử dụng sức chứa, vòng quay hàng tồn kho và tỷ lệ giao hàng đúng hạn
- Việc triển khai KPI một cách hiệu quả có thể giúp giảm thiểu lãng phí, tăng lợi nhuận và nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Các công cụ như ClickUp giúp quản lý và theo dõi các KPI này một cách hiệu quả, cung cấp các tính năng như bảng điều khiển tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh và tự động hóa không cần mã để hợp lý hóa quy trình và cải thiện hiệu suất
Hiểu về các chỉ số KPI lập kế hoạch sản xuất
Chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong lập kế hoạch sản xuất là giá trị có thể đo lường được, cho biết mức độ hoàn thành mục tiêu của các quy trình sản xuất.
Các KPI lập kế hoạch sản xuất được chia thành bốn nhóm chính giúp theo dõi các khía cạnh khác nhau của quy trình sản xuất của bạn:
- Chỉ số năng suất: Chỉ số này theo dõi mức độ hiệu quả sử dụng tài nguyên của bạn. Ví dụ: Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE) giúp bạn phát hiện máy móc đang ngừng hoạt động hoặc chạy dưới sức chứa
- Đo lường chất lượng: Các số liệu như tỷ lệ lỗi và khiếu nại của khách hàng cho thấy những điểm mà sản phẩm có thể không đạt tiêu chuẩn
- Chỉ số chi phí: Các chỉ số như chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị giúp kiểm soát chi tiêu
- Theo dõi giao hàng: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn cho biết bạn có đáp ứng được cam kết với khách hàng hay không
🧠 Thông tin thú vị: Henry Ford đã giới thiệu dây chuyền lắp ráp di động đầu tiên trong sản xuất vào năm 1913. Điều này đã cách mạng hóa sản xuất bằng cách giảm thời gian lắp ráp ô tô từ hơn 12 giờ xuống chỉ còn 2,5 giờ!
Vai trò của các chỉ số hiệu suất trong việc đo lường thành công
Các KPI sản xuất không chỉ đo lường thành công hay thất bại, mà còn hướng dẫn các quyết định và cải tiến theo một số cách quan trọng:
- Hiển thị hoạt động: Các chỉ số KPI như tuân thủ lịch trình và số giờ tồn đọng giúp các nhà lập kế hoạch phát hiện vấn đề trước khi chúng phát triển thành vấn đề nghiêm trọng hơn
- Kiểm soát chất lượng: Bằng cách theo dõi tỷ lệ lỗi và phản hồi của khách hàng, các nhà sản xuất có thể nhanh chóng khắc phục các vấn đề về chất lượng
- Tối ưu hóa tài nguyên: Các chỉ số như thông lượng và sử dụng sức chứa giúp các nhóm đưa ra lựa chọn thông minh về cách quản lý dự án sản xuất phù hợp
- Hiệu quả tài chính: Các chỉ số KPI về chi phí giúp kiểm soát chi tiêu. Doanh thu hàng tồn kho cao hơn thường đồng nghĩa với chi phí lưu trữ thấp hơn và luồng tiền mặt tốt hơn
📖 Đọc thêm: Mẫu lịch trình sản xuất cho kế hoạch sản xuất
Tại sao KPI lập kế hoạch sản xuất lại quan trọng
Số liệu nói lên tất cả trong sản xuất; các KPI phù hợp giúp bạn hiểu được ý nghĩa của số liệu. Trong ngành sản xuất, việc theo dõi các chỉ số phù hợp giúp phân biệt giữa hoạt động trơn tru và các điểm nghẽn tốn kém.
Đẩy mạnh việc ra quyết định tốt hơn
Các KPI lập kế hoạch sản xuất cung cấp cho bạn dữ liệu cụ thể để hỗ trợ trực giác của bạn. Ví dụ, phần mềm lập lịch sản xuất có thể giúp bạn theo dõi thời gian chu kỳ và năng suất để xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc. Khi bạn biết được điểm nào làm chậm tiến độ, bạn có thể thực hiện các hành động có mục tiêu để tăng tốc.
Đảm bảo chất lượng cao
Các chỉ số chất lượng như tỷ lệ lỗi và tỷ lệ làm lại đóng vai trò như hệ thống cảnh báo sớm. Chúng giúp phát hiện các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
Vì những lý do này, các công ty theo dõi chặt chẽ các KPI sản xuất có thể thấy lượng lãng phí giảm và lợi nhuận tăng.
Tối ưu hóa hoạt động vận hành để diễn ra trơn tru hơn
Một quy trình sản xuất vững chắc dựa trên các chỉ số mạnh mẽ để duy trì hiệu quả và khả năng cạnh tranh. KPI giúp theo dõi việc giao hàng đúng hạn để đáp ứng cả mong đợi và cam kết của khách hàng, giám sát chi phí sản xuất để bảo vệ lợi nhuận, đo lường hiệu suất thiết bị để ngăn ngừa sự cố bất ngờ và kiểm tra chất lượng để giảm thiểu lãng phí và làm lại.
🧠 Thông tin thú vị: Theo dõi các chỉ số KPI sản xuất đã được chứng minh là giúp giảm đáng kể tình trạng tiêu thụ nguyên liệu quá mức. Trong một nghiên cứu tập trung vào ngành sản xuất bút, việc áp dụng Hệ thống giám sát sản xuất (PMS) đã giúp giảm 58% lượng nguyên liệu thô sử dụng, từ đó trực tiếp giảm chi phí sản xuất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn tăng hiệu quả trong mọi quy trình tại xưởng sản xuất? Bản đồ quy trình có thể giúp bạn. Xem video này để biết những mẹo hay nhất của chúng tôi về cách tạo bản đồ quy trình để tối ưu hóa hoạt động của bạn.
Các chỉ số KPI thiết yếu trong lập kế hoạch sản xuất
Sẵn sàng đưa ra quyết định thông minh hơn về hoạt động sản xuất của bạn? 15 chỉ số kế hoạch sản xuất thiết yếu này sẽ giúp bạn phát hiện các điểm nghẽn, cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận.
1. Sản lượng
Thông lượng cho biết số lượng đơn vị mà dây chuyền sản xuất của bạn có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy coi đó là giới hạn tốc độ sản xuất của bạn.
👉🏼 Ví dụ: nếu nhà máy của bạn đặt mục tiêu sản xuất 500 điện thoại thông minh mỗi ngày nhưng chỉ sản xuất được 450 chiếc, bạn biết rằng còn có thể cải thiện.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi năng suất của từng dây chuyền sản xuất để xác định những điểm yếu tiềm ẩn! Phân tích dữ liệu của từng dây chuyền để xác định chính xác vị trí xảy ra sự chậm trễ, cho dù đó là một máy móc, ca làm việc hay quy trình cụ thể.
2. Thời gian chu kỳ
KPI này theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành một sản phẩm từ đầu đến cuối.
👉🏼 Ví dụ: các nhân viên vận hành của một nhà máy lắp ráp điện thoại với chu kỳ 45 phút hiểu rõ số lượng sản phẩm họ có thể sản xuất trong một ca làm việc.
Điều này giúp tối ưu hóa năng suất và đặt mục tiêu sản xuất thực tế.
3. Sử dụng sức chứa
Chỉ số này đo lường hiệu quả sử dụng tài nguyên sẵn có của bạn. Nó so sánh sản lượng thực tế của nhà máy với tiềm năng tối đa của nó.
👉🏼 Ví dụ: nếu nhà máy của bạn có thể sản xuất 1.000 đơn vị mỗi ngày nhưng chỉ sản xuất 700 đơn vị, thì sức chứa của bạn là 70%.
Chỉ số này giúp xác định các nguồn lực chưa được sử dụng hết, nêu bật các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa sản xuất để đạt được công suất tối đa.
4. Vòng quay hàng tồn kho
Hãy coi đây là đồng hồ tốc độ cho kho hàng của bạn — nó cho biết tốc độ di chuyển của hàng tồn kho. Số càng cao, bạn bán và bổ sung hàng càng nhanh.
👉🏼 Ví dụ: nếu một công ty bán và thay thế toàn bộ hàng tồn kho năm lần một năm, tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho của công ty đó là năm.
Chỉ số KPI này giúp bạn đánh giá mức độ hiệu quả trong việc quản lý tồn kho – đảm bảo hàng hóa luôn tươi mới mà không bị tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt!
5. Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn
KPI này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.
👉🏼 Ví dụ: một nhà sản xuất phụ tùng ô tô với tỷ lệ giao hàng đúng hạn 98% đảm bảo dây chuyền lắp ráp tại các nhà máy ô tô hoạt động trơn tru, không bị chậm trễ.
👀 Bạn có biết? Các công ty có tỷ lệ giao hàng đúng hạn cao được khách hàng đánh giá là đáng tin cậy và đáng tin cậy hơn. Theo dõi tỷ lệ giao hàng đúng hạn của bạn đảm bảo việc tuân thủ thời hạn và duy trì mối quan hệ khách hàng bền vững.
6. Hiệu quả tổng thể của thiết bị (OEE)
OEE kết hợp ba yếu tố khóa: esẵn sàng của thiết bị, hiệu suất và chất lượng.
👉🏼 Một dây chuyền đóng gói hoạt động ở mức 85% OEE cho thấy hiệu suất tốt nhưng vẫn có tiềm năng cải thiện.
Ngay cả khi OEE chỉ tăng 5% cũng có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể và cải thiện hiệu quả sản xuất tổng thể. Theo dõi OEE giúp bạn duy trì dây chuyền sản xuất hoạt động ở trạng thái tốt nhất, xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa hiệu suất và giảm thời gian ngừng hoạt động.
7. Tỷ lệ phế phẩm
Chỉ số này theo dõi lượng nguyên vật liệu bị lãng phí trong quá trình sản xuất.
👉🏼 Ví dụ: tỷ lệ phế phẩm 3% có nghĩa là 3 trong số 100 đơn vị sản xuất bị lãng phí.
Bảo trì phòng ngừa hiệu quả có thể giúp giảm tỷ lệ phế phẩm và ngăn ngừa các sai sót tốn kém trong xưởng sản xuất. Theo dõi tỷ lệ phế phẩm có thể giúp xác định các điểm không hiệu quả, giảm lãng phí và cải thiện việc sử dụng tài nguyên.
8. Quản lý kho
Các quy trình quản lý kho hiệu quả đảm bảo bạn luôn có nguyên vật liệu phù hợp sẵn sàng đúng thời điểm.
👉🏼 Ví dụ: một nhà sản xuất đồ nội thất theo dõi chặt chẽ nguồn cung cấp gỗ có thể tránh được sự chậm trễ trong sản xuất. Quản lý kho hàng hợp lý có thể giảm đáng kể chi phí lưu trữ và cải thiện dòng tiền.
Theo dõi hàng tồn kho giúp đảm bảo không bao giờ xảy ra tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng, từ đó tối ưu hóa các chỉ số kế hoạch sản xuất của bạn.
9. Thời gian dẫn
Thời gian thực hiện đo lường thời gian từ khi đặt hàng nguyên vật liệu đến khi hoàn thành sản phẩm.
👉🏼 Một nhà cung cấp thiết bị chế biến thực phẩm đã giảm thời gian sản xuất từ bảy ngày xuống còn bốn ngày có thể phản ứng với nhu cầu thị trường nhanh hơn nhiều.
Giảm thời gian dẫn giúp tăng tốc khả năng giao hàng, giúp cải thiện việc thực hiện lịch trình sản xuất và giữ cho khách hàng hài lòng. Điều này cho phép bạn duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng nhanh hơn.
10. Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng
KPI này đo lường tần suất bạn có thể hoàn thành đơn đặt hàng trực tiếp từ kho hiện có.
👉🏼 Tỷ lệ hoàn thành 95% có nghĩa là bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong hầu hết thời gian.
Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng cao hơn giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng, hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho và giảm nhu cầu bổ sung hàng khẩn cấp, đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng khi cần.
11. Tỷ lệ thiếu hàng
KPI này đo lường tình trạng thiếu hàng tồn kho và nêu rõ tần suất đơn đặt hàng không thể được thực hiện do thiếu nguyên vật liệu.
👉🏼 Tỷ lệ hết hàng 2% có nghĩa là bạn không thể đáp ứng 2% nhu cầu của khách hàng.
Tỷ lệ hết hàng thấp cho thấy kho hàng được quản lý tốt và ít cơ hội bị bỏ lỡ. Quản lý tình trạng hết hàng đảm bảo bạn luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu và tránh tắc nghẽn sản xuất.
12. Thời gian hoàn thành đơn đặt hàng
Thời gian hoàn thành đơn đặt hàng theo dõi tốc độ xử lý và giao hàng của bạn. Đạt được mục tiêu hoàn thành trong 48 giờ có thể cải thiện đáng kể việc thực hiện lịch trình sản xuất của bạn.
Rút ngắn thời gian thực hiện đơn đặt hàng giúp tăng sự hài lòng của khách hàng và cải thiện dòng tiền bằng cách đẩy nhanh chu kỳ bán hàng.
13. Công việc đang tiến hành (WIP)
WIP theo dõi các mục hiện đang được sản xuất nhưng chưa hoàn thành. Mức WIP cao thường báo hiệu sự tắc nghẽn trong quy trình sản xuất.
Theo dõi WIP giúp xác định sớm các điểm không hiệu quả và đảm bảo luồng sản xuất diễn ra suôn sẻ hơn. Bằng cách kiểm soát WIP, bạn có thể giảm thiểu sự chậm trễ trong sản xuất và cải thiện thời gian sản xuất thực tế.
14. Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị
Chỉ số KPI này hiển thị chi phí sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm.
👉🏼 Nếu chi phí sản xuất một tiện ích là 50 đô la, việc tìm cách giảm chi phí đó xuống 45 đô la có thể tác động đáng kể đến lợi nhuận của bạn.
Ngay cả việc giảm nhỏ chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị cũng có thể dẫn đến sự gia tăng lợi nhuận đáng kể theo thời gian. Theo dõi chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị giúp bạn tìm ra cách cải thiện việc sử dụng tài nguyên và cắt giảm chi phí không cần thiết.
15. Tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu
Tỷ lệ năng suất đo lường tỷ lệ phần trăm sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng trong tổng sản lượng.
👉🏼 Tỷ lệ năng suất 97% có nghĩa là 97 trong số 100 đơn vị sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu. Cải thiện tỷ lệ năng suất có thể giảm đáng kể lượng phế phẩm và tăng hiệu quả.
Tỷ lệ năng suất cao đảm bảo chất lượng ổn định và giúp giảm tỷ lệ phế phẩm và chi phí sản xuất, dẫn đến hiệu suất tổng thể tốt hơn.
📖 Đọc thêm: Bán hàng & Hoạt động: Lập kế hoạch, Lợi ích, Thách thức và Thực tiễn tốt nhất
Mẹo cải thiện KPI lập kế hoạch sản xuất
Dưới đây là cách để tăng hiệu suất KPI và đạt được kết quả thực tế:
Sử dụng công cụ công nghệ một cách thông minh
Chọn phần mềm tập hợp tất cả dữ liệu quy trình sản xuất của bạn vào một nơi. Bằng cách đó, bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt dựa trên số liệu thực tế, không phải dựa trên phỏng đoán. Ví dụ: khi nhà sản xuất thấy thời gian ngừng hoạt động của máy tăng lên, họ có thể ngay lập tức kiểm tra lịch bảo trì và điều chỉnh để ngăn chặn sự chậm trễ trong tương lai.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, mục tiêu, KPI và trò chuyện của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình công việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất
Không phải tất cả các ví dụ về KPI đều có trọng số như nhau. Hãy tập trung vào các chỉ số có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của bạn, như kiểm soát chất lượng và thời gian giao hàng. Giả sử bạn đang điều hành một nhà máy chế biến thực phẩm, việc theo dõi tỷ lệ hoàn thành đơn đặt hàng có thể quan trọng hơn các số liệu thống kê về năng suất chung hoặc cá nhân.
Đặt mục tiêu rõ ràng
Bắt đầu với hiệu suất hiện tại của bạn làm cơ sở. Sau đó, đặt mục tiêu cụ thể, có thể đạt được với thời hạn. Nếu sức chứa sản xuất của bạn là 75%, bạn có thể đặt mục tiêu 85% trong vòng ba tháng thông qua việc lập lịch trình tốt hơn và giảm thời gian chuyển đổi.
Theo dõi và điều chỉnh hàng ngày
Sử dụng giám sát thời gian thực để phát hiện vấn đề sớm. Một nhà sản xuất phụ tùng ô tô có thể nhận thấy điểm chất lượng giảm và nhanh chóng truy tìm đến dây chuyền sản xuất cụ thể, khắc phục sự cố trước khi ảnh hưởng đến nhiều sản phẩm hơn.
Đào tạo nhóm của bạn liên tục
Cung cấp cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu KPI. Điều này có thể bao gồm đào tạo chéo cho các nhân viên vận hành trên các máy móc khác nhau hoặc dạy các kỹ thuật phân tích dữ liệu nâng cao cho các giám sát viên.
Đang theo dõi và triển khai KPI để kinh doanh thành công
Bạn còn nhớ chúng tôi đã khuyên bạn theo dõi các KPI quan trọng nhất trong kế hoạch sản xuất bằng một công cụ duy nhất không? Công cụ đó là gì?
Đó là ClickUp.
Công việc ngày nay đang bị gián đoạn. Các dự án, kiến thức và giao tiếp của chúng ta bị phân tán trên các công cụ không kết nối với nhau, làm chậm tiến độ công việc.
ClickUp khắc phục vấn đề này với ứng dụng công việc toàn diện, kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện tại một nơi — tất cả được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Là một công cụ quản lý công việc toàn diện, nó cung cấp cho các nhóm khả năng hiển thị đầy đủ các KPI lập kế hoạch sản xuất — từ thời gian chu kỳ và năng suất đến vòng quay hàng tồn kho và OEE. Với bảng điều khiển thời gian thực, tự động hóa quy trình làm việc và tích hợp sâu, ClickUp tập trung theo dõi công việc, giám sát hiệu suất và lập kế hoạch tài nguyên tại một nơi.
Cho dù bạn đang hợp lý hóa lịch trình sản xuất, tối ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng hay giảm thiểu lãng phí trong sản xuất, ClickUp đảm bảo nhóm của bạn luôn đi đúng hướng và không ngừng cải tiến.
Dưới đây là cách bạn có thể theo dõi và triển khai KPI dễ dàng hơn với ClickUp:
Thiết lập các chỉ số KPI lập kế hoạch sản xuất
Bạn muốn tổ chức và hiển thị các KPI lập kế hoạch sản xuất của mình một cách có hệ thống? Bảng điều khiển ClickUp giúp theo dõi và phân tích các chỉ số một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Bắt đầu sử dụng Bảng điều khiển ClickUp chỉ với vài cú nhấp chuột. Sau khi thiết lập tài khoản ClickUp và tạo Không gian cho dự án của bạn, hãy chuyển đến phần Bảng điều khiển ở thanh bên trái. Nhấp vào '+ Tạo Bảng điều khiển' và bạn đã sẵn sàng để xây dựng bố cục tùy chỉnh.
Bạn sẽ thấy tùy chọn thêm thẻ hiển thị các chỉ số chính xác mà bạn cần. Đối với kế hoạch sản xuất, bạn có thể theo dõi một số ví dụ KPI sau:
- Sản lượng hàng ngày so với mục tiêu
- Tỷ lệ sử dụng tài nguyên
- Thời gian chu kỳ sản xuất
- Chỉ số kiểm soát chất lượng
- Mức tồn kho
Mỗi chỉ số có thẻ riêng với hình ảnh dữ liệu thời gian thực. Biểu đồ cột rất hữu ích khi so sánh sản lượng thực tế với kế hoạch, còn biểu đồ đường thẳng giúp phát hiện xu hướng trong thời gian chu kỳ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn không muốn mất quá nhiều thời gian để xây dựng bảng điều khiển từ đầu? Hãy thử sử dụng các mẫu bảng điều khiển có sẵn trong ClickUp để thiết lập nhanh hơn. Và đừng lo lắng, ngay cả các mẫu cũng có thể tùy chỉnh hoàn toàn, vì vậy bạn có thể giữ hoặc thêm các thẻ và chỉ số quan trọng và xóa những gì không hữu ích.
Bảng điều khiển ClickUp là một công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự đối với chúng tôi vì giờ đây chúng tôi có thể xem thời gian thực những gì đang diễn ra. Chúng tôi có thể dễ dàng xem công việc nào đã hoàn thành và công việc nào đang tiến độ.
Bảng điều khiển ClickUp là một công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự đối với chúng tôi vì giờ đây chúng tôi có thể xem thời gian thực những gì đang diễn ra. Chúng tôi có thể dễ dàng xem công việc nào đã hoàn thành và công việc nào đang tiến độ.
Dữ liệu cho bảng điều khiển của bạn đến từ đâu?
Từ Trường Tùy chỉnh ClickUp của bạn. Chúng cho phép bạn thu thập các điểm dữ liệu cụ thể cho quy trình sản xuất của bạn ở nhiều định dạng, chẳng hạn như thanh tiến độ, hộp kiểm, số, chỉ số tiền, xếp hạng, nhãn và hơn thế nữa.
Thiết lập các trường để theo dõi:
- Giá trị mục tiêu cho các KPI của bạn
- Hiệu suất thực tế
- Sự chênh lệch — tuyệt đối và/hoặc tương đối
- Các bộ phận mà các chỉ số KPI thuộc về
- Tỷ lệ tiến độ
Cách tiếp cận có cấu trúc này giúp bạn nhanh chóng phát hiện các vấn đề. Các cảnh báo sẽ xuất hiện khi kết quả thực tế chênh lệch đáng kể so với mục tiêu và khi có các mẫu lặp lại trong hiệu suất dưới mức trung bình.
Làm thế nào để khắc phục chúng?
Tạo các nhiệm vụ ClickUp cụ thể để kiểm soát, sửa đổi và cải thiện quy trình sản xuất phức tạp. Giao các nhiệm vụ này cho các thành viên nhóm chịu trách nhiệm và đặt ngày đáo hạn để đảm bảo hiệu suất thực tế của bạn trở lại đúng tiến độ.
Theo dõi mục tiêu sản xuất
ClickUp Goals giúp các nhóm sản xuất xác định mục tiêu rõ ràng và đo lường tiến độ theo thời gian thực.
Bạn có thể thiết lập các mục tiêu tổng thể như tăng 20% sản lượng. Sau đó, chia nhỏ mục tiêu này thành các công việc nhỏ hơn, có thể theo dõi được:
- Đặt mục tiêu sản xuất hàng ngày
- Theo dõi tỷ lệ đạt tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng
- Theo dõi tỷ lệ thời gian hoạt động của máy
- Đo lường tỷ lệ năng suất của công nhân
Cấu trúc phân cấp này giúp mọi người thấy được công việc hàng ngày của mình đóng góp như thế nào vào các mục tiêu quan trọng hơn của toàn công ty. Khi một thành viên trong nhóm hoàn thành công việc, tiến độ sẽ tự động cập nhật, giúp người quản lý hiển thị ngay lập tức mục tiêu đã đạt được.
📖 Đọc thêm: Mẫu cài đặt mục tiêu và theo dõi miễn phí cho Excel & ClickUp
Giảm công việc thủ công nhờ tự động hóa
Tự động hóa ClickUp giúp bạn loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại. Nói lời tạm biệt với việc cập nhật bảng tính thủ công hoặc gửi báo cáo trạng thái để theo dõi KPI của bạn.
Bạn có thể thiết lập các kích hoạt để:
- Cập nhật trạng thái công việc khi đạt được các cột mốc sản xuất
- Thông báo cho bộ phận kiểm soát chất lượng khi các lô sản phẩm cần kiểm tra
- Cảnh báo nhóm bảo trì về việc kiểm tra thiết bị
- Gửi bản tóm tắt sản xuất hàng ngày cho các bên liên quan
Những chỉ số này sẽ giúp tiết kiệm hàng giờ nhập dữ liệu thủ công và tránh những sai sót tốn kém.
Hình dung lịch trình sản xuất
Bạn đã bao giờ mong muốn có một bức tranh rõ ràng hơn về dòng thời gian sản xuất của mình? Chế độ xem biểu đồ Gantt trong ClickUp có thể giúp bạn.
Kỹ sư sản xuất sử dụng nó để:
- Lập bản đồ trình tự sản xuất
- Phát hiện sớm các điểm nghẽn tiềm ẩn
- Điều chỉnh phân bổ tài nguyên linh hoạt theo thời gian thực
- Theo dõi nhiều dây chuyền sản xuất
Định dạng trực quan giúp bạn dễ dàng nhận thấy sự chậm trễ ở một lĩnh vực có thể ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình như thế nào. Bạn thậm chí có thể kéo và thả các công việc để nhanh chóng điều chỉnh dòng thời gian khi cần thiết.
📖 Đọc thêm: Phần mềm lập kế hoạch sản xuất tốt nhất (miễn phí & trả phí)
Dựa vào tính năng theo dõi thời gian hiệu quả
Dữ liệu thời gian thúc đẩy các quyết định sản xuất thông minh.
Công việc theo dõi thời gian dự án ClickUp hoạt động trên mọi thiết bị, vì vậy nhóm của bạn có thể ghi lại số giờ làm việc trực tiếp trên các nhiệm vụ.
Bạn muốn biết mỗi giai đoạn sản xuất mất bao lâu?
Ước lượng thời gian của ClickUp giúp bạn lập kế hoạch nhu cầu tài nguyên, trong khi báo cáo thời gian chi tiết cho thấy thời gian được sử dụng vào việc gì.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các ứng dụng bên ngoài như Toggl, Harvest, Everhour và nhiều ứng dụng khác tích hợp với ClickUp để đưa dữ liệu thời gian của bạn trực tiếp đến nơi dữ liệu sản xuất của bạn đang được theo dõi — trong ClickUp.
Đừng bắt đầu từ con số 0
Mẫu KPI sản xuất của ClickUp giúp các nhóm sản xuất giám sát và cải thiện các chỉ số hiệu suất tại một nơi trung tâm. Nó cho phép bạn theo dõi mọi thứ, từ sản lượng sản xuất và thời gian chu kỳ đến các chỉ số chất lượng và tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Mẫu này được tích hợp các tính năng giúp việc theo dõi KPI trở nên đơn giản:
Trường Tùy chỉnh để thu thập dữ liệu
- Giá trị mục tiêu: Đặt mục tiêu rõ ràng cho từng chỉ số
- Giá trị thực tế: Nhập dữ liệu hiệu suất thực tế
- Sự chênh lệch: Tính toán sự khác biệt giữa mục tiêu và thực tế
- Tiến độ: Theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu
- Bộ phận: Gán KPI cho các nhóm cụ thể
Nhiều chế độ xem
Mẫu này cung cấp các cách khác nhau để phân tích dữ liệu sản xuất của bạn:
- Chế độ xem tóm tắt: Xem tổng quan nhanh về tất cả các KPI
- Chế độ xem tiến độ: Kiểm tra trạng thái của từng chỉ số
- Chế độ xem dòng thời gian: Xem các chỉ số thay đổi theo thời gian
Mẫu này giúp phát hiện vấn đề nhanh chóng. Nếu số lượng sản xuất bắt đầu giảm hoặc tỷ lệ chất lượng giảm, bạn sẽ phát hiện ngay lập tức và có thể hành động.
Bằng cách kết hợp kế hoạch, thực thi và phân tích tại một nơi, ClickUp giúp các nhóm cải thiện hiệu quả, giảm lãng phí và nâng cao kế hoạch sản xuất để hoạt động trơn tru hơn và lợi nhuận cao hơn.
Vượt qua thách thức trong lập kế hoạch sản xuất với KPI
Kế hoạch sản xuất gặp phải một số khó khăn có thể làm chậm quá trình sản xuất của bạn. Dưới đây là cách các nhóm thông minh giải quyết năm trở ngại phổ biến bằng cách sử dụng các KPI mục tiêu.
Vấn đề 1: Thời gian ngừng hoạt động của thiết bị làm giảm năng suất
Máy móc liên tục hỏng hóc, công nhân đứng không làm việc và thời hạn giao hàng trôi qua. Nghe quen không? Theo dõi Hiệu quả tổng thể của thiết bị (OEE) để phát hiện và khắc phục các vấn đề này một cách nhanh chóng.
Ví dụ: nếu OEE của bạn cho thấy Máy A dừng hoạt động sau mỗi hai giờ, bạn có thể lên lịch bảo trì phòng ngừa trong thời gian không cao điểm. Cách khắc phục đơn giản này có thể giúp tăng sản lượng của bạn lên 15-20%.
Các KPI khóa cần theo dõi:
- Tỷ lệ sử dụng máy móc
- Thời gian chu kỳ
- Tần suất bảo trì
- Tỷ lệ sẵn sàng của thiết bị
Vấn đề 2: Các vấn đề về chất lượng gây ra khiếu nại của khách hàng
Khi các lỗi bị bỏ sót, bạn sẽ phải đối mặt với hàng trả lại, chi phí làm lại và khách hàng không hài lòng. Tập trung vào các KPI kiểm soát chất lượng này để phát hiện sớm các vấn đề:
- Tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu lần đầu
- Tỷ lệ lỗi trên mỗi lô
- Tần suất khiếu nại của khách hàng
- Chi phí chất lượng (chi phí phòng ngừa so với chi phí hỏng hóc)
Vấn đề 3: Trì hoãn trong chuỗi cung ứng làm gián đoạn lịch trình
Vật liệu chậm trễ đồng nghĩa với việc không thể đáp ứng thời hạn và khách hàng thất vọng. Hãy theo dõi:
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
- Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn
- Mức tồn kho nguyên vật liệu
- Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho
Vấn đề 4: Chi phí sản xuất cao làm giảm lợi nhuận
Theo dõi các KPI liên quan đến chi phí này để phát hiện các khoản thất thoát tiền:
- Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị
- Tỷ lệ hiệu quả lao động
- Tỷ lệ phế phẩm nguyên vật liệu
- Tiêu thụ năng lượng trên mỗi đơn vị
Vấn đề 5: Dự báo nhu cầu không chính xác gây ra hỗn loạn
Dự báo kém dẫn đến tồn kho quá nhiều (chiếm dụng tiền mặt) hoặc quá ít (bỏ lỡ cơ hội bán hàng). Hãy theo dõi các chỉ số KPI và chỉ số đo lường quản lý sản phẩm như:
- Tỷ lệ chính xác của dự báo
- Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho
- Thời gian takt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo
- Tỷ lệ tồn kho trên doanh số bán hàng
Theo dõi KPI của bạn một cách thông minh với ClickUp
Thế giới KPI sản xuất có vẻ phức tạp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Với các công cụ và phương pháp phù hợp, bạn có thể biến những con số đó thành những thông tin chi tiết hữu ích giúp tăng lợi nhuận. Từ giám sát thời gian ngừng hoạt động của máy móc đến đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, hệ thống theo dõi phù hợp giúp bạn kiểm soát mọi thứ.
Nhưng đây là phần thú vị: tập hợp tất cả những điều này vào một nơi. Quản lý nhiệm vụ của ClickUp dành cho các nhà sản xuất công nghiệp rất xuất sắc trong việc này. Bạn có thể sử dụng nó để tự động hóa các quy trình theo dõi lặp đi lặp lại, cho phép nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng.
Hãy nghĩ về điều này: Nhóm của bạn sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm dữ liệu và nhiều thời gian hơn để sử dụng dữ liệu. Bạn sẽ phát hiện ra các điểm nghẽn trước khi chúng làm chậm tiến độ công việc. Còn các vấn đề về chất lượng thì sao? Chúng sẽ được phát hiện và khắc phục nhanh hơn bao giờ hết.
Sẵn sàng biến những KPI đó thành kết quả thực tế? Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và xem các chỉ số sản xuất có thể rõ ràng hơn bao nhiêu.