Trong sản xuất tinh gọn, có một nhịp điệu, một nhịp đập, hướng dẫn các quy trình sản xuất. Nhịp điệu này — được đo bằng Thời gian Takt — là nhịp đập của các nhà máy trên toàn thế giới.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu về Takt time và cách sử dụng nó để nâng cao hiệu quả quy trình sản xuất của bạn.
Takt time là gì?
Thời gian Takt là tốc độ bạn nên sản xuất hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không sản xuất quá nhiều hoặc quá ít.
Có nguồn gốc từ những năm 1930 trong ngành công nghiệp hàng không Đức, từ "Takt" có nghĩa là "nhịp điệu" hoặc "nhịp đập". Kể từ đó, hệ thống đo lường này đã được một số tổ chức sản xuất áp dụng sau khi được phổ biến rộng rãi bởi hệ thống sản xuất Toyota.
Trong hệ thống sản xuất tinh gọn, thời gian Takt là một khái niệm đơn giản giúp duy trì sự hài hòa giữa dây chuyền sản xuất và nhu cầu của khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của tất cả các bên liên quan.
Cách tính Takt time?
Công thức tính thời gian Takt là Thời gian Takt = Thời gian sản xuất có sẵn/nhu cầu của khách hàng.
Bạn chia thời gian có thể dành cho việc sản xuất sản phẩm cho số lượng sản phẩm cần sản xuất. Bạn có thể điều chỉnh bất kỳ biến số nào trong ba biến số trên để tối ưu hóa kết quả kinh doanh.
Hãy xem một ví dụ. Giả sử bạn điều hành một tiệm bánh cổ kính ở trung tâm Paris. Là thợ làm bánh, bạn phải biết chính xác tần suất phải chuẩn bị bánh sừng trăng để đáp ứng nhu cầu buổi sáng mà không làm quá tải lò nướng hoặc lãng phí nguyên liệu. Dưới đây là cách bạn thực hiện việc đó.
Bước 1: Xác định nhu cầu của khách hàng
Nhu cầu của khách hàng là yếu tố bên ngoài mà bạn khó có thể kiểm soát. Vì vậy, hãy bắt đầu từ đó. Hiểu rõ khách hàng của bạn cần bao nhiêu chiếc bánh sừng trăng vào những thời điểm nào trong ngày.
Ví dụ, giờ ăn sáng và giờ uống trà có thể là thời điểm khách hàng mua bánh sừng bò nhiều hơn so với giờ ăn trưa hoặc ăn tối. Mặt khác, nếu bạn đang kinh doanh sản xuất xe đạp, nhu cầu của bạn có thể cao hơn vào mùa hè so với mùa đông. Là chủ doanh nghiệp/quản lý, bạn là người thích hợp nhất để đánh giá điều này.
Vì vậy, hãy xác định nhu cầu của khách hàng bằng số lượng sản phẩm bạn cần sản xuất. Giả sử nhu cầu của khách hàng là 1120 chiếc bánh sừng trăng.
Bước 2: Tính toán thời gian sản xuất có sẵn
Thời gian sản xuất có sẵn nằm trong tầm kiểm soát của bạn, tùy thuộc vào sức chứa, máy móc, kích thước nhóm, v.v. Để theo dõi chi tiết cụ thể về thời gian của từng quy trình hoặc năng suất của từng nhân viên, hãy thử phần mềm theo dõi thời gian dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Hiện tại, hãy lấy một ví dụ đơn giản. Nếu nhóm của bạn có một người làm việc 8 giờ mỗi ngày, 5 ngày mỗi tuần và nghỉ một giờ mỗi ngày để nghỉ ngơi/cuộc họp, bạn có 35 giờ làm việc mỗi tuần.
(1 thợ làm bánh 8 giờ 5 ngày) – (1 giờ * 5 ngày)
Nếu bạn có bốn thợ làm bánh chia sẻ công việc thành hai ca 8 giờ, làm việc cả bảy ngày trong tuần, không nghỉ, bạn sẽ có 224 giờ làm việc mỗi tuần.
(8 giờ 7 ngày 4 thợ làm bánh)
Bước 3: Áp dụng công thức thời gian Takt
Thời gian Takt = Thời gian sản xuất có sẵn/Nhu cầu của khách hàng
Trong ví dụ này, thời gian Takt của tiệm bánh croissant của bạn là 224/1120 = 0,2 hoặc 1/5 giờ.
Điều này có nghĩa là nếu bạn chuẩn bị một chiếc bánh sừng trăng trong 12 phút, bạn sẽ đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng. Biết được điều này sẽ giúp các thợ làm bánh của bạn lập kế hoạch thời gian của họ. Nếu không thể nhào bột, làm bánh và nướng bánh, bạn sẽ phải chấp nhận không đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc thuê thêm thợ làm bánh!
Thời gian Takt so với các chỉ số thời gian khác
Nếu bạn đã từng làm việc trong lĩnh vực sản xuất, bạn chắc hẳn đã nghe nói về một loạt các chỉ số liên quan đến thời gian, chẳng hạn như thời gian dẫn, thời gian tiếp xúc, thời gian chu kỳ, v.v. Trong quản lý thời gian dự án, các chỉ số này liên kết với nhau. Nhưng chúng liên quan đến thời gian Takt như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu.
- Thời gian dẫn: Thời gian từ khi đơn đặt hàng được đặt cho đến khi được giao
- Thời gian tiếp xúc: Thời gian nhân viên tiếp xúc với sản phẩm, tức là thời gian tạo ra giá trị gia tăng
- Thời gian chu kỳ: Thời gian cần thiết để hoàn thành một chu kỳ sản xuất từ đầu đến cuối
Hãy quay trở lại ví dụ về bánh sừng trăng.
Thời gian dẫn
Thời gian dẫn là khoảng thời gian từ khi khách hàng đặt hàng bánh sừng bò đến khi nhận được bánh. Trong trường hợp này, bánh sừng bò được chuẩn bị trước và sẵn sàng để phục vụ đơn đặt hàng, vì vậy thời gian dẫn có thể chỉ là vài giây. Tuy nhiên, thời gian dẫn có thể lâu hơn nhiều nếu bạn làm bánh tùy chỉnh trong cùng một tiệm bánh.
Sự khác biệt chính giữa thời gian dẫn đầu và thời gian Takt là thời gian dẫn đầu bao gồm các công việc giấy tờ, xử lý, đóng gói, v.v., trong khi thời gian Takt thường chỉ là thời gian sản xuất.
Thời gian tiếp xúc
Thời gian tiếp xúc là từ khi thợ làm bánh nhận nguyên liệu đến khi họ xếp các chiếc bánh sừng trăng lên khay. Bất kỳ công cụ quản lý thời gian nào bạn sử dụng cho doanh nghiệp của mình đều có thể dễ dàng thu thập thông tin này.
Thời gian tiếp xúc chỉ là phần của quá trình sản xuất khi nhóm/máy móc đang tích cực làm việc, tức là quá trình tạo/lập giá trị. Thời gian Takt bao gồm cả thời gian chờ đợi và di chuyển.
Ví dụ, nếu thợ làm bánh cần 10 phút để chuẩn bị bột nhưng phải đợi 10 phút để bàn bếp sẵn sàng sử dụng, thì thời gian Takt là 20 phút, nhưng thời gian Touch là 10 phút.
Thời gian chu kỳ
Thời gian chu kỳ là thời gian trung bình mà thợ làm bánh cần để sản xuất bánh sừng trăng.
Thời gian chu kỳ = Thời gian sản xuất có sẵn/số đơn vị sản xuất thực tế
Thời gian Takt so sánh sức chứa với nhu cầu, trong khi thời gian chu kỳ so sánh sức chứa với thực tế.
Nếu bạn cảm thấy có quá nhiều chỉ số cần tính toán, đây là lý do tại sao bạn nên chú ý đến Takt time.
Lợi ích và giới hạn của thời gian Takt
Thời gian Takt đóng vai trò như một hướng dẫn cho những gì bạn cần hoàn thành trong thời gian có sẵn để đáp ứng nhu cầu thị trường. Điều này có thể áp dụng rộng rãi ngoài lĩnh vực sản xuất.
Nếu bạn là một nhà văn nội dung làm việc 8 giờ mỗi ngày và nhu cầu về dịch vụ của bạn là 2 bài viết mỗi ngày, bạn cần viết một bài viết mỗi 4 giờ, đó là thời gian Takt của bạn.
Nếu bạn làm trong lĩnh vực xây dựng và nhận được hoa hồng để xây hai ngôi nhà mỗi năm, thời gian Takt của bạn là 6 tháng. Một phần mềm theo dõi thời gian xây dựng tốt sẽ cho bạn biết công việc của bạn có thể hoàn thành trong thời gian đó với sức chứa nhất định hay không.
Thời gian Takt giúp các doanh nghiệp hiểu khi nào, bao nhiêu và tần suất sản xuất. Dưới đây là cách thức giúp ích của nó.
Lợi ích của Takt time
Điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu: Điều chỉnh sản lượng theo nhu cầu của khách hàng sẽ giúp tránh sản xuất thừa hoặc thiếu.
Loại bỏ lãng phí: Thời gian Takt tính đến số lượng tối đa bạn có thể bán trong một kỳ nhất định. Với kiến thức này, bạn có thể loại bỏ lãng phí bằng cách sản xuất đúng số lượng, đặt hàng đúng lượng nguyên liệu, sử dụng đúng số lượng nhân công, v.v.
Cải thiện khả năng dự đoán: Nhu cầu của khách hàng đóng vai trò như một mỏ neo cho quá trình sản xuất. Nó giúp dự đoán lượng hàng bạn có thể bán và lượng nguyên liệu/sức chứa của nhóm/thời gian máy móc bạn cần. Điều này đảm bảo bạn xác định và giảm thiểu rủi ro trước.
Cải thiện năng suất: Thời gian Takt cho bạn biết chính xác mức năng suất cần thiết để tối đa hóa doanh thu. Điều này giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý cơ sở tối ưu hóa nguồn lực của mình.
Ví dụ, nếu một thợ làm bánh không thể làm 280 chiếc bánh sừng trăng trong một ngày, họ là những người không hiệu quả và cần một số hình thức can thiệp.
Nếu bạn là một nhóm kỹ sư phần mềm, hãy sử dụng phần mềm theo dõi thời gian dành cho nhà phát triển để xác định thời gian Takt và phân bổ nguồn lực một cách tối ưu hơn để đạt được thời gian Takt.
Nâng cao đảm bảo chất lượng: Thời gian Takt thường rất chặt chẽ, vì vậy các nhà quản lý sản xuất phải đặt ra các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng rõ ràng. Điều này giúp vận hành sản xuất để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng.
Tối ưu hóa hiệu suất chương trình: Thời gian Takt giúp hài hòa các yếu tố sản xuất khác nhau, từ mức tồn kho và phân bổ nhân lực đến lập kế hoạch nguồn lực.
Giống như mọi chỉ số khác, thời gian Takt cũng có một số giới hạn. Hãy cùng khám phá chúng.
Giới hạn của thời gian Takt
Sự cứng nhắc trong thị trường năng động: Trong các ngành công nghiệp nơi nhu cầu của khách hàng có thể thay đổi nhanh như thời tiết, sự cứng nhắc của thời gian Takt có thể trở thành một giới hạn. Nó giống như lên kế hoạch cho một buổi dã ngoại trước vài tuần, nhưng cuối cùng lại mưa. Nếu không có sự linh hoạt để điều chỉnh nhanh chóng, hệ thống có thể gặp khó khăn.
Quá nhấn mạnh vào tính đồng nhất: Thời gian Takt giả định một mức độ đồng nhất nhất định bằng cách xem xét nhu cầu trung bình và thời gian sản xuất trung bình. Trong thực tế, nhu cầu hiếm khi ổn định.
Giả định kiểm soát: Takt time giả định rằng một số yếu tố như sự sẵn sàng của nhân viên, thời gian hoạt động của máy móc, v.v., có thể được kiểm soát, điều này thường không phải lúc nào cũng đúng.
Mặc dù có những giới hạn, thời gian Takt là một công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa sản xuất trong các ngành công nghiệp, sản phẩm và dịch vụ. Dưới đây là một số bước thực tế để triển khai thời gian Takt một cách chính xác.
Áp dụng thời gian Takt trong các dự án
Áp dụng thời gian Takt trong các dự án có thể biến quy trình làm việc hỗn loạn thành hiệu quả, nhưng nó đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận và phần mềm quản lý sản phẩm mạnh mẽ như ClickUp. Hãy xem hướng dẫn từng bước sau đây để giúp bạn trong quá trình triển khai.
Bước 1: Hiểu nhịp điệu nhu cầu của khách hàng
Nhu cầu của khách hàng hiếm khi đồng nhất. Bạn cần hiểu sự lên xuống của nó để đánh giá và dự án nhu cầu. Nếu bạn đang sử dụng ClickUp làm công cụ quản lý sản xuất, bạn có thể thấy xu hướng một cách trực quan.
Bảng điều khiển ClickUp có thể được tùy chỉnh để hiển thị doanh số, hoạt động đơn đặt hàng, xu hướng doanh thu và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể so sánh với mục tiêu và KPI.
Bước 2: Theo dõi tính khả dụng trong các quy trình
Việc tính toán 'thời gian sản xuất có sẵn' bao gồm theo dõi một số yếu tố, chẳng hạn như:
Tính sẵn sàng của máy móc: Nếu bạn đang sử dụng dây chuyền sản xuất chung, bạn cần thông tin về thời gian máy móc có sẵn.
Tính sẵn sàng của nhóm: Nhân viên của bạn hiện đang có những công việc gì và khi nào họ có thể làm việc? Tính năng theo dõi thời gian của ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi công việc của họ một cách chi tiết. Chế độ xem khối lượng công việc cung cấp cho bạn bức tranh tổng quan về chỉ số này của tất cả các thành viên trong nhóm.
Tính sẵn có của nguyên liệu: Nguyên liệu của bạn đến khi nào? Nếu nhóm của bạn đã sẵn sàng trước khi nguyên liệu đến, bạn sẽ lãng phí thời gian của họ. Để lập bản đồ các phụ thuộc này một cách hiệu quả, chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp là lý tưởng.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày để theo dõi tất cả các chỉ số này và tính toán thời gian sản xuất có sẵn. Các mẫu nhật ký thời gian này cũng có thể giúp tập hợp tất cả thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt.
Bước 3: Tính toán thời gian Takt
Thời gian Takt là thời gian sản xuất có sẵn chia cho nhu cầu của khách hàng. Sử dụng Trường Công thức ClickUp để tính toán thời gian Takt. Thêm tiến độ so với mục tiêu vào bảng điều khiển.
Lập lịch trình dự án để đạt được thời gian Takt. Luôn theo dõi hiệu suất của bạn so với nhu cầu của khách hàng.
Nếu bạn mới làm quen với quản lý dự án, đây là một số mẫu lịch trình dự án ClickUp để giúp bạn bắt đầu.
Bước 4: Xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa hiệu suất
Điểm đặc biệt của thời gian Takt là bạn sẽ không thể đáp ứng tất cả nhu cầu. Ví dụ: thay vì 1120, nếu nhu cầu của khách hàng đối với bánh sừng bò là 5.000, thời gian Takt của bạn là 2,4 phút, điều này gần như không thể đạt được.
Mục tiêu của thời gian Takt không phải là ép buộc bản thân đạt được nó mà là sử dụng nó để tối ưu hóa hiệu suất của bạn. Vì vậy, nếu nhu cầu của bạn tăng lên, bạn có thể:
Chấp nhận tình huống của bạn: Hãy chấp nhận chỉ đáp ứng một phần nhu cầu của khách hàng mà bạn có thể. Mặc dù điều này giúp kinh doanh ổn định, nhưng cũng bỏ lỡ một cơ hội quan trọng.
Tăng sức chứa: Đầu tư thêm máy móc hoặc nhân lực để tăng thời gian sản xuất. Ví dụ, nếu máy trộn bột mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị bột, bạn có thể xác định đó là điểm nghẽn và thay thế máy trộn.
Thiết kế lại sản phẩm: Nếu sản phẩm hiện tại mất quá nhiều thời gian, bạn có thể thiết kế lại mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Ví dụ, bạn có thể giảm kích thước bánh sừng bò để làm được nhiều hơn với cùng một lượng nguyên liệu.
Tự động hóa: Dây chuyền lắp ráp là một ví dụ hoàn hảo về tự động hóa. Nếu bạn chưa sẵn sàng thiết lập dây chuyền lắp ráp trong tiệm bánh của mình, hãy thử tự động hóa đơn giản cho việc thanh toán, mua hàng, v.v.
ClickUp Automations cung cấp hơn 100 mẫu để hợp lý hóa quy trình làm việc, công việc thường ngày, chuyển giao dự án và hơn thế nữa.
Đạt được mục tiêu thời gian Takt với ClickUp
Thời gian Takt là một chỉ số tuyệt vời vượt xa lĩnh vực sản xuất. Đây là nhịp điệu cơ bản có thể điều phối thành công trong các ngành công nghiệp khác nhau, từ các nhà máy nhộn nhịp đến các không gian phát triển phần mềm năng động. Nó giúp đồng bộ hóa thị trường với sức chứa của bạn.
Công cụ quản lý dự án ClickUp giúp quan sát, theo dõi, đo lường và đạt được các mục tiêu thời gian Takt. Với các tính năng theo dõi thời gian, báo cáo, bảng điều khiển và tính toán, ClickUp hỗ trợ hiệu quả các quy trình quản lý tinh gọn.
Cho dù bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng hay phát triển phần mềm, các tính năng quản lý hoạt động của ClickUp sẽ giúp tăng hiệu quả và năng suất. Hãy tự mình trải nghiệm.
Câu hỏi thường gặp về Takt time
1. Sự khác biệt giữa thời gian Takt và thời gian chu kỳ là gì?
Thời gian chu kỳ là thời gian trung bình hiện tại để sản xuất thành phẩm hoàn thành. Thời gian Takt là tốc độ bạn nên sản xuất hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Thời gian Takt so sánh sức chứa với nhu cầu, trong khi thời gian chu kỳ so sánh sức chứa với thực tế.
- Thời gian chu kỳ = Thời gian sản xuất có sẵn/số đơn vị sản xuất thực tế
- Thời gian Takt = Thời gian sản xuất có sẵn/nhu cầu của khách hàng
2. Công thức tính thời gian takt là gì?
Thời gian Takt = Thời gian sản xuất có sẵn/Nhu cầu của khách hàng
3. Thời gian Takt trong sản xuất là gì?
Tach time là thuật ngữ hàng không dùng để đo lường mức độ căng thẳng mà động cơ máy bay phải chịu. Thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn với Takt time, vốn là thuật ngữ trong lĩnh vực sản xuất.
Thời gian Takt là tốc độ sản xuất lý tưởng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không sản xuất quá nhiều hoặc quá ít.