Ngày nay, các doanh nghiệp hoạt động dựa vào dữ liệu và kết nối hơn bao giờ hết, khiến họ dễ bị tổn thương hơn trước những gián đoạn bất ngờ.
Khảo sát về Khủng hoảng và Khả năng Phục hồi Toàn cầu 2023 của PwC cho thấy 96% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã trải qua sự gián đoạn trong hai năm qua. Đáng lo ngại hơn, 76% cho biết sự gián đoạn tồi tệ nhất đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Và đây là vấn đề: không cần phải có một cuộc tấn công mạng quy mô lớn để gây ra hỗn loạn. Đôi khi, chỉ cần một tệp bị xâm phạm hoặc một lỗ hổng bảo mật nhỏ là đủ để làm mọi thứ đi chệch hướng. Đó là lý do tại sao Diễn đàn Kinh tế Thế giới xếp tấn công mạng và vi phạm dữ liệu vào danh sách 10 rủi ro kinh doanh hàng đầu trên toàn cầu.
Chìa khóa để luôn dẫn đầu? Một kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) vững chắc giúp nhóm của bạn luôn sẵn sàng, hoạt động diễn ra suôn sẻ, tài sản kinh doanh được bảo vệ và các sự cố được kiểm soát.
Hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa thực sự của tính liên tục kinh doanh, lý do tại sao nó lại quan trọng và cách xây dựng một kế hoạch thực sự hiệu quả.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Kế hoạch kinh doanh liên tục là kế hoạch giúp các công ty duy trì hoạt động trong thời gian xảy ra sự cố như tấn công mạng, sự cố chuỗi cung ứng hoặc khủng hoảng tài chính
- Các doanh nghiệp sử dụng BCP để đối phó với sự cố CNTT, đại dịch, suy thoái kinh tế và các mối đe dọa mạng
- Việc tạo Gói Doanh nghiệp liên quan đến việc xác định rủi ro, lập kế hoạch phục hồi, thử nghiệm kế hoạch và cập nhật kế hoạch
- Các ví dụ thực tế về kế hoạch kinh doanh liên tục cho thấy cách các công ty như Netflix và Ford xử lý khủng hoảng hiệu quả thông qua lập kế hoạch chủ động và quản lý rủi ro
- Phạm vi tính năng (và mẫu miễn phí) của ClickUp, chẳng hạn như Nhiệm vụ, Bảng điều khiển, Tài liệu, Brain và Tự động hóa, giúp BCP trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết
Gói Doanh nghiệp là gì?
Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là một cuốn cẩm nang giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động khi gặp sự cố bất ngờ, như thiên tai, lỗi kỹ thuật hoặc lỗi con người.
Nó vạch ra các bước rõ ràng để các doanh nghiệp biết chính xác việc cần làm trong trường hợp khẩn cấp. Điều này đảm bảo hoạt động, nhân viên và đối tác vẫn đi đúng hướng với sự gián đoạn tối thiểu.
Kế hoạch liên tục giúp tổ chức chuẩn bị cho các rủi ro như tấn công mạng, đại dịch và mất điện hoặc sự cố CNTT. Không cần phải nói, một kế hoạch được xác định rõ ràng là rất quan trọng để bảo vệ sự ổn định, danh tiếng và thành công lâu dài của công ty.
🔍 Bạn có biết? Đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn (hơn 90% trong số đó), mỗi giờ ngừng hoạt động gây thiệt hại hơn 300.000 đô la! Đó là một tổn thất rất lớn về năng suất, niềm tin của khách hàng, doanh số bán hàng và thậm chí là các khoản phạt do vi phạm quy định.
Các thành phần chính của kế hoạch kinh doanh liên tục
Một BCP mạnh mẽ cần một số yếu tố khóa để phát huy hiệu quả:
1. Sao lưu và khôi phục
Mất dữ liệu quan trọng có thể khiến hoạt động ngừng trệ trong chốc lát. Sao lưu thường xuyên — cả tại chỗ và ngoài cơ sở — giúp bảo mật và dễ dàng truy cập thông tin. Thiết lập sao lưu tự động, kiểm tra các bước khôi phục và giúp nhóm của bạn làm quen với quy trình để tránh tình trạng hỗn loạn khi cần thiết.
2. Con người và giao tiếp
Trong khủng hoảng, mọi người cần biết vai trò của mình. Phân công trách nhiệm chính, cập nhật danh sách liên lạc và thiết lập cách truyền đạt thông tin rõ ràng. Có nhiều kênh liên lạc — email, điện thoại, ứng dụng nhắn tin — để không xảy ra nhầm lẫn khi cần ra quyết định nhanh.
3. Quản lý rủi ro
Các mối đe dọa có nhiều biểu mẫu khác nhau, như thiên tai, tấn công mạng, lỗi hệ thống và lỗi con người. Xác định điểm yếu sớm giúp giảm thiểu thiệt hại trước khi nó lan rộng. Một kế hoạch chủ động ngay từ hôm nay có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và sự thất vọng trong tương lai.
4. Kiểm tra và cập nhật
Một kế hoạch chưa được thử nghiệm chỉ là giấy tờ. Thực hiện các cuộc diễn tập thường xuyên, đào tạo nhóm của bạn và điều chỉnh các chi tiết khi kinh doanh phát triển. Công nghệ thay đổi, nhân viên thay đổi và rủi ro mới xuất hiện, vì vậy, giữ cho kế hoạch luôn mới mẻ có nghĩa là bạn luôn đi trước một bước.
Mục tiêu? Giảm thời gian ngừng hoạt động, giảm căng thẳng và kinh doanh vẫn vững vàng bất kể tình huống nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng thẻ điểm Phân tích tác động kinh doanh (BIA) cho từng bộ phận trước khi khóa BCP của bạn. Hãy giữ cho thẻ điểm đơn giản — đánh giá mọi hàm kinh doanh theo thang điểm 1-5 trong ba lĩnh vực: tác động đến doanh thu, trải nghiệm khách hàng và phụ thuộc vào hoạt động. Nếu một hàm đạt điểm 12 trở lên, đó là hoạt động quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu khi tình hình xấu đi.
Ví dụ về Gói Doanh nghiệp
Khi thảm họa xảy ra, doanh nghiệp của bạn đã chuẩn bị sẵn sàng đến mức nào? Mỗi cuộc khủng hoảng đòi hỏi một kế hoạch hành động khác nhau, từ tấn công mạng đến thiên tai.
Dưới đây là năm ví dụ thực tế về kế hoạch kinh doanh liên tục cho thấy cách các doanh nghiệp thông minh xử lý khủng hoảng và các bước khóa để xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục của riêng bạn.
1. Kế hoạch khắc phục thảm họa CNTT
Kế hoạch khắc phục thảm họa CNTT là bản thiết kế chi tiết về các chiến lược, quy trình và giao thức — bao gồm các khía cạnh của kế hoạch sức chứa CNTT — được thiết kế để giúp các công ty khôi phục cơ sở hạ tầng và hoạt động CNTT sau các sự kiện gây gián đoạn như tấn công mạng, lỗi phần cứng hoặc lỗi con người.
📌 Ví dụ thực tế: Là một trong những ví dụ điển hình về kế hoạch kinh doanh liên tục, BCP của Netflix đã được thử nghiệm trong sự cố ngừng hoạt động của AWS vào năm 2011. Thay vì dựa vào một điểm lỗi duy nhất, họ đã xây dựng một hệ thống sử dụng các dịch vụ không trạng thái, sao chép dữ liệu giữa các vùng và dự phòng để duy trì hoạt động. Đây là một trong những ví dụ tốt nhất về kế hoạch kinh doanh liên tục!
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch khắc phục thảm họa CNTT hiệu quả
✅ Sao lưu và khôi phục: Sao lưu thường xuyên để có thể khôi phục dữ liệu quan trọng nhanh chóng khi cần thiết
✅ Phục hồi dựa trên đám mây: Dựa vào các dịch vụ đám mây để có các tùy chọn phục hồi linh hoạt và có thể mở rộng
✅ Ứng phó sự cố: Có kế hoạch từng bước để phát hiện, phân tích và khôi phục các dịch vụ quan trọng của bạn khỏi các vấn đề (đầu tư vào phần mềm quản lý sự cố!)
✅ Đa dạng hóa: Tạo hệ thống dự phòng để phòng ngừa sự cố (đừng đặt tất cả trứng vào một giỏ)
2. Kế hoạch ứng phó với đại dịch
Kế hoạch ứng phó với đại dịch giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động trong thời gian dịch bệnh bùng phát. Kế hoạch này tập trung vào bảo vệ an toàn cho nhân viên, hỗ trợ làm việc từ xa, củng cố chuỗi cung ứng và duy trì thông tin liên lạc thông suốt.
Ví dụ về kế hoạch kinh doanh liên tục này được triển khai theo ba giai đoạn:
1️⃣ Trước đại dịch: Đây là giai đoạn chuẩn bị. Bạn lập kế hoạch, thử nghiệm và điều chỉnh BCP để mọi thứ sẵn sàng 2️⃣ Trong đại dịch: Thời gian để thực hiện kế hoạch, duy trì hoạt động với sự gián đoạn tối thiểu 3️⃣ Sau đại dịch: Khi mọi thứ ổn định, bạn xem xét những gì đã hiệu quả, khắc phục những gì không hiệu quả và đưa doanh nghiệp trở lại hoạt động bình thường
📌 Ví dụ thực tế: Khi COVID-19 bùng phát, kế hoạch ứng phó với đại dịch của Walmart đã nhanh chóng được triển khai. Họ bảo vệ nhân viên bằng cách cho nghỉ ốm có lương, cung cấp PPE và nhiều hỗ trợ khác, đồng thời duy trì hoạt động của các cửa hàng bằng dịch vụ giao hàng không tiếp xúc. Để đảm bảo an toàn cho khách hàng, họ đã cắt giảm giờ mở cửa, tăng cường vệ sinh và thiết lập các điểm xét nghiệm COVID-19 tại bãi đậu xe!
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch ứng phó với đại dịch
✅ Điều phối viên đại dịch: Chỉ định một nhóm chuyên trách và chỉ định một trưởng nhóm để giám sát việc ứng phó
✅ Chính sách làm việc từ xa: Thiết lập hệ thống làm việc từ xa an toàn để nhân viên có thể làm việc tại nhà mà không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào
✅ Xử lý cách ly: Phát triển các quy trình cho lệnh cấm đi lại và đóng cửa biên giới
3. Kế hoạch liên tục chuỗi cung ứng
Kế hoạch liên tục chuỗi cung ứng là một chiến lược đảm bảo chuỗi cung ứng của công ty vẫn hoạt động trong thời gian gián đoạn, chẳng hạn như xung đột địa chính trị, tấn công mạng hoặc sự cố của nhà cung cấp. Kế hoạch này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và duy trì luồng hàng hóa và dịch vụ.
📌 Ví dụ thực tế: Khi trận động đất và sóng thần xảy ra tại Nhật Bản năm 2011, chuỗi cung ứng của Toyota bị ảnh hưởng nặng nề, nhưng kế hoạch liên tục hoạt động đã giúp họ tiếp tục kinh doanh. Họ phục hồi nhanh hơn nhiều đối thủ cạnh tranh bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp dự phòng, dự trữ các bộ phận quan trọng và lập bản đồ toàn bộ chuỗi cung ứng. Đây là một ví dụ điển hình về kế hoạch tổ chức!
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch duy trì chuỗi cung ứng mạnh mẽ
✅ Xác định các nhà cung cấp quan trọng: Lập danh sách tất cả các nhà cung cấp quan trọng và đánh giá mức độ rủi ro của họ (địa điểm, ổn định tài chính, các lựa chọn thay thế)
✅ Đa dạng hóa nhà cung cấp: Tránh phụ thuộc vào một nhà cung cấp hoặc khu vực duy nhất bằng cách có các nhà cung cấp dự phòng ở các địa điểm khác nhau
✅ Lập bản đồ chuỗi cung ứng: Hiểu rõ nguồn gốc của từng bộ phận hoặc nguyên liệu, bao gồm các nhà cung cấp cấp 2 và cấp 3
✅ Tích trữ hàng tồn kho quan trọng: Duy trì lượng hàng tồn kho dự phòng cho các vật liệu thiết yếu để tránh tình trạng thiếu hụt trong trường hợp gián đoạn
✅ Phát triển kế hoạch hậu cần khẩn cấp: Lập kế hoạch các tuyến đường vận chuyển và phương thức vận chuyển thay thế trong trường hợp xảy ra gián đoạn
4. Kế hoạch quản lý khủng hoảng tài chính
Kế hoạch quản lý khủng hoảng tài chính giúp doanh nghiệp vượt qua suy thoái kinh tế, thiếu hụt thanh khoản và những thất bại tài chính bất ngờ. Kế hoạch này tập trung vào việc duy trì luồng tiền mặt và đảm bảo nguồn tài trợ thay thế để duy trì hoạt động kinh doanh
Một số hành động chính bao gồm xác định rủi ro tài chính, tối ưu hóa tài khoản phải thu và phải trả, đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp và ưu tiên các chi phí thiết yếu.
📌 Ví dụ thực tế: Một ví dụ tuyệt vời về FCMP trong thực tế là Ford trong cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008. Trong khi các nhà sản xuất ô tô khác như GM và Chrysler cần sự cứu trợ của chính phủ, Ford đã đảm bảo được 23,5 tỷ đô la Mỹ từ các khoản vay riêng tư hai năm trước đó. Điều này giúp họ có đủ nguồn tiền mặt để tồn tại mà không cần sự giúp đỡ từ bên ngoài.
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch quản lý khủng hoảng tài chính vững chắc
✅ Ưu tiên các hoạt động quan trọng: Đảm bảo việc trả lương, thanh toán/thu nợ, tuân thủ thuế và quản lý doanh thu không bị gián đoạn
✅ Dự đoán rủi ro trước khi chúng xảy ra: Xác định các mối đe dọa như bất ổn kinh tế, tấn công mạng và phạt tiền do vi phạm quy định. Sử dụng các mẫu kế hoạch dự phòng để lập bản đồ rủi ro và tăng cường khả năng phục hồi
✅ Bảo mật kỹ thuật: Bảo vệ hệ thống tài chính dựa trên đám mây, sao lưu dữ liệu quan trọng và bảo mật các tài sản quan trọng như hợp đồng bảo hiểm và hợp đồng nhà cung cấp khỏi các mối đe dọa mạng
5. Kế hoạch ứng phó sự cố an ninh mạng
Kế hoạch ứng phó sự cố an ninh mạng là điều bắt buộc, nhưng chỉ 45% công ty có kế hoạch này. Giờ đây, câu hỏi không phải là liệu một cuộc tấn công có xảy ra hay không, mà là bạn đã chuẩn bị sẵn sàng như thế nào khi nó xảy ra.
Đó là khi quản lý rủi ro an ninh mạng, hay ứng phó sự cố, trở thành một phương pháp có cấu trúc để phát hiện, ứng phó và khắc phục các mối đe dọa mạng. Phương pháp này đảm bảo các hàm kinh doanh quan trọng tiếp tục hoạt động với sự gián đoạn tối thiểu, ngay cả trong khi bị tấn công.
📌 Ví dụ thực tế: Một trong những sự kiện cảnh báo lớn nhất trong lĩnh vực an ninh mạng là cuộc tấn công ransomware WannaCry. Cuộc tấn công này đã ảnh hưởng đến 34% các tổ chức thuộc Dịch vụ Y tế Quốc gia Anh (NHS), khiến hệ thống ngừng hoạt động.
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch ứng phó sự cố an ninh mạng mạnh mẽ
✅ Xác định tài sản khóa: Những hệ thống và dữ liệu quan trọng nào giúp doanh nghiệp của bạn tiếp tục hoạt động? Hãy bảo vệ chúng trước tiên
✅ Tiến hành đánh giá rủi ro: Đánh giá thường xuyên các lỗ hổng và khoảng trống bảo mật thông qua các quy trình như kiểm tra thâm nhập
✅ Sao lưu dữ liệu: Lưu trữ bản sao lưu được mã hóa tại các địa điểm an toàn như lưu trữ đám mây hoặc ổ đĩa
✅ Kiểm tra kế hoạch: Thực hiện các cuộc diễn tập an ninh mạng để đảm bảo sự chuẩn bị sẵn sàng
➡️ Đọc thêm: Mẫu quản lý thay đổi miễn phí với kế hoạch ví dụ
6. Kế hoạch kinh doanh liên tục trong lĩnh vực sản xuất
Kế hoạch kinh doanh liên tục trong sản xuất là một khung được thiết kế để đảm bảo rằng một công ty sản xuất có thể tiếp tục hoạt động trong và sau các sự cố gián đoạn, chẳng hạn như thiên tai, tấn công mạng, sự cố chuỗi cung ứng, hỏng hóc thiết bị hoặc thiếu nhân công.
Nó phác thảo các biện pháp phòng ngừa, chiến lược ứng phó khẩn cấp và quy trình khắc phục sự cố để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và tổn thất tài chính trong khi duy trì hiệu quả sản xuất.
📌 Ví dụ thực tế: Cuộc tấn công ransomware năm 2017 tại Mỹ đã ảnh hưởng nặng nề đến tập đoàn dược phẩm Merck & Co., khiến hoạt động sản xuất, nghiên cứu và bán hàng bị ngừng trệ. Nhân viên mất quyền truy cập email và 70.000 công nhân bị khóa khỏi máy tính.
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch kinh doanh liên tục trong lĩnh vực sản xuất
✅ Nắm rõ quy trình nội bộ: Xác định các quy trình và tài sản quan trọng (ví dụ: máy móc, chuỗi cung ứng, logistics)
✅ Có đường dây liên lạc trực tiếp: Xây dựng kế hoạch liên lạc rõ ràng cho nhân viên, nhà cung cấp và các bên liên quan
✅ Có kế hoạch bảo mật: Thực hiện các giao thức an toàn và quy trình sơ tán cho các trường hợp khẩn cấp tại chỗ
✅ Đảm bảo tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định của OSHA, môi trường và ngành nghề
📮 ClickUp Insight: Khoảng 41% chuyên gia thích sử dụng tin nhắn tức thời để giao tiếp trong nhóm. Mặc dù tin nhắn mang lại sự trao đổi nhanh chóng và hiệu quả, nhưng các tin nhắn thường được phân tán trên nhiều kênh, chủ đề hoặc tin nhắn trực tiếp, khiến việc truy xuất thông tin sau này trở nên khó khăn hơn.
Với giải pháp tích hợp như ClickUp Chat, các chủ đề trò chuyện của bạn được lập bản đồ cho các dự án và nhiệm vụ cụ thể, giúp các cuộc hội thoại của bạn luôn có bối cảnh và sẵn sàng sử dụng.
7. Kế hoạch kinh doanh liên tục trong lĩnh vực xây dựng
Kế hoạch kinh doanh liên tục trong lĩnh vực xây dựng giúp các công ty luôn sẵn sàng, phản ứng nhanh chóng và phục hồi suôn sẻ sau các sự cố mà không ảnh hưởng lớn đến hoạt động hoặc doanh thu.
Trong lĩnh vực xây dựng, những trở ngại bất ngờ có thể làm dự án bị đình trệ, chậm trễ dòng thời gian và dẫn đến tổn thất tài chính lớn. Mặc dù thảm họa thời tiết là rủi ro rõ ràng, nhưng các vấn đề về chuỗi cung ứng và thiếu hụt lao động cũng có thể khó xử lý không kém.
📌 Ví dụ thực tế: Công ty xây dựng Al-Thuwairat phải đối mặt với những rủi ro lớn như thời tiết bất thường và vấn đề nhân lực, nhưng thách thức lớn nhất của họ là thiếu một hệ thống rõ ràng để quản lý những rủi ro này. Để khắc phục vấn đề này, họ đã cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận và áp dụng phương pháp đánh giá rủi ro có cấu trúc. Điều này giúp hoạt động của họ trở nên linh hoạt hơn, giúp họ xử lý các sự cố mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch kinh doanh liên tục trong lĩnh vực xây dựng
✅ Lập kế hoạch cho những tình huống bất ngờ: Xác định các rủi ro như thời tiết xấu, sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng hoặc các mối đe dọa mạng và thực hiện các kế hoạch sao lưu để giữ cho dự án đi đúng hướng
✅ Có chiến lược phục hồi nhanh chóng: Thiết lập các bước rõ ràng để di dời hoạt động, khôi phục dữ liệu và đưa nhân viên trở lại công việc càng sớm càng tốt
✅ Giữ các nhóm thống nhất: Đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình trong trường hợp xảy ra gián đoạn bằng các kế hoạch ứng phó được luyện tập kỹ lưỡng
8. Kế hoạch kinh doanh liên tục trong trường hợp xảy ra sự cố bảo mật vật lý
Kế hoạch kinh doanh liên tục trong trường hợp sự cố bảo mật vật lý đảm bảo bạn luôn sẵn sàng xử lý các tình huống khẩn cấp, bảo vệ tài sản và nhanh chóng trở lại hoạt động bình thường. Một kế hoạch tốt bao gồm mọi thứ, từ ứng phó khẩn cấp đến tuân thủ và đánh giá rủi ro liên tục để doanh nghiệp của bạn luôn duy trì khả năng phục hồi.
📌 Ví dụ thực tế: Trong cơn bão Katrina năm 2005, các bệnh viện và doanh nghiệp ở New Orleans phải đối mặt với sự cố bảo mật vật lý trên diện rộng, cùng với tình trạng cướp bóc, mất điện và hỏng hóc cơ sở hạ tầng khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn. Những nơi có nguồn điện dự phòng, kế hoạch sơ tán khẩn cấp và dự trữ vật tư đã cố gắng duy trì hoạt động ở mức giới hạn.
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch kinh doanh liên tục trong trường hợp xảy ra sự cố bảo mật vật lý
✅ Phù hợp với phục hồi CNTT: Đảm bảo tích hợp liền mạch với các kế hoạch khắc phục thảm họa CNTT để xử lý sự cố hệ thống
✅ Tuân thủ pháp luật: Tuân thủ các quy định về bảo mật và yêu cầu báo cáo để tránh các rắc rối pháp lý
✅ Xem xét và cải thiện thường xuyên: Liên tục đánh giá rủi ro, cập nhật các giao thức và áp dụng kinh nghiệm từ các sự cố trong quá khứ để luôn sẵn sàng ứng phó
9. Kế hoạch ứng phó khẩn cấp khi mất điện
Mất điện có thể khiến hoạt động kinh doanh bị ngừng trệ. Tệ hơn nữa, tình trạng mất điện có thể kéo dài đến vài ngày. Với Kế hoạch ứng phó khẩn cấp khi mất điện phù hợp, bạn có thể duy trì các hàm quan trọng, giảm thiểu gián đoạn và duy trì niềm tin của khách hàng. Chiến lược được chuẩn bị kỹ lưỡng đảm bảo nhóm của bạn biết việc cần làm, nguồn lực cần huy động và cách phục hồi nhanh chóng.
📌 Ví dụ thực tế: Một sự cố mất điện đã làm tê liệt Delta Air Lines vào năm 2016, buộc hàng nghìn chuyến bay phải hủy bỏ. Để đối phó, công ty đã đầu tư vào cơ sở hạ tầng CNTT, xây dựng hệ thống dự phòng và cải thiện các giao thức liên lạc để ngăn chặn sự cố tương tự xảy ra.
Danh sách kiểm tra cho kế hoạch ứng phó khẩn cấp khi mất điện
✅ Xác định các hàm quan trọng: Xác định các hoạt động (hệ thống CNTT, sản xuất, dịch vụ khách hàng, v.v.) dễ bị ảnh hưởng nhất bởi sự cố mất điện
✅ Giải pháp sao lưu điện: Đầu tư vào máy phát điện, hệ thống UPS và nguồn điện thay thế
✅ Kế hoạch dự phòng hoạt động: Ưu tiên công việc, phân bổ lại nguồn lực và thiết lập quy trình làm việc để duy trì năng suất
10. Quản lý khủng hoảng và kế hoạch thu hồi sản phẩm
Một kế hoạch quản lý khủng hoảng và thu hồi sản phẩm mạnh mẽ là điều cần thiết để kiểm soát các trường hợp khẩn cấp như ô nhiễm sản phẩm, vấn đề an toàn hoặc sự cố chuỗi cung ứng. Ví dụ: nếu FDA công bố một thành phần trong sản phẩm của bạn không an toàn, hành động nhanh chóng là rất quan trọng để bảo vệ khách hàng, duy trì lòng tin và tránh rắc rối pháp lý.
📌 Ví dụ thực tế: Johnson & Johnson đã phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng lớn vào năm 1982 khi viên nang Tylenol có chứa xyanua của họ dẫn đến nhiều trường hợp tử vong. Công ty đã nhanh chóng thu hồi 31 triệu chai và giới thiệu bao bì chống giả mạo. Phản ứng nhanh chóng và sự minh bạch của họ đã khôi phục lòng tin và dẫn đến sự ra mắt thành công của sản phẩm.
Danh sách kiểm tra để có kế hoạch quản lý khủng hoảng và thu hồi sản phẩm hiệu quả
✅ Nâng cao kiểm soát chất lượng: Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định nguyên nhân gây ra sự cố, tăng cường các biện pháp kiểm tra an toàn và ngăn chặn sự cố tương tự trong tương lai
✅ Giao tiếp tự tin: Đào tạo người phát ngôn để xử lý các vấn đề liên quan đến truyền thông, cơ quan quản lý và khách hàng một cách suôn sẻ
✅ Hỗ trợ khách hàng: Sắp xếp thay thế sản phẩm nhanh chóng hoặc các giải pháp thay thế để duy trì lòng tin và giảm thiểu gián đoạn
Cách tạo kế hoạch kinh doanh liên tục
Sự gián đoạn bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nhưng một kế hoạch kinh doanh liên tục vững chắc sẽ giúp hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là cách tạo một kế hoạch bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước những tình huống bất ngờ 👇
Giai đoạn 1: Xác định rủi ro và củng cố các điểm yếu
Điều đầu tiên cần làm là xác định những gì có thể xảy ra và mức độ ảnh hưởng của nó đến hoạt động kinh doanh của bạn. Bước này giúp bạn xác định rủi ro, giảm thiểu thiệt hại và lập kế hoạch để duy trì hoạt động kinh doanh.
Đánh giá rủi ro và giảm thiểu rủi ro
Hãy nghĩ về các mối đe dọa tiềm ẩn như sự cố hệ thống, gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc tấn công mạng có thể gây cản trở hoạt động của bạn. Thiết lập các quy trình kinh doanh minh bạch để đo lường và quản lý những rủi ro này, từ đó bạn sẽ biết doanh nghiệp của mình có thể xử lý những gì và khi nào cần hành động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và lập bản đồ tác động của chúng trên các mẫu đánh giá rủi ro được tạo sẵn. Điều này giúp bạn dễ dàng lập bản đồ các mối đe dọa có thể xảy ra, hợp tác với nhóm của mình và sắp xếp mọi thứ ở một nơi!
Phân tích tác động kinh doanh (BIA)
Xác định những bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn không thể chậm lại khi sự gián đoạn bắt đầu ảnh hưởng đến khách hàng, yêu cầu pháp lý, hoạt động hoặc thậm chí là danh tiếng của bạn. Khi đã biết các điểm tới hạn, bạn có thể xây dựng kế hoạch để giảm thiểu rủi ro và phục hồi nhanh chóng.
➡️ Bonus: Cách viết báo cáo sự cố tại nơi làm việc
Giai đoạn 2: Xây dựng kế hoạch phục hồi vững chắc và truyền thông hiệu quả
Khi đã xác định được các rủi ro, hãy lập một kế hoạch rõ ràng để xử lý các sự cố đồng thời giữ cho mọi người được thông báo.
Tóm tắt, nó bao gồm:
✅ Ứng phó và quản lý khẩn cấp: Hành động nhanh chóng để ổn định tình hình, bảo vệ con người và kiểm soát các hệ thống nội bộ. Phân công vai trò, phối hợp với các nhân viên ứng phó khẩn cấp và đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình
✅ Chiến lược truyền thông khủng hoảng: Nhóm kinh doanh liên tục của bạn nên quyết định ai sẽ phát ngôn công khai, sử dụng kênh nào và cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bản cập nhật. Thiết lập quy trình báo cáo lên cấp trên để các nhóm biết chính xác cách xử lý các tình huống khủng hoảng khác nhau
✅ Phục hồi và liên tục kinh doanh: Làm thế nào để khôi phục các hàm kinh doanh quan trọng sau sự cố? Phác thảo các quy trình phục hồi như khôi phục dữ liệu, liên hệ với khách hàng và nhà cung cấp quan trọng, triển khai kế hoạch dự phòng và cài đặt các giải pháp công việc tạm thời
Xác định các hàm quan trọng, hành động nhanh chóng và tự tin trở lại đúng hướng!
Giai đoạn 3: Kiểm tra, cập nhật và cải thiện
Giai đoạn cuối cùng này là yếu tố quyết định để đảm bảo kế hoạch BCP của bạn luôn phù hợp, hiệu quả và được cập nhật kịp thời.
- Lập kế hoạch kiểm tra và cập nhật: Kế hoạch kinh doanh liên tục không phải là 'thiết lập một lần và quên đi'. Hãy xem xét, kiểm tra và cập nhật thường xuyên để kế hoạch luôn mới mẻ. Thực hiện mô phỏng, tinh chỉnh chiến lược và luôn tuân thủ chính sách kinh doanh liên tục của bạn
- Đào tạo nhân viên: Nhóm của bạn cần biết chính xác việc cần làm trong trường hợp khẩn cấp. Tổ chức các phiên đào tạo, làm rõ vai trò và tăng cường giao tiếp để mọi người đều sẵn sàng khi cần thiết
- Chạy thử và mô phỏng: Đừng chờ thảm họa xảy ra mới hành động — hãy thực hành trước khi nó trở thành hiện thực. Các cuộc diễn tập giúp phát hiện điểm yếu, cải thiện thời gian phản ứng và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
Công cụ và tài nguyên cho lập kế hoạch kinh doanh liên tục
Khi nói đến việc chuẩn bị sẵn sàng và phản ứng nhanh chóng, các công cụ phù hợp chính là yếu tố quyết định.
Dưới đây là một số mẫu giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro và phục hồi suôn sẻ:
- Hệ thống Fusion Framework: Giúp lập bản đồ các hàm kinh doanh quan trọng và tự động hóa việc giám sát rủi ro
- Riskonnect: Tập trung kế hoạch kinh doanh liên tục với tính năng theo dõi rủi ro theo thời gian thực.
- Zerto: Chuyên về phục hồi thảm họa CNTT và bảo vệ dữ liệu
- LogicManager: Cung cấp phương pháp có cấu trúc để xác định rủi ro và lập kế hoạch ứng phó
Nhưng nếu bạn cần một giải pháp tất cả trong một linh hoạt hơn để quản lý mọi thứ mà không phức tạp thì sao? Nhiều công cụ chỉ tập trung vào một khía cạnh của kế hoạch kinh doanh liên tục, khiến bạn phải sử dụng nhiều nền tảng khác nhau. Đây là lúc bạn cần ClickUp (ứng dụng tất cả trong một cho công việc)!
Nó kết nối mọi thứ lại với nhau ở một nơi, giúp bạn dễ dàng theo dõi rủi ro, phân công công việc và giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ trong mọi tình huống gián đoạn. Cách thực hiện như sau. 👇
Tài liệu tập trung cho quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro và lập kế hoạch ứng phó hiệu quả phụ thuộc vào khả năng truy cập nhanh chóng vào thông tin quan trọng. Với ClickUp Docs , bạn có thể tạo, lưu trữ và cập nhật kế hoạch kinh doanh liên tục, đánh giá rủi ro và quy trình ứng phó tại một địa điểm trung tâm. Điều này đảm bảo tất cả các bên liên quan có thông tin mới nhất trong tầm tay, cho phép phản ứng nhanh chóng và phối hợp.
Lập kế hoạch và phân công công việc
Khi kế hoạch của bạn đã sẵn sàng, điều quan trọng là phải thực hiện rõ ràng. Nhiệm vụ ClickUp giúp phân công và theo dõi mọi mục hành động liên quan đến quản lý rủi ro, quy trình khôi phục và các hàm kinh doanh quan trọng. Đặt ưu tiên, thời hạn và phụ thuộc để nhóm của bạn biết chính xác ai chịu trách nhiệm về việc gì, loại bỏ sự nhầm lẫn và cho phép hành động nhanh chóng khi cần thiết.
Để nâng cao hiệu quả hơn nữa, hãy sử dụng hướng dẫn sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để cấu trúc quy trình làm việc và đảm bảo các nhiệm vụ khẩn cấp nhất được xử lý trước tiên.
Theo dõi thời gian thực và đồng bộ hóa
Trong giai đoạn thử nghiệm và khủng hoảng thực tế, bạn có thể theo dõi kế hoạch liên tục của mình với Bảng điều khiển ClickUp , cung cấp bản tóm tắt tiến độ theo thời gian thực. Cho dù bạn đang theo dõi hoàn thành nhiệm vụ, thời gian phản hồi hay sự chậm trễ tiềm ẩn, Bảng điều khiển cho phép bạn hiển thị ngay lập tức BCP của mình, giúp bạn luôn tổ chức và thống nhất khi mỗi giây đều quan trọng.
Mẫu kế hoạch kinh doanh liên tục có thể tùy chỉnh
Không ai thích tạo tài liệu từ đầu, đặc biệt là khi phải nhập dữ liệu thủ công nhiều và thông tin lặp đi lặp lại. Vào những ngày như thế này, các mẫu sẵn có có thể là trợ thủ đắc lực của bạn. Với mẫu Kế hoạch kinh doanh liên tục của ClickUp, nền tảng đã được chuẩn bị sẵn sàng cho bạn — tất cả những gì bạn cần làm là điền thông tin cụ thể.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Dễ dàng theo dõi tiến độ: Các trạng thái tùy chỉnh như 'Hoàn thành', 'Đang tiến hành' và 'Việc cần làm' giúp bạn xem ngay tình trạng công việc
- Thông tin được sắp xếp: Các trường tùy chỉnh như 'Loại Gói Doanh nghiệp' và 'Chi tiết' cho phép bạn lưu trữ và hiển thị thông tin quan trọng một cách dễ dàng
- Nhiều chế độ xem tiện lợi: Chọn từ bốn chế độ xem khác nhau — Ưu tiên, Bảng, Danh sách và Hướng dẫn bắt đầu — để giữ dữ liệu của bạn được sắp xếp gọn gàng và dễ truy cập
ClickUp đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của nhóm chúng tôi, sự hỗ trợ mà họ cung cấp trong quá trình chúng tôi bắt đầu sử dụng sản phẩm thật tuyệt vời! Nó đã giúp chúng tôi tiết kiệm vô số thời gian, cung cấp dữ liệu để phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và giữ cho các dự án của chúng tôi đi đúng dòng thời gian trong khi vẫn giữ khách hàng cập nhật thông tin.
ClickUp đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của nhóm chúng tôi, sự hỗ trợ mà họ cung cấp trong quá trình chúng tôi bắt đầu sử dụng sản phẩm thật tuyệt vời! Nó đã giúp chúng tôi tiết kiệm vô số thời gian, cung cấp dữ liệu để phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và giữ các dự án của chúng tôi đi đúng tiến độ dòng thời gian, đồng thời giữ khách hàng luôn được cập nhật thông tin.
ClickUp đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của nhóm chúng tôi, sự hỗ trợ mà họ cung cấp trong quá trình chúng tôi bắt đầu sử dụng sản phẩm thật tuyệt vời! Nó đã giúp chúng tôi tiết kiệm vô số thời gian, cung cấp dữ liệu để phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và giữ cho các dự án của chúng tôi đi đúng dòng thời gian trong khi vẫn giữ khách hàng cập nhật thông tin.
ClickUp đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của nhóm chúng tôi, sự hỗ trợ mà họ cung cấp trong quá trình chúng tôi bắt đầu sử dụng sản phẩm thật tuyệt vời! Nó đã giúp chúng tôi tiết kiệm vô số thời gian, cung cấp dữ liệu để phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và giữ các dự án của chúng tôi đi đúng dòng thời gian trong khi vẫn giữ khách hàng cập nhật thông tin.
ClickUp đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của nhóm chúng tôi, sự hỗ trợ mà họ cung cấp trong quá trình chúng tôi bắt đầu sử dụng sản phẩm thật tuyệt vời! Nó đã giúp chúng tôi tiết kiệm vô số thời gian, cung cấp dữ liệu để phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và giữ các dự án của chúng tôi đi đúng tiến độ dòng thời gian, đồng thời giữ khách hàng luôn được cập nhật thông tin.
Cộng tác thời gian thực và tự động hóa công việc để thực thi liền mạch
Trong một cuộc khủng hoảng, giao tiếp tức thì là điều không thể thỏa hiệp. Bạn cần các nhóm và bộ phận của mình hợp tác ngay lập tức mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng hoặc tìm kiếm thông tin. Đó là lý do tại sao ClickUp Chat là một công cụ thay đổi cuộc chơi.
Nó cho phép mọi người thảo luận về các kế hoạch phục hồi và chiến lược giảm thiểu rủi ro tại một nơi, giữ cho giao tiếp luôn cởi mở và nhanh chóng khi cần thiết nhất. Bạn thậm chí có thể phân công công việc trực tiếp từ trò chuyện, biến các cuộc thảo luận thành hành động ngay lập tức.
Nhưng đó mới chỉ là bước đầu. Với ClickUp Brain (trợ lý AI của ClickUp) ngay trong Trò chuyện, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các bản cập nhật hoặc tài liệu quan trọng nhất mà không cần phải tìm kiếm khắp nơi.
Và khi cần biến những kế hoạch này thành hiện thực, ClickUp Automations là giải pháp phù hợp. Bạn muốn một tài liệu hoặc nhiệm vụ phục hồi quan trọng đến tay đúng người ngay khi được giao? Thiết lập một lệnh tùy chỉnh nhanh chóng và ClickUp sẽ lo phần còn lại.
Nếu bạn không muốn tạo lệnh thủ công, đừng lo lắng — chỉ cần hỏi ClickUp Brain bằng một câu lệnh đơn giản. Nó sẽ xử lý thiết lập tự động hóa cho bạn trong vài giây. Ít công việc hơn, nhiều hành động hơn.
➡️ Đọc thêm: Phần mềm quản lý rủi ro doanh nghiệp tốt nhất
Lập kế hoạch kinh doanh liên tục vững chắc với ClickUp
Nếu có một điều chúng ta đã học được, đó là sự không chắc chắn không phải là "nếu" mà là "khi nào". Các sự cố gián đoạn sẽ xảy ra, dù đó là một cuộc tấn công mạng, sự cố chuỗi cung ứng hay sự thay đổi thị trường bất ngờ.
Câu hỏi thực sự là, doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng chưa?
BCP mang đến cho tổ chức cơ hội tốt nhất để vượt qua thảm họa thành công bằng cách cung cấp các hướng dẫn sẵn sàng.
Nhưng hãy thực tế một chút — BCP sẽ không hiệu quả nếu bị chôn vùi trong một thư mục bị lãng quên, không bao giờ được cập nhật hoặc quá phức tạp để các nhóm tuân theo.
Với các tính năng đa dạng và mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp, việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục trở nên đơn giản, có tổ chức hơn và ít khó khăn hơn rất nhiều.