Trạng thái của công việc đó thế nào? Đó là một câu hỏi đơn giản.
Tuy nhiên, việc nhận được câu trả lời rõ ràng có thể là một thách thức trong một nhóm làm việc bận rộn: Các thông tin cập nhật nằm rải rác trong các chuỗi trò chuyện, email và những ghi chú được viết vội vàng. Hạn chót đến bất ngờ, các công việc bị bỏ qua, và trước khi bạn nhận ra, bạn đang dành nhiều thời gian để theo dõi công việc hơn là thực hiện nó.
Microsoft Planner trong nhóm giúp bạn tạo ra một không gian làm việc có cấu trúc và được chia sẻ, nơi các công việc, thời hạn và trách nhiệm được xác định rõ ràng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Planner trong Teams để giúp nhóm của bạn luôn có tổ chức. 📊
❗️Planner nhanh chóng đạt giới hạn. Monday.com thường là bước tiếp theo.
Các nhóm đã chuyển từ Planner sang Monday.com đều gặp phải những giới hạn tương tự trong vòng 6 tháng: giá cả tăng vọt, báo cáo giới hạn và thiếu phân cấp thực sự. Danh sách kiểm tra này sẽ hướng dẫn bạn cách bỏ qua bước trung gian. 👇🏼
Làm thế nào để sử dụng Microsoft Planner trong nhóm Microsoft Teams?
Hãy làm theo các bước sau để thiết lập, sắp xếp và quản lý các công việc bằng Microsoft Planner trực tiếp trong Teams.
- Thêm Planner vào nhóm từ menu Ứng dụng
- Tạo hoặc kết nối một kế hoạch trong kênh của nhóm
- Sắp xếp công việc bằng cách sử dụng các nhóm và nhãn
- Giao công việc kèm theo người chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn và thông báo
- Lọc, nhóm và trực quan hóa tiến độ bằng biểu đồ
- Dễ dàng cập nhật các công việc khi mức độ ưu tiên thay đổi
Microsoft Planner có thể giúp tạo ra cấu trúc cho quy trình làm việc của nhóm bạn.
Dù bạn đang cài đặt lần đầu hay đang tìm cách tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại, hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn nắm vững các phương pháp thực tế để sử dụng Planner trong nhóm.
Hãy bắt đầu nào! 💪
Bước #1: Tìm và thêm Microsoft Planner vào nhóm Teams
Đầu tiên, hãy tích hợp Planner vào nhóm Teams.
Mở Microsoft Teams và nhìn vào menu bên trái. Nhấp vào biểu tượng Ứng dụng (ba chấm) để truy cập các tính năng tích hợp của Microsoft Teams. Nhập Công việc by Planner and Việc cần làm (hoặc chỉ Planner) *vào thanh tìm kiếm.
Nhấp vào Thêm để tích hợp Planner vào Teams. Sau khi hoàn thành, Planner sẽ hiển thị ngay trong Teams, giúp bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để quản lý công việc.
🔍 Bạn có biết? Microsoft Planner từng có tên mã là ‘Project Work Tracker’ trước khi chính thức ra mắt vào năm 2016. Ứng dụng này được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về một công cụ quản lý công việc nhẹ nhàng trong Microsoft 365.
Bước #2: Tạo một kế hoạch mới trong kênh nhóm
Nhấp vào tab Nhóm trong menu bên trái và chọn kênh mà bạn muốn thêm Planner. Ở đầu kênh, nhấp vào biểu tượng + (dấu cộng) để thêm một tab mới. Chọn Planner từ danh sách các ứng dụng.
Chọn Tạo Kế hoạch Mới, đặt tên cho kế hoạch như ‘Marketing Sprint’ hoặc ‘Lộ trình Dự án’, và quyết định xem bạn có muốn thông báo cho nhóm hay không bằng cách chọn ‘Đăng lên Kênh về Tab này’.
Nhấp vào Lưu, và thế là xong, kế hoạch mới của bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.
Bước #3: Thêm một kế hoạch hiện có vào kênh nhóm (tùy chọn)
Bạn đã sử dụng Microsoft Planner ở nơi khác rồi? Không sao cả, bạn có thể tích hợp nó vào nhóm chỉ với vài bước đơn giản.
Mở bảng Planner hiện có của bạn trong trình duyệt web hoặc ứng dụng Planner, nhấp vào … (ba chấm) ở trên cùng và lựa chọn Sao chép liên kết đến kế hoạch. Sau đó, chuyển sang nhóm, điều hướng đến kênh liên quan và nhấp vào biểu tượng + (dấu cộng) để thêm một tab mới.
Chọn tab Trang web, đặt tên cho nó, dán liên kết Planner đã sao chép vào và nhấn Lưu. Chỉ cần vậy thôi, kế hoạch hiện có của bạn đã được tích hợp liền mạch vào Teams để dễ dàng truy cập.
Bước #4: Sắp xếp các công việc theo nhóm
Các nhóm (Buckets) giống như các danh mục giúp sắp xếp các công việc một cách có tổ chức. Thay vì gom tất cả vào một danh sách công việc dài, bạn có thể phân loại các công việc theo giai đoạn, bộ phận hoặc mức độ ưu tiên.
Trong bảng Planner của bạn, nhấp vào Thêm nhóm mới ở bên phải.
Đặt tên cho nó, chẳng hạn như ‘Việc cần làm’, ‘Đang tiến độ’ hoặc ‘Hoàn thành’. Lặp lại thao tác này để sắp xếp bảng kế hoạch của bạn thành bao nhiêu nhóm tùy theo nhu cầu. Bằng cách này, bạn sẽ có một cấu trúc rõ ràng để quản lý công việc.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục cần thực hiện, dẫn đến kết quả là bỏ lỡ các quyết định và trì hoãn việc thực thi.
Dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quy trình này thường rời rạc và kém hiệu quả. Giải pháp Quản lý Công việc của ClickUp đảm bảo chuyển đổi mượt mà các cuộc hội thoại thành công việc — giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn đồng bộ.
Bước #5: Thêm và phân công công việc
Bây giờ, đã đến lúc bắt đầu thêm công việc và phân công chúng cho các thành viên trong nhóm. Nhấp vào + Thêm công việc dưới mục tương ứng. Đặt tên cho công việc, thiết lập ngày đáo hạn và phân công công việc đó cho một thành viên trong nhóm của bạn. Nhấp vào Thêm công việc, và công việc sẽ xuất hiện trong Danh sách công việc.
🧠 Thông tin thú vị: Planner sử dụng bảng theo phong cách Kanban để giúp người dùng di chuyển các công việc qua các giai đoạn khác nhau, khiến nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho các nhóm Agile trong việc quản lý quy trình làm việc. Các công việc cũng có thể đồng bộ với Microsoft To Do, cho phép người dùng quản lý các công việc cá nhân và mục tiêu của nhóm tại một nơi duy nhất.
Bước #6: Cài đặt thông báo
Bạn muốn nhóm của mình luôn cập nhật thông tin mới nhất? Hãy cài đặt thông báo trong Planner.
Nhấp vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng), chuyển đến Thông báo, chọn các thông báo bạn cần (ví dụ: phân công công việc và thay đổi ngày đáo hạn), rồi nhấn Lưu. Không còn lý do “Tôi không thấy công việc đó” nữa.
🧠 Thông tin thú vị: Từ “kế hoạch” có nguồn gốc từ tiếng Latinh planum, có nghĩa là bề mặt phẳng hoặc bản vẽ thiết kế, tượng trưng cho một lộ trình rõ ràng để theo đuổi.
Bước #7: Sử dụng bộ lọc và nhóm để theo dõi công việc
Khi kế hoạch của bạn ngày càng đầy, việc tìm kiếm các công việc một cách nhanh chóng trở nên rất quan trọng. Đó chính là lúc các bộ lọc và tính năng nhóm phát huy tác dụng. Dưới đây là cách sử dụng các tính năng này trong Microsoft Teams:
- Ở đầu bảng Planner của bạn, hãy sử dụng nút Lọc để sắp xếp các công việc theo: Ngày đáo hạn (Có công việc nào quá hạn không? Những công việc nào sắp đến hạn?) Mức độ ưu tiên (Công việc nào khẩn cấp? Công việc nào có thể chờ?) Tiến độ (Những công việc nào đang thực hiện hoặc đã hoàn thành?) Thành viên được phân công (Ai đang thực hiện công việc nào?)
- Ngày đáo hạn (Có nhiệm vụ nào đã quá hạn? Có nhiệm vụ nào sắp đến ngày đáo hạn?)
- Mức độ ưu tiên (Việc gì khẩn cấp? Việc gì có thể chờ?)
- Tiến độ (Những công việc nào đang được thực hiện hoặc đã hoàn thành?)
- Thành viên được phân công (Ai đang thực hiện công việc gì?)
- Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Group By để sắp xếp các công việc theo: Bucket (Việc cần làm, Công việc đang tiến độ, Công việc đã hoàn thành) Assigned To (Rất hữu ích để xem ai đang phải đảm nhận quá nhiều công việc) Ngày đáo hạn (Để xem nhanh các hạn chót)
- Thùng (Việc cần làm, Tiến độ thực hiện, Hoàn thành)
- Giao cho (Rất hữu ích để xem ai đang phải đảm nhận quá nhiều công việc)
- Ngày đáo hạn (Để xem nhanh các hạn chót)
- Ngày đáo hạn (Có nhiệm vụ nào đã quá hạn? Có nhiệm vụ nào sắp đến ngày đáo hạn?)
- Mức độ ưu tiên (Việc gì khẩn cấp? Việc gì có thể chờ?)
- Tiến độ (Những công việc nào đang được thực hiện hoặc đã hoàn thành?)
- Thành viên được phân công (Ai đang thực hiện công việc gì?)
- Thùng (Việc cần làm, Tiến độ thực hiện, Hoàn thành)
- Giao cho (Rất hữu ích để xem ai đang phải đảm nhận quá nhiều công việc)
- Ngày đáo hạn (Để xem nhanh các hạn chót)
Những công cụ này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất mà không cần phải cuộn qua một danh sách công việc dài.
Bước #8: Theo dõi tiến độ bằng các biểu đồ trực quan
Để có cái nhìn tổng quan nhanh về tiến độ của nhóm, hãy chuyển sang Chế độ xem Biểu đồ. Trong tab Planner, nhấp vào Biểu đồ ở phía trên cùng. Bạn sẽ thấy phân tích công việc theo trạng thái và các thông tin chi tiết quan trọng khác.
Nếu bạn thích hình ảnh trực quan, đây là cách tuyệt vời để phát hiện các điểm nghẽn và điều chỉnh khối lượng công việc trước khi mọi thứ đi chệch hướng.
Bước #9: Chỉnh sửa hoặc di chuyển các công việc khi cần thiết và sử dụng các tính năng nâng cao (tùy chọn)
Các công việc không phải là cố định — bạn có thể dễ dàng cập nhật hoặc di chuyển chúng khi tiến độ công việc tiến triển. Nhấp vào một công việc để chỉnh sửa chi tiết, thêm ghi chú, đính kèm tệp đính kèm hoặc cập nhật danh sách kiểm tra của công việc đó.
Để di chuyển một công việc giữa các nhóm, chỉ cần kéo và thả công việc đó. Bạn cũng có thể mở công việc và thay đổi nhóm của nó theo cách thủ công. Điều này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh khi các ưu tiên thay đổi.
Bạn muốn nâng cấp thiết lập Planner của mình lên một bước mới? Hãy thử các tính năng bổ sung sau:
- Tệp đính kèm: Tải tài liệu trực tiếp lên các công việc để mọi thứ được tập trung tại một nơi
- Sử dụng nhãn: Phân loại công việc theo màu sắc để sắp xếp trực quan nhanh chóng (ví dụ: Ưu tiên cao, Ưu tiên thấp)
- Sao chép công việc: Sao chép các công việc nếu chúng cần được lặp lại trong các kế hoạch khác nhau
🔍 Bạn có biết? Microsoft Teams được phát triển để thay thế Skype for Business và ra mắt vào năm 2017 như một phản ứng trực tiếp trước sự xuất hiện của Slack.
Những giới hạn của Microsoft Planner trong nhóm là gì?
Mặc dù Microsoft Planner là một công cụ đáng tin cậy để quản lý công việc trong Teams, nhưng nó cũng có những nhược điểm. Tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm, bạn có thể gặp phải những giới hạn ảnh hưởng đến quy trình làm việc, khả năng tùy chỉnh hoặc khả năng mở rộng.
Dưới đây là một số thách thức chính cần lưu ý:
- Giới hạn về công việc và kế hoạch: Mỗi kế hoạch chỉ có thể chứa tối đa 3.000 công việc đang hoạt động và 9.000 công việc, bao gồm cả những công việc đã hoàn thành. Người dùng hoặc nhóm chỉ có thể sở hữu tối đa 400 kế hoạch.
- Số lượng nhóm và người được giao công việc bị giới hạn: Mỗi kế hoạch chỉ hỗ trợ tối đa 200 nhóm, và mỗi công việc chỉ có thể được giao cho tối đa 20 người dùng, khiến việc quản lý các quy trình làm việc phức tạp trở nên khó khăn.
- Thiếu các công cụ quản lý dự án nâng cao: Planner không hỗ trợ biểu đồ Gantt, thiếu tính năng theo dõi lịch sử thay đổi và không có tính năng theo dõi thời gian dành cho các công việc được tích hợp sẵn
- Không có tùy chọn hoàn tác: Nếu bạn xóa một công việc hoặc kế hoạch, nó sẽ biến mất vĩnh viễn — không có thùng rác để khôi phục lại.
- Yêu cầu đối với Microsoft 365: Planner không phải là một công cụ độc lập. Bạn chỉ có thể sử dụng nó khi có đăng ký Microsoft
🔍 Bạn có biết không? Cuốn sổ kế hoạch đầu tiên được biết đến trên thế giới có từ Trung Quốc thế kỷ 10, nơi các quan chức sử dụng những tấm bảng gỗ để đang theo dõi các cuộc hẹn và lịch trình.
Tại sao ClickUp lại là một giải pháp thay thế mạnh mẽ hơn so với Microsoft Planner?
Khi các nhóm phát triển vượt quá khả năng của bảng nhiệm vụ cơ bản, ClickUp sẽ thay thế Planner bằng các quy trình làm việc linh hoạt, tự động hóa và khả năng hợp tác thời gian thực.
- Tạo các công việc chi tiết với các công việc con, mức độ ưu tiên và nhiều người được giao nhiệm vụ
- Sử dụng các chế độ xem (Xem dạng danh sách, Bảng, Lịch, Dòng thời gian) để theo dõi công việc một cách trực quan
- Tự động hóa việc phân công, cập nhật và theo dõi
- Tạo các công việc con, bản tóm tắt và cập nhật với ClickUp Brain
- Hợp tác theo thời gian thực thông qua tính năng Trò chuyện, SyncUps và bình luận
Công việc ngày nay đang gặp nhiều trở ngại. Các dự án, kiến thức và giao tiếp của chúng ta bị phân tán trên các công cụ không kết nối với nhau, khiến công việc trở nên chậm chạp.
ClickUp giải quyết vấn đề này với ứng dụng toàn diện dành cho công việc, kết hợp quản lý dự án, kiến thức và trò chuyện trong một nền tảng duy nhất — tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu sử dụng ClickUp! 🤩
Quản lý công việc
ClickUp Nhiệm vụ giúp các công việc cần làm của bạn được sắp xếp có hệ thống, nhờ đó việc quản lý công việc sẽ không còn khiến bạn cảm thấy quá tải. Bạn sẽ có được sự linh hoạt và khả năng kiểm soát để chia nhỏ công việc, theo dõi tiến độ và tập trung mọi thứ tại một nơi. Thêm mô tả chi tiết, ngày đáo hạn, tệp đính kèm, mức độ ưu tiên và nhiều người được giao nhiệm vụ để bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Cần chia các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn? Các công việc con giúp bạn biến những mục tiêu quá sức thành các bước dễ quản lý chỉ trong vài giây.
Ngoài ra, ClickUp còn vượt xa phạm vi quản lý công việc nhờ các chế độ xem ClickUp Views và tính năng tự động hóa ClickUp Automation được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Chuyển đổi giữa các chế độ xem để xác định những công việc cần ưu tiên, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và thậm chí sử dụng ClickUp Brain – trợ lý AI tích hợp sẵn – để tạo cập nhật công việc hoặc các công việc con.
Ví dụ, bạn đang khởi động một chiến dịch tiếp thị mới. Trong Planner, bạn sẽ tạo một công việc cơ bản cho chiến dịch đó, chỉ định một vài thành viên trong nhóm và… thế là xong.
Nhưng với ClickUp, bạn có thể tận dụng tối đa các kỹ năng quản lý nhiệm vụ của mình! Tạo một công việc Khởi động Chiến dịch Tiếp thị Quý 2, thêm các công việc con như Thiết kế mẫu email và Soạn thảo bài đăng trên mạng xã hội. Sau đó, bạn có thể đặt hạn chót, phân công nhóm và theo dõi tiến độ.
🔍 Bạn có biết không? Người Ai Cập cổ đại đã lập kế hoạch cho cả năm của họ dựa trên chu kỳ lũ lụt của sông Nile, tạo ra một trong những hệ thống lịch sớm nhất được biết đến dựa trên các sự kiện tự nhiên.
Để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, hãy sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp. Tính năng này giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Mỗi Danh sách kiểm tra công việc hoạt động như một danh sách việc cần làm tích hợp sẵn trong công việc, giúp bạn dễ dàng chia nhỏ công việc thành các mục danh sách kiểm tra nhỏ hơn. Cần phân công công việc? Bạn có thể giao các mục danh sách kiểm tra cho các thành viên khác trong nhóm, để trách nhiệm được phân chia rõ ràng.
Ngoài ra, tiến độ công việc sẽ được hiển thị ngay lập tức khi từng mục được đánh dấu hoàn thành, giúp các nhóm làm việc từ xa luôn đồng bộ với nhau.
Giả sử bạn đang quản lý quy trình xuất bản blog. Hãy phân công các mục trong danh sách kiểm tra như soạn thảo, thiết kế, SEO và lên lịch cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ theo thời gian thực và loại bỏ việc phải liên tục theo dõi qua lại.
⚙️ Tặng kèm: Dưới đây là hướng dẫn toàn diện về ClickUp! Tìm hiểu mọi điều bạn cần biết về nền tảng này, từ các tính năng quản lý công việc đến các tích hợp và các tính năng nâng cao được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
Ngoài ra, hãy xem video này để biết cách luôn nắm bắt được các ưu tiên của bạn:
Hợp tác nhóm dễ dàng
ClickUp Chat giúp bạn không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng — tính năng này khiến ClickUp trở nên độc đáo, giúp việc hợp tác nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Giả sử bạn đang chuẩn bị ra mắt sản phẩm và danh sách kiểm tra của bạn đã bao quát mọi thứ, nhưng lại nhận được phản hồi vào phút chót. Thay vì làm lộn xộn Slack bằng các tin nhắn, hãy chuyển sang Chat, nơi liên kết trực tiếp với các công việc của bạn.
Thảo luận về các thay đổi trong các không gian riêng tư hoặc thực hiện các cuộc gọi âm thanh hoặc video nhanh chóng với SyncUps. Với Brain được tích hợp sẵn, bạn có thể biến tin nhắn thành các công việc có thể thực hiện chỉ với một cú nhấp chuột. Cần cập nhật khẩn cấp về công việc? Hãy yêu cầu ClickUp Brain trong Chat tóm tắt các chủ đề trò chuyện dài và xác định các công việc cần thực hiện.
📖 Xem thêm: Cách nhóm nâng cao năng suất với ClickUp
Các mẫu kế hoạch có sẵn
Việc theo dõi các công việc hàng ngày không nhất thiết phải là một thách thức. Mẫu Lập kế hoạch hàng ngày ClickUp giúp bạn sắp xếp, ưu tiên và theo dõi mọi thứ tại một nơi duy nhất — để bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng.
Với mẫu kế hoạch hàng ngày này, bạn có thể phân loại các công việc thành các phần như Cá nhân, Công việc hoặc Mục tiêu, giúp bạn dễ dàng nhận biết những công việc cần ưu tiên. Các công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn giải quyết các công việc quan trọng và khẩn cấp nhất trước tiên, trong khi các công cụ theo dõi trực quan như biểu đồ và bảng thống kê cho phép bạn theo dõi tiến độ của mình chỉ trong nháy mắt.
🔍 Bạn có biết không? Ma trận Eisenhower, một phương pháp quản lý thời gian phổ biến, được lấy cảm hứng từ cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, người nổi tiếng với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.
Khi nào bạn nên chuyển từ Microsoft Planner sang ClickUp?
Microsoft Planner trong Teams là một công cụ tuyệt vời để sắp xếp công việc một cách có tổ chức, hợp tác với nhóm của bạn và luôn nắm bắt được các mốc thời hạn.
Tuy nhiên, nếu bạn cần sự linh hoạt, tự động hóa và các tính năng nâng cao hơn, bạn có thể tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ hơn.
ClickUp, ứng dụng "tất cả trong một" dành cho công việc, cung cấp tính năng quản lý công việc mạnh mẽ, hợp tác thời gian thực và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh. Bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để lập kế hoạch, theo dõi và tối ưu hóa công việc của nhóm tại một nơi duy nhất.
Tại sao phải chấp nhận điều đó? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅