Quản lý thay đổi là yếu tố quan trọng để dự án xây dựng thành công. Ngay cả những thay đổi nhỏ nhất cũng ảnh hưởng đến chi phí, dòng thời gian và các khía cạnh khác của dự án, vì vậy nếu một điều không ổn, nó sẽ gây ra hiệu ứng domino.
📍 Thật không may, nhiều tổ chức không thể quản lý các thay đổi dự án và 70% tất cả các dự án không thể thực hiện đúng cam kết.
Biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng được cấu trúc tốt sẽ đơn giản hóa quy trình này, đảm bảo mọi thay đổi đối với phạm vi dự án ban đầu đều được ghi chép và truyền đạt.
Bài đăng trên blog này thảo luận về các tính năng khóa của một mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng tốt. Chúng tôi sẽ xem xét 10 mẫu miễn phí có thể tải xuống để giúp bạn quản lý hiệu quả các thay đổi trong các dự án xây dựng của mình.
Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng là gì?
Các mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng là các tài liệu được thiết kế sẵn để chuẩn hóa quy trình quản lý yêu cầu thay đổi. Các mẫu này giúp các nhà quản lý dự án xây dựng và các bên liên quan ghi chép và truyền đạt hiệu quả các thay đổi đối với dự án.
Các mẫu này thường bao gồm các phần sau:
- 📊 Thông tin dự án: Tên dự án, số hợp đồng ban đầu, ngày
- 🧾 Mô tả thay đổi: Giải thích chi tiết về thay đổi được đề xuất, bao gồm lý do thực hiện thay đổi
- 💰 Phân tích chi phí: Bao gồm ước tính chính xác về chi phí bổ sung, tổng chi phí hoặc tiết kiệm liên quan đến thay đổi
- ⏱ Điều chỉnh dòng thời gian: Phác thảo cách thay đổi ảnh hưởng đến lịch trình dự án
- ✅ Phê duyệt: Chữ ký của tất cả các bên liên quan, bao gồm nhà thầu, chủ sở hữu và kiến trúc sư, trên bất kỳ hoạt động hoặc yêu cầu thay đổi nào
- 📌 Kiểm soát phiên bản: Bao gồm các trường để theo dõi phiên bản biểu mẫu và ngày tháng để duy trì sự rõ ràng
Bằng cách sử dụng các mẫu này, các chuyên gia xây dựng có thể tiết kiệm thời gian, tăng cường hợp tác và đảm bảo rằng mọi đơn đặt hàng thay đổi đều được theo dõi và quản lý chính xác. Tất cả các bên đều được thông báo và chịu trách nhiệm, giảm rủi ro tranh chấp và duy trì tính minh bạch của dự án.
🔍 Bạn có biết? Quản lý dự án xây dựng đã tồn tại từ nhiều thế kỷ trước. Lần đầu tiên nó được đề cập là trong các chữ tượng hình được viết cách đây 4.500 năm bởi một thanh tra cấp trung giám sát việc xây dựng Kim tự tháp Giza.
Điều gì tạo nên một mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng tốt?
Một mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng được soạn thảo tốt nên bao gồm tất cả các khía cạnh của quy trình kiểm soát thay đổi theo cách:
- Rõ ràng và súc tích: Ngôn ngữ sử dụng cần dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan, tránh sự mơ hồ hoặc thuật ngữ pháp lý
- Chi tiết: Mẫu phải ghi lại tất cả các chi tiết dự án có liên quan, bao gồm lý do thay đổi, giải pháp đề xuất, điều khoản quản lý xây dựng hoặc phạm vi sửa đổi, và tác động đến ngân sách và tiến độ dự án
- Dễ sử dụng: Mẫu phải có luồng logic, dễ hoàn thành và gửi đi
- Quy trình phê duyệt rõ ràng: Mẫu phải nêu rõ các bước cần thiết để xin phê duyệt từ tất cả các bên liên quan.
- Có thể điều chỉnh: Mẫu quản lý xây dựng phải đủ linh hoạt để phù hợp với các loại thay đổi và mức độ phức tạp của dự án
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ cho dự án xây dựng đúng tiến độ là một việc khó khăn. Đơn giản hóa quy trình với hướng dẫn quản lý dự án xây dựng của chúng tôi, cung cấp thông tin chi tiết về các công cụ và vòng đời của từng dự án để bạn có thể lập kế hoạch chiến lược hơn.
10 mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng
Bạn muốn bắt đầu sử dụng biểu mẫu yêu cầu đơn đặt hàng thay đổi để theo dõi các sửa đổi dự án của mình? ClickUp cung cấp các mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng sẵn sàng sử dụng.
Mỗi mẫu đơn đặt hàng thay đổi miễn phí được thiết kế để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm thiểu sự hiểu lầm trong tất cả các giai đoạn của dự án xây dựng! 📈
1. Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi cho cải tạo ClickUp
Mẫu Biểu mẫu Đơn đặt hàng thay đổi cho cải tạo của ClickUp được thiết kế đặc biệt cho các dự án cải tạo nhà ở và thương mại. Nó cung cấp một khung có cấu trúc để ghi lại và theo dõi các thay đổi của dự án so với phạm vi công việc ban đầu, bao gồm cả các sửa đổi về vật liệu và lịch trình.
Biểu mẫu yêu cầu đơn đặt hàng thay đổi này ghi lại các thông tin cần thiết như ngày yêu cầu thay đổi, lý do thay đổi, giải pháp đề xuất, chi phí ước tính và trạng thái phê duyệt.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Tự động hóa quy trình phê duyệt bằng cách phân công công việc cho các bên liên quan và cài đặt ngày hoàn thành để phê duyệt
- Dễ dàng đính kèm tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như ảnh, bản phác thảo và báo giá của nhà thầu
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các bên liên quan đến dự án, bao gồm chủ nhà, nhà thầu và nhà thầu phụ
Lý tưởng cho: Các dự án cải tạo yêu cầu tài liệu chi tiết về các yêu cầu thay đổi và giao tiếp rõ ràng với khách hàng.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý dự án cho nhà thầu phụ
2. Mẫu quản lý xây dựng ClickUp
Các dự án xây dựng thường liên quan đến việc điều phối nhiều công việc, các bên liên quan và dòng thời gian, do đó, việc quản lý hiệu quả là rất quan trọng.
Mẫu Quản lý xây dựng ClickUp được thiết kế để giúp các nhà quản lý và nhóm xây dựng tổ chức mọi khía cạnh của các thay đổi dự án tại một nơi tập trung.
Biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi này giúp các nhóm lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện dự án một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có chung thông tin.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Xác định trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của các đơn đặt hàng thay đổi, chẳng hạn như "Đang tiến hành", "Có thể bị chậm" và "Chậm"
- Phân công công việc liên quan đến đơn đặt hàng thay đổi cho các thành viên cụ thể trong nhóm và đặt thời hạn hoàn thành rõ ràng
- Tải lên các tài liệu liên quan, chẳng hạn như yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng, biểu mẫu yêu cầu, báo giá của nhà thầu và tài liệu hỗ trợ
- Khuyến khích giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan về các đơn đặt hàng thay đổi
Lý tưởng cho: Các nhóm xây dựng quản lý nhiều công việc và các bên liên quan cần bố cục đơn giản để hợp lý hóa quy trình xây dựng.
3. Mẫu báo cáo hàng ngày về xây dựng của ClickUp
Ghi chép các hoạt động dự án hàng ngày là điều cần thiết để tăng hiệu quả xây dựng. Mẫu Báo cáo hàng ngày về xây dựng của ClickUp giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ bằng cách cung cấp một cách trực quan và có cấu trúc để ghi chép và xem xét các hoạt động hàng ngày tại công trường.
Mẫu đơn đặt hàng thay đổi này giúp hợp lý hóa việc báo cáo. Nó cho phép các nhóm ghi lại chi tiết hợp đồng ban đầu, chẳng hạn như công việc đã hoàn thành, chi phí thực tế, hợp đồng vật liệu và tuân thủ, để tránh các hành động pháp lý không cần thiết.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Ghi chép thành tích hàng ngày, những thách thức gặp phải và bất kỳ vấn đề bất ngờ nào có thể phát sinh
- Ghi lại và lưu trữ mọi sự chậm trễ, vấn đề an toàn hoặc các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến dòng thời gian hoặc ngân sách của dự án
- Giám sát việc giao hàng và sử dụng vật liệu xây dựng, giúp xác định tình trạng thiếu hụt vật liệu hoặc sự khác biệt có thể dẫn đến đơn đặt hàng thay đổi
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý và giám sát xây dựng cần một định dạng chuẩn hóa để theo dõi các hoạt động dự án hàng ngày và chia sẻ thông tin cập nhật với các bên liên quan.
4. Mẫu biểu đồ Gantt cho xây dựng của ClickUp
Quản lý dòng thời gian trong các dự án xây dựng thường giống như phải xoay xở nhiều việc cùng một lúc. Mẫu biểu đồ Gantt cho xây dựng của ClickUp cung cấp một bản trình bày trực quan về dòng thời gian của dự án, cho phép bạn xác định các tác động tiềm ẩn đến lịch trình do các đơn đặt hàng thay đổi.
Biểu mẫu đơn đặt hàng này cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh thời hạn và sự phụ thuộc của các công việc để phản ánh những thay đổi trong lịch trình dự án. Tính trực quan của mẫu cho phép bạn dễ dàng theo dõi sự gia tăng chi phí và các thay đổi khác để luôn nắm rõ tình hình của từng dự án.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Tạo dòng thời gian trực quan cho tất cả các công việc của dự án, bao gồm các phụ thuộc và thời hạn
- Theo dõi tiến độ công việc và xác định các sự chậm trễ tiềm ẩn có thể dẫn đến đơn đặt hàng thay đổi
- Xác định lộ trình quan trọng của dự án, nêu rõ các công việc quan trọng nhất phải hoàn thành đúng thời hạn để tránh dự án bị chậm trễ
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án xây dựng cần công cụ trực quan để theo dõi các thay đổi so với phạm vi ban đầu, chi phí liên quan và tác động của hợp đồng chi phí cộng thêm
Đọc thêm: Cách sử dụng biểu đồ Gantt trong xây dựng
5. Mẫu hành động khẩn cấp trong xây dựng của ClickUp
Công trường xây dựng là môi trường vốn có nhiều rủi ro, nơi các sự kiện không lường trước hoặc trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Mẫu hành động khẩn cấp trong xây dựng của ClickUp cung cấp phương pháp có cấu trúc để quản lý các trường hợp khẩn cấp, đảm bảo bạn luôn sẵn sàng đối phó với những thách thức như vậy một cách hiệu quả.
Biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi này giúp các nhà quản lý xây dựng tạo và thực hiện các kế hoạch ứng phó khẩn cấp phù hợp với các yêu cầu cụ thể của dự án. Biểu mẫu này bao gồm mọi thứ, từ an toàn của công nhân đến xử lý vật liệu nguy hiểm và quy trình sơ tán công trường.
Mẫu đơn đặt hàng thay đổi này nêu rõ các thủ tục cụ thể cho các loại trường hợp khẩn cấp khác nhau, bao gồm kế hoạch sơ tán, quy trình an toàn và chiến lược liên lạc.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Lưu trữ chi tiết liên hệ của các dịch vụ khẩn cấp, chủ sở hữu tài sản, nhà thầu chính, nhân viên chủ chốt và nhà thầu phụ
- Xác định các nguy cơ tiềm ẩn và phát triển các chiến lược giảm thiểu để giảm thiểu tác động của các tình huống khẩn cấp
- Ghi lại chi tiết mọi trường hợp khẩn cấp xảy ra, bao gồm ngày, giờ, địa điểm và mọi thương tích hoặc thiệt hại
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý xây dựng và nhân viên an toàn muốn chủ động quản lý các tình huống khẩn cấp tại công trường và đảm bảo an toàn cho công nhân và dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mỗi dự án là khác nhau, vì vậy hãy sử dụng các mẫu đấu thầu xây dựng để điều chỉnh các trường để bao gồm các chi tiết cụ thể của dự án như dòng thời gian, giá thỏa thuận và phê duyệt.
6. Mẫu kế hoạch quản lý xây dựng ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Xây dựng ClickUp là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để giúp phát triển kế hoạch xây dựng chi tiết và có tổ chức cho mọi dự án.
Sử dụng mẫu đơn đặt hàng thay đổi này, đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án, từ đơn đặt hàng thay đổi, thay đổi đã được phê duyệt, công việc đã hoàn thành đến mua sắm và quản lý rủi ro.
Điều này sẽ giúp bạn xác định và đánh giá các thay đổi tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình xây dựng và đảm bảo rằng bạn có khả năng xử lý các quy trình thay đổi trong xây dựng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án, chẳng hạn như chậm trễ vật liệu, gián đoạn do thời tiết và điều kiện công trường không lường trước được
- Xác định phạm vi dự án, bao gồm các kết quả cần đạt được, dòng thời gian và các hạn chế về ngân sách
- Vạch ra các kênh và quy trình giao tiếp cho tất cả các bên liên quan, đảm bảo rằng mọi đơn đặt hàng thay đổi cần thiết đều được truyền đạt và phê duyệt một cách hiệu quả
Lý tưởng cho: Kỹ sư dự án và các bên liên quan quan trọng khác tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế ban đầu của dự án xây dựng cần giải pháp lưu trữ hồ sơ.
7. Mẫu quản lý dự án xây dựng ClickUp
Mẫu quản lý dự án xây dựng ClickUp là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho các nhà quản lý xây dựng, những người cần đảm bảo các dự án của họ được thực hiện hoàn hảo, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Cho dù bạn quản lý nhiều nhóm xây dựng, đối phó với thời hạn gấp rút hay cân bằng các nhà thầu khác nhau, mẫu đơn đặt hàng thay đổi xây dựng sẽ sắp xếp mọi thứ vào một nơi.
Mẫu đơn đặt hàng thay đổi này cho phép bạn theo dõi các điều chỉnh chi phí dự án, giám sát các sai lệch ngân sách và xác định các khoản chi phí vượt dự toán có thể cần phải thay đổi đơn đặt hàng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Lưu trữ và chia sẻ tất cả các tài liệu dự án, bao gồm hợp đồng gốc, bản vẽ, thông số kỹ thuật và yêu cầu đơn đặt hàng thay đổi
- Theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực bằng bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các bên liên quan đến dự án, bao gồm nhà thầu, nhà thầu phụ và khách hàng
Lý tưởng cho: Quản lý dự án, nhóm xây dựng và tất cả các bên liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát nhiều dự án.
8. Mẫu Bảng kiểm soát thay đổi ClickUp
Quản lý thay đổi có thể rất phức tạp. Với Mẫu Bảng kiểm soát thay đổi của ClickUp, bạn có thể hợp lý hóa quy trình, đảm bảo các thay đổi được theo dõi, phê duyệt và thực hiện một cách hiệu quả.
Cho dù bạn đang điều chỉnh phạm vi dự án, ngân sách hay dòng thời gian, mẫu đơn đặt hàng thay đổi này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có cùng thông tin. Với mẫu đơn đặt hàng thay đổi này, hãy triển khai quy trình phê duyệt để đảm bảo các bên liên quan kiểm tra mọi thay đổi trước khi thực hiện.
Điều tuyệt vời nhất? Bạn có thể thiết lập thông báo tự động để cảnh báo các thành viên nhóm và các bên liên quan khi yêu cầu thay đổi được gửi hoặc được phê duyệt.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Ghi lại, xem xét và theo dõi tất cả các yêu cầu thay đổi đến bằng các biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập dữ liệu dự án cần thiết
- Tùy chỉnh chế độ xem để theo dõi các khía cạnh khác nhau của quy trình kiểm soát thay đổi, chẳng hạn như các phê duyệt đang chờ xử lý, các thay đổi đã được phê duyệt và triển khai cuối cùng
- Đính kèm tài liệu hỗ trợ vào mỗi yêu cầu thay đổi, lưu giữ tất cả thông tin liên quan ở một địa điểm dễ truy cập
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án xây dựng và các bên liên quan cần một cách hiệu quả để xử lý và ghi chép các thay đổi dự án xảy ra trong suốt vòng đời dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Việc xem xét các đơn đặt hàng thay đổi hàng tuần hoặc hai tuần một lần đảm bảo tất cả các bên liên quan đều biết về các điều chỉnh. Hướng dẫn quản lý thay đổi chi tiết của chúng tôi giúp bạn quản lý các cuộc họp này để đảm bảo giao tiếp rõ ràng.
9. Mẫu yêu cầu thay đổi ClickUp
Mẫu Yêu cầu Thay đổi của ClickUp được thiết kế để giúp các nhóm xây dựng gửi, theo dõi và quản lý các yêu cầu thay đổi trong suốt vòng đời dự án.
Mẫu đơn đặt hàng thay đổi này đảm bảo rằng các thay đổi được đề xuất được ghi chép, xem xét và phê duyệt một cách có hệ thống, giúp duy trì phạm vi, dòng thời gian và ngân sách của dự án.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu đơn đặt hàng thay đổi giúp ghi lại hiệu quả các chi tiết quan trọng của dự án. Ghi lại thông tin liên quan đến đơn đặt hàng thay đổi trong xây dựng, chẳng hạn như tên dự án, số hợp đồng và tác động đến lịch trình và ngân sách dự án
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Xác định quy trình làm việc rõ ràng để xem xét và phê duyệt yêu cầu thay đổi, phân công công việc cho các bên liên quan và cài đặt ngày hoàn thành để phê duyệt
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và hợp tác giữa tất cả các bên liên quan đến quá trình yêu cầu thay đổi, bao gồm quản lý dự án, nhà thầu và khách hàng
- Theo dõi các thay đổi đối với yêu cầu ban đầu và ghi lại tất cả các sửa đổi và phê duyệt
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, nhà thầu, nhà thầu phụ và khách hàng cần một cách linh hoạt để gửi, theo dõi và phê duyệt các yêu cầu thay đổi trong một dự án xây dựng.
10. Mẫu tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi ClickUp
Thay đổi trong các dự án xây dựng là không thể tránh khỏi, cho dù là do tình huống không lường trước, yêu cầu của khách hàng hay yêu cầu của cơ quan quản lý.
Mẫu tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp cho phép các nhóm xử lý những thay đổi này một cách có tổ chức và hệ thống. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được thực hiện một cách hiệu quả, với sự gián đoạn tối thiểu đối với tiến độ tổng thể của dự án.
Từ việc ghi chép lý do thay đổi đến phác thảo chiến lược thực hiện, mẫu đơn đặt hàng thay đổi này sẽ hướng dẫn bạn qua toàn bộ quá trình.
Ngoài ra, đánh giá các rủi ro và lợi ích tiềm ẩn của đề xuất thay đổi, đảm bảo rằng bạn có thể đưa ra quyết định có căn cứ để giảm thiểu gián đoạn.
Tại sao bạn sẽ yêu thích nó?
- Phác thảo các thay đổi trong kế hoạch, bao gồm các phần đánh giá tác động, xác định các bên liên quan và xác định các bước để thực hiện thay đổi
- Quy trình làm việc tích hợp để gửi yêu cầu thay đổi để phê duyệt, đảm bảo tất cả các thay đổi được xem xét và phê duyệt bởi các bên liên quan
- Theo dõi tiến độ của kế hoạch quản lý thay đổi, đảm bảo rằng mỗi bước được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi dự án
Lý tưởng cho Các nhà quản lý dự án xây dựng và nhóm quản lý thay đổi cần tài liệu dễ sử dụng để lập kế hoạch và thực hiện các thay đổi trong các dự án xây dựng.
Đọc thêm: 10 mẫu báo giá thiết yếu cho nhà thầu
Hợp lý hóa phạm vi dự án xây dựng với ClickUp
Quản lý đơn đặt hàng thay đổi một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để dự án xây dựng thành công. Các mẫu mà chúng tôi đã giới thiệu trong blog này cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để cải thiện giao tiếp và duy trì quyền kiểm soát phạm vi dự án.
Cho dù bạn đang đối phó với việc điều chỉnh ngân sách hay yêu cầu mới của khách hàng, những công cụ này sẽ giúp việc quản lý các thay đổi trở nên suôn sẻ và có tổ chức hơn.
ClickUp vượt xa các mẫu và cung cấp các tính năng mạnh mẽ tích hợp liền mạch vào quy trình quản lý dự án xây dựng của bạn. Từ theo dõi các thay đổi đến đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn đồng bộ, bạn sẽ có được giải pháp cho việc quản lý dự án xây dựng tổng thể.
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm sức mạnh của ClickUp.