Khách hàng gọi cho bạn để hỏi về thời gian hoàn thành công trình xây dựng văn phòng của họ, nhưng bạn cần sự giúp đỡ để trả lời. Tại sao? Bởi vì bạn đơn giản là không biết.
Quản lý xây dựng đòi hỏi bạn phải tập trung vào nhiều biến số trong suốt quá trình thực hiện. Nhiều đội ngũ đang làm việc, một danh sách công việc dài phải hoàn thành và bạn phải theo dõi một số lượng lớn các dòng thời gian.
35% chuyên gia xây dựng lãng phí hơn 14 giờ mỗi tuần cho các công việc không hiệu quả như tìm kiếm thông tin dự án và xử lý lỗi.
Mọi nhà quản lý xây dựng đều mong muốn có chế độ xem toàn cảnh tất cả các hoạt động và tiến độ của dự án. May mắn thay, biểu đồ Gantt giúp điều này trở thành hiện thực. Biểu đồ này cung cấp tổng quan về các công việc, từ nhỏ nhất đến lớn nhất, từ độc lập đến phụ thuộc lẫn nhau.
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng biểu đồ Gantt trong xây dựng, cách thức hoạt động, nhược điểm của chúng và cách tạo biểu đồ Gantt của riêng bạn bằng một số ví dụ.
Hiểu về biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là biểu đồ cột ngang hiển thị trạng thái lịch trình dự án của các công việc khác nhau và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng để cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan về toàn bộ dự án.
Biểu đồ Gantt trong xây dựng cũng tương tự như vậy — nó hiển thị dòng thời gian của dự án xây dựng.
Giám sát nhiều công việc khác nhau cùng một lúc là một khía cạnh không thể tránh khỏi trong các dự án xây dựng, điều này khiến biểu đồ Gantt trở thành một công cụ hữu ích cho ngành này.
Thông thường, phía bên trái của biểu đồ Gantt có một bảng tính chi tiết các công việc, phân công và thời hạn khác nhau. Phía bên phải chứa một thanh trực quan về tiến độ của từng công việc.
Các nhà quản lý biết chính xác những gì đang xảy ra, khi nào và ở đâu. Nếu bạn so sánh biểu đồ Gantt với bảng Kanban, biểu đồ cột mốc và biểu đồ đường, bạn sẽ nhận ra rằng chúng cung cấp thông tin chi tiết hơn nhiều về tiến độ dự án và các công việc con.
Cũng nên đọc: Biểu đồ Gantt so với dòng thời gian
Tầm quan trọng của biểu đồ Gantt trong việc lập kế hoạch và thực hiện dự án xây dựng hiệu quả
Thông thường, các nhà quản lý dự án xây dựng chỉ nhận được thông tin về trạng thái dự án (chẳng hạn như "Hoàn thành" hoặc "Chưa hoàn thành"). Biểu đồ Gantt chi tiết tiến độ dự án trong thời gian thực.
Trong quản lý xây dựng, biểu đồ Gantt được chia thành các giai đoạn và mỗi công việc con có một dòng thời gian được chỉ định. Bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật trạng thái cho từng hoạt động, giúp bạn luôn nắm được tiến độ tổng thể của dự án và đảm bảo mọi việc diễn ra đúng thời gian.
Giả sử biểu đồ Gantt phác thảo quá trình xây dựng một ngôi nhà. Việc lắp đặt hệ thống dây điện không thể bắt đầu cho đến khi hoàn thành khung nhà, và việc lắp đặt tường thạch cao phụ thuộc vào công việc điện. Bằng cách trực quan hóa các mối phụ thuộc này, biểu đồ đảm bảo thợ điện đến công trường khi cần thiết, không sớm một tuần (gây tốn kém chi phí) hoặc muộn một tuần (làm chậm trễ việc lắp đặt tường thạch cao).
Biểu đồ Gantt cũng cung cấp thông tin về các nguồn lực có sẵn để bạn có thể điều chỉnh dòng thời gian hoặc nguồn lực dựa trên nhu cầu của dự án.
Giả sử bạn có hai đợt đổ bê tông được lên lịch cho các phần khác nhau của tòa nhà. Biểu đồ có thể nêu rõ liệu bạn có đủ xe tải bê tông và công nhân để xử lý cả hai đợt đổ cùng lúc hay không. Điều này cho phép bạn điều chỉnh lịch trình hoặc huy động thêm nguồn lực để tránh chậm trễ.
Các thành phần chính của biểu đồ Gantt
Dưới đây là những gì biểu đồ Gantt bao gồm:
- Nhãn: Các nhãn là tên của các công việc bạn muốn theo dõi, chẳng hạn như lắp ráp các yếu tố cấu trúc hoặc đặt nền móng. Chúng được đặt dọc theo trục Y để xác định thanh biểu thị điều gì
- Thanh: Thanh biểu thị tiến độ của một công việc. Trục X biểu thị dòng thời gian dọc theo thanh được vẽ. Mỗi thanh cho bạn biết công việc đó sẽ mất bao lâu. Ví dụ: một thanh dài có thể biểu thị công việc nền móng, trong khi một thanh ngắn hơn có thể biểu thị việc lắp đặt một thiết bị chiếu sáng cụ thể
- Cột mốc: Các dự án xây dựng được thực hiện theo từng giai đoạn và kết thúc mỗi giai đoạn là một cột mốc. Các sự kiện này thường được biểu thị bằng một ký hiệu trong biểu đồ cột mốc để cho bạn biết khi nào bạn đã đạt được một cột mốc. Trong xây dựng, các cột mốc có thể là: Đổ nền móng bê tông, Hoàn thành lắp đặt mái nhà, Hoàn thành ngoại thất tòa nhà (cửa sổ, cửa ra vào, tấm ốp tường)
- Phụ thuộc: Một số công việc trong xây dựng có liên quan với nhau và tuân theo một đơn đặt hàng. Biểu đồ Gantt hiển thị các phụ thuộc giữa các công việc bằng các đường và mũi tên kết nối các công việc khác nhau. Ví dụ, một mũi tên sẽ chỉ từ phần đã hoàn thành của thanh 'Nền móng' đến phần bắt đầu của thanh 'Hệ thống ống nước'. Phụ thuộc này có nghĩa là thợ ống nước không thể bắt đầu lắp đặt ống cho đến khi nền móng (bao gồm cả tấm bê tông) được hoàn thành
Biểu đồ Gantt trong quản lý dự án
Rất khó để theo dõi nhiều công việc của nhiều người và nhiều ngày khác nhau. Biểu đồ Gantt cung cấp một hình ảnh trực quan về mọi công việc trong dự án trên một bảng điều khiển duy nhất. Cho dù bạn muốn cập nhật thông tin hay đang lên kế hoạch cho bước tiếp theo, giải pháp một cửa này là tất cả những gì bạn cần.
Việc tập trung tất cả thông tin ở một nơi giúp đơn giản hóa công việc quản lý. Bạn có thể nhanh chóng xác định các công việc trùng lặp và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc. Bạn cũng có thể nhóm các công việc cần thực hiện cùng nhau.
Dù bạn có tin hay không, Excel có thể rất hữu ích khi tạo biểu đồ cho quản lý dự án xây dựng của bạn. Hãy cùng xem cách thực hiện!
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Microsoft Excel
Bạn có thể tạo biểu đồ Gantt bằng Google Trang tính hoặc Microsoft Excel, tùy theo sở thích của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để tạo biểu đồ trong Excel.
Bước 1: Tạo phạm vi dữ liệu trong Excel chi tiết tên công việc, số ngày kể từ khi bắt đầu và số ngày còn lại để hoàn thành
Bước 2: Chọn phạm vi dữ liệu để tạo biểu đồ và nhấp vào Chèn > Chèn biểu đồ cột > Biểu đồ cột xếp chồng. Biểu đồ cột xếp chồng là tùy chọn trong Excel gần nhất với biểu đồ Gantt
Bước 3: Bây giờ, đã đến lúc tùy chỉnh biểu đồ để làm cho nó giống biểu đồ Gantt hơn. Nhấp vào tập dữ liệu đầu tiên (phần màu xanh lam của thanh đầu tiên). Tab Định dạng sẽ mở ra ở bên phải. Nhấp vào Định dạng hình > Không tô
Bước 4: Bạn có nhận thấy biểu đồ hiển thị phạm vi dữ liệu theo thứ tự ngược lại không? Bước cuối cùng sẽ sửa lỗi này. Nhấn và giữ phím Control và chọn trục dọc (trục công việc). Một lần nữa, tab Định dạng sẽ mở ra ở bên phải. Nhấp vào Định dạng trục > Vị trí trục > Danh mục theo thứ tự ngược lại
Nếu bạn muốn đặt tên cho biểu đồ của mình, hãy nhấp đúp vào ô có chữ Chart Title (Tiêu đề biểu đồ) và nhập tiêu đề của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh biểu đồ của mình hơn nữa để thêm màu sắc, chọn bố cục khác và thêm các yếu tố như nhãn và đường lưới, v.v.
Mẹo: Lưu biểu đồ tùy chỉnh của bạn dưới dạng mẫu dự án biểu đồ Gantt để sử dụng sau.
Tạo/lập biểu đồ Gantt nâng cao
Có rất nhiều bước phải thực hiện, phải không?
Có quá nhiều việc cần làm, tại sao phải mất thời gian tạo biểu đồ Gantt?
Đó là lúc một giải pháp thông minh hơn xuất hiện — ClickUp, một phần mềm quản lý dự án toàn diện với biểu đồ Gantt và chế độ xem dòng thời gian tích hợp sẵn, giúp bạn không phải mất hàng giờ để tạo từ đầu.
Biểu đồ này cho phép bạn cộng tác với các nhà thầu, nhân viên và khách hàng để mọi người cùng có chung một trang. Bạn không còn phải gọi cho khách hàng để thông báo phòng hội nghị sẽ sẵn sàng trong 2 ngày nữa; họ có thể xem trực tiếp trên biểu đồ Gantt.
Ví dụ, Mẫu quản lý xây dựng biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép bạn bắt tay ngay vào công việc với những kiến thức cơ bản đã sẵn sàng. Tất cả những gì bạn cần làm là điền dữ liệu của mình vào!
Mẫu này giúp bạn:
- Lập kế hoạch xây dựng với mẫu sẵn có để hợp lý hóa toàn bộ quy trình xây dựng từ trước khi bán hàng đến giao hàng, bao gồm các công việc như xin giấy phép và kiểm tra cuối cùng
- Hình dung kế hoạch xây dựng và tiến độ tại một nơi, từ lịch trình xây dựng móng đến thời hạn lắp đặt hệ thống điện và tiến độ lắp đặt vách thạch cao
- Điều phối các nhóm và nguồn lực để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ giữa kiến trúc sư, kỹ sư, nhà thầu phụ (như thợ ống nước và thợ điện) và thanh tra viên với việc phân công công việc rõ ràng và các công cụ giao tiếp hiệu quả
- Theo dõi tiến độ xây dựng với các trạng thái tùy chỉnh như 'Chờ kiểm tra vật liệu' và chế độ xem tùy chỉnh như bảng Kanban để xác định các điểm nghẽn, chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc lắp khung ảnh hưởng đến việc lắp đặt vách thạch cao
- Chỉnh sửa và cập nhật chi tiết dự án và định dạng để có thông số kỹ thuật tốt hơn
Tạo biểu đồ Gantt bằng ClickUp
Nếu bạn không muốn điền vào mẫu và muốn tạo một biểu đồ độc lập, chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ. Dưới đây là cách bạn có thể tạo biểu đồ Gantt bằng các công cụ quản lý dự án như ClickUp:
1. Tạo bản phác thảo dự án
Lập một bản phác thảo dự án chi tiết để bao gồm tất cả các chi tiết trong biểu đồ Gantt của bạn. Đảm bảo rằng nó bao gồm tất cả mọi thứ, từ những công việc cải tạo nhỏ nhất đến việc xây dựng toàn bộ văn phòng. Bạn có thể sử dụng Mục tiêu ClickUp để đơn giản hóa việc tổ chức chúng và thậm chí ghi lại tất cả các việc cần làm bằng cách tạo một danh sách kiểm tra công việc đơn giản trong Tài liệu ClickUp.
2. Danh sách công việc
Tạo danh sách các nhiệm vụ của dự án xây dựng. Sử dụng tùy chọn Trường Tùy chỉnh của ClickUp để bổ sung cho biểu đồ của bạn các chi tiết như giai đoạn, thời lượng và hoàn thành. Thêm ngày bắt đầu và ngày đáo hạn để theo dõi từng nhiệm vụ.
Mẹo: Bạn cũng có thể thêm các ưu tiên và phụ thuộc vào các công việc để giúp nhân viên của bạn biết liệu họ phải sửa chữa thay đổi trong nhà bếp trước khi bắt đầu công việc trong phòng khách hay không.
3. Xây dựng biểu đồ Gantt của bạn
Điều tuyệt vời nhất là bạn không cần phải tạo biểu đồ Gantt thủ công. Chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp cung cấp trực tiếp biểu đồ cho bạn. Chỉ cần mở thanh công cụ và nhấp vào Gantt > Thêm Gantt.
4. Tùy chỉnh biểu đồ Gantt của bạn
Cài đặt tùy chỉnh sẽ xuất hiện ở phía bên phải biểu đồ Gantt của bạn. Bạn có thể thay đổi tên biểu đồ, kiểm soát cài đặt truy cập, màu sắc công việc dựa trên cập nhật hoặc danh mục và đặt khung thời gian bạn muốn xem xét.
Mẫu biểu đồ Gantt cho xây dựng của ClickUp
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu biểu đồ Gantt ClickUp dành cho xây dựng được thiết kế riêng cho quản lý dự án xây dựng. Mẫu này cho phép bạn giảm thiểu thời gian quản lý các sản phẩm dự án và tập trung vào các công việc chiến lược hơn.
Dưới đây là cách mẫu quản lý xây dựng này giúp bạn giữ dự án đi đúng hướng:
- Tạo dòng thời gian trực quan để theo dõi tiến độ trong thời gian thực
- Điều chỉnh các cột mốc để phù hợp với các kế hoạch và dòng thời gian thay đổi trong suốt vòng đời xây dựng
- Theo dõi chi phí nhân công, hiệu quả và chi phí tổng thể của dự án
- Hiểu một cách trực quan các công việc liên quan đến nhau và tuân theo đúng đơn đặt hàng
- Đẩy nhanh các hoạt động lập lịch dự án và đạt được các cột mốc quan trọng
Các tính năng và lợi ích độc đáo của việc sử dụng ClickUp để lập lịch và quản lý
Phần mềm quản lý dự án xây dựng của ClickUp tạo điều kiện cho việc liên lạc giữa nhân viên hiện trường và văn phòng diễn ra suôn sẻ. Các thành viên trong nhóm có thể cập nhật công việc, chia sẻ tệp và cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực, giúp mọi người luôn được thông báo về tiến độ và bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
Các tính năng tự động hóa mạnh mẽ của ClickUp có thể hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại trong các dự án xây dựng. Tự động hóa các quy trình công việc như gửi thông báo khi giấy phép được phê duyệt hoặc kích hoạt giai đoạn công việc tiếp theo khi giai đoạn trước đã hoàn thành, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
Nếu bạn muốn nâng cao hơn nữa kỹ năng lập kế hoạch và quản lý, Mẫu Dòng thời gian Gantt của ClickUp là lựa chọn phù hợp cho bạn!
Dưới đây là cách mẫu này có thể giúp bạn:
- Tạo công việc với dòng thời gian có thể điều chỉnh để phù hợp với các sửa đổi và kết quả thử nghiệm khi bạn tiến hành các công việc trong chu trình xây dựng
- Theo dõi tiến độ và trạng thái của các công việc khác nhau một cách hiệu quả bằng mã màu và hình ảnh trực quan rõ ràng
- Tính năng theo dõi dòng thời gian nâng cao với khả năng theo dõi thời gian, email và cảnh báo phụ thuộc
- Truy cập thông tin chi tiết hữu ích với trạng thái tùy chỉnh, trường tùy chỉnh và chế độ xem tùy chỉnh
Dưới đây là ý kiến của Jennifer Vollbrecht, Giám đốc dự án được chứng nhận PMP và Tư vấn chính tại JVC về biểu đồ Gantt xây dựng ClickUp:
Chúng tôi sử dụng biểu đồ Gantt để nêu bật các công việc quan trọng và sử dụng bản dự báo ba tuần để thông báo các cột mốc sắp tới trong các dự án xây dựng của chúng tôi. Biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để hình dung nhiều bộ phận và chi tiết chuyển động trong quá trình xây dựng.
Tôi gửi biểu đồ Gantt cho tất cả các bên liên quan đến dự án vài ngày trước cuộc họp trạng thái để mọi người có thể xem xét và chuẩn bị cho cuộc họp để thảo luận về các hoạt động sắp tới.
Chúng tôi sử dụng biểu đồ Gantt để nêu bật các công việc quan trọng và sử dụng bản dự báo ba tuần để thông báo các cột mốc sắp tới trong các dự án xây dựng của chúng tôi. Biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để hình dung nhiều bộ phận và chi tiết chuyển động trong quá trình xây dựng.
Tôi gửi biểu đồ Gantt cho tất cả các bên liên quan đến dự án vài ngày trước cuộc họp trạng thái để mọi người có thể xem xét và chuẩn bị cho cuộc họp để thảo luận về các hoạt động sắp tới.
Đây là cách ClickUp đơn giản hóa hoạt động cho JVC, và nó cũng có thể làm điều tương tự cho bạn!
Biểu đồ Gantt và phương pháp quản lý dự án
Cho dù bạn theo phương pháp thác nước truyền thống phổ biến trong các dự án xây dựng hay phương pháp linh hoạt hơn, biểu đồ Gantt sẽ phù hợp hoàn hảo với quy trình làm việc của bạn.
Sử dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án 'thác nước' truyền thống
Quản lý dự án theo mô hình thác nước cũng được hiểu là hình thức quản lý tuyến tính.
Dưới đây là ví dụ về luồng dự án xây dựng tuyến tính:
Tư vấn khách hàng → Thiết kế → Phê duyệt thiết kế → Lập kế hoạch dự án và phân bổ nguồn lực → Xin giấy phép và phê duyệt → Thực hiện → Giám sát → Bàn giao
Bạn có thể tạo công việc cho từng quy trình và thậm chí chia chúng thành các công việc nhỏ hơn, chẳng hạn như phân loại thiết kế thành thiết kế kết cấu và thiết kế kiến trúc.
Biểu đồ Gantt hiển thị tiến độ của từng công việc và việc sử dụng các nguồn lực. Biểu đồ này cho phép bạn hình dung toàn bộ dòng thời gian và tiến độ của từng công việc để biết vị trí của bạn trong toàn bộ dự án.
Vai trò của biểu đồ Gantt trong quản lý dự án linh hoạt
Phương pháp linh hoạt bao gồm cách tiếp cận qua lại nhiều lần, chia toàn bộ dự án thành các giai đoạn hoặc sprint và tập trung vào cải tiến liên tục.
Đây là phương pháp dự án linh hoạt điển hình trong các dự án xây dựng:
Tư vấn khách hàng →Thiết kế →Phát triển →Thử nghiệm →Triển khai →Đánh giá →Lặp lại
Kiểm tra hoặc đánh giá là một phần thường xuyên của phương pháp này và diễn ra sau mỗi sprint. Biểu đồ Gantt trong phương pháp này chia dự án thành các sprint khác nhau và lên lịch kiểm tra sau mỗi sprint.
Các biểu đồ này được cập nhật thường xuyên để phản ánh các ý kiến phản hồi từ mỗi vòng đánh giá và tạo công việc mới khi cần thiết. Giao tiếp thời gian thực và chia sẻ thông tin cập nhật giúp các doanh nghiệp thực hiện dự án xây dựng bằng phương pháp quản lý linh hoạt.
Biểu đồ Gantt: Ưu điểm và nhược điểm
Hãy cùng xem những ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt để giúp bạn đánh giá tính phù hợp của chúng trong quản lý xây dựng.
Tác động tích cực của việc sử dụng biểu đồ Gantt đối với kết quả dự án
Một số tác động tích cực của biểu đồ Gantt trong quản lý dự án xây dựng bao gồm:
- Đáp ứng dòng thời gian của dự án: Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án xây dựng để xác định các điểm nghẽn và khắc phục chúng trước khi chúng ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án tổng thể
- Cung cấp nguồn thông tin: Biểu đồ Gantt cung cấp một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà thầu và quản lý xây dựng
- Quản lý và sử dụng tài nguyên được cải thiện: Biểu đồ Gantt giúp thiết lập lịch trình thực tế và phân bổ tài nguyên để cải thiện quản lý dự án tổng thể
Những nhược điểm tiềm ẩn và chiến lược khắc phục
Biểu đồ Gantt không hoàn toàn miễn nhiễm với những thách thức. Dưới đây là một số nhược điểm mà các nhà quản lý dự án xây dựng thường gặp phải:
- Phức tạp và khó hiểu: Một dự án xây dựng lớn có thể có hàng trăm công việc như đào đất, xây móng, lắp khung, lắp đặt hệ thống điện và hệ thống ống nước. Trong những trường hợp như vậy, biểu đồ Gantt truyền thống có thể trở nên quá tải và khó hiểu, đặc biệt là đối với các bên liên quan không quen thuộc với trình tự xây dựng
Cách giảm thiểu: Tập trung vào con đường quan trọng (công việc thiết yếu) và chia dự án thành các giai đoạn với các biểu đồ riêng biệt để dễ hiểu hơn. Sử dụng chú thích rõ ràng và mã màu
- Cập nhật thường xuyên: Biểu đồ Gantt là tài liệu sống cần được cập nhật liên tục. Khi xảy ra các sự kiện không lường trước được, như thời tiết xấu làm trì hoãn việc đổ bê tông, hoặc xuất hiện các yêu cầu mới của dự án, như thêm ổ cắm điện, biểu đồ Gantt cần được điều chỉnh để phản ánh những thay đổi này. Đây có thể là một quá trình tốn thời gian cho các nhà quản lý dự án, đặc biệt là đối với các dự án phức tạp
Cách giảm thiểu: Tận dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng như ClickUp để cập nhật thông tin theo thời gian thực và lên lịch đánh giá thường xuyên để phát hiện sớm những thay đổi. Dự trù thời gian dự phòng cho những sự chậm trễ bất ngờ để tránh phải điều chỉnh thường xuyên
Nói chung, biểu đồ Gantt là lựa chọn phù hợp cho các dự án xây dựng!
Cải thiện quy trình làm việc trong xây dựng với biểu đồ Gantt của ClickUp
Quản lý dự án xây dựng có thể rất tẻ nhạt, nhưng bạn có thể đơn giản hóa quy trình làm việc bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt.
Biểu đồ này cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án và hiển thị tiến độ của từng công việc con. Điều này giúp bạn hiểu rõ tình hình hiện tại và dự đoán mức độ suôn sẻ của dự án.
Với các mẫu dự án biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt toàn diện và điều chỉnh theo nhu cầu của mình. Nó cũng cho phép bạn cộng tác với tất cả các bên liên quan, theo dõi chi phí, hoàn thành các cột mốc và tối đa hóa hiệu quả trong việc thực hiện các dự án xây dựng thành công.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để quản lý dự án xây dựng tiếp theo của bạn.