Intranet và Internet: Khác biệt và công dụng chính của mạng

Giao tiếp nội bộ có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một tổ chức.

Nếu nhân viên của bạn thiếu một phương thức an toàn để giao tiếp và hợp tác hiệu quả, năng suất sẽ bị ảnh hưởng, thời hạn bị trì hoãn và rủi ro rò rỉ thông tin bí mật sẽ tăng lên theo cấp số nhân.

Đây là lý do tại sao các công ty thường sử dụng mạng nội bộ để kết nối các nhóm của họ. Nhưng trong thời đại Internet này, chúng ta có thực sự cần mạng nội bộ để giao tiếp nội bộ tại nơi làm việc không? 🤔

Đó là câu hỏi mà chúng tôi sẽ trả lời ở đây. Bài viết này sẽ khám phá chức năng và sự khác biệt giữa intranet và internet để xác định cái nào phù hợp hơn với tổ chức của bạn.

Internet là gì?

Internet không cần giới thiệu. Tuy nhiên, nếu bạn cần thông tin cơ bản về cách thức hoạt động, nguồn gốc và các tính năng chính của Internet, đây là một bản tóm tắt ngắn gọn:

Định nghĩa và nguồn gốc của Internet

Internet bắt nguồn từ một dự án của chính phủ Hoa Kỳ trong Chiến tranh Lạnh vào những năm 1960. Nói một cách đơn giản, đó là một mạng lưới khổng lồ gồm các mạng được kết nối với nhau (do đó có tên là internet).

Mạng của công ty viễn thông của bạn được kết nối với một công ty viễn thông khác, mạng của họ được kết nối với các mạng viễn thông khác, và cứ thế tiếp tục. Và không chỉ có mạng viễn thông — nhiều mạng khác cũng tham gia vào internet, bao gồm:

Chúng kết nối với mạng lưới cáp dữ liệu dưới biển (gọi là cáp ngầm) trên toàn cầu, được kết nối với các mạng trung tâm dữ liệu khác nhau. Điều này tạo ra một mạng máy tính khổng lồ trên toàn cầu, trên đó dữ liệu được truyền đi khắp thế giới và thông tin có thể được tìm kiếm từ mọi nơi. 🛜

Các tính năng chính

Internet như chúng ta sử dụng ngày nay có thể hoạt động nhờ một số tính năng khóa mà chúng ta sử dụng hàng ngày. Chúng bao gồm:

Vai trò của Internet trong truyền thông và phương tiện truyền thông đại chúng

Internet đã đóng vai trò quan trọng nhất trong cuộc cách mạng truyền thông và truyền thông đại chúng. Các công nghệ như email, IM, mạng xã hội, VoIP và cuộc gọi video đã thay đổi bối cảnh truyền thông, cho phép mọi người kết nối trên toàn thế giới. 🌍

Đối với truyền thông đại chúng, internet cũng đóng vai trò quan trọng thông qua các kênh như mạng xã hội, giúp truyền phát và tiêu thụ nội dung truyền thông hàng loạt mà không cần đầu tư lớn. Điều này đã dẫn đến những thay đổi chưa từng có trong cách chúng ta sống, làm việc và giao tiếp.

Một số ví dụ về sự thay đổi này bao gồm:

Hiểu về Intranet

Mặc dù internet là cài đặt mặc định cho hầu hết các hoạt động truyền thông toàn cầu, một số doanh nghiệp sử dụng Intranet để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên.

Chúng là gì và hoạt động như thế nào? Dưới đây là giải thích ngắn gọn:

Định nghĩa và chức năng của Intranet

Intranet là mạng riêng tư được các tổ chức triển khai để kết nối các thiết bị hoạt động trong khuôn viên của họ.

Chúng tạo ra một mạng nội bộ an toàn mà không thể truy cập từ bên ngoài tổ chức, để nhân viên có thể truyền dữ liệu bí mật, truy cập tài nguyên và chia sẻ thông tin mà không sợ bị rò rỉ.

Intranet cũng có thể được sử dụng như một:

✅ Hệ thống quản lý nội dung: Hầu hết các mạng nội bộ đều có hệ thống quản lý nội dung (CMS) để tạo/lập và quản lý nội dung nhằm phổ biến thông tin trong tổ chức

✅ Kênh tích hợp: Nền tảng Intranet cũng có thể được tích hợp với các công cụ khác mà tổ chức của bạn có thể đang sử dụng, chẳng hạn như hệ thống Kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hoặc nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

✅ Phương tiện giao tiếp: Email, nhắn tin, trò chuyện và các tính năng mạng nội bộ xã hội khác để cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp với nhau

✅ Nơi lưu trữ biểu đồ tổ chức: Nền tảng Intranet cũng cung cấp cho các công ty một cách để xây dựng biểu đồ tổ chức chi tiết, cho phép quản trị viên và quản lý truy cập có kiểm soát để nhanh chóng nắm được phân cấp của nhóm

✅ Kho lưu trữ tập tin tập trung: Intranet cho phép các công ty xây dựng một kho lưu trữ tập tin tập trung để lưu trữ tất cả các tập tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty

Vai trò của Intranet trong giao tiếp và hợp tác nội bộ

Bất cứ nơi nào intranet được triển khai, nó đều đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp và hợp tác nội bộ công ty. Dưới đây là một số hàm quan trọng của intranet trong hoạt động của công ty:

🌟 Nguồn thông tin duy nhất: Intranet đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất cho tổ chức. Đây là trung tâm chính thức của tất cả tài liệu, cập nhật và thông báo của công ty, cho phép nhân viên tra cứu mọi thông tin liên quan đến tổ chức

🌟 Quản lý nhân sự (HR): Intranet cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự của công ty. Nó cho phép tập trung các chính sách của công ty, tuyển dụng và đào tạo nhân viên, cũng như các quy trình nhân sự khác như quản lý nghỉ phép và phân phối phúc lợi cho nhân viên

🌟 Kênh giao tiếp và hợp tác: Intranet cung cấp các kênh tương tác nội bộ cho nhân viên (ví dụ: email, nhắn tin, v.v.) để giao tiếp với đồng nghiệp và hợp tác thông qua trò chuyện nhóm hoặc diễn đàn thảo luận

Intranet và Internet: Những điểm khác biệt chính

Có một số khác biệt cơ bản về chức năng và bản chất của internet và intranet. Trong khi internet không có chủ sở hữu, intranet là tài sản riêng tư của tổ chức triển khai nó. Do đó, quyền truy cập vào intranet bị giới hạn chỉ cho những người dùng được ủy quyền (ví dụ: nhân viên) và chỉ có thể truy cập trong khuôn viên. 🏢

Vì những lý do này, bảo mật của mạng nội bộ cao hơn so với bảo mật của mạng công cộng như Internet, nơi mà mọi người đều có thể truy cập. Tuy nhiên, điều này cũng có nghĩa là các vấn đề về mạng cần được tổ chức tự giải quyết.

Dưới đây là tổng quan về sự khác biệt giữa Internet và intranet:

Chọn lựa chọn tốt nhất cho thị trường mục tiêu và nhu cầu tổ chức của bạn

Vậy, lựa chọn nào là phù hợp hơn cho tổ chức của bạn: Intranet hay Internet? Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức bạn.

Nếu bảo mật và tính bảo mật của dữ liệu là điều tối quan trọng trong ngành của bạn, bạn cần một mạng nội bộ. Mạng nội bộ cung cấp bảo mật tốt hơn do tính chất cô lập và giám sát hoạt động mạng tốt hơn do không có tính ẩn danh, quyền sở hữu riêng tư và giao tiếp tập trung. 🔏

Tuy nhiên, nhân viên của bạn không thể truy cập các cổng thông tin nội bộ hoặc tài liệu được lưu trữ trong đó từ bất kỳ đâu bên ngoài tổ chức của bạn.

Kết quả là, họ không thể làm việc từ xa. Nếu làm việc từ xa là một yếu tố trong kinh doanh của bạn, bạn nên chọn một giải pháp quản lý dự án và hợp tác dựa trên internet cho nơi làm việc của mình.

Triển khai Intranet: Các thực hành tốt nhất

Việc triển khai Intranet được thực hiện bởi đội ngũ hỗ trợ CNTT nội bộ của tổ chức bạn. Tuy nhiên, có một số thực tiễn tốt nhất mà bạn nên ghi nhớ khi triển khai. Đó là:

1. Xác định giải pháp intranet phù hợp cho tổ chức của bạn

Đầu tiên, bạn cần xác định giải pháp phần mềm intranet phù hợp cho tổ chức của mình. Một số ví dụ như Sharepoint, Workvivo và Simpplr, và bạn nên chọn một trong số đó trong khi luôn lưu ý đến ngân sách, kích thước nhóm và yêu cầu giao tiếp của tổ chức. Khả năng mở rộng và nhãn trắng là một số yếu tố khác cần xem xét khi chọn nền tảng intranet.

2. Sử dụng các công cụ phần mềm

Sau khi thiết lập cơ sở hạ tầng intranet, hãy xây dựng các công cụ phần mềm nội bộ cho các mục tiêu cụ thể. Điều này có nghĩa là xây dựng các cổng thông tin nội bộ cho các quy trình nhân sự, chia sẻ thông tin và các hoạt động kinh doanh khác.

Bạn không cần phải xây dựng chúng từ đầu — có nhiều nền tảng tương thích với mạng nội bộ để giúp việc xây dựng cổng thông tin nội bộ trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ về các nền tảng này bao gồm Notion hoặc WordPress tự lưu trữ trên máy chủ Xampp.

3. Tích hợp với các hệ thống hiện có

Sau khi xây dựng các cổng thông tin nội bộ, hãy kết nối chúng với hệ thống công nghệ hiện có của bạn. Điều này có nghĩa là kết nối chúng với email, giải pháp CRM, giải pháp ERP và bất kỳ công cụ công nghệ nào khác mà bạn có thể đang sử dụng để nâng cao năng suất của nhóm.

Bằng cách này, họ có thể lấy và cung cấp thông tin cần thiết từ các hệ thống phù hợp để cung cấp thông tin cập nhật cho các thành viên trong nhóm của bạn. ℹ️

Nó cũng cho phép bạn thiết lập các quy tắc tự động để thực hiện các công việc nhất định (như tạo liên hệ trong CRM khi nhóm bán hàng của bạn nhận được email mới), giảm thiểu nhu cầu chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.

4. Đảm bảo tính tiện dụng và trải nghiệm người dùng tích cực

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng các cổng thông tin nội bộ và các công cụ khác mà bạn đang triển khai vẫn có thể sử dụng được và mang lại trải nghiệm tích cực cho người dùng. Các doanh nghiệp thường làm phức tạp quá trình cài đặt mạng nội bộ bằng cách không tính đến phản hồi của nhân viên.

Để tránh điều này, hãy huy động nhân viên tham gia vào cả quá trình lập kế hoạch và triển khai mạng nội bộ. Ngoài ra, hãy tiếp tục thu thập phản hồi của họ thường xuyên ngay cả sau khi triển khai để đảm bảo tính hữu dụng của mạng trong dài hạn.

ClickUp có thể giúp gì cho truyền thông nội bộ và ngoại bộ

Cho đến nay, chúng tôi đã đánh giá vai trò của mạng nội bộ trong giao tiếp nội bộ của công ty và cách thức triển khai chúng. Chúng an toàn và có thể tùy chỉnh nhưng không lý tưởng cho khả năng truy cập từ xa. Mạng nội bộ cũng khó thiết lập và tốn kém.

Nếu điều này không phù hợp với bạn, có một giải pháp thay thế thông minh hơn, tốt hơn — ClickUp!

Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp bao gồm tất cả các tính năng của một nền tảng intranet an toàn kết hợp với chức năng quản lý dự án và cổng thông tin khách hàng.

Điều này làm cho nó trở thành sự lựa chọn tốt nhất cho cả giao tiếp kinh doanh nội bộ và bên ngoài. Nó cũng cung cấp các tính năng cộng tác mạnh mẽ để giúp các thành viên trong nhóm và người dùng bên ngoài được ủy quyền (khách hàng, tư vấn) lập chiến lược, kế hoạch và thực hiện các dự án.

Chúng tôi sử dụng ClickUp cho tất cả các dự án và quản lý công việc, cũng như làm cơ sở kiến thức. Nó cũng được sử dụng để giám sát và cập nhật khung OKR của chúng tôi và một số trường hợp sử dụng khác, bao gồm biểu đồ luồng, biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép và quy trình công việc. Thật tuyệt vời khi có thể phục vụ tất cả những điều này trong một sản phẩm, vì mọi thứ có thể được liên kết với nhau rất dễ dàng.

Hãy cùng khám phá cách ClickUp hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của một nền tảng intranet.

Các tính năng của ClickUp cho quản lý mạng nội bộ và mạng ngoại bộ

Các tính năng của ClickUp được thiết kế để cải thiện sự thuận tiện trong giao tiếp của nhân viên. Dưới đây là một số tính năng đó:

1. Giao tiếp

ClickUp Chat là tính năng nhắn tin tức thời cho phép các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng liên lạc với nhau. Để đảm bảo giao tiếp liền mạch, tính năng này liên kết các cuộc hội thoại với bối cảnh (ví dụ: dự án, tệp, v.v.) để nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm thấy bất kỳ tệp hoặc thông tin dự án nào trong khi trò chuyện. Tính năng này cũng cho phép gửi tệp cùng với tin nhắn, mang đến một giải pháp thay thế email tốt hơn. 📩

Nhưng không chỉ có vậy, ClickUp Chat còn được hỗ trợ bởi AI và thực hiện một số hành động theo lệnh của bạn. ClickUp Brain, chức năng AI có trong ClickUp, giúp điều này trở nên khả thi. Bạn có thể sử dụng nó để:

2. Quản lý kiến thức

Các tính năng Quản lý kiến thức của ClickUp mạnh mẽ hơn so với các nền tảng intranet. Điều này bao gồm các tính năng chỉnh sửa và tổ chức tài liệu tích hợp để xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ của bạn.

Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo và lưu trữ các tài liệu liên quan đến tất cả các dự án của mình và sắp xếp chúng trong các thư mục dự án trên ClickUp để dễ dàng truy xuất. Ngoài ra, bạn có thể xây dựng một kho lưu trữ tập trung tất cả các chính sách và quy trình mà mọi người phải tuân thủ khi làm việc trong bất kỳ dự án nào.

Ngoài ra, Tìm kiếm Kết nối được hỗ trợ bởi AI trong ClickUp có thể tìm kiếm tệp từ bất kỳ đâu trong không gian làm việc và các ứng dụng bên thứ ba được tích hợp!

3. Tích hợp

ClickUp tích hợp với các ứng dụng kinh doanh và năng suất của bên thứ ba như Google Drive, Slack, Hubspot, v.v. Chức năng này cho phép bạn quản lý tất cả công việc của mình từ một bảng điều khiển duy nhất, do đó loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.

Có hơn 1.000 tích hợp ClickUp mà bạn có thể sử dụng để kết nối với một phạm vi rộng các ứng dụng kinh doanh, giúp nó linh hoạt hơn bất kỳ nền tảng intranet nào khác.

Các tính năng quản lý công việc và cộng tác cho giao tiếp nội bộ

ClickUp cũng cung cấp nhiều tính năng quản lý công việc và cộng tác giúp các thành viên trong nhóm của bạn quản lý khối lượng công việc của họ. Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về các tính năng đó:

1. Quản lý công việc

ClickUp bao gồm một trình quản lý nhiệm vụ tích hợp để giúp nhân viên quản lý tất cả khối lượng công việc dự án của họ từ một nơi. Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để chia nhỏ khối lượng công việc dự án thành các bước có thể thực hiện và giao chúng cho các thành viên khác nhau trong nhóm. 🪜

Mỗi nhiệm vụ cũng có thể có tệp đính kèm để cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ ClickUp cũng cho phép các thành viên trong nhóm gắn thẻ cho nhau để làm rõ các thắc mắc.

2. Hợp tác

ClickUp cung cấp các tính năng lập kế hoạch và chiến lược cho các thành viên trong nhóm và khách hàng của bạn để hợp tác trong các dự án. Bảng trắng ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm và khách hàng của bạn xây dựng bản đồ tư duy và sơ đồ chiến lược dự án, quy trình thực hiện và nhiều hơn nữa.

Sau khi chiến lược hoặc quy trình được thiết kế, các công việc cho tất cả các bước có thể được khởi chạy từ chính bảng trắng.

Sử dụng ClickUp Docs và Bảng trắng để chia sẻ kiến thức và hợp tác: Ví dụ

Một công ty phát triển phần mềm đang tìm kiếm một hệ thống truyền thông nội bộ. Công ty này đã xem xét các nền tảng intranet khác nhau, nhưng không có nền tảng nào phù hợp vì các công cụ không cho phép truy cập từ bên ngoài, trong khi việc khách hàng tham gia vào các dự án là rất quan trọng đối với công ty.

Sau đó, công ty này biết đến ClickUp và bắt đầu sử dụng ClickUp Docs để xây dựng cơ sở kiến thức về các tài liệu Yêu cầu phần mềm (SRS) dành riêng cho dự án và các quy trình nội bộ. Các mẫu wiki được thiết kế sẵn giúp công ty thực hiện công việc này. 🤩

Sau khi hoàn thành, Wiki hoặc cơ sở kiến thức sẽ được chia sẻ cho tất cả nhân viên, họ có thể tham khảo bất cứ khi nào cảm thấy bối rối về các yêu cầu của bất kỳ dự án hoặc chính sách nào của công ty. Điều này giúp giảm đáng kể số lượng câu hỏi gửi đến bộ phận nhân sự và trưởng nhóm dự án, tiết kiệm thời gian quý báu. ⌛

Công ty cũng bắt đầu sử dụng Bảng trắng ClickUp để lập kế hoạch và chiến lược với khách hàng. Điều này giúp cải thiện chất lượng lập kế hoạch dự án và loại bỏ khả năng xảy ra hiểu lầm. Kết quả là ít lỗi hơn trong mỗi sprint và hoàn thành dự án nhanh hơn, cuối cùng dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn.

Hợp lý hóa và bảo mật giao tiếp nội bộ với ClickUp

Giải pháp mạng nội bộ rất quan trọng cho sự thành công của một công ty, về cơ bản nó đóng vai trò như trụ sở kỹ thuật số của công ty. Tuy nhiên, mặc dù cung cấp các tính năng cộng tác và bảo mật, nhưng nó đắt tiền, phức tạp để thiết lập và thiếu khả năng truy cập từ xa.

Đây là nơi ClickUp tỏa sáng. Nó kết hợp tính bảo mật của mạng nội bộ với các tính năng quản lý dự án, giao tiếp, cộng tác và tích hợp vững chắc — tất cả trong một nền tảng thống nhất. Hơn nữa, nó còn thân thiện với người dùng từ xa, khiến nó trở thành lựa chọn hoàn hảo cho nơi làm việc hiện đại, toàn cầu và kỹ thuật số của bạn.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để trải nghiệm những lợi ích này và hợp lý hóa sự hợp tác trong các dự án của tổ chức bạn!