Bạn đang chìm ngập trong đống hồ sơ ứng viên, vội vàng chuẩn bị đánh giá hiệu suất trong khi phải quản lý chương trình onboarding cho hàng chục nhân viên mới.
Luôn đi trước tất cả các công việc này có thể giống như một cuộc đua không có điểm dừng.
Đó chính là lúc ChatGPT cho HR phát huy tác dụng. 💻
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá cách các chuyên gia nhân sự có thể sử dụng các công cụ AI như ChatGPT để công việc trở nên dễ dàng hơn và cải thiện kết quả. 🎯
⏰ Tóm tắt 60 giây
- ChatGPT giúp tăng hiệu quả công việc nhân sự bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như mô tả công việc, sàng lọc hồ sơ và tương tác với nhân viên
- Nó cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các công việc chiến lược hơn, giải phóng thời gian và giảm căng thẳng
- Mặc dù hữu ích, ChatGPT thiếu trí tuệ cảm xúc cần thiết cho quản lý nhân sự cốt lõi và có thể gây ra thiên vị, do đó việc thận trọng là điều quan trọng
- Sử dụng ClickUp cùng với ClickUp Brain giúp cải thiện quy trình nhân sự nhờ tự động hóa, mẫu có thể tùy chỉnh và hỗ trợ dựa trên AI
- Việc tích hợp cả hai công cụ giúp các nhóm nhân sự duy trì sự tổ chức, cải thiện giao tiếp và tối ưu hóa hoạt động
Hiểu về ChatGPT trong lĩnh vực Nhân sự
Sử dụng AI trong nhân sự có thể cải thiện đáng kể cách các nhóm quản lý công việc hành chính hàng ngày.
Ví dụ, ChatGPT giúp tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và cải thiện giao tiếp trong tổ chức. Được hỗ trợ bởi công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), ChatGPT hiểu và phản hồi ngôn ngữ của con người một cách tự nhiên và trực quan.
Trong tuyển dụng, nó giúp hợp lý hóa quy trình bằng cách xem xét sơ yếu lý lịch và thậm chí xử lý các cuộc phỏng vấn ban đầu. Đối với sự tham gia của nhân viên, ChatGPT hỗ trợ tạo tin nhắn cá nhân hóa, thu thập phản hồi và theo dõi sự hài lòng của nhân viên. Nó cũng giúp làm rõ chính sách dễ dàng hơn bằng cách trả lời các câu hỏi của nhân viên về quy tắc hoặc lợi ích của công ty.
🔍 Bạn có biết? Theo báo cáo của SHRM, trong số tất cả các tổ chức đã bắt đầu sử dụng AI cho nhân sự, 64% sử dụng AI để thu hút nhân tài, 43% sử dụng AI cho học tập và phát triển, và 25% sử dụng AI để quản lý hiệu suất.
Cách sử dụng ChatGPT cho HR
ChatGPT là một công cụ tuyệt vời để hợp lý hóa các quy trình nhân sự, nhưng nó chỉ hiệu quả khi bạn đưa ra các câu hỏi phù hợp. Khóa để tận dụng tối đa công cụ này nằm ở việc tương tác với nó.
Để đơn giản hóa việc này, bạn có thể sử dụng Mẫu ClickUp ChatGPT Prompts for HR. Mẫu này giúp tạo ra ý tưởng để quản lý và động viên nhóm của bạn, brainstorm ý tưởng về sự tham gia của nhân viên và tạo nội dung cho các chương trình đào tạo và nhập môn hiệu quả.
Hãy cùng xem một số cách bạn có thể sử dụng ChatGPT cho các hàm nhân sự với các câu hỏi đã được thử nghiệm và kiểm chứng. 💁
1. Tạo mô tả công việc
ChatGPT viết mô tả công việc ngắn gọn, cho phép nhà tuyển dụng tạo ra các bài đăng tuyển dụng hấp dẫn nhanh hơn. Bạn chỉ cần nhập các chi tiết như tiêu đề công việc, trách nhiệm, yêu cầu và kỹ năng để có được bản nháp hoàn chỉnh phù hợp với ngành và văn hóa công ty của bạn.
Nó giúp thu hút các ứng viên phù hợp, làm cho quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Ngoài ra, chi tiết công việc được điều chỉnh cho phù hợp với các yêu cầu riêng của từng vai trò.
📌 Yêu cầu: Tạo mô tả công việc cho vị trí Giám đốc Tiếp thị, nhấn mạnh vào chiến lược tiếp thị kỹ thuật số và tạo/lập nội dung, yêu cầu ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
2. Lọc hồ sơ ứng viên
Trí tuệ nhân tạo (AI) trong tuyển dụng giúp tối ưu hóa quá trình sàng lọc hồ sơ và xác định kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp.
ChatGPT hiểu bối cảnh và ý nghĩa đằng sau từ ngữ, nhận diện kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp ngay cả khi thuật ngữ không khớp với từ khóa. Điều này giúp quá trình tuyển dụng trở nên bao quát hơn vì tập trung vào năng lực chuyên môn chứ không phải thông tin cá nhân.
📌 Yêu cầu: Tôi có một bộ hồ sơ cho vị trí chuyên viên nhân sự. Bạn có thể phân tích chúng và xác định ba ứng viên hàng đầu dựa trên các kỹ năng nhân sự trong quản lý tài năng, phát triển tổ chức và làm việc nhóm không?
🔍Bạn có biết? Trong một nghiên cứu của Gartner, 76% các nhà lãnh đạo nhân sự tin rằng nếu tổ chức của họ không áp dụng hoặc triển khai các giải pháp AI, chẳng hạn như AI tạo ra nội dung, trong vòng 12 đến 24 tháng tới, họ sẽ tụt hậu trong thành công của tổ chức.
3. Tạo câu hỏi phỏng vấn
ChatGPT đơn giản hóa quá trình tạo câu hỏi phỏng vấn cho các vai trò cụ thể và nhu cầu của công ty.
Cung cấp mô tả công việc hoặc phác thảo các năng lực khóa, và bạn sẽ nhận được danh sách các câu hỏi phù hợp để đánh giá kỹ năng kỹ thuật và sự phù hợp về văn hóa. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng phỏng vấn, giúp bạn đặt ra những câu hỏi phù hợp để tìm ra ứng viên tốt nhất.
📌 Yêu cầu: Tạo danh sách 10 câu hỏi phỏng vấn cho vai trò Digital Marketer, tập trung vào kỹ năng phân tích và làm việc nhóm.
📖 Đọc thêm: 10 công cụ tuyển dụng AI tốt nhất cho các nhóm tuyển dụng
4. Hỗ trợ trong quá trình onboarding
ChatGPT cung cấp hỗ trợ tùy chỉnh để hướng dẫn nhân viên mới về các thông tin cần thiết như chính sách công ty.
Nó có thể tạo hướng dẫn hữu ích, trả lời câu hỏi thường gặp và tham gia trò chuyện tương tác dựa trên sở thích cụ thể.
📌 Yêu cầu: Tôi cần hướng dẫn từng bước về quá trình đào tạo nhân viên mới để giúp các nhân viên dịch vụ khách hàng mới hiểu về hệ thống và quy trình của tổ chức chúng tôi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ChatGPT kết hợp với phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên để tối ưu hóa quy trình onboarding cho nhân viên mới, giúp quá trình này nhanh chóng và cá nhân hóa hơn.
5. Tạo các cuộc khảo sát về sự tham gia của nhân viên
ChatGPT tạo ra các bảng khảo sát nhân viên sẵn sàng sử dụng, giúp đơn giản hóa quá trình thiết kế, phân tích và diễn giải dữ liệu.
Nó giúp các chuyên gia nhân sự soạn thảo các câu hỏi khảo sát tùy chỉnh bao gồm các lĩnh vực quan trọng như sự hài lòng của nhân viên, sự gắn kết và văn hóa nơi làm việc. Công cụ hỗ trợ bởi AI này cũng có thể phân tích các câu trả lời mở để phát hiện xu hướng và cảm xúc, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị để thúc đẩy cải tiến.
📌 Yêu cầu: Tạo một bộ câu hỏi cho khảo sát sự tham gia của nhân viên, bao gồm cả câu hỏi đánh giá theo thang điểm và câu hỏi mở tập trung vào động lực của nhóm và sự hài lòng trong công việc của từng cá nhân.
🧠 Thực tế thú vị: 64% người được hỏi cho biết họ tin tưởng AI hơn sếp của mình, và một nửa trong số đó đã tìm đến robot thay vì sếp để xin lời khuyên.
6. Hỗ trợ đánh giá hiệu suất
ChatGPT tạo ra các bản đánh giá hiệu suất rõ ràng, có cấu trúc, nêu bật các thành tựu quan trọng và các lĩnh vực cần phát triển. Nó kết hợp các thông tin từ tự đánh giá và phản hồi của đồng nghiệp, mang lại một góc nhìn toàn diện.
Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh kết quả để đảm bảo chúng phù hợp với từng nhân viên và bối cảnh, tiết kiệm thời gian mà vẫn duy trì tính liên quan. Bảng điều khiển nhân sự giúp hiển thị các đánh giá này một cách hiệu quả.
📌 Yêu cầu: Viết bản đánh giá hiệu suất cho [Tên nhân viên], người đã xuất sắc trong quản lý dự án trong năm qua bằng cách dẫn dắt ba lần ra mắt sản phẩm thành công, cải thiện sự hợp tác trong nhóm và nâng cao điểm số hài lòng của khách hàng. Bao gồm các ví dụ cụ thể về thành tích và các lĩnh vực cần phát triển.
7. Soạn thảo chính sách công ty
ChatGPT hợp lý hóa quá trình tạo/lập chính sách công ty bằng cách cung cấp khung cho việc sử dụng AI có đạo đức, giúp các tổ chức giải quyết các rủi ro tiềm ẩn như bảo mật dữ liệu và thông tin sai lệch.
Nó hỗ trợ soạn thảo các chính sách phù hợp với giá trị của công ty, nhấn mạnh việc sử dụng có trách nhiệm và giám sát của con người để thúc đẩy hành vi đạo đức trong toàn tổ chức.
📌 Yêu cầu: Soạn thảo chính sách công ty về việc sử dụng ChatGPT trong giao tiếp với nhân viên, tập trung vào bảo mật dữ liệu và các nguyên tắc đạo đức.
8. Tạo tài liệu đào tạo
ChatGPT đơn giản hóa việc tạo tài liệu đào tạo bằng cách tạo ra các bản phác thảo có cấu trúc và nội dung phù hợp dựa trên các câu hỏi gợi ý. Nó giúp brainstorming các chủ đề, phát triển bản phác thảo khóa học và đề xuất các ý tưởng bài học hấp dẫn, giúp giáo viên và giảng viên tiết kiệm thời gian đồng thời giảm khối lượng công việc.
📌 Yêu cầu: Tạo một bản phác thảo chi tiết cho chương trình đào tạo về kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho các nhà quản lý mới, bao gồm các mục tiêu học tập chính và các hoạt động đề xuất.
9. Tạo điều kiện thuận lợi cho các phiên phản hồi của nhân viên
ChatGPT hỗ trợ lập kế hoạch và cấu trúc các phiên phản hồi bằng cách tạo ra các câu hỏi gợi ý thảo luận và câu hỏi hướng dẫn. Nó cũng có thể điều chỉnh các câu hỏi cho phù hợp với các chủ đề cụ thể, như hiệu suất, mục tiêu hoặc văn hóa nơi làm việc, giúp mỗi phiên trở nên phù hợp và có tác động hơn.
Với sự trợ giúp của ChatGPT, các nhóm nhân sự có thể thúc đẩy giao tiếp cởi mở, xác định xu hướng hiệu suất và cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên.
📌 Câu hỏi gợi ý: Tôi có thể sử dụng những câu hỏi gợi ý nào để thúc đẩy phiên phản hồi với nhóm của mình về việc cải thiện sự hợp tác và giao tiếp?
10. Nâng cao giao tiếp nội bộ
ChatGPT giúp các nhóm nhân sự đơn giản hóa giao tiếp nội bộ. Nó soạn thảo các thông điệp rõ ràng, nhất quán, như thông báo toàn công ty, cập nhật chính sách và bản tin. AI cũng có thể tạo các bản cập nhật dành riêng cho từng nhóm, đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin chính xác.
Với ChatGPT, các nhóm có thể giao tiếp hiệu quả hơn, truyền tải thông điệp phù hợp với các nhóm nhân viên khác nhau.
📌 Yêu cầu: Bạn có thể soạn thảo một thông báo rõ ràng và nhất quán cho toàn công ty về một thay đổi chính sách sắp tới không? Vui lòng bao gồm các chi tiết sau:
- Tên của thay đổi chính sách
- Mục đích hoặc lý do thay đổi
- Các bộ phận hoặc nhóm bị ảnh hưởng
- Những thay đổi quan trọng mà nhân viên cần biết
- Dòng thời gian triển khai
- Các hành động mà nhân viên cần thực hiện
- Thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc hoặc phản hồi
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Luôn kiểm tra lại các phản hồi do AI tạo ra trong giao tiếp với nhân viên để tránh các lỗi hoặc hiểu nhầm không mong muốn.
Giới hạn của việc sử dụng ChatGPT cho hoạt động nhân sự
Thêm ChatGPT vào kế hoạch nhân sự của bạn mang lại nhiều lợi ích; tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhận ra những giới hạn của nó. Giống như bất kỳ công cụ nào, những giới hạn của nó có thể khiến nó không phù hợp với mọi công việc.
Hãy cùng xem những giới hạn của nó. 👇
- Trí tuệ cảm xúc: Nó không thể mang lại sự đồng cảm, cảm xúc con người thường cần thiết trong các tình huống nhạy cảm đòi hỏi sự tương tác giữa con người với nhau, như giải quyết xung đột hoặc hỗ trợ cảm xúc cho nhân viên
- Sáng tạo giới hạn: Mặc dù ChatGPT có thể tạo ra ý tưởng hoặc đề xuất, nhưng nó không phải lúc nào cũng đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc độc đáo, đặc biệt là khi đối mặt với các thách thức nhân sự chuyên biệt
- Thiên vị và phân biệt đối xử: Nó có thể phản ánh sự thiên vị từ dữ liệu được sử dụng để huấn luyện, dẫn đến sự đối xử không công bằng trong các quy trình như tuyển dụng hoặc đánh giá
- Rủi ro bảo mật: Có những lo ngại về việc chia sẻ dữ liệu nhân viên vì bộ phận nhân sự thường xử lý thông tin rất bí mật
📖 Đọc thêm: 10 công cụ AI tốt nhất cho cuộc họp và trợ lý cuộc họp
Sử dụng ClickUp cho nhóm nhân sự
Phần mềm ClickUp HR là một cách tuyệt vời để duy trì sự tổ chức và hiệu quả. Các tính năng có thể tùy chỉnh của nó hỗ trợ theo dõi ứng viên, tự động hóa quy trình làm việc, tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên.
Hãy cùng khám phá một số tính năng tốt nhất để quản lý nhóm nhân sự. ✅
ClickUp Brain
Để đơn giản hóa các nỗ lực giao tiếp của bạn, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain, một trợ lý tuyệt vời được hỗ trợ bởi AI, có sẵn trên nền tảng này.
Nó tạo ra các lời nhắc cụ thể cho từng vai trò để phân tích dữ liệu, tạo báo cáo và đề xuất các giải pháp tiềm năng cho các vấn đề nhân sự. Ngoài ra, đây còn là một công cụ tuyệt vời để thay đổi giọng điệu của tin nhắn tùy theo đối tượng bạn đang nói chuyện — chuyên nghiệp hay thân mật, tùy bạn chọn!
Công cụ AI này cho HR có thể được sử dụng ở mọi giai đoạn của quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian.
Tự động hóa ClickUp
Tự động hóa ClickUp có thể giúp nhóm nhân sự của bạn giảm bớt rất nhiều công việc thường ngày.
Ví dụ: khi một nhân viên mới bắt đầu làm việc, ClickUp có thể tự động gửi email chào mừng được cá nhân hóa cho họ, giúp họ cảm thấy được quan tâm ngay từ đầu. Nó cũng có thể cập nhật hồ sơ nhân viên bằng cách tự động cập nhật thông tin dựa trên các kích hoạt nhất định, chẳng hạn như thay đổi vị trí hoặc bộ phận.
Ngoài ra, việc theo dõi hiệu suất trở nên dễ dàng với các nhắc nhở tự động về đánh giá và kiểm tra tiến độ.
📖 Xem thêm: 5 Xu hướng tự động hóa HR chúng ta sẽ đối mặt trong thập kỷ này
Biểu mẫu ClickUp
ClickUp Forms cho phép bạn tạo biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập phản hồi của nhân viên, thực hiện khảo sát và thu thập dữ liệu về các sáng kiến mới.
Ví dụ: nếu bạn đang triển khai chương trình chăm sóc sức khỏe, bạn có thể tạo khảo sát để thu thập phản hồi về suy nghĩ của nhân viên và lợi ích mà họ nhận được từ chương trình. Bạn cũng có thể thu thập thông tin chi tiết về các chương trình đào tạo, mức độ hài lòng trong công việc hoặc động lực của nhóm để giúp định hình các quyết định trong tương lai.
Với ClickUp Forms, bạn có được dữ liệu thời gian thực giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn và cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên.
Mẫu
ClickUp cũng cung cấp nhiều mẫu miễn phí cho bộ phận nhân sự để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
Mẫu Sổ tay Nhân sự ClickUp là trung tâm tập trung tất cả các tài liệu liên quan đến nhân sự, đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào các chính sách, lợi ích và hướng dẫn mới nhất.
Mẫu này có thể tùy chỉnh cao, cho phép bạn điều chỉnh theo nhu cầu của tổ chức. Bạn có thể sắp xếp các phần giới thiệu, quản lý hiệu suất, chính sách nghỉ phép và phát triển nhân viên. Hơn nữa, bạn có thể bao gồm các hướng dẫn về làm việc từ xa, quy trình an toàn hoặc các nỗ lực đa dạng và hòa nhập.
Để tiến thêm một bước nữa, ClickUp Brain giúp tạo và sắp xếp nội dung, đưa ra đề xuất cải thiện chính sách, soạn thảo hướng dẫn mới hoặc tạo câu hỏi thường gặp dựa trên truy vấn của nhân viên.
Ví dụ, nó có thể soạn thảo bản cập nhật chính sách dựa trên phản hồi từ một cuộc khảo sát gần đây hoặc đề xuất các chế độ đãi ngộ mới dựa trên xu hướng hiện tại của nhân viên.
Mẫu Cơ sở kiến thức nhân sự ClickUp là một công cụ tuyệt vời khác cho các chuyên gia nhân sự. Đây là kho lưu trữ tập trung tất cả các tài liệu, chính sách và quy trình cần thiết, giúp bạn ghi chép và theo dõi các quy trình nhân sự quan trọng. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain cùng với công cụ này.
Chuyển đổi quy trình nhân sự của bạn với ClickUp
Trí tuệ nhân tạo là một công cụ vô giá cho các nhóm nhân sự, giúp công việc hiệu quả hơn và bớt áp lực hơn.
Tuy nhiên, mặc dù ChatGPT là một tài sản đáng kinh ngạc, nhưng nó không phải là giải pháp phù hợp cho mọi trường hợp. Nó thiếu trí tuệ cảm xúc cần thiết cho các tình huống nhạy cảm và có thể gây ra sự thiên vị trong quy trình của bạn.
ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện hơn để quản lý nhiều công việc nhân sự — giữ mọi thứ ở một nơi và đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong toàn nhóm. Nếu bạn đang muốn tăng năng suất nhân sự, quản lý quy trình làm việc phức tạp và hợp tác hiệu quả, ClickUp là sự lựa chọn rõ ràng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!