Khi doanh nghiệp của bạn cuối cùng biến những khách hàng chỉ xem hàng thành khách hàng trung thành, nhu cầu về sản phẩm của bạn sẽ tăng vọt. Là người quản lý kho, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đảm bảo bạn đang theo dõi, ghi chép và giám sát kho hàng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng.
Nhưng câu hỏi thực sự là, làm thế nào để theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác? Làm thế nào để biết những mặt hàng nào đang cạn kiệt hoặc tốn nhiều chi phí lưu trữ?
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích danh sách công việc, bao gồm chúng là gì, tại sao chúng lại quan trọng và các loại khác nhau mà bạn có thể sử dụng.
Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ công cụ hoàn hảo và mẫu danh sách kiểm tra hàng tồn kho để tăng tốc quá trình này, giúp quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng. Bắt đầu thôi! 🚀
⏰ Tóm tắt 60 giây
🏁 Danh sách hàng tồn kho theo dõi hàng tồn kho của bạn, bao gồm các mục, số lượng và SKU
🏁 Bảng kê hàng tồn kho giúp quản lý mức tồn kho, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt
🏁 Để tạo danh sách hàng tồn kho, hãy bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu của bạn, chọn công cụ phù hợp và sử dụng các mẫu như thế này để sắp xếp danh sách của bạn một cách hiệu quả và phân công vai trò để quản lý nhanh hơn
🏁 Để theo dõi nhanh hơn, hãy làm theo các mẹo và phương pháp hay nhất của chúng tôi về tùy chỉnh mẫu và sử dụng các vai trò cụ thể
🏁 Sử dụng ClickUp để hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho từ đầu đến cuối. Với các tính năng như mẫu, Trạng thái tùy chỉnh, Bảng điều khiển và Chế độ xem bảng, bạn có thể theo dõi mức hàng tồn kho hiện tại, xác định xu hướng và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực
Danh sách công việc là gì?
Danh sách hàng tồn kho là bản chụp nhanh tất cả những gì doanh nghiệp của bạn có trong kho. Đây là danh sách chi tiết tất cả các sản phẩm hoặc nguyên liệu của bạn, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm. Danh sách này giúp bạn theo dõi tất cả những gì bạn có để không bị tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng quan trọng.
Mỗi mục nhập thường hiển thị mô tả mục, số lượng bạn có sẵn, số SKU của mục và đôi khi là các chi tiết bổ sung như địa điểm hoặc tên nhà cung cấp.
Danh sách này là khóa để quản lý mức tồn kho và đảm bảo bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không mất tiền vì tồn kho dư thừa.
Lợi ích của danh sách công việc
Hãy xem danh sách hàng tồn kho giúp kinh doanh của bạn hiệu quả hơn bằng nhiều cách khác nhau:
👩💼 Đáp ứng nhu cầu của khách hàng đúng thời hạn
Khi bạn vội vàng đặt hàng lại nguyên liệu vào phút chót, bạn sẽ bỏ lỡ các giao dịch, giảm giá và lợi nhuận. Với danh sách hàng tồn kho, bạn sẽ luôn biết những gì còn trong kho để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng đúng hạn mà không phải lo lắng. Bằng cách này, bạn sẽ luôn đi trước nhu cầu và tận dụng tối đa hàng tồn kho của mình mà không gặp trở ngại.
📈 Thông tin dựa trên dữ liệu
Sử dụng phần mềm hiện đại để quản lý hàng tồn kho cho phép bạn phát hiện xu hướng mua hàng của khách hàng, xem sản phẩm nào bán chạy và lý do tại sao, đồng thời dự đoán nhu cầu theo mùa. Phân tích dữ liệu thời gian thực này giúp bạn quyết định đặt hàng gì và khi nào.
💸 Cải thiện lập ngân sách và kế hoạch tài chính
Việc theo dõi danh sách hàng tồn kho giúp lập ngân sách và kế hoạch tài chính trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn có thể điều chỉnh ngân sách để cải thiện lợi nhuận (trong khi tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều) chỉ bằng cách xác định sản phẩm nào đang bán chạy và sản phẩm nào không.
Các loại danh sách công việc
Có nhiều loại danh sách công việc khác nhau cho các nhu cầu khác nhau. Hãy xem ba loại phổ biến nhất mà các nhà quản lý kho sử dụng 👇
1. Nguyên liệu thô
Danh sách hàng tồn kho nguyên liệu thô giúp bạn theo dõi nguyên liệu hiện có để sản xuất thành phẩm. Với khả năng hiển thị đầy đủ nhu cầu và tình trạng sẵn có của nguyên liệu thô, bạn có thể duy trì dây chuyền sản xuất hoạt động trơn tru.
2. Công việc đang tiến hành
Danh sách hàng tồn kho đang sản xuất theo dõi các mục hiện đang được xử lý hoặc sử dụng trong sản xuất. Bản ghi chi tiết này rất hữu ích khi bạn cần nhanh chóng kiểm tra hoặc đặt hàng lại nguyên vật liệu nếu mọi việc không diễn ra theo kế hoạch vào phút chót.
3. Sản phẩm hoàn thiện
Đây là loại danh sách hàng tồn kho đơn giản nhất — chỉ là bản ghi tất cả các sản phẩm hoàn thành sẵn sàng bán. Bằng cách cập nhật thường xuyên, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về những gì đã sẵn sàng để giao hàng, giúp lập kế hoạch chiến lược tiếp thị và tạo nhu cầu cho sản phẩm của bạn.
Các thành phần của danh sách công việc hiệu quả
Tạo danh sách hàng tồn kho đầy đủ và hiệu quả để theo dõi hàng tồn kho của bạn một cách chính xác.
Dưới đây là các thành phần khóa mà danh sách hàng tồn kho của công ty nên bao gồm:
- Tên sản phẩm: Liệt kê từng sản phẩm theo tên, nhưng bạn có thể sử dụng các phiên bản ngắn hơn hoặc quen thuộc hơn miễn là mọi người có thể nhận biết sản phẩm mà không bị nhầm lẫn
- Mô tả độc đáo: Đối với các sản phẩm thuộc cùng một danh mục (như áo khoác), hãy thêm một thuộc tính, như màu sắc, kích thước hoặc mẫu mã, để dễ phân biệt. Ví dụ: 'Áo khoác màu nâu kích thước 10'
- Đơn vị lưu kho (SKU): SKU là mã số và chữ cái duy nhất cho mỗi sản phẩm, chẳng hạn như 'AKSNA01. ' Mã này giúp theo dõi và nhận dạng các mục dễ dàng hơn, vì vậy hãy đảm bảo mỗi sản phẩm có mã SKU riêng
- Số lượng: Đây là khóa quan trọng! Theo dõi số lượng đơn vị của từng mục bạn có trong kho. Số lượng chính xác giúp bạn tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng
- Địa điểm: Nếu sản phẩm của bạn được phân bổ ở nhiều kho khác nhau, hãy ghi chú vị trí lưu trữ của từng mục, cho dù đó là kho, kệ hay thùng lưu trữ cụ thể. Điều này giúp tìm kiếm và lấy sản phẩm nhanh hơn rất nhiều
- Ngưỡng đặt hàng lại: Đặt mức tồn kho tối thiểu cho mỗi mục; bằng cách này, bạn sẽ nhận được thông báo khi đến thời điểm đặt hàng lại trước khi hết hàng
- Thông tin nhà cung cấp: Giữ thông tin liên hệ của nhà cung cấp, như tên, số điện thoại và email, để bạn có thể nhanh chóng liên hệ khi cần đặt hàng
- Ngày hết hạn: Nếu các mục có ngày hết hạn (như thực phẩm hoặc sản phẩm làm đẹp), hãy thêm thông tin đó vào danh sách hàng tồn kho của bạn
Mặc dù đây là những thành phần bắt buộc, bạn có thể thêm hoặc sửa đổi chúng dựa trên ngành của mình.
Cũng nên đọc: Ghi chú hàng nhận (GRN) là gì?
Tạo danh sách hàng tồn kho: Hướng dẫn từng bước
Bước 1: Đánh giá nhu cầu của bạn
Trước khi bắt đầu tạo danh sách hàng tồn kho, hãy thực hiện đánh giá ban đầu về các mục cần kiểm kê. Sử dụng phương pháp ABC để phân loại các mục dựa trên giá trị, nhu cầu, giá trị bán hàng, tần suất sử dụng, v.v.
Ngoài ra, đây cũng là nơi bạn quyết định mức độ chi tiết của danh sách hàng tồn kho. Bạn có thể bao gồm các chi tiết chính, chẳng hạn như SKU, danh mục, mức tồn kho và địa điểm lưu trữ, hoặc thêm các chi tiết như nhu cầu lưu trữ đặc biệt, chi tiết nhà cung cấp và thời gian dẫn để bổ sung hàng.
Dựa trên đánh giá ban đầu này, bạn có thể quyết định công cụ nào sẽ giúp tối ưu hóa chi phí và hiệu quả quản lý kho.
Bước 2: Chọn công cụ phù hợp
Có một số cách để tạo danh sách công việc, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn:
- Quy trình thủ công: Nếu bạn mới bắt đầu, bạn có thể sử dụng danh sách hàng tồn kho thủ công. Cách này tiết kiệm chi phí nhưng tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là khi theo dõi nhiều mức hàng tồn kho
- Microsoft Excel hoặc Google Trang tính: Microsoft Excel hoặc Google Trang tính sắp xếp danh sách hàng tồn kho của bạn thành các hàng và cột, nơi bạn có thể thiết lập các công thức tự động để cập nhật số khi bạn thay đổi số lượng hàng tồn kho. Điều này giúp giảm lỗi và hợp lý hóa quá trình theo dõi, nhưng vẫn yêu cầu nhập dữ liệu thủ công
- Phần mềm quản lý hàng tồn kho: Với phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn có thể quản lý doanh thu hàng tồn kho, đặt điểm đặt hàng lại và thậm chí thực hiện phân tích dữ liệu để theo dõi và tối ưu hóa số lượng hàng tồn kho
Bước 3: Sử dụng các mẫu có sẵn
Phần mềm quản lý hàng tồn kho nâng cao cung cấp các mẫu hàng tồn kho miễn phí giúp sắp xếp mọi thứ, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và tự động hóa toàn bộ quy trình.
Các khung công việc được thiết kế sẵn này có thể được tùy chỉnh cho các nhu cầu kinh doanh riêng biệt và tích hợp với các hệ thống quản lý bán hàng, kế toán và chuỗi cung ứng.
⌛ Tiết kiệm thời gian: Sử dụng Mẫu hàng tồn kho của ClickUp để theo dõi hàng tồn kho của bạn. Thêm tất cả các thành phần — như SKU, ngưỡng đặt hàng lại và tổng giá trị hàng tồn kho — và sửa đổi cho phù hợp với ngành của bạn.
Phần thưởng: 10 mẫu danh sách nhà cung cấp miễn phí để quản lý hợp đồng
Sử dụng ClickUp để quản lý hàng tồn kho
ClickUp là một nền tảng tất cả trong một giúp bạn quản lý hàng tồn kho một cách dễ dàng.
Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau cho các nhu cầu khác nhau, ClickUp cho phép bạn thực hiện tất cả mọi việc, từ tạo danh sách hàng tồn kho đến theo dõi mức tồn kho của bạn tại một nơi duy nhất.
Chế độ xem bảng ClickUp
Đối với người mới bắt đầu, Chế độ xem bảng của ClickUp giúp việc theo dõi hàng tồn kho trở nên trực quan hơn nhiều. Hãy nghĩ về nó như một bảng tính hàng tồn kho nhưng với nhiều tính năng hơn.
Nó cho phép bạn tạo, cập nhật và sắp xếp danh sách công việc một cách dễ dàng, đồng thời giữ mọi thứ được kết nối với nhau.
Với Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh và nhãn của ClickUp, bạn có thể có cái nhìn tổng quan về kho hàng của mình và thiết lập các mối quan hệ để hợp lý hóa việc quản lý kho hàng.
Để cải thiện danh sách công việc của bạn hơn nữa, bạn có thể:
- Tùy chỉnh bảng tính với các tùy chọn lọc và nhóm mạnh mẽ
- Ghim cột để dễ dàng sắp xếp và truy xuất thông tin hàng tồn kho
- Kéo và thả các cột để sắp xếp dữ liệu hàng tồn kho theo nhu cầu của bạn
Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem 360° về hàng tồn kho của bạn và cho phép bạn chia sẻ thông tin chi tiết với những người ra quyết định quan trọng.
Bảng điều khiển cũng có thể tùy chỉnh cao. Cho dù bạn đang theo dõi doanh thu hàng tồn kho, hiệu suất của nhóm hay doanh số bán hàng, bạn đều có thể thêm biểu đồ, đồ thị và thẻ để dữ liệu dễ hiểu và dễ hành động. Đó chưa phải là tất cả! Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể tự động hóa các công việc thường ngày như cảnh báo hàng tồn kho thấp và hoạt động bổ sung hàng tồn kho.
Hơn nữa, thư viện mẫu theo dõi hàng tồn kho và đơn đặt hàng miễn phí của ClickUp cung cấp các khung sẵn sàng sử dụng để theo dõi mức hàng tồn kho, trạng thái đơn đặt hàng, nhà cung cấp, chi phí và hơn thế nữa.
Mẫu quản lý hàng tồn kho ClickUp
Ví dụ: Mẫu Quản lý hàng tồn kho của ClickUp giúp bạn dễ dàng quản lý hàng tồn kho lớn hoặc phức tạp ở nhiều địa điểm và kênh bán hàng.
Dưới đây là cách sử dụng mẫu miễn phí này cho công việc của bạn →
- Sắp xếp dữ liệu hàng tồn kho và theo dõi các thông tin chi tiết như mức hàng tồn kho, tình trạng hàng tồn kho, chuyển động hàng tồn kho và thay đổi chi phí
- Tạo công việc với Trạng thái tùy chỉnh như 'Còn hàng', 'Không còn sử dụng' và 'Hết hàng' để theo dõi các mục hàng tồn kho
- Thiết lập các nhiệm vụ định kỳ với Tự động hóa ClickUp để xem xét luồng hàng tồn kho, hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày và quy trình kiểm toán
Phần thưởng: 10 mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng miễn phí trong Excel & ClickUp
Các phương pháp hay nhất để quản lý danh sách công việc
Để tận dụng tối đa danh sách công việc, đây là một số phương pháp hay nhất bạn nên làm theo:
1. Kiểm tra định kỳ và đối chiếu kho hàng
Danh sách hàng tồn kho không chỉ là một công việc làm một lần rồi xong, mà là một tài liệu sống. Kiểm tra và tuân thủ thường xuyên đảm bảo mỗi quy trình quản lý hàng tồn kho tuân thủ các quy tắc và quy định cụ thể của ngành.
✅ Kiểm tra kho hàng định kỳ và đối chiếu với số lượng thực tế
✅ Ghi chép sai sót, phân tích nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục
✅ Tạo quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) cho các thực hành tốt nhất trong quản lý kho hàng
2. Chiến lược duy trì độ chính xác và giảm lỗi
Độ chính xác là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý hàng tồn kho. Một cách nhanh chóng để đánh giá hiệu quả công việc của bạn là tính toán tỷ lệ chính xác:
Tỷ lệ chính xác của kho = Số đơn vị được đếm / Số đơn vị trong hồ sơ × 100
✅ Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để tự động hóa quy trình và giảm thiểu lỗi
✅ Phân tích dữ liệu lịch sử và công cụ dự báo nhu cầu để dự đoán chính xác nhu cầu
✅ Chuẩn hóa nhãn, mô tả mục, đơn vị đo lường, v.v. để tránh nhầm lẫn
3. Ứng dụng công nghệ cho quản lý kho hàng thời gian thực
Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể cải thiện đáng kể kế hoạch hàng tồn kho của bạn. Với sự trợ giúp của AI và tự động hóa, các công cụ này cung cấp khả năng hiển thị mức hàng tồn kho theo thời gian thực và đảm bảo việc thực hiện đơn đặt hàng diễn ra suôn sẻ mà không bị tồn kho quá mức.
✅ Theo dõi chuyển động hàng tồn kho và giảm lỗi xử lý với hệ thống quét mã vạch và nhận dạng tần số vô tuyến (RFID)
✅ Sử dụng giải pháp quản lý dự án để tập trung dữ liệu hàng tồn kho và tăng cường sự hợp tác
✅ Cho phép theo dõi thời gian thực của lô hàng trong quá trình vận chuyển bằng GPS và thẻ địa lý
Những thách thức phổ biến trong việc tạo/lập danh sách hàng tồn kho
Mọi doanh nghiệp đều gặp phải những khó khăn riêng khi tạo danh sách hàng tồn kho, nhưng một số thách thức dường như là chung cho tất cả các ngành.
Hãy phân tích chi tiết:
1. Vấn đề xử lý dữ liệu
Quản lý danh sách hàng tồn kho bằng phần mềm lỗi thời có thể hiệu quả khi bạn chỉ phải xử lý một lượng hàng tồn kho nhỏ hoặc một kho hàng duy nhất.
Tuy nhiên, khi kinh doanh phát triển, việc quản lý hàng tấn hàng tồn kho ở nhiều địa điểm lưu trữ trở nên khó khăn. Quá trình này thường tốn nhiều thời gian, đòi hỏi thêm nhân công để thu thập và nhập dữ liệu.
2. Sai sót và trùng lặp
Việc dựa vào các phương pháp thủ công hoặc nhiều bảng tính để quản lý danh sách hàng tồn kho thường dẫn đến lỗi, trùng lặp và sai lệch. Những sai lầm này có thể dẫn đến tồn kho quá nhiều, căng thẳng tài chính hoặc giao nhầm sản phẩm — những vấn đề mà không doanh nghiệp nào có thể chịu đựng được.
👀 Bạn có biết? Một nghiên cứu của Netstock cho thấy gần 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn với tình trạng tồn kho quá nhiều, với lượng hàng tồn kho dư thừa chiếm 38% tổng lượng hàng tồn kho. Điều này cho thấy việc theo dõi hàng tồn kho kém và quy trình không hiệu quả ảnh hưởng như thế nào đến các doanh nghiệp trên toàn thế giới.
3. Danh sách hàng tồn kho quy mô lớn
Các hệ thống cũ và bảng tính để tạo/lập danh sách hàng tồn kho thường cần tích hợp với các công cụ kinh doanh hiện có như hệ thống ERP, phần mềm quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử hoặc phần mềm quản lý mua sắm.
Điều này tạo ra các silo, khiến việc quản lý quy trình làm việc trở nên khó khăn hơn.
Lợi ích của việc sử dụng công nghệ trong quản lý kho hàng
Công nghệ đơn giản hóa quy trình quản lý kho, giúp nó nhanh chóng, thông minh và liền mạch. Dưới đây là cách thức:
1. Tự động hóa và hiệu quả trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Với các công cụ quản lý hàng tồn kho nâng cao, bạn có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như theo dõi số lượng hàng tồn kho, tạo báo cáo và tạo đơn đặt hàng. Điều này giúp nhóm của bạn có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh chiến lược hơn.
2. Dữ liệu thời gian thực và phân tích để đưa ra quyết định thông minh
Theo dõi thời gian thực cho phép bạn giám sát mức tồn kho và tính toán thời gian giao hàng dễ dàng. Điều này giúp các doanh nghiệp phản ứng nhanh với sự biến động của nhu cầu và đảm bảo khách hàng luôn tìm thấy những gì họ muốn.
👀 Bạn có biết? Theo một nghiên cứu, việc tận dụng công nghệ AI để quản lý mức hàng tồn kho giúp giảm 60% tác động của lỗi nghiêm trọng và 40-50% lượng hàng dự trữ an toàn.
3. Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực
Tiết kiệm chi phí là điều tự nhiên khi bạn tự động hóa quy trình làm việc thông qua các công cụ quản lý hàng tồn kho và phần mềm logistics. Kết quả là, bạn có thể loại bỏ lỗi và giảm chi phí liên quan đến hàng tồn kho dư thừa hoặc mất doanh số. Kết quả? Quá trình quản lý hàng tồn kho gọn gàng hơn, sinh lời hơn cho doanh nghiệp của bạn.
4. Tăng cường tính linh hoạt và khả năng mở rộng
Hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây cho phép bạn điều chỉnh thiết lập ngay lập tức, cho dù đó là thêm mô-đun mới hay quản lý số lượng hàng tồn kho ở các địa điểm khác nhau. Chúng được xây dựng để phát triển kinh doanh của bạn, giúp bạn duy trì khả năng cạnh tranh mà không tốn nhiều công sức.
Hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho với ClickUp
Việc tạo danh sách hàng tồn kho chính xác là rất quan trọng để ngăn ngừa tình trạng hết hàng và thiếu hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện luồng tiền mặt.
Một danh sách hàng tồn kho tốt cung cấp chế độ xem 360 độ về hàng tồn kho của bạn, giúp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hợp lý hóa quy trình bổ sung hàng tồn kho.
ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện để đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho. Với phạm vi tính năng rộng và các mẫu hàng tồn kho miễn phí, bạn có thể theo dõi mức hàng tồn kho hiện tại, xác định xu hướng, đưa ra quyết định tốt hơn và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.
Đăng ký ClickUp miễn phí và kiểm soát hệ thống hàng tồn kho của bạn ngay hôm nay.