Báo cáo Quản lý hàng tồn kho của Netstock cho thấy 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn với tình trạng tồn kho quá nhiều và kế hoạch hàng tồn kho không đủ. Để giải quyết những thách thức này, nhiều công ty hiện đang đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Tuy nhiên, đầu tư vào công nghệ có thể tốn kém. Đối với những người chưa sẵn sàng cam kết tài chính đáng kể, các mẫu kho hàng trong Google Trang tính là điểm khởi đầu tốt để hợp lý hóa quy trình kho hàng.
Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẫu quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất trong Google Trang tính. Các mẫu này được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho mà không cần phần mềm đắt tiền. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp một số mẫu thay thế có các tính năng bổ sung.
Điều gì tạo nên một mẫu kho hàng tốt trong Google Trang tính?
Các mẫu kho hàng trong Google Trang tính cho phép theo dõi toàn diện các danh mục kho hàng, giá trị kho hàng và mức tồn kho. Bạn có thể tự động hóa các phép tính, thêm quy tắc xác thực dữ liệu để ngăn chặn việc nhập dữ liệu sai và tạo báo cáo để hiển thị các mục kho hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, v.v. tất cả chỉ trong nháy mắt.
Một mẫu quản lý hàng tồn kho tốt trong Google Trang tính phải bao gồm:
- Chi tiết mục: Mô tả chi tiết về mục để tham khảo nhanh, chẳng hạn như tên mục hàng tồn kho, mã vạch, số SKU (số duy nhất được gán cho sản phẩm để theo dõi mức tồn kho hiện tại trong nội bộ), đơn giá, giá bán, thời gian đặt hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu, v.v
- Bố cục rõ ràng: Các cột được sắp xếp hợp lý để dễ nhập dữ liệu và điều hướng
- Tính toán tự động: Công thức tích hợp sẵn giúp giảm thiểu tính toán thủ công và lỗi
- Theo dõi hàng tồn kho: Giám sát mức hàng tồn kho để đặt mức đặt hàng lại và theo dõi hàng tồn kho đang di chuyển
- Tùy chỉnh và định dạng có điều kiện: Dễ dàng chỉnh sửa các trường để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể và định dạng để làm nổi bật thông tin quan trọng để hiển thị rõ hơn
- Thông tin nhà cung cấp: Các tab để quản lý thông tin nhà cung cấp và kho hàng tại một nơi duy nhất
- Báo cáo: Tính năng báo cáo tự động thông qua biểu đồ để cung cấp tổng quan về xu hướng hàng tồn kho
Mẫu kho hàng trong Google Trang tính
Các mẫu kho hàng sẵn sàng sử dụng trong Google Trang tính giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể tùy chỉnh chúng theo nhu cầu kinh doanh để tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Dưới đây là các mẫu kho hàng Google Trang tính tốt nhất, giúp bạn quản lý và sắp xếp kho hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí:
1. Mẫu Danh sách công việc di chuyển hàng tồn kho của Coefficient
Rất dễ mất dấu hàng tồn kho khi chuyển hàng từ kho này sang kho khác. Mẫu hàng tồn kho đơn giản giúp bạn theo dõi chi tiết hàng tồn kho đang di chuyển, bao gồm chi phí đóng gói, nguồn gốc và điểm đến, chi tiết vận chuyển, từ đó đảm bảo việc di chuyển diễn ra có tổ chức.
Mẫu Danh sách công việc di chuyển của Coefficient là một mẫu theo dõi đơn giản để ghi lại những mục đang được di chuyển và vị trí của chúng. Mẫu này có các cột cho số mục, mô tả, số lượng, điều kiện của mục (đã sử dụng, đang hoạt động, mới hoặc còn nguyên vẹn), địa điểm xuất phát và đích đến, cũng như ghi chú cho thông tin bổ sung.
Thực hiện các bước sau để sử dụng mẫu:
Tải xuống > Tùy chỉnh trường > Nhập dữ liệu hàng tồn kho > Tự động tính toán số lượng > Phân tích xu hướng mục để lập kế hoạch chiến lược hiệu quả
Bạn có thể làm gì với mẫu kiểm kê hàng tồn kho di chuyển của Coefficient?
- Phân tích xu hướng mục
- Sắp xếp các mục hàng tồn kho đang di chuyển
- Áp dụng công thức để tính số lượng mục và ước tính chi phí
- Tùy chỉnh các trường để theo dõi chi tiết
2. Mẫu quản lý hàng tồn kho của Wise
Mẫu quản lý hàng tồn kho miễn phí của Wise trên Google Trang tính có các tab khác nhau cho danh sách hàng tồn kho và nhà cung cấp. Tab danh sách hàng tồn kho cho phép bạn theo dõi nguyên liệu thô với số lượng và giá, giá trị cho mỗi mục hàng tồn kho, mức đặt hàng lại, số lượng đặt hàng lại và hơn thế nữa. Ngoài ra, mẫu này còn có công thức tích hợp để tính giá trị hiện tại của hàng tồn kho.
Danh sách nhà cung cấp cung cấp các trường để ghi lại tên nhà cung cấp, liên hệ, email, liên kết trang web, mô tả sản phẩm và chi phí. Mẫu này cũng có ví dụ về danh sách hàng tồn kho để giúp bạn hiểu cách sử dụng.
Bạn có thể làm gì với mẫu quản lý hàng tồn kho của Wise?
- Hiển thị rõ ràng vị trí và chi phí hàng tồn kho
- Quản lý danh sách nhà cung cấp và hồ sơ hàng tồn kho chi tiết tại một nơi duy nhất
- Tự động tính tổng giá trị hàng tồn kho
- Theo dõi mức độ đặt hàng lại để tránh tình trạng hết hàng
3. Mẫu quản lý hàng tồn kho của TradeGecko
Mẫu Quản lý hàng tồn kho của TradeGecko có các tab cụ thể để ghi lại chi tiết sản phẩm, bán hàng và mua hàng, cũng như tạo báo cáo để nhanh chóng có thông tin về hàng tồn kho.
Sử dụng tab 'sản phẩm' để nhập tên mục, SKU, mức tồn kho ban đầu, điểm đặt hàng lại, giá vốn, giá bán và các chi tiết khác. Nó sẽ tự động tính toán 'tồn kho hiện có', 'tồn kho đang chờ nhận' và 'đơn đặt hàng đang chờ xử lý'
Các tab "mua hàng" và "bán hàng" ghi lại ngày đặt hàng mua và bán, nhà cung cấp/khách hàng, ngày đáo hạn/ngày giao hàng, số lượng, chi phí, v.v. Phần hay nhất là gì? Các tab này lấy thông tin liên quan từ tab sản phẩm, nên bạn không cần nhập lại hai lần.
Tab "báo cáo" tạo báo cáo hàng tồn kho với nỗ lực tối thiểu. Sử dụng menu thả xuống để chọn tên sản phẩm và khung thời gian cụ thể để xem tổng số mua, bán và hơn thế nữa.
Cuối cùng, mẫu này có tab "xuất sang TradeGecko" để chuyển dữ liệu mẫu sang TradeGecko và phân tích thêm để có thông tin chi tiết hơn.
Bạn có thể làm gì với mẫu quản lý hàng tồn kho của TradeGecko?
- Tự động hóa các phép tính như tổng doanh số, đơn đặt hàng, hàng tồn kho, v.v.
- Theo dõi hàng tồn kho với nỗ lực thủ công tối thiểu
- Tạo báo cáo mua hàng và bán hàng tự động để xác định sản phẩm bán chạy nhất
4. Mẫu Google Trang tính cho hàng tồn kho bán lẻ của Coupler
Bạn đã bao giờ nhận được đơn đặt hàng cho các sản phẩm hết hàng chỉ vì cửa hàng trực tuyến của bạn không được cập nhật thông tin mới nhất? Điều này xảy ra khi quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử gặp sự cố.
Mẫu kho hàng bán lẻ của Coupler có thể giúp bạn quản lý kho hàng bán lẻ bằng cách tạo một cơ sở dữ liệu toàn diện. Tab "chi tiết kho hàng" lưu trữ tất cả các bản ghi kho. Tab "doanh số hàng ngày" là trang tính bạn thường xuyên quay lại để theo dõi doanh số, còn tab "báo cáo" được sử dụng để xem dữ liệu doanh số tổng hợp vào cuối tháng.
Bạn có thể làm gì với mẫu kho hàng bán lẻ của Coupler?
- Tự động tính toán giá cuối cùng của sản phẩm
- Nhận được những phân tích chi tiết về doanh số hàng ngày
- Thêm chi tiết hàng tồn kho/sản phẩm để tránh bỏ sót bất kỳ thứ gì
- Lọc chi tiết sản phẩm dễ dàng
5. Mẫu bảng tính hàng tồn kho thực phẩm của Template. NET
Theo Hiệp hội Nhà hàng Quốc gia, 96% nhà hàng đã gặp phải tình trạng thiếu thực phẩm và đồ uống trong năm 2021 và 2022. Bạn có thể gặp phải vấn đề tương tự nếu không có quy trình quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng phù hợp.
Mẫu Danh mục thực phẩm của Template.NET là một tài liệu đơn giản cho phép quản lý nhà hàng theo dõi mức tồn kho thực phẩm. Bạn có thể tạo các danh mục tùy chỉnh để sắp xếp hàng tồn kho và chi phí mục để kiểm soát ngân sách. Mẫu này cũng giúp bạn theo dõi mức tồn kho để tránh tình trạng thiếu thực phẩm.
Bạn có thể làm gì với mẫu kiểm kê thực phẩm của Template. NET?
6. Mẫu kho hàng cho doanh nghiệp nhỏ của Template. NET
Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, việc theo dõi hàng tồn kho, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm, là một thách thức không nhỏ. Bạn cần theo dõi các đơn đặt hàng, bán hàng, mua hàng, trả hàng, giao hàng đang chờ xử lý hàng ngày, v.v., thường với số lượng nhân viên ít.
Mẫu Google Trang tính cho doanh nghiệp nhỏ là một công cụ tuyệt vời để tập hợp thông tin về hàng tồn kho, ngân sách, mua hàng và bán hàng ở một nơi. Mẫu này giúp phác thảo các mục tiêu kinh doanh chiến lược, theo dõi các cột mốc, phân bổ nguồn lực, tối ưu hóa ngân sách và lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho và hậu cần một cách hiệu quả.
Bạn có thể làm gì với mẫu kho hàng cho doanh nghiệp nhỏ của Template. NET?
- Tạo ngân sách trong Google Trang tính và dự báo nhu cầu hàng tồn kho bằng các công thức tích hợp sẵn
- Theo dõi hàng tồn kho, doanh số bán hàng và mua hàng bằng biểu đồ và thanh tiến độ
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ đang cố gắng xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, hãy ngăn ngừa tranh chấp bằng cách lưu giữ Ghi chú hàng nhận.
Giới hạn của việc sử dụng Google Trang tính cho mẫu kho hàng
Mặc dù các mẫu Google Trang tính là điểm khởi đầu tuyệt vời cho việc quản lý hàng tồn kho, nhưng chúng không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất hiện có. Dưới đây là một số nhược điểm của việc sử dụng các mẫu hàng tồn kho trong bảng tính:
1. Dễ xảy ra lỗi
Google Trang tính không hoàn toàn chính xác vì yêu cầu nhập liệu thủ công. Luôn có khả năng nhập sai số mục hoặc thêm số 0 vào giá sản phẩm. Hơn nữa, rủi ro sai sót sẽ tăng gấp đôi nếu nhiều người cùng làm việc trên một mẫu.
2. Sức chứa tính toán bị hạn chế
Các sản phẩm khác nhau có thể yêu cầu các mô hình dự báo hoặc phương pháp lập ngân sách khác nhau. Giả sử bạn có nhiều loại sản phẩm được bán với giá khác nhau tùy theo địa điểm, với một số mục có doanh số bán hàng theo mùa và một số mục khác có nhu cầu ổn định trong suốt cả năm. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần một mô hình cụ thể cho từng phân khúc sản phẩm để theo dõi hiệu quả. Rất khó để thực hiện các phép tính phức tạp như vậy trong Google Trang tính.
3. Không có cập nhật thời gian thực
Để ra quyết định nhanh chóng về hàng tồn kho, bạn cần cập nhật thông tin về những thay đổi đột ngột của thị trường, sự gia tăng nhu cầu hoặc sự chậm trễ giữa các bản cập nhật. Thật không may, các mẫu hàng tồn kho trong Google Trang tính không cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực, dẫn đến sự chậm trễ và sai sót trong quản lý hàng tồn kho.
4. Khả năng cộng tác giới hạn
Làm việc trên các mẫu kho hàng trong Google Trang tính với nhóm của bạn có thể khó khăn. Có một chu kỳ liên tục của việc tải lên, tải xuống và đính kèm tệp email có thể nhanh chóng khiến nhóm cảm thấy bực bội. Ngoài ra, bạn sẽ không thể hiển thị các hoạt động hàng ngày của các thành viên trong nhóm.
Tặng thêm: Mẫu kiểm kê Excel
Mẫu kho hàng thay thế
Nếu danh sách khách hàng của bạn đang tăng lên và bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho bằng các mẫu Google Trang tính, chúng tôi có giải pháp thay thế Google Trang tính lý tưởng cho bạn. 👇
1. Mẫu quản lý hàng tồn kho của ClickUp
Mẫu Quản lý hàng tồn kho của ClickUp giúp bạn cập nhật thông tin về hàng tồn kho, doanh thu và các chỉ số quan trọng khác. Áp dụng mẫu này để theo dõi tình trạng hàng tồn kho, chuyển động, thay đổi chi phí, v.v. Đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn cho từng nhiệm vụ hàng tồn kho để đảm bảo giao hàng đúng thời gian.
Bạn có thể thiết lập các công việc với trạng thái tùy chỉnh như đang vận chuyển, còn hàng và hết hàng để theo dõi vị trí hiện tại của hàng tồn kho. Ngoài ra, ClickUp Automations tự động thay đổi trạng thái hàng tồn kho dựa trên kho và vị trí di chuyển.
2. Mẫu kiểm kê văn phòng của ClickUp
Nhóm của bạn chỉ thông báo cho bạn khi hết văn phòng phẩm hoặc đồ ăn vặt? Vậy thì Mẫu kiểm kê văn phòng của ClickUp là thứ bạn cần.
Mẫu này giúp bạn theo dõi vật tư văn phòng, cây cảnh, mua hàng, sử dụng, v.v. Bạn có thể ghi lại tất cả các mục văn phòng cùng với chi phí và mức tồn kho, theo dõi đơn đặt hàng và vận chuyển, đồng thời hiển thị tổng giá trị hàng tồn kho văn phòng. Điều này giúp lập ngân sách và kế hoạch cho các lần mua hàng trong tương lai.
Bạn cũng nhận được thông báo tự động theo thời gian thực để nhận cảnh báo khi hàng tồn kho thấp và theo dõi các lô hàng hàng tồn kho văn phòng.
3. Mẫu kiểm kê nhà hàng
Mẫu kho hàng nhà hàng của ClickUp dành cho mọi chủ nhà hàng và quản lý nhà hàng đang nỗ lực tránh hư hỏng và giảm thiểu lãng phí. Mẫu này giúp bạn duy trì mức kho hàng phù hợp và đảm bảo quản lý đơn đặt hàng suôn sẻ. Bạn có thể theo dõi kho hàng nhà hàng trong thời gian thực, tối ưu hóa lưu trữ và sắp xếp đơn đặt hàng và giao hàng nhanh chóng.
Sử dụng mẫu này để cập nhật chi phí thực phẩm, tối đa hóa lợi nhuận, tối ưu hóa thời hạn sử dụng và lưu trữ sản phẩm, phát hiện hành vi trộm cắp hoặc lãng phí thực phẩm tiềm ẩn, đồng thời đặt hàng lại các mục kịp thời để tránh tình trạng hết hàng.
4. Mẫu kho hàng của ClickUp
Mẫu kho hàng của ClickUp được thiết kế để giải quyết các thách thức hàng ngày mà các nhà quản lý kho hàng phải đối mặt — theo dõi đơn đặt hàng, thanh toán, theo dõi nhà cung cấp, di chuyển hàng tồn kho từ kho, xác định các mục bị thiếu, v.v.
Mẫu theo dõi hàng tồn kho này cho phép bạn theo dõi các lô hàng tại nhiều địa điểm kho. Bạn có thể quản lý đơn đặt hàng và hàng tồn kho theo thời gian thực, phân tích xu hướng hàng tồn kho để phân tích chuỗi giá trị hiệu quả, đồng thời tổ chức các nguồn lực để phân bổ và lập kế hoạch hàng tồn kho tốt hơn.
Sử dụng các Trường Tùy chỉnh, chẳng hạn như địa điểm nhà cung cấp, người yêu cầu, điểm đặt hàng lại, số lượng, chi phí trên mỗi đơn vị, v.v., để hiểu sâu hơn về xu hướng hàng tồn kho. Bạn cũng có thể ghi lại số lượng hàng tồn kho/hàng trong kho bằng cách quay màn hình để xem lại và tham khảo sau này.
5. Mẫu báo cáo hàng tồn kho của ClickUp
Các nhà quản lý kho thường thấy báo cáo vừa hữu ích vừa gây khó chịu — họ đánh giá cao việc có thể xem tất cả thông tin trong nháy mắt nhưng không thích nỗ lực cần thiết để tạo báo cáo. Nếu bạn cũng cảm thấy như vậy, Mẫu báo cáo kho của ClickUp là dành cho bạn.
Tải mẫu này để tiết kiệm thời gian và nỗ lực cần thiết để tạo báo cáo kho hàng toàn diện từ đầu. Mẫu này cho phép bạn sắp xếp danh mục sản phẩm, cập nhật thông tin mà không cần nhập mã và hiển thị thông tin về mức tồn kho.
Sử dụng mẫu này để tạo báo cáo bằng cách tự động lấy thông tin bạn cần từ các nguồn khác nhau. Bạn cũng có thể hiểu rõ hơn về quản lý chuỗi cung ứng và cải thiện quy trình đặt hàng thông qua việc ra quyết định sáng suốt.
6. Mẫu kiểm kê CNTT của ClickUp
Khi nhắc đến quản lý kho, kho IT thường không phải là điều đầu tiên chúng ta nghĩ đến. Tuy nhiên, với việc các doanh nghiệp ngày càng đầu tư vào công nghệ, nhu cầu về hệ thống quản lý kho IT mạnh mẽ đang tăng trưởng nhanh chóng.
Mẫu Danh mục tài sản CNTT của ClickUp là công cụ hoàn hảo để quản lý tài sản CNTT của bạn, từ theo dõi phần mềm và phần cứng đến quản lý giấy phép. Mẫu này cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát hoàn toàn danh mục tài sản CNTT của bạn, chẳng hạn như máy tính xách tay, máy in, giấy phép, máy chủ, tài sản trí tuệ, v.v., để đảm bảo phân bổ ngân sách và tài nguyên hiệu quả.
Bạn cũng có thể sử dụng thẻ tìm kiếm trong mẫu này để nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan. Ví dụ: bạn có thể thêm thẻ để tìm phần cứng cần bảo trì hoặc giấy phép cần gia hạn.
7. Mẫu sổ đăng ký hàng tồn kho kinh doanh đơn giản của ClickUp
Quản lý số lượng hàng tồn kho phù hợp tại địa điểm phù hợp có thể là một thách thức, đặc biệt nếu bạn có nhiều kho hàng. Mẫu Đăng ký hàng tồn kho kinh doanh đơn giản của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình này. Mẫu này theo dõi tất cả các mục hàng tồn kho của bạn ở một nơi, phân tích mức hàng tồn kho và xu hướng giá cả, đồng thời đảm bảo việc lập ngân sách và kiểm soát chi phí.
Nó cũng hỗ trợ quá trình mua sắm của bạn bằng cách cung cấp khả năng hiển thị thông tin và xu hướng hàng tồn kho theo thời gian thực. Mẫu này cung cấp định dạng nhất quán để duy trì hàng tồn kho giữa các bộ phận với việc nhập dữ liệu thủ công tối thiểu.
Bạn có thể đánh dấu công việc là Đang hoạt động, Không hoạt động hoặc Sản phẩm mới để sắp xếp kho và trực quan hóa dữ liệu kho với hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh.
8. Mẫu kiểm kê vật tư văn phòng của ClickUp
Theo dõi những gì vào và ra khỏi văn phòng tại mỗi thời điểm là một thách thức nhưng rất quan trọng để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả và giảm gián đoạn công việc. Với Mẫu kiểm kê vật tư văn phòng của ClickUp, bạn có thể dễ dàng xem và quản lý tất cả vật tư tại một nơi.
Bạn sẽ nhận được thông báo tự động khi hàng tồn kho sắp hết để có thể đặt hàng kịp thời. Mẫu này cũng giúp bạn theo dõi nhóm của mình đang sử dụng những vật tư nào và khi nào cần bổ sung. Bằng cách này, bạn có thể ngăn ngừa lãng phí, lập kế hoạch nhu cầu và tránh mua sắm không cần thiết.
Quản lý kho hàng tốt hơn với ClickUp
Quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng — chỉ cần bỏ sót một bước là lợi nhuận của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Đó là lý do tại sao việc sử dụng các mẫu quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết.
Các mẫu kho hàng giúp bạn thực hiện mọi công việc liên quan đến kho hàng, từ theo dõi mục, đặt hàng lại, duy trì hồ sơ nhà cung cấp, di chuyển kho hàng và hơn thế nữa. Tất cả các mẫu trong danh sách của chúng tôi đều có thể tùy chỉnh và mang lại giá trị to lớn cho quy trình kho hàng của bạn.
Tuy nhiên, việc sử dụng mẫu kho hàng trong Google Trang tính có thể phức tạp nếu bạn là một doanh nghiệp đang phát triển và muốn mở rộng quy mô. Bạn có thể thử các mẫu quản lý kho hàng của ClickUp để theo dõi và báo cáo nâng cao. Chúng được tích hợp nhiều tính năng giúp bạn hợp lý hóa việc quản lý kho hàng và hoàn toàn miễn phí.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp và hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn!