Lập kế hoạch ngân sách thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Hãy tưởng tượng thời gian bạn phải dành để nhập dữ liệu tài chính, bao gồm chi phí hàng tháng, vào bảng kế hoạch ngân sách hoặc Google Trang tính.
Thay vì lãng phí thời gian để sửa bảng tính ngân sách, bạn có thể sử dụng các mẫu ngân sách của Google Trang tính để tự động hóa các phép tính và cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích trong vài phút.
Chúng được tích hợp sẵn các công thức, định dạng và chức năng có thể đáp ứng nhu cầu của bất kỳ ngành nghề nào. Bạn sẽ tìm thấy các mẫu ngân sách Google Trang tính cho tất cả các nhu cầu tài chính của mình, cho dù bạn muốn mẫu ngân sách hàng tháng, hàng năm hay các mẫu khác.
Sau khi nhập các giao dịch của bạn vào một trong các mẫu, bạn sẽ có thể thấy từng đồng tiền bạn chi tiêu ảnh hưởng như thế nào đến tài chính cá nhân hoặc sự phát triển của doanh nghiệp.
Trong blog này, chúng tôi sẽ xem xét một số mẫu ngân sách phổ biến trong Google Trang tính và những giới hạn của chúng. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số giải pháp thay thế giúp lập ngân sách trở nên dễ dàng và hợp tác hơn.
Điều gì tạo nên một mẫu ngân sách tốt trong Google Trang tính?
Mẫu ngân sách dòng tiền Google Trang tính được tạo sẵn cung cấp một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của bạn. Mẫu này hiển thị toàn bộ ngân sách của bạn ở một nơi, bao gồm chi tiêu, chi phí, tiết kiệm và đầu tư.
Dưới đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng các mẫu ngân sách trong Google Trang tính để theo dõi tài chính cá nhân hoặc kinh doanh:
- Theo dõi chi tiêu hiệu quả: Mẫu lập kế hoạch ngân sách có biểu đồ, dự toán ngân sách hàng tuần, cùng với dự báo tiết kiệm hàng tháng và hàng năm. Nó có các trường để ghi lại dữ liệu về chi phí biến đổi, dòng tiền, chi tiêu, thu nhập, doanh thu, lãi và lỗ
- Đánh dấu dữ liệu quan trọng: Cho phép đánh dấu dữ liệu để tập trung chú ý. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu kế toán hoặc tư vấn tài chính của bạn truy cập vào mẫu ngân sách kinh doanh của bạn
- Có thể chia sẻ: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ bảng tính ngân sách này với các bên liên quan, lưu trữ trong Tài liệu Google và đặt mục tiêu khả thi cho doanh nghiệp nhỏ của mình
- Độ chính xác cao hơn: Giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém trong chi tiêu hàng tháng và đảm bảo bạn tự tin vào các tính toán ngân sách của mình
Hãy cùng xem một số tính năng cần có trong các mẫu ngân sách miễn phí của Google Trang tính:
Tùy chỉnh nhanh chóng và dễ dàng
Một mẫu ngân sách tốt nên cho phép bạn thêm hoặc xóa các danh mục chi phí, cập nhật giao dịch và sửa đổi công thức một cách dễ dàng.
Ví dụ: bạn có thể tùy chỉnh bảng tính cho các vai trò cụ thể, như bán hàng, tiếp thị hoặc tài chính, và định dạng theo nhu cầu. Các mẫu Google Trang tính rất xuất sắc trong những khía cạnh này, với các phím tắt giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Thông tin dễ hiểu thông qua trực quan hóa dữ liệu
Chọn mẫu ngân sách sắp xếp các mục thu nhập và chi tiêu theo danh mục và kỳ cụ thể, đồng thời có thể tóm tắt các xu hướng chính. Trực quan hóa các hàng dữ liệu thành biểu đồ và bảng giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các thông tin quan trọng.
Ví dụ: mẫu ngân sách dự án của bạn nên có bộ lọc và menu thả xuống để nhóm các mục thu nhập và chi phí. Tương tự, chúng nên tự động đánh dấu chi phí vượt quá một ngưỡng nhất định.
Tặng thêm: Mẫu theo dõi chi tiêu trong Google Trang tính!
Hợp tác mượt mà
Để các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau hiệu quả, mẫu ngân sách Google Trang tính phải cho phép chia sẻ giữa nhiều người dùng mà không làm chậm tốc độ. Điều này giúp các bên liên quan đưa ra quyết định chiến lược mà không bị chậm trễ hoặc phụ thuộc vào các nhóm khác để trích xuất dữ liệu.
Không gian rộng rãi để ghi chú và bình luận
Mọi chi tiết đều quan trọng khi lập đề xuất ngân sách. Ví dụ: nếu bạn đã đưa ra dự đoán dựa trên dữ liệu về tỷ suất lợi nhuận cho quý tiếp theo, dữ liệu này trong ngân sách sẽ làm cho đề xuất của bạn trở nên chi tiết hơn.
Thêm nhận xét hoặc ghi chú vào mẫu ngân sách Excel của bạn có thể giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn và đưa ra quyết định nhanh hơn.
Tích hợp
Mẫu ngân sách phù hợp phải cho phép dễ dàng nhập và xuất dữ liệu sang các công cụ kế toán, phần mềm lập kế hoạch và phân tích kinh doanh, CRM và phần mềm ngân sách dự án.
Ba mẫu ngân sách trong Google Trang tính
Dưới đây là các mẫu ngân sách Google Trang tính linh hoạt và dễ sử dụng:
1. Mẫu ngân sách hàng tháng trong Google Trang tính của Template.net
Bạn cần theo dõi các khoản mua hàng so với chi tiêu ngân sách theo thời gian thực? Mẫu Ngân sách hàng tháng của Template.net cho phép bạn liệt kê các giao dịch của mình và tự động tính tổng chi tiêu.
Nhập tháng, chi tiết mục và số tiền thực tế đã chi tiêu. Nếu bạn đặt ngưỡng, nó sẽ tính toán chênh lệch và hiển thị số tiền thêm mà bạn có thể đã chi tiêu. Dựa trên xu hướng từ đầu tháng đến nay, bạn có thể nhanh chóng ghi chú cho bản thân về việc cần làm để cải thiện trong tháng tới. Ngoài ra, còn có không gian để thêm nhận xét ở phía dưới.
Mẫu này là một công cụ hữu ích cho quá trình lập ngân sách của bạn vì:
- Cho phép dễ dàng so sánh luồng tiền vào và ra với bố cục đơn giản
- Theo dõi ngân sách gia đình của bạn và có thể được sử dụng như một mẫu ngân sách hàng tháng cá nhân để theo dõi thu nhập và chi tiêu
2. Mẫu ngân sách khởi nghiệp trong Google Trang tính của Template.net
Những tháng đầu tiên là rất quan trọng đối với bất kỳ công ty khởi nghiệp mới nào. Ban đầu, bạn có thể không có đủ dữ liệu để hiểu các mẫu luồng tiền mặt, điều này có thể làm phức tạp việc lập kế hoạch tài chính. Mẫu ngân sách khởi nghiệp của Template.net phân loại các chi phí một lần, chẳng hạn như giấy phép, và các chi phí liên tục, như tiền lương hoặc tiền thuê, theo các tiêu đề khác nhau.
Nhập chi phí ước tính và chi phí thực tế cho các mục cụ thể và mẫu báo cáo chi phí sẽ tự động tính toán chênh lệch giữa hai số này và hiển thị kết quả. Do đó, mẫu này cho thấy rõ tác động của từng thành phần đến luồng tiền và giúp bạn lập dự toán ngân sách ban đầu.
Mẫu ngân sách này hiệu quả vì:
- Cho phép bạn phân biệt giữa chi phí ngay lập tức và chi phí định kỳ. Điều này có nghĩa là bạn có thể phân bổ ngân sách một cách chiến lược dựa trên kết quả hoạt động trong quá khứ và nhu cầu kinh doanh trong tương lai
- Cho phép bạn ước tính giới hạn ngân sách một cách thực tế dựa trên các ưu tiên kinh doanh và nguồn vốn sẵn có
3. Mẫu ngân sách kinh doanh Google Trang tính của Template.net
Mẫu ngân sách kinh doanh của Template.net tự động tính tổng chi phí và thu nhập để cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng về các khoản tiền có sẵn.
Một biểu đồ trực quan tiện dụng hiển thị tỷ lệ phần trăm phân bổ giữa các mục chi tiêu, tiết kiệm và nợ khác nhau. Nó có các phần riêng để theo dõi và phân loại chi tiêu và thu nhập.
Mẫu ngân sách này hiệu quả vì:
- Phân chia chi phí hàng tháng theo danh mục, giúp người ra quyết định có cái nhìn rõ ràng hơn
- Dự báo luồng tiền mặt trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử
- Tự động tính toán chênh lệch giữa chi tiêu dự toán và chi tiêu thực tế
- Giúp bạn đặt mục tiêu ngân sách hàng tháng thực tế và đạt được chúng
Mặc dù các mẫu Google Trang tính này để quản lý dự án và lập ngân sách thường rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có những giới hạn nhất định.
Hãy cùng xem những thách thức khi sử dụng mẫu ngân sách trong Google Trang tính.
Hạn chế của việc sử dụng Google Trang tính/Tài liệu Google để lập ngân sách
Hàm phân tích dữ liệu giới hạn
Các mẫu ngân sách của Google Trang tính thiếu các hàm dành riêng cho tài chính, rất hữu ích khi lập ngân sách. Ví dụ: nếu bạn đang tính tỷ lệ lãi suất hoặc thanh toán khoản vay, bạn sẽ phải làm việc mà không có các hàm như PPMT và IMPT.
Hơn nữa, bảng xoay và macro trong Google Trang tính có ít hàm hơn Excel, khiến các mẫu Google Trang tính ít phù hợp hơn cho các công việc lập ngân sách phức tạp.
Khả năng mở rộng kém
Google Trang tính có thể bắt đầu chậm khi xử lý lượng dữ liệu lớn, ảnh hưởng đến một số hàm. Bạn sẽ phải sử dụng các mẫu bảng tính để thực hiện các phép tính phức tạp, khiến bạn phải quay lại từ đầu — xuất dữ liệu theo cách thủ công, định dạng và chia sẻ dưới dạng tệp đính kèm với các thành viên khác trong nhóm.
Đối với một tổ chức đang phát triển, các mẫu ngân sách của Google Trang tính thiếu tính phản hồi và linh hoạt.
Tùy chỉnh giới hạn
Google Trang tính ít tùy chỉnh hơn khi nói đến định dạng và trực quan hóa dữ liệu. Bạn có thể phải chấp nhận các biểu đồ và đồ thị cơ bản với ít màu sắc và kiểu dáng hơn. Nếu bạn muốn sử dụng định dạng số tùy chỉnh để đánh dấu các chi phí vượt quá một ngưỡng nhất định, Google Trang tính cung cấp ít tùy chọn hơn Excel.
Tích hợp kém
Bạn cần một tiện ích bổ sung của bên thứ ba để tích hợp bảng lương, kế toán và các công cụ khác với mẫu tài liệu Google Trang tính, dẫn đến các vấn đề về tính toàn vẹn dữ liệu. Giải pháp thay thế khác khi sử dụng mẫu cho Google là sao chép và dán dữ liệu theo cách thủ công, điều này không thực tế khi làm việc với các tập dữ liệu lớn.
So sánh ClickUp với Google Trang tính như một giải pháp thay thế cho lập ngân sách
Mặc dù ba mẫu ngân sách trong Google Trang tính rất phù hợp cho người mới bắt đầu, nhưng những giới hạn của chúng cản trở năng suất. May mắn thay, chúng tôi có năm mẫu ngân sách miễn phí trong ClickUp, là những lựa chọn thay thế hấp dẫn cho Google Trang tính.
Từ quản lý ngân sách cá nhân đến ngân sách dự án, đây là danh sách các mẫu miễn phí của ClickUp để quản lý tiền bạc.
1. Mẫu ngân sách đơn giản của ClickUp
Hãy tưởng tượng bạn đã bắt đầu một công việc phụ và muốn theo dõi tất cả thu nhập và chi tiêu của mình trên một bảng tính. Điều này nghe có vẻ phức tạp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Mẫu ngân sách đơn giản của ClickUp cho phép bạn ghi lại thu nhập và chi tiêu ở một nơi và theo dõi chúng hàng tháng.
Nó cộng tổng số hàng tháng để hiển thị số tiền bạn đã kiếm được và chi tiêu kể từ đầu năm. Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng mẫu này để đo lường luồng tiền mặt, đặt mục tiêu tài chính thực tế và đơn giản hóa việc lập kế hoạch chiến lược.
Mẫu này có nhiều chế độ xem danh sách và trường tùy chỉnh, cung cấp cho bạn thông tin bạn cần:
- Chế độ xem Kế hoạch ngân sách hiển thị tất cả các giao dịch được thực hiện trong năm, đồng thời đóng vai trò là mẫu ngân sách hàng năm
- Chế độ xem Thu nhập hiển thị thu nhập từ các nguồn khác nhau
- Chế độ xem Chi phí hiển thị tất cả các chi phí
Bạn có thể sử dụng menu thả xuống để lọc các giao dịch hoặc danh mục thu nhập cụ thể.
2. Mẫu ngân sách kinh doanh ClickUp
Ngân sách kinh doanh cung cấp một bức tranh tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp bằng cách dự báo chi phí và doanh thu. Nếu bạn là một doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, Mẫu ngân sách kinh doanh của ClickUp cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về tất cả các chi phí kinh doanh và cho phép bạn đi sâu vào từng cửa hàng riêng lẻ.
Điều này giúp bạn xác định các khoản thu nhập tiềm ẩn bị thất thoát và hiểu được tác động tổng thể đối với hoạt động kinh doanh.
Sử dụng các chế độ xem tùy chỉnh khác nhau, bạn cũng có thể phân tích doanh thu so với chi phí hoạt động để hiểu đầy đủ về luồng tiền của doanh nghiệp.
Mẫu này cung cấp:
- Phân tích chi tiết thu nhập so với chi phí theo từng cửa hàng và hiển thị sự chênh lệch tổng thể
- Khả năng theo dõi hiệu suất thực tế so với hiệu suất theo kế hoạch
- Khả năng xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa và tiết kiệm chi phí
- Xác định rõ các lĩnh vực cần tăng chi tiêu
Sử dụng mẫu này làm bảng cân đối kế toán để theo dõi hiệu suất thực tế của doanh nghiệp so với mục tiêu đã kế hoạch. Mẫu đề xuất ngân sách này có thể được sử dụng để thực hiện các chiến lược tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa chi phí cho sự phát triển lâu dài.
Phần thưởng: Mẫu toàn diện này sắp xếp dữ liệu tài chính của bạn và giúp bạn so sánh hiệu suất tài chính với các bản ghi lịch sử.
3. Mẫu quản lý dự án có ngân sách của ClickUp
Là một nhà quản lý dự án, Mẫu quản lý dự án có ngân sách của ClickUp giúp bạn ước tính và theo dõi chi phí thực tế của dự án trong các giai đoạn khác nhau và đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách.
Tab ngân sách hiển thị chi tiết chi phí dự kiến và chi phí thực tế cho từng danh mục. Để hiểu các điểm nghẽn tiềm ẩn, hãy sử dụng tab Lịch trình dự án, hiển thị các công việc riêng lẻ và các phụ thuộc thông qua biểu đồ Gantt. Bạn có thể xem trạng thái công việc cũng như các cột mốc quan trọng.
Tab Trạng thái hoạt động hiển thị mức độ ưu tiên và trách nhiệm của từng công việc.
Sử dụng mẫu ngân sách hàng năm này để nhận:
- Tổng quan toàn diện về các kết quả dự án và chi phí liên quan, cho phép dự báo và quản lý ngân sách tốt hơn
- Hiển thị mọi rủi ro hoặc thách thức tiềm ẩn để ước tính chi phí phát sinh và sự chậm trễ
- Hiểu rõ tiềm năng tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả
4. Mẫu báo cáo ngân sách ClickUp
Là chủ doanh nghiệp, Mẫu báo cáo ngân sách của ClickUp cho phép bạn đo lường hiệu suất của tháng hiện tại so với cả năm (từ đầu năm đến nay) dựa trên các chỉ số chính và mục tiêu kinh doanh.
Nó theo dõi hiệu suất so với mục tiêu và tính toán sự chênh lệch. Bạn sẽ nhận được so sánh song song với các bản ghi từ đầu năm đến nay và có thể ngay lập tức biết được liệu mình có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu vào cuối năm hay không. Nó cho phép bạn ghi lại các quan sát và 'bài học kinh nghiệm' khi xem xét dữ liệu.
Ở cấp độ hoạt động, mẫu này:
- Giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn và phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn
- Giúp dễ dàng phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và chi tiêu quá mức trước khi chúng xảy ra
- Cung cấp cho các bên liên quan cái nhìn tổng quan chi tiết hơn về tình hình tài chính của bạn
- Giúp xác định các cách tối ưu hóa giá cả để đạt được mục tiêu kinh doanh
Đọc thêm: 10 mẫu danh sách giá và bảng giá miễn phí trong Word, Tài liệu Google và ClickUp
5. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Mẫu đề xuất ngân sách của ClickUp cung cấp tổng quan về chi tiêu ở mỗi giai đoạn dự án để tất cả các bên liên quan có thể đánh giá tính khả thi của dự án. Mẫu này cũng giúp bạn làm rõ doanh thu dự kiến so với chi phí.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể:
- Tính toán chi phí cố định và chi phí định kỳ một cách chính xác bằng các công thức và hàm tích hợp sẵn
- Nhập dữ liệu kinh doanh để nhanh chóng phát triển các đề xuất toàn diện. Trạng thái và chế độ xem tùy chỉnh của ClickUp giúp bạn dễ dàng hợp tác với nhóm của mình về các khía cạnh quan trọng
- Cải thiện việc theo dõi đề xuất ngân sách và quản lý dự án với các bình luận, liên kết công việc, tự động hóa và các công cụ AI tích hợp để tự động hóa công việc
Phần thưởng: Trợ lý AI tích hợp của ClickUp, ClickUp Brain, với vai trò là người quản lý dự án AI, giúp bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như tạo bản tóm tắt dự án, điền các phụ thuộc, phân bổ dòng thời gian, phân công nhiệm vụ và tạo công việc con để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích kết quả.
Dưới đây là một số gợi ý AI để giúp bạn chuẩn bị cho dự báo và dự đoán tài chính:
- Phát triển mô hình dự báo và dự kiến tài chính chi tiết bao gồm dự kiến doanh thu, chi phí và luồng tiền mặt cho [chèn khung thời gian] tiếp theo. Đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy bằng cách kết hợp dữ liệu lịch sử và xu hướng ngành: [chèn chi tiết kinh doanh cụ thể]
- Chuẩn bị báo cáo dự báo tài chính toàn diện, nêu rõ mục tiêu doanh thu, phân tích chi phí và dự báo lợi nhuận cho [thời gian] sắp tới. Nêu rõ các chỉ số hiệu suất chính và tiến hành phân tích kịch bản để đánh giá các kết quả kinh doanh khác nhau: [chèn dữ liệu tài chính cụ thể]
- Phân tích dữ liệu tài chính lịch sử và xu hướng thị trường để tạo dự báo doanh thu và chi phí chính xác cho [chèn khung thời gian]. Xác định các yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính và cung cấp thông tin chi tiết về các cơ hội và rủi ro tăng trưởng tiềm năng: [chèn chi tiết dự án hoặc kinh doanh cụ thể]
Lập kế hoạch tài chính dễ dàng với các mẫu của ClickUp
Để lập kế hoạch tài chính hiệu quả, bạn cần kiểm soát hoàn toàn cách dữ liệu thu nhập và chi tiêu được phân loại, báo cáo và hiển thị.
Các mẫu ngân sách hàng tháng của ClickUp đồng bộ hóa hoàn hảo với quy trình tài chính của bạn và giúp bạn đánh giá chính xác tác động lâu dài của các quyết định của mình. Chúng cũng hỗ trợ bạn xác định các cơ hội mới để tối ưu hóa doanh thu, kiểm soát chi phí, lập ngân sách hàng tháng hoặc hàng tuần và lập ngân sách cho các sự kiện trong môi trường kinh doanh.
Phần hay nhất: chúng miễn phí sử dụng.
Hãy xem các mẫu kế hoạch tài chính miễn phí của ClickUp để lập ngân sách một cách dễ dàng.