Chỉ cần nghĩ đến ngân sách và chi tiêu là bạn đã cảm thấy đau đầu rồi sao?
Chào mừng bạn gia nhập “đội ngũ” này — nơi mà ai cũng gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính, toát mồ hôi hột mỗi khi đang theo dõi chi tiêu và lúng túng mỗi khi được yêu cầu cài đặt ngân sách.
Nhưng khoan đã. Bạn không phải là người kém trong việc quản lý tài chính. Bạn chỉ thiếu những công cụ phù hợp mà thôi.
Google Trang tính từ lâu đã là công cụ được ưa chuộng nhất để theo dõi chi tiêu, đặc biệt là đối với những người không rành công nghệ, nhờ tính đơn giản và dễ sử dụng. Nhưng làm thế nào để bạn có thể bắt đầu một cách thuận lợi?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ ba mẫu bảng tính theo dõi chi tiêu trên Google Trang tính hàng đầu để giúp bạn quản lý chi tiêu cá nhân và kinh doanh hiệu quả hơn.
Bạn đã chán việc phải cập nhật các mẫu này thường xuyên chưa?
Năm 2026, sẽ có một cách chủ động để hoàn thành việc cần làm!
Hãy cho chúng tôi biết bạn đang làm gì và nhận các trợ lý AI được thiết kế riêng cho công việc đó, sẵn sàng để cài đặt ngay lập tức.
Điều gì tạo nên một mẫu theo dõi chi tiêu trên Google Trang tính tốt?
Một mẫu theo dõi chi phí kinh doanh trên Google Trang tính tốt phải trực quan, thân thiện với người dùng và có thể tùy chỉnh. Các tính năng chính của một mẫu báo cáo chi phí hiệu quả bao gồm:
- Các danh mục được phân loại rõ ràng: Mẫu nên có các danh mục cho các loại chi phí khác nhau như chi phí cố định, chi phí biến đổi, cùng các danh mục con chi tiết hơn trong từng tiêu đề lớn.
- Tự động hóa: Một mẫu tốt sẽ có các công thức được chèn sẵn để tự động tính toán tổng chi phí, các khoản chi tiêu, tiền mặt dư thừa, v.v.
- Công cụ trực quan: Mẫu theo dõi chi tiêu của bạn nên có khả năng tự động tạo biểu đồ để nhận diện các xu hướng liên quan đến chi tiêu
- Tính linh hoạt: Mặc dù các danh mục được định nghĩa rõ ràng và các công cụ trực quan là rất quan trọng, nhưng khả năng linh hoạt trong việc thêm hoặc bớt một mục chi tiêu hoặc tùy chỉnh mẫu theo thương hiệu của bạn cũng là yếu tố then chốt
- Cộng tác: Mẫu này cũng nên cho phép cộng tác mượt mà với người khác để theo dõi tổng chi phí kinh doanh
Những tính năng này giúp các mẫu bảng tính Google Trang tính theo dõi chi tiêu này trở thành công cụ lý tưởng cho việc kế toán.
Top 3 mẫu bảng tính Google Trang tính theo dõi chi tiêu đáng thử
Hãy cùng xem qua ba mẫu miễn phí có thể giúp việc quản lý tài chính của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
1. Mẫu theo dõi chi tiêu và báo cáo của ClickUp
Mẫu theo dõi và báo cáo chi phí của ClickUp là một mẫu Google Trang tính có cấu trúc rõ ràng, được thiết kế để giúp các nhóm theo dõi và báo cáo các khoản chi phí liên quan đến kinh doanh một cách rõ ràng và nhất quán. Dù bạn đang quản lý việc hoàn trả chi phí hay ghi chép chi phí đi lại, mẫu này sẽ sắp xếp mọi thứ trong một bố cục chuyên nghiệp.
Mẫu này bao gồm các phần dành riêng cho thông tin nhân viên, kỳ lương và mục đích của báo cáo chi tiêu, tiếp theo là bảng Phân tích chi tiêu chi tiết với các cột Ngày, Mô tả, Đi lại, Ăn uống, Chỗ ở, Điện thoại và Khác. Tổng phụ được tính tự động, giúp bạn có chế độ xem nhanh về tổng chi tiêu theo từng danh mục.
Phần Hóa đơn tích hợp sẵn cho phép người dùng ghi lại chi tiết hóa đơn — như ngày tháng, loại chi tiêu, mô tả và số tiền — kèm theo hình ảnh quét hoặc tệp đính kèm, giúp việc quản lý hồ sơ kiểm toán trở nên dễ dàng hơn.
❗️Theo dõi chi tiêu giúp bạn biết những gì đã xảy ra, chứ không phải những gì sắp xảy ra.
Các CEO không thích những bất ngờ trong các cuộc họp hội đồng quản trị đã xây dựng các bảng điều khiển hiển thị tốc độ tiêu hao vốn, chi tiêu dự án và tình hình tiền mặt trong một chế độ xem duy nhất. Cập nhật theo thời gian thực. Không ai phải nhớ điền bất kỳ thông tin nào cả. 👇🏼
2. Mẫu bảng tính chi tiêu
Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng mẫu bảng tính theo dõi chi tiêu trên Google Trang tính, chắc chắn bạn sẽ thích mẫu bảng tính theo dõi chi tiêu đơn giản và thân thiện với người mới bắt đầu này.
Tất cả những gì bạn cần làm là nhập chi tiết chi tiêu, chẳng hạn như mô tả ngắn gọn về khoản chi tiêu và số tiền. Chỉ vậy thôi! Bảng tính sau đó sẽ tự động tính tổng chi tiêu và thậm chí còn hiển thị tổng số tiền tiết kiệm được. Bạn còn có thể xem chế độ xem trực quan về các giao dịch, thu nhập, chi tiêu và số tiền tiết kiệm dưới dạng biểu đồ tròn.
Sử dụng mẫu này để theo dõi các khoản chi tiêu khác nhau, từ chi tiêu hàng ngày trong gia đình đến các khoản thanh toán thế chấp, phí bảo hiểm và hóa đơn thẻ tín dụng.
❗️Mẫu theo dõi chi tiêu miễn phí của bạn thực sự tốn bao nhiêu?
Tìm hiểu xem các chi phí ẩn xuất hiện ở đâu — và nhóm tài chính của bạn đang phải chi trả bao nhiêu để giải quyết chúng.
3. Mẫu theo dõi chi phí du lịch
Nếu bạn đang kinh doanh trong một lĩnh vực mà nhân viên thường xuyên phải đi công tác, mẫu theo dõi chi phí đi công tác đơn giản và dễ sử dụng này là công cụ không thể thiếu.
Mẫu này giúp bạn dễ dàng theo dõi chi tiết chuyến đi của từng nhân viên và xem tổng chi phí phát sinh trong chuyến đi. Ngoài ra, mẫu còn phân loại chi phí thành các mục riêng biệt, giúp bạn biết được số tiền đã chi cho vé máy bay, ăn uống và chỗ ở.
Bạn đang theo dõi các thông tin này để xác định những lĩnh vực có thể cắt giảm chi phí. Dễ dàng tạo các tab riêng biệt cho từng nhân viên trong cùng một bảng tính và theo dõi tổng chi phí đi lại.
Những giới hạn khi sử dụng Google Trang tính để theo dõi chi tiêu
Các mẫu theo dõi chi tiêu trên Google Trang tính rất phù hợp cho người mới bắt đầu, nhưng có một số giới hạn nhất định có thể khiến bạn không thể quản lý chi tiêu một cách toàn diện:
- Nhập dữ liệu thủ công: Bạn sẽ phải nhập chi tiết chi tiêu thủ công, khiến toàn bộ quá trình theo dõi chi tiêu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi
- Độ phức tạp: Các tính năng nâng cao trong Google Trang tính như tạo biểu đồ (biểu đồ tròn, biểu đồ radar, biểu đồ tiến độ), xác thực dữ liệu và sắp xếp yêu cầu kiến thức về công thức và hàm, điều này có thể không thân thiện với người dùng đối với tất cả mọi người
- Khả năng mở rộng: Việc xử lý các tập dữ liệu lớn hoặc đang theo dõi tài chính phức tạp có thể cản trở khả năng mở rộng đối với các tổ chức quy mô lớn
- Bảo mật: Việc chia sẻ dữ liệu tài chính nhạy cảm có thể gây lo ngại nếu không có cài đặt chia sẻ phù hợp
- Tích hợp: Giới hạn về khả năng tích hợp trực tiếp với phần mềm ngân hàng hoặc tài chính khi sử dụng Google Trang tính
- Tùy chỉnh: Các tùy chỉnh nâng cao có thể yêu cầu kiến thức về lập trình, khiến các mẫu Google Trang tính ít phù hợp hơn với người dùng không có kiến thức kỹ thuật
ClickUp: Giải pháp thay thế tốt nhất cho các mẫu theo dõi chi tiêu trên Google Trang tính
Chỉ đang theo dõi chi tiêu thôi là chưa đủ để kinh doanh của bạn phát triển mạnh mẽ. Bạn cần một chiến lược tài chính phù hợp, bao gồm việc xác định xu hướng và tìm kiếm các cơ hội tiết kiệm chi phí.
Mặc dù việc tạo mẫu báo cáo chi tiêu trong Excel và Google Trang tính rất đơn giản, nhưng chúng chỉ cung cấp những thông tin cơ bản.
Bạn cần phần mềm tiên tiến như ClickUp để tối ưu hóa việc quản lý chi tiêu. Đây là một nền tảng tất cả trong một giúp bạn hợp tác với nhóm của mình để tối ưu hóa việc lập ngân sách và quản lý chi tiêu kinh doanh. Các mẫu theo dõi chi tiêu của ClickUp tự động hóa việc theo dõi và giám sát chi tiêu, đồng thời cung cấp các phân tích chi tiết.
Dưới đây là năm mẫu theo dõi chi tiêu ClickUp hàng đầu mà bạn có thể sử dụng để thành thạo việc lập kế hoạch tài chính.
1. Mẫu báo cáo chi tiêu của ClickUp
Mẫu Báo cáo Chi tiêu của ClickUp giúp bạn theo dõi tất cả các khoản chi tiêu cá nhân và liên quan đến công việc tại một nơi duy nhất. Muốn thêm các danh mục chi tiêu khác nhau? Mở chế độ xem Bảng (Table View) trong ClickUp để bắt đầu. Muốn xem bạn đã thanh toán bao nhiêu cho các nhà cung cấp và nhà thầu? Kiểm tra các Bảng điều khiển (Dashboards) trong ClickUp để có cái nhìn tổng quan.
Điểm nổi bật nhất của mẫu này là bạn có thể cài đặt các trạng thái tùy chỉnh để theo dõi các khoản thanh toán đã được phê duyệt và bị từ chối, đồng thời áp dụng các Trường Tùy chỉnh để quản lý thông tin về ngày thanh toán, người nhận và số tiền.
Mẫu Báo cáo Chi phí của ClickUp giúp ghi chép chi phí cho các bộ phận kinh doanh khác nhau, từ đó bạn có thể quản lý ngân sách cho từng nhóm. Mẫu này còn cung cấp những thông tin hữu ích về chi phí kinh doanh, dự báo chi phí trong tương lai và thiết lập cấu trúc phân bổ chi phí cho các dự án.
2. Mẫu báo cáo chi tiêu hàng tháng của ClickUp
Việc thanh toán chậm trễ, thường xuyên bị thấu chi tài khoản ngân hàng và số dư phải trả ngày càng tăng đều là những dấu hiệu cho thấy dòng tiền yếu kém.
Một trong những cách để cải thiện việc quản lý dòng tiền là theo dõi và quản lý chi tiêu thường xuyên. Đây chính là lúc Mẫu Báo cáo Chi tiêu Hàng tháng của ClickUp phát huy tác dụng. Mẫu này rất thân thiện với người mới bắt đầu, cho phép bạn cài đặt các chi tiết ngân sách hàng tháng và theo dõi chi tiêu so với ngân sách đã đặt ra.
Bạn có thể sử dụng các thông tin chi tiết được tạo ra từ mẫu này để phân tích chi phí-lợi ích và cải thiện dòng tiền. Bằng cách đang theo dõi chi tiêu hàng tháng, bạn có thể giám sát hiệu quả ngân sách hàng năm của mình và đánh giá tiến độ tài chính mà bạn đang đạt được.
Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng theo dõi nhân viên của mình đang chi tiêu ở đâu và bao nhiêu. Từ khách sạn, phương tiện đi lại đến các bữa ăn, bạn có thể xác định số tiền được phân bổ trong bảng tính ngân sách và phân tích dòng tiền ra.
Tùy chỉnh mẫu để có chế độ xem các khoản chi phí cố định và biến đổi, đồng thời sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để dự báo các khoản chi phí trong tương lai.
3. Mẫu báo cáo chi tiêu của nhân viên do ClickUp cung cấp
Việc quản lý chi tiêu của nhân viên có thể là một công việc khá phức tạp. Bạn cần theo dõi hóa đơn, phân loại chi tiêu, xác minh và xử lý các khoản hoàn trả. Mẫu Báo cáo Chi tiêu Hàng tháng của ClickUp sẽ giúp bạn tối ưu hóa toàn bộ quy trình này.
Bạn có thể theo dõi chi tiêu của nhân viên theo thời gian thực, xem xét và phê duyệt các khoản chi tiêu, đồng thời tạo báo cáo chi tiêu chi tiết để theo dõi xu hướng chi tiêu. Điều này giúp tăng độ chính xác và giảm thời gian xử lý, mang lại sự hài lòng cho cả bạn và nhân viên.
4. Mẫu chi phí và báo cáo kinh doanh của ClickUp
Bạn muốn theo dõi ngân sách và chi tiêu tại một nơi duy nhất để nắm rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp? Mẫu Báo cáo và Chi tiêu Kinh doanh của ClickUp sẽ giúp bạn thực hiện chính xác việc đó. Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng thêm chi tiêu của mình, giúp bạn dễ dàng nắm rõ chi tiết chi tiêu của từng bộ phận.
Bạn có thể trực quan hóa các khoản chi tiêu và tìm ra các cơ hội tiết kiệm chi phí. Tính năng theo dõi thời gian tự động và cảnh báo về sự phụ thuộc trong mẫu này rất hữu ích cho việc quản lý chi phí tổng thể của dự án.
Hơn thế nữa, mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau để phân tích và báo cáo chi tiêu hiệu quả hơn. Bạn có thể thử chế độ xem "Báo cáo chi tiêu kinh doanh" để theo dõi chi tiêu và chế độ xem "Bảng phê duyệt" để chấp thuận hoặc từ chối các yêu cầu chi tiêu.
5. Mẫu báo cáo chi tiêu cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp
Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc quản lý chi tiêu. Họ thiếu nguồn lực, phải đối mặt với những giới hạn về dòng tiền, chi phí vận hành cao và khả năng tiếp cận tín dụng giới hạn, cùng nhiều yếu tố khác khiến họ gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động tài chính.
Bạn cần một mẫu chuyên dụng để giải quyết những vấn đề đặc thù này. Mẫu Báo cáo Chi phí Doanh nghiệp Nhỏ của ClickUp chính là lựa chọn phù hợp nhất dành cho bạn. Mẫu này tự động hóa việc theo dõi chi phí, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời tạo ra các biểu đồ và đồ thị trực quan để bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Bạn có thể sử dụng nó để tạo các công việc nhằm theo dõi chi tiêu của mình. Điểm nổi bật nhất là gì? Nó thậm chí còn tạo báo cáo cho mục đích khai thuế để giảm bớt gánh nặng tuân thủ cho bạn.
Tối ưu hóa tài chính với các mẫu theo dõi chi tiêu
Các mẫu Google Trang tính rất hữu ích cho việc theo dõi tài chính, nhưng bạn phải tốn quá nhiều nỗ lực để nhập chi tiêu, phân loại chúng theo danh mục và tính tổng chi tiêu.
Ngoài ra, các mẫu Google Trang tính còn thiếu các tính năng phân tích nâng cao, khiến việc nhận diện xu hướng chi tiêu trở nên khó khăn. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các mẫu nâng cao như mẫu theo dõi chi tiêu của ClickUp để tự động hóa và tối ưu hóa quá trình theo dõi chi tiêu.
Với các mẫu theo dõi chi tiêu của ClickUp, bạn có thể lập kế hoạch đề xuất ngân sách, theo dõi chi tiêu, nhận diện xu hướng, tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí và dự báo ngân sách — tất cả đều được thực hiện tại một nơi duy nhất.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp để sắp xếp và theo dõi chi tiêu hiệu quả hơn.