Bạn đau đầu khi nghĩ đến ngân sách và chi tiêu?
Chào mừng bạn đến với nhóm của chúng tôi — nơi mọi người đều phải vật lộn để quản lý tài chính, đổ mồ hôi hột khi theo dõi chi tiêu và mất trí mỗi khi được yêu cầu lập ngân sách.
Nhưng hãy chờ đã. Bạn không tệ trong việc quản lý tài chính. Bạn chỉ thiếu những công cụ phù hợp.
Google Trang tính là công cụ được ưa chuộng để theo dõi chi tiêu, đặc biệt là đối với những người không rành công nghệ, nhờ tính đơn giản và dễ học. Nhưng làm thế nào để bắt đầu?
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ ba mẫu theo dõi chi tiêu hàng đầu của Google Trang tính để giúp bạn quản lý chi tiêu cá nhân và kinh doanh tốt hơn.
Điều gì tạo nên một mẫu theo dõi chi tiêu tốt trên Google Trang tính?
Một mẫu theo dõi chi phí kinh doanh tốt trên Google Trang tính phải trực quan, thân thiện với người dùng và có thể tùy chỉnh. Các tính năng chính của một mẫu báo cáo chi phí hiệu quả bao gồm:
- Các danh mục được xác định rõ ràng: Nên có các danh mục cho các loại chi phí khác nhau như chi phí cố định, chi phí biến đổi và các danh mục phụ trong mỗi danh mục lớn hơn
- Tự động hóa: Một mẫu tốt có sẵn các công thức để tự động tính tổng chi phí, chi tiêu, tiền mặt dư thừa, v.v.
- Hỗ trợ trực quan: Mẫu theo dõi chi tiêu của bạn phải có thể tự động tạo biểu đồ để xác định xu hướng liên quan đến chi tiêu
- Tính linh hoạt: Mặc dù các danh mục được xác định rõ ràng và các công cụ hỗ trợ trực quan là rất quan trọng, nhưng tính linh hoạt trong việc thêm hoặc bớt một mục hoặc tùy chỉnh mẫu trong thương hiệu của bạn cũng rất quan trọng
- Cộng tác: Mẫu cũng phải cho phép cộng tác liền mạch với những người khác để theo dõi tổng chi phí kinh doanh
Các tính năng này tạo nên các mẫu theo dõi chi tiêu Google Trang tính tuyệt vời cho việc kế toán.
3 mẫu theo dõi chi tiêu trên Google Trang tính hàng đầu để thử
Hãy cùng xem ba mẫu miễn phí có thể giúp bạn quản lý tài chính dễ dàng hơn nhiều.
1. Mẫu báo cáo chi phí kinh doanh hàng tháng
Nếu bạn muốn có một công cụ theo dõi chi tiêu hàng tháng chức năng, định dạng tốt cho mục đích kinh doanh, Mẫu báo cáo chi tiêu kinh doanh hàng tháng là lựa chọn phù hợp cho bạn.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để hợp lý hóa báo cáo chi phí kinh doanh hàng tháng bằng cách tạo các trang riêng cho từng nhân viên. Điều này giúp bạn có chế độ xem toàn diện về tất cả các chi phí trong một trang tổng hợp.
Bạn cũng có thể sử dụng nhiều bộ lọc, chẳng hạn như tên nhân viên, ID nhân viên, bộ phận, v.v., để xem chi tiêu hàng tháng theo các định dạng khác nhau. Điều khiến nó trở nên thú vị hơn là bạn có thể tùy chỉnh mẫu theo màu sắc và phông chữ của thương hiệu và in hoặc tải xuống theo yêu cầu.
2. Mẫu bảng chi tiêu
Nếu bạn đang sử dụng mẫu Theo dõi chi tiêu trên Google Trang tính lần đầu tiên, bạn chắc chắn sẽ thích Mẫu theo dõi chi tiêu đơn giản và thân thiện với người mới bắt đầu này.
Tất cả những gì bạn cần làm là thêm chi tiết chi tiêu, chẳng hạn như mô tả ngắn gọn về chi tiêu và số tiền. Vậy là xong! Bảng tính sẽ tự động tính tổng chi tiêu và thậm chí cung cấp tổng số tiền tiết kiệm được. Bạn còn có thể xem giao dịch, thu nhập, chi tiêu và tiết kiệm của mình dưới dạng biểu đồ tròn.
Sử dụng mẫu này để theo dõi các chi phí khác nhau, từ chi phí sinh hoạt hàng ngày đến thanh toán thế chấp, phí bảo hiểm và hóa đơn thẻ tín dụng.
3. Mẫu theo dõi chi phí đi lại
Nếu bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực mà nhân viên thường xuyên phải đi công tác, Mẫu theo dõi chi phí đi lại đơn giản, thân thiện với người dùng này là thứ bạn không thể thiếu.
Mẫu này giúp bạn dễ dàng theo dõi chi tiết chuyến đi của từng nhân viên và xem tổng chi phí phát sinh trong chuyến đi. Mẫu này cũng cung cấp các danh mục chi phí riêng biệt, để bạn biết chi phí cho vé máy bay, ăn uống và lưu trú là bao nhiêu.
Bạn có thể theo dõi những thông tin chi tiết này để tìm ra những lĩnh vực có thể cắt giảm chi phí. Dễ dàng tạo các tab riêng cho từng nhân viên trong một trang tính và theo dõi tổng chi phí đi lại.
Hạn chế của việc sử dụng Google Trang tính để theo dõi chi tiêu
Các mẫu theo dõi chi tiêu của Google Trang tính rất phù hợp cho người mới bắt đầu, nhưng có một số giới hạn nhất định có thể không giúp bạn quản lý chi tiêu một cách toàn diện:
- Nhập dữ liệu thủ công: Bạn sẽ phải nhập chi tiết chi phí thủ công, khiến toàn bộ hoạt động theo dõi chi phí tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi
- Độ phức tạp: Các tính năng nâng cao trong Google Trang tính như vẽ biểu đồ (biểu đồ tròn, biểu đồ radar, biểu đồ tiến độ), xác thực dữ liệu và sắp xếp yêu cầu kiến thức về công thức và hàm, điều này có thể không thân thiện với tất cả người dùng
- Khả năng mở rộng: Xử lý các tập dữ liệu lớn hoặc theo dõi tài chính phức tạp có thể cản trở khả năng mở rộng cho các tổ chức lớn hơn
- Bảo mật: Chia sẻ dữ liệu tài chính nhạy cảm là một vấn đề đáng lo ngại nếu không có cài đặt chia sẻ phù hợp
- Tích hợp: Tích hợp trực tiếp với phần mềm ngân hàng hoặc tài chính bị giới hạn khi làm việc với Google Trang tính
- Tùy chỉnh: Tùy chỉnh nâng cao có thể yêu cầu kiến thức về lập trình, khiến các mẫu Google Trang tính ít phù hợp hơn với người dùng không có kiến thức kỹ thuật
ClickUp: Mẫu theo dõi chi tiêu thay thế tốt nhất cho Google Trang tính
Chỉ theo dõi chi phí là không đủ để kinh doanh phát triển. Bạn cần một chiến lược tài chính phù hợp, bao gồm xác định xu hướng và tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí.
Mặc dù việc tạo mẫu báo cáo chi tiêu trong Excel và Google Trang tính rất dễ dàng, nhưng chúng chỉ cung cấp những thông tin cơ bản.
Bạn cần phần mềm tiên tiến như ClickUp để tối ưu hóa việc quản lý chi phí. Đây là nền tảng tất cả trong một giúp bạn hợp tác với nhóm để hợp lý hóa ngân sách và chi phí kinh doanh. Các mẫu theo dõi chi phí của ClickUp tự động hóa việc theo dõi và giám sát chi phí, đồng thời cung cấp phân tích chi tiết.
Dưới đây là năm mẫu theo dõi chi tiêu ClickUp hàng đầu mà bạn có thể sử dụng để thành thạo kế hoạch tài chính.
1. Mẫu báo cáo chi phí của ClickUp
Mẫu báo cáo chi phí ClickUp giúp bạn theo dõi tất cả các chi phí cá nhân và liên quan đến kinh doanh ở một nơi. Muốn thêm các loại chi phí khác nhau? Mở chế độ xem bảng ClickUp để bắt đầu. Muốn xem bạn đã trả bao nhiêu cho nhà cung cấp và nhà thầu? Kiểm tra bảng điều khiển trong ClickUp để xem tổng quan.
Phần hay nhất của mẫu này là bạn có thể đặt trạng thái tùy chỉnh để theo dõi các khoản thanh toán đã được chấp thuận và bị từ chối, đồng thời áp dụng các trường tùy chỉnh để quản lý ngày thanh toán, người nhận thanh toán và chi tiết số tiền.
Mẫu báo cáo chi phí ClickUp giúp ghi lại chi phí cho các bộ phận kinh doanh khác nhau để bạn có thể quản lý ngân sách cho từng nhóm. Nó cũng cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về chi phí kinh doanh, dự báo chi phí trong tương lai và thiết lập cấu trúc phân tích chi phí cho các dự án.
2. Mẫu báo cáo chi tiêu hàng tháng của ClickUp
Thanh toán chậm trễ, thấu chi ngân hàng thường xuyên và các khoản phải trả ngày càng tăng là những dấu hiệu của luồng tiền mặt kém.
Một cách để cải thiện quản lý luồng tiền mặt là theo dõi và quản lý chi tiêu của bạn thường xuyên. Đây là lúc Mẫu báo cáo chi tiêu hàng tháng của ClickUp phát huy tác dụng. Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này cho phép bạn thiết lập chi tiết ngân sách hàng tháng và theo dõi chi tiêu so với ngân sách đã thiết lập.
Bạn có thể sử dụng thông tin chi tiết từ mẫu này để phân tích chi phí-lợi ích và cải thiện luồng tiền mặt. Bằng cách theo dõi chi phí hàng tháng, bạn có thể giám sát hiệu quả ngân sách hàng năm và tiến độ tài chính của mình.
Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng theo dõi nhân viên của mình đang chi tiêu ở đâu và bao nhiêu. Từ khách sạn đến phương tiện đi lại, ăn uống, bạn có thể xác định số tiền được phân bổ trong bảng tính ngân sách và phân tích dòng tiền ra.
Tùy chỉnh mẫu để xem chi phí cố định và chi phí biến đổi, đồng thời sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để dự báo chi phí trong tương lai.
3. Mẫu báo cáo chi phí của nhân viên bởi ClickUp
Quản lý chi phí của nhân viên có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Bạn cần theo dõi hóa đơn, phân loại chi phí, xác minh và xử lý các khoản hoàn trả. Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng của ClickUp giúp bạn hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
Bạn có thể theo dõi chi phí của nhân viên trong thời gian thực, xem xét và phê duyệt chi phí, đồng thời tạo báo cáo chi phí chi tiết để giám sát các mẫu chi tiêu. Điều này giúp tăng độ chính xác và giảm thời gian xử lý, khiến bạn và nhân viên của bạn hài lòng.
4. Mẫu báo cáo và chi phí kinh doanh của ClickUp
Bạn muốn theo dõi ngân sách và chi tiêu của mình ở một nơi để xem tình hình tài chính của doanh nghiệp? Mẫu Chi phí và Báo cáo Kinh doanh của ClickUp giúp bạn làm chính xác điều đó. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng thêm chi tiêu của họ, giúp bạn dễ dàng biết chi tiêu chính xác của từng bộ phận.
Bạn có thể hình dung chi tiêu và tìm cơ hội tiết kiệm chi phí. Tính năng theo dõi thời gian tự động và cảnh báo phụ thuộc trong mẫu này rất hữu ích cho việc quản lý chi phí dự án tổng thể.
Hơn thế nữa? Mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem để phân tích và báo cáo chi phí tốt hơn. Bạn có thể thử Chế độ xem Báo cáo chi phí kinh doanh để theo dõi chi phí và Chế độ xem Bảng phê duyệt để phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu chi phí.
5. Mẫu báo cáo chi phí kinh doanh nhỏ của ClickUp
Các doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí. Họ thiếu nguồn lực, phải đối mặt với những hạn chế về luồng tiền mặt, chi phí hoạt động cao và khả năng tiếp cận tín dụng hạn chế, cùng với một số yếu tố khác khiến họ khó có thể tồn tại về mặt tài chính.
Bạn cần một mẫu chuyên dụng để giải quyết những vấn đề đặc thù này. Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp chính là thứ bạn cần. Mẫu này tự động hóa việc theo dõi chi phí, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời tạo ra các biểu đồ và đồ thị trực quan để bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Bạn có thể sử dụng nó để tạo công việc theo dõi chi tiêu của mình. Phần hay nhất? Nó thậm chí còn tạo báo cáo cho mục đích thuế để giảm gánh nặng tuân thủ của bạn.
Hợp lý hóa tài chính với các mẫu theo dõi chi tiêu
Các mẫu Google Trang tính rất hữu ích để theo dõi tài chính, nhưng bạn phải nỗ lực quá nhiều để nhập chi phí, phân loại chúng thành các danh mục và tính tổng chi tiêu.
Ngoài ra, các mẫu Google Trang tính cũng thiếu các tính năng phân tích nâng cao, khiến việc phát hiện xu hướng chi tiêu trở nên khó khăn. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các mẫu nâng cao như mẫu theo dõi chi tiêu của ClickUp để tự động hóa và hợp lý hóa việc theo dõi chi tiêu.
Với các mẫu theo dõi chi phí của ClickUp, bạn có thể lập kế hoạch đề xuất ngân sách, theo dõi chi phí, phát hiện xu hướng, tìm cơ hội tiết kiệm chi phí và dự báo ngân sách — tất cả chỉ trong một nơi.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp để tổ chức và theo dõi chi tiêu của bạn tốt hơn.