Antonio là một chuyên gia ngôn từ tại Tribal Credit, công ty dịch vụ tài chính dành riêng cho các công ty khởi nghiệp. Anh có hơn 5 năm kinh nghiệm kể chuyện về những người ra quyết định trong lĩnh vực công vụ và hiện đang làm việc trong lĩnh vực tài chính và khởi nghiệp. Khi không phải làm việc để thử nghiệm khả năng chịu caffeine, anh thích tập Muay-Thái hoặc đọc tiểu thuyết.
Cân bằng giữa nhịp độ nhanh của công ty với công việc đòi hỏi sự chính xác, chẳng hạn như quản lý chi phí, ngày càng trở thành thách thức đối với năng suất.
Một báo cáo từ SAP Concur cho thấy 6 trong số 10 nhân viên đã nộp ít nhất một báo cáo chi phí không chính xác và ít nhất 33% đã nộp tài liệu có năm lỗi trở lên.
Để tìm ra những điểm không chính xác này, các cộng tác viên phải quét từng mục nhập mà không có đảm bảo sẽ tìm ra được. Điều này có thể dẫn đến chi phí cao và rủi ro tuân thủ.
Ngày nay, chúng ta có các công cụ quản lý chuyên dụng để giải quyết những vấn đề này và đo lường năng suất để phát hiện các cơ hội.
Vậy tại sao điều này vẫn còn tồn tại?
Thách thức không phải là thiếu công cụ mà là số lượng công cụ ngày càng tăng. Các nhà lãnh đạo tài chính cần chọn công cụ và dịch vụ nào là tối ưu cho hiệu suất của nhóm, và công việc này thường rất phức tạp.
Nếu nhóm của bạn cần một chút hỗ trợ, chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ.
Dưới đây là năm mẹo để tăng năng suất và độ chính xác của nhóm quản lý chi phí của bạn.
Nhưng trước hết, hãy bắt đầu từ những điều cơ bản.
Nhóm quản lý chi phí cần làm những việc gì?
Bạn còn nhớ chuyến công tác đầu tiên của mình không? Chúng tôi nhớ, và cũng nhớ rằng chúng tôi đã làm mất cả hai biên lai vé máy bay, nên không thể nộp cho nhóm kế toán. Chắc chắn, chúng tôi đã nhận được cái nhìn thất vọng kinh điển.
Để ngăn chặn các vấn đề như đã đề cập ở trên, nhóm quản lý chi phí sẽ kiểm tra xem mọi chi phí có hợp lý và nằm trong ngân sách của dự án hay không, bằng cách sử dụng tất cả các vé, hóa đơn hoặc chứng từ mà bạn đã thu thập trong chuyến đi để đảm bảo tính trách nhiệm trong hoạt động của công ty. Về cơ bản, họ là người bảo vệ luồng tiền mặt của công ty và công việc của họ rất quan trọng đối với sức khỏe tài chính!
Nếu không có một nhóm quản lý chi phí với hàm chức năng quan trọng như vậy, toàn bộ hoạt động của công ty có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Bởi vì không có công ty nào trên thế giới muốn hết tiền, phải không?
Hãy tưởng tượng: CB Insights cho rằng cạn kiệt tiền mặt là lý do đầu tiên khiến các công ty khởi nghiệp thất bại. Sau khi phân tích hơn 100 báo cáo sau khi thất bại, họ nhận ra rằng dự báo chi phí không chính xác là một trong những lý do chính khiến họ không thể đảm bảo sự tham gia của các nhà đầu tư trong các vòng tiếp theo.
Đó là lý do tại sao sự kết hợp chính xác giữa các công cụ và dịch vụ có thể tăng năng suất cho nhóm quản lý chi phí có thể mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức.
Mẹo số 1: Theo dõi thời gian thực
Trước đây, khi chi phí còn được ghi chép trên giấy, một thiết bị có thể cho biết thời gian, địa điểm và cách thức chi tiêu dòng tiền mặt theo thời gian thực là thứ quý giá nhất đối với bộ phận kế toán.
Các công ty cần có nhóm quản lý chi phí để dự đoán các bất thường có thể xảy ra, vì luôn tốt hơn là chủ động và hành động càng sớm càng tốt.
Dựa trên điểm cân bằng cho mỗi kỳ hoạt động, các nhóm có thể đặt giới hạn chi phí và sử dụng bảng điều khiển cho phép họ theo dõi luồng tiền di chuyển theo thời gian thực và phát hiện bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào.
Mẹo #2: Tạo báo cáo chỉ với vài cú nhấp chuột
Aberdeen Group ước tính rằng việc xử lý một báo cáo chi phí duy nhất tốn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trung bình 35 USD.
Bạn không nghĩ rằng việc kiểm tra lại sẽ ít tốn kém hơn là làm lại từ đầu sao?
Dành ít thời gian hơn cho việc tạo báo cáo và tạo không gian thoải mái cho nhóm của bạn để kiểm tra các điểm không nhất quán.
Sử dụng các giải pháp phần mềm như Bảng điều khiển của ClickUp và các công cụ của họ để tạo báo cáo cho phép nhóm tối ưu hóa năng suất, cắt giảm thời gian cần thiết để soạn thảo báo cáo.
Ngoài ra, bạn có thể tạo trung tâm điều khiển nhiệm vụ riêng cho toàn bộ nhóm của mình. Bằng cách này, bạn có thể có được những thông tin chi tiết quý giá về công việc của nhóm và xác định chính xác những điểm cần cải thiện trong quy trình báo cáo chi phí để giảm chi phí.
📌 Mẹo chuyên nghiệp: Xem ClickUp University: Tận dụng báo cáo với bảng điều khiển
Mẹo #3: Kể câu chuyện và xây dựng cầu nối
Không có gì lạ khi các nhóm tài chính (và các chuyên gia tài chính nói chung) gặp khó khăn trong việc truyền đạt kiến thức và hiểu biết của mình một cách dễ hiểu và thuyết phục—ít nhất là đối với những người chưa có kinh nghiệm.
Khi được hỏi tại sao biểu đồ và bảng biểu chỉ là những tập hợp khô khan của các số liệu thống kê nhàm chán, Edward Tufte (người được Bloomberg mệnh danh là Galileo của biểu đồ ) đã trả lời:
Nếu số liệu thống kê nhàm chán, thì bạn đã chọn sai số.
Tránh làm báo cáo nhàm chán, không chỉ vì mục đích giải trí mà chủ yếu là để đảm bảo tính rõ ràng.
Hãy kết hợp các kỹ thuật hỗ trợ trực quan và kể chuyện vào quy trình làm việc của bạn, và bạn sẽ thấy được sự cải thiện đáng kể trong giao tiếp giữa các nhóm.
Mẹo #4: Ra quyết định một cách dễ dàng
Các nhà lãnh đạo tài chính và người ra quyết định kinh doanh có thể tập trung gần như hoàn toàn vào kế hoạch và chiến lược nếu nhóm có thể tạo ra những hiểu biết sâu sắc với dữ liệu chất lượng theo thời gian thực—nhờ các công cụ như bảng điều khiển và báo cáo bằng một cú nhấp chuột.
Theo khảo sát CFO hàng năm của Gartner, ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo tài chính trong năm 2021 là phân tích dữ liệu nâng cao.
Tầm quan trọng và sự phức tạp của phân tích dữ liệu nâng cao và các công cụ kỹ thuật số trong quá trình chuyển đổi bộ phận tài chính sẽ là yếu tố cơ bản để các bên liên quan thúc đẩy công việc của mình lên một tầm cao mới.
Việc có các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp để hỗ trợ quá trình chuyển đổi là rất quan trọng.
Phần thưởng: Mẫu sổ cái tổng hợp
Mẹo số 5: Đầu tư vào nhóm của bạn
Một nghiên cứu của AMI-Partners cho thấy, mỗi nhân viên có thể tiết kiệm tới 500 giờ mỗi năm nhờ sử dụng giải pháp tích hợp chi phí, du lịch và hóa đơn.
Việc tích hợp các dịch vụ chuyên biệt cho quản lý chi phí giúp họ tái đầu tư thời gian tiết kiệm được vào các hoạt động quan trọng, chẳng hạn như:
- Phân tích xu hướng chi tiêu
- Tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí
- Học và áp dụng các tính năng mới của giải pháp
Mọi tài sản bạn đầu tư để nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng thay vì những việc khẩn cấp sẽ tạo ra sự khác biệt giữa quản lý giúp tăng năng suất và quản lý không mang lại hiệu quả.
Và điều đó cũng giúp tăng cơ hội để công ty duy trì tình hình tài chính lành mạnh.
Quản lý chi phí thành công bắt đầu từ đây
Cầu nối được xây dựng giữa các phương pháp quản lý dự án và các thủ thuật thực tế với các nhóm quản lý tài chính và chi phí nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc.
Bằng cách thu thập dữ liệu và tập trung vào một không gian duy nhất, họ sẽ có mọi thứ cần thiết để hành động mà không phải lo lắng về tình trạng quá tải.
Đặt nhóm quản lý chi phí vào vị trí hàng đầu về năng suất với các công cụ phù hợp và sự đổi mới tiên tiến là điều cần thiết.
Đừng để bị đồng nghiệp nhìn với ánh mắt thất vọng vì vé máy bay bị thiếu nữa.