Giả sử bạn có 10 công việc cần hoàn thành.
Gộp các công việc tương tự lại với nhau, phân công công việc, tự động hóa và hoàn thành Danh sách công việc càng nhanh càng tốt là những cách làm hiệu quả. Chọn những công việc quan trọng nhất để tập trung năng lượng vào trước tiên mới là cách làm hiệu quả.
Trên lý thuyết, điều này nghe có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, trong các tổ chức thực hiện các dự án quy mô lớn với sự tham gia của nhiều người, việc cân bằng giữa hiệu suất và hiệu quả có thể là một thách thức.
Trong bài viết trên blog này, chúng tôi đã mang đến những lời khuyên hữu ích.
Hiệu suất là gì?
Hiệu suất đề cập đến khả năng hoàn thành nhiều việc cần làm hơn với thời gian và nguồn lực tối thiểu. Khi bạn hướng đến hiệu suất, bạn sẽ:
Giảm thiểu lãng phí về thời gian và nguyên vật liệu. Ví dụ, đối với một dây chuyền lắp ráp hiệu quả, việc cần làm là thực hiện mọi biện pháp để loại bỏ khoảng trống thời gian giữa hai công đoạn liên tiếp và tránh sử dụng các nguồn lực không cần thiết.
Cải thiện quy trình bằng cách tối ưu hóa luồng công việc và loại bỏ các điểm tắc nghẽn. Ví dụ, một quản lý dự án dịch vụ sẽ đảm bảo thông tin được truyền đạt đến tất cả các thành viên trong nhóm thông qua các buổi họp đứng, các buổi đánh giá lại, v.v.
Tối đa hóa năng suất bằng các công cụ và tự động hóa. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm có thể thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng tự động để đảm bảo thực hiện được nhiều bài kiểm tra hơn mỗi giờ.
Đo lường mọi thứ. Một khía cạnh quan trọng của hiệu suất là các chỉ số đo lường. Các nhóm sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) cho từng giai đoạn của quy trình để đảm bảo kết quả đầu ra được tối đa hóa.
Mặc dù hiệu quả không hoàn toàn trái ngược với hiệu suất, nhưng hai khái niệm này vẫn có sự khác biệt. Hãy cùng tìm hiểu điều đó.
Hiệu quả là gì?
Hiệu quả là khả năng của một tổ chức trong việc thực hiện những việc cần làm để đạt được kết quả mong muốn. Khi bạn hướng đến hiệu quả, bạn sẽ:
- Đặt ra các mục tiêu rõ ràng để làm kim chỉ nam cho quá trình ra quyết định trong suốt dự án
- Ưu tiên các công việc sẽ góp phần giúp bạn đạt được các mục tiêu mà bạn đã đề ra cho bản thân
- Tập trung vào việc tạo ra giá trị bằng cách ưu tiên các công việc quan trọng hơn các công việc khẩn cấp, đồng thời thúc đẩy các mục tiêu chiến lược dài hạn.
- Nhìn nhận bức tranh tổng thể về giá trị kinh doanh, trải nghiệm khách hàng, đổi mới và giá trị cho cổ đông
Những điểm khác biệt chính giữa hiệu suất và hiệu quả
Nói một cách đơn giản, hiệu suất là làm việc tốt hoặc đúng cách. Hiệu quả là làm những việc đúng đắn. Điều này được áp dụng như thế nào trong công việc thực tế? Hãy cùng tìm hiểu.
Tập trung vào nguồn lực so với kết quả
Hiệu suất tập trung vào việc tối đa hóa nguồn lực. Đó là việc đạt được sản lượng tối đa từ mỗi đơn vị đầu vào.
Ví dụ, nếu bạn đang làm bánh, bạn sẽ được coi là hiệu quả nếu sử dụng từng hạt đường hay từng giọt bơ vào sản phẩm cuối cùng.
Hiệu quả tập trung vào việc đạt được kết quả mong muốn. Điều này liên quan đến việc nâng cao chất lượng và tính hữu ích của sản phẩm.
Ví dụ, trong nỗ lực hướng tới hiệu quả, bạn sẽ thay thế đường bằng stevia để đáp ứng nhu cầu của một nhóm khách hàng rộng hơn có những lo ngại về chế độ ăn uống, ngay cả khi nó đắt đỏ.
Ngắn hạn so với dài hạn
Hiệu suất thường tập trung vào kết quả ngắn hạn. Mục tiêu của nó là tối ưu hóa mọi khía cạnh nhỏ nhất của quy trình để loại bỏ sự lãng phí. Một nhân viên bán hàng hiệu suất cao có thể tận dụng từng phút trong ngày để thực hiện các cuộc gọi nhằm đạt được hiệu suất cao.
Hiệu quả tập trung vào kết quả lâu dài. Mục tiêu của nó là nâng cao tác động đến khách hàng để tối đa hóa giá trị. Việc cần làm của một nhân viên bán hàng hiệu quả là tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng, tùy chỉnh nội dung thuyết trình và liên hệ với đúng đối tượng khách hàng tiềm năng.
Chi tiết so với tổng thể
Hiệu suất tập trung vào những chi tiết nhỏ nhất. Đó là từng hạt đường và từng giọt bơ. Thông thường, các doanh nghiệp tập trung vào việc nâng cao hiệu suất của các đơn vị nhỏ trong tổ chức, chẳng hạn như một cá nhân hoặc một nhóm.
Hiệu quả tập trung vào bức tranh tổng thể — tức là tăng cường tác động của toàn bộ hệ thống. Để đo lường hiệu quả, các doanh nghiệp tập trung vào nhu cầu của khách hàng, giá trị, tính bền vững và lợi thế cạnh tranh. Ở đây, các tổ chức sẽ chú trọng đảm bảo rằng tất cả các yếu tố trong hệ thống đều phối hợp nhịp nhàng với nhau.
Các chỉ số và phương pháp đo lường
Hiệu suất được theo dõi và đo lường chặt chẽ ở cấp độ triển khai quy trình/dự án. Các nhóm sử dụng các chỉ số KPI như sản lượng mỗi giờ, thời gian xử lý, thời gian chu kỳ, mức độ sử dụng tài nguyên, v.v.
Hiệu quả cũng được theo dõi chặt chẽ, nhưng ở cấp độ kinh doanh. Các nhóm sử dụng các chỉ số như mức độ hài lòng của khách hàng (CSAT), tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ chấp nhận sản phẩm/tính năng, v.v.
Hãy tóm tắt lại.
| Tính năng | Hiệu suất | Hiệu quả |
|---|---|---|
| Tập trung | Tăng sản lượng dự án | Đạt được các kết quả kinh doanh |
| Mục tiêu | Tối đa hóa việc sử dụng | Tối đa hóa giá trị kinh doanh |
| Khung thời gian | Ngắn hạn, thường là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý | Dài hạn, thường là 1-5 năm |
| Khả năng áp dụng | Chi tiết, ở cấp độ quy trình hoặc dự án | Tổng quan, ở cấp độ bộ phận hoặc tổ chức |
| Các chỉ số | Tỷ lệ sử dụng tài nguyên, năng suất lao động, tỷ lệ lỗi, tỷ lệ đạt yêu cầu ngay từ lần đầu | Chi tiết, ở cấp độ quy trình hoặc dự án |
| Trách nhiệm | Cá nhân, trưởng nhóm, quản lý dự án | Các nhà quản lý dự án, trưởng bộ phận, các nhóm làm việc liên chức năng |
Khi xem xét những điểm khác biệt này, có thể bạn sẽ nghĩ rằng nên chọn một trong hai. Nếu làm vậy, đó sẽ là một sai lầm. Đối với thành công của bất kỳ tổ chức nào, cả hiệu suất và hiệu quả đều rất quan trọng.
Tại sao cả hiệu suất và hiệu quả đều quan trọng
Hiệu suất và hiệu quả đều là những yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng giúp thực hiện đúng việc cần làm theo cách đúng đắn. Và đó là một sự kết hợp mạnh mẽ. Hãy cùng xem điều này được áp dụng như thế nào thông qua ví dụ về một dự án phát triển phần mềm.
Không hiệu quả cũng không hiệu suất
Khi một nhóm phát triển không đạt được cả hiệu suất lẫn hiệu quả, các dự án của họ sẽ bị trì hoãn, chất lượng phần mềm sẽ không đồng đều, các bên liên quan trong kinh doanh sẽ không hài lòng và dự án rất có thể sẽ thất bại.
Hiệu quả về mặt kỹ thuật nhưng không hiệu quả về mặt thực tế
Hiệu suất kỹ thuật sẽ đảm bảo bạn hoàn thành công việc đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Các nhóm của bạn sẽ được sử dụng hiệu quả và có năng suất cao.
Tuy nhiên, do thiếu hiệu quả, họ có thể không ưu tiên các công việc quan trọng nhất. Họ có thể đã phát triển các tính năng không đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, từ đó gây ra sự thất bại của dự án.
Hiệu quả nhưng không hiệu suất
Khi các nhóm hoạt động hiệu quả, họ sẽ ưu tiên những việc đúng đắn. Họ tập trung giải quyết những vấn đề cấp bách và quan trọng. Họ tạo ra giá trị kinh doanh cho mỗi người dùng.
Tuy nhiên, do thiếu hiệu quả, họ có thể mất quá nhiều thời gian và tiêu tốn quá nhiều ngân sách. Họ sẽ không thể khắc phục được các điểm nghẽn, điều này thậm chí có thể khiến dự án không bao giờ được hoàn thành.
Hiệu quả và hiệu suất
Một nhóm làm việc hiệu quả và hiệu suất cao sẽ:
- Phát triển các tính năng mà khách hàng cần và mong muốn
- Giải quyết đúng vấn đề với phần mềm chất lượng cao
- Tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm người dùng xuất sắc
- Hoàn thành đúng hạn và trong phạm vi ngân sách — đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn
- Sử dụng tối ưu kỹ năng và thời gian của nhóm phát triển
Tóm lại, hiệu suất và hiệu quả là hai khái niệm bổ sung cho nhau. Các nhóm chuyên nghiệp cần tối ưu hóa cả hai một cách nhất quán. Dưới đây là cách thực hiện.
Các chiến lược để nâng cao hiệu suất và hiệu quả
Thông thường, việc chỉ cải thiện một trong hai yếu tố này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến yếu tố còn lại. Ví dụ, nếu bạn tập trung quá nhiều vào việc giảm lãng phí, bạn có thể tạo ra những sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Đương nhiên, đường rẻ hơn stevia. Nhưng đối với một khách hàng muốn mua bánh keto, loại bánh có đường là không hiệu quả—về cơ bản, toàn bộ sản phẩm đó đều là lãng phí.
Các nhà lãnh đạo kinh doanh giỏi đều hiểu rõ điều này. Vì vậy, họ luôn nỗ lực tìm kiếm sự cân bằng phù hợp giữa hiệu suất tối ưu và hiệu quả. Để làm được việc này một cách hiệu quả, bạn cần một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp.
Các công cụ và kỹ thuật để nâng cao hiệu suất
Trước khi tối ưu hóa bất kỳ điều gì, hãy hiểu rõ những gì nó bao hàm. Cài đặt các hệ thống phù hợp để theo dõi hiệu suất hiện tại một cách toàn diện.
Lập kế hoạch công việc
Hãy coi hiệu suất là một mục tiêu quan trọng trong kế hoạch tổ chức của bạn. Chia dự án thành các phần nhỏ, dễ quản lý. Phân công người dùng và theo dõi tiến độ bằng hệ thống quản lý công việc như nhiệm vụ ClickUp. Tổng hợp tất cả thông tin liên quan, liên kết các nguồn lực, thêm danh sách kiểm tra và sử dụng tính năng bình luận lồng nhau để biến các công việc này thành nguồn thông tin chính xác duy nhất trong dự án.
Theo dõi thời gian
Thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc là chỉ số quan trọng đánh giá hiệu suất. Vì vậy, dù bạn làm việc trong lĩnh vực quản lý xây dựng hay phát triển phần mềm, hãy theo dõi thời gian dành cho từng công việc.
Sử dụng tính năng Theo dõi Thời gian Dự án của ClickUp để ước tính thời gian bạn cho rằng sẽ cần để hoàn thành một công việc. Khi công việc hoàn thành, so sánh ước tính với kết quả thực tế để hiểu rõ những khoảng cách. Tận dụng những thông tin chi tiết từ báo cáo theo dõi thời gian để nâng cao hiệu suất trong các dự án tương lai.
Ví dụ, nếu bạn ước tính rằng việc phát triển một tính năng nhất định mất 2 giờ, nhưng thực tế lại mất 4 giờ, thì quy trình của bạn không hiệu quả như bạn nghĩ.
Điều này có thể do luồng thông tin không hợp lý, thiếu các công cụ cần thiết hoặc không có bộ kỹ năng phù hợp. Xác định nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp giảm thiểu khoảng cách về hiệu suất này.
Theo dõi kết quả
Hiệu suất được đo lường thông qua những cải thiện nhỏ nhưng liên tục trong các chỉ số. Để đạt được những cải thiện này, các tổ chức cần theo dõi và giám sát hiệu suất theo thời gian thực thông qua báo cáo dựa trên các chỉ số KPI.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để tạo các báo cáo bạn cần và trên dòng thời gian bạn cần. Dù bạn cần bảng chấm công hàng tháng, báo cáo sử dụng nguồn lực hàng tuần hay báo cáo năng suất hàng ngày, hãy cài đặt các tiện ích phù hợp và chia sẻ chúng một cách bảo mật với tất cả các bên liên quan.
Tự động hóa
Khi đã có đầy đủ dữ liệu cần thiết, hãy tự động hóa mọi quy trình không cần sự can thiệp của con người. Với hơn 100 mẫu tự động hóa quản lý dự án của ClickUp, bạn có thể tối ưu hóa các quy trình làm việc kém hiệu quả. Dù đó là việc tự động thay đổi trạng thái, phân công lại người dùng hay gửi email/thông báo, hãy thiết lập để các quy trình này hoạt động độc lập và hiệu quả.
Khi bạn cần thêm một chút hỗ trợ, hãy sử dụng ClickUp Brain để tạo bản cập nhật dự án, tìm ra câu trả lời chính xác, xây dựng quy trình tự động hóa, viết nội dung chất lượng và nhiều hơn thế nữa.
Sau khi đã giải quyết xong các vấn đề hiệu suất chi tiết, đã đến lúc chuyển sang xem xét hiệu quả tổng thể.
Thông tin thêm về cách cải thiện hiệu suất quy trình làm việc có tại đây.
Các phương pháp để nâng cao hiệu quả
Đặt mục tiêu
Để làm việc hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu cần đạt được. Bắt đầu đúng hướng với ClickUp Goals. Đặt mục tiêu cho các sprint, doanh số, tiếp thị, tuyển dụng, vận hành và nhiều lĩnh vực khác. Sắp xếp chúng vào các thư mục và theo dõi tiến độ tổng hợp trên nhiều mục tiêu để có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất.
Hợp tác
Để nâng cao hiệu quả, cần đảm bảo thông tin và kiến thức được truyền đạt từ thành viên này sang thành viên khác trong nhóm.
Tài liệu: Sử dụng ClickUp Docs để tập hợp tất cả thông tin liên quan vào một nơi, giúp các nhóm đồng bộ thông tin. Tạo các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) để các nhóm tuân thủ. Chia sẻ bảo mật với tất cả thành viên trong nhóm. Mời mọi người đóng góp ý kiến và đề xuất. Cập nhật quy trình kinh doanh của bạn trong quá trình thực hiện.
Hình dung
Sử dụng ClickUp Bảng trắng để vẽ bản đồ các quy trình và luồng công việc phức tạp. Hãy cùng nhau hợp tác như một nhóm để xây dựng các quy trình tối ưu hóa cả hiệu quả lẫn hiệu suất. Cập nhật và cải tiến chúng định kỳ.
Giao tiếp
Đối với mọi vấn đề khác, hãy cài đặt một nền tảng hợp tác thời gian thực có khả năng thích ứng với mọi phong cách giao tiếp tại nơi làm việc.
Sử dụng ClickUp Trò chuyện để hiển thị tin nhắn trong bối cảnh, kết nối giao tiếp với các kênh dự án. Tham gia cuộc gọi chỉ với một cú nhấp chuột, nhận tóm tắt tự động và các mục cần thực hiện.
Phân tích dữ liệu hiệu suất
Để cải thiện đồng thời cả hiệu suất và hiệu quả của quy trình, hãy xem xét các dữ liệu khác nhau và kết nối các điểm lại với nhau.
Ví dụ, nếu bạn nhận thấy chi phí thu hút khách hàng của mình quá cao, hãy xem xét các chỉ số hiệu quả tiếp thị mà bạn đã cài đặt. Nếu các dự án của bạn đang bị chậm trễ, hãy rà soát việc quản lý khối lượng công việc và báo cáo năng suất.
Trong việc cần làm này, hãy nhớ đừng để bị lừa bởi những quan niệm sai lầm phổ biến. Hãy cùng tìm hiểu điều đó.
Những quan niệm sai lầm phổ biến
Hiệu suất và hiệu quả là nền tảng của công tác quản lý hiệu quả hoạt động trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, hai khái niệm này lại được hiểu, triển khai và tối ưu hóa theo nhiều cách khác nhau. Trong quá trình này, bạn có thể vô tình tin vào một số quan niệm sai lầm.
Dưới đây là cách bạn có thể nhận diện và tránh điều đó.
🙅🏻♀️ Hiệu suất không đồng nghĩa với thành công
Các tổ chức thường xuyên theo đuổi hiệu suất như một phương tiện để đạt được thành công trong kinh doanh. Mặc dù việc cải thiện hiệu suất có thể giúp giảm chi phí và tối đa hóa sản lượng, nhưng nó không thể đảm bảo thành công.
🙅🏻♀️ Hiệu quả mới là điều quan trọng nhất
Hiệu quả gần với thành công hơn so với hiệu suất vì nó tập trung vào giá trị kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả những gì quan trọng, bởi vì dù bạn có hiệu quả đến đâu, một hoạt động kém hiệu quả cũng có thể trở nên tốn kém và không sinh lời, khiến mọi nỗ lực trở nên vô nghĩa.
🙅🏻♀️ Hiệu suất/hiệu quả không phải là vấn đề đen trắng
Các doanh nghiệp thường cho rằng hiệu suất hay hiệu quả là một câu hỏi có hoặc không. Tức là, bạn có hiệu suất hay không. Đây là một quan niệm sai lầm.
Mọi quy trình và mọi doanh nghiệp đều ở một giai đoạn nào đó về hiệu suất/hiệu quả tại bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể tối ưu hóa các quy trình của mình để nâng cao mức độ hiệu suất và hiệu quả. Luôn có cơ hội để tối đa hóa hiệu suất hoặc hiệu quả, và đây nên là trọng tâm chính trong các chiến lược cải tiến liên tục của bạn.
Điều đó sẽ diễn ra như thế nào trong thực tế?
Ứng dụng thực tiễn tại nơi làm việc
Thông thường, các nhà quản lý dự án, lãnh đạo vận hành, kỹ sư quy trình, v.v. là những người thường quan tâm đến hiệu suất. Tuy nhiên, điều này không nhất thiết chỉ giới hạn ở những vai trò đó. Mọi nhân viên và nhóm đều có thể cải thiện cả hiệu suất và hiệu quả trong lĩnh vực công việc của mình. Dưới đây là một số ví dụ.
Cải thiện quy trình làm việc cá nhân
Bạn có kiểm tra email quá thường xuyên không? Bạn có bị phân tâm bởi văn bản từ các thành viên trong nhóm không? Mỗi ngày, bạn dành bao nhiêu giờ cho các cuộc họp? Mỗi cá nhân đều có thể xem xét công việc của mình để tìm ra những cách cải thiện hiệu suất.
Việc đặt mục tiêu cá nhân, đánh giá, ghi chép nhật ký, tự phản tỉnh, v.v. có thể giúp nâng cao hiệu quả.
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhóm
Các nhà quản lý có thể sử dụng các tham số về hiệu suất và hiệu quả để tiến hành đánh giá nhóm. Trong các buổi tổng kết, các cuộc họp cá nhân và các buổi đánh giá nhóm, các nhà quản lý có thể hướng dẫn nhóm của mình thực hiện công việc hiệu quả hơn cả về mặt cá nhân lẫn tập thể.
Xây dựng văn hóa cân bằng
Nếu chỉ tập trung vào hiệu suất, các nhà quản lý có thể đặt ra những tiêu chuẩn cao về năng suất và kết quả công việc cho nhóm của mình. Điều này có thể dẫn đến sự bất mãn của nhân viên trong trường hợp tốt nhất và tình trạng kiệt sức trong trường hợp xấu nhất. Ngược lại, việc chỉ tập trung vào hiệu quả có thể gây ra sự lãng phí.
Những nhà quản lý giỏi luôn suy nghĩ về cách cải thiện việc phân phối công việc trong nhóm của mình. Họ tìm ra sự cân bằng giữa việc sử dụng ít nguồn lực hơn và đạt được kết quả mong muốn, từ đó tạo ra một tổ chức hoạt động hiệu quả hơn về tổng thể.
Đạt được hiệu suất và hiệu quả: Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với ClickUp
So sánh hiệu suất với hiệu quả là một cách nhìn sai lầm. Không có cái nào tốt hơn cái nào, cũng không có cái nào tự nó mang lại kết quả mong muốn. Trên thực tế, thành công nằm ở vùng "Goldilocks" giữa hiệu suất và hiệu quả.
Để đạt được điều này, bạn cần có những mục tiêu có ý nghĩa, quy trình được cân nhắc kỹ lưỡng và các công cụ mạnh mẽ như ClickUp.
Từ brainstorming, quản lý dự án, báo cáo, tự động hóa đến trí tuệ nhân tạo (AI), ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để làm việc hiệu quả và hiệu suất cao. Khi sử dụng ClickUp một cách nhất quán, công cụ này sẽ giúp bạn khám phá những thông tin sâu sắc và cơ hội tiềm ẩn trong sự phức tạp của công việc hàng ngày.
Hãy tự mình thử nghiệm. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.