Giả sử bạn có mười công việc cần hoàn thành. Gộp các công việc tương tự lại, phân công, tự động hóa và kiểm tra danh sách công việc càng nhanh càng tốt là hiệu quả. Chọn những công việc quan trọng nhất để đầu tư năng lượng trước tiên là hiệu quả.
Về lý thuyết, điều này nghe có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, trong các tổ chức thực hiện các dự án lớn liên quan đến nhiều người, việc cân bằng giữa hiệu quả và hiệu suất có thể là một thách thức.
Trong bài viết này, chúng tôi đã mang đến sự trợ giúp.
Hiệu quả là gì?
Hiệu quả là khả năng hoàn thành nhiều việc hơn với thời gian và nguồn lực tối thiểu. Khi theo đuổi hiệu quả, bạn sẽ:
Giảm thiểu lãng phí thời gian và nguyên vật liệu. Ví dụ, một dây chuyền lắp ráp hiệu quả sẽ làm mọi việc để loại bỏ khoảng thời gian giữa hai quy trình liên tiếp và tránh sử dụng các nguồn lực không cần thiết.
Cải thiện quy trình bằng cách hợp lý hóa luồng công việc và loại bỏ các điểm nghẽn. Ví dụ: một quản lý dự án dịch vụ sẽ đảm bảo thông tin được truyền đạt đến tất cả các thành viên trong nhóm thông qua các cuộc họp đứng, tổng kết, v.v.
Tối đa hóa năng suất với các công cụ và tự động hóa. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm sẽ tạo ra hệ thống đảm bảo chất lượng tự động để đảm bảo thực hiện được nhiều thử nghiệm hơn mỗi giờ.
Đo lường mọi thứ. Một khía cạnh quan trọng của hiệu quả là các chỉ số đo lường. Các nhóm sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho từng phần của quy trình để đảm bảo tối đa hóa kết quả.
Mặc dù hiệu quả không hoàn toàn trái ngược với hiệu suất, nhưng hai khái niệm này có sự khác biệt rõ ràng. Hãy cùng tìm hiểu điều đó.
Hiệu quả là gì?
Hiệu quả là khả năng của một tổ chức trong việc làm những việc đúng đắn để đạt được kết quả mong muốn. Khi theo đuổi hiệu quả, bạn:
- Đặt mục tiêu rõ ràng để hướng dẫn việc ra quyết định trong suốt dự án
- Ưu tiên các công việc sẽ góp phần đạt được mục tiêu bạn đã đặt ra cho bản thân
- Tập trung vào tạo/lập giá trị bằng cách ưu tiên công việc quan trọng hơn công việc khẩn cấp, thúc đẩy các mục tiêu chiến lược dài hạn
- Có cái nhìn tổng quan về giá trị kinh doanh, trải nghiệm khách hàng, sự đổi mới và giá trị cổ đông
Sự khác biệt chính giữa hiệu quả và hiệu suất
Nói một cách đơn giản, hiệu quả là làm việc tốt hoặc làm đúng. Hiệu suất là làm việc đúng. Điều đó hoạt động như thế nào trong thế giới thực? Hãy cùng tìm hiểu.
Tập trung vào nguồn lực so với kết quả
Hiệu quả tập trung vào việc tối ưu hóa nguồn lực. Nó liên quan đến việc đạt được kết quả tối đa từ mỗi đơn vị đầu vào.
Ví dụ, nếu bạn đang nướng bánh, bạn sẽ hiệu quả nếu sử dụng từng hạt đường hoặc từng giọt bơ cho thành phẩm cuối cùng.
Hiệu quả tập trung vào việc tạo ra kết quả mong muốn. Đó là việc cải thiện chất lượng và tính hữu ích của sản phẩm.
Ví dụ, để theo đuổi hiệu quả, bạn sẽ thay thế đường bằng stevia để phục vụ nhiều khách hàng hơn có quan tâm đến chế độ ăn uống, ngay cả khi nó đắt hơn.
Ngắn hạn vs. dài hạn
Hiệu quả thường tập trung vào kết quả ngắn hạn. Mục đích là tối ưu hóa mọi khía cạnh/phần nhỏ của quy trình để loại bỏ lãng phí. Một nhân viên bán hàng hiệu quả có thể sử dụng từng phút trong ngày để gọi điện thoại để đạt được hiệu quả.
Hiệu quả tập trung vào kết quả dài hạn. Mục đích là cải thiện tác động đến khách hàng để tối đa hóa giá trị. Một nhân viên bán hàng hiệu quả sẽ thực hiện nghiên cứu, tùy chỉnh bài thuyết trình và gọi điện cho những khách hàng tiềm năng phù hợp.
Chi tiết so với tổng quan
Hiệu quả là về các chi tiết nhỏ. Đó là về từng hạt đường và giọt bơ. Thông thường, các công ty tập trung vào việc cải thiện hiệu quả của các đơn vị nhỏ hơn trong tổ chức, chẳng hạn như cá nhân hoặc nhóm.
Hiệu quả là bức tranh tổng thể, tức là tăng tác động của toàn bộ. Để đo lường hiệu quả, các doanh nghiệp tập trung vào nhu cầu của khách hàng, giá trị, tính bền vững và lợi thế cạnh tranh. Ở đây, các tổ chức sẽ tập trung vào việc đảm bảo tất cả các bộ phận chuyển động phù hợp với nhau.
Chỉ số và đo lường
Hiệu suất được theo dõi và đo lường chặt chẽ ở cấp độ thực hiện quy trình/dự án. Các nhóm sử dụng các chỉ số KPI như sản lượng mỗi giờ, thời gian xử lý, thời gian chu kỳ, sử dụng tài nguyên, v.v.
Hiệu quả cũng được theo dõi chặt chẽ nhưng ở cấp độ kinh doanh. Các nhóm sử dụng các chỉ số như sự hài lòng của khách hàng (CSAT), tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ áp dụng sản phẩm/tính năng, v.v.
Hãy tóm tắt lại.
| Tính năng | Hiệu quả | Hiệu quả |
|---|---|---|
| Tập trung | Tăng sản lượng dự án | Đạt được kết quả kinh doanh |
| Mục tiêu | Tối ưu hóa việc sử dụng | Tối đa hóa giá trị kinh doanh |
| Khung thời gian | Ngắn hạn, thường là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý | Dài hạn, thường từ 1 đến 5 năm |
| Ứng dụng | Chi tiết, ở cấp độ quy trình hoặc dự án | Tổng quan, ở cấp độ bộ phận hoặc tổ chức |
| Chỉ số | Tỷ lệ sử dụng tài nguyên, năng suất của nhân viên, tỷ lệ lỗi, năng suất lần đầu tiên | Chi tiết, ở cấp độ quy trình hoặc dự án |
| Trách nhiệm | Cá nhân, trưởng nhóm, quản lý dự án | Quản lý dự án, trưởng bộ phận, nhóm đa chức năng |
Khi nhìn vào sự khác biệt, có vẻ như bạn nên chọn một trong hai. Nếu bạn làm vậy, đó sẽ là một sai lầm. Đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào, cả hiệu quả và hiệu suất đều quan trọng.
Tại sao cả hiệu quả và hiệu suất đều quan trọng?
Hiệu quả và hiệu suất là hai khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Chúng giúp thực hiện đúng việc cần làm. Và đó là sự kết hợp mạnh mẽ. Hãy xem điều này sẽ diễn ra như thế nào qua ví dụ về một dự án phát triển phần mềm.
Không hiệu quả cũng không hiệu quả
Khi một nhóm phát triển không hiệu quả và hiệu suất, các dự án của họ sẽ bị trì hoãn, chất lượng phần mềm sẽ không ổn định, các bên liên quan đến kinh doanh sẽ không hài lòng và dự án có khả năng thất bại.
Hiệu quả nhưng không hiệu quả
Hiệu quả kỹ thuật sẽ đảm bảo bạn giao hàng đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Các nhóm của bạn sẽ được sử dụng hiệu quả và năng suất cao.
Tuy nhiên, do không hiệu quả, họ có thể không ưu tiên các công việc quan trọng nhất. Họ sẽ xây dựng các tính năng không đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này gây ra sự không hài lòng của khách hàng, dẫn đến dự án thất bại.
Hiệu quả nhưng không hiệu quả
Khi các nhóm làm việc hiệu quả, họ sẽ ưu tiên những việc đúng đắn. Họ tập trung giải quyết những vấn đề cấp bách và quan trọng. Họ tạo ra giá trị kinh doanh cho mọi người dùng.
Tuy nhiên, do thiếu hiệu quả, họ có thể mất quá nhiều thời gian và chi tiêu quá nhiều ngân sách. Họ sẽ không thể khắc phục các khó khăn, thậm chí có thể khiến dự án không bao giờ hoàn thành.
Hiệu quả và hiệu suất
Một nhóm hiệu quả và hiệu suất cao sẽ:
- Xây dựng các tính năng mà khách hàng cần và muốn
- Giải quyết đúng vấn đề với phần mềm chất lượng cao
- Tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm người dùng tuyệt vời
- Giao hàng đúng hạn và trong phạm vi ngân sách — đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn
- Sử dụng tối ưu kỹ năng và thời gian của nhóm phát triển
Tóm lại, hiệu quả và hiệu suất là hai khái niệm bổ sung cho nhau. Các nhóm chuyên nghiệp cần tối ưu hóa cả hai một cách nhất quán. Dưới đây là cách thực hiện.
Chiến lược nâng cao hiệu quả và hiệu suất
Thông thường, việc cải thiện một trong hai yếu tố này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến yếu tố kia. Ví dụ: nếu bạn tập trung quá nhiều vào việc giảm lãng phí, bạn có thể tạo ra những sản phẩm không đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Đường rẻ hơn stevia, đó là điều hiển nhiên. Nhưng đối với khách hàng muốn một chiếc bánh keto, bánh có đường là không hiệu quả — về cơ bản, toàn bộ sản phẩm sẽ bị lãng phí.
Các nhà lãnh đạo kinh doanh giỏi hiểu rõ điều này. Vì vậy, họ nỗ lực tìm kiếm sự cân bằng phù hợp giữa hiệu quả và hiệu suất tối ưu. Để làm tốt việc này, bạn cần một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp.
Công cụ và kỹ thuật để nâng cao hiệu quả
Trước khi tối ưu hóa bất cứ điều gì, hãy hiểu rõ những gì nó đòi hỏi. Thiết lập các hệ thống phù hợp để theo dõi hiệu suất hiện tại một cách toàn diện.
Lập kế hoạch công việc
Hãy biến hiệu quả thành một mục tiêu quan trọng trong kế hoạch tổ chức của bạn. Chia dự án của bạn thành các phần nhỏ, dễ quản lý. Chỉ định người dùng và theo dõi tiến độ bằng hệ thống quản lý công việc như Nhiệm vụ ClickUp. Hợp nhất tất cả thông tin liên quan, liên kết tài nguyên, thêm danh sách kiểm tra và sử dụng nhận xét lồng nhau để biến các nhiệm vụ này thành nguồn thông tin duy nhất trong dự án.
Theo dõi thời gian
Thời gian hoàn thành một công việc là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả. Vì vậy, dù bạn làm trong lĩnh vực quản lý xây dựng hay phát triển phần mềm, hãy theo dõi thời gian dành cho từng công việc.
Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp để ước lượng thời gian bạn nghĩ sẽ cần để hoàn thành công việc. Khi công việc hoàn thành, so sánh ước lượng với kết quả thực tế để hiểu được những khoảng cách. Tận dụng thông tin chi tiết từ báo cáo theo dõi thời gian để tăng hiệu quả trong các dự án trong tương lai.
Ví dụ: nếu bạn ước tính rằng việc phát triển một tính năng nhất định mất 2 giờ, nhưng thực tế mất 4 giờ, thì quy trình của bạn không hiệu quả như bạn nghĩ.
Điều này có thể do luồng thông tin không phù hợp, thiếu các công cụ cần thiết hoặc không có bộ kỹ năng phù hợp. Xác định nguyên nhân gốc rễ giúp giảm thiểu khoảng cách hiệu quả này.
Theo dõi kết quả
Hiệu quả được đo lường bằng những cải tiến nhỏ nhưng liên tục trong các chỉ số. Để thực hiện những cải tiến này, các tổ chức cần theo dõi và giám sát hiệu suất theo thời gian thực bằng báo cáo dựa trên KPI.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để tạo các báo cáo bạn cần và dòng thời gian bạn cần chúng. Cho dù bạn cần bảng chấm công hàng tháng, sử dụng tài nguyên hàng tuần hay năng suất hàng ngày, hãy thiết lập các tiện ích phù hợp và chia sẻ chúng với tất cả các bên liên quan một cách an toàn.
Bonus: Cách theo dõi tiến độ dự án
Tự động hóa
Khi bạn đã có tất cả dữ liệu cần thiết, hãy tự động hóa mọi thứ không cần nỗ lực của con người. Với hơn 100 mẫu tự động hóa quản lý dự án của ClickUp, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình làm việc kém hiệu quả. Cho dù đó là tự động thay đổi trạng thái, phân công lại người dùng hay gửi email/thông báo, hãy thiết lập mọi thứ để hoạt động độc lập và hiệu quả.
Khi bạn cần thêm một chút trợ giúp, hãy sử dụng ClickUp Brain để tạo bản cập nhật dự án, tìm câu trả lời phù hợp, xây dựng quy trình làm việc tự động, viết nội dung chất lượng và hơn thế nữa.
Sau khi đã tối ưu hóa các yếu tố chi tiết, đã đến lúc chuyển sang tập trung vào hiệu quả tổng thể.
Thông tin chi tiết về cách cải thiện hiệu quả quy trình làm việc có tại đây.
Các phương pháp để nâng cao hiệu quả
Đặt mục tiêu
Để đạt hiệu quả, bạn cần biết mình muốn đạt được điều gì. Bắt đầu đúng đắn với ClickUp Goals. Đặt mục tiêu cho sprint, bán hàng, tiếp thị, tuyển dụng nhân tài, hoạt động và hơn thế nữa. Sắp xếp chúng vào các thư mục và xem tổng hợp tiến độ của nhiều mục tiêu để hiển thị hiệu quả rõ ràng hơn.
Hợp tác
Để tăng hiệu quả, cần có luồng thông tin và kiến thức giữa các thành viên trong nhóm.
Tài liệu: Sử dụng ClickUp Docs để thu thập tất cả thông tin liên quan vào một nơi để tất cả các nhóm có thể cùng nhau làm việc. Tạo quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) để các nhóm tuân theo. Chia sẻ an toàn với tất cả mọi người trong nhóm. Mời mọi người đóng góp ý kiến và đề xuất. Cập nhật quy trình kinh doanh của bạn trong quá trình thực hiện.
Hình dung
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để lập bản đồ các quy trình và công việc phức tạp. Hợp tác cùng nhau như một nhóm để tạo ra các quy trình tối ưu hóa hiệu quả cùng với hiệu suất. Cập nhật quy trình này theo thời gian.
Giao tiếp
Đối với mọi thứ khác, hãy thiết lập một nền tảng cộng tác thời gian thực có thể tự điều chỉnh để phù hợp với mọi phong cách giao tiếp tại nơi làm việc.
Sử dụng ClickUp Chat để kích hoạt tin nhắn theo ngữ cảnh, kết nối giao tiếp với các kênh dự án. Tham gia cuộc gọi chỉ với một cú nhấp chuột, tóm tắt tự động và các mục hành động.
Phân tích dữ liệu hiệu suất
Để cải thiện hiệu quả và hiệu suất của quy trình song song, hãy xem xét các điểm dữ liệu khác nhau và kết nối các điểm đó với nhau.
Ví dụ: nếu bạn thấy chi phí thu hút khách hàng cao, hãy xem xét các chỉ số hiệu quả tiếp thị mà bạn đã thiết lập. Nếu các dự án của bạn bị trì hoãn, hãy xem xét lại việc quản lý khối lượng công việc và báo cáo năng suất.
Trong khi làm việc này, hãy nhớ đừng để bị lừa bởi những quan niệm sai lầm phổ biến. Hãy cùng khám phá điều đó.
Những hiểu lầm phổ biến
Hiệu quả và hiệu suất là nền tảng của quản lý hiệu suất trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, chúng được hiểu, thực hiện và tối ưu hóa theo nhiều cách khác nhau. Trong quá trình này, bạn có thể sẽ tin vào một số quan niệm sai lầm.
Dưới đây là cách bạn có thể nhận biết và tránh điều đó.
🙅🏻♀️ Hiệu quả bằng thành công
Các tổ chức thường theo đuổi hiệu quả như một phương tiện để đạt được thành công trong kinh doanh. Mặc dù cải thiện hiệu quả có thể giảm chi phí và tối đa hóa sản lượng, nhưng nó không thể đảm bảo thành công.
🙅🏻♀️ Hiệu quả là điều quan trọng nhất
Hiệu quả gần với thành công hơn hiệu suất vì nó tập trung vào giá trị kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả vì dù bạn có hiệu quả đến đâu, hoạt động không hiệu quả có thể trở nên tốn kém và không sinh lời, khiến nó trở nên vô nghĩa.
🙅🏻♀️ Hiệu quả/hiệu suất là trắng hoặc đen
Các doanh nghiệp thường nghĩ rằng hiệu quả hay hiệu suất là một câu hỏi có hoặc không. Tức là, bạn hiệu quả hay không hiệu quả. Đây là một quan niệm sai lầm.
Mọi quy trình và mọi hoạt động kinh doanh đều ở một giai đoạn nào đó của hiệu quả/hiệu suất tại một thời điểm nhất định. Bạn có thể tối ưu hóa các quy trình để cải thiện mức độ hiệu quả và hiệu suất của mình. Luôn có cơ hội để tối đa hóa hiệu quả hoặc hiệu suất, và đây nên là trọng tâm chính trong các chiến lược cải tiến liên tục của bạn.
Điều đó sẽ trông như thế nào trong thực tế?
Ứng dụng thực tiễn trong môi trường làm việc
Thông thường, các nhà quản lý dự án, lãnh đạo hoạt động, kỹ sư quy trình, v.v. là những người quan tâm đến hiệu quả. Tuy nhiên, điều này không chỉ giới hạn ở những vai trò đó. Mọi nhân viên và nhóm đều có thể cải thiện hiệu quả và hiệu suất trong lĩnh vực công việc của mình. Dưới đây là một số ví dụ.
Cải thiện quy trình làm việc cá nhân
Bạn có kiểm tra email quá thường xuyên không? Bạn có bị phân tâm bởi tin nhắn văn bản từ các thành viên trong nhóm không? Bạn dành bao nhiêu giờ trong ngày cho các cuộc họp? Mỗi cá nhân có thể xem xét công việc của mình để xác định các cách cải thiện hiệu quả.
Cài đặt mục tiêu cá nhân, đánh giá, ghi nhật ký, tự suy ngẫm, v.v. có thể giúp cải thiện hiệu quả.
Đánh giá hiệu suất của nhóm
Các nhà quản lý có thể sử dụng các tham số hiệu quả và hiệu suất để tiến hành đánh giá nhóm. Trong các cuộc họp tổng kết, cuộc họp cá nhân và đánh giá nhóm, các nhà quản lý có thể huấn luyện nhóm của mình để làm việc tốt hơn cả về mặt cá nhân và tập thể.
Xây dựng văn hóa cân bằng
Bằng cách chỉ tập trung vào hiệu quả, các nhà quản lý có thể đặt ra các tiêu chuẩn cao về năng suất và sản lượng cho nhóm của mình. Điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên trong trường hợp tốt nhất và kiệt sức trong trường hợp xấu nhất. Mặt khác, chỉ tập trung vào hiệu quả có thể gây ra lãng phí.
Các nhà quản lý giỏi luôn suy nghĩ về cách cải thiện việc phân phối công việc trong nhóm của mình. Họ tìm ra sự cân bằng giữa việc sử dụng ít tài nguyên hơn và đạt được kết quả mong muốn, từ đó tạo ra một tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Đạt được hiệu quả và hiệu suất: Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với ClickUp
Hiệu quả và hiệu suất là hai khái niệm sai lầm. Không có cái nào tốt hơn cái nào, cũng không có cái nào mang lại kết quả mong muốn. Trên thực tế, thành công nằm ở điểm cân bằng giữa hiệu quả và hiệu suất.
Để đạt được những điều này, bạn cần có mục tiêu ý nghĩa, quy trình chu đáo và các công cụ mạnh mẽ như ClickUp.
Từ brainstorming, quản lý dự án, báo cáo, tự động hóa đến AI, ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để làm việc hiệu quả và hiệu suất cao. Khi sử dụng ClickUp một cách nhất quán, bạn sẽ khám phá những hiểu biết và cơ hội tiềm ẩn trong công việc hàng ngày phức tạp.
Hãy tự mình thử. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.