Cách quản lý các dự án phụ: 10 mẹo để thành công

Chọn một công việc bạn yêu thích, và bạn sẽ không bao giờ phải làm việc một ngày nào trong đời.

Mặc dù đây là một ý tưởng đầy cảm hứng, nhưng vẫn đáng để khám phá xem niềm đam mê và công việc thực sự giao thoa như thế nào trong thế giới ngày nay.

Nhưng đừng lo, vẫn còn hy vọng!

Nhiều người đang tìm lại con đường trở về với ước mơ của mình thông qua các dự án phụ. Các dự án phụ này mang đến cho những người làm việc chăm chỉ cơ hội dành vài giờ để làm những việc họ yêu thích, khám phá những ý tưởng mới và thậm chí kiếm thêm một chút tiền.

Nhưng cân bằng một dự án phụ bên cạnh công việc toàn thời gian nghe có vẻ mệt mỏi, phải không? Chắc chắn là vậy. Vậy, làm thế nào để quản lý các dự án phụ mà không bị kiệt sức?

Hãy bắt đầu và xem cách bạn có thể quản lý các dự án phụ như một chuyên gia với ClickUp.

Dự án phụ là gì?

Trước khi chọn làm việc trong các dự án phụ, hãy làm rõ chúng thực sự là gì.

Một quan niệm sai lầm phổ biến là các dự án phụ chỉ dành cho những người muốn xây dựng kinh doanh hoặc kiếm thêm tiền. Tất nhiên, đó có thể là mục tiêu, nhưng không phải mọi dự án phụ đều phải dẫn đến Shark Tank!

Trên thực tế, dự án phụ có thể là bất kỳ sở thích, kỹ năng hoặc phát triển cá nhân nào mà bạn làm trong cả cuối tuần (hoặc sáng Chủ nhật nếu bạn vẫn muốn có thời gian rảnh) hoặc bên cạnh công việc chính của bạn trong các ngày trong tuần. Đây là lý do tại sao những dự án này không chỉ là công việc thứ hai:

Lợi ích của các dự án phụ

Khởi động một ý tưởng mới mang lại cảm giác hào hứng đặc biệt, cảm giác hồi hộp "ngay trước khi nhấn nút khởi chạy". Ai biết điều gì sẽ xảy ra? Bởi vì nếu bạn không thử, bạn sẽ không bao giờ biết!

Các dự án phụ cho chúng ta không gian để thử nghiệm và xem mình thực sự có khả năng gì — không có chuỗi ràng buộc.

Dự án sở thích mà bạn đã tạo ra một trò chơi đố vui "đoán GIF" cho bạn bè? Nó có thể sẽ trở thành ứng dụng đố vui viral tiếp theo, mang lại cho bạn 70.000 đô la mỗi ngày.

Hoặc công việc phụ làm nến ấm cúng mà bạn bắt đầu để làm quà tặng ngày lễ? Nó có thể trở nên phổ biến trên TikTok, dẫn đến hàng ngàn đơn đặt hàng và một hoạt động kinh doanh phát triển mạnh mẽ.

Nói cách khác, càng sớm bạn chấp nhận sự không chắc chắn, bạn càng có nhiều không gian để thử nghiệm những điều mới mẻ.

Ví dụ, bạn còn nhớ Pieter Levels, nhà phát triển người Hà Lan đã đặt ra cho mình thử thách khởi động 12 công ty khởi nghiệp trong 12 tháng không? Hiện tại, anh ấy đang điều hành một danh mục đầu tư gồm các dự án do một mình phát triển, mang lại 3 triệu đô la mỗi năm.

Làm thế nào để quản lý các dự án phụ?

Giữa các cuộc họp, thời hạn và công việc thường ngày, một công việc đòi hỏi cao có thể khiến bạn cảm thấy kiệt sức vào cuối ngày.

Vì vậy, việc tìm thời gian và năng lượng để quản lý một dự án phụ có thể là một nhiệm vụ khó khăn.

Tuy nhiên, với một vài chiến lược thông minh và một chút kế hoạch, bạn có thể sắp xếp các dự án phụ vào lịch trình của mình mà không bị kiệt sức.

Mẹo 1: Đặt mục tiêu rõ ràng

"Những người có mục tiêu thành công vì họ biết mình đang đi đâu."

Một sự thật về các dự án phụ là chúng rất dễ bị lãng quên. Cuộc sống luôn có những bất ngờ — công việc bận rộn, gia đình cần sự quan tâm, hoặc chúng ta chỉ đơn giản là quá mệt mỏi.

Những trở ngại này có thể khiến các dự án phụ trở thành một cuộc chiến khó khăn mà không có mục tiêu rõ ràng.

Cài đặt mục tiêu SMART là chìa khóa để giữ dự án phụ đi đúng hướng. Mục tiêu SMART là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn, mang lại sự rõ ràng và động lực cho dự án.

Ở giai đoạn này, bạn có thể sử dụng một công cụ như ClickUp Goals để hình dung các mục tiêu.

Bắt đầu bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu quan trọng đối với thành công của dự án và tập trung nguồn lực vào chúng. Sau đó, thiết lập một kết hợp các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để duy trì đà phát triển.

Nền tảng này cung cấp các chỉ số quản lý dự án và KPI để theo dõi tiến độ, giúp bạn phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Ngoài ra, biểu đồ Gantt và bảng Kanban (có sẵn trong ClickUp ) là công cụ hoàn hảo để xem mục tiêu và các yếu tố phụ thuộc ở một nơi.

📌 Ví dụ về mục tiêu dự án

Mẹo 2: Tạo lịch trình

Lập kế hoạch với trọng tâm rõ ràng, như cài đặt kế hoạch hàng quý, có thể giúp tránh phải liên tục chuyển đổi bối cảnh và tập trung vào bức tranh tổng thể.

Bạn có thể cân nhắc sử dụng ứng dụng ghi chú tại đây trong khi thực hiện công việc dự án phụ để hiểu mình cần bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc.

Cách tốt nhất để tạo lịch trình thực tế là phân chia thời gian, trong đó các khối thời gian cụ thể được dành riêng cho các công việc ưu tiên cao và các khối dự phòng được thêm vào cho các công việc bất ngờ hoặc các công việc bị trì hoãn.

Chế độ xem Lịch của ClickUp là công cụ hoàn hảo để hình dung và điều chỉnh các khối này theo diễn biến của tuần, cho bạn chế độ xem thời gian được phân bổ theo thời gian thực.

Khi thời gian bị giới hạn, bạn dễ cảm thấy tiến độ chậm chạp. Chỉ cần dành ra 10 phút mỗi ngày, bạn có thể đạt được hơn 5 giờ mỗi tháng để hoàn thành mục tiêu của dự án phụ.

Giải pháp quản lý thời gian của ClickUp giúp cấu trúc thời gian cho các dự án phụ bằng cách theo dõi chính xác thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.

Các tính năng như theo dõi thời gian tích hợp, sự kiện lịch kéo và thả, ước lượng thời gian và nhắc nhở giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ hơn.

Mẹo 3: Ưu tiên công việc

Trong những ngày đầu, bạn có thể cảm thấy mình luôn bị giằng xé giữa trách nhiệm hiện tại và tiềm năng của tương lai.

Tuy nhiên, qua hành trình này, bạn sẽ nhận ra rằng việc ưu tiên là một nghệ thuật hơn là khoa học – một kỹ năng phát triển liên tục giúp bạn điều chỉnh tham vọng của mình với những gì thực sự quan trọng.

Nhiệm vụ ClickUp sẽ giúp bạn xem mỗi dự án không phải là nghĩa vụ mà là cơ hội.

Mẹo 4: Sử dụng các công cụ quản lý dự án

Sử dụng các công cụ quản lý dự án phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt trong việc giữ cho dự án phụ được tổ chức và có trách nhiệm.

Sử dụng Cột mốc ClickUp để xem tiến độ của bạn so với mục tiêu và mục đích. Theo dõi dự án của bạn và giám sát các thay đổi thông qua Bảng điều khiển ClickUp, nơi bạn có thể xem và quản lý tài nguyên, ngân sách, thời gian và tiến độ.

Các tính năng quản lý dự án của ClickUp cho phép bạn có chế độ xem rõ ràng về những gì đang diễn ra. 👀

Với Chế độ xem hoạt động của ClickUp, bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực về các nhiệm vụ, tiến độ và thời hạn, giúp củng cố ý thức về quyền sở hữu.

Các chế độ xem đa dạng của ClickUp cho phép bạn trực quan hóa các nhiệm vụ và dòng thời gian theo nhu cầu của dự án. Ví dụ: bảng Kanban hiển thị luồng công việc, chế độ xem lịch theo dõi thời hạn và biểu đồ Gantt giúp quản lý tài nguyên.

Với các chế độ xem có thể tùy chỉnh, bạn có thể dễ dàng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tạo chế độ xem xếp tầng và quản lý khối lượng công việc.

Mẹo 5: Giữ sự linh hoạt và khả năng thích ứng

Một khóa để thành công với các dự án phụ? Hãy linh hoạt.

Đối với các nhà phát triển như Ben Awad, khả năng thích ứng thực tế là một nghệ thuật. Với hơn 1,3 triệu người theo dõi trên YouTube, TikTok và Twitter, Awad đã trở thành một sự kết hợp độc đáo giữa nhà phát triển và người tạo nội dung.

Hành trình thích nghi của Awad đầy ắp những dự án hài hước và sáng tạo, như plugin VS Code cho Tinder, nơi người dùng vuốt các đoạn mã để tìm "đối tác hoàn hảo" của mình. Dự án này chỉ là một trò đùa, nhưng Awad đã thực hiện nó một cách nghiêm túc và tạo ra một ứng dụng hoàn chỉnh với thông báo đẩy.

Tại sao?

"Nếu điều tốt xảy ra, thật tuyệt vời. Điều xấu xảy ra? Ít nhất thì cũng có thể làm video YouTube hay", anh nói đùa. Chính sự sẵn sàng chấp nhận cả thành công và thất bại đã giúp anh tiếp tục tiến về phía trước.

Dự án mới nhất của anh, Voidpet, một phiên bản Tamagotchi dành cho thế hệ Z, hiện đã có 130.000 người dùng.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn về việc bắt đầu, hãy xem #buildinpublic trên X (trước đây gọi là Twitter), nơi các nhà phát triển chia sẻ thành công và bài học kinh nghiệm của họ.

Mẹo 6: Tìm kiếm phản hồi và hợp tác

"Tôi đang làm thế nào?" "Việc đó có suôn sẻ không?" "Lần tới tôi có thể làm gì khác?" Những câu hỏi này thường xuất hiện khi bạn làm việc trong các dự án phụ.

Và điều này đáng giá —Dữ liệu từ Gallup cho thấy 80% nhân viên nhận được phản hồi có ý nghĩa hàng tuần đều hoàn toàn tập trung.

Vì vậy, ngay cả khi bạn không làm việc trong môi trường công ty, phản hồi vẫn mang lại sự rõ ràng và định hướng.

Dưới đây là cách tìm kiếm phản hồi hiệu quả, sử dụng ClickUp để đơn giản hóa quá trình này:

Kiểm tra tính khả dụng

Sử dụng Trò chuyện ClickUp để nhanh chóng kiểm tra các đồng nghiệp được @đề cập để thu hút sự chú ý của họ và xem trạng thái hiện tại của họ để xác nhận họ có rảnh hay không.

Bạn thậm chí có thể sử dụng Tin nhắn trực tiếp để trò chuyện riêng hoặc tạo FollowUp bằng cách chỉ định công việc từ tin nhắn trò chuyện để đảm bảo các mục phản hồi được ghi lại và thực hiện.

Lên lịch cuộc họp

Thảo luận trực tiếp là cách hiệu quả nhất để nhận được phản hồi chân thực và chi tiết. Sau khi đã ấn định thời gian, hãy sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để lên lịch cuộc họp hoặc sử dụng các công cụ tích hợp như Zoom.

Chuẩn bị câu hỏi và ghi chú

Hãy chuẩn bị sẵn sàng để tận dụng tối đa phiên phản hồi của bạn. Viết ra các câu hỏi mở như "Tôi có thể cải thiện những lĩnh vực nào?" hoặc "Bạn có gợi ý gì cho dự án tiếp theo của tôi không?" Với ClickUp Notepad, ghi lại các điểm chính và chuyển chúng thành các công việc có thể thực hiện được.

Học hỏi từ phản hồi của bạn

Phản ánh sau phiên. Sử dụng ClickUp Docs để sắp xếp phản hồi ở một nơi và kiểm soát quyền truy cập bằng cách chỉ chia sẻ với những người có liên quan. Bạn thậm chí có thể xem các cộng tác viên chỉnh sửa trực tiếp, giúp bạn chủ động hơn trong việc phản hồi.

Đặt mục tiêu có thể thực hiện được

Và chúng ta quay trở lại bước 1. Hãy làm cho phản hồi của bạn có giá trị bằng cách đặt mục tiêu cụ thể bằng ClickUp Goals.

Mẹo 7: Theo dõi tiến độ của bạn

Mọi dự án phụ đều cần một hệ thống để theo dõi tiến độ, kỷ niệm các cột mốc quan trọng và duy trì động lực.

Cuối cùng, những thành công nhỏ chính là động lực giúp bạn tiếp tục tiến về phía trước.

Với Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn có thể lập bản đồ toàn bộ dòng thời gian dự án. Biểu đồ Gantt hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ, các cột mốc quan trọng và mọi phụ thuộc, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về những việc cần làm và thời gian thực hiện.

Để tìm hiểu sâu hơn về thông tin chi tiết của dự án, Bảng điều khiển của ClickUp tập hợp tất cả dữ liệu quan trọng của bạn vào một chế độ xem.

Bạn có thể xem tổng quan về trạng thái dự án và các công việc còn lại bằng biểu đồ, đồ thị và bộ lọc. Mức độ chi tiết này cung cấp nền tảng vững chắc để đưa ra quyết định sáng suốt và giúp bạn chịu trách nhiệm về công việc của mình.

Mẹo 8: Quản lý thời gian một cách thông minh

Cân bằng các dự án phụ với các cam kết khác có thể khó khăn, nhưng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn làm được điều đó.

Bằng cách sắp xếp lịch trình và cài đặt các ưu tiên rõ ràng, bạn có thể đảm bảo rằng cả công việc chính và dự án phụ của mình đều được chú ý đúng mức.

Đây là lúc các tính năng quản lý dự án của ClickUp phát huy tác dụng.

Các tính năng theo dõi thời gian của ClickUp giúp đơn giản hóa việc theo dõi thời gian, cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất. Dễ dàng theo dõi thời gian, đặt ước lượng công việc, thêm ghi chú chi tiết và truy cập báo cáo thời gian toàn diện — tất cả từ bất kỳ thiết bị nào.

Thực hành này giúp đặt ra kỳ vọng thời gian thực tế và tránh được sai lầm phổ biến là đánh giá thấp nhu cầu của dự án.

Để có cách tiếp cận có cấu trúc hơn, Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp là một công cụ tuyệt vời giúp bạn lập kế hoạch cho mỗi ngày với mục tiêu năng suất. Với các khối thời gian rõ ràng, bạn có thể tập trung, tạm dừng các công việc ưu tiên thấp hơn để tránh bị phân tâm và thêm các khoảng nghỉ ngắn để tránh kiệt sức.

Mẹo 9: Học hỏi từ thất bại

Như cựu Bộ trưởng Tư pháp Hoa Kỳ Robert F. Kennedy từng nói: "Chỉ những ai dám thất bại lớn mới có thể đạt được thành công lớn."

Mặc dù thất bại thường được coi là điều cần tránh, nhưng nó có thể là một trong những người thầy tốt nhất của chúng ta.

Đánh giá lại thất bại không đơn giản chỉ là ghi chép những gì đã sai và hứa không lặp lại. Học hỏi thực sự từ thất bại đòi hỏi phải đào sâu hơn, hiểu rõ bối cảnh và sẵn sàng điều chỉnh cách tiếp cận mà không tự phê phán.

Thay vì xem thất bại là rào cản, hãy xem chúng là những cột mốc trong hành trình dự án của bạn. Mỗi thất bại là một cơ hội để đánh giá lại và thích nghi, để nhìn xa hơn những nguyên nhân bề ngoài và tìm ra gốc rễ của vấn đề.

Vì vậy, thay vì nhắm đến một con đường không có lỗi, hãy cố gắng học hỏi từ mọi biến cố, vì mỗi biến cố sẽ đưa bạn đến gần hơn với thành công.

Mẹo 10: Luôn cam kết và nhất quán

Động lực có thể thoáng qua, đặc biệt là khi một ý tưởng mới thú vị vừa nảy sinh. Bạn cảm thấy hứng khởi, thậm chí có thể cam kết trong đầu: "Tôi sẽ thực hiện dự án thú vị này. "

Nhưng sau đó, khi bạn suy nghĩ kỹ về các chi tiết, sự nghi ngờ bắt đầu xuất hiện. Những giọng nói như "Điều đó thật vô lý", "Sẽ mất quá nhiều thời gian" hoặc "Đã có quá nhiều sản phẩm tương tự" rất khó để bỏ qua.

Tuy nhiên, vượt qua những nghi ngờ này và vạch ra tầm nhìn của bạn là điều rất quan trọng.

Cách tiếp cận chiến lược là chìa khóa cho bất kỳ ai muốn hoàn thành dự án. Mẫu Kế hoạch Phát triển Cá nhân của ClickUp có thể giúp bạn duy trì động lực bằng cách hướng dẫn bạn đặt mục tiêu thực tế, theo dõi tiến độ và phản ánh về từng cột mốc.

Tải xuống mẫu này

Với các tùy chọn có thể tùy chỉnh, mẫu này giúp bạn dễ dàng xác định các lĩnh vực cần phát triển, sắp xếp công việc và vạch ra các bước có thể đạt được để đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.

Hãy nhớ rằng, ý tưởng không có giá trị gì, thực hiện mới là đầu tư thực sự. Quá trình phát triển bất kỳ dự án phụ hoặc mục tiêu cá nhân nào thường bao gồm lập kế hoạch, thiết kế và thực hiện

Đây là nơi Mẫu Khung Công việc Đã Hoàn thành của ClickUp và Mẫu Quản lý Dự án Đơn giản của ClickUp mang lại sự hỗ trợ vô giá để nắm bắt, sắp xếp và giải quyết các công việc một cách có tổ chức.

Mẫu Getting Things Done là lựa chọn hoàn hảo để ghi lại tất cả ý tưởng, điều cần chú ý và việc cần làm, trong khi Mẫu Quản lý dự án đơn giản sử dụng phương pháp thác nước để giúp bạn chia nhỏ dự án thành các bước hành động cụ thể.

Giữ động lực và sự tham gia

Khi nói đến việc duy trì động lực cao trong các dự án phụ, một vài cách tiếp cận chiến lược có thể tạo ra sự khác biệt.

Giữ cho các dự án phụ thú vị: Phát hành sớm và học hỏi nhanh

Một cách để giữ cho công việc thú vị là phát hành sớm và học hỏi nhanh chóng. Phương pháp này cho phép bạn nhận phản hồi và điều chỉnh nhanh chóng.

Phát hành sớm có nghĩa là bạn tránh được giai đoạn "hoàn thiện" vô tận, có thể làm chậm tiến độ. Khi một dự án được đưa vào hoạt động, nó có cơ hội tồn tại cao hơn, vì có nhiều động lực hơn để tiếp tục hoàn thiện và phát triển dự án.

Thay đổi kế hoạch để phù hợp với lãi suất của người dùng có thể mang lại sự hài lòng vô cùng và giữ cho dự án luôn mới mẻ.

Quản lý động lực: Tạo danh sách việc cần làm còn lại

Một mẹo thực tế để quản lý đà là tạo danh sách việc cần làm còn lại — một cứu cánh khi bạn không thể hoàn thành mọi việc trong một lần. Để lại một vài công việc chưa hoàn thành vào cuối phiên có thể giúp bạn quay lại công việc dễ dàng hơn với bối cảnh rõ ràng.

Tận dụng tự động hóa

Tự động hóa là vô giá khi thời gian eo hẹp.

Các tính năng tự động hóa của ClickUp giúp tiết kiệm thời gian cho những công việc có ý nghĩa hơn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập tự động hóa cho các hành động phổ biến như thay đổi trạng thái.

Bạn thậm chí có thể thiết lập để tự động chuyển công việc sang các danh sách khác nhau theo tiến độ của các giai đoạn hoặc thêm nhãn ưu tiên dựa trên điều kiện thời gian thực.

Với Tự động hóa ClickUp, bạn cũng có thể điều chỉnh thời hạn, đặt Trường Tùy chỉnh hoặc theo dõi thời gian dành cho các công việc — tất cả đều không cần nhập thủ công.

ClickUp Brain giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc một cách vô cùng dễ dàng. Chỉ cần mô tả những gì bạn muốn tự động hóa bằng tiếng Anh đơn giản.

Những hành động này trở nên đặc biệt hữu ích cho việc quản lý dự án phụ bên cạnh các trách nhiệm hàng ngày, vì chúng giải phóng thời gian và năng lượng cho các hoạt động có tác động lớn.

5-9 sau 9-5: Xây dựng các dự án phụ với ClickUp

Hãy học hỏi từ câu chuyện của Airbnb: Các đồng sáng lập Brian Chesky, Joe Gebbia và Nathan Blecharczyk bắt đầu Airbnb như một dự án phụ để trang trải cuộc sống, và cuối cùng biến nó thành một trong những nền tảng lớn nhất thế giới.

Hành trình của họ nhắc nhở chúng ta rằng ngay cả những dự án phụ khiêm tốn cũng có thể trở thành yếu tố thay đổi cuộc chơi.

Tuy nhiên, chúng tôi hiểu rằng việc điều hành một dự án phụ thành công có thể khó khăn và tốn thời gian.

Đó là lý do tại sao ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để quản lý các dự án phụ một cách hiệu quả và mang lại nhiều thành quả.

Với các tính năng như theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt và nhiều tính năng năng suất khác, bạn có thể đơn giản hóa từng bước của dự án, duy trì trách nhiệm và giữ cho tất cả các công việc phù hợp với mục tiêu tổng thể.

Sẵn sàng biến công việc phụ của bạn thành thành công? Đăng ký ClickUp và đưa mọi dự án ngoài giờ làm việc đến gần hơn một bước với thực tế.