Tác giả, Tony Henderson, là một chủ doanh nghiệp ở Chicago. Ông đã sử dụng Scrum trong nhiều năm để đạt được các mục tiêu cá nhân và kinh doanh.
Scrum là một phương pháp kinh doanh được hình thành, thiết kế, áp dụng và tiếp thị để giúp hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ hơn. Theo Scrum.org, Scrum là "một khung công tác trong đó mọi người có thể giải quyết các vấn đề phức tạp, đồng thời mang lại năng suất và sáng tạo để tạo ra các sản phẩm có giá trị cao nhất có thể. "
Chúng tôi cũng cảm thấy giống như một trò chơi từ khóa, nhưng những ý tưởng này là hợp lý.
Hơn 12 triệu doanh nghiệp sử dụng Scrum thường xuyên. Và mặc dù Scrum giúp các nhóm đưa sản phẩm ra thị trường, nhưng nó cũng dễ dàng thích ứng cho các cá nhân và gia đình để lập kế hoạch và đạt được mục tiêu của riêng họ.
Scrum là gì?
Scrum là một quy trình mà các doanh nghiệp có thể áp dụng vào quy trình phát triển của mình để hoàn thành dự án nhanh hơn.
Trong thế giới kinh doanh, một nhóm Scrum bao gồm:
- Chủ sở hữu sản phẩm chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng, có thể có hoặc không có cấp bậc cao hơn các thành viên khác trong nhóm
- Nhóm Scrum bao gồm tất cả những người trực tiếp tham gia vào việc tạo ra kết quả cuối cùng, nhưng không bao gồm những người gián tiếp tham gia
- Một Scrum master sẽ giữ cho quá trình diễn ra suôn sẻ nhờ kinh nghiệm của họ với hệ thống Scrum
Tìm hiểu thêm về các vai trò trong Scrum.
Những nhân viên này tập hợp lại với mục tiêu rõ ràng trong đầu, sau đó làm việc để đạt được mục tiêu đó qua các bước sau:
- Chủ sở hữu sản phẩm định nghĩa công việc càng rõ ràng và chính xác càng tốt, bao gồm cả sản phẩm hoàn thiện sẽ trông như thế nào
- Chủ sở hữu sản phẩm và Scrum master lựa chọn thành viên nhóm
- Nhóm họp để xác định Sprint, một kỳ từ một đến bốn tuần để thực hiện công việc được đo lường. Đối với bất kỳ công việc nào cần hơn bốn tuần, họ sẽ chia nhỏ công việc thành các phần có thể hoàn thành trong thời gian hợp lý
- Đối với mỗi công việc, nhóm xác định bước tiếp theo và người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc đó
- Mọi người đều có công việc
- Mỗi ngày một lần, trong vòng 10 đến 15 phút, nhóm họp để tổ chức cuộc họp Scrum hàng ngày, trong đó họ nhanh chóng báo cáo tiến độ, xác định các trở ngại và xác định các bước tiếp theo khi một công việc nhất định được hoàn thành
Quá trình này tiếp tục cho đến khi kết thúc Sprint, khi Sprint Review và Sprint Retrospective xem xét lại những gì đã xảy ra, những gì đã diễn ra tốt, những gì đã diễn ra không tốt và cách làm tốt hơn trong Sprint tiếp theo.
Đó là Scrum trong tóm tắt.
Muốn tìm hiểu sâu hơn về Scrum? Đọc hướng dẫn cơ bản về Scrum của ClickUp!
Scrum hoạt động hiệu quả cho hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới, và chỉ với một vài điều chỉnh nhỏ, nó cũng có thể áp dụng cho gia đình và cuộc sống cá nhân của bạn.
Áp dụng Scrum
Trong cuộc sống của bạn, việc triển khai Scrum bắt đầu bằng việc xác định chủ sở hữu sản phẩm và Scrum master. Trong hầu hết các trường hợp, cả hai vai trò này sẽ do bạn đảm nhận. Đó là gia đình và mục tiêu của bạn, vì vậy không ai khác sẽ chịu trách nhiệm về chúng.
Bạn cũng sẽ tập hợp nhóm của mình. Đôi khi, bạn là một nhóm chỉ có một người. Đôi khi, đó sẽ là bạn và vợ/chồng của bạn hoặc bạn, đối tác của bạn và con cái của bạn. Bạn cũng có thể nhờ sự giúp đỡ từ bên ngoài. Dù cấu trúc nhóm của bạn là gì, hãy giữ quy mô nhỏ và mọi người tham gia ngay từ đầu.
Khi bạn đã xác định được những người khóa, đã đến lúc chuyển sang các bước Scrum cho mục tiêu gia đình và cá nhân của bạn.
Bước 1: Xác định công việc
Tại đây, bạn xác định những việc cần hoàn thành, bắt đầu từ hình ảnh của chúng khi hoàn thành. Hãy càng chi tiết và cụ thể càng tốt. Ví dụ: "Giữ dáng" không phải là một định nghĩa tốt cho một công việc. Thay vào đó, hãy thử "Giảm 30 pound và giảm tốc độ đi bộ từ 20 phút/dặm xuống 15 phút/dặm"
Hãy tập trung vào kết quả và mô tả chi tiết, để mỗi bước bạn thực hiện để đạt được mục tiêu có thể được kiểm tra xem nó có thực sự phục vụ mục tiêu bạn đã đặt ra hay không. Ví dụ:
- Công việc kinh doanh: Phát triển giao diện người dùng cho một nền tảng phần mềm mới
- Công việc ở nhà: Dọn dẹp và sắp xếp nhà để xe
- Công việc cá nhân: Trả hết 2.500 đô la nợ thẻ tín dụng
Bước 2: Tạo danh sách công việc tồn đọng
Tất cả các hoạt động quản lý dự án đều bao gồm một bước trong đó bạn chia kết quả hoàn thành thành các công việc và dự án nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Trong Scrum, đây được gọi là danh sách công việc tồn đọng.
Đặt tên cho tất cả những việc mà nhóm của bạn cần hoàn thành để tạo ra kết quả mong muốn. Hãy liệt kê càng đầy đủ càng tốt, ngay cả khi danh sách đó có vẻ đáng sợ. Phần còn lại của quy trình Scrum sẽ giúp bạn xử lý danh sách đó theo các bước dễ quản lý.
- Công việc kinh doanh: Phát triển giao diện người dùng sẽ liên quan đến hàng tá mục tồn đọng lớn nhỏ, bao gồm các dự án thuê ngoài và kiểm tra với các bộ phận khác
- Công việc nhà: Bạn có thể chia việc dọn dẹp và sắp xếp nhà để xe thành các công việc nhỏ hơn. Những công việc đó có thể bao gồm chia nhà để xe thành các phần, loại bỏ rác và để riêng các mục để quyên góp, xây dựng kệ lưu trữ mới, mua hộp đựng đồ, cất mọi thứ vào chỗ và dọn dẹp, lau chùi chi tiết
- Công việc cá nhân: Trả nợ đòi hỏi phải lập ngân sách hàng tuần, theo dõi tiến độ và thực hiện thanh toán. Bạn cũng có thể phải làm thêm vài giờ để kiếm thêm thu nhập
Bước 3: Lập kế hoạch sprint
Kế hoạch sprint, như đã đề cập trước đó, bao gồm hai bước. Trong bước đầu tiên, bạn xác định những công việc bạn sẽ thực hiện trong một đến bốn tuần tới. Đối với những công việc bạn không thể hoàn thành trong khoảng thời gian đó, hãy chia nhỏ một phần công việc để hoàn thành trong sprint này.
Bước thứ hai là xác định ai chịu trách nhiệm hoàn thành từng công việc. Thông thường đó là bạn hoặc đối tác của bạn, nhưng trẻ em và các nhà cung cấp, như công ty giao hàng hoặc người trông trẻ, có thể trở thành thành viên của nhóm tại thời điểm này.
- Công việc kinh doanh: Một Sprint để phát triển giao diện người dùng sẽ là đặt ra các cột mốc cụ thể, phù hợp với thời gian cho từng bước phát triển, giao từng cột mốc cho thành viên có năng lực nhất trong nhóm Scrum
- Công việc nhà: Bạn có thể quyết định thực hiện một Sprint trong một tuần để chia nhà để xe thành bảy phần và phân loại một phần mỗi ngày (chia tất cả các đối tượng thành giữ lại, cất đi, vứt bỏ hoặc tặng). Một nhóm bạn cùng phòng hoặc gia đình có thể phân công các phần khác nhau cho những người khác nhau hoặc giao cho mọi người một phần nhỏ của mỗi phần
- Công việc cá nhân: Bạn có thể đặt thời lượng Sprint là một tháng và lập bản đồ nỗ lực của mình để hoàn thành công việc. Điều này có thể bao gồm năm giờ lái xe cho Uber Eats mỗi tuần, giảm chi tiêu cho mua sắm và giải trí 100 đô la mỗi tuần, và một phiên vào mỗi thứ Tư để tổng hợp số tiền tiết kiệm và thu nhập thêm, sau đó thanh toán qua cổng thẻ tín dụng trực tuyến của bạn. Vì bạn sẽ không trả hết 2.500 đô la trong một tháng, bạn đặt mục tiêu giảm số dư 800 đô la
Bước 4: Scrum hàng ngày
Cuộc họp Scrum hàng ngày là một cuộc họp ngắn gọn, không chính thức và có cấu trúc, trong đó mỗi thành viên trong nhóm báo cáo tiến độ của mình. Nếu họ đang đi đúng hướng, phần đó đã hoàn thành. Nếu họ không đi đúng hướng, họ xác định những gì đang cản trở tiến độ và nhóm đưa ra ý tưởng về cách giải quyết.
- Công việc kinh doanh: một cuộc họp đứng, trong đó mọi người nhìn vào bảng trắng, nhanh chóng và có hệ thống tham gia vào quá trình trong 10 đến 15 phút, sau đó trở lại công việc của mình
- Công việc về nhà: Nhóm có thể yêu cầu tổ chức Scrum hàng ngày vào buổi tối sớm. Mỗi người tham gia trình bày những gì họ đã hoàn thành hoặc giải thích những gì đã cản trở họ hoàn thành công việc. Đối với những người chưa hoàn thành, nhóm có thể giúp đỡ để hoàn thành ngay tại chỗ
- Công việc cá nhân: Bạn có thể tổ chức một cuộc họp Scrum hàng ngày với chính mình, xem lại các mục tiêu trong ngày và đánh dấu những mục đã hoàn thành hoặc ghi chú lý do bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành một công việc. Đối với những công việc chưa hoàn thành, hãy lập kế hoạch để đảm bảo thành công vào ngày hôm sau
Bước 5: Đánh giá Sprint
Vào cuối Sprint, xem lại kết quả. So sánh chúng với các công việc được đặt ra trong bước lập kế hoạch Sprint và ăn mừng những thành công đạt được.
Sau đó, xem xét những gì đã xảy ra, xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp cho Sprint tiếp theo.
- Công việc kinh doanh: Xây dựng giao diện người dùng mới có thể sẽ bao gồm một số cuộc họp dài hơn trong hai giai đoạn riêng biệt. Bạn sẽ không cần đi vào chi tiết hoặc thủ tục quá phức tạp cho các dự án cá nhân và gia đình của mình.
- Công việc cần làm tại nhà: Công việc này có thể kết thúc bằng việc các thành viên nhóm tập hợp vào cuối tuần để xác nhận tất cả bảy phần đã được phân loại. Nếu có, họ sẽ ăn mừng. Nếu không, họ sẽ xác định những phần chưa được phân loại, ai chịu trách nhiệm cho những thiếu sót và những gì họ có thể thay đổi để công việc được hoàn thành trong thời gian tới.
- Công việc cá nhân: Bạn đăng nhập và xem liệu bạn đã giảm được 800 đô la trong số dư của mình hay chưa. Nếu có, hãy ăn mừng và điều chỉnh Sprint tiếp theo dựa trên mức độ dễ dàng của thành công này. Nếu không, hãy xem kết quả từ Scrum hàng ngày của bạn để xem phần nào của kế hoạch không hiệu quả.
Bước 6: Lặp lại
Sau Sprint Review, một trong hai điều sau đây sẽ xảy ra.
- Nếu Sprint của bạn kết thúc với công việc đã hoàn thành, hãy xác định một công việc mới từ đầu và áp dụng phương pháp Scrum để hoàn thành công việc đó.
- Nếu Sprint của bạn kết thúc mà công việc chưa hoàn thành, hãy bắt đầu lại từ giai đoạn lập kế hoạch để thiết lập chi tiết cho lần thử thứ hai thành công hơn.
Những suy nghĩ cuối cùng: Các giá trị của Scrum
Scrum hoạt động hiệu quả nhất khi bạn không chỉ sử dụng quy trình mà còn tuân thủ năm giá trị cốt lõi. Suy nghĩ và cố gắng sống theo những giá trị này có thể giúp đảm bảo rằng bạn (và bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm) có thể hoàn thành phần công việc mà bạn giao trong mỗi sprint. Những giá trị này là:
- Can đảm để xác định điểm yếu, đánh giá thành tích một cách trung thực và luôn làm việc cần làm
- Tập trung để tránh bị phân tâm và tập trung vào mục tiêu mà việc đạt được mục tiêu sẽ mang lại cho cuộc sống của bạn
- Cam kết với bản thân rằng bạn sẽ đạt được mục tiêu cuối cùng và gặt hái thành quả
- Tôn trọng bản thân và đồng đội, đặc biệt là không tự phê phán bản thân một cách tiêu cực hoặc tự thuyết phục mình rằng mình không thể thành công
- Sự cởi mở đối với ý tưởng mới, cơ hội mới và cách làm việc mới
Tìm hiểu thêm về giá trị của Scrum.
Bạn có quan tâm đến việc thử nghiệm quy trình làm việc scrum để hoàn thành các dự án cá nhân của mình? Tại sao không thử một công cụ quản lý dự án như ClickUp để giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả hơn? Tìm hiểu thêm về cách sử dụng ClickUp cho Scrum!
Và tất nhiên, hãy đăng ký miễn phí ngay hôm nay!