"Xin chào! Tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?" 👋
Khi bạn duyệt một trang web, một cửa sổ nhắn tin thân thiện sẽ xuất hiện ở góc màn hình, chào đón bạn hoặc đề nghị trả lời các câu hỏi về dịch vụ/sản phẩm. Đó là chatbot!
Ngày nay, chatbot tương tác với người dùng trong thời gian thực, trả lời ngay lập tức các câu hỏi và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Đôi khi, các tin nhắn này kèm theo ảnh đại diện của nhân viên hỗ trợ, nhưng thực tế là các cuộc hội thoại này được tự động hóa. Tuy nhiên, đây là một trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, vì chatbot có thể hiểu, xử lý và thực hiện các yêu cầu của người dùng gần như giống như con người.
Chatbot sử dụng lập trình AI và ML tiên tiến để mô phỏng các cuộc hội thoại của con người và cung cấp hỗ trợ đáng tin cậy 24/7.
Nếu bạn đang muốn triển khai chatbot như một phần không thể thiếu trong chiến lược hỗ trợ của mình, hãy tiếp tục đọc. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng chatbot để giúp các nhóm của bạn mở rộng nỗ lực, cải thiện thời gian phản hồi đầu tiên và tăng hiệu quả của nhân viên hỗ trợ. 🚀
Chatbot là gì?
Giải pháp chatbot là một chương trình máy tính mô phỏng các cuộc hội thoại của con người thông qua văn bản. Chatbot AI được huấn luyện trên các tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng các thuật toán và quy tắc trí tuệ nhân tạo để xử lý dữ liệu khách hàng và cung cấp các phản hồi chính xác, nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng.
Lịch sử ngắn gọn của chatbot 📝Hành trình của chatbot bắt đầu vào năm 1960 với Eliza, được tạo ra bởi một nhà khoa học máy tính tại MIT. Eliza sử dụng kỹ thuật so khớp mẫu để phản hồi truy vấn của người dùng và cung cấp các câu trả lời thân thiện. Mặc dù khả năng còn hạn chế, nhưng những chatbot dựa trên quy tắc này đã mở đường cho các mô hình tiên tiến dựa trên học máy và thuật toán xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
Các ví dụ phổ biến về chatbot hiện đại bao gồm trợ lý ảo AI, như Siri của Apple, Amazon Alexa, Facebook Messenger, Google Assistant và Bixby của Samsung.
Tóm tắt: Chatbot và AI hội thoại: Sự khác biệt là gì 👇
| Tính năng | Chatbot | AI hội thoại |
| Định nghĩa | Một ứng dụng cụ thể để mô phỏng cuộc hội thoại | Bộ công nghệ rộng hơn cho phép tương tác bằng ngôn ngữ tự nhiên |
| Độ phức tạp | Thông thường đơn giản hơn; thường dựa trên quy tắc hoặc kịch bản | Phức tạp hơn; sử dụng machine learning và NLP để hiểu sâu hơn |
| Lĩnh vực | Thường giới hạn trong các công việc cụ thể (ví dụ: câu hỏi thường gặp, hỗ trợ khách hàng) | Có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực và học hỏi từ các tương tác |
| Khả năng học tập | Học tập giới hạn; có thể yêu cầu cập nhật thủ công | Có thể học hỏi và cải thiện theo thời gian dựa trên tương tác của người dùng. |
| Nhận thức ngữ cảnh | Thường thiếu khả năng nhận thức ngữ cảnh; phản hồi dựa trên từ khóa | Có thể duy trì bối cảnh và hiểu các sắc thái trong cuộc hội thoại |
| Ví dụ | Bot dịch vụ khách hàng đơn giản, trả lời câu hỏi thường gặp | Trợ lý ảo (như Siri, Google Assistant), bot hỗ trợ tinh vi |
| Tương tác với người dùng | Có thể có luồng tương tác cứng nhắc | Hỗ trợ tương tác năng động, tự nhiên hơn |
Các loại chatbot khác nhau
Với sự phát triển của AI tại nơi làm việc, các loại chatbot khác nhau đã phát triển để đáp ứng các nhu cầu cụ thể, từ xử lý các câu hỏi thường gặp đơn giản đến tham gia vào các cuộc hội thoại AI năng động. Chatbot giảm thiểu lượng lớn các câu hỏi lặp đi lặp lại, thường xuyên qua email, mạng xã hội và các kênh khác. Chúng giúp khách hàng tìm thấy câu trả lời và hướng dẫn họ thực hiện các bước tiếp theo. Ba loại chatbot chính là:
Chatbot dựa trên quy tắc
Các chatbot này còn được gọi là bot cây quyết định. Các chatbot dựa trên quy tắc này sử dụng các quy tắc và mẫu định sẵn để giúp khách hàng nhận được câu trả lời phù hợp cho các truy vấn chính của họ. Chúng phù hợp nhất cho các doanh nghiệp phải xử lý các tương tác lặp đi lặp lại với khách hàng.
Tuy nhiên, các chatbot này không thể trả lời các câu hỏi ngoài phạm vi đã định, khiến chúng không phù hợp để giải quyết các câu hỏi phức tạp nếu không được đào tạo cho mục đích đó.
Ví dụ: Chatbot Kris của Singapore Airlines là một trợ lý ảo trả lời các truy vấn của bạn về các chủ đề du lịch phổ biến như quy định về hành lý, trạng thái chuyến bay, chuyến bay tiếp theo, điều kiện sử dụng phòng chờ, trạng thái chuyến bay trong danh sách chờ và nhiều hơn nữa.
Chatbot trí tuệ nhân tạo (AI)
Chatbot dựa trên trí tuệ nhân tạo kết hợp học máy (ML), thuật toán xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và mạng nơ-ron để hiểu bối cảnh của các truy vấn của khách hàng và trả lời câu hỏi một cách tự nhiên hơn.
Các chatbot này hoạt động bằng cách phân tích các cuộc hội thoại trước đó, cơ sở kiến thức và các nguồn lực nội bộ để cải thiện theo thời gian.
Ví dụ: Gemini, trợ lý AI của Google, mô phỏng các cuộc hội thoại của con người, có thể xử lý nhiều công việc và hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và mã. 💻
Chatbot AI tạo nội dung
Chatbot AI tạo ra nội dung sử dụng các mô hình tạo ra nội dung như GPT để hướng dẫn người dùng và mô phỏng cuộc hội thoại của con người như một nhân viên hỗ trợ. Dựa trên quá trình đào tạo sâu rộng bằng cách sử dụng các bộ dữ liệu lớn, các chatbot này quản lý hiệu quả các tình huống dịch vụ khách hàng phức tạp, năng động và đa dạng.
Ví dụ: ClickUp Brain là mạng nơ-ron AI đầu tiên trên thế giới kết nối các công việc, tài liệu, con người và cơ sở kiến thức để cung cấp phản hồi nhanh chóng cho bất kỳ truy vấn nào của bạn.
Lợi ích của việc sử dụng chatbot
Không có gì làm giảm hiệu quả của đội ngũ hỗ trợ khách hàng hơn việc bắt họ làm những công việc có thể tự động hóa. Chatbot giúp đội ngũ hỗ trợ khách hàng giảm bớt khối lượng công việc là những câu hỏi đơn giản và lặp đi lặp lại, giúp họ có thời gian để cung cấp hỗ trợ có ý nghĩa cho những truy vấn phức tạp.
Dưới đây là một số lợi ích hàng đầu của chatbot cho doanh nghiệp của bạn:
- Giảm chi phí vận hành: Xử lý nhiều câu hỏi của khách hàng trong giờ cao điểm, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc phức tạp hơn và giảm nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nhân viên hỗ trợ mới. Sử dụng tự động hóa quy trình làm việc bằng AI giúp tăng năng suất và giảm chi phí vận hành liên quan đến việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ hỗ trợ khách hàng mới
- Giải quyết nhanh các truy vấn cơ bản: Giúp khách hàng giải quyết vấn đề bằng các phản hồi nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng bất kể khối lượng yêu cầu
- Nâng cao hiệu quả của nhóm: Tự động hóa các công việc dịch vụ khách hàng tốn thời gian, có nhu cầu cao và ít nỗ lực, giúp đội ngũ bán hàng và nhân viên hỗ trợ tập trung vào chiến lược, nâng cao sự hài lòng và hiệu suất công việc
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Cung cấp hỗ trợ nhất quán, cải thiện sự hài lòng của khách hàng thông qua các tùy chọn đa ngôn ngữ, tính năng tự phục vụ, phản hồi nhanh, thanh toán được tối ưu hóa và tích hợp dễ dàng — giúp bạn cải thiện sự tập trung vào khách hàng bằng chatbot dịch vụ khách hàng hiệu quả
Với đó, hãy cùng khám phá những cách thức mà AI có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn trong tự động hóa tiếp thị.
Cách sử dụng chatbot cho doanh nghiệp của bạn? (Với ví dụ)
1. Xử lý truy vấn của khách hàng
Chatbot Erica của Bank of America cung cấp tư vấn tài chính cá nhân hóa. Nó cũng có thể hỗ trợ khách hàng quản lý tài khoản tài chính, theo dõi chi tiêu, thanh toán hóa đơn và các công việc khác.
Được tích hợp với ứng dụng di động của BOA, Erica hỗ trợ người dùng cập nhật giao dịch theo thời gian thực. Nó phân tích các truy vấn của người dùng và truy cập cơ sở kiến thức để cung cấp các câu trả lời phù hợp về các sản phẩm và dịch vụ của ngân hàng, thay thế nhu cầu về nhân viên hỗ trợ trong các giao dịch đơn giản.
Đọc thêm: 10 mẫu dịch vụ khách hàng để trả lời khách hàng
2. Cung cấp các đề xuất được cá nhân hóa
Sephora cung cấp một ví dụ tuyệt vời về chatbot AI để hỗ trợ khách hàng được cá nhân hóa. Có sẵn trên Kik và Facebook Messenger, bot làm đẹp này sẽ hỏi người mua một câu đố ngắn. Sau đó, nó cung cấp giao diện trò chuyện một-một, mẹo trang điểm, video clip và hướng dẫn. Người dùng thậm chí có thể đặt lịch trang điểm tại cửa hàng Sephora ngay từ Messenger.
Chatbot AI cho thương mại điện tử giúp người dùng tìm kiếm các sản phẩm phù hợp, đề xuất các sản phẩm được đánh giá cao nhất và cung cấp nội dung được cá nhân hóa.
3. Thu thập phản hồi của người dùng
Chatbot sử dụng các cuộc hội thoại được cá nhân hóa để thu thập phản hồi của người dùng về chất lượng và hiệu quả sản phẩm, tốc độ và mức độ hài lòng của dịch vụ khách hàng, sở thích, không thích, ưu tiên, mua hàng và điều hướng trang web của người dùng một cách thân thiện và lịch sự.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng Chế độ xem biểu mẫu ClickUp để tạo biểu mẫu phản hồi chi tiết của khách hàng và hợp lý hóa quy trình thu thập dữ liệu. Bạn có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu, tạo công việc cho nhân viên dịch vụ khách hàng từ các phản hồi trong biểu mẫu, thêm người được giao và chia sẻ ngay lập tức.
4. Phân loại khách hàng tiềm năng
Sử dụng AI để tạo và đánh giá khách hàng tiềm năng giúp đẩy nhanh quá trình bán hàng, tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả của nhóm bán hàng. Chatbot AI sử dụng NLP để lọc ra những khách hàng tiềm năng có khả năng mua hàng từ doanh nghiệp của bạn cao nhất.
Ví dụ, vào năm 2018, L'oreal đã ra mắt chatbot tuyển dụng Mya để giúp sàng lọc các ứng viên tiềm năng từ một lượng lớn hồ sơ. Chatbot xếp hạng các ứng viên tiềm năng dựa trên kinh nghiệm, hoạt động gần đây, mức độ tương tác và các dữ liệu khác.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu biểu mẫu đánh giá khách hàng tiềm năng của Clickup để thu thập thông tin khách hàng cần thiết và ưu tiên theo dõi những khách hàng tiềm năng nhất.
5. Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi/giảm tỷ lệ bỏ cuộc
Chatbot có thể giải quyết các vấn đề về giỏ hàng bị bỏ rơi. Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng bằng cách gửi nhắc nhở, email và các ưu đãi như phiếu giảm giá khuyến mãi, miễn phí vận chuyển hoặc giảm giá theo mùa để giúp khách hàng hoàn tất quá trình mua hàng.
6. Cung cấp trải nghiệm đa kênh
Việc tích hợp AI vào trang web và các công nghệ khác cho phép chatbot giao tiếp với khách hàng và trả lời các truy vấn phức tạp của họ trên nhiều kênh, bao gồm email, nền tảng mạng xã hội, trang web và ứng dụng nhắn tin.
Bot Instagram của Ralph Lauren áp dụng cách tiếp cận độc đáo đối với tiếp thị đa kênh. Người dùng có thể lựa chọn sản phẩm và mua trực tuyến hoặc tại cửa hàng.
Thách thức khi sử dụng chatbot
Chatbot mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tự động hóa công việc, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, công nghệ này cũng có một số giới hạn.
Dưới đây là một số giới hạn và thách thức của chatbot trước khi triển khai chatbot trong kinh doanh của bạn.
1. Tùy chọn cuộc hội thoại giới hạn
Chatbot dựa trên quy tắc chỉ cung cấp một số lượng giới hạn các tùy chọn cuộc hội thoại và câu hỏi, khiến nhiều doanh nghiệp không có đủ thông tin về người dùng.
Giải pháp: Chọn chatbot AI có nhiều tùy chọn cuộc hội thoại, chẳng hạn như mở, đóng, một dòng và hướng dẫn chi tiết, sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được các cuộc hội thoại hiệu quả với khách hàng.
2. Thiếu sự tinh tế và cá nhân hóa
Một thách thức phổ biến với chatbot AI là chúng không thể hiểu được sự mỉa mai, phát biểu mơ hồ và các truy vấn có sắc thái.
Ví dụ, một khách hàng thất vọng có thể nói: "Dịch vụ khách hàng tuyệt vời. " Chatbot sẽ hiểu đây là phản hồi tích cực thay vì nhận ra sự mỉa mai ẩn chứa trong câu nói, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
Giải pháp: Cập nhật cơ sở kiến thức của chatbot với dữ liệu mới thường xuyên.
3. Yêu cầu đào tạo và bảo trì liên tục
Sử dụng AI trong dịch vụ khách hàng đặt ra một thách thức khác: đào tạo và duy trì hệ thống chatbot theo nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Mặc dù công nghệ chatbot dựa trên máy học đã phát triển, việc cập nhật mô hình bằng dữ liệu mới nhất đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến.
Giải pháp: Theo dõi hiệu suất của chatbot và huấn luyện nó bằng các bộ dữ liệu khách hàng gần đây để giảm thiểu sai lệch.
4. Đối mặt với thách thức tích hợp
Việc tích hợp chatbot với cơ sở hạ tầng hiện có của bạn, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu và ứng dụng phần mềm CRM, có thể phức tạp. Ví dụ: nhóm kỹ thuật của bạn cần kiểm tra xem chatbot bạn lựa chọn có tích hợp với các công cụ khác trong hệ thống công nghệ của bạn để truyền dữ liệu hiệu quả hay không.
Giải pháp: Chọn chatbot hỗ trợ tích hợp dựa trên API để tối đa hóa giá trị và hiệu quả.
Các phương pháp hay nhất về chatbot cho doanh nghiệp của bạn
1. Mục tiêu rõ ràng
Hãy rõ ràng về mục tiêu cuối cùng — tại sao bạn triển khai chatbot? Có thể là để đạt được một trong các mục tiêu sau:
- Cải thiện thời gian giải quyết vấn đề
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Hợp lý hóa việc thu thập phản hồi của khách hàng
- Giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ khách hàng
- Tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại của nhân viên hỗ trợ khách hàng
- Giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ
2. Sự tương tác cá nhân
Vì chatbot là phần mở rộng của tiếng nói thương hiệu, bạn muốn nó phản ánh tính cách thương hiệu và đảm bảo mỗi cuộc hội thoại đều mang tính nhân văn.
Bạn có thể cài đặt màu sắc, chủ đề nút, hình nền, biểu tượng cảm xúc, meme, mức độ trang trọng, sự hài hước và giọng điệu để tạo cho chatbot của bạn trở nên gần gũi và hấp dẫn với người dùng.
Ví dụ: chatbot được thiết kế để cung cấp dịch vụ khách hàng cho một thương hiệu chăm sóc sức khỏe có thể có giọng điệu và tính cách trang trọng.
Ngược lại, một thương hiệu thương mại điện tử bán quần áo bền vững cho thế hệ millennials có thể sử dụng giọng điệu thân thiện cho chatbot của mình, kết hợp với humor và những câu đùa tinh tế. ✨
3. Ngôn ngữ hội thoại
Tránh làm người dùng bối rối với cấu trúc câu phức tạp và thuật ngữ kỹ thuật; điều này có thể ảnh hưởng nặng nề đến sự hài lòng của khách hàng. Huấn luyện chatbot của bạn sử dụng các từ ngữ đơn giản, dễ hiểu để giúp người dùng dễ dàng hiểu các giải pháp, nâng cao trải nghiệm người dùng.
4. Đào tạo và cập nhật
Nền tảng chatbot của bạn phải được đào tạo và cập nhật liên tục với dữ liệu kinh doanh gần đây, bản ghi cuộc hội thoại với khách hàng, mô tả sản phẩm và câu hỏi thường gặp để hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả.
Điều này tạo ra một cơ sở kiến thức cho các thuật toán học máy để thích ứng với cuộc hội thoại của con người, phân tích các mẫu, hiểu bối cảnh và tham gia vào các cuộc hội thoại có giá trị trong tương lai.
5. Chỉ số KPI và kết quả
Một số chỉ số KPI quan trọng mà bạn nên theo dõi để hiểu hiệu quả của chatbot là:
- Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu
- Số phiên được bắt đầu
- Số phiên trung bình mỗi ngày
- Thời gian trung bình của một cuộc hội thoại
- Điểm số hài lòng của khách hàng
- Tỷ lệ giải quyết
- Tỷ lệ thoát
- Tỷ lệ tương tác
6. Tích hợp chatbot với các hệ thống hiện có
Tích hợp chatbot với các công nghệ hiện có của bạn, chẳng hạn như ứng dụng mạng xã hội, ứng dụng nhắn tin, email, hệ thống bán vé, cơ sở kiến thức và các công cụ phần mềm AI CRM.
Ngoài ra, vì hầu hết khách hàng của bạn đều hoạt động tích cực trên mạng xã hội, hãy tích hợp chatbot vào các nền tảng này. Đừng bỏ lỡ cơ hội nhúng chatbot vào các không gian nơi các cuộc hội thoại diễn ra tự nhiên và đảm bảo các truy vấn của người dùng được giải quyết qua các kênh mà người dùng quen thuộc và cảm thấy thoải mái.
Mẹo bổ sung: Tìm sự cân bằng giữa tính tự động và tính cá nhân hóa của chatbot. Bạn muốn chatbot của mình thân thiện nhưng vẫn trung thực về bản chất không phải con người của nó. Điều này bao gồm:
- Thiết kế chu đáo
- Chọn một đoạn giới thiệu có kịch bản để nhắc nhở người dùng rằng họ đang nói chuyện với một trợ lý kỹ thuật số/trợ lý AI
ClickUp để quản lý dự án an toàn dựa trên AI
Nền tảng quản lý dự án và năng suất tất cả trong một ClickUp cho phép các nhóm từ mọi ngành hiệu quả lập kế hoạch, theo dõi và giao tiếp về các dự án, bao gồm cả những dự án liên quan đến xây dựng và triển khai chatbot. ClickUp cũng có các tính năng gần như thay thế chatbot nội bộ trong tổ chức của bạn.
Trong khi nhiều chatbot chỉ cung cấp hỗ trợ cơ bản và tự động hóa, ClickUp Chat định nghĩa lại những việc mà chatbot có thể làm.
Điều gì khiến chatbot này trở thành công cụ tiết kiệm thời gian? ⏱ Nó được tích hợp sẵn vào quy trình làm việc của bạn.
Nó tích hợp giao tiếp trực tiếp vào môi trường dự án của bạn. Đây không chỉ là một chatbot; nó là một công cụ toàn diện hợp nhất giao tiếp, quản lý công việc và thông tin chi tiết dựa trên AI, cho phép các nhóm biến các cuộc hội thoại thành các mục có thể thực hiện được trong thời gian thực.
ClickUp Chat là một trung tâm năng suất giúp lưu trữ tất cả các cuộc thảo luận liên quan đến dự án trong ClickUp, kết hợp liền mạch giữa tính năng nhắn tin và quản lý dự án. Hãy tưởng tượng bạn cần cập nhật nhanh trạng thái của một dự án và nhận được phản hồi ngay lập tức từ Trò chuyện được hỗ trợ bởi AI. ClickUp Chat cung cấp tính năng này và nhiều hơn nữa, giúp bạn không cần phải chuyển đổi ứng dụng liên tục để cập nhật thông tin và sắp xếp công việc.
ClickUp Chat tập hợp tất cả công việc và cuộc hội thoại của bạn vào một nơi, để bạn không phải chuyển đổi giữa các công cụ và tập trung vào việc hoàn thành công việc. Dưới đây là cách nó giúp công việc nhóm trở nên suôn sẻ, nhanh chóng và hiệu quả hơn:
Các tính năng chính của ClickUp Chat:
Tự động hóa công việc trực tiếp: Cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về mọi thứ bạn cần, từ trạng thái dự án đến chi tiết công việc cụ thể. Ngoài ra, việc chuyển bất kỳ tin nhắn trò chuyện nào thành công việc rất dễ dàng, giúp bạn tiết kiệm các bước thêm và giúp nhóm của bạn luôn đi đúng hướng.
Luôn cập nhật các mục hành động với FollowUps™: Gán các tin nhắn quan trọng cho đồng nghiệp dưới dạng FollowUps để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Thông tin này hiển thị trong Trò chuyện, nên mọi người đều biết chính xác bước tiếp theo là gì.
Đồng bộ mọi thứ với các kênh dự án: Cung cấp kênh Trò chuyện cho mỗi danh sách, thư mục và không gian, đảm bảo các cập nhật và thảo luận về dự án diễn ra ở một nơi — không cần chuyển đổi ứng dụng nữa
Tạo liên kết liền mạch cho bối cảnh: Tự động liên kết tin nhắn, nhiệm vụ và tài liệu trong ClickUp Chat để giữ cho các cuộc hội thoại kết nối với công việc có liên quan, giúp dễ dàng truy cập thông tin cần thiết.
Cộng tác trong thời gian thực với SyncUps: Tích hợp cuộc gọi video và âm thanh vào Trò chuyện, cho phép bạn chia sẻ màn hình, liên kết công việc và gán nhận xét khi đang di chuyển, biến các cuộc hội thoại thành các bước hành động để thúc đẩy dự án tiến lên phía trước
CatchUp để tóm tắt nhanh: Tóm tắt các chủ đề trò chuyện dài thành các điểm chính, giúp bạn xem những gì bạn đã bỏ lỡ và chuyển ngay sang phần tiếp theo mà không cần cuộn trang liên tục
Việc triển khai các công cụ này sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc và nâng cao tinh thần và sự gắn kết của nhóm. Bằng cách giảm thiểu sự hiểu lầm và đảm bảo mọi người đều thống nhất về các ưu tiên, nhóm của bạn có thể tập trung vào việc hoàn thành công việc chất lượng một cách hiệu quả.
Hãy tận dụng các tính năng này để thay đổi cách nhóm của bạn hợp tác — tạo ra một môi trường năng động, nơi công việc được quản lý dễ dàng, trách nhiệm rõ ràng và mọi thành viên đều cảm thấy được trao quyền để đóng góp hiệu quả. Cuối cùng, điều này sẽ dẫn đến kết quả dự án tốt hơn và văn hóa nhóm gắn kết hơn.
ClickUp cho nhóm dịch vụ khách hàng
Phần mềm quản lý dự án dịch vụ khách hàng ClickUp sẽ thúc đẩy các nhóm thành công của khách hàng và giúp họ trở thành những nhà vô địch thành công của khách hàng.
Dưới đây là cách chatbot tối ưu hóa các công việc khác nhau bằng các tính năng hữu ích của mình:
- Phân công công việc: Thêm một hoặc nhiều người được giao nhiệm vụ dựa trên mức độ phức tạp của dự án và thảo luận về các phiếu yêu cầu khi chúng xuất hiện
- Tùy chỉnh quy trình làm việc: Điều chỉnh các trường dữ liệu theo mức độ quan trọng và nhu cầu kinh doanh để truy cập thông tin cần thiết một cách nhanh chóng
- Đặt ưu tiên: Sắp xếp các công việc hỗ trợ khách hàng dựa trên mức độ ưu tiên và ước lượng thời gian để giúp nhóm hiểu những việc cần tập trung tiếp theo, bằng cách sử dụng bốn cờ: khẩn cấp, cao, bình thường và thấp
Các mẫu ClickUp được tạo sẵn để nâng cấp quy trình của bạn
Mẫu bản đồ hành trình khách hàng của ClickUp
Tiếp theo, tận dụng Mẫu bản đồ hành trình khách hàng của ClickUp để thiết lập hồ sơ khách hàng, bao gồm các điểm khó khăn, phản đối, mong muốn, mục tiêu và kỳ vọng, đồng thời vạch ra hành trình của khách hàng khi bạn quyết định cách sử dụng chatbot.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để:
- Xác định và sắp xếp các điểm tiếp xúc với khách hàng, bao gồm quảng cáo trực tuyến, bài đăng trên mạng xã hội, chiến dịch email và lượt truy cập trang web trong các cột riêng biệt với Chế độ xem Bảng của ClickUp
- Phân tích và hợp lý hóa phản hồi của khách hàng, bao gồm nhận xét, đánh giá, yêu cầu của khách hàng và phản hồi khảo sát trong bảng tính với Chế độ xem bảng ClickUp
- Lên lịch và theo dõi tiến độ của các công việc như cải tiến trang web, đơn giản hóa điều hướng, cải thiện giao diện người dùng, thêm nội dung phù hợp hơn và cải thiện dịch vụ khách hàng cho các nhóm với Nhiệm vụ ClickUp
Mẫu biểu đồ luồng quy trình của ClickUp
Tiếp theo, sử dụng Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp để theo dõi tiến độ và tối ưu hóa hoạt động dự án chatbot của bạn.
Mẫu này cho phép bạn thiết kế, quản lý, chia sẻ và theo dõi các sơ đồ trực quan về các quy trình hàng ngày của bạn trong quá trình phát triển chatbot với các tính năng tinh tế sau:
- Thu thập các chi tiết liên quan cho biểu đồ luồng quy trình của bạn, bao gồm các quyết định cần đưa ra, các hoạt động cần hoàn thành và đơn đặt hàng công việc bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp
- Sử dụng Chế độ xem Bảng ClickUp để trực quan hóa quá trình tạo/lập chatbot và sắp xếp các nhiệm vụ thành các danh mục bằng cách sử dụng các ký hiệu, ghi lại từng bước để dễ dàng truy cập và tham khảo
- Lập bản đồ thứ tự các nhiệm vụ và bắt đầu đưa ra quyết định bằng cách sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp để có cái nhìn tổng quan và theo dõi tiến độ
- Hãy thử chạy thử, lọc và khắc phục sự cố, đồng thời tinh chỉnh biểu đồ của bạn bằng cách sử dụng Cột mốc ClickUp
Sử dụng mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này để ghi lại dự án thiết kế chatbot của bạn và giúp mọi người cùng hướng tới một mục tiêu chung. Cập nhật trạng thái khi bạn hoàn thành công việc, tổ chức cuộc họp để thảo luận các vấn đề và tận dụng tối đa tiềm năng của mẫu.
⚡️Lưu trữ mẫu: Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu phạm vi công việc ClickUp. Đây là một khung công tác dễ sử dụng, không cần mã, đảm bảo tất cả mọi người tham gia đều hiểu rõ công việc. Nó sẽ giúp bạn xác định phạm vi và mục tiêu triển khai chatbot, đồng thời cung cấp kế hoạch hành động rõ ràng với dòng thời gian, nhiệm vụ và kết quả mong đợi được xác định rõ ràng.
Bắt đầu dự án chatbot của bạn bằng ClickUp
Hãy nhớ: Việc tạo ra một chatbot tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như mục tiêu kinh doanh, chi phí, triển khai thành công, sử dụng và kết quả. Cách tiếp cận tốt nhất là bắt đầu từ quy mô nhỏ và xây dựng dự án chatbot của bạn dần dần.
Chatbot của ClickUp — ClickUp Brain, phần mềm quản lý dự án dịch vụ khách hàng và các mẫu dễ sử dụng giúp bạn sử dụng chatbot phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Thiết lập mục tiêu dự án chatbot, mời thành viên nhóm, phân công công việc, theo dõi tiến độ, để lại nhận xét và phê duyệt — tất cả mà không cần chuyển sang nhiều công cụ khác nhau.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp Chat để bắt đầu. 💬