Đưa ra phản hồi tiêu cực một cách chân thành và mang tính xây dựng là một thách thức đối với nhiều người trong chúng ta. Rất khó để đạt được sự cân bằng giữa sự trung thực và sự khích lệ, đặc biệt là khi chúng ta muốn lời nói của mình dẫn đến sự thay đổi tích cực, chứ không phải sự phòng thủ.
Trong blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ hơn 30 ví dụ về phản hồi tiêu cực để giúp bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và truyền cảm hứng. Cho dù bạn là chuyên gia nhân sự, trưởng nhóm hay quản lý, bạn sẽ học được cách biến những phản hồi khó xử thành cơ hội phát triển mà không gây ra sự lúng túng.
Sẵn sàng biến phản hồi thành vũ khí bí mật của bạn? Hãy bắt đầu ngay!
Tại sao phản hồi tiêu cực lại quan trọng?
Không ai thích đưa ra hoặc nhận phản hồi tiêu cực. Nhưng, nó giống như rau bina đối với nơi làm việc của bạn: không phải lúc nào cũng ngon, nhưng rất cần thiết cho sự phát triển. Cho dù bạn là chuyên gia nhân sự, trưởng nhóm hay quản lý, biết cách sử dụng phản hồi tiêu cực một cách hiệu quả có thể mang lại kết quả tuyệt vời.
Các loại phản hồi tiêu cực
Trước khi tìm hiểu tại sao điều này quan trọng, hãy cùng tìm hiểu về hai loại chính:
Phản hồi điều chỉnh
Đây là loại phản hồi "Hey, chúng ta cần sửa điều này". Nó tập trung vào các hành vi hoặc hành động cụ thể cần cải thiện. Hãy tưởng tượng nó như hệ thống GPS của bạn nói "Đang tính toán lại lộ trình" sau khi rẽ sai.
Phản hồi phát triển
Điều này tập trung vào sự phát triển lâu dài. Nó giống như cung cấp cho ai đó những công cụ họ cần để trở nên tốt hơn theo thời gian, không chỉ là sửa chữa các vấn đề trước mắt. Giống như huấn luyện ai đó chạy marathon, không chỉ bảo họ buộc dây giày.
Đọc thêm: Phản hồi 360 độ là gì?
Tại sao phản hồi tiêu cực lại quan trọng?
Điều quan trọng không phải là chỉ trích hay làm người khác cảm thấy tồi tệ, mà là hướng dẫn họ làm việc tốt hơn. Đây là lý do tại sao điều này rất quan trọng:
Xác định rõ kỳ vọng
Nếu mọi người không biết họ đang làm sai, làm sao họ có thể sửa chữa? Ví dụ, nếu một nhân viên liên tục không hoàn thành công việc đúng hạn, phản hồi khắc phục sẽ giúp họ hiểu những gì được mong đợi và tại sao điều đó lại quan trọng. Nếu không có sự rõ ràng này, họ sẽ tiếp tục vấp phải cùng một vấn đề.
Tăng cường trách nhiệm
Phản hồi mang tính xây dựng khuyến khích mọi người chịu trách nhiệm về hành động của mình. Giả sử các chiến dịch của một giám đốc marketing không đạt hiệu quả. Bằng cách chỉ ra những lĩnh vực cụ thể cần cải thiện, chẳng hạn như mục tiêu đối tượng không chính xác, họ sẽ có nhiều khả năng chịu trách nhiệm và thực hiện thay đổi.
Tăng động lực (điều này thật bất ngờ!)
Tin hay không tin, một số nhân viên đánh giá cao phản hồi tiêu cực, đặc biệt là khi phản hồi đó đi kèm với giải pháp. Hãy tưởng tượng bạn nói với một nhân viên dịch vụ khách hàng rằng họ cần cải thiện cách nói chuyện với khách hàng và sau đó tổ chức các bài tập đóng vai để giúp họ cải thiện. Đột nhiên, đó không chỉ là lời chỉ trích mà là chìa khóa cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
Vai trò của người lãnh đạo trong phản hồi tiêu cực
Vấn đề là, đưa ra phản hồi giống như sử dụng một con dao hai lưỡi. Nhưng đối với một nhà lãnh đạo, đây vẫn là một trong những công cụ quan trọng nhất trong kho vũ khí của họ để thúc đẩy hiệu suất và sự phát triển. Điều này không chỉ là chỉ ra sai lầm, mà là hướng dẫn nhóm của bạn cải thiện và thành công.
Phản hồi phê bình hiệu quả giúp thiết lập kỳ vọng rõ ràng, yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm và cung cấp lộ trình cải thiện. Nếu không có phản hồi, nhân viên có thể không nhận thức được điểm yếu của mình, dẫn đến sự trì trệ và thất vọng.
Khi được truyền đạt một cách xây dựng, phản hồi tiêu cực cũng giúp xây dựng lòng tin và sự minh bạch, cho thấy rằng bạn quan tâm đến sự phát triển của họ. Tóm lại, các nhà lãnh đạo đưa ra phản hồi chu đáo, kịp thời sẽ tạo ra văn hóa cải tiến liên tục và nuôi dưỡng các nhóm mạnh mẽ, kiên cường hơn.
Đọc thêm: Làm thế nào để tiến hành một phiên phản hồi chu đáo?
Ví dụ về phản hồi tiêu cực
Phản hồi tiêu cực — nghe có vẻ đáng sợ, phải không? Nhưng không nhất thiết phải như vậy! Khi bạn đưa ra phản hồi tiêu cực một cách đúng đắn, nó giống như một lời nhắc nhở nhẹ nhàng để đi đúng hướng hơn là một lời phê bình gay gắt.
Hãy cùng xem một số ví dụ đơn giản và thực tế về phản hồi tiêu cực.
Ví dụ về phản hồi giữa quản lý và nhân viên
Là một nhà quản lý, bạn có thể đã từng phải đưa ra những phản hồi khó nghe. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về phản hồi cho nhân viên để giúp bạn dễ dàng hơn:
- Trễ hạn
"Này, tôi thấy chúng ta đã bỏ lỡ thời hạn của tuần trước. Hãy tìm cách chia dự án này thành các công việc nhỏ hơn để lần sau chúng ta có thể hoàn thành đúng tiến độ. "
- Kỹ năng giao tiếp kém
"Báo cáo hiệu quả chiến dịch Giáng sinh không rõ ràng như mong đợi. Lần tới, chúng ta hãy cải thiện cấu trúc để báo cáo rõ ràng hơn nhé?"
- Năng suất thấp
"Gần đây tôi thấy năng suất của bạn giảm sút. Bạn có gặp khó khăn gì không? Hãy cùng tìm ra một số chiến lược để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng. "
- Thường xuyên vắng mặt
"Mọi việc ổn cả chứ? Tôi thấy gần đây bạn hay vắng mặt, điều này bắt đầu ảnh hưởng đến nhóm. Hãy tìm giải pháp để đảm bảo sự tham gia ổn định hơn. "
- Sai lầm trong công việc
"Có một vài lỗi trong báo cáo của bạn. Hãy tập trung vào tính chính xác và xây dựng một danh sách kiểm tra để phát hiện những lỗi này trước khi nộp báo cáo. "
- Công việc chưa hoàn thành
"Bài viết PR bạn gửi trông chưa hoàn chỉnh. Hãy cùng nhau thảo luận qua cuộc gọi để đảm bảo tất cả các điểm quan trọng được đề cập trong bài viết."
- Thiếu tham gia trong các cuộc họp
"Gần đây, bạn có vẻ hơi thờ ơ trong các cuộc họp. Tôi muốn thấy bạn tham gia nhiều hơn, vì ý kiến của bạn rất quý giá đối với nhóm. Cá nhân tôi luôn mong chờ ý kiến của bạn. "
- Không tuân thủ quy trình
"Xin chào, tôi nhận thấy bản sao email hiện đang sử dụng phông chữ Georgia. Bạn có thể cập nhật thành một trong các phông chữ được liệt kê trong hướng dẫn sao chép được không? Cảm ơn bạn!"
Ví dụ về phản hồi từ nhân viên đến quản lý
Cho phản hồi cho sếp của bạn? Đúng vậy, điều đó cũng rất quan trọng! Đây không phải là con đường một chiều.
- Thiếu hướng dẫn rõ ràng
"Đôi khi tôi gặp khó khăn trong việc xác định công việc nào cần ưu tiên. Chúng ta có thể làm rõ hơn mục tiêu của dự án để tôi có thể tập trung hơn không?"
- Quản lý quá chi tiết
"Tôi rất muốn đảm nhận dự án robotics mới một cách độc lập. Tôi hiểu những lo ngại về dòng thời gian và tôi cam kết sẽ hoàn thành công việc như mong đợi. Tôi sẽ đảm bảo chúng ta luôn cập nhật thông tin qua các cuộc gọi hàng tuần để bạn luôn được biết về tiến độ công việc. "
- Hỗ trợ không đầy đủ
"Tôi đang gặp khó khăn trong việc truy cập các tài nguyên cần thiết. Chúng ta có thể hợp tác để tìm giải pháp hoặc công cụ tốt hơn không?"
- Phân phối khối lượng công việc không công bằng
"Tôi nhận thấy mình đang đảm nhận nhiều công việc hơn các đồng nghiệp. Chúng ta có thể đánh giá lại khối lượng công việc để đảm bảo sự cân bằng không? Tôi không muốn trở thành người cản trở nhóm. "
- Phản hồi không thường xuyên
"Tôi muốn nhận được phản hồi thường xuyên hơn về công việc của mình. Điều đó giúp tôi đi đúng hướng và biết mình cần cải thiện những gì. "
- Thiếu sự công nhận
"Gần đây, tôi cảm thấy hơi nản lòng vì công việc của tôi hiếm khi được công nhận. Vì vậy, sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể cho tôi một số ý kiến về cách để nổi bật hơn. Tôi cũng muốn biết liệu công ty có chương trình khen thưởng và công nhận nào không và làm thế nào để tôi có thể đủ điều kiện tham gia. "
- Giao tiếp không rõ ràng
"Email bạn gửi hôm thứ Sáu tuần trước không truyền đạt nội dung ngắn gọn. Bạn có thể giúp tôi viết một bản tóm tắt chi tiết hơn để tránh nhầm lẫn trong chiến dịch này không?".
Ví dụ về phản hồi giữa đồng nghiệp
Đôi khi phản hồi đến từ chính các thành viên trong nhóm. Dưới đây là cách đồng nghiệp có thể đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng mà không gây ra sự khó xử:
- Thiếu hợp tác
"Tôi nhận thấy bạn đã làm một mình những công việc mà chúng ta nên hợp tác. Tôi hy vọng tôi không khiến bạn nghĩ rằng bạn phải làm tất cả những việc nặng nhọc. Bạn có nghĩ chúng ta nên trao đổi thường xuyên hơn để phân chia công việc một cách công bằng không?"
- Thái độ tiêu cực
"Xin chào, tôi nhận thấy gần đây các ý kiến của bạn trong các cuộc họp có hơi tiêu cực. Điều này ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm. Chúng ta có thể cố gắng giữ thái độ tích cực hơn không?"
- Trễ hạn
"Xin chào, tôi nhận thấy bạn đã bỏ lỡ một vài thời hạn trong bản giao hàng cuối cùng. Tôi hoặc bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm có thể giúp gì không? Hãy cho tôi biết nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào với quy trình làm việc hiện tại. "
- Sự cố giao tiếp
"Như bạn đã biết, hôm nay chúng ta có một cuộc họp quan trọng với các bên liên quan. Hôm qua, tôi đã cố gắng gọi điện và gửi tin nhắn cho bạn vì tôi cần một số dữ liệu quan trọng cho buổi thuyết trình, nhưng bạn không có ở văn phòng. Bạn có thể thông báo trước khi vắng mặt để chúng tôi có thể lên kế hoạch công việc tốt hơn không?"
- Vượt quá giới hạn
"Tôi thấy bạn đã thay đổi bản trình bày mà tôi đang làm. Tôi đánh giá cao ý tưởng của bạn, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn chia sẻ ý tưởng đó với tôi thay vì chỉnh sửa bản trình bày. Tôi muốn phối hợp chặt chẽ hơn trong tương lai để đảm bảo chúng ta thống nhất và tránh trùng lặp công việc. "
- Thiếu chủ động
"Tôi nhận thấy rằng bạn hiếm khi phát biểu trong các phiên brainstorming của chúng ta. Hãy thoải mái đặt câu hỏi hoặc đề xuất ý tưởng cho chiến dịch. Tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ mang lại giá trị thực sự!"
- Không thực hiện cam kết
"Tôi nhận thấy báo cáo mạng xã hội mà bạn đang làm vẫn còn dang dở từ tuần trước. Hôm nay chúng ta hãy cùng nhau xem xét để tìm cách đẩy nhanh tiến độ công việc này và những công việc sắp tới. "
Ví dụ về phản hồi của khách hàng
Khách hàng cũng cung cấp phản hồi — đôi khi, phản hồi không đẹp, nhưng rất hữu ích để cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Dịch vụ khách hàng kém
"Nhân viên đại diện mà tôi đã nói chuyện không hữu ích. Tôi mong đợi sự hỗ trợ tốt hơn từ công ty của bạn. "
- Vấn đề về sản phẩm
"Tôi đã đặt hàng kích thước 10 nhưng nhận được kích thước 8. Bạn có thể sắp xếp đổi hàng hoặc hoàn tiền cho tôi được không?"
- Thời gian phản hồi chậm
"Nhóm của bạn mất quá nhiều thời gian để trả lời vấn đề của tôi. Hy vọng lần sau sẽ nhanh hơn. "
- Giá cả không rõ ràng
"Trang web của bạn nói rằng có kỳ dùng thử miễn phí cho sản phẩm của bạn. Nhưng khi tôi tiến hành chọn dùng thử, tôi được yêu cầu thanh toán. Bạn có thể ghi rõ giá cả và quy trình dùng thử miễn phí một cách rõ ràng hơn để mọi người không bị nhầm lẫn không?"
- Không có phản hồi tiếp theo
"Sau khi tôi báo cáo vấn đề của mình, không ai theo dõi. Giao tiếp tốt hơn sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng. "
- Trải nghiệm người dùng phức tạp
"Trải nghiệm người dùng của trang web quá phức tạp và khó tìm thấy những gì tôi cần. Đơn giản hóa thiết kế sẽ cải thiện khả năng sử dụng. "
- Lỗi sản phẩm
"Sản phẩm tôi nhận được bị lỗi, và đây là lần thứ hai điều này xảy ra. Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn giúp tôi hoàn tiền và cố gắng cải thiện chất lượng cho những khách hàng trong tương lai. "
Ví dụ về phản hồi của quản lý cho nhóm
Đôi khi, bạn cần đưa ra phản hồi cho cả một nhóm. Dưới đây là một số ví dụ để giúp bạn xử lý những tình huống này:
- Thiếu hợp tác
"Gần đây, tôi nhận thấy sự sụt giảm trong tinh thần đồng đội và sự hợp tác trong nhóm. Hãy cố gắng giao tiếp nhiều hơn và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu của chúng ta. "
- Thiếu sáng tạo
"Cách tiếp cận giải quyết vấn đề của nhóm gần đây có phần dễ đoán. Tôi muốn thấy nhiều giải pháp sáng tạo hơn trong các phiên brainstorming. "
- Hiệu suất thấp
"Hiệu suất của nhóm đã giảm trong quý vừa qua. Hãy xác định những điểm nghẽn và cách chúng ta có thể cải thiện. "
- Trễ hạn
"Chúng ta đã bỏ lỡ một vài thời hạn và tôi nghĩ đó là do ưu tiên không rõ ràng. Hãy đặt ra một số mục tiêu cụ thể hơn để tiếp tục đi đúng hướng. "
- Tinh thần thấp
"Tinh thần làm việc của mọi người đang xuống thấp. Tôi muốn nghe ý kiến của các bạn nếu có vấn đề gì để chúng ta có thể cùng nhau giải quyết trong nhóm. "
Đọc thêm: Nắm vững vòng phản hồi để nâng cao sự hài lòng của khách hàng hoặc nhân viên
Sử dụng mẫu ClickUp để đưa ra phản hồi tốt hơn
Hãy thực tế - đưa ra phản hồi có thể là một việc khó khăn. Nhưng có các công cụ phản hồi phù hợp sẽ giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Mẫu phản hồi của nhân viên từ ClickUp mang lại cấu trúc và sự rõ ràng cho việc thu thập phản hồi.
Dưới đây là cách mẫu này giúp nâng cao trải nghiệm phản hồi của nhóm bạn:
- Cuộc hội thoại nhất quán, có hướng dẫn: Mẫu cung cấp các gợi ý để đảm bảo phản hồi bao gồm các lĩnh vực quan trọng, từ thông tin chi tiết về hiệu suất đến mục tiêu trong tương lai, đảm bảo mỗi phiên phản hồi đều toàn diện và cân bằng
- Thu thập phản hồi hiệu quả: Dễ dàng thu thập phản hồi từ toàn bộ nhóm trong một định dạng nhất quán, giảm thiểu sự hiểu lầm và đảm bảo mọi ý kiến của mọi người đều được ghi lại và có thể thực hiện được
Mẫu này giúp bạn sắp xếp tất cả các phản hồi vào một nơi trung tâm. Nó hợp lý hóa việc theo dõi và giúp bạn theo dõi các mẫu theo thời gian để hỗ trợ sự phát triển liên tục của nhóm.
Và khi đến thời điểm đánh giá chính thức hơn, hãy tham khảo Mẫu đánh giá hiệu suất của ClickUp. Mẫu này giúp quá trình phản hồi của nhân viên diễn ra suôn sẻ hơn và đảm bảo mọi lĩnh vực quan trọng đều được đề cập, từ thành tích đến các lĩnh vực cần cải thiện.
Phản hồi tiêu cực không phải là một con quái vật to lớn và đáng sợ. Nó chỉ là một công cụ để phát triển. Cho dù đó là phản hồi từ quản lý đến nhân viên, đồng nghiệp với đồng nghiệp hay thậm chí là phản hồi từ khách hàng, mục tiêu luôn là như nhau: cải thiện.
Phần thưởng: 15 mẫu đánh giá hiệu suất nhân viên miễn phí (kèm theo mẹo)
Làm thế nào để đưa ra phản hồi tiêu cực một cách xây dựng?
Đối với các chuyên gia nhân sự, trưởng nhóm và quản lý, điều quan trọng không chỉ là bạn nói gì, mà là bạn nói như thế nào. Hãy cùng phân tích cách đưa ra phản hồi tiêu cực cho nhân viên một cách xây dựng và cách các công cụ như ClickUp có thể giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và năng suất hơn.
Tập trung vào hành vi, không phải con người
Tách biệt cá nhân khỏi hành động. Thay vì nói "Bạn luôn thiếu tổ chức", hãy nói "Các tệp dự án không được sắp xếp đúng cách, dẫn đến sự chậm trễ". Điều này làm cho phản hồi ít có cảm giác như một cuộc tấn công cá nhân.
Hướng đến giải pháp
Đưa ra các bước cải thiện có thể thực hiện được. Ví dụ: nếu một nhân viên không tuân thủ thời hạn, hãy đề xuất các công cụ hoặc kỹ thuật quản lý thời gian để giúp họ đi đúng hướng.
Thúc đẩy nhân viên tham gia vào việc tìm giải pháp bằng cách hỏi: "Bạn nghĩ điều gì có thể giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn hơn?"
Theo dõi và hỗ trợ
Phản hồi không kết thúc sau cuộc hội thoại. Hãy cung cấp hỗ trợ liên tục và theo dõi để xem tiến độ công việc. Điều này cho người nhận phản hồi thấy rằng bạn cam kết giúp họ cải thiện, không chỉ chỉ ra khuyết điểm.
Sử dụng ClickUp để theo dõi và quản lý phản hồi tiêu cực
ClickUp cung cấp một loạt các tính năng giúp quản lý và theo dõi phản hồi không chỉ đơn giản mà còn hiệu quả. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng các công cụ của ClickUp để thành thạo nghệ thuật phản hồi tiêu cực mang tính xây dựng:
Biểu mẫu để thu thập phản hồi
ClickUp Forms sẽ giúp bạn thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng một cách có cấu trúc. Điều này cho phép bạn tập hợp tất cả phản hồi ở một nơi, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Sử dụng Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp để tạo các biểu mẫu tùy chỉnh nhắm mục tiêu các lĩnh vực phản hồi cụ thể như hiệu suất, giao tiếp hoặc làm việc nhóm. Bằng cách này, bạn có thể lọc và giải quyết phản hồi hiệu quả hơn.
Tài liệu để tổng hợp phản hồi ở một nơi
Với ClickUp Docs, bạn có thể tổng hợp tất cả các phản hồi vào một tài liệu dễ truy cập. Sử dụng tài liệu này để theo dõi phản hồi của từng nhân viên hoặc dự án, giúp dễ dàng tham khảo các cuộc thảo luận trước đây trong các cuộc đánh giá hiệu suất hoặc theo dõi.
Công việc và mục tiêu cần thực hiện dựa trên phản hồi
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể biến phản hồi thành nhiệm vụ có thể thực hiện được. Sau khi đưa ra phản hồi, hãy tạo mục tiêu với Mục tiêu ClickUp kèm theo các mục hành động rõ ràng để nhân viên thực hiện. Theo dõi tiến độ và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo họ thực hiện đúng trách nhiệm.
ClickUp Brain để viết phản hồi
Viết những lời phản hồi phù hợp có thể là một việc khó khăn. Với ClickUp Brain, bạn có thể nhận được sự trợ giúp để viết những phản hồi chu đáo và mang tính xây dựng. Tính năng này có thể hướng dẫn bạn cách diễn đạt phản hồi theo hướng giải quyết vấn đề và không gây đối đầu.
Chế độ xem trò chuyện cho các cuộc hội thoại phản hồi bình thường
Đôi khi, phản hồi không cần phải quá trang trọng. Với Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp, bạn có thể có những cuộc hội thoại nhanh chóng, thân mật về những điểm phản hồi nhỏ. Điều này giúp giảm áp lực của một cuộc họp trang trọng và giữ cho luồng giao tiếp luôn thông suốt.
Trường tùy chỉnh để phân biệt các lĩnh vực phản hồi khác nhau
Sử dụng Trường Tùy chỉnh trong ClickUp để gắn thẻ phản hồi dựa trên các danh mục như giao tiếp, quản lý thời gian hoặc làm việc nhóm. Điều này giúp dễ dàng lọc và giải quyết các điểm phản hồi cụ thể trong các cuộc thảo luận tiếp theo.
Notepad để ghi chú nhanh
ClickUp Notepad là công cụ hoàn hảo để ghi nhanh các điểm thảo luận hoặc mục hành động trong cuộc hội thoại phản hồi. Không còn phải vất vả ghi nhớ những gì đã thảo luận nữa!
👀Phần thưởng: 11 mẫu biểu mẫu phản hồi miễn phí
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp để thúc đẩy văn hóa phản hồi
Xây dựng văn hóa phê bình mang tính xây dựng cần có thời gian, nhưng ClickUp giúp bạn làm điều đó dễ dàng hơn rất nhiều. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng ClickUp để quản lý phản hồi:
- Tính minh bạch: Bằng cách sử dụng ClickUp để theo dõi tất cả các phản hồi, cả tích cực và tiêu cực, bạn sẽ tạo ra một văn hóa cởi mở. Mọi người đều biết những gì được mong đợi và có thể thấy tiến độ cải thiện của mình.
- Hiệu quả: Thay vì phải lọc qua các email hoặc ghi chú rải rác, ứng dụng này lưu trữ tất cả các phản hồi trong một không gian tập trung. Điều này đảm bảo không có thông tin nào bị mất và bạn có thể truy cập nhanh chóng các phản hồi trước đó khi cần.
- Thông tin chi tiết có thể hành động: Với các tính năng như Mục tiêu và Trường Tùy chỉnh, ClickUp giúp bạn biến phản hồi thành các bước rõ ràng, có thể hành động. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của mình và xem công việc của họ đang cải thiện như thế nào theo thời gian.
- Cải thiện giao tiếp: Dù là chính thức hay bình thường, ClickUp cung cấp nhiều kênh để đưa ra phản hồi, đảm bảo giao tiếp rõ ràng và liên tục. Với các công cụ như Chế độ xem trò chuyện và Biểu mẫu, bạn có thể điều chỉnh phương pháp phản hồi tùy theo tình huống.
- Cộng tác và trách nhiệm: Với tính năng chia sẻ tài liệu và đang theo dõi của ClickUp, bạn có thể dễ dàng cộng tác về phản hồi và tạo kế hoạch cải tiến chung. Nó cũng giúp cả quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi phản hồi đã đưa ra.
- Nâng cao tinh thần: Phản hồi mang tính xây dựng, đặc biệt khi kết hợp với một công cụ giúp dễ dàng theo dõi sự cải thiện, có thể nâng cao tinh thần. Nhân viên sẽ cảm thấy được hỗ trợ hơn trong quá trình phát triển khi thấy phản hồi của họ được xem xét nghiêm túc và được thực hiện.
Những thách thức và sai lầm cần tránh khi đưa ra phản hồi tiêu cực
Đưa ra phản hồi tiêu cực và mang tính xây dựng không nhất thiết phải giống như đi trên dây thừng trên một bể cá mập! Khi được thực hiện đúng, nó có thể thúc đẩy hiệu suất, truyền cảm hứng phát triển và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn. Nhưng nếu được truyền đạt kém, nó sẽ là công thức dẫn đến thảm họa.
Vậy, hãy cùng tìm hiểu cách vượt qua những thách thức khi đưa ra phản hồi xây dựng và tránh những sai lầm phổ biến thường gặp.
Mặt trái của việc đưa ra phản hồi không hiệu quả
Thực tế là, không ai thích nhận phản hồi tiêu cực khi nó khiến người nghe cảm thấy bị tổn thương. Đây là những gì có thể xảy ra nếu bạn không truyền đạt phản hồi một cách xây dựng:
- Làm mất động lực: Quá nhiều lời chỉ trích mà không có bất kỳ lời khen ngợi nào? Điều đó giống như dội nước lạnh vào ngọn lửa động lực của ai đó. Họ có thể sẽ cảm thấy thất bại thay vì được khích lệ
- Tổn hại mối quan hệ: Nếu phản hồi quá gay gắt hoặc mang tính buộc tội, nó có thể làm căng thẳng mối quan hệ của bạn với nhân viên. Niềm tin là chìa khóa cho những cuộc hội thoại hiệu quả!
- Sụt giảm năng suất: Nếu nhân viên không biết cách khắc phục vấn đề, họ sẽ loay hoay, cố gắng tìm ra nguyên nhân, điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc của họ
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng phản hồi của bạn?
Giờ chúng ta đã biết những việc không nên làm, hãy tập trung vào những việc nên làm khi đưa ra phản hồi tiêu cực.
- Thời điểm là chìa khóa: Đừng chờ đến cuộc đánh giá hàng năm để đưa ra những lời chỉ trích nặng nề. Phản hồi phải kịp thời và liên quan đến những hành động gần đây. Ví dụ, nếu Sarah mắc lỗi vào thứ Ba tuần trước, hãy đề cập đến lỗi đó ngay sau đó. Bằng cách đó, cô ấy sẽ còn nhớ rõ và dễ sửa chữa hơn.
- Tránh nói mơ hồ: Hãy cụ thể. Thay vì nói "Bạn làm không tốt", hãy nói "Tôi nhận thấy bạn đã bỏ lỡ hai hạn chót của dự án và điều đó đang ảnh hưởng đến tiến độ của nhóm"
- Cởi mở trong thảo luận: Phản hồi không phải là độc thoại, mà là cuộc hội thoại. Sau khi chia sẻ suy nghĩ của mình, hãy đặt câu hỏi như "Bạn cảm thấy thế nào về điều đó?" hoặc "Bạn nghĩ điều gì có thể giúp cải thiện điều này?" Điều này sẽ mở ra cơ hội cho cuộc hội thoại hai chiều, mang tính hợp tác hơn là đối đầu.
- Đừng tiêu cực hoặc gay gắt: Một sai lầm phổ biến khác khi đưa ra phản hồi tiêu cực là chỉ ra những khuyết điểm. Điều này có thể làm người khác nản lòng. Do đó, điều quan trọng là phải nêu bật những điểm mạnh để duy trì quan điểm cân bằng.
Áp dụng phương pháp "bánh sandwich thiên tài ". Phản hồi tiêu cực sẽ dễ chấp nhận hơn nếu kèm theo một chút phản hồi tích cực ở hai bên. Bắt đầu với điều họ đã làm tốt, sau đó nêu vấn đề và kết thúc bằng một ghi chú tích cực. Ví dụ: "Bạn đã làm rất tốt trong việc tổ chức nhóm, nhưng tôi nhận thấy các báo cáo có hơi chậm. Hãy cùng nhau nghĩ ra một số chiến lược để đẩy nhanh quá trình này. Nhìn chung, tôi biết bạn có đủ kỹ năng để giải quyết vấn đề này!"
Xử lý sự khác biệt văn hóa trong phản hồi
Đây là phần hơi khó một chút — các nền văn hóa khác nhau có cách xử lý phản hồi khác nhau. Điều hiệu quả với người này có thể không hiệu quả với người khác, vì vậy, điều quan trọng là phải lưu ý đến những sắc thái này.
- Phản hồi trực tiếp vs. gián tiếp: Trong văn hóa phương Tây, mọi người đánh giá cao phản hồi trực tiếp. Họ muốn biết chính xác điều gì đã sai, không cần phải che đậy. Tuy nhiên, trong các văn hóa khác, như châu Á hoặc nhiều nước Mỹ Latinh, phản hồi thường được đưa ra một cách tinh tế để tránh làm người khác xấu hổ. Hãy hiểu đối tượng của bạn và điều chỉnh phong cách cho phù hợp!
- Phản hồi riêng tư và công khai: Một số nền văn hóa (và thậm chí một số cá nhân) thích nhận phản hồi riêng tư. Nếu bạn đang làm việc với một nhóm đến từ nền văn hóa có bối cảnh cao, hãy giữ những lời phê bình đó trong lòng.
- Phân cấp và khoảng cách quyền lực: Trong các nền văn hóa có khoảng cách quyền lực lớn (như châu Á), nhân viên có thể không cảm thấy thoải mái khi đưa ra phản hồi cho cấp trên hoặc thậm chí trả lời một cách cởi mở trước những lời chỉ trích. Trong những trường hợp này, hãy đặc biệt cẩn thận với lời nói của bạn và khuyến khích đối thoại cởi mở mà không khiến ai cảm thấy khó chịu.
Cũng nên đọc: Cách phân tích phản hồi của khách hàng để đạt được thành công tối đa
Biến phản hồi tiêu cực thành cơ hội phát triển
Phản hồi tiêu cực hiệu quả là điều cần thiết để thúc đẩy sự phát triển và cải thiện hiệu suất. Cho dù bạn đang giải quyết vấn đề về thời hạn, vấn đề giao tiếp hay các lỗ hổng hiệu suất khác trong các cuộc họp nhóm, hãy sử dụng các ví dụ cụ thể, giữ thái độ tích cực và đưa ra các giải pháp khả thi.
Kết hợp khen ngợi cùng với phản hồi cũng đảm bảo cuộc hội thoại vẫn mang tính hỗ trợ. Cuộc họp nhóm là cài đặt lý tưởng để cân bằng phản hồi tích cực và tiêu cực, từ đó tạo ra một cách tiếp cận toàn diện.
Vì vậy, đừng né tránh đưa ra phản hồi tiêu cực; thay vào đó, hãy thành thạo nghệ thuật phản hồi. Sự can thiệp đúng đắn sẽ giúp nhóm của bạn trở nên mạnh mẽ hơn.
Đăng ký ClickUp để đạt được hiệu suất cao hơn trong khi duy trì văn hóa làm việc tích cực và cởi mở.