Zoho Workplace và Google Workspace: Cách chọn giải pháp phù hợp nhất

Bạn đang nhìn chằm chằm vào hai tab trình duyệt và đánh giá nội dung của từng tab một cách cẩn thận — một tab cho Zoho Workplace và một tab cho Google Workspace — và tự hỏi tại sao lại khó đóng một tab đến vậy.

Làm thế nào để biết chính xác công cụ làm việc từ xa nào là phù hợp nhất?

Bạn chỉ cần gửi email, chia sẻ tài liệu và đảm bảo giao tiếp rõ ràng, không bị gián đoạn với nhóm của mình. Chào mừng bạn đến với tình huống khó xử hiện đại khi phải lựa chọn giữa hai công cụ năng suất tốt như nhau.

Chọn công cụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn giống như chọn món tráng miệng — bạn có thể muốn tất cả mọi thứ, nhưng hiện tại bạn chỉ có thể chọn một món. Vậy, bạn sẽ quyết định như thế nào? Hãy cùng phân tích.

Zoho Workplace là gì?

Zoho Workplace là bộ công cụ văn phòng tích hợp được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý công việc hàng ngày hiệu quả hơn. Từ quản lý email đến xử lý văn bản, lưu trữ tệp và cộng tác nhóm, Zoho Workplace kết hợp nhiều ứng dụng để mang đến trải nghiệm công việc liền mạch.

Zoho Workplace nổi tiếng nhờ tính linh hoạt, giá cả phải chăng và khả năng tích hợp với các ứng dụng Zoho khác, khiến nó trở thành một đối thủ nặng ký cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một giải pháp tất cả trong một.

Tính năng của Zoho Workplace

Zoho Workplace cung cấp nhiều công cụ giúp các nhóm cộng tác, giao tiếp và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là tóm tắt nhanh về một số tính năng nổi bật nhất.

Tính năng #1: Zoho Mail

Đây là dịch vụ lưu trữ email an toàn và không có quảng cáo. Điểm hay nhất? Dịch vụ này cung cấp lưu trữ email tên miền tùy chỉnh để nhóm của bạn có thể sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp.

Nó có các tính năng như thu hồi email, truy cập ngoại tuyến và trò chuyện tích hợp cho các cuộc thảo luận nhóm.

Tính năng #2: Zoho Writer

Zoho Writer là ứng dụng xử lý văn bản của Zoho, cho phép cộng tác tài liệu trong thời gian thực

Cho dù bạn đang soạn thảo báo cáo, tạo đề xuất hay brainstorming ý tưởng, Zoho Writer cho phép bạn chia sẻ tài liệu dễ dàng, theo dõi các thay đổi và để lại nhận xét cho các thành viên trong nhóm — tất cả trong một giao diện thân thiện với người dùng.

Tính năng #3: Zoho WorkDrive

Hãy coi Zoho WorkDrive như một tủ hồ sơ kỹ thuật số của nhóm bạn. Đây là dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp các tính năng cộng tác và quản lý tệp thời gian thực. Bạn có thể sắp xếp tệp vào các thư mục, kiểm soát mức độ truy cập cho các thành viên khác nhau trong nhóm và thậm chí làm việc ngoại tuyến.

Giá cả của Zoho Workplace

Google Workspace là gì?

Google Workspace (trước đây gọi là G Suite) là bộ công cụ năng suất và cộng tác dựa trên đám mây của Google. Nó bao gồm tất cả các ứng dụng Google Workspace quen thuộc như Gmail, Lịch Google, Tài liệu, Drive, Google Trang trình bày và Trang tính, được thiết kế để giúp các nhóm cộng tác trong thời gian thực từ bất kỳ thiết bị nào.

Google Workspace nổi tiếng với giao diện người dùng trực quan, tích hợp giữa các ứng dụng và khả năng lưu trữ trên đám mây.

Tính năng của Google Workspace

Giống như Zoho Workplace, các dịch vụ của Google cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ cộng tác và năng suất.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của sản phẩm:

Tính năng #1: Gmail cho doanh nghiệp

Với Google Workspace, bạn có được dịch vụ lưu trữ email chuyên nghiệp với tên miền của riêng mình. Bộ lọc spam mạnh mẽ, tính năng ngoại tuyến và tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google khác của Gmail khiến nó trở thành công cụ kinh doanh không thể thiếu.

Tính năng #2: Tài liệu Google

Tài liệu Google cho phép các nhóm tạo, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu cũng như cộng tác trong thời gian thực. Các công cụ cộng tác trực quan, chẳng hạn như nhận xét và theo dõi thay đổi, khiến nó trở thành công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp coi trọng tinh thần đồng đội và tính minh bạch.

Tính năng #3: Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tệp. Với khả năng tìm kiếm mạnh mẽ (nhờ AI của Google), quyền truy cập chia sẻ và tùy chọn lưu trữ khổng lồ, Google Drive phù hợp với các công ty ưu tiên sự hợp tác và khả năng truy cập tệp dễ dàng.

Giá của Google Workspace

Zoho Workplace và Google Workspace: So sánh các tính năng

Khi nói đến bộ công cụ năng suất, Zoho Workplace và Google Workspace đều cung cấp một bộ tính năng nâng cao. Nhưng chúng so sánh như thế nào?

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu chi tiết:

Tính năng #1: Lưu trữ email

Cả Zoho Mail và Gmail for Business đều cung cấp dịch vụ lưu trữ email tên miền tùy chỉnh. Tuy nhiên, Gmail có lợi thế hơn ở đây, chủ yếu nhờ bộ lọc spam hàng đầu thị trường, khả năng ngoại tuyến tốt hơn và hỗ trợ kỹ thuật tổng thể vượt trội. Ngoài ra, Gmail đã được sử dụng rộng rãi, nghĩa là nhân viên có thể sẽ không cần nhiều đào tạo để làm quen.

Tính năng #2: Quản lý tài liệu và cộng tác

Zoho Writer và Tài liệu Google đều cung cấp các tính năng cộng tác thời gian thực tuyệt vời.

Tuy nhiên, Tài liệu Google có lợi thế hơn nhờ giao diện trực quan hơn và được sử dụng rộng rãi. Thường dễ chia sẻ Tài liệu Google hơn vì nhiều người dùng đã quen thuộc với nó. Tuy nhiên, Zoho Writer cung cấp các công cụ mạnh mẽ như tính năng chữ ký điện tử tích hợp, mang lại lợi thế nhỏ trong một số trường hợp sử dụng cụ thể.

Tính năng #3: Lưu trữ đám mây

Nhờ AI của Google, khả năng tìm kiếm của Google Drive là không thể so sánh được. Trong khi Zoho WorkDrive cung cấp các tính năng cộng tác và quản lý mạnh mẽ, sự tích hợp của Google Drive với các ứng dụng Google khác và khả năng lưu trữ khổng lồ làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn đối với các doanh nghiệp có nhu cầu chia sẻ tệp rộng rãi.

So sánh giá Zoho Workplace và Google Workspace

Dưới đây là tổng quan chi tiết về các tính năng được cung cấp bởi cả hai bộ công cụ làm việc này trong các hạng mục giá khác nhau:

Zoho Workplace so với Google Workspace trên Reddit

Khi nói đến ý kiến thực tế, Reddit là nơi đáng tin cậy để tìm kiếm phản hồi chân thực và không hoa mỹ.

Chúng tôi đã truy cập nền tảng này để xem mọi người nghĩ gì về cuộc tranh luận giữa Zoho Workplace và Google Workspace; một người dùng ẩn danh dường như có cảm xúc lẫn lộn về cả hai nền tảng:

Đề xuất của tôi là bạn nên xem xét những gì quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn…Cả hai nền tảng này đều khá đơn giản để sử dụng. Chính các tính năng bạn cần sẽ quyết định nền tảng nào cung cấp chúng và mức giá bạn sẵn sàng chi trả. Sau đó, có thể xem xét giao diện người dùng. Đồng thời đánh giá các tích hợp của bên thứ ba nào quan trọng đối với bạn và liệu chúng có được hỗ trợ hay không.

Một người dùng khác nhấn mạnh cách các trường hợp sử dụng và yêu cầu riêng biệt sẽ ảnh hưởng đến nền tảng phù hợp nhất với bạn:

Tôi sử dụng Google Workspace cho tất cả các hoạt động kinh doanh của mình. Có rất nhiều tích hợp có sẵn. Tuy nhiên, cuối cùng, điều đó sẽ phụ thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn. Tôi quản lý rất nhiều dữ liệu trong Google Trang tính và dễ dàng chuyển đổi thành ứng dụng di động để truy cập (như CRM, quản lý đơn đặt hàng, v.v.) bằng AppSheet.

Mặt khác, tôi sử dụng rất nhiều công cụ và hệ thống không cần mã (để phát triển trang web, cổng thông tin khách hàng, v.v.). Hầu hết chúng đều tích hợp với Google Trang tính nhưng không tích hợp với Excel.

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Zoho Workplace và Google Workspace

Nếu Zoho Workplace và Google Workspace không đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn, có lẽ đã đến lúc xem xét một giải pháp thay thế đa năng: ClickUp.

Tôi quản lý nhiều dự án nội bộ và bên ngoài, cũng như cuộc sống cá nhân của mình. ClickUp cho phép tôi quản lý tất cả các lĩnh vực này với các mục đích và nhu cầu khác nhau một cách riêng biệt và trên toàn bộ không gian làm việc tùy theo trọng tâm của tôi. Nó mang lại sự linh hoạt rất cao.

Được biết đến chủ yếu là một công cụ quản lý dự án, ClickUp là giải pháp một cửa cho các nhóm muốn kết hợp giao tiếp, quản lý công việc và chia sẻ kiến thức trong một nền tảng mạnh mẽ.

ClickUp dẫn đầu #1: Trò chuyện, email và cuộc họp

ClickUp cho phép các nhóm trò chuyện trong thời gian thực, gán nhận xét trực tiếp vào nhiệm vụ, gửi email và thậm chí tổ chức cuộc họp trực tuyến — tất cả đều không cần rời khỏi nền tảng. Mức độ tích hợp này giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

ClickUp Chat cung cấp hệ thống liên lạc tích hợp hơn Google Workspace hoặc Zoho Workspace bằng cách kết hợp trò chuyện và quản lý nhiệm vụ trong một nền tảng.

Nó cho phép bạn chuyển tin nhắn thành công việc chỉ với một cú nhấp chuột, đảm bảo bối cảnh được kết nối giữa các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại. Sự tích hợp liền mạch giữa nhắn tin và công việc giúp tăng năng suất bằng cách giữ mọi thứ ở một nơi, giảm nhu cầu chuyển đổi giữa nhiều công cụ.

Bạn có thể cải thiện hơn nữa sự hợp tác giữa các nhóm bằng cách sử dụng Email trong ClickUp. Tính năng này cho phép các nhóm gửi và theo dõi email trực tiếp trong các nhiệm vụ, đảm bảo tất cả các thư từ được sắp xếp ở một nơi.

Trong khi đó, ClickUp Meetings tích hợp các cuộc thảo luận với nhiệm vụ, tài liệu và quản lý dự án, cho phép các nhóm cộng tác và thực hiện các bước hành động ngay lập tức trong cuộc họp.

Sử dụng ClickUp Clips trong nền tảng này cũng cung cấp một giải pháp thay thế tích hợp và linh hoạt hơn cho Zoho Workplace và Google Workspace. ClickUp cho phép người dùng ghi lại các đoạn video màn hình, chuyển chúng thành văn bản bằng ClickUp Brain và dễ dàng chia sẻ hoặc nhúng chúng.

ClickUp vượt trội hơn #2: Quản lý dự án và quản lý công việc

Cho dù bạn đang quản lý một dự án phức tạp hay các công việc hàng ngày, Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn đặt ưu tiên, theo dõi thời gian và trực quan hóa tiến độ.

Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn:

Đó chưa phải là tất cả. Tính năng Quản lý dự án của ClickUp cung cấp mức độ tùy chỉnh cao hơn so với Google Project Management hoặc Zoho.

Quản lý dự án ClickUp

Dưới đây là một số tính năng mà nó cung cấp:

Ngoài ra, Lịch ClickUp cho phép bạn lập kế hoạch, lên lịch và quản lý thời gian và tài nguyên của mình một cách hiệu quả.

Dưới đây là một số tính năng chính:

ClickUp vượt trội hơn #3: Quản lý kiến thức hiệu quả

ClickUp cung cấp phương pháp quản lý kiến thức có cấu trúc và hiệu quả thông qua hệ thống Tài liệu và phân cấp, cho phép người dùng dễ dàng sắp xếp, chia sẻ và cập nhật tài liệu giữa các nhóm.

ClickUp Docs cung cấp bố cục có thể tùy chỉnh, cộng tác thời gian thực và tích hợp liền mạch vào các công việc, giúp kết nối tài liệu với quy trình làm việc dễ dàng hơn.

ClickUp Docs cho phép bạn:

Hệ thống phân cấp dự án ClickUp, với các lớp không gian, thư mục và danh sách linh hoạt, đảm bảo việc phân loại kiến thức được đơn giản hóa, giúp việc truy xuất thông tin trở nên trực quan hơn.

Hướng dẫn này là một hệ thống có cấu trúc được thiết kế để giúp bạn tổ chức và quản lý công việc hiệu quả giữa các nhóm và dự án. Hướng dẫn này bao gồm năm cấp độ chính: Không gian làm việc, Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Công việc con.

Phân cấp này đảm bảo công việc được phân loại gọn gàng, giúp dễ dàng điều hướng, phân công và theo dõi công việc. Nó giúp duy trì sự rõ ràng giữa các dự án khác nhau, cải thiện sự hợp tác và năng suất của nhóm.

Ngoài ra, ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, giúp cải thiện quản lý kiến thức bằng cách tự động hóa việc tạo nội dung, tóm tắt và phân tích, tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại. Sự hợp tác AI này giúp ClickUp vượt trội so với Google và Zoho, vốn chỉ dựa vào các công cụ tự động hóa cơ bản mà không có AI dựa trên nhiệm vụ sâu sắc như vậy.

Chọn bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây tốt nhất

Vậy, công cụ nào phù hợp nhất cho năng suất văn phòng — Zoho Workplace hay Google Workspace? Câu trả lời phần lớn phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Nếu bạn là một công ty nhỏ đang tìm kiếm giải pháp giá cả phải chăng và tích hợp mạnh mẽ, Zoho Workplace có thể là lựa chọn tốt hơn.

Nếu nhóm của bạn coi trọng sự hợp tác liền mạch, giao diện quen thuộc và dung lượng lưu trữ đám mây khổng lồ, Google Workspace có thể là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tận dụng những ưu điểm của cả hai, ClickUp có thể là lựa chọn khôn ngoan hơn. Nền tảng này không chỉ đơn thuần là chia sẻ tài liệu và giao tiếp.

Với ClickUp, bạn có được sự linh hoạt vô song, kết hợp quản lý công việc, cộng tác thời gian thực và các tính năng giao tiếp mạnh mẽ trong một không gian duy nhất. Cho dù bạn đang gán nhận xét, quản lý các dự án phức tạp hay làm việc trên các tài liệu được chia sẻ, ClickUp tích hợp mọi thứ một cách liền mạch.

Hãy dùng thử ClickUp và khám phá những việc cần làm mà nó có thể giúp bạn!