Chúng ta đều đã từng tham gia những cuộc họp bắt đầu tốt đẹp nhưng kết thúc trong mớ ý tưởng, quyết định và ghi chú dang dở.
Khi các cuộc hội thoại diễn ra nhanh chóng, bạn sẽ cảm thấy không thể theo dõi tất cả mọi thứ. Bạn sẽ chỉ còn lại những trang giấy ghi chép lộn xộn, không biết việc gì cần phải hoàn thành. Đây là lúc bản ghi cuộc họp có cấu trúc có thể trở thành cứu tinh của bạn. Mẫu được thiết kế tốt cho phép bạn ghi lại các cuộc thảo luận và quyết định trong thời gian thực.
Trong blog này, chúng tôi sẽ khám phá tám mẫu biên bản cuộc họp miễn phí để giúp bạn tổ chức công việc, đảm bảo trách nhiệm và biến những phiên brainstorming thành các bước hành động mà mọi người có thể làm theo. 📋
Mẫu biên bản cuộc họp là gì?
Mẫu biên bản cuộc họp là các tài liệu được định dạng sẵn để ghi lại và sắp xếp các điểm chính, quyết định và mục hành động được thảo luận trong cuộc họp.
Các mẫu chuẩn hóa này thường có các phần để ghi lại ngày họp, người tham dự, các mục trong chương trình họp, chủ đề thảo luận và công việc cần theo dõi.
Sử dụng các mẫu này giúp ghi chú cuộc họp của bạn nhất quán trên tất cả các cài đặt, cho dù là cho mục đích kinh doanh, học tập hay các mục đích khác.
Dưới đây là lý do tại sao chúng là công cụ tuyệt vời. 👇
- Tính nhất quán: Mỗi cuộc họp có cùng định dạng, giúp dễ dàng theo dõi hơn
- Hiệu quả: Chúng giúp ghi chú nhanh hơn để bạn có thể tập trung vào cuộc hội thoại
- Sự rõ ràng: Bạn sẽ có một bản ghi chép rõ ràng, súc tích để tham khảo nếu có bất kỳ sự hiểu lầm nào
- Trách nhiệm: Các nhiệm vụ và thời hạn được phân bổ rõ ràng, giúp mọi người luôn có trách nhiệm với công việc của mình
📖 Đọc thêm: Các giải pháp phần mềm quản lý cuộc họp và chương trình làm việc tốt nhất
Điều gì tạo nên một mẫu biên bản cuộc họp tốt?
Một mẫu biên bản cuộc họp tốt giúp mọi thứ trở nên đơn giản, rõ ràng và có tổ chức. Nó cũng giúp bạn ghi lại các chi tiết chính xác và giữ cho mọi người cùng hiểu nhau.
Hãy cùng xem các yếu tố quan trọng biến một mẫu cơ bản thành công cụ hữu ích cho mọi cuộc họp.
- Thông tin cơ bản: Ngày, giờ, địa điểm và mục đích của cuộc họp
- Người tham dự: Danh sách người tham dự, vai trò của họ và người vắng mặt
- Chương trình nghị sự: Các điểm thảo luận chính và tóm tắt từng mục thảo luận
- Quyết định: Ghi chép lại tất cả các quyết định, bao gồm cả phiếu bầu
- Mục hành động: Danh sách công việc với người được giao và thời hạn hoàn thành
- Cuộc họp tiếp theo: Ngày, giờ và chương trình sơ bộ cho cuộc họp tiếp theo
- Chữ ký: Chữ ký của người soạn thảo và người phê duyệt
- Tài liệu liên quan: Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến cuộc họp, chẳng hạn như báo cáo hoặc bản trình bày
8 mẫu biên bản cuộc họp miễn phí
Viết biên bản cuộc họp hiệu quả không nhất thiết phải là một công việc nhàm chán.
Cho dù điều hành một nhóm nhỏ hay cập nhật dự án quan trọng, bạn có thể sử dụng các mẫu đơn giản để tiết kiệm thời gian. Chuẩn bị cho cuộc họp bắt đầu bằng việc chọn mẫu biên bản cuộc họp phù hợp.
Dưới đây là tám mẫu miễn phí giúp bạn ghi chú một cách hoàn hảo. ✅
1. Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Đứng đầu danh sách của chúng tôi, Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp là giải pháp tất cả trong một để theo dõi người tham dự, các mục chương trình và các điểm hành động trong cuộc họp.
Trong quá trình thảo luận, bạn có thể ghi lại ý kiến cho từng mục để nắm bắt tất cả các điểm chính và quyết định trong thời gian thực. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại danh sách người tham dự và gắn thẻ cho họ để mọi người đều được tính vào tài khoản.
Bạn muốn tùy chỉnh ghi chú cuộc họp của mình? Mẫu này rất linh hoạt. Bạn có thể thêm các trường cho thời hạn, vai trò của người tham gia hoặc các chi tiết bổ sung phù hợp với phong cách họp của bạn. Nó thậm chí còn bao gồm các tính năng theo dõi và phân tích để trực quan hóa kết quả và theo dõi tiến độ theo thời gian.
📖 Đọc thêm: Cách tổ chức cuộc họp toàn thể hiệu quả (kèm mẫu)
2. Mẫu ghi chú cuộc họp định kỳ ClickUp
Mẫu ghi chú cuộc họp định kỳ của ClickUp giúp các cuộc họp định kỳ của bạn hiệu quả và được tổ chức tốt. Mẫu này được thiết kế để ghi lại thông tin quan trọng và đảm bảo nhóm của bạn luôn thống nhất sau mỗi cuộc họp.
Một trong những tính năng nổi bật của nó là khả năng xem lại nhanh chóng các biên bản cuộc họp trước đó, giúp duy trì tính liên tục dễ dàng hơn. Bạn có thể thiết lập một nguồn thông tin duy nhất để hợp tác hiệu quả và thậm chí phân loại ghi chú của mình bằng các trạng thái và trường tùy chỉnh.
Mẫu này cũng có nhiều chế độ xem — Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc và Lịch ClickUp — để bạn có thể theo dõi các cuộc họp và nhiệm vụ theo quy trình làm việc của mình. Bạn sẽ thấy chế độ này năng động hơn nhiều so với ghi chú tĩnh.
📮 ClickUp Insight: 50% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết thứ Sáu là ngày làm việc hiệu quả nhất của họ. Đây có thể là một hiện tượng đặc trưng của công việc hiện đại. Thứ Sáu thường có ít cuộc họp hơn, kết hợp với bối cảnh tích lũy từ cả tuần làm việc, điều này có thể đồng nghĩa với ít gián đoạn hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung làm việc sâu.
Bạn muốn duy trì năng suất làm việc như ngày thứ Sáu trong cả tuần? Hãy áp dụng phương pháp giao tiếp không đồng bộ với ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện! Ghi lại màn hình của bạn với ClickUp Clips, nhận bản ghi chép ngay lập tức qua ClickUp Brain hoặc yêu cầu AI Notetaker của ClickUp tóm tắt những điểm nổi bật trong cuộc họp cho bạn!
3. Mẫu cuộc họp 1-1 giữa nhân viên và quản lý của ClickUp
Mẫu ClickUp Employee & Manager 1-on-1 là một công cụ hữu ích để làm cho các cuộc họp nhân viên 1-1 hiệu quả và năng suất hơn. Nó đảm bảo các cuộc hội thoại của bạn tập trung và giúp bạn tổ chức công việc với các cuộc kiểm tra theo lịch trình.
Mẫu biên bản cuộc họp chi tiết này cũng cung cấp một số lợi ích quan trọng, chẳng hạn như:
- Tiết kiệm thời gian với định dạng cuộc họp có cấu trúc
- Đảm bảo tính nhất quán bằng cách giải quyết các chủ đề quan trọng thường xuyên
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở với không gian để phản hồi
- Theo dõi tiến độ thông qua các cuộc thảo luận được ghi chép lại
- Tăng cường sự tham gia của nhân viên với các cuộc họp tập trung và hiệu quả
👀 Phần thưởng: Khám phá danh sách các ứng dụng lập lịch tốt nhất của chúng tôi để nâng cao năng suất và đơn giản hóa việc điều phối cuộc họp trong toàn tổ chức của bạn.
4. Mẫu ghi chú cuộc họp với khách hàng của ClickUp
Mẫu Ghi chú Cuộc họp Khách hàng của ClickUp giúp hợp lý hóa cách bạn ghi lại và sắp xếp thông tin trong các cuộc họp với khách hàng. Mẫu này được cấu trúc cẩn thận để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin nào, đồng thời đủ linh hoạt để thích ứng với nhu cầu riêng của từng khách hàng.
Mẫu này lưu giữ tất cả các điểm quan trọng của bạn, từ chương trình nghị sự và phản hồi của khách hàng đến các công việc cần theo dõi, tại một nơi. Bạn thậm chí có thể theo dõi các cuộc họp với khách hàng theo thời gian, tạo bản ghi rõ ràng về các cuộc thảo luận và quyết định đang diễn ra.
Mẫu này đảm bảo sự tương tác nhất quán trong toàn bộ nhóm của bạn. Sử dụng cùng một định dạng cho ghi chú và công việc theo dõi mang đến cho khách hàng trải nghiệm liền mạch, bất kể họ làm việc với ai.
Việc theo dõi các mục hành động và các bước tiếp theo trực tiếp trong mẫu cho phép phản hồi nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Điều này thể hiện sự quan tâm và cống hiến của bạn cho thành công của họ, từ đó làm sâu sắc thêm mối quan hệ.
📖 Cũng nên đọc: Các công cụ họp trực tuyến tốt nhất cho nhóm (miễn phí và trả phí)
5. Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp
Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp cung cấp cho bạn một cách có cấu trúc để ghi lại các chi tiết quan trọng, để không bỏ sót bất kỳ điều quan trọng nào. Định dạng này giúp bạn luôn cập nhật các hoạt động theo dõi nội bộ và giữ cho lãnh đạo và thành viên nhóm luôn thống nhất.
Mẫu này ghi chi tiết cuộc họp, theo dõi người điều hành, người ghi chép, người chấm công, địa điểm cuộc họp, loại cuộc họp, thời lượng và thậm chí số lượng người tham dự.
Hơn nữa, phần "Bước tiếp theo" đảm bảo một kế hoạch vững chắc sau cuộc họp. Với mọi thứ được trình bày rõ ràng, mẫu này giúp giao tiếp dễ dàng hơn và mọi người đều có trách nhiệm, đảm bảo các cuộc họp của bạn hiệu quả và có thể thực hiện được.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đặt giới hạn thời gian cụ thể cho từng chủ đề trong các cuộc họp hội đồng quản trị để giữ cho cuộc thảo luận tập trung và đảm bảo mọi người đều đề cập đến các vấn đề quan trọng. Cách làm này giúp tránh tình trạng một chủ đề chiếm lĩnh cuộc hội thoại và tôn trọng thời gian của mọi người, từ đó mang lại kết quả hiệu quả hơn cho các thành viên hội đồng quản trị.
6. Mẫu cuộc họp ClickUp
Mẫu Cuộc họp ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý cuộc họp hiệu quả.
Thay vì chỉ tập trung vào chương trình họp hoặc ghi chú, mẫu này sắp xếp mọi thứ — các mục chương trình, ghi chú và các việc cần làm tiếp theo — giúp bạn dễ dàng theo dõi những gì đã thảo luận và những việc cần làm tiếp theo.
Nó sử dụng ClickUp Meetings để cung cấp một cách liền mạch để quản lý và tùy chỉnh quy trình họp của bạn. Bạn cũng có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu của mình và liên kết nó với các mẫu khác có liên quan để đảm bảo tính liên tục. Cách tiếp cận liên kết này giúp mọi thứ luôn đồng bộ, tránh các cuộc họp trở thành những sự kiện riêng lẻ.
Mẫu này phù hợp nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu ưu tiên sự rõ ràng và giúp các cuộc họp của bạn được tổ chức tốt.
Thật tuyệt vời khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Công việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
Thật tuyệt vời khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
7. Mẫu cuộc họp cá nhân với nhân viên của ClickUp
Mẫu cuộc họp cá nhân với nhân viên của ClickUp giúp các cuộc họp cá nhân với nhân viên trở nên hiệu quả hơn và hướng đến mục tiêu hơn.
Nó khuyến khích đối thoại cởi mở và theo dõi tiến độ, cung cấp cho các nhà quản lý dự án một cách rõ ràng để điều chỉnh các mục tiêu cá nhân và nhóm. Mẫu này cũng cho phép bạn chuẩn bị cho các cuộc họp nhóm trong tương lai, giúp bạn sắp xếp chương trình chính cho cuộc họp một-một tiếp theo.
Mẫu ClickUp này cũng có thể được điều chỉnh cho các nhóm làm việc từ xa. Định dạng có cấu trúc của nó hỗ trợ việc kiểm tra thường xuyên, điều cần thiết cho môi trường làm việc nơi mà sự tương tác trực tiếp rất hiếm.
ClickUp Brain cải thiện quá trình này bằng cách tóm tắt các ghi chú cuộc họp và các cuộc thảo luận quan trọng. Nó tự động hóa bản ghi chép và hỗ trợ tạo cơ sở kiến thức toàn diện cho nhóm của bạn. Bằng cách đó, nhóm của bạn có thể luôn kết nối và thống nhất, bất kể họ đang ở đâu hay múi giờ nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khám phá các công cụ AI cho cuộc họp để đơn giản hóa quá trình chuẩn bị và theo dõi. Các công cụ này có thể quản lý biên bản cuộc họp hội đồng quản trị, phân tích xu hướng thảo luận và thậm chí nhắc nhở các thành viên trong nhóm về công việc được giao, giúp cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
8. Mẫu biên bản cuộc họp Canva
Mẫu Biên bản cuộc họp của Canva cung cấp một cách trực quan và linh hoạt để ghi chép các cuộc họp của bạn.
Nó cho phép bạn sửa đổi văn bản, điều chỉnh màu sắc và sắp xếp lại bố cục để phù hợp với nhu cầu của bạn, đảm bảo rằng biên bản cuộc họp chính thức nêu bật các điểm quan trọng trong khi vẫn duy trì giao diện hấp dẫn.
Mẫu này được thiết kế để giữ mọi thứ có tổ chức và rõ ràng. Nó cho phép bạn ghi lại các chi tiết quan trọng như ngày họp, người tham dự, mục hành động và các thông tin liên quan khác.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo danh sách kiểm tra chuẩn bị cuộc họp bao gồm các mục cần thiết như ngày họp tiếp theo và bản tóm tắt ghi chú từ cuộc họp trước. Thực hành này đảm bảo rằng mọi người tham gia đều chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu những gì đã thảo luận lần trước cũng như những vấn đề cần chú ý trong cuộc họp sắp tới.
Đáp ứng nhu cầu tài liệu của bạn với ClickUp
Giờ đây, khi bạn đã có một bộ mẫu biên bản cuộc họp chi tiết và đầy đủ, bạn đã sẵn sàng để ghi lại từng chi tiết nhỏ nhất và cấu trúc các cuộc họp của mình.
Bạn có thể giữ mọi người đồng nhất bằng cách sử dụng chúng cho các cuộc họp riêng, kiểm tra khách hàng hoặc cuộc họp điều hành.
ClickUp biến việc ghi chú đơn giản thành một công cụ quản lý dự án và lưu trữ hồ sơ toàn diện, mạnh mẽ. Với khả năng tích hợp liền mạch vào hệ thống quản lý công việc của bạn, bạn có thể biến các cuộc thảo luận thành hành động trong thời gian thực.
Phân công công việc, đặt ưu tiên, theo dõi thời hạn và đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm — tất cả từ cùng một nền tảng mà bạn sử dụng để quản lý dự án.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tránh những rắc rối do ghi chú cuộc họp không có cấu trúc!