Bạn đang làm việc trên một bản trình bày quan trọng cho khách hàng và cần những hình ảnh chất lượng cao về sản phẩm của mình để bản trình bày trở nên ấn tượng.
Nhưng thư mục hình ảnh của bạn chứa đầy các tệp kỹ thuật số ngẫu nhiên không có mô tả, danh mục hoặc thẻ. 😞
Đây chính là lúc bạn cần quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM). Quy trình này cung cấp một quy trình rõ ràng, có cấu trúc để tải lên, sắp xếp và truy cập tài sản kỹ thuật số một cách hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về khái niệm quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số và cách tạo ra một quy trình phù hợp cho tổ chức của bạn. Hãy bắt đầu ngay!
Quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số là gì?
Quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số là một chuỗi các bước di chuyển tài sản qua các giai đoạn trong vòng đời của nó—từ khi được hình thành đến khi hoàn thành. Quy trình này bao gồm các hoạt động quản lý tài sản như tạo/lập, phân loại, tổ chức, xem xét, phê duyệt, lưu trữ, truy xuất và phân phối.
Hãy nghĩ về quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số như một danh sách các mục hành động để quản lý tài sản kỹ thuật số. Nó phác thảo một cấu trúc để hoàn thành dự án của bạn thành công. Dưới đây là một ví dụ:
Giả sử nhóm tiếp thị của bạn cần đồ họa cho một chiến dịch mới. Đây là quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số của họ👇
- Tạo/lập tài sản: Nhà thiết kế đồ họa tạo hình ảnh cho chiến dịch sản phẩm
- Tải lên: Nhóm tải các tệp thô lên hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số
- Tạo siêu dữ liệu: Nhóm thêm các thẻ hình ảnh và mô tả có liên quan như tên sản phẩm và chiến dịch, cũng như mục đích sử dụng (mạng xã hội, in ấn, v.v.)
- Tổ chức: Các tài sản được sắp xếp dựa trên các tiêu chí được xác định trước — chiến dịch, dòng sản phẩm hoặc loại nội dung
- Phê duyệt: Nhóm tiếp thị xem xét nội dung, chỉnh sửa và phê duyệt thiết kế
- Phân phối: Nhóm thiết kế chia sẻ các tệp cuối cùng với nhóm tiếp thị
- Lưu trữ: Sau khi chiến dịch kết thúc, các hình ảnh sẽ được loại bỏ khỏi các tìm kiếm hoạt động và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu tiếp thị của công ty
Mục đích của quy trình làm việc DAM là gì?
Quy trình DAM giúp quản lý tài sản kỹ thuật số trở nên dễ dàng hơn.
Chúng xác định rõ trách nhiệm và dòng thời gian cho các nhà quản lý tài sản và quy trình truy xuất nhanh chóng cho các nhóm có liên quan như bán hàng hoặc tiếp thị làm việc với tài sản. Quản lý tài sản kỹ thuật số cũng cải thiện giao tiếp giữa các nhóm và đảm bảo rằng tất cả các thành viên tham gia vào dự án đều có cùng thông tin.
Dưới đây là một số lý do tại sao việc tạo ra một quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số là quan trọng đối với tổ chức của bạn.
Quản lý tài sản có cấu trúc
Quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số cung cấp một quy trình có cấu trúc để quản lý tài sản kỹ thuật số của công ty bạn. Chúng tập trung vào việc lưu trữ tài sản và giữ chúng được tổ chức để dễ dàng truy cập.
Truy cập nhanh
Quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số hiệu quả giúp bạn nhanh chóng tìm thấy tệp chính xác. Thay vì mất thời gian cuộn qua các tệp ngẫu nhiên, không có nhãn, bạn có thể dễ dàng điều hướng các tệp mới nhất bằng cách làm theo từng giai đoạn của quy trình DAM.
Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) là một môi trường làm việc năng động, có nghĩa là khi tài sản được đưa vào hệ thống, bạn luôn có thể tìm kiếm, tái sử dụng và tái mục đích sử dụng chúng.
Một hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) là một môi trường làm việc năng động, có nghĩa là khi tài sản được đưa vào hệ thống, bạn luôn có thể tìm kiếm, tái sử dụng và tái mục đích sử dụng chúng.
Bảo mật cho tài sản kỹ thuật số
Quy trình làm việc DAM bao gồm kiểm soát truy cập cấp chi tiết cho phép bạn đặt quyền truy cập cho từng tài sản. Điều này đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập tài sản. Quy trình làm việc quản lý tài sản kỹ thuật số cũng đảm bảo tuân thủ các luật bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu, vì tài sản được theo dõi và xem xét trước khi xuất bản. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi bất kỳ chỉnh sửa hoặc thay đổi nào đối với tệp bằng kiểm soát phiên bản.
5 Giai đoạn của quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số
Các giai đoạn của quy trình làm việc DAM phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của dự án. Ví dụ: một chiến dịch tiếp thị về khả năng tiếp cận có thể có các giai đoạn quy trình làm việc khác với quản lý tài sản thương hiệu.
Đối với chiến dịch tiếp thị về khả năng truy cập, quy trình làm việc sẽ bao gồm tạo/lập tài sản (thêm văn bản thay thế cho hình ảnh và chú thích cho video), tuân thủ các nguyên tắc về khả năng truy cập và chạy các bài kiểm tra khả năng truy cập.
Ngược lại, quy trình DAM cho quản lý tài sản thương hiệu tập trung vào việc tạo/lập tài sản đơn giản, thêm siêu dữ liệu để dễ dàng tìm kiếm và phân loại, cũng như kiểm soát quyền truy cập.
5 giai đoạn phổ biến trong quản lý tài sản kỹ thuật số
- Tạo/lập tài sản: Bước đầu tiên là tạo một tài sản. Giai đoạn này bao gồm ý tưởng, soạn thảo hoặc thu thập tài sản như tài liệu, âm thanh và video. Thông thường, các thương hiệu đặt ra các hướng dẫn rõ ràng ở giai đoạn này để đảm bảo tính nhất quán trong việc tạo/lập tài sản
- Tổ chức tài sản: Ở giai đoạn này, các tài sản hiện có được phân loại theo loại, dự án hoặc bộ phận và được chuyển vào các thư mục thích hợp trong hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số
- Lưu trữ tài sản: Giai đoạn này bao gồm việc lưu trữ tài sản theo cách dễ dàng truy cập. Ví dụ, sử dụng thẻ, mô tả và siêu dữ liệu có liên quan có thể hữu ích để lọc hoặc sắp xếp tài sản
- Phân phối tài sản: Giai đoạn này bao gồm việc phân phối tài sản cho các bên liên quan để phê duyệt và sử dụng trong dự án
- Lưu trữ tài sản: Ở giai đoạn này, tài sản được loại bỏ khỏi hệ thống hoạt động. Khi vòng đời của tài sản kỹ thuật số kết thúc, tài sản phải được lưu trữ để bạn có thể bảo tồn và tái sử dụng, giúp quy trình DAM hiệu quả hơn
Các loại quy trình làm việc DAM
Đến đây, bạn đã hiểu rõ công việc của quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số. Tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về các loại quy trình DAM khác nhau. Bạn có thể lựa chọn loại quy trình dựa trên công việc bạn đang thực hiện, loại tài sản và giai đoạn vòng đời của tài sản.
Quy trình làm việc dựa trên dự án
Quy trình công việc dựa trên dự án là phù hợp nhất cho quản lý dự án. Chúng liên quan đến quản lý nhiều tài sản cho một dự án duy nhất. Ví dụ: sử dụng quy trình công việc dựa trên dự án cho việc ra mắt sản phẩm sẽ giúp bạn quản lý nhiều tài sản như hình ảnh sản phẩm, video demo, quảng cáo, hình ảnh trang đích và các nội dung kỹ thuật số khác.
Bạn có thể phân loại tài sản dựa trên loại dự án, tên khách hàng hoặc từ khóa liên quan đến dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Giải pháp quản lý dự án của ClickUp có thể giúp bạn cải thiện quy trình làm việc dựa trên dự án. Bạn có thể lập kế hoạch dự án, lên lịch công việc, theo dõi dòng thời gian, quản lý tài sản và nguồn lực, đồng thời cải thiện sự hợp tác.
Quy trình làm việc hợp tác
Như tên gọi, quy trình làm việc DAM này dành cho các dự án yêu cầu sự hợp tác của nhóm. Nó cho phép các nhóm làm việc trên cùng một tài sản trong thời gian thực, giao tiếp và sửa đổi tài sản.
Giả sử bạn đang làm việc để tạo một cuốn cẩm nang tiếp thị. Bạn sẽ cần các nhóm sản phẩm, tiếp thị, bán hàng, thành công của khách hàng và sáng tạo hợp tác và đóng góp ý kiến của họ. Điều này sẽ yêu cầu các quy trình công việc hợp tác để các nhóm xem xét và chỉnh sửa tài sản.
Trong quy trình này:
- Nhóm sản phẩm sẽ tải lên thông số kỹ thuật và hình ảnh sản phẩm
- Các thành viên bộ phận tiếp thị sẽ thêm hướng dẫn về thương hiệu, nội dung quảng cáo và bản sao
- Bộ phận bán hàng có thể đóng góp các nghiên cứu trường hợp và tài liệu bán hàng
- Nhóm thành công của khách hàng chia sẻ phản hồi của khách hàng và các phương pháp hay nhất
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo ra cuốn cẩm nang hoàn hảo bằng cách động não ý tưởng, cộng tác với nhóm trong thời gian thực và phân công công việc.
Quy trình làm việc dựa trên tài sản
Quy trình làm việc dựa trên tài sản tập trung vào các công việc liên quan đến quản lý tài sản—blog, trang đích, video và các tài sản truyền thông khác. Ví dụ: bạn muốn tạo một sản phẩm mới. Quy trình làm việc có thể bao gồm:
- Tải video ra mắt sản phẩm lên hệ thống DAM cùng với tên sản phẩm
- Đánh thẻ video là "Video ra mắt sản phẩm" 2024 và phân loại nó là video tiếp thị
- Nhóm tiếp thị sẽ phê duyệt phong cách của tài sản, trong khi nhóm pháp lý sẽ xem xét tính tuân thủ của tài sản
Quy trình giao dịch
Quy trình giao dịch được sử dụng để quản lý việc bán tài sản kỹ thuật số. Ví dụ: bạn có thể sử dụng quy trình này để quản lý việc cấp phép sử dụng ảnh hoặc bản nhạc. Điều này bao gồm theo dõi quyền sử dụng và duy trì tuân thủ các thỏa thuận cấp phép.
Quy trình phê duyệt
Quy trình phê duyệt, như tên gọi, là để phê duyệt tài sản trước khi phân phối. Một ứng dụng phổ biến của quy trình phê duyệt là quá trình xem xét nội dung. Trước khi xuất bản nội dung kỹ thuật số (blog, bài đăng trên mạng xã hội hoặc hình ảnh chiến dịch), tài sản phải trải qua một số giai đoạn xem xét và kiểm tra chất lượng để đảm bảo phù hợp với mục tiêu và hướng dẫn của thương hiệu.
Quy trình lưu trữ
Quy trình DAM này giúp bảo tồn tài sản khi chúng không còn được sử dụng. Bạn có thể lưu trữ tài sản ở các vị trí phù hợp để dễ dàng truy cập. Xây dựng quy trình khôi phục cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo việc lấy lại tài sản diễn ra suôn sẻ.
Ví dụ, các công ty trong các ngành được quản lý chặt chẽ như ngân hàng và y tế có thể sử dụng quy trình lưu trữ và phần mềm quản lý tài liệu để lưu trữ hồ sơ tài sản kỹ thuật số.
Các thành phần của quy trình làm việc DAM
Quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số giúp tài sản được sắp xếp có tổ chức, để nhóm của bạn tìm thấy những gì họ cần vào đúng thời điểm. Tuy nhiên, bất kể loại quy trình bạn chọn, các thành phần sau đây là bắt buộc để xây dựng một quy trình 'DAM(N)-good'. 😉
Thư viện phương tiện
Hãy nghĩ về thư viện phương tiện như một kho dữ liệu — một kho lưu trữ trung tâm để lưu trữ tài sản. Lưu trữ tất cả tài sản của bạn trong thư viện phương tiện, đảm bảo chúng được sắp xếp gọn gàng và duy trì quyền kiểm soát truy cập. Sau khi chuyển tài sản vào thư viện, bạn có thể kiểm tra thư viện, cập nhật tài sản, xóa tài sản và sắp xếp lại chúng theo yêu cầu.
Dữ liệu meta
Phân loại và gắn thẻ siêu dữ liệu tài sản là những khía cạnh quan trọng của quy trình làm việc DAM để tăng khả năng tìm kiếm. Phân loại giống như sắp xếp các tệp của bạn vào các thư mục có nhãn, trong khi gắn thẻ siêu dữ liệu giống như thêm ghi chú dán vào các tệp đó với các chi tiết bổ sung.
Một thách thức liên tục đối với chúng tôi là gắn thẻ tài sản hình ảnh. Mặc dù tự động gắn thẻ hoạt động tốt cho nội dung văn bản, nhưng chú thích và siêu dữ liệu được thêm vào thủ công rất quan trọng đối với tài sản hình ảnh.
Một thách thức liên tục đối với chúng tôi là gắn thẻ tài sản hình ảnh. Mặc dù tự động gắn thẻ hoạt động tốt cho nội dung văn bản, nhưng chú thích và siêu dữ liệu được thêm vào thủ công rất quan trọng đối với tài sản hình ảnh.
Phê duyệt tài sản
Tạo quy trình xem xét và phê duyệt tiêu chuẩn trước khi phân phối tài sản kỹ thuật số. Để theo dõi vị trí của tài sản trong quy trình phê duyệt, bạn có thể tạo các thẻ như 'đang xem xét', 'đang chờ phê duyệt', 'tạm giữ' và 'đã được phê duyệt'
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trạng thái tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh trạng thái dựa trên dự án bạn đang làm việc. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các trạng thái như 'đang tiến hành', 'đang chờ xử lý', 'đang xem xét', 'đang tạm dừng', v.v. khi làm việc với các tài sản như hình ảnh hoặc blog.
Phần mềm DAM
Chọn phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số phù hợp với nhu cầu cụ thể của thương hiệu bạn. Tìm kiếm giải pháp DAM có các tính năng sau:
- Làm nguồn thông tin duy nhất cho tất cả tài sản kỹ thuật số
- Có tính năng gắn thẻ tự động và trạng thái tùy chỉnh
- Cung cấp tính năng theo dõi tài sản và phân tích sử dụng
- Tích hợp với các nền tảng kinh doanh khác
Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
Thành phần này rất quan trọng để đảm bảo bảo mật cho tài sản kỹ thuật số của bạn. Nó giới hạn quyền truy cập và ngăn chặn các vi phạm dữ liệu tiềm ẩn. Khi triển khai kiểm soát truy cập, hãy hiểu các vai trò khác nhau trong tổ chức của bạn và các yêu cầu của chúng. Ngoài ra, hãy xem xét và cập nhật quyền truy cập thường xuyên để duy trì bảo mật đồng thời đảm bảo khả năng truy cập dễ dàng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu ma trận kiểm soát truy cập dựa trên vai trò của ClickUp để đảm bảo quyền truy cập thích hợp một cách dễ dàng. Phân công vai trò với các cấp quyền truy cập của tổ chức, kiểm soát hoạt động của người dùng và theo dõi ai có thể truy cập tài sản nào.
Phát triển và duy trì quy trình làm việc DAM
Hãy tưởng tượng một nhà bếp nhà hàng, nơi các đầu bếp đang bận rộn chuẩn bị nhiều món ăn. 🍜
Điều gì sẽ xảy ra nếu các nguyên liệu không được dán nhãn và sắp xếp đúng cách? Giao hàng chậm trễ, muối trong crème brulé, đường trong mì spaghetti và vô số phàn nàn của khách hàng!
Tương tự, nếu không có quy trình DAM phù hợp, bạn có thể rơi vào tình trạng hỗn loạn — mất hình ảnh, mất nhiều thời gian tìm kiếm và chậm trễ trong việc giao dự án.
Các bước khóa trong việc tạo hệ thống quy trình làm việc DAM
Hãy cùng thảo luận về các bước để xây dựng một hệ thống quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số vững chắc.
Bước 1: Đánh giá các yêu cầu về tài sản kỹ thuật số
Hiểu loại tài sản kỹ thuật số mà bạn có — hình ảnh, video, tài liệu và các tài nguyên đa phương tiện khác. Ưu tiên quản lý tài sản dựa trên mức độ sử dụng và tầm quan trọng của chúng.
Bước 2: Xác định nhu cầu
Cộng tác với các thành viên khác trong nhóm và hiểu rõ hơn về các quy trình quản lý tài sản hiện có. Tìm hiểu nhu cầu tạo quy trình làm việc DAM, chẳng hạn như cải thiện quy trình tổ chức và truy xuất tài sản, tăng cường cộng tác trong nhóm và đảm bảo quy trình phê duyệt hiệu quả.
Bước 3: Đặt mục tiêu
Xác định mục tiêu để tạo quy trình làm việc DAM. Đó có thể là tăng tốc độ tạo nội dung, giảm thời gian tìm kiếm hoặc đẩy nhanh quá trình xem xét.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để đặt mục tiêu với dòng thời gian rõ ràng. Nó giúp theo dõi tiến độ mục tiêu tự động và quản lý tất cả các mục tiêu của bạn ở một địa điểm trung tâm để đạt hiệu quả cao hơn.
Bước 4: Tạo quy trình làm việc DAM
Tạo thiết kế quy trình làm việc DAM và lập kế hoạch để tích hợp nó. Chi tiết công việc, trách nhiệm và dòng thời gian cụ thể cho từng giai đoạn triển khai.
Bạn có thể dễ dàng tạo quy trình làm việc DAM bằng Bảng trắng ClickUp. Nó cho phép bạn vẽ sơ đồ quy trình làm việc, xây dựng luồng quy trình và lập bản đồ trách nhiệm của các bên liên quan. Ngoài ra, bạn có thể cùng các thành viên trong nhóm của mình brainstorm các quy trình làm việc hiệu quả và phân công các mục hành động để tăng cường trách nhiệm giải trình.
Bước 5: Sử dụng công cụ phù hợp
Quyết định quan trọng nhất là tích hợp giải pháp quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số phù hợp với nhu cầu của bạn. Khi cân nhắc các lựa chọn, hãy xem xét nhu cầu kinh doanh, khả năng thích ứng, khả năng mở rộng, giá cả và khả năng tích hợp
Bạn có thể dùng thử ClickUp để tạo quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số. Giải pháp ClickUp cho Tiếp thị cung cấp một địa điểm tập trung cho tất cả các quy trình sáng tạo của bạn. Bạn có thể tạo một không gian dành riêng để lưu trữ tất cả tài sản kỹ thuật số ở một nơi, thực hiện các chiến dịch và dự án nội dung, đồng thời tạo lộ trình và quy trình công việc được xác định trước.
Bước 6: Xác định vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan
Đề cập đến trách nhiệm của các bên liên quan ở mỗi giai đoạn của quy trình làm việc để đảm bảo trách nhiệm giải trình và hoạt động trơn tru.
Ví dụ: những người tạo nội dung, như nhà thiết kế và nhà văn, có thể nắm quyền sở hữu giai đoạn tạo tài sản. Giám đốc tiếp thị hoặc giám đốc dự án có thể phê duyệt tài sản lần đầu tiên, giám đốc cấp cao có thể chia sẻ thêm phản hồi của họ và điều phối viên tiếp thị có thể chịu trách nhiệm phân phối nội dung trên mạng xã hội và các nền tảng khác.
Bước 7: Sử dụng các công cụ tự động hóa
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như thay đổi trạng thái của tài sản thương hiệu khi chúng di chuyển dọc theo quy trình làm việc. Ngoài ra, tự động hóa các quy trình như phê duyệt.
ClickUp cung cấp hơn 100 tự động hóa quy trình làm việc tùy chỉnh. Bạn có thể sử dụng Tự động hóa ClickUp để tự động hóa các công việc thường ngày và quy trình phê duyệt. Ví dụ: bạn có thể thiết lập tự động hóa quy trình phê duyệt để tự động chuyển tài sản từ giai đoạn 'xem xét' sang 'kiểm tra chất lượng' sau khi đáp ứng các điều kiện cụ thể.
Bước 8: Triển khai quy trình làm việc DAM
Triển khai quy trình làm việc và theo dõi việc sử dụng. Có được những thông tin chi tiết quý giá về những gì đang hiệu quả và những gì không hiệu quả.
Bước 9: Cải thiện và tối ưu hóa công việc
Theo dõi quy trình làm việc DAM, thu thập phản hồi và thảo luận với các nhóm nội bộ và bên ngoài để phát hiện các lỗ hổng. Hành động dựa trên phản hồi và đảm bảo tối ưu hóa quy trình làm việc liên tục.
Một cách tuyệt vời để tối ưu hóa quy trình làm việc DAM của bạn là sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp. Chúng giúp theo dõi các ưu tiên và ngày đáo hạn để hoàn thành từng giai đoạn của quy trình làm việc và quản lý các điểm nghẽn để mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Các công cụ và tính năng quy trình làm việc cho hệ thống DAM
Nếu không có các công cụ quy trình làm việc phù hợp, không thể duy trì quy trình làm việc DAM. Đây là lúc bạn cần các công cụ như ClickUp.
ClickUp là nền tảng quản lý năng suất, cộng tác và quy trình làm việc tất cả trong một, có thể giúp bạn dễ dàng thiết lập và tối ưu hóa các quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số. Hãy xem ClickUp giúp quản lý quy trình làm việc DAM như thế nào.
Theo dõi quy trình làm việc
ClickUp cung cấp hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như Bảng, Danh sách và Lịch, giúp bạn theo dõi quy trình làm việc một cách tốt nhất. Ví dụ: Chế độ xem Bảng ClickUp cung cấp cho bạn tầm nhìn toàn cảnh về tất cả các giai đoạn và nhiệm vụ trong quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể xem các nhiệm vụ trong các cột tùy chỉnh, kéo và thả tài sản qua các giai đoạn của quy trình làm việc và theo dõi chúng một cách dễ dàng.
Sử dụng mẫu quy trình làm việc
ClickUp cũng giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn với các mẫu quy trình công việc có thể tùy chỉnh và sẵn sàng sử dụng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Mẫu luồng quy trình của ClickUp để trực quan hóa quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số của mình từ đầu đến cuối. Ngoài ra, bạn có thể cộng tác tốt hơn, theo dõi tiến độ để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch và dễ dàng xác định các trở ngại tiềm ẩn.
Vai trò của quản lý dự án trong việc duy trì quy trình làm việc DAM
Tích hợp quản lý dự án với nền tảng DAM giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
Dù mục tiêu của bạn là gì — dễ dàng truy cập tài sản kỹ thuật số, quản lý các giai đoạn quy trình làm việc một cách hiệu quả hoặc giảm thời gian dành cho công việc quản trị viên và công việc lặp đi lặp lại — quản lý dự án trong DAM đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.
Trong nghĩa rộng hơn, quản lý dự án trong DAM có thể:
- Cung cấp một nền tảng tập trung để các nhóm giao tiếp, chia sẻ tài sản và theo dõi tiến độ
- Giữ cho quy trình quản lý tài sản luôn có cấu trúc và tổ chức chặt chẽ
- Tạo quy trình làm việc hiệu quả hơn bằng cách thêm các yếu tố như tự động hóa công việc, theo dõi thời gian và phân bổ tài nguyên
- Theo dõi vòng đời của tài sản tốt hơn, đảm bảo rằng chúng được quản lý, lưu trữ và bảo trì đúng cách, giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng
Lợi ích của quy trình làm việc DAM là gì?
Bây giờ chúng ta đã biết DAM workflow là gì và cách tạo ra nó, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích của nó.
Tăng năng suất
Quy trình làm việc DAM xác định các quy trình và bước, loại bỏ các điểm nghẽn. Ví dụ: bằng cách xác định quy trình phê duyệt, quy trình làm việc DAM loại bỏ các cuộc họp đánh giá đột xuất làm gián đoạn quy trình làm việc. Kết quả là, nhiều công việc được hoàn thành trong thời gian ngắn hơn.
Đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu
Một hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ đến từ sự nhất quán, và quy trình DAM đảm bảo rằng các tài sản tuân thủ các hướng dẫn thương hiệu. Điều này giúp duy trì sự nhất quán của hình ảnh thương hiệu trên tất cả các kênh.
Tăng ROI
Ngoài việc cải thiện năng suất và việc sử dụng tài sản, quy trình làm việc DAM còn giúp giảm chi phí cấp phép. Chúng tăng khả năng hiển thị tài sản có sẵn, sử dụng tài sản chung, tài sản có thể tái sử dụng và thỏa thuận cấp phép, giúp cắt giảm chi phí tài sản không cần thiết và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Những thách thức của quy trình DAM là gì?
Quy trình DAM rất hữu ích, nhưng chỉ khi chúng được triển khai và tuân thủ từng bước. Mặc dù quy trình quản lý tài sản kỹ thuật số mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng bạn có thể gặp phải những thách thức sau đây.
- Quyền sở hữu: Hiểu nhầm công việc hoặc trách nhiệm có thể làm trì hoãn toàn bộ quy trình làm việc. Do đó, hãy đảm bảo xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan ngay từ khi bắt đầu tạo quy trình làm việc
- Quy trình làm việc bị cô lập: Nếu các nhóm nghĩ rằng quy trình làm việc chỉ dành cho tiếp thị hoặc quản lý sản phẩm, quy trình làm việc sẽ bị cô lập. Để khắc phục thách thức này, hãy tích hợp quy trình làm việc DAM với các công cụ khác như quản lý dự án, phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số, hệ thống quản lý nội dung, v.v
- Quá phụ thuộc vào tự động hóa hoặc quy trình thủ công: Tự động hóa là yếu tố thiết yếu trong quy trình DAM, nhưng tự động hóa quá mức sẽ mang đến những thách thức không lường trước, chẳng hạn như phê duyệt không mong muốn. Do đó, hãy áp dụng phương pháp cân bằng
Định nghĩa lại quản lý tài sản với quy trình làm việc DAM
Quy trình làm việc DAM xác định từng bước của quá trình, từ tạo/lập tài sản đến phân phối. Chúng đảm bảo tính nhất quán, kiểm soát hành động, tăng cường hợp tác và thiết lập quyền sở hữu.
Tuy nhiên, quy trình làm việc DAM phải được tuân thủ chính xác để đạt được kết quả tốt nhất. Do đó, hãy đảm bảo rằng quy trình làm việc của bạn không hoạt động riêng lẻ trên nhiều công cụ và quy trình khác nhau. Tích hợp quy trình làm việc với nền tảng năng suất tất cả trong một như ClickUp.
ClickUp cung cấp rất nhiều công cụ và mẫu có thể giúp bạn tạo, chia sẻ và quản lý tài sản kỹ thuật số. Nó đảm bảo sự hợp tác liền mạch và giúp việc triển khai quy trình làm việc DAM trở nên dễ dàng.
Muốn tìm hiểu thêm? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!