Hãy tưởng tượng nếu quản lý dự án đơn giản như việc đánh dấu vào danh sách công việc cần làm — nhanh chóng và hoàn thành.
Trong thực tế, việc ra mắt một sản phẩm hoặc thêm các tính năng phần mềm phức tạp hơn nhiều. Một trở ngại nhỏ có thể gây ra sự chậm trễ bất ngờ trong quá trình thực hiện.
Để thực hiện thành công các dự án trong thế giới thực, bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, tìm ra cách hiệu quả để hoàn thành chúng và dự trù thời gian cho những sự cố bất ngờ. ⏳
Đó là lúc Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM) phát huy tác dụng.
Nhưng phương pháp này có ý nghĩa gì? Các nguyên tắc cơ bản của nó là gì? Làm thế nào để sử dụng nó để cải thiện việc lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực và hiệu quả quản lý khối lượng công việc tổng thể?
Bài viết này sẽ trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và nhiều hơn thế nữa.
Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM) là gì?
CCPM là một kỹ thuật quản lý dự án nhấn mạnh việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực — con người, thiết bị và không gian vật lý — để thực hiện thành công các công việc của dự án. Được giới thiệu vào năm 1997 bởi chuyên gia quản lý kinh doanh Eliyahu M. Goldratt trong cuốn sách Critical Chain, phương pháp này đóng vai trò như một lộ trình cho các dự án thường xuyên gặp phải sự chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách.
Các yếu tố khóa của kỹ thuật này bao gồm:
- Phác thảo các công việc phụ thuộc và hạn chế về nguồn lực trong quá trình lập kế hoạch dự án
- Xây dựng quy trình làm việc tối ưu để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
- Thêm tài nguyên bổ sung khi cần thiết để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn
- Đang theo dõi tiến độ dựa trên việc có sử dụng thêm nguồn lực hay không, với các dự án không yêu cầu thêm nguồn lực được coi là thành công hơn so với các dự án cần thêm nguồn lực
Phương pháp Chuỗi Quan Trọng so với phương pháp Đường Quan Trọng
Hiểu được sự khác biệt giữa phương pháp chuỗi quan trọng và phương pháp đường quan trọng là khóa để quản lý dự án hiệu quả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn phân bổ tài nguyên và quản lý dòng thời gian.
Phương pháp chuỗi quan trọng nhấn mạnh các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án một cách hiệu quả. Là người quản lý dự án, bạn sẽ chiến lược bổ sung các nguồn lực dự phòng để giảm thiểu các sự cố có thể xảy ra. Dự án của bạn sẽ diễn ra theo đúng tiến độ nếu các nguồn lực dự phòng này không được sử dụng, điều này cho thấy tiến độ dự án thành công.
Ngược lại, trong phương pháp đường dẫn quan trọng, bạn tập trung vào một chuỗi các công việc quan trọng nhất của dự án. Mục tiêu là thiết kế một quy trình làm việc lý tưởng để hoàn thành các công việc trong dòng thời gian của dự án và loại bỏ các công việc không cần thiết khỏi danh sách ưu tiên của bạn.
Ngoài ra, Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute) ủng hộ phương pháp đường dẫn quan trọng (critical path method) như một kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả, có thể nâng cao tiến độ dự án bằng cách tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất trong mạng lưới dự án.
Các phương pháp quản lý dự án truyền thống thường nhấn mạnh vào dòng thời gian cố định và cách tiếp cận tuyến tính, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ. Không giống như những phương pháp đó, phương pháp quản lý dự án theo chuỗi quan trọng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự phụ thuộc giữa các công việc và các nguồn lực quan trọng, cho phép các nhóm xác định các công việc quan trọng sẽ ảnh hưởng đến thời lượng tổng thể của dự án.
Cả hai phương pháp quản lý dự án này đều được thiết kế để hiệu quả hơn so với các phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, trong khi đường dẫn quan trọng tập trung vào lập kế hoạch dự án, chuỗi quan trọng tập trung vào các nguồn lực thiết yếu mà bạn cần.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phần mềm phân tích đường dẫn quan trọng để quản lý các dự án phức tạp với tính năng hiển thị phụ thuộc trực quan, phân tích kịch bản và phân bổ nguồn lực để quản lý các dự án phức tạp với các công việc và dòng thời gian liên kết với nhau.
Cơ bản về quản lý dự án chuỗi quan trọng
Với phương pháp chuỗi quan trọng, các nhà quản lý dự án có thể quản lý hiệu quả lịch trình dự án và tài khoản cho các hạn chế về nguồn lực, dẫn đến việc hoàn thành dự án thành công. Phương pháp này bao gồm sáu thành phần chính cần thiết cho hiệu quả của nó. Đó là:
1. Xác định chuỗi quan trọng
Ý tưởng cốt lõi trong CCPM là mỗi dự án đều có một chuỗi quan trọng — chuỗi công việc phụ thuộc dài nhất có tính đến sự phụ thuộc giữa các công việc (như công việc nào phải hoàn thành trước khi công việc khác có thể bắt đầu) và tính sẵn có của nguồn lực.
Mục tiêu chính của bạn là quản lý chuỗi quan trọng này để tối ưu hóa tiến độ dự án và giảm thiểu sự chậm trễ do tắc nghẽn.
Ví dụ, trong một dự án phát triển sản phẩm, chuỗi quan trọng của bạn bao gồm thiết kế sản phẩm, tạo mẫu, phát triển, đảm bảo chất lượng và thử nghiệm, tất cả đều phụ thuộc vào số lượng thành viên nhóm chuyên môn hạn chế.
Sự chậm trễ trong các hoạt động này có thể làm hỏng toàn bộ dự án, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mỗi công việc được chuyển sang công việc tiếp theo một cách suôn sẻ.
2. Xây dựng các khoảng đệm
Có ba loại bộ đệm dự án trong quản lý dự án chuỗi quan trọng.
a. Dự án dự phòng
Bộ đệm này được thêm vào cuối chuỗi quan trọng để tránh việc lỡ thời hạn do chậm trễ trong các công việc thiết yếu.
Ví dụ, trong một dự án xây dựng, bạn có thể đặt một đệm dự án sau các hoạt động chuỗi quan trọng như đổ móng và lắp khung kết cấu.
b. Buffer cấp dữ liệu
Bộ đệm được thêm vào các điểm dọc theo chuỗi quan trọng, nơi các công việc không quan trọng đi vào luồng chính. Điều này ngăn chặn bất kỳ sự chậm trễ nào trong các công việc không quan trọng ảnh hưởng đến thời hạn chung.
Tiếp tục với ví dụ về dự án xây dựng, bạn có thể thêm bộ đệm cho các hoạt động không quan trọng như tạo cảnh quan.
c. Đệm tài nguyên
Bộ đệm tài nguyên sẽ cảnh báo bạn chuẩn bị thêm tài nguyên trước để tránh sự chậm trễ do hạn chế tài nguyên. Bộ đệm này rất cần thiết trong các dự án sử dụng tài nguyên chuyên môn cao hoặc khó tìm nguồn cung ứng.
Vì vậy, nếu dự án xây dựng của bạn liên quan đến một loại giàn giáo chống động đất cụ thể, bạn phải thiết lập một bộ đệm tài nguyên để đảm bảo giàn giáo này được hoàn thành đúng thời hạn.
Mẫu Phân tích Đường dẫn quan trọng (CPA) của ClickUp giúp bạn dễ dàng lập bản đồ các công việc cần thiết cho sự thành công của dự án, xác định vị trí đặt các bộ đệm và thời gian đệm cần thiết.
Khung công tác sẵn sàng sử dụng này cung cấp các công cụ cần thiết để xác định các lộ trình quan trọng và hiển thị các thách thức tiềm ẩn trong khi quản lý các dự án có độ phức tạp khác nhau. Nó hợp lý hóa quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp lộ trình rõ ràng, xem xét tất cả các khả năng.
Mẫu này cho phép bạn:
- Giám sát tiến độ hoàn thành dự án
- Đánh giá các điểm nghẽn tiềm ẩn hoặc thách thức
- Thiết lập lịch trình và mục tiêu dự án
- Cải thiện giao tiếp giữa các nhóm và các bên liên quan
Với mẫu này, bạn có thể theo dõi mức tiêu thụ bộ đệm trong thời gian thực, cho phép bạn thực hiện các hành động khắc phục trước khi sự chậm trễ ảnh hưởng đến dòng thời gian của dự án.
3. Phân bổ nguồn lực
Khi tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực cho dự án, đảm bảo rằng có đủ nhân lực và công cụ phù hợp cho tất cả các công việc quan trọng trong chuỗi quan trọng vào đúng thời điểm.
Khi hai nhóm cần cùng một nguồn lực, hãy ưu tiên các công việc quan trọng để duy trì năng suất.
Ví dụ: nhóm phát triển ứng dụng nên ưu tiên các vấn đề kết nối cơ sở dữ liệu ảnh hưởng đến chức năng quan trọng hơn là các hình ảnh không phù hợp trên trang đích của ứng dụng.
Điều này rất quan trọng vì nếu người dùng không thể truy cập các tính năng thiết yếu do vấn đề kết nối, điều này có thể dẫn đến sự thất vọng, giảm sự hài lòng và mất khách hàng tiềm năng.
Ngược lại, các yếu tố đồ họa không đồng bộ có thể quan trọng về mặt thẩm mỹ nhưng không ảnh hưởng đến các chức năng cốt lõi của ứng dụng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp để có cái nhìn tổng quan về tình trạng sẵn có của tài nguyên và phân bổ tài nguyên theo yêu cầu và ưu tiên của từng công việc.
Bạn có thể xem lại các nhiệm vụ và tài nguyên, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng Trường Tùy chỉnh. Biến kế hoạch của bạn thành hiện thực bằng cách trực quan hóa trình tự hoàn thành với Chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và luôn nắm bắt tình hình dự án!
Chế độ xem khối lượng công việc ClickUp
Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp giúp bạn hình dung khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm so với sức chứa công việc chung của nhóm. Với chế độ xem theo màu sắc hàng tuần, hai tuần một lần và hàng tháng, bạn có thể nhanh chóng phát hiện những nhân viên làm việc quá sức và những nhân viên chưa được sử dụng hết công suất, từ đó dễ dàng phân bổ lại công việc để sử dụng nguồn lực một cách tối ưu.
Với tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian nhóm của bạn dành cho các công việc so với thời gian ước lượng. Bạn có thể xem tổng số giờ dành cho mỗi công việc và công việc con. Bạn có thể lọc, phân loại và nhóm các công việc để tạo báo cáo tùy chỉnh cho các bên liên quan, giúp bạn đánh giá liệu kế hoạch phân bổ nguồn lực hiện tại có giúp dự án đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không.
Bước vào tình huống: Bạn sẽ làm gì?
Tình huống 1: Có sẵn nguồn lực mớiBạn có quyền truy cập vào một nguồn lực mới có thể đẩy nhanh tiến độ công việc quan trọng nhưng cần thời gian để làm quen. Bạn sẽ làm gì:A) Tích hợp ngay nguồn lực mới để tăng tốc độ xử lýB) Chờ đến khi nhóm được đào tạo xong mới tích hợp nguồn lực mới
Kết quả tiềm năng:A) Tích hợp nguồn lực ngay lập tức có thể dẫn đến sự kém hiệu quả ban đầu nhưng có thể đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án trong dài hạn. B) Chờ đợi đào tạo đảm bảo chất lượng và hiệu quả nhưng có thể làm chậm dòng thời gian của dự án.
4. Giảm thời gian thực hiện công việc
Trong quản lý dự án chuỗi quan trọng, một nguyên tắc kinh nghiệm là đặt thời lượng công việc với mức độ tin cậy 50%. Ước lượng này giả định rằng có 50% khả năng hoàn thành công việc trong khung thời gian nhất định, do đó không quá thận trọng hoặc có thêm biên độ an toàn.
Cách tiếp cận này khuyến khích nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trước thời hạn.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn thường hoàn thành công việc chiến dịch tiếp thị trong hai tuần nhưng thường dành thêm thời gian "phòng hờ", theo phương pháp này, bạn sẽ đặt thời gian thực hiện công việc là một tuần (ước lượng độ tin cậy 50%) và dựa vào thời gian dự phòng một tuần để bù đắp bất kỳ sự chậm trễ nào có thể xảy ra.
5. Quản lý đệm
Là một nhà quản lý dự án chuỗi quan trọng, việc theo dõi mức tiêu thụ bộ đệm trong suốt tiến độ dự án và thực hiện các điều chỉnh cần thiết là rất quan trọng. Bộ đệm tài nguyên và bộ đệm dự án là các thành phần quan trọng của phương pháp chuỗi quan trọng, đảm bảo rằng các công việc phụ thuộc được hoàn thành đúng tiến độ, ngay cả khi có vấn đề phát sinh ngoài dự kiến.
Ví dụ: nếu bạn nhận thấy rằng bộ đệm trong giai đoạn kiểm tra tích hợp của dự án đang bị tiêu thụ nhanh hơn dự kiến do những thách thức bất ngờ trong giai đoạn kiểm tra đơn vị, bạn có thể phân bổ thêm nguồn lực để đẩy nhanh tiến độ hoặc điều chỉnh kế hoạch dự án tổng thể để tránh chậm trễ thêm.
Mẫu Phân tích Đường dẫn quan trọng của ClickUp cung cấp thông tin chi tiết liên tục về trạng thái hiện tại của dự án và phác thảo rõ ràng các hành động cần thực hiện kịp thời để hoàn thành dự án thành công. Mẫu này cũng xác định các công việc có thể bị trì hoãn, cho phép bạn phân bổ lại nguồn lực một cách hiệu quả để bắt kịp các công việc bị bỏ lỡ hoặc quá hạn.
Chế độ xem Tài liệu của mẫu giúp các nhóm tổ chức thông tin công việc và tài nguyên tại một địa điểm tập trung. Nó cũng cho phép các nhóm tương tác theo thời gian thực hoặc không đồng bộ, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Mức độ minh bạch này giúp tăng cường sự hợp tác, vì các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau xác định con đường quan trọng, chia sẻ ý tưởng và hiểu biết, đồng thời cung cấp phản hồi để dự án tiếp tục tiến triển.
6. Tránh làm nhiều việc cùng lúc
Như chúng tôi đã giải thích, ưu tiên một công việc tại một thời điểm sẽ có lợi hơn cho CCPM so với làm nhiều việc cùng một lúc. Yêu cầu cùng một nhà thiết kế hoặc kỹ sư thực hiện nhiều công việc cùng một lúc sẽ chỉ làm chậm tiến độ và tăng khả năng xảy ra sai sót.
Thay vào đó, hãy giao cho họ một công việc tại một thời điểm để họ có thể tập trung toàn bộ sức lực vào công việc đó.
Ví dụ: bạn có thể lập kế hoạch cho các bước tiếp theo với Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp. Chọn bất kỳ biểu tượng nào trong bốn biểu tượng Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp và đặt bộ lọc cho ngày đáo hạn để nhóm của bạn biết chính xác cần tập trung vào việc gì và khi nào.
Thông báo ClickUp
Bạn cũng có thể kiểm soát các thông báo của mình và tùy chỉnh chúng theo cách chưa từng có trước đây với Thông báo ClickUp.
Nhóm của bạn sẽ được thông báo tự động khi cần bắt đầu một nhiệm vụ, khi một nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc khi có sự thay đổi về mức độ ưu tiên. Bất kỳ hành động nào trong ClickUp đều có thể kích hoạt một thông báo tùy chỉnh, giúp bạn tiến độ dự án một cách dễ dàng.
Việc theo dõi và tổ chức các dự án của công ty trở nên rất dễ dàng và hiệu quả với phần mềm ClickUp. Từ danh sách công việc đơn giản đến các dự án phức tạp, phần mềm ClickUp đã được sử dụng để hoàn thành công việc như mong đợi. Đây là một phần mềm rất hiệu quả khi giải quyết vấn đề quản lý nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và dự án đang diễn ra trong tổ chức.
Việc theo dõi và tổ chức các dự án của công ty trở nên rất dễ dàng và hiệu quả với phần mềm ClickUp. Từ danh sách công việc đơn giản đến các dự án phức tạp, phần mềm ClickUp đã được sử dụng để hoàn thành công việc như mong đợi. Đây là một phần mềm rất hiệu quả khi giải quyết vấn đề quản lý nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và dự án đang diễn ra trong tổ chức.
Bước vào tình huống: Bạn sẽ làm gì?
Tình huống 2: Ước tính thời lượng công việcBạn có một dự án với một công việc quan trọng ước tính sẽ mất hai tuần. Các thành viên trong nhóm cho rằng có thể mất nhiều thời gian hơn do những trở ngại có thể xảy ra. Bạn sẽ:A) Bám sát ước tính ban đầu để đáp ứng thời hạnHoặcB) Kéo dài thời lượng và điều chỉnh thời gian dự phòng cho phù hợp
Kết quả có thể đạt được:A) Bám sát ước lượng ban đầu có thể dẫn đến công việc gấp rút và không thể hoàn thành đúng thời hạn. B) Kéo dài thời lượng cho phép công việc được thực hiện kỹ lưỡng, tăng khả năng hoàn thành đúng thời hạn, với điều kiện bạn điều chỉnh thời gian dự phòng một cách hợp lý.
Điều chỉnh ước tính thời lượng công việc là rất quan trọng trong CCPM; lựa chọn của bạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công của dự án.
Cách sử dụng quy trình quản lý dự án chuỗi quan trọng
Hãy cùng xem xét cách triển khai hiệu quả phương pháp chuỗi quan trọng trong quản lý dự án và đảm bảo tất cả các công việc được thực hiện đúng tiến độ.
Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án
Với tư cách là người quản lý dự án chuỗi quan trọng, hãy xác định rõ phạm vi và mục tiêu của dự án. Sau đó, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về kỳ vọng của bạn đối với từng thành viên trong nhóm.
Ví dụ: nếu mục tiêu là ra mắt một tính năng phần mềm mới trong vòng sáu tháng, hãy đảm bảo toàn bộ nhóm hiểu rõ tính năng đó mang lại lợi ích gì và phù hợp với sản phẩm phần mềm như thế nào.
Bước 2: Phát triển sơ đồ mạng dự án
Tiếp theo, sử dụng tính năng Phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp để lập bản đồ các công việc độc lập và liên kết với nhau trên sơ đồ mạng. Bạn cũng có thể xác định công việc nào đang 'chờ' hoặc 'khối' công việc khác có phụ thuộc.
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp giúp trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ và sự phụ thuộc của chúng. Tính năng này cho phép bạn kéo và thả nhiệm vụ, theo dõi đường dẫn quan trọng và thời gian trễ, điều chỉnh dòng thời gian và xem ngay lập tức các thay đổi ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
Bạn cũng có thể hợp nhất các Nhiệm vụ, Không gian, Thư mục và Danh sách công việc ClickUp của mình vào một nơi và mã hóa màu biểu đồ Gantt để dễ nhận biết. Kỷ niệm các cột mốc quan trọng với thông tin cập nhật và tỷ lệ tiến độ theo thời gian thực.
Đọc thêm: Hướng dẫn về các yếu tố phụ thuộc trong quản lý dự án (với ví dụ thực tế và lời khuyên từ các chuyên gia)
Bước 3: Xác định chuỗi quan trọng
Dựa trên bản đồ phụ thuộc của dự án, xác định chuỗi quan trọng — chuỗi các công việc bị giới hạn nhất bởi tính sẵn có của tài nguyên và sự phụ thuộc giữa các công việc. Những công việc này rất có thể sẽ làm chậm trễ dòng thời gian của dự án nếu không được xử lý đúng cách.
Tận dụng mạng lưới thần kinh của ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, để giúp bạn xác định chuỗi quan trọng trong dự án và cung cấp cho bạn những hiểu biết đúng đắn về phương pháp chuỗi quan trọng.
Thêm truy vấn của bạn dưới dạng lời nhắc và bạn sẽ nhận được câu trả lời ngay lập tức.
Ví dụ:
- Làm thế nào để xác định chuỗi quan trọng trong một dự án?
- Một số phương pháp hay nhất để trực quan hóa sự phụ thuộc giữa các công việc trong quản lý dự án là gì?
- Những công cụ hoặc tính năng nào trong ClickUp có thể giúp hợp lý hóa việc xác định chuỗi quan trọng trong một dự án?
Bước 4: Phân bổ bộ đệm
Bước tiếp theo là thêm các bộ đệm dọc theo chuỗi quan trọng một cách chiến lược. Bắt đầu bằng cách đặt một bộ đệm ở cuối để tránh sự chậm trễ có thể ảnh hưởng đến thời hạn của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang phát triển một sản phẩm mới, hãy thêm một bộ đệm cho các vấn đề về đóng gói hoặc chất lượng vào phút chót. Ngoài ra, bộ đệm cũng nên được thêm vào ở những nơi mà các công việc không quan trọng kết nối với chuỗi quan trọng để giảm thiểu bất kỳ sự chậm trễ tiềm ẩn nào từ những công việc đó.
Bước 5: Phát triển lịch trình dự án
Khi đã có các bộ đệm, đã đến lúc tạo lịch trình dự án dựa trên thời lượng thực tế nhất cho từng công việc. Đặt thời hạn mà không cần thêm thời gian dự phòng quá nhiều — các bộ đệm của bạn được thiết kế để ứng phó với các sự cố bất ngờ.
Mục tiêu của bạn là giữ cho dự án tiến triển suôn sẻ và đảm bảo các thành viên trong nhóm tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Với Quản lý dự án ClickUp, việc tổ chức công việc và quản lý tài nguyên trở nên dễ dàng, giúp nhóm của bạn tự tin đạt được mọi cột mốc quan trọng.
Ngoài việc đạt được sự đồng thuận nhanh hơn và khởi động dự án một cách rõ ràng với tất cả các bên liên quan, bạn còn nhận được:
- Chế độ xem tùy chỉnh để quản lý các dự án liên chức năng
- Kiến thức toàn diện và quản lý công việc với các mẫu đường dẫn quan trọng
- Tiêu chuẩn hóa các phương pháp quản lý dự án tốt nhất với tuân thủ quy định
Bước 6: Theo dõi tiến độ sau khi ra mắt và tối ưu hóa khi cần thiết
Sau khi dự án được khởi động, theo dõi chặt chẽ tiến độ, đặc biệt chú ý đến các mẫu tiêu thụ bộ đệm.
Là người quản lý dự án, hãy sẵn sàng linh hoạt vào bất kỳ lúc nào. Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản của bạn đột nhiên muốn đàm phán lại hợp đồng trong quá trình thực hiện dự án chiến dịch tiếp thị của bạn do phạm vi dự án bị mở rộng.
Bạn cần sẵn sàng chuyển đổi nguồn lực hoặc tìm kiếm nhóm thiết kế mới để tránh bỏ lỡ thời hạn chiến dịch.
Bước 7: Hoàn thành dự án và đánh giá hiệu suất
Để thực hiện một cuộc nhìn lại toàn diện vào cuối dự án, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Bạn đã hoàn thành công việc đúng thời hạn chưa?
- Bạn đã đạt được tất cả các chỉ số KPI về quản lý dự án chưa?
- Việc sử dụng bộ đệm như thế nào?
- Quản lý chuỗi quan trọng có hiệu quả không?
- Điều gì bạn có thể làm tốt hơn trong lần tới?
Hiểu được những gì đã thành công và không thành công là rất quan trọng để cải thiện cách tiếp cận của bạn đối với các dự án trong tương lai.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa mọi thứ, từ kết quả của các chiến dịch tiếp thị đến các chỉ số chi phí và doanh thu của một dự án phát triển phần mềm. Trực quan hóa dữ liệu thông qua biểu đồ tròn, biểu đồ cột và biểu đồ luồng giúp xác định các mẫu và lĩnh vực cần cải thiện.
Những sai lầm thường gặp trong quản lý dự án chuỗi quan trọng
Đánh giá thấp thời lượng công việc
Một trong những sai lầm thường gặp nhất của các nhóm là đánh giá thấp thời gian hoàn thành công việc. Điều này thường dẫn đến dòng thời gian gấp rút và không thể hoàn thành công việc đúng hạn, khiến mọi người cảm thấy thất vọng.
Hành động khắc phục ✅ : Để khắc phục tình trạng này, hãy thực hiện đánh giá thường xuyên về thời lượng công việc bằng cách tận dụng dữ liệu lịch sử và thu thập ý kiến từ nhóm của bạn. Khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến của họ về khung thời gian thực tế — điều này sẽ thúc đẩy trách nhiệm và trao quyền cho nhóm của bạn để họ chủ động trong việc quản lý dòng thời gian của mình.
Bỏ qua việc điều chỉnh đệm
Một sai lầm phổ biến khác là không điều chỉnh kích thước bộ đệm khi dự án tiến độ. Bỏ qua dữ liệu thời gian thực có thể dẫn đến sự chậm trễ khi phát sinh thách thức bất ngờ, khiến toàn bộ dự án bị trật bánh.
Hành động khắc phục ✅ : Thiết lập quy trình xem xét và điều chỉnh các bộ đệm tại các cột mốc của dự án. Khuyến khích nhóm của bạn ghi chép lại các bài học kinh nghiệm từ các dự án trước, sử dụng kiến thức này để điều chỉnh bộ đệm trong tương lai. Cách tiếp cận chủ động này có thể cải thiện đáng kể khả năng phục hồi của dự án.
Giao tiếp trong nhóm kém
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng để triển khai CCPM thành công. Thật không may, sự thiếu giao tiếp có thể dẫn đến những hiểu lầm về các ưu tiên và thời hạn, cuối cùng làm hỏng nỗ lực của bạn.
Hành động khắc phục ✅ : Lên lịch kiểm tra thường xuyên để thảo luận về tiến độ, giải quyết các vấn đề và nhắc lại mục tiêu của dự án. Tạo văn hóa giao tiếp cởi mở, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến của mình. Sự thống nhất này sẽ giúp nhóm của bạn tập trung và gắn bó trong suốt vòng đời của dự án.
Lập kế hoạch quản lý chuỗi quan trọng của bạn với ClickUp
Sự thành công của dự án phụ thuộc vào cách bạn thực hiện nó. Với phương pháp CCPM, bạn có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất và đảm bảo rằng các nguồn lực của bạn được sắp xếp hoàn hảo — sẵn sàng với số lượng phù hợp và vào đúng thời điểm.
Khi tích hợp các phương pháp này với một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp, bạn sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc và khai phá toàn bộ tiềm năng của dự án.
Cho dù bạn chọn phương pháp chuỗi quan trọng hay mẫu đường dẫn quan trọng, ClickUp sẽ nâng cao khả năng lập kế hoạch và thực thi dự án, giúp nhóm của bạn đạt được hiệu quả và giá trị mới.
Điều gì đang cản trở bạn? Hãy tận dụng tối đa nền tảng này! 🌟
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.