Việc lập ngân sách sự kiện có thể là một quá trình đầy khó khăn. Bạn phải so sánh báo giá của các nhà cung cấp, quản lý vô số bảng tính và theo đuổi sự chấp thuận của khách hàng — tất cả trong khi cố gắng tuân thủ ngân sách dường như có ý riêng của nó.
Và ngay khi bạn nghĩ rằng mọi thứ đã trong tầm kiểm soát, dòng thời gian thay đổi và kế hoạch nguồn lực của bạn trở nên vô dụng.
May mắn thay, các mẫu ngân sách sự kiện có thể đơn giản hóa toàn bộ quá trình. Chúng cung cấp cho bạn một cách rõ ràng, dễ dàng để theo dõi mọi thứ — chi phí, danh mục, mục chi tiết và chi phí ước tính — mà không làm bạn mất bình tĩnh.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi đã tổng hợp 11 mẫu ngân sách sự kiện miễn phí để giúp bạn giảm bớt gánh nặng. Vậy, hãy tìm mẫu hoàn hảo để việc lập ngân sách trở nên dễ dàng!
Mẫu ngân sách sự kiện là gì?
Mẫu ngân sách sự kiện là bảng tính hoặc tài liệu có cấu trúc giúp người lập kế hoạch và điều phối sự kiện xây dựng ngân sách sự kiện và theo dõi tài chính sự kiện. Các mẫu này bao gồm một số danh mục có thể tùy chỉnh và công thức tích hợp để ước tính chi phí và thu nhập của sự kiện.
Một số mẫu ngân sách sự kiện cho phép bạn so sánh ước tính với chi phí thực tế. Chúng bao gồm các biểu đồ giúp bạn hình dung công việc, chi phí và lợi nhuận hoặc lỗ dự kiến so với thực tế.
Bạn cũng có thể lập kế hoạch sử dụng tài nguyên hiệu quả với các mẫu ngân sách sự kiện. Chúng xác định nhu cầu tài nguyên dựa trên mức độ ưu tiên của công việc và giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.
Điều gì tạo nên một mẫu ngân sách sự kiện tốt?
Các mẫu ngân sách sự kiện tính đến tất cả các chi phí liên quan đến sự kiện. Từ địa điểm và dịch vụ ăn uống đến tiếp thị, giải trí, phí diễn giả, chi phí lưu trú và chi phí vận chuyển, chúng giúp bạn tính toán tổng chi phí một cách chính xác.
Dưới đây là một số tính năng bạn cần lưu ý khi lựa chọn mẫu ngân sách sự kiện:
- Dễ sử dụng: Chọn mẫu có bố cục trực quan. Tùy chỉnh mẫu, nhập dữ liệu và tạo biểu đồ phải dễ dàng
- Các danh mục sự kiện toàn diện: Đảm bảo bạn có thể sử dụng mẫu cho các sự kiện khác nhau. Kiểm tra chi phí, thu nhập, tính toán lợi nhuận và các danh mục khác phù hợp với nhu cầu của bạn
- Tính toán tự động: Chọn mẫu có công thức tích hợp để tính toán chi phí thực tế, chi phí ước tính, doanh thu và chênh lệch giữa chi phí ước tính và chi phí thực tế
- Trực quan hóa dữ liệu: Tìm các mẫu cung cấp bảng điều khiển toàn diện để thể hiện chi phí và thu nhập của sự kiện dưới dạng biểu đồ hoặc biểu đồ tròn
- Tùy chỉnh: Tải xuống các mẫu có tính năng tùy chỉnh hữu ích. Các mẫu này phải cho phép bạn thêm trường tùy chỉnh, sửa đổi danh mục chi phí và điều chỉnh các giai đoạn sự kiện theo yêu cầu của bạn
- Cộng tác và chia sẻ: Một mẫu ngân sách sự kiện hoặc dự án tốt cũng nên cung cấp các chức năng cộng tác thời gian thực để nhóm của bạn có thể cập nhật chi tiết ngân sách
- Quản lý nhà cung cấp: Chọn bảng tính ngân sách sự kiện có tính năng quản lý chi phí nhà cung cấp và theo dõi hóa đơn để bạn có thể giám sát tất cả chi phí và thanh toán kịp thời
11 mẫu ngân sách sự kiện
Chúng tôi đã tổng hợp một danh sách các mẫu ngân sách sự kiện thông minh miễn phí để bạn sử dụng!
Hãy xem và tải xuống mẫu ngân sách sự kiện miễn phí phù hợp nhất với nhu cầu của bạn! ⚡
1. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp
Đối với ngân sách sự kiện, một nguyên tắc cơ bản là phân bổ ngân sách cho các hạng mục chính và để dành 10-20% ngân sách cho các trường hợp khẩn cấp. Mẫu ngân sách sự kiện của ClickUp là công cụ hoàn hảo để giúp bạn tuân thủ nguyên tắc này và giữ ngân sách bằng cách phân bổ nguồn lực một cách tối ưu.
Bạn có thể sử dụng mẫu ngân sách sự kiện đơn giản này để đặt mục tiêu và ngân sách sự kiện, theo dõi tất cả chi phí ở một nơi, phân bổ nguồn lực và phân tích chi phí để đưa ra quyết định sáng suốt. Mẫu ngân sách sự kiện của ClickUp là tất cả những gì bạn cần để:
- Lập kế hoạch tài chính cho sự kiện của bạn từ đầu
- Xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí
- Đánh giá nỗ lực tiếp thị sự kiện của bạn
- Tăng cường trách nhiệm tài chính
Để bắt đầu, hãy tính toán các chi phí cần thiết cho sự kiện của bạn và để mẫu làm phần còn lại.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để cùng nhóm của mình brainstorm ý tưởng sự kiện, đặt ước tính chi phí và thêm ghi chú hữu ích.
2. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ hàng năm của công ty. Bạn đã bắt đầu lên kế hoạch — liên hệ với các nhà cung cấp, thuê dịch vụ ăn uống và đặt hàng các sản phẩm của công ty. Nhưng khi bạn trình bày bản tóm tắt chi phí cho các bên liên quan, họ nói rằng chi phí đã vượt quá ngân sách sự kiện mà họ đã lên kế hoạch.
Giờ đây, bạn sẽ phải đàm phán lại hợp đồng và tìm nhà cung cấp mới, lãng phí thời gian và nỗ lực.
Một lỗi nghiêm trọng, phải không? Các mẫu đề xuất ngân sách sự kiện giúp bạn tránh những tình huống như vậy.
Với Mẫu đề xuất ngân sách của ClickUp, bạn có thể phân tích chi phí sự kiện của mình trước và trình bày tổng quan về toàn bộ chi phí sự kiện cho các bên liên quan để họ phê duyệt. Mẫu này cũng giúp bạn hình dung chi phí để mọi người liên quan hiểu kế hoạch sự kiện và đưa ra quyết định sáng suốt.
Mẫu này cung cấp:
- Bản tóm tắt chi tiết chi phí dự án
- Lộ trình chi tiết để theo dõi chi tiêu sự kiện
- Hình ảnh để truyền đạt dễ dàng đề xuất ngân sách sự kiện của bạn
Mẫu đề xuất ngân sách cho phép bạn duy trì tài liệu chính xác và nhất quán về chi phí sự kiện. Nó giúp giảm thiểu lỗi và cải thiện khả năng truyền đạt đề xuất của bạn đến các bên liên quan.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để tạo bản đề xuất ngân sách chi tiết. Chỉ cần nhập các yêu cầu, ước tính chi phí và định dạng mong muốn, trợ lý AI này sẽ làm phần còn lại.
3. Mẫu kế hoạch sự kiện ClickUp
Nếu bạn vẫn còn do dự về việc mua phần mềm lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể thử Mẫu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp.
Mẫu sẵn sàng sử dụng này giúp bạn hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện — từ lập kế hoạch thuê địa điểm đến thanh toán cho nhà cung cấp và tạo danh sách khách. Mẫu này có danh sách các hoạt động sự kiện, cơ sở vật chất và hóa đơn được lưu sẵn để tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Bạn có thể sử dụng Mẫu kế hoạch sự kiện để:
- Lập kế hoạch đặt địa điểm sự kiện và đề xuất chi phí từ các nhà cung cấp
- Điều chỉnh nhóm và nguồn lực của bạn để có quá trình lập kế hoạch sự kiện hiệu quả
- Theo dõi ngân sách sự kiện
4. Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện ClickUp
Tất nhiên, bạn muốn sự kiện tiếp thị của công ty trở thành sự kiện lớn tiếp theo để thương hiệu của bạn nổi bật. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch cho những sự kiện lớn như vậy với nhiều khách mời bên ngoài có thể rất khó khăn. Bạn sẽ cần tạo danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện, sắp xếp ngân sách, tập hợp các nhóm và nguồn lực, đồng thời phối hợp với các nhà cung cấp để thực hiện thành công.
Đó là lúc bạn cần Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện của ClickUp.
Mẫu này có các công việc, ngân sách và dòng thời gian để giúp bạn theo dõi ai chịu trách nhiệm về việc gì và tiến độ lập kế hoạch sự kiện như thế nào. Mẫu này có bảng giai đoạn để sắp xếp các mục hành động của bạn dựa trên các giai đoạn của sự kiện — lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá. Ngoài ra, bạn có thể thêm các giai đoạn tùy chỉnh để nghiên cứu thị trường, ngân sách tiếp thị, đo lường KPI và hơn thế nữa.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Bảng trắng ClickUp để brainstorming ý tưởng sự kiện tiếp thị. Bạn có thể cộng tác với nhóm của mình, thêm ý tưởng, vẽ sơ đồ và viết ghi chú một cách liền mạch.
5. Mẫu quảng bá sự kiện ClickUp
Quảng bá sự kiện là một phần không thể thiếu trong quản lý sự kiện. Bạn cần tìm ra cách hiệu quả và hiệu quả nhất để tạo sự chú ý xung quanh sự kiện của mình để nó thành công rực rỡ.
Mẫu Quảng bá sự kiện của ClickUp tập hợp tất cả các nhiệm vụ và chi phí liên quan đến quảng bá vào một nơi, từ cài đặt chiến dịch truyền thông xã hội đến đặt lịch chụp ảnh và liên hệ với những người có ảnh hưởng.
Bạn có thể tạo danh sách riêng cho chi phí quảng bá sự kiện và thêm các công việc phụ cho các kênh quảng bá, chẳng hạn như quảng cáo, tiếp thị trên mạng xã hội, tiếp thị qua người có ảnh hưởng, chiến dịch email, quảng cáo kỹ thuật số, quảng cáo in ấn, v.v. Sau khi tạo các mục hành động, nhập chi phí vào trường Số tiền để ghi lại tổng chi phí cho một công việc quảng bá sự kiện cụ thể.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để gửi email quảng cáo cho khách và đặt nhắc nhở cho nhóm của bạn để đảm bảo tất cả các thời hạn được tuân thủ.
6. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện hội nghị ảo? Tuyệt vời! Hội nghị ảo là một cách tuyệt vời để tiếp cận nhiều người hơn trên khắp các khu vực địa lý và giảm chi phí sự kiện. Nhưng làm thế nào để tổ chức một sự kiện thành công với ngân sách eo hẹp?
Hãy sử dụng Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp! Mẫu này cung cấp một khung công việc toàn diện để quản lý tất cả các chi tiết sự kiện và đảm bảo kế hoạch tài chính diễn ra suôn sẻ. Bạn có thể sử dụng mẫu này để lập ngân sách cho các sự kiện ảo và theo dõi chi phí.
Để tạo bảng quản lý ngân sách sự kiện, chỉ cần gõ/bảng và nhấn Enter.
Dưới đây là bảng mẫu bạn có thể sử dụng:
| Danh mục | Ngân sách phân bổ | Chi phí thực tế | Chênh lệch | Tỷ lệ chi tiêu | Ghi chú/Nhận xét |
| Địa điểm | $10,000 | $9,500 | -$500 | 95% | Giảm giá đặt trước |
| Marketing | $3000 | $3.300 | +$300 | 110% | Chi phí phát sinh cho quảng cáo trên mạng xã hội |
| Dịch vụ ẩm thực | $8,000 | $8,200 | +$200 | 102% | Số lượng người tham dự tăng nhẹ |
Mẫu tài liệu kế hoạch sự kiện giúp bạn:
- Giữ đúng tiến độ với ước tính chi phí và thời hạn của bạn
- Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có chung quan điểm
- Đơn giản hóa việc theo dõi chi phí và lập ngân sách dễ dàng hơn
7. Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Bạn có kế hoạch lớn cho sự kiện quan trọng sắp tới? Mẫu Quản lý sự kiện của ClickUp có thể giúp bạn biến chúng thành hiện thực.
Mẫu này giúp bạn quản lý tất cả các loại dự án sự kiện, cho dù đó là tiệc công ty hay chuỗi hội thảo trực tuyến. Bạn có thể quản lý ngân sách sự kiện hiệu quả bằng cách điền vào các Trường Tùy chỉnh, chẳng hạn như 'Ngân sách', 'Ngân sách đã sử dụng', 'Ngân sách còn lại' và 'Trạng thái thanh toán'.
Mẫu Quản lý sự kiện cũng giúp bạn quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả. Nó giảm rủi ro bỏ sót chi tiết và nâng cao trải nghiệm sự kiện cho khách.
Điểm hay nhất? Mẫu này có chế độ Xem bản đồ để giúp bạn hình dung địa điểm tổ chức sự kiện và lập kế hoạch hậu cần.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lập kế hoạch sự kiện hiệu quả với các công cụ Quản lý thời gian của ClickUp. Công cụ này giúp bạn theo dõi thời gian dành cho từng hoạt động và ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
8. Mẫu quản lý dự án có ngân sách của ClickUp
Mặc dù bạn muốn làm hài lòng tất cả khách, thuê một địa điểm sang trọng và phục vụ các món ăn ngon, nhưng có thể khó để tuân thủ ngân sách của mình.
Mẫu Quản lý dự án theo ngân sách của ClickUp giúp bạn đi đúng hướng. Sử dụng mẫu này để lập kế hoạch tài nguyên, ưu tiên và dòng thời gian cho sự kiện của bạn và đảm bảo không vượt quá ngân sách. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ theo các giai đoạn liên tiếp và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng trong khi xem xét các hạn chế về ngân sách.
📮ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với trung bình 6 người để hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là phải liên hệ với 6 kết nối cốt lõi hàng ngày để thu thập thông tin cần thiết, thống nhất các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển. Đây là một thách thức thực sự — việc liên tục theo dõi, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn.
Mẫu này giúp bạn:
- Có cái nhìn rõ ràng về chi phí dự án, đảm bảo dự báo ngân sách chính xác
- Xác định các vấn đề tiềm ẩn
- So sánh chi phí thực tế và chi phí dự toán
9. Mẫu ngân sách đám cưới của Microsoft 365
"Tuân thủ ngân sách đám cưới là điều không thể. Hãy chuẩn bị tinh thần để chi tiêu vượt quá dự kiến." Đó là điều mà hầu hết mọi người đều nói.
Tuy nhiên, Mẫu ngân sách đám cưới của Microsoft giúp bạn kiểm soát chi phí đám cưới. Mẫu này cung cấp biểu đồ hình mặt trời để theo dõi chính xác tiền của bạn đang chi cho những mục nào, chẳng hạn như hoa, dịch vụ ăn uống, nhiếp ảnh gia hoặc váy cưới. Chuyển sang chế độ xem mũi tên cho từng mục để xem chúng đã vượt quá hay chưa vượt quá ngân sách.
Bạn có thể chỉnh sửa mẫu đám cưới trong Excel, Word và PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể tải lên OneDrive và chia sẻ với đối tác, gia đình và bạn bè.
10. Mẫu ngân sách sự kiện công ty của Fliplet
Mẫu ngân sách sự kiện công ty của Fliplet là một mẫu ngân sách Excel đơn giản, cho phép bạn liệt kê các chi phí, so sánh chi phí ước tính với chi phí thực tế và tính toán tỷ suất lợi nhuận dự kiến.
Mẫu này có định dạng đơn giản và rõ ràng với các danh mục chi phí khác nhau cho các sự kiện của công ty. Bạn chỉ cần điền thông tin chi tiết cho tổng phụ dự kiến và tổng phụ thực tế, mẫu sẽ tự động tính tổng chi phí dự kiến và chi phí thực tế.
11. Mẫu ngân sách cho người tổ chức sự kiện của GooDocs
Mẫu ngân sách sự kiện GooDocs giúp bạn hình dung ngân sách và công việc của sự kiện. Bạn có thể sử dụng biểu đồ và biểu đồ tròn để theo dõi các khoản tiền được phân bổ cho các danh mục. Điều này sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực tiêu tốn nhiều tiền nhất, từ đó bạn có thể phân bổ lại nguồn lực để giảm chi phí tổng thể và hợp lý hóa việc quản lý ngân sách.
Bằng cách trực quan hóa dữ liệu, bạn cũng có thể theo dõi sớm các khoản chi phí vượt quá ngân sách và thực hiện các biện pháp khắc phục. Mẫu này tự động tính toán ngân sách và cho phép bạn theo dõi chi tiêu để biết ngân sách đã sử dụng bao nhiêu. Điều này giúp bạn có một lộ trình tài chính rõ ràng cho sự kiện của mình.
Quản lý sự kiện xuất sắc với các mẫu ngân sách sự kiện có thể tùy chỉnh
Việc tuân thủ ngân sách trong quá trình lên kế hoạch sự kiện có thể rất khó khăn. Đó là lý do tại sao bạn cần dành nhiều sự chú ý cho việc lập kế hoạch và theo dõi chi phí.
Danh sách các mẫu ngân sách sự kiện miễn phí của chúng tôi hỗ trợ bạn trong công việc. Chúng có mọi thứ bạn cần để tạo ngân sách sự kiện, bao gồm cách theo dõi tiến độ sự kiện, sắp xếp thứ tự ưu tiên chi phí, quản lý nhà cung cấp, theo dõi dòng thời gian và phát hiện rủi ro tiềm ẩn về chi tiêu quá mức và chậm trễ.
Các mẫu của ClickUp phù hợp hoàn hảo với quy trình làm việc của bạn, giúp bạn quản lý chặt chẽ và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào trong quá trình lập ngân sách và thực hiện sự kiện.
Bất kể nhu cầu của bạn là gì, cá nhân, chuyên nghiệp, quy mô lớn hay nhỏ, ClickUp đều có mẫu để giúp bạn lập kế hoạch sự kiện từ đầu đến cuối.
Đăng ký ClickUp để tải xuống các mẫu dễ sử dụng này ngay bây giờ! 🏃♀️➡