Cách khuyến khích các cuộc hội thoại tại nơi làm việc hỗn hợp

Đó là một ngày bình thường tại văn phòng. Bạn đang vươn vai trên ghế văn phòng sau một cuộc họp dài, và bạn nghe thấy một nhóm đồng nghiệp đang nói chuyện sôi nổi. Tò mò, bạn đứng dậy.

Và trước khi bạn nhận ra, bạn đã tham gia vào một cuộc hội thoại vui vẻ về trận bóng đá ngày hôm qua, bộ phim mới nhất trên Netflix và một thiết bị mới mà mọi người đang bàn tán.

Đây chính là một cuộc trò chuyện bên máy nước. 🗣️

Cuộc trò chuyện bên máy nước là những cuộc trò chuyện bình thường, ngẫu hứng giữa các đồng nghiệp tại nơi làm việc. Đây là những cuộc trao đổi không có kế hoạch, không liên quan đến công việc, thường diễn ra ở những không gian chung, như phòng nghỉ hoặc, đúng vậy, gần máy nước.

Những tương tác này ban đầu có vẻ không hiệu quả, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc gắn kết và tích cực.

Nhanh chóng chuyển sang mô hình làm việc kết hợp, những cuộc hội thoại này đã thay đổi. Chúng vẫn diễn ra, chỉ là ở các địa điểm ảo khác nhau, thúc đẩy chúng ta suy nghĩ lại cách chúng ta nói chuyện, chia sẻ ý tưởng và xây dựng một nhóm hỗ trợ lẫn nhau với đồng nghiệp.

Vậy, những cuộc hội thoại bên máy nước trong môi trường làm việc kết hợp hiện đại trông như thế nào và tại sao chúng vẫn quan trọng? Hãy cùng tìm hiểu!

Hiểu các cuộc hội thoại bên máy nước

Cuộc hội thoại bên máy nước đã từ lâu trở thành nền tảng của văn hóa công sở. Đây thường là nơi kết bạn, nảy sinh ý tưởng sáng tạo và cảm nhận rõ nhất nhịp đập của công ty.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra với những cuộc hội thoại này khi văn phòng của bạn không còn là một không gian vật lý duy nhất mà là một mạng lưới các văn phòng tại nhà, quán cà phê và không gian làm việc chung trải rộng khắp các thành phố, thậm chí các quốc gia?

Ngay cả trong môi trường làm việc từ xa và kết hợp, các cuộc hội thoại bên máy nước đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sức khỏe của nhân viên.

Theo nghiên cứu của Buffer, 17% nhân viên làm việc từ xa cảm thấy mất kết nối với đồng nghiệp. Trong số 75% nhân viên cảm thấy kết nối, các yếu tố khóa là tương tác thường xuyên và hợp tác hiệu quả.

Dưới đây là một số lý do chính tại sao các cuộc hội thoại bên máy nước uống lại quan trọng:

Trong môi trường văn phòng truyền thống, những cuộc hội thoại này diễn ra một cách tự nhiên. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp, nơi nhân viên có thể không gặp nhau trực tiếp, những tương tác này đòi hỏi nỗ lực có ý thức.

Hãy cùng xem xét kỹ hơn.

Tiến độ chuyển đổi từ máy làm mát nước truyền thống sang máy làm mát nước ảo

Việc bắt chước tính chân thực của các cuộc trò chuyện bên máy nước có thể là một thách thức. Giao tiếp từ xa thường thiếu sự khẩn trương và cảm giác cá nhân, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến độ sâu của kết nối và sự tham gia.

Nhưng nếu có một giải pháp thay thế thì sao?

Trong môi trường làm việc từ xa, các cuộc trò chuyện truyền thống bên máy nước được thay thế bằng các nền tảng hợp tác. Các công cụ như Slack, Microsoft Teams và Zoom đã trở nên thiết yếu trong việc tái tạo bản chất tự nhiên và thân mật của các cuộc hội thoại trực tiếp. Các nền tảng này cung cấp các tính năng như trò chuyện nhóm, kênh trò chuyện thân mật và giờ nghỉ uống cà phê ảo, mô phỏng các cuộc trao đổi thân mật.

Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt tinh tế nhưng vô cùng quan trọng này.

Mẹo khuyến khích các cuộc hội thoại ảo

Dưới đây là 10 cách để khuyến khích các cuộc hội thoại tại máy nước uống:

1. Khuyến khích nghỉ giải lao

Khuyến khích nhân viên nghỉ giải lao hàng ngày để vươn vai, thư giãn và trò chuyện với đồng nghiệp. Điều này có thể giúp giảm căng thẳng và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực hơn.

2. Xây dựng văn hóa cởi mở

Tạo ra một văn hóa nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ, ý kiến và kinh nghiệm cá nhân. Điều này có thể khuyến khích các cuộc hội thoại cởi mở và hấp dẫn hơn.

3. Sử dụng các hoạt động phá băng

Kết hợp các hoạt động phá băng vào các cuộc họp nhóm hoặc sự kiện xã hội để giúp nhân viên hiểu nhau hơn và khơi gợi cuộc hội thoại. Bạn có thể sử dụng các mẫu phá băng để đạt được điều này.

4. Thúc đẩy sự chia sẻ lãi suất

Khuyến khích nhân viên chia sẻ sở thích, lãi suất hoặc đam mê của họ với đồng nghiệp. Điều này có thể giúp tạo ra điểm chung và thúc đẩy các cuộc hội thoại.

5. Khen thưởng thành tích

Khen ngợi thành tích của cá nhân và nhóm để tạo ra tinh thần đồng đội và khuyến khích các tương tác tích cực.

6. Dẫn dắt bằng ví dụ

Là một nhà lãnh đạo, hãy làm gương bằng cách tham gia vào các cuộc hội thoại thân mật với các thành viên trong nhóm và khuyến khích những người khác làm theo.

7. Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi

Thường xuyên thu thập phản hồi từ nhân viên về trải nghiệm của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong việc thúc đẩy tương tác xã hội.

8. Xác định và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp

Thể hiện và củng cố văn hóa công ty thông qua các sáng kiến khác nhau, chẳng hạn như sự kiện công ty hoặc bản tin. Điều này sẽ giúp xây dựng nền tảng chung và các chủ đề thảo luận giữa các nhân viên.

9. Khuyến khích các sáng kiến do nhân viên khởi xướng

Hỗ trợ các sáng kiến hoặc câu lạc bộ do nhân viên khởi xướng để nuôi dưỡng ý thức về quyền sở hữu và cộng đồng. Cho dù đó là hoạt động từ thiện hay vì lợi ích cá nhân, như đọc sách hay thể thao, nó sẽ tạo ra nhiều không gian hơn để mọi người kết nối với nhau.

10. Xây dựng chương trình công nhận đồng nghiệp

Tạo ra một hệ thống nơi nhân viên có thể ghi nhận những hành động hỗ trợ nhỏ nhặt hàng ngày của nhau thông qua những món quà nhỏ hoặc thậm chí là một bảng khen thưởng.

Các chiến lược thúc đẩy các cuộc hội thoại tại máy nước uống

Giờ chúng ta đã biết việc cần làm, tất cả những gì bạn cần hiểu là cách thực hiện. Để tạo ra những cuộc trò chuyện thân mật, tự nhiên như những cuộc trò chuyện thường diễn ra xung quanh máy nước uống trong văn phòng đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn trong môi trường làm việc kết hợp hoặc từ xa.

Dưới đây là một số chiến lược để khuyến khích các cuộc hội thoại tại máy nước:

Lập kế hoạch cho các sự kiện ảo

Để duy trì cuộc hội thoại, hãy xem xét việc lên kế hoạch cho các sự kiện ảo thường xuyên phù hợp với nhóm làm việc kết hợp hoặc từ xa của bạn. Hãy nghĩ xa hơn các cuộc họp thông thường — các sự kiện này nên mang tính thân mật và vui vẻ, chẳng hạn như giờ nghỉ uống cà phê ảo, giờ giải lao hoặc ăn trưa cùng nhóm. Các sự kiện này nên cung cấp một cài đặt thoải mái để mọi người kết nối với nhau, giống như ở văn phòng.

Sử dụng các công cụ hợp tác nhóm

Các công cụ hợp tác nhóm như Slack hoặc Microsoft Teams là không thể thiếu. Thiết lập các kênh dành riêng cho các chủ đề không liên quan đến công việc, nơi các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ những câu chuyện cuối tuần, công thức nấu ăn yêu thích hoặc chỉ là những meme hài hước. Những công cụ này giúp tái tạo những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên, thân mật diễn ra tự nhiên trong văn phòng.

Khuyến khích giao tiếp giữa các bộ phận

Trong môi trường làm việc kết hợp hoặc từ xa, việc duy trì giao tiếp giữa các bộ phận là rất quan trọng. Hợp tác trong các dự án hoặc tham gia các cuộc trò chuyện toàn công ty để mô phỏng những cuộc gặp gỡ tình cờ trong hành lang văn phòng. Nhiều tương tác giữa các bộ phận hơn, như các buổi ăn trưa và học tập, có thể dẫn đến những cuộc hội thoại phong phú và đa dạng hơn.

Triển khai các chương trình ghép đôi

Xem xét các chương trình ghép đôi, như Donut calls, nơi nhân viên được ghép đôi ngẫu nhiên để trò chuyện ảo không chính thức. Cho dù đó là trò chuyện cà phê hàng tuần hay kiểm tra ngắn gọn, các chương trình này giúp thu hẹp khoảng cách giữa các đồng nghiệp làm việc từ xa và tạo mối quan hệ bền chặt hơn trong toàn nhóm.

Duy trì sự tự nhiên trong các cuộc hội thoại

Sự tự nhiên là chìa khóa, ngay cả trong môi trường ảo. Khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia phòng trò chuyện hoặc liên hệ với đồng nghiệp mà không cần lý do chính thức. Đôi khi, những cuộc hội thoại và ý tưởng hay nhất đến từ những tương tác bất ngờ, không có kế hoạch trước.

Sử dụng công nghệ cho các cuộc hội thoại tại máy nước uống

Tận dụng các công nghệ và công cụ khác nhau để hồi sinh các cuộc hội thoại tự phát trong môi trường làm việc kết hợp hoặc từ xa. Một công cụ nổi bật trong không gian này là ClickUp.

Nổi tiếng với khả năng quản lý dự án mạnh mẽ, ClickUp cũng là một nền tảng đơn giản giúp bạn hiện thực hóa những tương tác thân mật, xây dựng tinh thần đồng đội, vốn rất quan trọng để duy trì một nhóm gắn kết và thống nhất.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng một số tính năng của ClickUp để tái tạo không khí trò chuyện thân mật:

1. Chế độ xem trò chuyện ClickUp

Tính năng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp cho phép bạn tạo không gian dành riêng cho các cuộc trò chuyện bình thường. Cho dù là kiểm tra nhanh, chia sẻ một câu chuyện vui hay thảo luận về kế hoạch cuối tuần, các cuộc trò chuyện này có thể đóng vai trò như một nơi trò chuyện thân mật ảo. Bạn thậm chí có thể sử dụng GIF, nhãn dán và biểu tượng cảm xúc để thể hiện bản thân và làm không khí vui vẻ hơn.

Khả năng gắn thẻ các thành viên trong nhóm bằng ClickUp @mentions và sắp xếp các chủ đề một cách có tổ chức đảm bảo rằng những cuộc hội thoại không chính thức này không bị lạc trong mớ hỗn độn.

2. Tài liệu ClickUp

Cần chia sẻ nội dung quan trọng hơn? Tính năng Tài liệu của ClickUp cho phép bạn tạo và chia sẻ tài liệu trong không gian làm việc của mình. Tính năng này lý tưởng để brainstorming, chia sẻ ý tưởng hoặc thậm chí là tạo bản tin nhóm thú vị.

Sử dụng định dạng văn bản phong phú, bao gồm băng rôn và các yếu tố phong cách khác, để làm nổi bật nội dung của bạn. Vì mọi thứ đều được lưu trữ ở một nơi, mọi người đều có thể theo dõi cùng một trang.

3. Chế độ xem lịch ClickUp

Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp lập kế hoạch cho các sự kiện ảo trở nên dễ dàng. Bạn có thể lên lịch các hoạt động xây dựng nhóm ảo, giờ nghỉ giải lao hoặc thậm chí đồng bộ nhanh để mọi người luôn kết nối với nhau. Ngoài ra, với chế độ xem lịch tích hợp này, bạn sẽ không còn lý do để bỏ lỡ những khoảnh khắc quan trọng bên máy nước uống.

4. Bảng trắng ClickUp

Bảng trắng của ClickUp là nơi thực sự thú vị. Đây là công cụ tuyệt vời để hợp tác động não, cho dù bạn đang làm việc trong một dự án mới hay chỉ tham gia một hoạt động xây dựng nhóm vui vẻ. Sử dụng nó để thêm ghi chú, nhúng hình ảnh, liên kết nhiệm vụ với ý tưởng cụ thể, và kết nối các dự án và ý tưởng thú vị của bạn tốt hơn trong khung vẽ.

5. Cuộc họp ClickUp

Mặc dù chủ yếu được sử dụng cho các cuộc họp đã lên lịch và ghi chú, ClickUp Meetings có thể giúp bạn tổ chức các cuộc gọi xã hội ảo bằng cách lên kế hoạch chi tiết. Tạo chương trình nghị sự thú vị với định dạng văn bản phong phú, giao nhiệm vụ trò chơi cho những người cụ thể trong cuộc gọi và hơn thế nữa với tính năng tiện lợi này.

6. Mẫu ClickUp

Bạn thậm chí có thể sử dụng các mẫu của ClickUp để bắt đầu các phiên không chính thức và giữ cho mọi thứ luôn thú vị.

Mẫu chương trình cuộc họp thú vị của ClickUp

Tải xuống mẫu này

Nói lời tạm biệt với những cuộc họp xây dựng nhóm nhàm chán và không hiệu quả! Với Mẫu chương trình họp thú vị của ClickUp, bạn có thể biến các cuộc họp của mình thành những trải nghiệm hấp dẫn.

Dưới đây là cách mẫu này có thể giúp bạn tận dụng tối đa các cuộc họp của mình:

Dưới đây là một số lợi ích của mẫu này:

Mẫu Bảng trắng Ice Breaker của ClickUp

Việc làm quen với nhau có thể tạo ra không khí tích cực cho cuộc họp của bạn. Người tham gia có thể trả lời câu hỏi một cách trực quan và tận hưởng những giây phút vui vẻ bằng cách bình luận về khả năng nghệ thuật của nhau.

Tải xuống mẫu này

Mẫu Bảng trắng Ice Breaker của ClickUp là công cụ hoàn hảo để khơi gợi cuộc hội thoại và giúp các nhóm làm việc từ xa cảm thấy kết nối và hòa nhập.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu này:

Mẫu ma trận giao tiếp và cuộc họp nhóm của ClickUp

Các cuộc họp và giao tiếp nhóm hiệu quả là yếu tố quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào.

Tải xuống mẫu này

Mẫu Ma trận giao tiếp và cuộc họp của nhóm ClickUp giúp đơn giản hóa việc tổ chức các hoạt động của nhóm. Mẫu này cho phép bạn dễ dàng theo dõi trách nhiệm công việc, thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng và lập lịch họp hiệu quả.

Với mẫu ma trận giao tiếp và cuộc họp của nhóm, bạn có thể:

Mẫu bảng trắng kế hoạch truyền thông ClickUp

Truyền đạt thông tin hiệu quả đến các bên liên quan phù hợp bằng kế hoạch truyền thông được xây dựng kỹ lưỡng.

Tải xuống mẫu này

Với Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Truyền thông của ClickUp, bạn có thể tạo chiến lược phác thảo các thông điệp chính cần truyền tải, xác định đối tượng mục tiêu và xác định các kênh truyền thông tốt nhất cho các hoạt động xây dựng nhóm.

Mẫu kế hoạch truyền thông có thể tùy chỉnh sẵn sàng sử dụng này có định dạng bảng trắng. Bạn cũng có thể sử dụng Trạng thái tùy chỉnh như 'Mở' và 'Hoàn thành'

Giao tiếp giữa khách hàng, giám đốc điều hành và quản lý được hợp lý hóa bằng cách sử dụng biểu mẫu, phân công nhiệm vụ và danh sách công việc. ClickUp là công cụ hoàn hảo để làm việc với các nhóm lớn và quản lý tất cả các nhóm bằng tính năng nhóm.

Lợi ích của việc sử dụng ClickUp để tạo điều kiện cho các cuộc hội thoại bên máy nước

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng ClickUp để khuyến khích các cuộc hội thoại thân mật:

Đo lường thành công của các cuộc hội thoại tại máy nước uống ảo

Điều đầu tiên: bạn định nghĩa thành công trong bối cảnh này như thế nào? Tất cả đều phụ thuộc vào sự tham gia và sự gắn kết của nhân viên. Quan sát tần suất các thành viên trong nhóm tham gia vào những cuộc trò chuyện thân mật này.

Các cuộc hội thoại có diễn ra tự nhiên không? Có nhiều người tham gia hay chỉ có một vài người nói mỗi lần? Theo dõi sự tham gia có thể cho bạn biết rõ mức độ tương tác ảo này có phù hợp với nhóm của bạn hay không.

Để đo lường hiệu quả của các cuộc hội thoại ảo, bạn cần kết hợp giữa quan sát, dữ liệu và phản hồi.

Cuối cùng, cách hợp lý nhất để nhận ra tác động của các sáng kiến máy làm mát nước ảo là đơn giản là hỏi nhân viên của bạn.

Gửi khảo sát và biểu mẫu phản hồi cho nhân viên và lắng nghe ý kiến của nhóm. Bạn sẽ thu được những thông tin quý giá về cảm nhận của họ đối với môi trường làm việc, cả về mặt chính thức lẫn không chính thức.

Vượt qua những thách thức của các cuộc hội thoại tại máy nước uống ảo

Các cuộc hội thoại ảo có thể là cứu cánh cho sự gắn kết của nhóm trong môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp, nhưng chúng cũng đi kèm với những thách thức riêng.

Hãy cùng tìm hiểu một số vấn đề thường gặp và cách giải quyết chúng:

Tầm quan trọng của các hướng dẫn và kỳ vọng về giao tiếp rõ ràng

Các hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng về giao tiếp là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của các cuộc hội thoại ảo. Chúng giúp thiết lập sự hiểu biết chung về cách tương tác, đóng góp và duy trì một môi trường tích cực và hòa nhập.

Các hướng dẫn và kỳ vọng chính cần xem xét:

Bằng cách thiết lập các hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng về giao tiếp, các nhóm có thể tạo ra trải nghiệm trò chuyện thân mật ảo hiệu quả hơn, thú vị hơn và mang tính hòa nhập hơn.

Khuyến khích các cuộc hội thoại tại máy nước với ClickUp

Cuộc hội thoại bên máy nước, mặc dù truyền thống gắn liền với nơi làm việc vật lý, vẫn là một thành phần thiết yếu để tạo ra môi trường làm việc tích cực và năng suất, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa và kết hợp.

Những tương tác không chính thức này rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, tăng cường giao tiếp, cải thiện tinh thần và thúc đẩy ý thức cộng đồng. Bằng cách tận dụng các công cụ phù hợp và tập trung vào kết nối và tương tác, các công ty có thể thích ứng với những thay đổi này trong khi vẫn giữ nguyên bản chất văn hóa của mình.

Về bản chất, mặc dù máy làm mát nước có thể là một di tích của quá khứ, nhưng tinh thần của những cuộc trò chuyện bình thường đó có thể phát triển mạnh mẽ trong môi trường làm việc từ xa. Tất cả là về việc sử dụng các công cụ như ClickUp để kết nối mọi người, nuôi dưỡng mối quan hệ và duy trì tinh thần đồng đội, bất kể mọi người làm việc ở đâu.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!