Như bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng biết, việc tạo ra các ước tính cho một dự án là rất quan trọng và căng thẳng. Mặc dù việc hiểu và tạo ra các ước tính trở nên dễ dàng hơn khi dự án tiến triển, nhưng việc xây dựng các ước tính chính xác ở giai đoạn đầu là một thách thức.
Làm thế nào để đưa ra ước tính trong giai đoạn đầu của dự án khi có ít dữ liệu?
Một kỹ thuật quản lý dự án có thể giúp bạn là ước tính tương tự. Ước tính tương tự trong quản lý dự án là một kỹ thuật ước tính thiết yếu giúp xây dựng ước tính chi phí và đánh giá thời lượng dự án cũng như nhu cầu tài nguyên trong giai đoạn đầu.
Hãy cùng tìm hiểu kỹ thuật này là gì, cách thức hoạt động, phương pháp luận và nhiều hơn nữa.
Ước tính tương tự trong quản lý dự án là gì?
Ước tính tương tự trong quản lý dự án là một kỹ thuật linh hoạt sử dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án trước đó có kết quả hoặc công việc tương tự để dự đoán chi phí, thời lượng và nguồn lực của dự án hiện tại. Càng có nhiều thông tin trong quá khứ, dự đoán trong ước tính tương tự càng chính xác.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ước tính tương tự trong quản lý dự án:
- Chọn một dự án tương tự: Chọn một dự án trong quá khứ gần giống với dự án mới. Ví dụ: nếu dự án hiện tại của bạn là nghiên cứu thị trường, hãy chọn một dự án trong quá khứ có các hoạt động tương tự. Sự tương đồng giữa dự án trong quá khứ và dự án bạn đang ước tính sẽ quyết định độ chính xác của dự đoán
- Tìm các mục liên quan đến cả hai dự án: Xác định các giá trị, như chi phí, thời lượng, phạm vi và công việc cụ thể, tương tự nhau trong cả hai dự án để tạo ước tính
- Ghi lại những điểm tương đồng: Lập danh sách các mục tương tự trong cả hai dự án để dễ so sánh hơn
- Chọn ước tính của bạn: So sánh cả hai mục dự án và chọn ước tính bạn cần cho dự án hiện tại dựa trên yêu cầu của các bên liên quan, chẳng hạn như ngân sách, khung thời gian, phạm vi, giờ làm việc hàng ngày/hàng tuần của thành viên nhóm và các nguồn lực cần thiết dựa trên dữ liệu dự án trong quá khứ
Ước tính tương tự so với ước tính tham số
Ước tính tham số là một kỹ thuật dựa trên dữ liệu và độ chính xác, sử dụng tỷ lệ đơn vị hoạt động và mối quan hệ thống kê giữa các biến để xác định chính xác chi phí, nguồn lực và thời lượng của dự án.
Cả hai kỹ thuật ước tính tham số và tương tự trong quản lý dự án đều sử dụng dữ liệu lịch sử theo những cách khác nhau. Dưới đây là một số điểm khác biệt giữa ước tính tương tự và tham số.
| Sự khác biệt chính | Ước tính tương tự | Ước tính tham số |
| Cơ sở của ước tính | Tạo ước lượng dự án chung dựa trên dữ liệu lịch sử của các dự án tương tự. Bao gồm việc sử dụng các chi tiết như phạm vi, chi phí và thời gian của các dự án trước đó và đánh giá của chuyên gia | Sử dụng tính toán theo đơn vị và phân tích thống kê để ước tính thời lượng, chi phí, nguồn lực dự án. Bao gồm việc xác định và sử dụng các tham số trong thông tin lịch sử có liên quan đến thời lượng, chi phí hoặc giá trị nguồn lực dự án để ước tính giá trị dự án hiện tại |
| Độ chính xác và tính ứng dụng | Đóng vai trò là điểm khởi đầu cho việc ước tính dự án. Ít chính xác hơn ước tính tham số và phù hợp nhất cho các dự án có dữ liệu giới hạn | Cung cấp độ chính xác cao hơn so với ước tính tương tự, sử dụng các tính toán chi tiết và mối quan hệ thống kê. Tốt nhất cho các dự án được xác định rõ ràng |
| Phức tạp | Một kỹ thuật đơn giản và nhanh chóngKhông sử dụng các phương pháp thống kê | Phức tạp và tốn thời gian hơn ước lượng tương tự Liên quan đến tính toán thống kê và điều chỉnh |
Mặc dù sự khác biệt hiện đã rõ ràng, nhưng đây là những trường hợp nên sử dụng ước tính tham số và tương tự trong quản lý dự án:
- Sử dụng ước tính tương tự: Các nhà quản lý dự án thường sử dụng ước tính tương tự trong giai đoạn ban đầu để đưa ra ước tính sơ bộ. Sử dụng kỹ thuật này khi không có dữ liệu chi tiết
- Sử dụng ước tính tham số: Ước tính tham số là phương pháp dựa trên dữ liệu, yêu cầu tính toán chi tiết và dữ liệu đánh giá dự án. Kỹ thuật này chủ yếu được sử dụng cho các dự án cung cấp thông tin chi tiết và tham số xác định, như đơn giá vật liệu, nhân công hoặc các thành phần khác của dự án
Phương pháp ước tính tương tự
Ước tính tương tự trong quản lý dự án là một kỹ thuật ước tính từ trên xuống, có nghĩa là bạn sẽ có được ước tính toàn bộ dự án và sau đó chia nhỏ thành các yếu tố dự án nhỏ hơn. Dưới đây là hai phương pháp ước tính tương tự mà bạn có thể sử dụng.
Ước tính tương tự dựa trên tham số
Phương pháp này ước tính ngân sách, phạm vi và nguồn lực của dự án hiện tại bằng cách sử dụng các biến hoặc tham số cụ thể từ các dự án trước đó. Nói tóm lại, phương pháp này sử dụng các tham số quan trọng của dự án có ảnh hưởng đến kết quả và các chỉ số KPI quản lý dự án.
Ví dụ: nếu nghiên cứu thị trường trong một dự án phân tích bán hàng trước đây mất 10 giờ, bạn có thể sử dụng tham số này để ước tính thời lượng của một công việc nghiên cứu thị trường tương tự trong dự án hiện tại. Tương tự, các quản lý dự án có thể ước tính các tham số khác cho dự án hiện tại, như chi phí hoặc nguồn lực, thông qua so sánh.
Phương pháp ước tính tương tự dựa trên đánh giá vòng đời
Sử dụng phương pháp này, các nhà quản lý dự án xem xét chế độ xem toàn diện về các giai đoạn chu kỳ dự án trước đó — từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành — để ước tính tài nguyên, chi phí và khung thời gian của dự án mới.
Giả sử bạn đã có một dự án phát triển phần mềm trong quá khứ với các giai đoạn thu thập tài nguyên, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, triển khai, phân tích chỉ số dự án và phản hồi. Sử dụng ước tính tương tự dựa trên đánh giá vòng đời, bạn phải phân tích các tài nguyên cụ thể và thời gian được phân bổ cho từng giai đoạn của dự án. Thông tin này giúp ước tính các tham số của một dự án phát triển phần mềm mới.
Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp ước tính tương tự
Giống như các kỹ thuật quản lý dự án khác, ước tính tương tự có những ưu điểm và nhược điểm.
Lợi ích
- Yêu cầu tối thiểu về nguồn lực và chi phí: Ước tính tương tự cung cấp ước tính cơ bản một cách nhanh chóng với nguồn lực tối thiểu. Đây là một kỹ thuật hiệu quả về chi phí, bao gồm ít quy trình và tài liệu hơn
- Cải thiện ước tính dần dần: Mặc dù ước tính tương tự phù hợp với giai đoạn đầu của dự án, nhưng nó cũng hữu ích ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án để tinh chỉnh ước tính của bạn
- Ước tính chi tiết: Ước tính tương tự trong quản lý dự án giúp ước tính khung thời gian và nỗ lực cần thiết cho từng công việc, từ đó giúp bạn phân tích tổng thể dự án
- Phân tích khả thi: Kỹ thuật này giúp các nhóm dự án đánh giá tính khả thi, ngân sách và lợi nhuận tiềm năng, đảm bảo việc ra quyết định có cơ sở
Nhược điểm
- Độ chính xác giới hạn: Kỹ thuật này có thể thiếu độ chính xác do thông tin dự án hạn chế và những thay đổi trong các biến số như nguồn lực và tỷ lệ lạm phát
- Dựa trên giả định: Kỹ thuật này dựa trên các giả định được đưa ra từ dữ liệu dự án trong quá khứ. Tuy nhiên, dữ liệu lịch sử có thể không phản ánh chính xác dự án hiện tại
- Không phù hợp với các dự án độc đáo: Nếu bạn không có dữ liệu lịch sử, ước tính tương tự sẽ không khả thi
Hướng dẫn từng bước để ước tính tương tự
Trong số các kỹ thuật ước tính nhanh, ước tính tương tự là một trong những kỹ thuật đơn giản và hữu ích nhất khi lập dự toán cho giai đoạn đầu của dự án. Để tận dụng tối đa kỹ thuật này, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp.
ClickUp là giải pháp tất cả trong một cho tất cả các công việc liên quan đến dự án. Nó lưu trữ thông tin dự án, cho phép bạn thiết lập quy trình làm việc, theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và hợp lý hóa các quy trình dự án.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng các lợi ích của phần mềm quản lý dự án như ClickUp để tạo ước tính cho dự án tiếp theo của mình bằng cách sử dụng ước tính tương tự.
Bước 1: Tìm hiểu lĩnh vực dự án mới và các yêu cầu về công nghệ
Xác định lĩnh vực dự án trước đó (thuộc lĩnh vực tiếp thị, phát triển sản phẩm, xây dựng hay lĩnh vực khác) và các nguồn lực công nghệ cần thiết. Ví dụ: dự án mới của bạn có thể là một sáng kiến phát triển phần mềm hoặc tiếp thị sản phẩm. Sau khi xác định lĩnh vực, bạn sẽ hiểu công nghệ cần thiết cho dự án. Điều này giúp việc tìm kiếm dự án tương tự trong quá khứ trở nên dễ dàng hơn.
Bước 2: Tìm kiếm một dự án tương tự trong quá khứ
Bắt đầu bằng cách lập danh sách các dự án trong quá khứ (ví dụ: mười dự án trở lên) dựa trên các biến số như lĩnh vực, nhóm, mục tiêu quản lý dự án hoặc bối cảnh. Sau đó, lựa chọn các dự án mà bạn thấy có thể so sánh được cho đến khi bạn có hai hoặc ba dự án để so sánh.
Bước 3: So sánh các dự án
Khi danh sách các dự án tương tự đã sẵn sàng, hãy bắt đầu so sánh dựa trên các biến số có liên quan nhất. Các biến số bạn tìm thấy càng giống nhau, ước tính dự án của bạn sẽ càng chính xác.
Trong danh sách, bạn có thể thêm các dự án riêng lẻ dưới dạng nhiệm vụ trong ClickUp. Hơn nữa, với Trường Tùy chỉnh ClickUp, bạn có thể chỉ định tất cả các yếu tố quan trọng (ngân sách, dòng thời gian, tài nguyên, v.v.) mà bạn muốn so sánh các dự án. Giá trị cho các biến cụ thể đó sau đó có thể được gán cho từng nhiệm vụ dự án.
Ngoài chế độ xem danh sách, Bảng Kanban ClickUp có thể giúp bạn xem các nhiệm vụ trong nháy mắt, nhóm chúng dựa trên điểm chung, mức độ ưu tiên hoặc trạng thái, sắp xếp bằng các trường tùy chỉnh và lọc nhiệm vụ dựa trên người được giao.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp để đưa ra quyết định sáng suốt khi so sánh các dự án. Tính năng này cung cấp cho bạn dữ liệu lịch sử quý giá, mà bạn có thể tận dụng để tạo ra ước lượng thời gian thực tế và chính xác hơn cho các dự án mới của mình.
Bước 4: Tạo ước tính chi phí và thời lượng cho dự án đã lên kế hoạch
Chi phí và thời lượng là hai biến số chính mà các nhà quản lý dự án ước tính đầu tiên. Sau khi so sánh các dự án, bạn sẽ có được ước tính sơ bộ về thời gian hoàn thành dự án và chi phí liên quan. Ngoài ra, hãy ước tính các biến số khác dựa trên các hoạt động của dự án và yêu cầu của các bên liên quan.
Sử dụng Mẫu phân tích chi phí của ClickUp để xem ngân sách và theo dõi tổng chi phí dự án. Mẫu này cải thiện việc phân bổ nguồn lực, giúp bạn cập nhật hiệu suất chi phí theo thời gian thực và giúp bạn hiểu được sự cân bằng giữa chi phí và giá trị trong vòng đời dự án.
Bước 5: Xác định các hoạt động tương tự trong các dự án trước đây
Tìm các hoạt động tương tự trong các dự án trước đây để tạo ra ước tính cuối cùng. Ví dụ: nếu đó là dự án phát triển sản phẩm, hãy xác định các hoạt động và chủ đề tương tự trong các dự án trước đây ở các giai đoạn phát triển cụ thể, như thiết kế hoặc triển khai. Tạo ước tính chi phí, thời lượng và nguồn lực cho từng công việc riêng lẻ.
Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain có thể quét qua các tài liệu phát triển sản phẩm dài và tóm tắt chúng cho bạn trong vài giây. Các tài liệu tóm tắt này giúp bạn nhanh chóng nắm bắt các khía cạnh cốt lõi của tài liệu phát triển sản phẩm và tìm kiếm các hoạt động tương tự trong các dự án trước đó một cách đơn giản và nhanh chóng hơn.
Bước 6: Tạo ước tính cuối cùng với dữ liệu đã thu thập
Khi ước tính của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu thực hiện dự án. Sử dụng ước tính cuối cùng (một giá trị duy nhất hoặc phạm vi giá trị) để tạo quy trình thực hiện dự án.
Mẫu phân chia công việc của ClickUp có thể giúp bạn tạo chế độ xem rõ ràng về các nhiệm vụ, dòng thời gian và kết quả dự án, đồng thời ước tính chi phí và nguồn lực dự án chính xác hơn ở cấp độ chi tiết. Sử dụng mẫu này để đảm bảo các nhiệm vụ được xác định, nguồn lực được phân bổ và tiến độ được theo dõi một cách nhất quán.
Hãy xem các mẫu cấu trúc phân chia công việc này!
Khi bạn đã sẵn sàng với các ước tính của mình, ClickUp có thể giúp bạn tạo lộ trình dự án chi tiết các bước chiến lược mà nhóm của bạn cần thực hiện để hoàn thành dự án đúng tiến độ. Lộ trình này hiển thị rõ ràng dòng thời gian, phạm vi, ưu tiên, kỳ vọng và mục tiêu của dự án để tiến độ dự án nhanh hơn.
Kết hợp ước tính tương tự với Mẫu lộ trình của ClickUp để đảm bảo kế hoạch dự án chiến lược và liền mạch. Lộ trình dự án có thể tùy chỉnh hoàn toàn này được trang bị các công cụ giúp bạn theo dõi dự án, lập chiến lược và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, đồng thời hợp tác với các nhóm nội bộ để đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ.
Ví dụ về ước tính tương tự
Một quản lý dự án được giao nhiệm vụ ước tính chi phí và thời lượng của một chiến dịch tiếp thị trên mạng xã hội mới. Dưới đây là chi tiết:
- Dự án: Chiến dịch tiếp thị trên mạng xã hội quảng bá ra mắt trang web mới
- Mục tiêu: Tăng lưu lượng truy cập vào trang web mới — 18.000 lượt truy cập mỗi tháng.
- Thách thức: Do dự án đang trong giai đoạn đầu, người quản lý không có dòng thời gian chi tiết hoặc báo giá chi phí.
- Giải pháp: Người quản lý sử dụng ước tính tương tự trong quản lý dự án để phát triển các ước tính sơ bộ. Dưới đây là các bước thực hiện: Quản lý dự án liệt kê mười dự án chiến dịch tiếp thị trên mạng xã hội tương tự trong quá khứ Sau khi xem xét kỹ lưỡng từng dự án, quản lý tìm ra các biến số tương tự nhất — chi phí, thời lượng, hoạt động, phạm vi, đối tượng mục tiêu và các kênh xã hội Sử dụng dữ liệu này, quản lý dự án tính toán ước tính cho dự án hiện tại. Vì ước tính ban đầu có thể không chính xác, quản lý có thể dần dần tinh chỉnh ước tính bằng cách sử dụng thêm chi tiết khi dự án tiến triển
- Quản lý dự án liệt kê mười dự án chiến dịch tiếp thị truyền thông xã hội tương tự trong quá khứ
- Sau khi xem xét kỹ lưỡng từng dự án, người quản lý sẽ tìm ra các biến số tương tự nhất — chi phí, thời lượng, hoạt động, phạm vi, đối tượng mục tiêu và các kênh xã hội
- Sử dụng dữ liệu này, người quản lý dự án tính toán ước tính hiện tại của dự án. Vì ước tính ban đầu có thể không chính xác, người quản lý có thể dần dần tinh chỉnh ước tính bằng cách sử dụng thêm chi tiết khi dự án tiến độ
- Quản lý dự án liệt kê mười dự án chiến dịch tiếp thị truyền thông xã hội tương tự trong quá khứ
- Sau khi xem xét kỹ lưỡng từng dự án, người quản lý sẽ tìm ra các biến số tương tự nhất — chi phí, thời lượng, hoạt động, phạm vi, đối tượng mục tiêu và các kênh xã hội
- Sử dụng dữ liệu này, người quản lý dự án tính toán ước tính hiện tại của dự án. Vì ước tính ban đầu có thể không chính xác, người quản lý có thể dần dần tinh chỉnh ước tính bằng cách sử dụng thêm chi tiết khi dự án tiến độ
Đưa ra ước tính dự án chính xác với ClickUp
Ước tính tương tự trong quản lý dự án rất phổ biến trong giới chuyên gia. Tại sao vậy? Bởi vì nó dễ sử dụng, cho kết quả nhanh và ít quy trình hơn.
Khi một dự án mới bắt đầu, ước tính tương tự là phương pháp được ưa chuộng để có được ước tính sơ bộ về chi phí, nguồn lực và thời lượng của dự án. Mặc dù đây là một kỹ thuật cơ bản, nhưng các ước tính có thể khá đáng tin cậy.
Với ClickUp, quá trình ước lượng tương tự trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bảng dự án và mẫu dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn ước lượng dự án trong thời gian ngắn. Đăng ký miễn phí ngay bây giờ và dùng thử!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Sự khác biệt giữa ước tính tham số và ước tính tương tự là gì?
Sự khác biệt chính giữa ước tính tham số và tương tự trong quản lý dự án là kỹ thuật ước tính tham số sử dụng so sánh và tính toán dựa trên đơn vị. Ước tính tham số tận dụng mối quan hệ thống kê giữa các biến để tính toán chi phí hoặc nguồn lực hiện tại của dự án. Mặt khác, ước tính tương tự sử dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự trong quá khứ cho một dự án mới.
Định giá tương tự là gì?
Ước tính tương tự là phương pháp sử dụng thông tin từ các dự án tương tự trong quá khứ để ước tính chi phí và thời lượng của dự án hiện tại. Phương pháp ước tính tương tự bao gồm việc chọn một dự án trong quá khứ tương tự với dự án mới để tạo ra các ước tính chính xác.
Nguyên tắc tương tự trong ước tính là gì?
Nguyên tắc tương tự trong ước tính dự án bao gồm việc sử dụng các tham số của một dự án trong quá khứ tương tự như dự án mới để đưa ra ước tính chi phí, v.v. Nguyên tắc này là cơ sở của ước tính tương tự trong quản lý dự án, trong đó ước tính được tạo ra bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án trong quá khứ.