"Nội bộ" không phải lúc nào cũng là câu trả lời cho việc xây dựng các sản phẩm phần mềm.
Thay vì thuê một nhóm phát triển phần mềm nội bộ toàn thời gian — tốn kém, mất thời gian và thường có nhiều giới hạn — bạn có thể thuê ngoài các dự án đó cho một công ty chuyên môn có kinh nghiệm trong việc xây dựng phần mềm.
Dự án phát triển phần mềm gia công bao gồm việc ký hợp đồng với một công ty bên ngoài để phát triển hoặc bảo trì các hệ thống và ứng dụng CNTT. Các công ty cũng có thể chọn chỉ gia công các khía cạnh quản lý dự án của toàn bộ sáng kiến cho một nhà quản lý dự án hoặc nhà thầu tự do.
Lịch sử ngắn gọn về gia công dự án CNTT
Thực tiễn gia công dự án CNTT bắt đầu vào cuối những năm 1980, với các công ty như Eastman Kodak gia công dịch vụ xử lý dữ liệu cho IBM.
Khi công nghệ phát triển và internet ra đời vào những năm 1990, việc thuê ngoài đã trở nên phổ biến hơn.
Các nền kinh tế nói tiếng Anh như Ấn Độ, Ba Lan và Philippines đã trở thành các trung tâm lớn cho dịch vụ outsourcing IT nhờ nguồn nhân lực dồi dào và chi phí lao động thấp.
Dịch vụ thuê ngoài dự án CNTT so với phương pháp truyền thống trong nội bộ
Theo truyền thống, các công ty xây dựng và duy trì cơ sở hạ tầng CNTT bằng nhân viên của mình. Ngược lại, gia công dự án CNTT cho phép bạn tiếp cận phạm vi rộng hơn về chuyên môn kỹ thuật và nguồn lực bổ sung mà không cần thuê và quản lý nhân viên CNTT cố định.
Dưới đây là bảng tóm tắt các điểm khác biệt:
| Tính năng | Dịch vụ thuê ngoài dự án CNTT | Phát triển nội bộ |
| Nhóm | Một nhóm chuyên gia bên ngoài | Một nhóm nhân viên nội bộ |
| Chi phí | Có khả năng giảm chi phí tổng thể (tùy thuộc vào địa điểm và độ phức tạp của dự án) | Chi phí cố định cho lương và phúc lợi |
| Chuyên môn | Tiếp cận phạm vi kỹ năng chuyên môn rộng hơn | Giới hạn bởi các kỹ năng hiện có trong nhóm |
| Khả năng mở rộng | Dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô nguồn lực dựa trên nhu cầu của dự án | Khả năng mở rộng hạn chế; tuyển dụng và đào tạo mất nhiều thời gian |
| Kiểm soát | Ít kiểm soát trực tiếp hơn đối với quá trình phát triển | Kiểm soát tốt hơn việc thực hiện dự án và giao tiếp |
| Giao tiếp | Các thách thức tiềm ẩn trong giao tiếp do chênh lệch múi giờ và sự khác biệt văn hóa | Kênh truyền thông rõ ràng với các nhóm nội bộ |
| Tính linh hoạt | Dễ dàng thích ứng với các yêu cầu dự án thay đổi | Có thể cần nhiều nỗ lực hơn để thích ứng do các quy trình nội bộ |
| Bảo mật | Yêu cầu các biện pháp bảo mật dữ liệu cẩn thận và các điều khoản hợp đồng | Kiểm soát chặt chẽ hơn bảo mật dữ liệu trong tổ chức của bạn |
| Quyền sở hữu trí tuệ (IP) | Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ với các thỏa thuận hợp đồng rõ ràng | Quyền sở hữu trí tuệ (IP) tự động thuộc về công ty |
Hiểu về gia công dự án CNTT
Hãy coi việc thuê ngoài dự án CNTT như việc thuê một chuyên gia tư vấn cho một dự án cụ thể thay vì có một nhân viên bảo trì chung trong danh sách lương cố định của công ty.
Theo báo cáo gần đây về xu hướng toàn cầu trong thị trường gia công phần mềm, thị trường gia công phần mềm toàn cầu đạt 550 tỷ USD vào năm 2023 và dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 4,48% để đạt 720,2 tỷ USD vào năm 2028.
Điều gì thúc đẩy sự tăng trưởng này và tại sao các công ty lại thuê ngoài các dự án CNTT thay vì tuyển dụng nhân viên?
Mục đích chính của việc thuê ngoài IT
Có hai mục tiêu chính: cắt giảm chi phí và tiếp cận nguồn nhân lực dồi dào hơn, thường ở những khu vực có chi phí nhân công thấp hơn.
Ngoài ra, gia công phần mềm cho phép bạn tiếp cận các kỹ năng và chuyên môn mà bạn có thể không có trong nội bộ. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các dự án phần mềm phức tạp hoặc chuyên biệt. Gia công phần mềm có thể giải phóng nhân viên CNTT nội bộ của bạn để tập trung vào các hàm kinh doanh cốt lõi, cải thiện hiệu quả tổng thể.
Ngoại gia công CNTT bao gồm những gì?
Dịch vụ thuê ngoài CNTT bao gồm một phạm vi rộng các dịch vụ. Nó có thể bao gồm mọi thứ, từ phát triển phần mềm và bảo trì hệ thống đến quản lý mạng và an ninh mạng.
Trên thực tế, bất kỳ hàm IT nào có thể được định nghĩa và truyền đạt rõ ràng đều có thể được gia công.
Dịch vụ IT được thuê ngoài phổ biến nhất
Phát triển phần mềm là một trong những dịch vụ CNTT thường được thuê ngoài nhất. Điều này bao gồm các công việc như xây dựng ứng dụng web tùy chỉnh, ứng dụng di động và giải pháp phần mềm doanh nghiệp.
Nhiều công ty thấy rằng việc thuê ngoài các dự án phức tạp này cho các chuyên gia sẽ tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn là xây dựng nhóm phát triển từ đầu.
4 loại hình outsourcing
Có bốn mô hình gia công phần mềm chính:
- Ngoại gia công: Ngoại gia công công việc cho một công ty phát triển phần mềm ở một quốc gia khác, thường là do lợi thế về chi phí. Ví dụ, một công ty phần mềm có trụ sở tại Mỹ có thể thuê một nhóm lập trình viên ở Ấn Độ để xây dựng một ứng dụng di động mới, tận dụng lợi thế về chi phí nhân công thấp hơn
- Ngoại gia công gần bờ: Ngoại gia công công việc cho một công ty ở quốc gia hoặc khu vực lân cận, có thể mang lại một số lợi thế về múi giờ và sự tương đồng về văn hóa. Ví dụ: Một công ty dịch vụ tài chính ở Canada cần phát triển một nền tảng giao dịch mới. Họ quyết định ngoại gia công gần bờ cho một công ty phát triển phần mềm ở Mexico, để tận dụng lợi thế về múi giờ và sự tương đồng về văn hóa
- Ngoại gia công trong nước: Ngoại gia công công việc cho một công ty trong cùng quốc gia của bạn. Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp ở Anh thiếu chuyên môn nội bộ để phát triển một thuật toán học máy phức tạp cho sản phẩm mới của họ. Họ ngoại gia công việc phát triển cho một công ty tư vấn CNTT chuyên biệt có trụ sở tại Anh để tận dụng các kỹ năng và chuyên môn cụ thể của họ
- Co-sourcing: Một mô hình kết hợp trong đó một số công việc CNTT được thực hiện nội bộ và một số được gia công cho nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba. Ví dụ: Một công ty sản xuất có thể có một nhóm tại chỗ từ nhà cung cấp gia công phần mềm làm việc cùng với nhân viên của mình để quản lý cơ sở hạ tầng CNTT
Việc lựa chọn mô hình gia công phụ thuộc vào các yếu tố như chi phí, múi giờ, ngôn ngữ, văn hóa, bảo mật dữ liệu và các kỹ năng cụ thể cần thiết cho dự án. Các công ty thường sử dụng kết hợp các mô hình này để tối ưu hóa hoạt động CNTT của mình.
Vai trò của phát triển phần mềm linh hoạt trong gia công CNTT
Trong phương pháp quản lý dự án theo mô hình thác nước, người ta thường có hiển thị giới hạn về tiến độ dự án. Họ có thể phải chờ đợi rất lâu để xem phiên bản hoạt động của phần mềm, và nhiều tính năng thường không tích hợp tốt vào cuối dự án.
Ngược lại, phương pháp linh hoạt mang lại cách tiếp cận linh hoạt và lặp đi lặp lại hơn. Các phần nhỏ hoặc mô-đun phụ của phần mềm đang hoạt động được phát triển và trình bày cho khách hàng trong khoảng thời gian ngắn để nhận phản hồi và phê duyệt.
Các phần nhỏ hơn này thường được phát triển bằng các sprint có hệ thống, mỗi sprint có thời lượng từ một đến bốn tuần. Vào cuối mỗi sprint phát triển phần mềm, nhóm sẽ trình bày phần mềm đang hoạt động, xem xét tiến độ với khách hàng và điều chỉnh dự án dựa trên ý kiến đóng góp của khách hàng để đảm bảo thành công.
Agile cho phép sự hợp tác phát triển giữa nhóm nội bộ và nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Bạn có thể theo dõi chặt chẽ tiến độ và đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng yêu cầu của bạn.
Điều này cũng giảm thiểu rủi ro chậm trễ nghiêm trọng hoặc phải làm lại tốn kém so với việc thực hiện dự án truyền thống, đơn lẻ.
Scrum và việc áp dụng trong các dự án CNTT thuê ngoài
Scrum là một khung công tác linh hoạt phổ biến, có thể đặc biệt hiệu quả trong việc gia công các dự án CNTT. Các nhóm Scrum bao gồm các nhóm nhỏ, đa chức năng, làm việc theo các sprint ngắn, thường kéo dài từ một đến bốn tuần.
Mỗi sprint có một mục tiêu rõ ràng và nhóm họp hàng ngày để thảo luận về tiến độ và xác định bất kỳ trở ngại nào.
Dưới đây là cách bạn có thể triển khai Scrum trong các dự án CNTT gia công:
- Xác định danh sách công việc còn tồn đọng của sản phẩm: Danh sách các tính năng và chức năng này đóng vai trò như một lộ trình cho dự án, và cả bạn và nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài đều phải có quyền truy cập vào danh sách công việc còn tồn đọng của sản phẩm để thống nhất các ưu tiên với nhau
- Các cuộc họp lập kế hoạch sprint thường xuyên: Các cuộc họp này có sự tham gia của cả thành viên nhóm nội bộ và nhóm thuê ngoài để cùng nhau xác định mục tiêu và công việc cho mỗi sprint
- Cuộc họp hàng ngày: Các cuộc họp ngắn hàng ngày — trực tiếp hoặc qua công cụ hội nghị video — giúp mọi người cập nhật tiến độ, phát hiện sớm các trở ngại và điều chỉnh hướng đi nhanh chóng khi cần thiết
Các nhóm gia công phải hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng của bạn. Việc tập trung vào giao tiếp và hợp tác là yếu tố thiết yếu để đảm bảo dự án gia công thành công.
Mặc dù linh hoạt mang lại lợi thế cạnh tranh cho các dự án CNTT, nhưng một số thách thức cần được giải quyết trong môi trường gia công:
- Chênh lệch múi giờ: Lập kế hoạch và lên lịch cuộc họp cẩn thận là điều cần thiết để đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các múi giờ
- Sự khác biệt văn hóa: Các quy trình giao tiếp rõ ràng và tạo dựng môi trường hợp tác giúp xóa bỏ rào cản văn hóa và thúc đẩy sự hợp tác suôn sẻ
- Lãnh đạo và giám sát mạnh mẽ: Cả nhóm nội bộ và đối tác gia công đều cần có khả năng lãnh đạo mạnh mẽ để đảm bảo sự thống nhất với các mục tiêu của dự án và sử dụng hiệu quả các phương pháp linh hoạt
Khi nào nên thuê ngoài các dự án CNTT
Thuê ngoài toàn bộ bộ phận CNTT có thể là một quyết định quan trọng, nhưng trong một số trường hợp, đây có thể là một bước đi chiến lược cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Ngoại gia công có thể giảm chi phí quản lý CNTT bằng cách loại bỏ các chi phí lương, phúc lợi và yêu cầu cơ sở hạ tầng (không gian văn phòng, nội thất, mạng, giấy phép phần mềm, máy tính, thiết bị máy tính, v.v.) của nhóm dịch vụ CNTT nội bộ.
Thị trường lao động IT cạnh tranh khốc liệt, và việc tự tìm kiếm nhân tài công nghệ phù hợp có thể là một thách thức. Outsourcing cho phép bạn tiếp cận nguồn nhân lực toàn cầu và tìm kiếm các chuyên gia có kỹ năng cụ thể mà bạn cần.
Bạn cũng có thể xem xét việc thuê ngoài nếu quy mô kinh doanh của bạn quá nhỏ để có thể thuê nhân viên CNTT toàn thời gian. Thuê ngoài cung cấp sự linh hoạt trong việc tiếp cận chuyên môn CNTT theo từng dự án hoặc theo hình thức trả tiền theo sử dụng.
Ưu điểm và nhược điểm của việc thuê ngoài IT
Mặc dù mang lại những lợi ích tiềm năng như tiết kiệm chi phí và tiếp cận nguồn nhân lực dồi dào hơn, việc thuê ngoài dự án CNTT cũng có những nhược điểm như thách thức về giao tiếp và rủi ro bảo mật.
Dưới đây là phân tích chi tiết về các lợi thế chính:
Giảm thiểu chi phí và quản lý ngân sách trong gia công phần mềm
Giảm chi phí là yếu tố chính thúc đẩy việc thuê ngoài IT.
- Tùy thuộc vào địa điểm của công ty hoặc đối tác gia công phần mềm, bạn có thể tận dụng chi phí nhân công thấp hơn so với khu vực của mình
- Bạn có thể giảm đáng kể chi phí vận hành và chi phí hoạt động vì không cần phải chi trả cho hạ tầng, phần cứng và phần mềm cần thiết cho một đội ngũ IT toàn thời gian.
- Các thỏa thuận gia công thường bao gồm chi phí cố định cho các dự án cụ thể, giúp bạn dễ dàng dự đoán và quản lý ngân sách CNTT hơn
Tập trung vào các năng lực cốt lõi
Ngoại gia công dự án CNTT cho phép nhóm nội bộ của bạn tập trung vào các hàm kinh doanh cốt lõi trực tiếp tạo ra doanh thu và thúc đẩy tăng trưởng.
Vào cuối những năm 1990, ngành công nghệ của Trung Quốc vẫn còn ở giai đoạn sơ khai. Các nhà phát triển web có kinh nghiệm xây dựng các nền tảng thương mại điện tử quy mô lớn có thể còn hiếm hoi. Trong những ngày đầu, gã khổng lồ thương mại điện tử Trung Quốc Alibaba đã thuê ngoài việc phát triển website cho một công ty có trụ sở tại Mỹ, tận dụng nguồn nhân lực kỹ thuật hiếm hoi tại Trung Quốc. Hợp tác với một công ty Mỹ đã giúp Alibaba tiếp cận với nguồn nhân lực dồi dào có chuyên môn cần thiết để đưa trang web của họ hoạt động càng nhanh càng tốt.
Bằng cách thuê ngoài phát triển website, Alibaba đã giải phóng nguồn lực nội bộ để tập trung vào việc xây dựng mô hình kinh doanh cốt lõi của mình — kết nối người mua và người bán trực tuyến. Điều này cho phép họ thiết lập một nền tảng vững chắc cho nền tảng thương mại điện tử của mình mà không bị sa lầy vào những phức tạp kỹ thuật không phải là thế mạnh của họ.
Tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng: Khám phá nguồn nhân lực toàn cầu
Nguồn nhân lực CNTT có thể bị giới hạn về mặt địa lý. Gia công mở ra cơ hội tiếp cận với phạm vi rộng hơn các chuyên gia CNTT có trình độ trên toàn thế giới.
Skype thiếu nguồn lực kỹ thuật để phát triển nền tảng, vì vậy họ đã thuê ngoài các nhà phát triển phần mềm Estonia. Các nhà phát triển này đã phát triển nền tảng Skype, cải thiện các dịch vụ nhắn tin tức thời, truyền tệp và trò chuyện video. Điều này giúp Skype có thể tiếp cận ngay với một nhóm kỹ thuật và kiểm soát chi phí trong những năm đầu tiên.
Mặc dù có nhiều lý do thuyết phục để xem xét việc thuê ngoài dự án CNTT nhằm thúc đẩy hiệu quả hoạt động CNTT tổng thể, nhưng quyết định thuê ngoài các hàm CNTT của bạn nên dựa trên đánh giá cẩn thận về nhu cầu và nguồn lực cụ thể của bạn.
Các mối quan tâm và giới hạn phổ biến liên quan đến gia công phần mềm
Một số nhược điểm tiềm ẩn cần xem xét trước khi gia công dự án CNTT của bạn bao gồm:
- Giao tiếp rời rạc: Rào cản văn hóa có thể dẫn đến các vấn đề về kiểm soát phiên bản, hiển thị bị giới hạn và khó khăn trong quản lý tài nguyên
- Mối quan tâm về chất lượng: Bạn có nguy cơ nhận được công việc chất lượng thấp hơn nếu không lựa chọn đối tác gia công cẩn thận. Phạm vi dự án được xác định rõ ràng và quy trình kiểm tra nghiêm ngặt có thể giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra
- Mất kiểm soát: Bạn từ bỏ một phần quyền kiểm soát dự án khi thuê ngoài. Giao tiếp rõ ràng, phạm vi dự án được xác định rõ ràng và phần mềm quản lý nhà thầu trở nên thiết yếu để giảm thiểu rủi ro này
- Rủi ro bảo mật: Bảo mật dữ liệu là mối quan tâm hàng đầu. Điều quan trọng là phải chọn một đối tác gia công phần mềm có uy tín với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ
Vậy, bạn quyết định như thế nào?
Lời khuyên của chúng tôi là hãy cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích và nhược điểm và xem xét các câu hỏi bổ sung sau:
- Dự án của bạn có yêu cầu các kỹ năng chuyên môn mà công ty bạn không có sẵn không?
- Dự án có thời hạn gấp rút và việc thuê ngoài có thể đẩy nhanh quá trình phát triển không?
- Văn hóa công ty của bạn có chấp nhận sự hợp tác với các nhóm bên ngoài không?
- Bạn có các giao thức bảo mật mạnh mẽ để xử lý dữ liệu nhạy cảm không?
Bằng cách xem xét kỹ lưỡng các yếu tố này, bạn có thể xác định liệu outsourcing IT có phải là phương pháp phù hợp cho nhu cầu của bạn hay không.
Đánh giá rủi ro của việc thuê ngoài và các chiến lược giảm thiểu rủi ro
Bằng cách hiểu rõ các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thuê ngoài, bạn có thể phát triển các chiến lược để giảm thiểu chúng.
- Thiếu sự cẩn trọng: Nghiên cứu và đánh giá kỹ lưỡng các đối tác gia công tiềm năng và tìm kiếm một công ty có thành tích đã được chứng minh, các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và hiểu biết sâu sắc về ngành của bạn
- Thiếu rõ ràng về phạm vi: Xác định rõ phạm vi và kỳ vọng của việc thuê ngoài và quản lý dự án. Chiến lược thuê ngoài dự án chi tiết và phạm vi rõ ràng, nêu rõ các quy trình kinh doanh, kết quả mong đợi, dòng thời gian và tiêu chuẩn chất lượng là điều cần thiết
- Khó khăn trong giao tiếp: Duy trì các kênh giao tiếp rõ ràng. Giao tiếp thường xuyên với nhà cung cấp hoặc đối tác gia công là rất quan trọng. Sử dụng hội nghị video, công cụ quản lý dự án và các kênh giao tiếp khác để mọi người cùng hiểu nhau
- Chi phí ẩn: Tìm hiểu chi tiết báo giá của công ty gia công phần mềm. Cố gắng thương lượng mô hình chi phí cố định cho dự án thay vì mô hình định giá theo thời gian, vì mô hình này có thể dẫn đến chi phí tăng cao không kiểm soát được
- Mất kiểm soát: Cuối cùng, thiết lập một khung quản trị mạnh mẽ. Thực hiện các quy trình rõ ràng để theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro và đảm bảo kiểm soát chất lượng trong toàn bộ vòng đời dự án
Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng những ưu điểm và nhược điểm, đồng thời triển khai các chiến lược giảm thiểu rủi ro hiệu quả, bạn có thể tận dụng các dịch vụ gia công CNTT và dự án để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Lựa chọn đối tác gia công phần mềm IT
Lựa chọn đối tác gia công phù hợp là yếu tố quan trọng để dự án CNTT của bạn thành công. Dưới đây là một số yếu tố khóa cần xem xét:
- Chuyên môn: Tìm kiếm đối tác có kinh nghiệm trong ngành của bạn và hiểu biết sâu sắc về các dịch vụ CNTT cụ thể mà bạn cần
- Phù hợp về văn hóa: Chọn một đối tác có phong cách giao tiếp và văn hóa công ty phù hợp với bạn để đặt nền tảng cho mối quan hệ gia công thành công
- Cơ cấu chi phí: Mặc dù chi phí là quan trọng, nhưng hãy đánh giá tổng giá trị đề xuất, bao gồm chuyên môn, kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ được cung cấp, và đừng chỉ chọn phương án rẻ nhất
- Bảo vệ dữ liệu: Tìm kiếm các chứng nhận, sự tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu có liên quan và các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ quyền riêng tư, sở hữu trí tuệ và dữ liệu của bạn
- Khả năng mở rộng: Xem xét nhu cầu IT trong tương lai của bạn. Chọn đối tác có khả năng điều chỉnh nguồn lực linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu thay đổi của bạn
Mặc dù gia công phần mềm có những rủi ro riêng, nhưng những rủi ro này có thể được quản lý và không nên cản trở bạn tận dụng gia công phần mềm để giúp doanh nghiệp phát triển.
Vai trò của quản lý chiến lược trong việc lựa chọn đối tác
Quản lý chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn đối tác gia công CNTT phù hợp. Trước khi lựa chọn đối tác, hãy xác định mục tiêu bạn muốn đạt được thông qua gia công và điều chỉnh mục tiêu của bạn cho phù hợp với năng lực của đối tác.
Thiết lập các tiêu chí rõ ràng để đánh giá các đối tác tiềm năng. Điều này nên bao gồm các yếu tố như chuyên môn, kinh nghiệm, thực tiễn bảo mật và sự phù hợp về văn hóa.
Hợp đồng gia công phần mềm cần xác định rõ phạm vi, ngân sách, dòng thời gian, chất lượng, vai trò, trách nhiệm, thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) và các giao thức liên lạc.
Bằng cách tuân theo các bước này và tận dụng các nguyên tắc quản lý chiến lược, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt và chọn đối tác gia công CNTT sẽ thúc đẩy nỗ lực phát triển phần mềm của bạn.
Quy trình gia công dự án CNTT
Một hành trình gia công dự án CNTT thành công đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận và thực hiện toàn diện các dự án.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn bắt đầu:
1. Xác định phạm vi và lộ trình dự án
Bạn có thể tìm kiếm đối tác gia công phần mềm sau. Trước tiên, hãy lùi lại một bước để xác định rõ mục tiêu và phạm vi dự án của bạn. Bạn đang cố gắng giải quyết những thách thức cụ thể nào trong lĩnh vực CNTT? Bạn muốn phát triển những chức năng nào?
ClickUp Docs có thể đặc biệt hữu ích ở đây như một trung tâm để ghi lại các mục tiêu, phạm vi, chức năng và kết quả mong muốn của dự án. Bạn có thể phân loại Tài liệu để dễ dàng truy cập và tìm kiếm, đồng thời sắp xếp các tài nguyên quan trọng bằng cách thêm chúng vào bất kỳ phần nào của Không gian Làm việc.
Mời các thành viên nhóm có liên quan và các nhà cung cấp tiềm năng chỉnh sửa và đóng góp trong thời gian thực, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ từ đầu.
Sử dụng các công cụ phác thảo và định dạng của ClickUp Docs để chia nhỏ các tính năng của dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này giúp làm rõ các yêu cầu và phạm vi dự án cho nhóm nội bộ và các đối tác gia công tiềm năng, tạo điều kiện cho việc ước tính chính xác và phân bổ nguồn lực.
Bạn thậm chí có thể liên kết Tài liệu và Nhiệm vụ trong ClickUp. Thay đổi trạng thái dự án, phân công nhiệm vụ và hơn thế nữa — tất cả trong trình chỉnh sửa của bạn.
Tại sao phải bắt đầu từ đầu? Mẫu Lộ trình CNTT của ClickUp là công cụ lý tưởng để lập kế hoạch và quản lý dự án CNTT, đồng thời có thể trở thành một phần của bộ tài liệu của bạn.
Mẫu này có thể giúp bạn:
- Lập chiến lược và đặt hàng công việc bằng cách đánh giá mức độ quan trọng và nỗ lực cần thiết của chúng
- Dự báo lịch trình và thiết lập ngày đáo hạn cho kết quả
- Theo dõi tiến độ để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn
2. Lựa chọn mô hình outsourcing phù hợp
Có rất nhiều điều cần nhớ khi đánh giá mô hình gia công phần mềm phù hợp. Thực tế, đó là một dự án riêng biệt.
Nền tảng Quản lý dự án của ClickUp có thể là một điểm khởi đầu tuyệt vời, cung cấp các quy trình công việc và cấu trúc nhiệm vụ được xác định trước, phù hợp với các mô hình gia công phần mềm khác nhau, chẳng hạn như Agile hoặc Waterfall.
ClickUp cung cấp một loạt các mẫu quản lý dự án được thiết kế đặc biệt cho các dự án CNTT. Các mẫu CNTT này thường bao gồm các quy trình công việc và cấu trúc nhiệm vụ được xác định trước, cung cấp điểm khởi đầu để xác định phạm vi dự án của bạn và đảm bảo các phương pháp hay nhất được tuân thủ.
Các nhóm linh hoạt phát triển nhờ sự lặp lại liên tục. Để đảm bảo hoạt động trơn tru, họ cần có kế hoạch chiến lược chi tiết, quản lý dự án thuê ngoài, chu kỳ phát triển dự án và công cụ phù hợp, cũng như các mẫu quản lý dự án.
Mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp giúp bạn thực hiện điều đó với các công cụ theo dõi, quản lý và báo cáo công việc linh hoạt. Mẫu này cũng cung cấp các tính năng cộng tác mạnh mẽ để duy trì sự năng động và quy trình làm việc nhất quán trong nhóm.
Mẫu này cung cấp các tính năng để hỗ trợ:
- Quản lý công việc tồn đọng: Quản lý hiệu quả công việc tồn đọng của dự án, đảm bảo danh sách ưu tiên rõ ràng và lập kế hoạch sprint hiệu quả
- Lập kế hoạch sprint và cuộc họp đứng: Sử dụng các tính năng của mẫu để tạo điều kiện thuận lợi cho các phiên lập kế hoạch sprint hợp tác và các cuộc họp đứng hàng ngày giúp nhóm của bạn luôn thống nhất
- Đánh giá và báo cáo: Theo dõi tiến độ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện thông qua các chức năng đánh giá và báo cáo tích hợp sẵn trong mẫu
3. Ký thỏa thuận bảo mật để đảm bảo quản lý bảo mật
Bảo mật dữ liệu là điều tối quan trọng. Trước khi chia sẻ thông tin bí mật với các đối tác gia công tiềm năng, phải có thỏa thuận bảo mật (NDA).
ClickUp cho phép bạn tải lên NDA, thỏa thuận dịch vụ chính (MSA), bản mô tả công việc (SOW) hoặc các tài liệu pháp lý khác lên nền tảng. Sử dụng các mẫu hợp đồng kinh doanh của ClickUp, giúp bạn soạn thảo hợp đồng toàn diện một cách dễ dàng.
Bạn có thể cài đặt quyền truy cập và chỉnh sửa các tài liệu pháp lý. Đảm bảo chỉ có nhân viên được ủy quyền mới có quyền truy cập thông tin nhạy cảm.
Bạn cũng có thể tích hợp ClickUp với công cụ chữ ký điện tử để hợp lý hóa quá trình ký kết hợp đồng cuối cùng.
Hãy xem các mẫu NDA này!
Việc thiết lập một thỏa thuận công việc chi tiết là rất quan trọng đối với bất kỳ cam kết chuyên nghiệp nào. Điều này đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau về kỳ vọng, nhiệm vụ và thỏa thuận tài chính, giúp tất cả các bên liên quan thống nhất với nhau.
Sử dụng Mẫu hợp đồng công việc ClickUp để:
- Phân định phạm vi công việc và lịch trình cho các đối tác gia công CNTT của bạn
- Chỉ định các điều kiện thanh toán và kết quả mong đợi
- Tạo niềm tin cho đối tác bằng cách đảm bảo đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu dự kiến
4. Chia sẻ kiến thức hiệu quả với đối tác gia công phần mềm của bạn
Sự hợp tác thành công phụ thuộc vào việc chia sẻ kiến thức hiệu quả. Sử dụng Mẫu Wiki ClickUp để tạo cơ sở kiến thức tập trung. Nó có thể chứa các thông số kỹ thuật, luồng quy trình và hướng dẫn nội bộ cho dự án CNTT của bạn.
Với mẫu này, bạn có thể tạo và quản lý cơ sở kiến thức và kho lưu trữ trung tâm dễ điều hướng, nhanh chóng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp hoặc tham khảo các tài nguyên hữu ích.
Cuối cùng, cấp quyền truy cập cho đối tác outsourcing của bạn vào các phần liên quan, điều này thúc đẩy tính minh bạch và đơn giản hóa quá trình chuyển giao kiến thức.
5. Đóng băng dòng thời gian và ngân sách
Sau khi lựa chọn đối tác, hãy thảo luận rõ ràng về dòng thời gian và ngân sách của dự án.
Tiếp theo, thiết lập các cột mốc dự án rõ ràng trong tính năng Mục tiêu của ClickUp.
Các cột mốc này đại diện cho những thành tựu quan trọng trong suốt vòng đời dự án và giúp đảm bảo đối tác gia công phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể và kỳ vọng về kết quả.
Tạo mục tiêu để chia nhỏ mục tiêu của bạn thành các mục nhỏ hơn, có thể đo lường được và đảm bảo bạn tính toán thời gian thực hiện cho mỗi mục tiêu một cách chính xác nhất có thể. Theo dõi việc hoàn thành một công việc, một công việc con hoặc toàn bộ danh sách công việc với bộ quản lý dự án ClickUp.
Với việc mua sắm tài nguyên, câu hỏi về chi tiêu cũng được đặt ra. Xác định ngân sách cũng quan trọng như cài đặt mục tiêu. Bạn có thể đặt ngân sách và theo dõi chi tiêu, so sánh với tiến độ của dự án.
6. Thiết lập các kênh liên lạc dễ tiếp cận và đồng bộ thường xuyên
Duy trì các kênh truyền thông thông suốt và đảm bảo thông điệp đến đúng người nhận là điều quan trọng trong suốt chu kỳ gia công phần mềm.
ClickUp đóng vai trò là trung tâm cho tất cả các hoạt động liên lạc của dự án. Sử dụng Chế độ xem trò chuyện và thông báo của ClickUp để trao đổi tin nhắn theo thời gian thực khi dự án tiến độ.
Giao tiếp không đồng bộ sẽ trở nên cần thiết khi làm việc với các nhóm hoặc đối tác xuyên quốc gia ở múi giờ khác nhau. Bạn có thể sử dụng ClickUp Comments để cung cấp phản hồi, đặt câu hỏi và phân công nhiệm vụ mà không cần gửi tin nhắn hoặc kéo dài giờ làm việc.
7. Chuẩn bị kế hoạch sao lưu để xử lý mọi thay đổi hoặc sự cố bất ngờ
Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng có thể gặp phải những trở ngại bất ngờ. Chọn từ hơn 15 chế độ xem ClickUp, chẳng hạn như Chế độ xem danh sách và Chế độ xem Gantt, để trực quan hóa các phụ thuộc của dự án và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Sự minh bạch mà Chế độ xem ClickUp mang lại sẽ giúp nhóm của bạn xác định và dự đoán các điểm nghẽn và gián đoạn tiềm ẩn ngay từ đầu dự án. Các nhà quản lý dự án cũng có thể theo dõi tiến độ dự án theo thời gian và giải quyết các sự chậm trễ từ phía đối tác.
Giải pháp CNTT & PMO của ClickUp rất hữu ích cho các trưởng dự án. Giải pháp này giúp bạn làm rõ các ưu tiên và xác định cách các dự án của bạn đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh chiến lược.
Giải pháp này cho phép người quản lý dự án CNTT:
- Đạt được các mục tiêu tham vọng và tăng tốc độ dự án bằng cách tinh chỉnh các quy trình và loại bỏ các công việc thủ công
- Có được cái nhìn tổng quan về nhiều dự án và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong các yếu tố phụ thuộc hoặc phạm vi dự án
- Nâng cao hiệu quả với các bản cập nhật tự động và báo cáo phân tích được hỗ trợ bởi ClickUp Brain
- Phối hợp, quản lý và hợp tác để đạt được các mục tiêu kinh doanh với hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ, có thể thích ứng với mọi nhu cầu và cấp bậc trong tổ chức
Thuê ngoài các dự án CNTT mà không gây quá tải hoạt động với ClickUp
Bạn muốn tận dụng những lợi ích của việc thuê ngoài dự án CNTT — tiếp cận các kỹ năng chuyên môn, cải thiện khả năng mở rộng và giảm chi phí — đồng thời giảm thiểu những thách thức phổ biến như khoảng cách giao tiếp và mất kiểm soát?
ClickUp trang bị cho bạn những công cụ để giải quyết những thách thức này một cách trực diện với:
- Các quy trình làm việc theo mô hình gia công phần mềm sẵn có được điều chỉnh cho phù hợp với các phương pháp quản lý dự án linh hoạt, theo mô hình thác nước hoặc các phương pháp khác
- Mẫu dự án CNTT hợp tác giúp bạn xác định phạm vi và lộ trình dự án rõ ràng với các phương pháp hay nhất theo tiêu chuẩn ngành
- Cơ sở kiến thức tập trung với ClickUp Docs giúp duy trì sự giao tiếp rõ ràng và minh bạch trong suốt chu kỳ dự án
Bằng cách làm theo hướng dẫn này và sử dụng các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ của ClickUp, bạn có thể thuê ngoài các dự án CNTT quan trọng mà vẫn giữ quyền kiểm soát trong tay.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Điểm chính của việc thuê ngoài IT là gì?
Các công ty thuê ngoài dịch vụ CNTT để cắt giảm chi phí, tiếp cận các kỹ năng chuyên môn, tập trung vào các hoạt động kinh doanh và năng lực cốt lõi, đạt được khả năng xử lý 24/7 và nâng cao hiệu quả.
2. Dịch vụ IT nào thường được thuê ngoài nhất?
Các dự án phát triển phần mềm, bao gồm xây dựng ứng dụng web và ứng dụng di động tùy chỉnh, là một trong những dịch vụ CNTT thường được thuê ngoài nhất.
3. Có bao nhiêu loại outsourcing?
Bốn mô hình gia công dự án CNTT chính là
- Outsourcing offshore: Hợp tác với một công ty ở quốc gia khác, thường có chi phí lao động thấp hơn
- Outsourcing gần bờ: Hợp tác với một công ty ở quốc gia hoặc khu vực lân cận
- Outsourcing trong nước: Hợp tác với một công ty trong cùng quốc gia của bạn
- Co-sourcing: Một mô hình kết hợp trong đó một số công việc CNTT được thực hiện nội bộ và một số được gia công bên ngoài