Không có gì bí mật khi nói rằng cài đặt mục tiêu gắn liền với thành công. INC phát hiện ra rằng những người viết ra mục tiêu của mình có khả năng đạt được mục tiêu cao hơn 42 %. Ngoài ra, nhân viên có mục tiêu rõ ràng có khả năng cống hiến cho công ty cao hơn 3,6 lần.
Tuy nhiên, thực tế là nhiều doanh nghiệp không đặt ra các ưu tiên rõ ràng. Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy 84% nhân viên được khảo sát tại một công ty dịch vụ chuyên nghiệp không rõ về các ưu tiên hàng đầu của tổ chức. Ngoài ra, chỉ 55% quản lý có thể nêu tên một trong năm mục tiêu hàng đầu của công ty.
Vậy tại sao nhiều công ty lại gặp khó khăn trong việc cài đặt mục tiêu? Quá trình này có thể đầy thách thức và không chỉ đơn thuần là đưa ra một tuyên bố mục tiêu chung chung. Các mục tiêu hiệu quả cần phải có thể đo lường được và hướng đến các mục tiêu của công ty.
Đó là lúc các mục tiêu theo cấp bậc có thể giúp ích. 👀
Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về mục tiêu theo cấp bậc là gì và xác định những lợi ích của việc sử dụng chúng cho kinh doanh của bạn. Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện mục tiêu theo cấp bậc để giúp mọi người trong nhóm đóng góp vào mục tiêu của bạn.
Mục tiêu liên tiếp là gì?
Mục tiêu theo cấp là một khung mục tiêu có cấu trúc. Bắt đầu với các mục tiêu tổ chức lớn hơn và chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ hơn cho các nhóm và cá nhân. Ý tưởng là mọi người nên làm việc hướng tới mục tiêu chính của công ty bằng cách thực hiện các công việc và dự án góp phần đạt được mục tiêu đó.
Quá trình này bắt đầu với việc các bên liên quan tạo ra một mục tiêu tổng thể cho doanh nghiệp. Tiếp theo, các mục tiêu và công việc được đặt ra cho các quản lý dự án và trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chính đó. Quá trình này tiếp tục với hiệu ứng theo cấp bậc cho từng thành viên trong nhóm và từng cá nhân trong công ty. ✨
Trọng tâm là bắt đầu với một mục tiêu chính và làm việc ngược lại để tạo ra các dự án và công việc cho từng nhóm, giúp công ty tiến gần hơn đến mục tiêu. Mỗi mục tiêu theo cấp bậc phải rõ ràng và có thể đo lường được. Chúng cũng phải phù hợp với sức chứa và khả năng của từng thành viên trong nhóm.
Các loại Mục tiêu theo cấp bậc
Trong khung mục tiêu rộng hơn này có một số loại mục tiêu theo cấp bậc. Mỗi loại mục tiêu cung cấp một cách tiếp cận hoặc kỹ thuật khác nhau để đạt được mục tiêu chính. 🏆
Các loại mục tiêu theo cấp độ bao gồm:
- Mục tiêu SMART: SMART là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Những mục tiêu này được thiết kế để thực tế và có thể thực hiện được
- Mục tiêu và kết quả chính (OKR): OKR lấy một mục tiêu tổng thể và gắn nó với các kết quả và công việc chính được thiết kế như các bước để đạt được mục tiêu chính
- Mục tiêu lớn, táo bạo và đầy tham vọng (BHAG): Mục tiêu dài hạn nhằm thúc đẩy sự hào hứng bằng cách thiết lập một thanh thành công cao, thường táo bạo, rủi ro và cao cả
Ví dụ về Mục tiêu theo cấp bậc
Hãy lấy một công ty du lịch làm ví dụ về mục tiêu SMART theo cấp bậc. Mục tiêu chính của công ty trong quý có thể là bán 5.400 gói du lịch. Mọi công việc và mục tiêu của mỗi nhóm phải hướng tới việc thực hiện mục tiêu đó. Điều đó có nghĩa là nhóm bán hàng đặt mục tiêu thu hút 1.300 khách hàng mới. Nhóm tiếp thị có thể đặt mục tiêu gửi 40 chiến dịch tiếp thị qua email.
Trong nhóm bán hàng, trưởng nhóm bán hàng có thể đặt mục tiêu chuyển đổi cho từng nhân viên bán hàng, chẳng hạn như 150 khách hàng mới cho mỗi người. Về phía tiếp thị, người quản lý có thể chia công việc thành các mục tiêu dựa trên việc tăng chuyển đổi trên mạng xã hội hoặc tạo ra một số lượng nhất định các chiến dịch quảng cáo.
Bây giờ, hãy xem xét kỹ hơn một ví dụ về mục tiêu theo cấp bậc sử dụng OKR. Giả sử chủ một đại lý bán thuyền đặt mục tiêu chính là trở thành người bán thuyền lớn nhất trong khu vực.
Kết quả chính cho mục tiêu này có thể như sau:
- Kết quả khóa #1: Xử lý 55% tổng doanh số bán thuyền trong khu vực
- Kết quả chính #2: Tăng cường thương hiệu và hiển thị lên 35%
- Kết quả chính #3: Triển khai CRM để xử lý tất cả các tương tác với khách hàng
Như bạn có thể thấy, những kết quả chính này ảnh hưởng đến các bộ phận khác nhau, bao gồm bán hàng và tiếp thị. Từ đây, các quản lý nhóm có thể chọn một trong những kết quả chính này làm mục tiêu chính của nhóm. Sau đó, họ sẽ chia nhỏ mục tiêu này thành các kết quả chính để đạt được mục tiêu đó.
Ví dụ: nhóm bán hàng có thể đặt mục tiêu chính là đạt 55% tổng doanh số bán thuyền trong khu vực và kết quả chính có thể bao gồm tuyển dụng ba nhân viên bán hàng mới và tăng số lượng thuyền bán ra lên 40% so với cùng kỳ năm ngoái. Kết quả chính của nhóm tiếp thị có thể bao gồm tuyển dụng một chuyên gia tư vấn để xây dựng hệ thống CRM và thực hiện 10 chiến dịch quảng cáo hoặc sáng kiến tiếp thị qua email.
Lợi ích của việc cài đặt mục tiêu theo cấp bậc
Lợi ích của phương pháp cài đặt mục tiêu từ trên xuống bao gồm nhân viên tận tụy hơn, công việc có mục tiêu rõ ràng và cải thiện sự hợp tác. Từ cấp quản lý đến nhân viên mới vào công ty, mọi người đều gắn kết với một mục tiêu duy nhất và có phạm vi công việc được phân định rõ ràng để đạt được các mục tiêu chính và mục tiêu cá nhân của nhân viên.
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc cài đặt mục tiêu theo cấp độ. 💪
Quản lý hiệu suất tốt hơn
Mục tiêu theo cấp giúp việc theo dõi và đánh giá hiệu suất trong toàn bộ tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Với các mục tiêu dự án được thiết kế riêng cho từng thành viên trong nhóm, bạn có thể dễ dàng đánh giá công việc của từng nhân viên.
Vì các mục tiêu theo cấp bậc thường có thể đo lường được, bạn có thể sử dụng các chỉ số để xem một nhóm hoặc một cá nhân đã đạt được mục tiêu của mình đến đâu, dự án nào bị chậm trễ hoặc nêu bật những công việc đã thực hiện tốt.
Tăng cường sự tham gia của nhân viên
Nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi họ có mục tiêu đóng góp trực tiếp vào thành công của tổ chức. Điều đó có nghĩa là họ sẽ sẵn sàng nhận dự án mới, đưa ra ý tưởng sáng tạo và tập trung vào công việc quan trọng. Họ sẽ có động lực để tự động hóa công việc bận rộn và dành thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
Cải thiện chiến lược và sự thống nhất mục tiêu
Nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề về sự thiếu thống nhất, đặc biệt là khi có nhiều bộ phận tham gia vào cùng một dự án. Việc cài đặt các mục tiêu lớn cho công ty và phân chia công việc cho từng bộ phận để đạt được các mục tiêu đó giúp dễ dàng duy trì sự thống nhất và đơn giản hóa việc quản lý quy trình kinh doanh. 📈
Khi bạn quyết định mở rộng quy mô công ty hoặc dự án, rất dễ xảy ra tình trạng các nhân viên mới bị cô lập. Hãy nghĩ về mục tiêu chính của công ty và những gì nhân viên mới có thể đóng góp để giúp nhóm đạt được mục tiêu.
Quy trình làm việc được đơn giản hóa và công việc được đặt mục tiêu
Với mục tiêu theo cấp bậc, các nhà quản lý có thể dễ dàng tạo quy trình công việc và phân công công việc ở cấp công ty và cá nhân. Với mục tiêu tổng thể trong đầu, hãy chia nhỏ công việc thành các bước dễ quản lý ở mọi cấp độ của tổ chức. ✍️
Bạn cũng có thể tạo các ưu tiên và phụ thuộc để hướng dẫn công việc, cho dù đó là mục tiêu của nhóm hay cá nhân. Đánh dấu các công việc có tác động lớn nhất và nỗ lực thấp nhất để xử lý trước. Tiếp theo, xác định các lĩnh vực cần thực hiện công việc khác trước khi bắt đầu công việc. Với mục tiêu theo cấp bậc làm hướng dẫn, bạn có thể tạo danh sách công việc hàng ngày để quản lý việc theo dõi dự án hướng tới thành công.
Các mục tiêu này cũng loại bỏ sự dư thừa, đặc biệt là đối với các nhóm lớn. Ngoài ra, nó tránh được các mục tiêu cạnh tranh và giúp mọi người tập trung vào công việc.
Tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
Với việc mọi người cùng nhau nỗ lực để đạt được mục tiêu của công ty, các mục tiêu cấp dưới thêm một yếu tố trách nhiệm. Mỗi người biết công việc mình phải làm và đóng góp mà họ phải thực hiện. Điều này tăng tính minh bạch và cho phép nhân viên chủ động thực hiện các dự án trong suốt quá trình cài đặt mục tiêu.
Cách thực hiện Mục tiêu theo cấp bậc
Việc thực hiện các mục tiêu theo cấp bậc là một quá trình liên tục và cần được xem xét lại trong suốt năm. Bạn cũng nên thu hút sự ủng hộ của nhân viên và cho họ quyền quyết định mục tiêu cá nhân và của nhóm. Bằng cách này, họ sẽ cảm thấy gắn kết hơn với công việc và có quyền sở hữu dự án cao hơn. Dưới đây là cách thực hiện các mục tiêu theo cấp bậc trong một quy trình năm bước đơn giản. ✅
1. Xem lại sứ mệnh của công ty và đặt mục tiêu dài hạn
Trước khi nghĩ đến việc cài đặt mục tiêu, điều quan trọng là phải xem xét sứ mệnh của công ty — điều này có thể không rõ ràng đối với nhân viên ở các công ty lớn. Sứ mệnh và giá trị của bạn phải luôn là kim chỉ nam cho công việc của bạn. Đó là động lực đằng sau mục đích và lý do bạn kinh doanh.
Bằng cách hiểu sứ mệnh và giá trị của công ty, bạn có thể tạo ra các mục tiêu khả thi để thúc đẩy kinh doanh phát triển. Đảm bảo nhân viên hiểu rõ sứ mệnh cũng giúp họ làm việc tốt hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của công ty. 🧐
Khi đã xác định được sứ mệnh của mình, hãy sử dụng một công cụ như ClickUp Goals để đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được. Phần mềm cài đặt mục tiêu này giúp bạn dễ dàng xác định, phân công, quản lý và theo dõi các mục tiêu. Sử dụng phần mềm này để đặt ra và theo dõi tiến độ bằng các mục tiêu SMART, KPI và OKR.
Bắt đầu bằng cách tạo mục tiêu chính cho công ty và tất cả các bộ phận hoặc nhóm. Sau đó, làm việc với từng nhóm và từng cá nhân để tạo ra các mục tiêu có thể đạt được, góp phần vào mục tiêu chính của toàn công ty. Tổ chức các cuộc họp với từng thành viên trong nhóm để họ đóng góp ý kiến về các mục tiêu cụ thể và công việc mà họ cho là có tác động lớn nhất.
Sắp xếp các mục tiêu kinh doanh vào các thư mục để xem mục tiêu cấp cao nhất hoặc mục tiêu cá nhân của từng thành viên trong nhóm. Tính năng theo dõi tiến độ thêm biểu đồ phần trăm để hiển thị số lượng công việc đã hoàn thành để đạt được mục tiêu.
2. Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn hàng quý
Các mục tiêu phân cấp hiệu quả là sự kết hợp giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Khi bạn đã vạch ra các mục tiêu chính hàng năm cho từng cá nhân, hãy chia nhỏ chúng thành các mục tiêu hàng quý. 🛠️
Sử dụng một công cụ như các mẫu cài đặt mục tiêu của ClickUp để thực hiện nhiệm vụ này nhanh hơn và dễ dàng hơn. Với nhiều tùy chọn để lựa chọn, hãy đặt mục tiêu SMART, OKR, thẻ điểm cân bằng hoặc mục tiêu nghề nghiệp trong một nửa thời gian.
Bạn có thể lập kế hoạch mục tiêu cho cả năm, chia thành các quý, nhưng hãy thường xuyên xem lại chúng. Tốt nhất, bạn nên họp vào cuối quý để xem xét công việc đã hoàn thành và đặt mục tiêu cho quý tiếp theo để duy trì tiến độ thực hiện các mục tiêu lớn hơn của công ty.
Phân biệt giữa mục tiêu và mục đích — mục tiêu là mục tiêu chính, trong khi mục đích giúp nhân viên hiểu cách đạt được mục tiêu đó. Mỗi mục tiêu đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc phù hợp mỗi quý.
3. Đặt mục tiêu cá nhân và nhóm
Lặp lại quy trình cài đặt mục tiêu này cho mỗi nhóm và thành viên trong nhóm. Đảm bảo họ có quyền tham gia vào quá trình ra quyết định khi chọn mục tiêu và mục đích. Hãy nhớ rằng tất cả các dự án và công việc phải kết nối trở lại với mục tiêu chính của công ty và mục tiêu hàng quý.
Sử dụng Ưu tiên ClickUp để tạo quy trình công việc phân chia công việc dựa trên mức độ quan trọng. Thêm trường tùy chỉnh cho công việc có tác động lớn nhất và nỗ lực thấp nhất. Sử dụng mã màu để dễ dàng xác định các nhiệm vụ dễ hoàn thành và các nhiệm vụ sẽ có tác động lớn nhất.
Phụ thuộc ClickUp cũng giúp dễ dàng xác định công việc bị chặn bởi một nhiệm vụ khác. Bằng cách đó, các nhóm đa chức năng có thể nhanh chóng xem công việc cần làm để tránh sự chậm trễ trong quy trình làm việc của toàn bộ công ty.
4. Kiểm tra chéo các mục tiêu công việc từ dưới lên
Sau khi đặt mục tiêu cho từng cá nhân, nhóm và công ty, bạn sẽ muốn kiểm tra xem mọi thứ có phù hợp với kế hoạch chiến lược của mình không. Làm việc từ dưới lên trên — xem xét tất cả các mục tiêu cá nhân, nhóm và quản lý dự án đến cấp cao nhất của công ty.
Ghi chú những mục tiêu không phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn hoặc những lĩnh vực cần cải thiện. Thực hiện kế hoạch mục tiêu với ban quản lý và các bên liên quan chính để đảm bảo việc đánh giá được thực hiện đúng đắn.
5. Lên lịch kiểm tra tiến độ và đánh giá hiệu suất
Như với hầu hết các dự án, bạn không thể chỉ triển khai và quên chúng đi. Việc đánh giá là chìa khóa để luôn nắm vững các mục tiêu chiến lược và điều chỉnh khi cần thiết. Sử dụng chế độ xem Lịch của ClickUp để theo dõi tiến độ và lên lịch kiểm tra thường xuyên. 💼
Kiểm tra không chỉ là thời gian để xem xét các mục tiêu hiệu suất; đó là cơ hội tuyệt vời để nhận phản hồi và cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên. Hãy lên kế hoạch dành nửa giờ hoặc một giờ để xem xét các mục tiêu cá nhân và thu thập thông tin chi tiết thực tế.
Trong các cuộc họp, xem xét mục tiêu chung của công ty, mục tiêu lãnh đạo và tiến độ cá nhân. Quyết định xem bạn có cần đặt mục tiêu mới để đạt được mục tiêu cao hơn hoặc điều chỉnh cho phù hợp với thay đổi của thị trường hay không. Điều chỉnh mục tiêu và lịch trình dựa trên phản hồi của nhân viên và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
Đặt mục tiêu và đạt được mục tiêu nhanh hơn với ClickUp
Cho dù là cài đặt mục tiêu của riêng bạn để đạt được ước mơ hay quản lý một nhóm làm việc hướng tới sứ mệnh lớn hơn của công ty, mục tiêu theo cấp bậc có thể giúp bạn đặt ưu tiên và đạt được mục tiêu của mình. Với hướng dẫn năm bước trên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu có thể đạt được và có thể đo lường được cho từng giai đoạn của quy trình.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng các nhóm hiệu quả và năng động hơn. Với tính năng Mục tiêu, việc tạo mục tiêu cho công ty và từng nhân viên trở nên dễ dàng. Ngoài ra, quy trình công việc, quản lý nhiệm vụ và báo cáo tích hợp giúp bạn luôn cập nhật tiến độ để đạt được mục tiêu nhanh hơn.